windream 4.0 Featureliste windream GmbH, Bochum

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1 windream 4.0 Featureliste windream GmbH, Bochum

2 Copyright 2007 by windream GmbH Wasserstr Bochum Stand: 06/ Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil dieser Beschreibung darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie oder einem anderen Verfahren) ohne Genehmigung der windream GmbH reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Wichtige Hinweise Alle Informationen und technischen Angaben dieser Beschreibung wurden von den Autoren mit größter Sorgfalt zusammengetragen. Sie können jedoch weder Garantie noch juristische Verantwortung oder irgendeine Haftung für Folgen, die auf fehlerhafte Angaben zurückgehen, übernehmen. Wir weisen darauf hin, dass die in dieser Beschreibung verwendeten Softund Hardwarebezeichnungen und Markennamen der jeweiligen Firmen im allgemeinen einem Warenzeichen-, Marken- oder Patentrechtschutz unterliegen. Irrtümer und kurzfristige Änderungen vorbehalten.

3 Inhaltsverzeichnis windream 4.0 Featureliste 1 Lizenzierung 1 Verteilte Serverumgebungen 2 Erweiterungen in der windream Management Console 2 Index-OCX 3 Benutzer/Gruppenverwaltung 3 windream-interne Gruppen 4 Vertretungen 4 Rechte 5 windream DMS allgemein 5 Explorer 6 Indexierungsdienst 6 Control-Center 6 Volltextdienst 7 Scripting/SDK 7 Konfigurationsdialog 7 Server Kontextmenü-Einstellungen 7 Hierarchisches Speichermanagement (ab SBE/WMC mit separater Lizenz) 8 Annotationen (ab SBE/WMC mit separater Lizenz für windream DocView) 8 Suche nach Dokumenten 9 Ergebnisliste 9 Separat zu lizensierende windream-module 10

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5 windream 4.0 Featureliste Lizenzierung Die windream 3.6-Lizenzdateien sind nicht mehr gültig. windream 4.0 erfordert neue Lizenzen. Hinweis zur Funktionsaufschlüsselung nach Produktausprägungen SBE SBX Alle aufgeführten Features der windream Version 4.0, die nicht gesondert gekennzeichnet sind, gehören zum Standardfunktionsumfang von windream und sind Bestandteil der Standard Business Edition (SBE). Zusätzlich ist immer eine windream Management Console (WMC) Voraussetzung. Funktionen, die eine Lizenz für die Standard Business Extension (SBX) oder die windream Management Extension (WMX) voraussetzen, sind entsprechend gekennzeichnet. windream Features, Seite 1

6 Verteilte Serverumgebungen windream unterstützt in der Version 4.0 erstmals verteilte Serverumgebungen. Anwender können von einem Clientrechner simultan auf mehrere windream-server zugreifen. Die Server lassen sich im Windows Explorer sowohl unter verschiedenen als auch unter einem gemeinsamen Laufwerksbuchstaben anzeigen, öffnen und bearbeiten. Die Suche nach Dokumenten kann gezielt auf einen bestimmten windream-server eingeschränkt werden, der über einen neuen Auswahldialog adressiert wird. Gleichzeitiger Zugriff auf mehrere windream-server von einem Client aus: Standardlaufwerk und mehrere Share-Laufwerke gleichzeitig nutzbar Suche mit Auswahldialog für jeweiligen Server Indexierungsdienst für dedizierte Server aktivierbar Management Console mit Server-Baumansicht Erweiterungen in der windream Management Console Alle mit dem windream-system verbundenen windream-server werden in einer Baumansicht der windream Management Console angezeigt. Weiterhin lassen sich sowohl erstellte Auswahllisten als auch definierte Indizes zwischen verschiedenen windream-servern per Drag & Drop kopieren. Gleiches gilt für Dokumente und Ordner sowie für die mit den Objekten assoziierten Indexdaten. Management Console Browser Kopieren von Auswahllisten zwischen windream-servern über WMC Drag&Drop Kopieren von Indizes zwischen windream-servern über WMC Drag&Drop Kopieren von Dokumenten/Ordnern mit Indexdaten zwischen windream-servern über WMC Drag&Drop (SBE/WMX) Rekursives Löschen im WMC-Explorer (SBE/WMX) Session abmelden (SBX/WMC) Serverseitige Administration des windream-kontextmenüs Datenbank-Indexe anlegen In der windream Management Console können auf windream- Attribute (unter Indexe > Alle Indexe) Datenbank-Indexe angelegt, gelöscht und erneuert werden (Kontextmenü-Befehl Datenbank-Index anlegen bzw. erneuern / löschen). Dadurch ist es möglich, die Geschwindigkeit bei der Suche nach Dokumenten deutlich zu erhöhen, windream Features, Seite 2

