Informationen für Vereine

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1 1 Informationen für Vereine

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3 Was ist SEPA? SEPA steht für Single Euro Payments Area Verschmelzung des Inlands-Zahlungsverkehrs und des EU-Zahlungsverkehrs SEPA löst die nationalen Verfahren ab SEPA betrifft alle! Betrifft Überweisungen, Lastschriften, Kartenzahlungen 3

4 Gültigkeitsbereich der SEPA 32 Staaten Alle 17 Euro-Staaten 10 EU-Mitglieder (ohne Euro-Bargeld) Kroatien Norwegen, Island, Liechtenstein, Monaco* & Schweiz* * Teilnahme an SEPA aber keine Umsetzung der einheitlichen ZV- Richtlinie 4

5 Januar 2008 Einführung SEPA-Überweisung SEPA-Zeitplan November 2009 Einführung SEPA-Lastschrift November 2010 Alle Banken der -Zone müssen SEPA-Basis-Lastschriften akzeptieren 09. Juli 2012 Umdeutungsmöglichkeit für Einzugsermächtigungen 1. Februar 2014 Ablösung der nationalen Verfahren 5

6 Generelle Vorteile Vereinheitlichung und Verkürzung von Fristen Europaweit transparente Preise Einheitlicher europäischer Rechtsrahmen (Ausnahme: Schweiz, Monaco) Effektiveres Liquiditätsmanagement möglich 6

7

8 SEPA-Überweisung (SEPA Credit Transfer, SCT) IBAN only im nationalen Zahlungsverkehr (ab national) 8

9 IBAN: DE IBAN und BIC * ISO-Ländercode (2) Prüfziffer (2) Bankleitzahl (8) Kontonummer (10) BIC: GENO DE M1 SAE = Volksbank Saerbeck eg Der Kontoauszug Ihrer Volksbank enthält schon seit geraumer Zeit diese Angaben Auf jeder VR-BankCard (der Girokarte ) stehen diese Angaben auf der Rückseite zwischen dem Magnetstreifen und dem Unterschriftsfeld

10

11 SEPA-Lastschriftverfahren (SEPA Direct Debit) SEPA-Basis-Lastschrift (CORE) statt Einzugsermächtigung EURO-Eil-Lastschrift (COR1) statt Einzugsermächtigung SEPA-Firmen-Lastschrift (B2B) statt Abbuchungsauftrag Jeder Zahlungsempfänger benötigt eine Gläubiger-ID Einreichung nur noch beleglos möglich Die Einreichung von Lastschriftvordrucken oder Disketten ist nicht möglich! 11

12 Gläubiger-Identifikationsnummer Jeder Einreicher von Lastschriften benötigt eine Gläubiger-ID Vergabe in Deutschland durch die Deutsche Bundesbank unter https://extranet.bundesbank.de/scp/ Aufbau der Gläubiger-Identifikationsnummer ISO-Ländercode DE 78 ZZZ Prüfziffer Geschäftsbereichskennung (Individuell nutzbar z.b. VOL = Volleyballabteilung FUS = Fußballabteilung) Nationales Identifikationsmerkmal 12

13 13 VR-NetWorld Software: Gläubiger-Identifikationsnummer

14

15 SEPA-Lastschriften (CORE und COR1) Zahlungspflichtiger 0. Mandatseinholung 1. Mandat 2. Vorabinformation Zahlungsempfänger 5. Belastungsbuchung 3. transaktions- & mandatsbezogene Daten Bank des Zahlungspflichtigen Clearing & Verrechnung 4. Weiterleitung aller Daten Bank des Zahlungsempfängers 15

16 SEPA-Lastschriften (CORE und COR1) Muster-Mandat (SDD CORE und COR1) Muster GmbH, Musterstr. 1, Bonn Gläubiger-ID DE99ZZZ Mandatsreferenz CB 2 SEPA-Lastschriftmandat Ich ermächtige die Muster GmbH, Zahlungen von meinem Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut an, die von der Muster GmbH auf mein Konto gezogenen Lastschriften einzulösen. Hinweis: Ich kann innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, die Erstattung des belasteten Betrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen. 1. Daten des Gläubigers 2. Eindeutige Bezeichnung 3. Vorgegebener Mandatstext zweifache Weisung Name & Anschrift Kreditinstitut (Name und BIC) IBAN: DE BIC: Datum, Ort und Unterschrift 4. Daten des Zahlungspflichtigen 16

17 17 Muster eines SEPA-Basis- Lastschriftmandats integriert in ein Beitrittsformular eines Vereins

