Neuerungen im Zahlungsverkehr für Deutschland und Europa Herausforderung & Chance Oktober Informationen für Unternehmen und Vereine

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1 Neuerungen im Zahlungsverkehr für Deutschland und Europa Herausforderung & Chance Oktober 2013 Informationen für Unternehmen und Vereine 1

2 Agenda Allgemeine Informationen & aktueller Stand SEPA-Überweisung SEPA-Lastschriften SEPA-Basis-Lastschriften EURO-Eil-Lastschriften SEPA-Firmen-Lastschriften Umgang in der Praxis / Handlungsempfehlungen 2

3 Was ist SEPA? SEPA steht für Single Euro Payments Area Verschmelzung des Inlands-Zahlungsverkehrs und des EU- Zahlungsverkehrs SEPA löst die nationalen Verfahren ab SEPA betrifft alle! Betrifft Überweisungen, Lastschriften, Kartenzahlungen 3

4 Gültigkeitsbereich der SEPA 33 Staaten Alle 17 Euro-Staaten 11 EU-Mitglieder (ohne Euro-Bargeld) Norwegen, Island, Liechtenstein, Monaco* & Schweiz* * Teilnahme an SEPA aber keine Umsetzung der einheitlichen ZV-Richtlinie

5 SEPA-Zeitplan Januar 2008 Einführung SEPA-Überweisung November 2009 Einführung SEPA-Lastschrift November 2010 Alle Banken der -Zone müssen SEPA-Basis-Lastschriften akzeptieren 09. Juli 2012 Umdeutungsmöglichkeit für Einzugsermächtigungen 1. Februar 2014 Ablösung der nationalen Verfahren 5

6 Generelle Vorteile Einheitlicher europäischer Rechtsrahmen (Ausnahme: Schweiz, Monaco) Vereinheitlichung und Verkürzung von Fristen Europaweit transparente Preise Effektiveres Liquiditätsmanagement möglich 6

7 Agenda Allgemeine Informationen & aktueller Stand SEPA-Überweisung SEPA-Lastschriften SEPA-Basis-Lastschriften Euro-Eil-Lastschriften SEPA-Firmen-Lastschriften Umgang in der Praxis / Handlungsempfehlungen 7

8 SEPA-Überweisung (SEPA Credit Transfer, SCT) Einführung Januar 2008 Beleghafte und beleglose Einreichung möglich Ausführungsfrist max. 1 Bankarbeitstag (seit ) + 1 Tag bei Belegen Keine Betragsgrenze Grundsätzlich kein Widerruf möglich IBAN & BIC ersetzen Konto-Nr. & BLZ (Übergangsfrist für Verbraucher bis zum ) siehe nächste Seite- IBAN only im nationalen Zahlungsverkehr (ab national) 8

9 IBAN und BIC * IBAN: DE ISO-Ländercode (2) Prüfziffer (2) Bankleitzahl (8) Kontonummer (10) BIC: GENO DE XX XXX = Volksbank Überall eg Der Kontoauszug Ihrer VR-Bank enthält schon seit geraumer Zeit diese Angaben Auf jeder VR-BankCard (der Girokarte ) stehen diese Angaben auf der Rückseite zwischen dem Magnetstreifen und dem Unterschriftsfeld * IBAN = International Bank Account Number / BIC = Business Identifier Code 9

11 SEPA-Lastschriftverfahren (SEPA Direct Debit) Lastschrift-Arten: SEPA-Basis-Lastschrift (CORE) statt Einzugsermächtigung EURO-Eil-Lastschrift (COR1) statt Einzugsermächtigung SEPA-Firmen-Lastschrift (B2B) statt Abbuchungsauftrag Besonderheiten: Jeder Zahlungsempfänger benötigt eine Gläubiger-ID und eine Mandatsreferenznummer Einreichung nur noch beleglos möglich, auch nicht mit Disketten, USB-Sticks oder anderen Datenträgern Vorabankündigung (Pre Notification) ist notwendig

12 Gläubiger-Identifikationsnummer Jeder Einreicher (Verein) von Lastschriften benötigt eine Gläubiger-ID Vergabe in Deutschland durch die Deutsche Bundesbank unter Aufbau der Gläubiger-Identifikationsnummer ISO-Ländercode DE 78 ZZZ Prüfziffer Geschäftsbereichskennung (Individuell nutzbar z.b. VOL = Volleyballabteilung FUS = Fußballabteilung) Nationales Identifikationsmerkmal 12

