Kanzleimanagement. Basics. Bausteine und Werkzeuge für das. Anwaltstag-MV 26. September 2014 Stralsund

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1 Bausteine und Werkzeuge für das Kanzleimanagement Basics Anwaltstag-MV 26. September 2014 Stralsund

2 Referent Dr. jur. Andreas R. J. Schnee-Gronauer Diplom-Ökonom (Schwerpunkte Steuern/Wirtschaftsprüfung); Rechtsanwalt. Mehrere Jahre Verwaltungschef einer großen Wirtschaftskanzlei. Seit 2010 ausschließlich tätig in: - Insolvenzverwaltung/Beratung in Umbruchsituationen, - Unternehmenstransaktionen und - Kanzleimanagement. Mitglied GFA der AG Kanzleimanagement.

3 Ablauf Was Sie in der nächsten Dreiviertelstunde erwartet: 1. Umfeld und Problemanalyse 2. Erfolgshebel 3. Werkzeuge 4. Diskussion... und was nicht.

4 Konkurrenz Zahl der Anwälte steigt rapide. Anfang 2014 waren Kollegen/innen zugelassen Rechtsanwälte Anwaltsnotare Nurnotare

5 Kanzleitypen Derzeit zwischen and Kanzleien; davon die allergröße Zahl Kleinkanzleien. Aber: Kanzleien mit 20 und mehr tätigen Personen, die nur 2,7 % aller Kanzleien stellen, erwirtschaften rd. 42,4 % des Gesamtumsatzes am Rechtsdienstleistungsmarkt (Hommerich/Kilian, AnwBl. 4/2010, S. 277 f.)

6 Marktvolumen Volumen des Rechtsberatungsmarktes stieg von 1994 bis 2007 um 68% auf 17,1 Mrd. EUR aber:

7 Marktvolumen Volumen des Rechtsberatungsmarktes stieg von 1994 bis 2007 um 68% auf 17,1 Mrd. EUR Zahl der Anwälte stieg in der gleichen Zeit um 102%

8 Weitere Konkurrenz 22,1 % der Rechtsanwälte spüren seit Inkrafttreten des RDG einen verstärkten Wettbewerb durch nicht-anwaltliche Dienstleister. Insbesondere in kleinen Kanzleien und bei Betreuung von Privatpersonen. Hommerich, Christoph und Kilian, Matthias, Ein Jahr RDG die Erfahrungen der Anwaltschaft, in: AnwBl. 8+9/2009, S. 656 f.

9 Wirtschaftliche Lage Sanierungsexperte Volker Beissenhirtz, der ehrenamtlich für die Anlaufstelle für Anwälte in Not tätig ist, schätzt, dass etwa 10% aller Kollegen ein Einkommen haben, das unter dem Existenzminimum liegt. Sommer, Tobias, Insolvente Insolvenzverwalter, AdVoice 04/2012, S.18

10 Wirtschaftliche Lage Insolvenzquote bei Rechtsanwälten liegt zwischen 0,1 % und 0,2 % - Tendenz steigend. Es trifft große Kanzleien (Dewey & LeBoeuf), mittelgroße Kanzleien (Dr. Stöber, Oehring, Wittmann, Jellacic, Lommertz und Kollegen) und Einzelanwälte. Sommer, Tobias, Insolvente Insolvenzverwalter, AdVoice 04/2012, S.18

11 Künftige Entwicklung Stärkerer Wettbewerb Zunehmender wirtschaftlicher Druck Größeres Dienstleistungspektrum Zunehmende Standardisierung Offenere Bürostrukturen (Virtualisierung) Zunehmendes Auseinanderdriften von großen und kleinen Kanzleien

