IKS-Prozess: Erstellt am/durch: Mutiert am/durch Prozesseigner /Verantwortliche(r): Unterprozess:

Transkript

1 / / Blatt 1 / 2 1) Geplanter 1) Geplanter Abgang einer Abgang einer Anlage Anlage Anlagenabgang durch Verkauf oder Verschrottung 1) Es wird geplant ein inventarisierte Anlage aus der Anlagenbuchhaltung der Universität Basel auszubuchen. 2) Ist die betreffende Anlage veraltet? 2) Veraltet? 3) Defekt? 3) Ist die betreffende Anlage defekt? Ist die Anlage weder veraltet noch defekt, ist uniintern nach einer Weiterverwendung zu suchen. 4) Reparatur? 4) Ist aus wirtschaftlicher Sicht eine Reparatur sinnvoll? 5) Reparatur 5) Falls eine Reparatur aus wirtschaftlicher Sicht sinnvoll ist, kann die Anlage durch eine interne oder externe Fachperson repariert werden, so dass die Anlage anschliessend weiterverwendet werden kann. 6) Universitäre Weiterverwendung? 6) Ist in der eigenen Gliederungseinheit keine Weiternutzung möglich, so ist es die Aufgabe der Departementsleitung des Anlageninhabers die anderen Departemente für eine Weiterverwendung anzuschreiben. 7) Weiterverwendung 7) Weiterverwendung 7) Findet eine universitäre Weiterverwendung statt, so ist die Anlage nicht auszubuchen. Eine allfällige Änderung des Standortes und des Raumes ist der Anlagenbuchhaltung mitzuteilen. K1 K1 Konformitätskontrolle: Abklärung, ob eine Reparatur aus wirtschaftlicher Sicht oder eine universitäre Weiterverwendung der Anlage möglich Doku: schriftliche Beweisgrundlage, dass eine Reparatur und eine Weiterverwendung nicht möglich ist. 8) Handelt es sich beim Abgang um einen Verkauf? 8) Verkauf? 9) Wertvermehrende 10) Abgang durch Entsorgung Aufwertung? 9) Kann die Anlage durch eine wertvermehrende Investition aufgewertet werden? 10) Es folgt der Abgang durch Entsorgung, wenn die Anlage irreparabel, defekt, veraltet, eine wertvermehrende Investition nicht möglich ist oder universitär nicht weiterverwendet werden kann. 11) Inventarisierung zu 11) Inventarisierung zu bestehender Anlage mit bestehender Anlage mit Erfassung einer Unternummer Erfassung einer Unternummer K2 11) Kann durch eine wertvermehrende Investition die Anlage aufgewertet werden, so wird zur bestehenden Inventarnummer eine Unternummer erfasst. K2 Konformitätskontrolle: Einhaltung der Ausführungsbestimmung er Abteilung Finanzdienste zum Abgang von Anlagegüter durch Verschrottung GP7.1 Seite 2 GP7.1 Seite 2

2 / / Blatt 2 / 2 GP7.1 Seite 1 Anlagenabgang durch Verkauf oder Verschrottung K3 K4 12) Verkauf mittels 12) Verkauf mittels Rechnung Rechnung 13) Ertrag auf 13) Ertrag auf Kostenart Kostenart verbucht verbucht 14) Anlage wird mit 14) Anlage wird mit Erlös ausgebucht Erlös ausgebucht und Kostenart und Kostenart ausgeglichen ausgeglichen 16) Anlagenblatt 16) Anlagenblatt Änderung/Löschung Änderung/Löschung 15) Mehrere (<10) Anlagen entsorgen? GP7.1 Seite 1 18) Restwert? 17) an 17) an Anlagenbuchhaltung Anlagenbuchhaltung K3 Konformitätskontrolle: Einhaltung des Rektoratsbeschlusses Nr vom K4 Konformitätskontrolle: Einhaltung der Ausführungsbestimmung der Abteilung Finanzdienste zum Verkauf von Anlagegütern. 12) Kommt es zu einer Einigung zwischen dem Verkäufer und Käufer, wird über die Zahlungsmodalitäten verhandelt. Die universitäre Gliederungseinheit erstellt mittels Vorlage eine Rechnung zum Verkauf der Anlage. Die Rechnung muss Informationen über Inventarnummer, Name und Adresse des Verkäufers sowie Verkaufspreis pro Gerät enthalten. Eine Kopie der Rechnung mit Verkaufsbestätigung der Verwaltungsdirektion muss zwingend dem Ressort Finanzen & Controlling, Abteilung Finanzdienste zugesendet werden. 13) Der vom Käufer einbezahlte Betrag wird auf dem Sachkonto verbucht. 14) Die Anlage wird mit Erlös ausgebucht und das Sachkonto ausgeglichen. 15) Je nach Anzahl der Anlagenausbuchungen sind zwei Abläufe zur Mitteilung des Abgangs möglich. 16) Weniger als 10 Anlagen werden zum Ausbuchung mit Angabe der Inventarnummer auf dem Formular «Änderung/ Löschung von Anlagen» mitgeteilt. 17) Bei Entsorgungen von mehr als 10 Anlagen aufs Mal kann die Mitteilung zum Ausbuchen auch per an die Anlagenbuchhaltung gesendet werden. Dazu muss in der die Inventarnummer, der Grund der Entsorgung und das Datum der Entsorgung vorhanden sein. 18) Hat die auszubuchende Anlage einen Restwert? 19) Information an 19) Information an Gliederungseinheit Gliederungseinheit 19) Wird beim Ausbuchen der Anlagefestgestellt, dass dieses noch einen Restbuchwert hat, so wird die visumsberechtigte Person aus der universitären Gliederungseinheit informiert. K5 K5 Konformitätskontrolle: Einhaltung der Unterschrifts- und Visumsregelung. Die Mitteilung zur Austragung stammt von einer visumsberechtigten Person aus der universitären Gliederungseinheit. Doku: Visum 20) Anlage wird 20) Anlage wird ausgetragen ausgetragen 20) Die Anlage wird aus der Anlagenbuchhaltung der Universität Basel ausgetragen. Siehe dazu Rektoratsbeschluss Nr Ein allfälliger Verlust wird erfolgsneutral gegen das Konto Rücklagen für Sachanlagen verbucht.