13 Zahlungs-Software Kann die Gläubiger-Identifikations-Nummer über die VR-Netword-Software beantragt werden? Antwort: JA Direkte Verlinkung der Internetseite für die Beantragung einer Gläubiger-ID ist gegeben 13

14 Mandatsreferenznummer Jede Lastschrift muss eine Mandatsreferenznummer ausweisen Die Mandatsreferenz dient in Verbindung mit der Gläubiger-ID der eindeutigen Identifizierung eines SEPA-Mandats. Sie wird vom Lastschrifteinreicher individuell für jedes SEPA-Mandat vergeben Die Länge beträgt maximal 35 alphanumerische Zeichen Der Aufbau wird vom Lastschrifteinreicher (Verein) festgelegt (z. B. Mitgliedsnummer) Beispiel: Mandatsreferenz aus der Kombination aus Fußball Verein Waldfried ev, Mitgliedsnummer (123) und den ersten Buchstaben des Vor- und Nachnamens des Vereinsmitgliedes: FVW123VN

15 Zahlungs-Software Ist eine automatische Generierung von Mandats-Referenznummern in der VR-Netword-Software möglich? Antwort: JA (achten Sie darauf die Version 4.42 oder 5.0 einzusetzen) Ein automatische Vergabe von Mandats-Referenznummern ist nach individueller Vorgabe möglich 15

16 Vorabankündigung (Pre-Notification) Verpflichtende Information des Einreichers an den Zahlungspflichtigen über die anstehende Lastschrift Der Zahlungspflichtige kann so für ausreichende Deckung sorgen Frist: spätestens 14 Kalendertage vor Fälligkeit, wenn nichts anderes vereinbart Achtung: Bei wiederkehrenden Lastschriften mit gleichen Beträgen reicht eine einmalige Aufstellung z.b. pro Jahr- (erste Fälligkeit beachten) Inhalt der Vorabankündigung: Belastungsbetrag Belastungstermine Gläubiger-Identifikationsnummer Mandatsreferenznummer Keine Formvorgabe, möglich sind z. B. Brief, Vertrag, Rechnung SMS, Telefon, , Fax

18 SEPA-Lastschriften (CORE und COR1) Zahlungspflichtiger 1. Mandatseinholung 2. Mandat 3. Vorabinformation Zahlungsempfänger 6. Belastungsbuchung 4. transaktions- & mandatsbezogene Daten Bank des Zahlungspflichtigen Clearing & Verrechnung 5. Weiterleitung aller Daten Bank des Zahlungsempfängers 18

19 SEPA-Lastschriften (CORE und COR1) Muster-Mandat Muster GmbH, Musterstr. 1, Bonn Gläubiger-ID DE99ZZZ Mandatsreferenz CB 2 SEPA-Lastschriftmandat Ich ermächtige die Muster GmbH, Zahlungen von meinem Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut an, die von der Muster GmbH auf mein Konto gezogenen Lastschriften einzulösen. Hinweis: Ich kann innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, Die Erstattung des belasteten Betrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen. 1. Daten des Gläubigers 2. Eindeutige Bezeichnung 3. Vorgegebener Mandatstext zweifache Weisung Name & Anschrift Kreditinstitut (Name und BIC) IBAN: DE BIC: Datum, Ort und Unterschrift 4. Daten des Zahlungspflichtigen 19

20 Zahlungs-Software Ist eine automatische Generierung von Mandaten in der VR-NetWorld-Software möglich? Antwort: JA Zu Inlandsaufträgen können Mandate automatisch erzeugt werden, ohne dass der Auftrag konvertiert werden muss z.b. für den Druck/Versand der Mandate an den Schuldner zum Einholen eines Mandats den Druck/Versand der Mandatsinformationen im Rahmen der Umdeutung einer Einzugsermächtigung 20