7 da die Suche nur auf Basis der eingetragenen Datenbank-Indexe erfolgt (kein "Full Scan"). Index-OCX Zur Darstellung von ReadOnly-Attributen kann das Textfeld (STATICTEXT) benutzt werden. Der Standard-Dokumenttyp kann eine eigene GUI mit Systemattributen und typunabhängigen/globalen Vektorattributen besitzen. (SBE/WMC und SBX/WMC (nur Systemattribute)) Systemattribute können auch auf Tabpages angezeigt werden (erfordert die Zuordnunug des Systemattributs zu den Typindizes). Neues Property ThrowEvents in _DIndex. Default ist VARIANT_TRUE. (Diese Eigenschaft entscheidet darüber, ob Index-OCX Events ausgeführt werden oder nicht. Im Normalfall werden die Events ausgeführt, da ansonsten keine Skripte genutzt werden könnten. Es ist aber in bestimmten Fällen wünschenswert, dass während der Ausführung eines Skripts keine Events mehr ausgelöst werden. Wenn ein Skript Felder der Indexmaske füllt, würde es sonst durch dieses Füllen selbst wieder Events auslösen. Bei VARIANT_FALSE werden keine Skript-Events mehr ausgeführt. Felder des Indexierungsdialogs: Die Hintergrundfarbe und die Textfarbe der Indexfelder sind im Indexierungsdialog individuell einstellbar. Benutzer/Gruppenverwaltung Die Benutzer- und Gruppenverwaltung in windream unterstützt LDAP jetzt auch mit universal und nested groups. Windows Active Directory (WinNT-Provider) (Standard in windream 3.6) Besonderheiten: Es werden nur die Funktionalitäten des WinNT Providers genutzt (d.h. nur das, was bereits unter NT4 möglich war.). Es können lokale Benutzer und Gruppen vom windream Server genutzt werden sowie auch Benutzer und Gruppen von der Active Directory Domäne. Es kann nur eine Gruppen-Hierarchiestufe genutzt werden. D.h. eine globale oder Universalgruppe kann Mitglied einer lokalen windream Gruppe sein. Es werden keine weiteren Gruppenhierarchien ausgewertet. D.h. insbesondere Gruppenverschachtelungen sind NICHT möglich. Windows Active Directory (LDAP-Provider) windream Features, Seite 3