3 / / Buchungspraxis Kontierung Software 1) Investition in 1) Investition in eine Software eine Software 1) Eine Investition in eine Software/Lizenz wird getätigt. 2) Aus Investitionsmittel 3) Aus Betriebsmittel 2) Investitionen in Software, welche über das Investitionsbudget genehmigt wurden, werden immer über die Kostenart EDV und einen Auftrag gebucht. 4) Kostenart und Angabe eines Auftrages 9) Nutzungsdauer >1 hr und Anschaffungswert >1'000 CHF? 5) Sollte die Software eine Lizenz <1 hr oder einen Anschaffungswert <1 000 Franken aufweisen, erfolgt die Buchung als GWG. Ansonsten wird die Software in die Anlagenbuchhaltung der Universität Basel aufgenommen 8) Eine Budgetverschiebung ist nicht notwendig, da keine Buchung auf einer Betriebsmittelkostenart erfolgt. 5) Nutzungsdauer <1 hr und Anschaffungswert <1'000 CHF? 7) Kein Inventarisierungsblatt Buchung als GWG (geringwertige Güter) 6) Software wird inventarisiert Anlageklasse ) Buchung auf Sachkonto mit Angabe einer Kostenstelle 11) Kostenart und Angabe eines Auftrages 3) Investitionen in Software, welche über das Betriebsbudget genehmigt wurden, werden bei einer Lizenz Nutzungsdauer >1 hr und einem Anschaffungswert >1 000 Franken auf die Kostenart gebucht. Die Software wird mittels Inventarisierungsblatt in die Anlagenbuchhaltung aufgenommen und ein Budgettransfer ist notwendig. 10) Werden diese Merkmale (Nutzungsdauer >1 hr und Anschaffungswert >1'000 CHF) nicht erfüllt, erfolgt die Buchung über die Betriebsmittelkostenart ) Software wird inventarisiert Anlageklasse ) Keine Budgetverschiebung 8) Keine Budgetverschiebung 13) Budgetverschiebung ist notwendig «Investition aus Betriebsmittel» 14) Kopie der Rechnung an 14) Kopie der Rechnung an Controlling zur Controlling zur Budgetverschiebung senden. Budgetverschiebung senden. 14) Damit die Budgetverschiebung durchgeführt werden kann, wird eine Kopie der Rechnung ans Controlling gesendet.