18 Zahlungs-Software Ist eine automatische Generierung von Mandatsreferenzen in Profi cash/ VR-NetWorld-Software möglich? Antwort: JA 18 Ist eine automatische Generierung von Mandaten in Profi cash/ VR-NetWorld-Software möglich? Antwort: JA Zu Inlandsaufträgen können Mandate automatisch erzeugt werden, ohne dass der Auftrag konvertiert werden muss z.b. für den Druck/Versand der Mandate an den Schuldner zum Einholen eines Mandats den Druck/Versand der Mandatsinformationen im Rahmen der Umdeutung einer Einzugsermächtigung

19 Zahlungs-Software Ist eine Konvertierung von Zahlungsdaten in das SEPA-Format möglich? Antwort: JA Automatische Konvertierung vom DTA-Format o Hinzufügung bzw. Ermittlung von IBAN und BIC o Zusteuerung von vorhandenen Mandatsinformationen o Fehlende Mandate werden automatisch erzeugt 19

20 SEPA-Lastschriften (CORE und COR1) Umdeutungslösung Zielsetzung: Nutzung der vorhandenen, schriftlich vorliegenden Einzugsermächtigung als SEPA-Basis-Lastschriftmandat. Anstelle der Einholung eines separaten Mandats hat ein Verein die Möglichkeit, Vereinsmitglieder schriftlich über den Schwenk von Einzugsermächtigungslastschriften auf SEPA-Basis-Lastschriften zu informieren unter Nennung von Umstellungstermin, Gläubiger-ID und Mandatsreferenz (z. B. Mitgliedsnummer) Umdeutung in das SEPA-Mandat ist erfolgt, wenn der Zahlungspflichtige nicht widerspricht. Es ist keine explizite Zustimmung des Zahlungspflichtigen erforderlich. Die Inkasso-Vereinbarung mit Ihrer Bank muss die SEPA-Lastschrift-Verfahren beinhalten! 20

21 Wie nutzt man die Möglichkeit der Umdeutung sinnvoll und richtig? Alle Mitglieder, von denen eine gültige EZE vorliegt, werden in geeigneter Form z. B.: in der Einladung zur Jahreshauptversammlung, über eine Mitteilung in der Vereinszeitschrift, über Newsletter per per Brief etc. informiert. Das Anschreiben für die Umdeutung kann - wenn Mitgliedsbeiträge in regelmäßigen Abständen in gleicher Höhe eingezogen werden sollen - gleichzeitig als erste Vorabinformation ( Pre-Notification gem. SEPA-Richtlinien) genutzt werden. 21

22 Neue Mitglieder Bis zum von Ihnen festgelegten Umdeutungstermin sollten Sie sich auch von neuen Mitgliedern eine Einzugsermächtigung (EZE) erteilen lassen. Die anstehende Umdeutung ist dann für alle EZE in einem Arbeitsschritt zu erledigen. Gegebenenfalls unterstützt auch die von Ihnen genutzte Software Sie mit integrierten Musteranschreiben. 22

23 SEPA-Basis-Lastschrift (SDD CORE) Die SEPA-Basis-Lastschrift (SDD CORE) ist europaweit einsetzbar. Zahlungspflichtiger ist spätestens 14 Tage vor Fälligkeit über Betrag und Termin zu informieren ( Pre-Notification ), wenn nichts anderes vereinbart wurde. Vorgegebene Vorlagefristen (5 bzw. 2 Bankarbeitstage vor Fälligkeit) (Einreichungsfristen bei Ihrer Bank 6 bzw. 3 Bankarbeitstage) Einer SEPA-Basis-Lastschrift kann innerhalb von 8 Wochen nach Kontobelastung widersprochen werden, so dass der Belastungsbetrag wieder gutgeschrieben wird. Bei einer nicht autorisierten Zahlung, d. h. Einzug ohne gültiges SEPA- Mandat, kann der Zahlungspflichtige innerhalb von 13 Monaten nach Belastung die Erstattung des Lastschriftbetrages verlangen. 23

24 24 Euro-Eil-Lastschrift (SDD COR1) SEPA-Lastschrift (COR1) ab 4. November 2013 nur innerhalb Deutschlands einsetzbar, z.zt. nicht europaweit Vorgegebene Vorlagefristen (1 Bankarbeitstag vor Fälligkeit) (Einreichungsfristen bei Ihrer Bank 2 Bankarbeitstage) Es gilt das SEPA-Basislastschrift-Mandat (keine spezifischen Regelungen) Separate Vereinbarung im Inkassovertrag ist notwendig Zahlungspflichtiger ist spätestens 14 Tage vor Fälligkeit über Betrag und Termin zu informieren ( Pre-Notification ), wenn nichts anderes vereinbart wurde Rückgaben bis 8 Wochen nach Belastung durch Zahlungspflichtigen möglich bei autorisierten Mandaten Rückgaben bei nicht autorisierter Lastschrift bis 13 Monate möglich