8 Besonderheiten: Es werden die Funktionalitäten den LDAP Providers genutzt. Es können AUSSCHLIESSLICH Benutzer und Gruppen von der Active Directory Domäne genutzt werden. Dies betrifft auch den windream Mainuser und die windream Hauptgruppe ("windream- Benutzer"). Es können mehrere Gruppen-Hierarchiestufen genutzt werden. D.h. eine globale oder Universalgruppe kann Mitglied einer lokalen windream Gruppe sein. Es werden auch weitere Gruppenhierarchien ausgewertet. D.h. es sind insbesondere Gruppenverschachtelungen möglich. windream-interne Gruppen Es können windream-interne Gruppen angelegt werden, die nicht im Betriebssystem (Active Directory) repräsentiert sind. Diese Gruppen werden wie üblich für die Berechtigungen genutzt. Vertretungen Es besteht die Möglichkeit, Vertretungen für windream-benutzer einzutragen. Dabei kann der Zeitraum für die Vertretung festgelegt werden. Zudem wird bestimmt, welche Rechte eine Vetretung übernimmt und somit auf welche Dokumente und Ordner der Vertreter Zugriff erhält. Folgende Rechte kann die Vertretung übernehmen: die Berechtigungen des Benutzers selbst die Berechtigungen der Gruppen des zu vertretenden Benutzers die Besitzerrechte Rechte auf gesperrte Dokumente des zu vertretenden Benutzers die Administrationsrechte auf windream-objekte wie beispielsweise Dokumenttypen, Auswahllisten etc. Die Verwaltung der Vertretungen erfolgt über die Registerkarte Vertretungen aus den Eigenschaften eines windream-benutzers. Im Bereich Vertretungen für werden die windream-benutzer eingetragen, für die der aktuelle Benutzer die Vertretung übernimmt. Im Bereich Vertreten durch werden die windream-benutzer eingetragen, die den aktuellen Benutzer vertreten. windream Features, Seite 4

9 Rechte Zusätzliches Dokumenttypmerkmal "Binary ReadOnly" (SBX/WMC) Bei Dokumenten, denen ein Dokumenttyp mit diesem Merkmal zugewiesen wird, kann danach das Binary nicht mehr bearbeitet werden. Auch der windream-hauptbenutzer hat kein Bearbeitungsrecht. Dieses Flag überschreibt evtl. anders vergebene Zugriffsrechte. Lebenszyklus bei archivierten Dokumenten bearbeiten (SBX/WMC) Der Lebenszyklus archivierter Dokumente ist änderbar durch windream Mainuser. Innerhalb der Bearbeitungszeit darf alles geändert werden. Die Archivierungszeit kann nur verlängert werden, um gesetzeskonforme Zeiten auf jeden Fall zu erhalten. Bei der Änderung der Archivierungszeit ist zu beachten, dass das eingesetzte Archivsystem dies auch unterstützt. windream DMS allgemein Arbeitsweise des Löschpuffers geändert. Filesystemflags FILE_ATTRIBUTE_OFFLINE: Alle Dokumente, die sich in Speicherbereichen befinden und für die dieses Flag gesetzt ist, werden vom Explorer nicht geöffnet. Zur Erkennung dieses Flags wird das Dokument-Icon im Explorer mit einem zusätzlichen Häkchen oder Kreuz in der linken unteren Ecke des grafischen Symbols versehen. Neue Objekttypflags Beim Setzen einer Bearbeitungssperre eine neue Version erstellen.(sbx/wmc) Nur mit Bearbeitungssperre editierbar. (SBX/WMC) Dies bedeutet: Wird vom Anwender eine Bearbeitungssperre gesetzt, indem er ein Dokument in Bearbeitung nimmt, so kann eingestellt werden, dass windream automatisch eine neue Version des Dokuments erstellt. Der Standard-Dokumenttyp kann jetzt eine eigene GUI mit Systemattributen und typunabhängigen Vektorattributen besitzen. Der Standard-Dokumenttyp lässt sich mit einer eigenen Benutzeroberfläche ausstatten, auf der zum Beispiel Betriebssystem-spezifische Attribute bzw. Objekttyp-unabhängige Indizes angezeigt werden. (SBE/WMC und SBX/WMC (nur Systemattribute, keine Vektorattribute) windream Features, Seite 5