21 Muster eines SEPA-Basis- Lastschriftmandats integriert in ein Beitrittsformular eines Vereins 21

22 Neue Mitglieder Bis zum von Ihnen festgelegten Umdeutungstermin sollten Sie sich auch von neuen Mitgliedern eine Einzugsermächtigung (EZE) erteilen lassen. Die anstehende Umdeutung ist dann für alle EZE s in einem Arbeitsschritt zu erledigen. Die VR-NetWorld-Software und Proficash unterstützen Sie auch hier mit integrierten Musteranschreiben etc. 22

23 SEPA-Lastschriften (SDD CORE und COR1) Umdeutungslösung Zielsetzung: Nutzung der vorhandenen, schriftlich vorliegenden Einzugsermächtigung als SEPA-Basis-Lastschriftmandat Anstelle der Einholung eines separaten Mandats hat ein Verein die Möglichkeit, Vereinsmitglieder schriftlich über den Schwenk von Einzugsermächtigungslastschriften auf SEPA-Basis-Lastschriften zu informieren unter Nennung von Gläubiger-ID, Mandatsreferenz und Umstellungstermin Umdeutung in das SEPA-Mandat ist erfolgt, wenn der Zahlungspflichtige nicht widerspricht Es ist keine explizite Zustimmung des Zahlungspflichtigen erforderlich Die Inkasso-Vereinbarung mit Ihrer Bank muss die SEPA-Lastschrift-Verfahren (CORE und COR1) beinhalten! 23

24 SEPA-Lastschrift (SDD Core) Wichtig ist, dass man nur gültige Einzugsermächtigungen (EZE) in SEPA-Mandate Umdeutungslösung umwandeln kann, daher bietet sich hier die Chance, den Datenbestand an EZE s zu überprüfen und zu Zielsetzung: Nutzung aktualisieren der vorhandenen, (gültig ist schriftlich eine EZE vorliegenden nur in Schriftform mit Einzugsermächtigung Unterschrift als SEPA-Basis-Lastschriftmandat des Bezogenen). Anstelle der Einholung eines separaten Mandats hat ein Verein die Möglichkeit, Vereinsmitglieder schriftlich über den Schwenk von Einzugsermächtigungslastschriften auf SEPA-Basis-Lastschriften zu informieren unter Nennung von Gläubiger-ID, Mandatsreferenz und Umstellungstermin Umdeutung in das SEPA-Mandat ist erfolgt, wenn der Zahlungspflichtige nicht widerspricht Es ist keine explizite Zustimmung des Zahlungspflichtigen erforderlich Die Inkasso-Vereinbarung mit Ihrer Bank muss die SEPA-Lastschrift-Verfahren (CORE und COR1) beinhalten! 24

25 Wie nutzt man die Möglichkeit der Umdeutung sinnvoll und richtig? Alle Mitglieder, von denen eine gültige EZE vorliegt, werden in geeigneter Form z. B.: in der Einladung zur Jahreshauptversammlung, über eine Mitteilung in der Vereinszeitschrift, per Newsletter per etc. informiert, dass ab einem bestimmten Termin der Einzug von Lastschriften auf das SEPA-Verfahren umgestellt wird von der Umdeutungslösung Gebrauch gemacht wird die Gläubiger-Identifikationsnummer des Vereins wie folgt lautet die Mandatsreferenz wie folgt lautet (z. B. Mitglieds-Nummer) Das Anschreiben für die Umdeutung kann - wenn Mitgliedsbeiträge in regelmäßigen Abständen in gleicher Höhe eingezogen werden sollen - gleichzeitig als erste Vorabinformation (Pre-Notification gem. SEPA-Rules) genutzt werden 25

26 SEPA-Basis-Lastschrift (SDD CORE) Die SEPA-Basis-Lastschrift (SDD CORE) ist europaweit einsetzbar Zahlungspflichtiger ist spätestens 14 Tage vor Fälligkeit über Betrag und Termin zu informieren ( Pre-Notification ), wenn nicht anderes vereinbart Vorgegebene Vorlagefristen (5 bzw. 2 Bankarbeitstage vor Fälligkeit) (Einreichungsfristen bei Ihrer Bank 6 bzw. 3 Bankarbeitstage) Einer SEPA-Basis-Lastschrift kann innerhalb von 8 Wochen nach Kontobelastung widersprochen werden, so dass der Belastungsbetrag wieder gutgeschrieben wird. Bei einer nicht autorisierten Zahlung, d. h. Einzug ohne gültiges SEPA-Mandat, kann der Zahlungspflichtige innerhalb von 13 Monaten nach Belastung die Erstattung des Lastschriftbetrages verlangen. 26