25 Vorabankündigung (Pre-Notification) Verpflichtende Information des Einreichers an Zahlungspflichtigen über die anstehende Lastschrift. Der Zahlungspflichtige kann so für ausreichende Kontodeckung sorgen. Frist 14 Kalendertage vor Fälligkeit, wenn nichts anderes vereinbart wurde. Bei wiederkehrenden Lastschriften mit gleichen Beträgen reicht eine einmalige Information z.b. im Antrag auf Mitgliedschaft aus. (Betragsänderungen sind als neue Vorabankündigung zu formulieren.) Inhalt der Vorabankündigung: Belastungsbetrag Belastungstermin Gläubiger-Identifikationsnummer Mandatsreferenz Keine Formvorgabe, möglich sind z.b. Brief, Aufnahmeantrag , Fax, Mitglieder-Zeitschrift, Schaukasten Einladung zur Jahreshauptversammlung. 25

26

27 SEPA-Firmen-Lastschrift Zahlungspflichtiger 0. Mandatseinholung 1. Mandat 2. Vorabinformation Zahlungsempfänger 1b. Mandat 5. Belastungsbuchung 5a. Mandatsprüfung 3. transaktions- & mandatsbezogene Daten Bank des Zahlungspflichtigen Clearing & Verrechnung 4. Weiterleitung aller Daten Bank des Zahlungsempfängers 27

28 SEPA-Firmen-Lastschrift Muster-Mandat (SDD B2B) Muster GmbH, Musterstr. 1, Bonn Gläubiger-ID DE99ZZZ Mandatsreferenz CB 2 SEPA-Firmen-Lastschriftmandat Ich ermächtige die Muster GmbH, Zahlungen von meinem Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut an, die von der Muster GmbH auf mein Konto gezogenen Lastschriften einzulösen. Hinweis: Dieses Lastschriftmandat dient nur dem Einzug von Lastschriften, die auf Konten von Unternehmen gezogen sind. Ich bin nicht berechtigt, nach der erfolgten Einlösung eine Erstattung des belasteten Betrages zu verlangen. Ich bin berechtigt, mein Kreditinstitut bis zum Fälligkeitstag anzuweisen, Lastschriften nicht einzulösen. Name & Anschrift 1. Daten des Gläubigers 2. Eindeutige Bezeichnung 3. Vorgegebener Mandatstext zweifache Weisung Kreditinstitut (Name und BIC) IBAN: DE BIC: Datum, Ort und Unterschrift 4. Daten des Zahlungspflichtigen 28

29 SEPA-Firmen-Lastschrift (SDD B2B) Nur zwischen Nicht-Verbrauchern möglich Zahlungspflichtiger muss seiner Bank vor erstem Einzug eine Kopie des Mandats vorlegen Beleglose Einreichung bei Bank spätestens 2 Tage vor Fälligkeit Bank des Zahlungspflichtigen ist zur Prüfung des Mandats verpflichtet Kein Widerspruch durch den Zahlungspflichtigen möglich Rückgaben durch die Bank müssen innerhalb von 2 Target-Tagen erfolgen Keine Umdeutung von Abbuchungsaufträgen möglich! 29

30 SEPA-Lastschriften Euro-Eil-Lastschrift * Verbraucher = natürliche Personen ** Nicht-Verbraucher = juristische Personen, Vereine, Selbstständige in ihrer Firmenrolle 30

31 Einreichungsfristen für SEPA-Lastschriften des Zahlungspflichtigen SEPA-Basis-Lastschrift (CORE) bzgl. der Vorlage bei der Bank Erst-Lastschrift und Einmal-Lastschrift Früheste Einreichung: 14 Kalendertage vor Fälligkeit Späteste Vorlage: 5 TARGET-Tage vor Fälligkeit => Einreichung bei Ihrer Bank: spätestens 6 TARGET-Tage vor Fälligkeit Folge- und letztmalige Lastschrift Früheste Einreichung: 14 Kalendertage vor Fälligkeit Späteste Vorlage: 2 TARGET-Tage vor Fälligkeit => Einreichung bei Ihrer Bank: spätestens 3 TARGET-Tage vor Fälligkeit 31 TARGET-Tage: 365 Tage im Jahr mit den Ausnahmen: Samstag, Sonntag sowie Neujahr, Karfreitag, Ostermontag, 1. Mai, 25. und 26. Dezember (1.+2. Weihnachtsfeiertag) *

