e-seal Anwenderhandbuch für externe Partner e-seal User Manual Doc. No.: e-seal_2_8_11_0096_ume Version: 1.0

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1 e-seal Anwenderhandbuch für externe Partner Novartis Template IT V / 12 e-seal_usermanual_1.0_extern_deutsch.doc

2 1 Zielsetzung Voraussetzungen Be- und Einschränkungen Richtige Nutzung Offline Nutzung Anleitung zur Benutzung Registrierung zu e-seal Erhalt einer Registrierungsbenachrichtigung Der Novartis Mitarbeiter aktiviert Ihren Account Empfangen und Senden von geschützten s Ein Novartis Mitarbeiter schickt ein geschütztes an Sie Schreiben einer Antwort unter Nutzung der secure reply Funktion Versand eines geschützten s an den Novartis Mitarbeiter Schreiben eines s unter Verwendung des secure compose web client Passwort vergessen? Versand großer Dateien Aktualisieren Sie Ihr Profil Registrierung in e-seal widerrufen und löschen Das Laden von S/MIME oder OpenPGP Zertifikaten Erneute/Wieder-Registrierung...12 Novartis Template IT V / 12 e-seal_usermanual_1.0_extern_deutsch.doc

3 1 Zielsetzung E-Seal ermöglicht es Ihnen, auf sichere Art und Weise s und Dateien mit Novartis Kollegen und Mitarbeitern der Tochtergesellschaften auszutauschen. In diesem Dokument finden Sie einen Überblick über die Handhabung und eine Anleitung zur Nutzung. 2 Voraussetzungen Um e-seal nutzen zu können, benötigen Sie folgendes: Eine Adresse und einen -Client, über den Sie die entsprechende Mailbox erreichen können. Einen aktuellen Web Browser, der Java Applets und Javascripts unterstützt. 3 Be- und Einschränkungen 3.1 Richtige Nutzung - Das e-seal System darf ausschließlich und nur für geschäftliche Belange genutzt werden. - Anwendern in den folgenden Ländern ist es nicht gestattet e-seal zu verwenden: Kuba, Iran, Irak, Libyen, Syrien, Nord Korea und Sudan 3.2 Offline Nutzung Sie können e-seal nicht offline nutzen! Wenn Sie ein , dass Sie offline geschrieben haben, geschützt verschicken wollen, müssen Sie es zunächst in Ihrem Draft Folder speichern. Verschicken Sie es, sobald Sie wieder mit dem Firmennetzwerk verbunden sind. 4 Anleitung zur Benutzung 4.1 Registrierung zu e-seal Erhalt einer Registrierungsbenachrichtigung - Das erste , welches durch einen Novartis Mitarbeiter an Sie geschickt wird, löst eine Registrierungsbenachrichtigung aus. Ein einmaliger Registrierungsprozess ist nötig, so dass e-seal von Ihnen genutzt werden kann. - Um den Registrierungsprozess erfolgreich zu durchlaufen, müssen Sie einfach den Anweisungen folgen, die zusammen mit der Registrierungsbenachrichtigung kommen: Novartis Template IT V / 12 e-seal_usermanual_1.0_extern_deutsch.doc

4 1. Klicken Sie bitte in der Benachrichtungs- auf "Click here to register" 2. Geben Sie Ihren Namen ein (Vorname / Nachname). 3. Geben Sie ein Password ein(minimum Länge 8 Zeichen) und bestätigen Sie es. 4. Wählen Sie Forgot Password Questions und geben Sie die Antworten ein (Minimum Länge 4 Zeichen). 5. Bitte lesen Sie die Nutzungsbedingungen. 6. Laden Sie Ihr S/MIME oder PGP Zertifikat, wenn Sie S/MIME or PGP verschlüsselte s senden oder empfangen wollen. 7. Legen Sie alternative eine Pass Phrase an. 8. Bestätigen Sie bitte durch anklicken von "I accept and register" Novartis Template IT V / 12 e-seal_usermanual_1.0_extern_deutsch.doc

5 4.1.2 Der Novartis Mitarbeiter aktiviert Ihren Account - Um den Account zu aktivieren, muss dieser durch einen Novartis Mitarbeiter bestätigt (und damit freigeschalten) werden. - Der Novartis Mitarbeiter verifiziert Ihre Zugangsdaten und Ihr Account wird aktiviert. Sollten irgendwelche Unstimmigkeiten bei Ihren Zugangsdaten auftreten, kann der Account auch abgelehnt werden. 4.2 Empfangen und Senden von geschützten s Ein Novartis Mitarbeiter schickt ein geschütztes an Sie - Um das zu öffnen müssen Sie die angehängte Datei (securedoc.html) im öffnen: - Nach der Eingabe des Passworts (welches Sie in der Registrierung vergeben haben) wird das ursprüngliche entschlüsselt und angezeigt: Novartis Template IT V / 12 e-seal_usermanual_1.0_extern_deutsch.doc

6 4.2.2 Schreiben einer Antwort unter Nutzung der secure reply Funktion - Um auf ein geschütztes zu antworten können Sie die Secure Reply verwenden. In dem Sie die secure reply web form nutzen, können Sie eine Nachricht erstellen und Attachments anfügen: - Ähnlich zu einem Standard Programm können Sie die Forward and Reply to All Funktion verwenden. 4.3 Versand eines geschützten s an den Novartis Mitarbeiter Schreiben eines s unter Verwendung des secure compose web client. - Die secure compose website ermöglicht es Ihnen geschützte s an einen Novartis Mitarbeiter zu schicken. Sie können ebenfalls Attachments anhängen: 1. Melden Sie sich auf der secure compose website an, indem Sie Ihre adresse und Ihr Passwort eingeben. 2. Klicken Sie auf Compose 3. Geben Sie Empfänger und Betreff, sowie den Text ein. Novartis Template IT V / 12 e-seal_usermanual_1.0_extern_deutsch.doc