4 / / Buchungspraxis Kontierung Anlagenrechnung 1) Ausfüllen des Kontierungsstempels und Beurteilung des Rechnungsinhaltes 1) Die zuständige Person der universitären Gliederungseinheit füllt den Kontierungsstempel mit dem Sachkonto aus, das dem Rechnungsinhalt entspricht. K1 K2 K1 Konformitätskontrolle: Einhaltung des Rechnungslegungshandbuches Doku: Durch die Visierung der Rechnung in der Gliederungseinheit wird bestätigt, dass die Wareneingangskontrolle durchgeführt worden ist, der Inhalt, Betrag und Fälligkeitsdatum der Rechnung korrekt ist und dem Rechnungslegungshandbuch entspricht. K2 Konformitätskontrolle: Einhaltung des Kontierungshandbuches Doku: Durch die Kontierung der Rechnung in der Gliederungseinheit werden die Angaben im Kontierungsstempel aufgrund des Kontierungshandbuches bestätigt. 2) Investition? 3) Betriebsmittel / Dienstleistung 2) Handelt es sich bim Rechnungsinhalt um eine Investition in eine Sachanlage? Sachanlagen sind körperlich vorhanden und sind zur Nutzung für die Herstellung von Gütern oder die Erbringung von Dienstleitungen bestimmt.sie können erworben oder selbst hergestellt sein (Swiss GAAP FER 18/1). Frage: werterhaltend (Betriebsmittel) oder wertvermehrend (Investition)? 3) Angeschaffte Betriebsmittel können über den Betriebskredit oder über DM-, NF-, BK-Aufträge verbucht werden, aber nicht über den Investitionskredit. 4) Investition 42er Sachkonto mit Angabe eines Innenauftrag 4) 42er Sachkonti sind nur mit Angabe eines Innenauftrages verwendbar. Ausnahmen: Mobiliar, Bauinvestition, Haustechnik 5) Anlage >CHF 1'000.00? 5) Investitionen in neue Sachanlagen sind zu aktivieren, wenn sie einen Netto-Marktwert oder Nutzwert haben, während mehr als einer Rechnungsperiode genutzt werden und die Aktivierungsgrenze von CHF 1' (Anschaffungspreis inkl. zurechenbare Anschaffungsnebenkosten, bsp. MwSt, Transport, Montage) übersteigen. 6) Ausfüllen des 6) Ausfüllen des Inventarisierungsblattes Inventarisierungsblattes 6) Inventarisierung mittels Inventarisierungsblatt und Inventaretikette Siehe Anleitung zum Ausfüllen eines Inventarisierungsblattes 7) Kein Inventarisierungsblatt GWG (geringwertige Güter) 7) Bei Investitionen <CHF 1' wird kein Inventarisierungsblatt ausgefüllt. Auf die Anlagen wird lediglich eine weisse Etikette mit dem Vermerk «Eigentum der Universität Basel» angebracht. K3 K3 Abstimmung: Checkliste zum Inventarblatt Doku: Mit der Unterschrift auf dem Inventarisierungsblatt bestätigt die Person, dass die Angaben korrekt sind. 8) Verarbeitung des Beleges 8) Verarbeitung des Beleges durchfico durchfico 8) Die Rechnung wird, falls eine Investition >CHF 1' vorliegt, mit den Inventarisierungsblätter zur Verarbeitung an das Ressort FiCo weitergeleitet.

5 / / Abgang von Anlagevermögen - Rektoratsbeschluss Nr Abgang von Anlagevermögen - Rektoratsbeschluss Nr ) Information 1) Information Institutsleiter Institutsleiter 1) Beim (geplanten oder absehbaren) Austritt einer Person und dem Wunsch ein Gerät zu kaufen, muss zuerst eine Information an den/die Institutsleiter/in erfolgen. 2) Prüfung 2) Prüfung Möglichkeit des Möglichkeit des Verkaufs Verkaufs 2) Instituts- und DepartementsleiterIn prüfen die Möglichkeit des Verkaufs (wird das/die Geräte im laufenden Betrieb der Gliederungseinheit nicht mehr benötigt, gibt es evt. Innerunivesitär andere Interessenten/Nutzer). 3) Wenn der Verkauf aus der Sicht des Institutes/ Departements möglich erscheint, wird ein entsprechender Antrag (mit einer Detailauflistung der zu verkaufenden Geräte) an die Verwaltungsdirektion gerichtet. 4) Ermittlung des 4) Ermittlung des Mindestverkaufswertes Mindestverkaufswertes 4) Mit Hilfe der in der Anlagebuchhaltung festgelegten Abschreibungsdauer wird der (rein rechnerische) Mindestverkaufswert für das Gerät definiert (Neuwert abzüglich der Abschreibung für den genutzten Zeitraum = Restwert). 3) Antrag an Verwaltungsdirektion 5) Mitteilung des 5) Mitteilung des Mindestverkaufspreises an das Mindestverkaufspreises an das Departement Departement 5) Der Mindestverkaufwert wird dem Departement/Institut mitgeteilt und gilt als erste Verhandlungsbasis für die Festlegung des definitiven Verkaufspreises (auf diesen muss dann in jedem Fall zwingend noch die Mehrwert-steuer hinzugerechnet werden). 6) Verbuchung 6) Verbuchung Ertrag Ertrag 6) Die aus allfälligen Verkäufen erzielten Erträge (inkl. Mehrwertsteuer) über Buchwert werden als Veräusserungserlöse wie folgt eingebucht: 60% zentral zu Gunsten der Ersatzbeschaffungen 40% dezentral am Ort der Entstehung