27 Einreichungsbeispiel: SEPA-Basis-Lastschrift (CORE) fällig per 7. eines Monats 27

28 Euro-Eil-Lastschrift (SDD COR1) Die SEPA-Lastschrift mit verkürzter Vorlagefrist SEPA-Lastschrift (COR1) ab 4. November 2013 nur innerhalb Deutschlands einsetzbar, z. Zt. nicht europaweit Vorgegebene Vorlagefristen (1 Bankarbeitstage vor Fälligkeit) (Einreichungsfristen bei Ihrer Bank 2 Bankarbeitstage) Es gilt das SEPA-Basislastschrift-Mandat (keine spezifischen Regelungen) Separate Vereinbarungen im Inkassovertrag ist notwendig Zahlungspflichtiger ist spätestens 14 Tage vor Fälligkeit über Betrag und Termin zu informieren ( Pre-Notification ), wenn nicht anderes vereinbart Rückgaben bis 8 Wochen nach Belastung durch Zahlungspflichtigen möglich bei autorisierten Mandaten Rückgaben bei nicht autorisierter Lastschrift bis 13 Monate möglich 28

29 Einlesen von DTAUS-Lastschrift-Dateien (DTA-Aufträge) in die VR-NetWorld Software und Konvertierung in XML-Dateien (SEPA-Aufträge) 1. Gläubiger-ID einpflegen * 2. Optional: Mandatsreferenz festlegen * Pfad: Stammdaten SEPA Gläubiger-Identifikation Pfad: Extras Einstellungen 3. Einlesen DTA-Dateien im DTA-Format * Pfad: Datei Import Aufträge DTA Format nach SEPA 4. Klicken Sie auf Alle Bestätigen und Importieren *. * Beachten Sie auch die Produktbeschreibung

30 Achtung bitte beachten: Prüfen Sie die Satzung Ihres Vereins, ob Bankaktivitäten (Zahlungen / Einzüge) nur von zwei Personen gemeinsam durchgeführt werden dürfen (z. B. durch zwei Unterschriften auf dem Datenträger-Begleitzettel), Verschiedene Software-Produkte bieten das 4-Augen-Prinzip für die Verarbeitung von Zahlungsaufträgen nicht an (z. B. VR-NetWorld-Software). Lösung 1: Nutzung von Profi cash mit HBCI (es muss die Proficash-Version 10.x sein!) Lösung 2 Satzungsänderung bei der nächsten Hauptversammlung 30

32 SEPA-Firmen-Lastschrift (SDD B2B) Muster-Mandat (SDD B2B) Muster GmbH, Musterstr. 1, Bonn Gläubiger-ID DE99ZZZ Mandatsreferenz CB 2 SEPA-Firmen-Lastschriftmandat Ich ermächtige die Muster GmbH, Zahlungen von meinem Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut an, die von der Muster GmbH auf mein Konto gezogenen Lastschriften einzulösen. Hinweis: Dieses Lastschriftmandat dient nur dem Einzug von Lastschriften, die auf Konten von Unternehmen gezogen sind. Ich bin nicht berechtigt, nach der erfolgten Einlösung eine Erstattung des belasteten Betrages zu verlangen. Ich bin berechtigt, mein Kreditinstitut bis zum Fälligkeitstag anzuweisen, Lastschriften nicht einzulösen. Name & Anschrift 1. Daten des Gläubigers 2. Eindeutige Bezeichnung 3. Vorgegebener Mandatstext zweifache Weisung Kreditinstitut (Name und BIC) IBAN: DE BIC: Datum, Ort und Unterschrift 4. Daten des Zahlungspflichtigen 32

33 SEPA-Firmen-Lastschrift (SDD B2B) Nur zwischen Nicht-Verbrauchern möglich Zahlungspflichtiger muss seiner Bank vor dem ersten Einzug eine Kopie des Mandats vorlegen Beleglose Einreichung bei Bank spätestens 2 Tage vor Fälligkeit Bank des Zahlungspflichtigen ist zur Prüfung des Mandats verpflichtet Kein Widerspruch durch den Zahlungspflichtigen möglich Keine Umdeutung von Abbuchungsaufträgen möglich! 33