10 Die Systemattribute lassen sich zudem auch auf den windream- Registerkarten anzeigen. Sie können ferner auch bestimmten Dokumenttypen zugeordnet werden. Import von Dokumenttypen mit Update-Funktion (Überschreiben- Häkchen im Datei öffnen-dialog) Automatisches erkennen von Case-insensitiven Textspalten in BaseAttributes. Beim Suchen in diesen Spalten wird kein upper() mehr verwendet. (Nur SQL Server) Read-Only Modus des DMS-Service setzbar aus WMC (SBE/WMX) Explorer In der Explorer-Dateiansicht ist eine neue Spalte namens Status mit folgenden Merkmalen verfügbar: V = PreVersion (Vorversion eines Dokuments) (SBE/WMC) A = Archived (Dokument archiviert))(sbe/wmc) W = WorkLockEditOnly (Dokument ist nur über Funktion "In Bearbeitung nehmen" editierbar) (SBX/WMC) N = NoRights (keine Dokument-Zugriffsrechte vorhanden; nur für den windream Hauptbenutzer erkennbar) (SBX/WMC) P = PermanentLock (Dokument ist ausgecheckt) (SBX/WMC) U = UserWorkLock (Dokument wurde in Bearbeitung genommen) (SBX/WMC) H = HSMBinary (Binärdatei wurde im Rahmen des hierarchischen Speichermanagements in anderen Speicher verschoben) (SBE/WMC, nur mit HSM-Lizenz) C = CheckOutEditOnly (Dokument ist nur durch "Check-out"- Funktion editierbar. (SBX/WMC) Indexierungsdienst Indexierungsdienst ist für dedizierte Server aktivierbar Start des Indexierungsdienstes 'Silent' Scripting Einstellungen auch aus LOCAL_MACHINE Registry lesbar "Nicht synchron indexieren" auch bei Start einstellbar Scripting ganz deaktivierbar: Im Indexierungsdienst lässt sich das Scripting vollständig deaktivieren. Control-Center Server Browser: Das windream Control Center enthält einen Server- Browser. windream Features, Seite 6

11 Zusätzliche Optionen zur Einstellung des Indexierungsdienstes (s.o.). Control-Center Menüpunkte über HKCU-Registry (z.b. via Setup) oder Servereinstellung (Setting-Tabelle für alle User, UserProperty Tabelle für einzelnen User) einzeln deaktivierbar. Volltextdienst Es gibt jetzt die Möglichkeit, den Volltextdienst auf mehreren Servern zu installieren und auf der gleichen Datenbank zu halten. So kann auf jedem der Server eine einzelne Art der Extraktion vorgenommen werden, z.b. auf dem einen nur Standard-Volltext und auf einem anderen nur OCR. Scripting/SDK Log timestamps im script-logfile (#Logging) initialization (script instantiation) execute enter (starting creation of scripting code) execute start (execute the created code) execute end (end of code execution) Konfigurationsdialog Button "Einstellungen jetzt aktivieren" ("Activate Settings now") auf Meldungen/Messages Tabpage (ersetzt alten Filter+ Option "Aktivieren/Deaktivieren" Workaround) Erweiterte Debug-Einstellungen Einstellungen Client-Registry / Server farblich markiert Einstellung der Sprachversion für Oberflächenelemente der lokalen windream Dialogfelder Server Kontextmenü-Einstellungen Die Kontextmenüs der Clients sind serverseitig konfigurierbar Hierarchisches windream Kontextmenü Menüpunkte auf oberster Menüebene (früher "windream") möglich. windream Features, Seite 7