32 Einreichungsbeispiel: SEPA-Basis-Lastschrift (Core) fällig per 7. eines Monats Ersteinreichung im April 2013 Targettage vor due day D-6 D-5 D-4 D-3 D-2 D-1 D D+1 Datum Tage Dienstag Mittwoch Donnerstag Karfreitag Samstag OstersonntagOstermontag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag Samstag Sonntag Montag Folgeeinreichung im Mai 2013 Targettage vor due day D-3 D-2 D-1 D Datum Tage Donnerstag Freitag Samstag Sonntag Montag Dienstag Maifeiertag Donnerstag Freitag Samstag Sonntag Montag Dienstag Folgeeinreichung im Juni 2013 Targettage vor due day D-3 D-2 D-1 D Datum Tage Sonntag Montag Dienstag Mittwoch Fronleichnam Freitag Samstag Sonntag Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag Folgeeinreichung im Juli 2013 Targettage vor due day D-3 D-2 D-1 D D+1 Datum Tage Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag Samstag Sonntag Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag Samstag Sonntag Montag Folgeeinreichung im August 2013 Targettage vor due day D-3 D-2 D-1 D Datum Tage Freitag Samstag Sonntag Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag Samstag Sonntag Montag Dienstag Mittwoch Legende: spätester Einreichungstag bei der Bank des Zahlungsempfängers D-n = Target-Tage vor D (due day - Fälligkeitstag) Fälligkeitstag gem Datei-Eintrag = D Tag der Belastung/Gutschrift, wenn "D" kein Targettag ist Keine Target-Tage TARGET-Tage: 365 Tage im Jahr mit den Ausnahmen: Samstag, Sonntag sowie Neujahr, Karfreitag, Ostermontag, 1. Mai, 25. und 26. Dezember (1.+2. Weihnachtsfeiertag) 32

33 Einreichungsfristen für SEPA-Lastschriften des Zahlungspflichtigen Euro-Eil-Lastschrift (Cor1) bzgl. der Vorlage bei der Bank Erst- Lastschrift / Einmal- Lastschrift sowie Folge- und letztmalige Lastschrift Früheste Einreichung: 14 Kalendertage vor Fälligkeit Späteste Vorlage: 1 TARGET-Tag vor Fälligkeit => Einreichung bei Ihrer Bank: spätestens 2 TARGET-Tage vor Fälligkeit SEPA-Firmen-Lastschrift (B2B) Erst- Lastschrift / Einmal- Lastschrift sowie Folge- und letztmalige Lastschrift Früheste Einreichung: 14 Kalendertage vor Fälligkeit Späteste Vorlage: 1 TARGET-Tag vor Fälligkeit => Einreichung bei Ihrer Bank: spätestens 2 TARGET-Tage vor Fälligkeit 33

34

35 Praktischer Umgang mit Mandaten Erstellung eines Mandatsvordrucks (integriert im Aufnahmeantrag) o Unterschrift des Vereinsmitgliedes ist verpflichtend Verbleib des Mandats: o Original ist von Ihnen zu archivieren o Eine Kopie für Ihr Mitglied Mandatsdaten: o Erfassung in Vereins- bzw. Zahlungssoftware Beachtung der Mandatsgültigkeit o 36 Monate nach letztem Lastschrifteinzug (Achtung bei etwaiger Beitragsbefreiung) Aufbewahrungspflicht des Original-Mandats o mind. 14 Monate nach letztem Einzug (Archivierung organisieren) 35

36 Was ist zu tun? SEPA-Verantwortliche(n) bestimmen (z. B. Finanzvorstand) Prüfen und Anpassen der technischen Voraussetzungen (z. B. ZV-Software) Beantragung der Gläubiger-ID IBAN & BIC des Vereins in die Vereinskommunikation integrieren (Briefbögen, Aufnahmeanträge, Rechnungen etc.) IBAN & BIC von Ihren Vereinsmitgliedern einholen Vereinbarungen mit Ihrer Volksbank Saerbeck eg aktualisieren (Lastschriftinkassovereinbarung, DFÜ-Vereinbarung) 36

37 Was ist zu tun? Festlegung der Struktur der Mandatsreferenz (z. B. Mitgliedsnummer) Prüfung, ob die Einzugsermächtigungen vollständig vorhanden sind Nach Festlegung des Umstellungstermins: overeinsmitglieder über die Umdeutung informieren okünftig nur noch SEPA-Mandate einholen Mandatsverwaltung organisieren Organisation, dass die Lastschriftdaten rechtzeitig an die Bank geliefert werden Sicherstellung der Archivierung der Original-Mandate 37

38 Für die Beantwortung Ihrer Fragen im Tagesgeschäft steht Ihnen unser Mitarbeiter Klaus Glösekötter gerne zur Verfügung. Tel: / / FAX: 02574/

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