34 SEPA-Lastschriften Gesamtübersicht: -Wer darf mit wem?- * Verbraucher = natürliche Personen ** Nicht-Verbraucher = juristische Personen, Vereine, Selbstständige in ihrer Firmenrolle 34

35 Einreichungsfristen für SEPA-Lastschriften bzgl. der Vorlage bei der Bank des Zahlungspflichtigen SEPA-Basis-Lastschrift (CORE) Erst-Lastschrift und Einmal-Lastschrift Früheste Einreichung per EBICS**: 14 Kalendertage vor Fälligkeit Späteste Vorlage: 5 TARGET-Tage vor Fälligkeit => Einreichung bei Ihrer Bank: spätestens 6 TARGET*-Tage vor Fälligkeit Folge- und letztmalige Lastschrift Früheste Einreichung per EBICS**: 14 Kalendertage vor Fälligkeit Späteste Vorlage: 2 TARGET-Tage vor Fälligkeit => Einreichung bei Ihrer Bank: spätestens 3 TARGET*-Tage vor Fälligkeit *TARGET-Tage: 365 Tage im Jahr mit den Ausnahmen: Samstag, Sonntag sowie Neujahr, Karfreitag, Ostermontag, 1.Mai, 25. und 26. Dezember **mit HBCI-Einreichung früher möglich

36 Einreichungsfristen für SEPA-Lastschriften bzgl. der Vorlage bei der Bank des Zahlungspflichtigen EURO-Eil-Lastschrift (COR1) -ab 4. November Erst-Lastschrift und Einmal-Lastschrift sowie Folge- und letztmalige Lastschrift Früheste Einreichung per EBICS**: 14 Kalendertage vor Fälligkeit Späteste Vorlage: 1 TARGET-Tag vor Fälligkeit => Einreichung bei Ihrer Bank: spätestens 2 TARGET*-Tage vor Fälligkeit SEPA-Firmen-Lastschrift (B2B) Erst- Lastschrift / Einmal- Lastschrift sowie Folge- und letztmalige Lastschrift Früheste Einreichung per EBICS**: 14 Kalendertage vor Fälligkeit Späteste Vorlage: 1 TARGET-Tag vor Fälligkeit => Einreichung bei Ihrer Bank: spätestens 2 TARGET*-Tage vor Fälligkeit **mit HBCI-Einreichung früher möglich

38 Praktischer Umgang mit Mandaten Erstellung eines Mandatsvordrucks (integriert im Aufnahmeantrag) o Unterschrift des Vereinsmitgliedes ist verpflichtend Verbleib des Mandats: o Original ist von Ihnen zu archivieren o Eine Kopie für Ihr Mitglied Mandatsdaten: o Erfassung in Vereins- bzw. Zahlungssoftware Beachtung der Mandatsgültigkeit o 36 Monate nach letztem Lastschrifteinzug (Achtung bei etwaiger Beitragsbefreiung) Aufbewahrungspflicht des Original-Mandats o mind. 14 Monate nach letztem Einzug (Archivierung organisieren) 38

39 Was ist zu tun? SEPA-Verantwortliche(n) bestimmen (z. B. Finanzvorstand) Prüfen und Anpassen der technischen Voraussetzungen Vorhandensein der Einzugsermächtigungen auf Vollständigkeit prüfen Abbuchungsaufträge klären Beantragung der Gläubiger-ID IBAN & BIC des Vereins in die Vereinskommunikation integrieren IBAN & BIC von Ihren Vereinsmitgliedern einholen Festlegung einer Mandatsreferenz (z. B. Mitgliedsnummer) 39

40 Was ist zu tun? Vereinbarungen mit Bank aktualisieren (Lastschriftinkassovereinbarung, DFÜ-Vereinbarung) Nach Festlegung des Umstellungstermins: o Vereinsmitglieder über die Umdeutung informieren o Künftig nur noch SEPA-Mandate einholen Mandatsverwaltung organisieren Organisation, dass die Lastschriftdaten rechtzeitig an die Bank geliefert werden Sicherstellung der Archivierung der Original-Mandate 40

41 Sollten Sie im Tagesgeschäft Fragen haben, sprechen Sie Ihren Berater bei der gerne an. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 41