12 Hierarchisches Speichermanagement (ab SBE/WMC mit separater Lizenz) Durch die Möglichkeit, unterschiedlichste Speichersystem an die windream-speicherverwaltung anzubinden, kann windream für den Ausbau einer bestehenden IT-Umgebung zu einem unternehmensweiten Daten-Infrastruktursystem genutzt werden. windream übernimmt in diesem Kontext die gesamte Steuerung der Speichersystemumgebung. Die Ansteuerung von speziellen Speichersubsystemen erfolgt über eine standardisierte Provider-Schnittstelle, über die windream auch mehrere Provider parallel steuern kann. Dadurch wird es möglich, Dokumente je nach Bedarf innerhalb einer komplexen Speicherumgebung zu verschieben, zu archivieren sowie Daten je nach Bedarf aus einem performanten Speichersystem in ein weniger schnelles zu transferieren (oder umgekehrt). Der Datentransfer zwischen den verschiedenen Storage-Systemen kann auch auf der Basis aller in windream gespeicherten Attribute erfolgen, wodurch das Speichermanagement erheblich leistungsfähiger ist als ein normales HSM-System. Beim Zugriff kann ein Dokument dann auch wieder automatisch an seinen ursprünglichen Speicherort zurückgeführt werden. Neben den Standard-Speichersystemen können über die windream Provider alle Speicherlösungen flexibel angebunden werden. Provider sind neben dem windream-eigenen Archiv bereits für Centera von EMC 2, IBM Tivoli, IBM DR 550 sowie IBM OnDemand verfügbar. Weitere Provider können einfach und schnell integriert werden. Eine Änderung der windream-software ist dazu nicht erforderlich. Annotationen (ab SBE/WMC mit separater Lizenz für windream DocView) Im Dokumentviewer windream DocView können Anwender für aktuell geladene Dokumente so genannte Annotationen (Kommentare) eingeben. Die Kommentare sind im Dokumentfenster frei positionierbar. Die Positionen der Annotationen werden wie normale windream-dokumente gespeichert. Es lassen sich zusätzlich auch individuelle Farbeinstellungen wählen. Da die Annotationen normale windream Dokumente sind, greift hier auch das windream Rechtesystem. Die Rechte können über die Eigenschaften des Annotationsfensters eingestellt werden.die Ansicht der Annoationen ist abhängig von den jeweiligen Rechten. Dies bedeutet, dass nur diejenigen Anwender Annotationen lesen und bearbeiten können, die über das entsprechende Recht verfügen. windream Features, Seite 8

13 Die Annotationen werden ähnlich wie die Thumbnails in einem Unterverzeichnis des windream-laufwerks abgelegt. Das Verzeichnis muss in der Server-Registry unter CommonFiles\AnnotationDir registriert werden. Es muss vorhanden und für jeden Benutzer les- und schreibbar sein. Ausserdem muss der Dokumenttyp "Annotation" importiert werden. Suche nach Dokumenten Eingabefeld für Dateinamen in Schnellsuche mit der Möglichkeit, mehrere Dateinamen bzw. Filter zu verwenden Schnellsuche: Einschränkung der Suche auf "nur Dateien" oder "nur Ordner" möglich Volltextsuche: Verknüpfungen mit UND / ODER einstellbar Sortierung nach Dateityp bzw. Icon möglich. Speicherung der Optionen "recursiv, sofort starten, hidden" auch in Suchprofil möglich. Beim Laden des Profils werden diese Optionen ausgewertet, wenn keine anderen Kommandozeilen-Parameter an die Suche übergeben wurden. Ergebnisliste Toolbars (windream, Benutzer, Datei) Gruppierung der Ergebnisse möglich inkl. Sortierung innerhalb der Gruppen Tooltips werden bei abgeschnittenen oder nicht vollständig dargestellten Einträgen in der Ergebnisliste angezeigt. windream Features, Seite 9

14 Separat zu lizensierende windream-module Für den Einsatz bestimmter windream-module sind zusätzlich zur windream-lizenz noch weitere Freischaltungen bzw. Lizenzen erforderlich. In der folgenden Übersicht sind die windream-module aufgelistet, die separat bzw. als Add-On-Produkte erworben werden können. Weitere Informationen zu den einzelnen Modulen erhalten Sie bei der windream GmbH ( oder von den windream-partnern. Liste der separat zu lizensierenden windream-module windream BE (Business Edition) windream Archiv windream DocView windream Exchange windream Miniaturansicht (Thumbnail View) windream Imaging windream web portal (w2p) windream web portal pro (w2p2) windream XML Import Manager windream Signature (digitale Signaturen) windream Mailarchivierung (Office Bundle) DMS-Server NLS (Sprachunterstützung "National Language Support") windream Share Drive (Serverlaufwerk) windream für Terminal Server (Citrix) windexer (Indexierungstool) windream Sync windream HSM (Information Life-Cycle Management; hierarchisches Speichermanagement mit windream). windream ArcLink (windream-anbindung an SAP) windream Software Development Kit (SDK) windream Features, Seite 10