7 4. Um ein Attachment hinzuzufügen klicken Sie auf Attachments. Klicken Sie weiter auf Browse um in einem bestimmten Verzeichnis nach einer Datei zu suchen und klicken Sie dann auf Attach um die Datei anzuhängen. Klicken Sie nun auf Done. 5. Klicken Sie auf Send (in der rechten oberen Ecke) 6. Bitte beachten Sie, dass der Text in der Betreffzeile nicht verschlüsselt wird. 4.4 Passwort vergessen? Sollten Sie Ihr Passwort für e-seal vergessen haben, können Sie es folgendermaßen ändern (unter der Voraussetzung, dass es nicht bereits durch zu viele falsche Anmeldeversuche gesperrt ist): 1. Öffnen Sie die e-seal Webseite: 2. Klicken Sie auf Login. 3. Klicken Sie auf Forgot Password? 4. Geben Sie Ihre Adresse ein. 5. Beantworten Sie die Antworten zu den Forgot Password Questions. Novartis Template IT V / 12 e-seal_usermanual_1.0_extern_deutsch.doc

8 6. Ändern Sie Ihr Passwort 7. Öffnen Sie die login-seite zu e-seal. 8. Geben Sie Ihr neues Passwort ein. 4.5 Versand großer Dateien Dateien, die die maximal erlaubte Dateigröße für versand überschreiten, können Sie nun folgendermaßen verschicken: 1. Melden Sie sich auf der e-seal secure compose Webseite an indem Sie Ihre Adresse und Ihr Passwort (aus der Registrierung eingeben 2. Erstellen Sie ein (Mit Adresseaten, wie TO:, CC: BCC, Betreff und Inhalt): Novartis Template IT V / 12 e-seal_usermanual_1.0_extern_deutsch.doc

9 3. Klicken Sie auf Attachments 4. Sobald die angehängte Datei eine Größe von 5MB überschreitet, ist die Datei nicht mehr selbst im angehängt, sondern wird auf einem Server gespeichert. Die Datei im wird durch ein html-attachment ersetzt. Novartis Template IT V / 12 e-seal_usermanual_1.0_extern_deutsch.doc

10 5. Der Empfänger erhält ein wie gewohnt, sobald das html-attachment angeklickt und geöffnet wird, erhält der Empfänger die Anweisung, die große Datei direkt vom Server herunterzuladen. 6. Die Datei/Dateien werden automatisch nach sieben Tagen vom Server gelöscht ohne dass ein Backup erstellt wird! Novartis Template IT V / 12 e-seal_usermanual_1.0_extern_deutsch.doc

11 4.6 Aktualisieren Sie Ihr Profil 1. Melden Sie sich auf der e-seal secure compose Webseite an in dem Sie Ihre Adresse und das Passwort aus der Registrierung eingeben. 2. Klicken Sie auf Edit Profile 3. Ändern Sie Ihre Profil wie gewünscht, bitte beachten Sie dabei unbedingt, dass Sie Ihre Adresse im gültigen Profil NICHT ändern können. Um die Adresse zu ändern, müssen Sie sich wieder neu registrieren lassen. Anmerkung: Um auf s zuzugreifen, die Sie unter Ihrem alten Account erhalten haben, müssen Sie ihre alte Adresse und Passwort eingeben. Für s, die Sie unter dem neuen Account bekommen haben, verwenden Sie bitte die neue Adresse und das neue Passwort. Novartis Template IT V / 12 e-seal_usermanual_1.0_extern_deutsch.doc

12 4.7 Registrierung in e-seal widerrufen und löschen 1. Loggen Sie sich in der e-seal secure compose Webseite ein, unter Verwendung Ihrer Mailadresse und des Passworts, unter dem Sie registriert sind. 2. Klicken Sie auf Edit Profile. 3. Klicken Sie auf "Deregister" wenn Sie den Zugang zum e-seal System nicht mehr länger benötigen. 4.8 Das Laden von S/MIME oder OpenPGP Zertifikaten 1. Gehen Sie auf die geschützte Webseite unter 2. Klicken Sie auf Edit Profile 3. Klicken Sie auf Browse (with Optional: Upload S/MIME or OpenPGP certificate) 4. Wählen Sie das entsprechende Zertifikat aus dem Verzeichnis aus 5. Klicken Sie auf OK Bitte beachten Sie, dass Sie als externer Partner mit S/MIME oder OpenPGP nicht aktiv verschlüsselte s an weitere Nicht-Novartis Mitarbeiter schicken können. Sollten Sie diese Möglichkeit nutzen wollen, senden Sie Ihr bitte an Ihren Novartis Kontakt, mit der Bitte, es an den entsprechenden Empfänger weiterzuleiten. 4.9 Erneute/Wieder-Registrierung Nach der Löschung Ihres Accounts sind alle Ihre Daten aus dem e-seal System gelöscht worden. Wann immer Sie wieder registriert werden sollen, muss der einmalige Registrierungsprozess wieder durchlaufen werden. Das heißt, dass der Novartis Mitarbeiter wieder ein geschütztes an Sie schicken muss, um damit den besagten Prozess anzustoßen. (siehe auch Punkt 4.1). Novartis Template IT V / 12 e-seal_usermanual_1.0_extern_deutsch.doc