12 Problemanalyse Das typische Problem von kleineren Kanzleien lautet: Zu viel Arbeit, zu wenig Geld. Oder beides.

13 Erfolgshebel 1: Einnahmen (mehr Umsatz: Mandatspolitik, Abrechnung, Realisierung)

14 Die richtigen Mandate auswählen. Anleitung in drei einfachen Schritten.

15 Schritt 1: Berechnen Sie Ihren ganz persönlichen Mindestumsatz pro Stunde.

16 Mindestumsatz Berechnungsbeispiel: 52 Wochen * 5 Tage: 260 Tage./. 5 Wochen Urlaub/Feiertage 45 Tage./. 1 Woche Krankheit etc. 5 Tage Bleiben Arbeitstage pro Jahr 210 Tage Jeden Tag auf Arbeit 9,0 Stunden./. Orga, Einkauf, Personal 2,0 Stunden./. Fortbildung, Literatur 0,5 Stunden./. Akquise 0,5 Stunden Verbleibt produktive Zeit pro Tag 6,0 Stunden Entspricht Arbeitsstunden pro Jahr 1.260,0 Stunden Unter dem Strick sollen bleiben: EUR + ESt, KiSt, SolZ EUR + Anwaltsversorgung EUR + Krankenkasse = EUR + Betriebsausgaben EUR erforderlicher Nettoumsatz EUR Nettoumsatz pro Stunde = EUR/1260h = 126,58 EUR. Steuern berechnet nach zve von EUR, nicht verheiratet, keine Kinder;

17 Schritt 2: Analysieren Sie, welche Mandate lukrativ sind.

18 Lukrative Mandate Lukativ sind Mandate mit einem höheren Deckungsbeitrag. Entweder müssen Sie das Mandat bei gleicher Vergütung schneller bearbeiten oder eine höhere Vergütung pro Zeiteinheit bekommen ( Fachanwalt für hohe Streitwerte ) Nicht: jedes Mandat ist gut - jedes falsche Mandat kostet Geld.

19 Mandate mit Potential Aber: zur langfristigen Entwicklung von Rechtsgebieten oder Branchen müssen ggf. auch wenig lukrative/defizitäte Mandate bearbeitet werden. Klumpenrisiko bei Mandanten oder Brachen? (Bsp. Meyer Brown/GM).

20 Deckungsbeitrag Berechnen Sie immer den Deckungsbeitrag für einzelne Mandate und Mandaten. Realisierter Umsatz (Honorar + Auslagen)./. direkt zurechenbare Kosten = Deckungsbeitrag eigene Arbeit?

21 Umsatz pro Stunde Ermitteln Sie in jedem Mandat immer den eigenen Umsatz pro Stunde, auch bei Abrechnung nach RVG etc. Deckungsbeitrag Eigene Zeit im Mandat Beispiel: Rechnung = EUR; 200 EUR sind uneinbringlich; direkt zurechenbare Kosten (Auslagen + Sekretärin) = 150 EUR. Eigener Aufwand 7 Stunden. 850 EUR ( ) / 7 Stunden = rd. 121 EUR/Stunde

22 Mandatspolitik Mandat Mandant Rechtsgebiet Stunden Stundensatz Beratung Müller GesellschaftsR Meyer./. X Meyer Forensik U-Kauf Meyer GesellschaftsR Herausgabe Müller Forensik Mandant Stunden Stundensatz Müller Meyer Rechtsgebiet Stunden Stundensatz GesellschaftsR Forensik

23 Mandatspolitik Schritt 3: Nehmen Sie die richtigen Mandate an (Positionierung). Lehnen Sie die falschen Mandate ab.

24 Geschäftsmodelle Geschäftsmodelle der JUVE-Top 50-Kanzleien 1200 Top 50 Kanzleien nach Umsatz pro Berufsträger/Anzahl der Berufsträger Umsatz pro Berufsträger Anzahl der Berufsträger Quelle: Selbst erstellt unter Verwendung der in JUVE Rechtsmarkt 10/2010, S. 62 ff. veröffentlichen Zahlen

25 Erfolgsfaktor Ohne gute Buchhaltung und ohne Zeiterfassung geht es nicht.

26 Beratungsbedarf sehen Mehr Mandate mit den Mandanten.

27 Cross-Selling Vorteile von Cross-Selling : Einfachere Akquise Effizientere Zusammenarbeit Sinkende Preissensibilität Gestiegene Mandantenbindung Mehr Weiterempfehlungen

28 Am Puls des Mandanten Erfassen Sie die Situation Ihres Mandanten und analysieren Sie seinen Beratungsbedarf. Sprechen Sie die Mandanten direkt an, wenn Sie glauben, Sie können ihm einen Mehrwert bieten.

29 Kontaktpflege Werkzeuge zur Pflege der Mandantenkontakte sind eine gute Investition.

30 Clever abrechnen.

31 Vereinbarung der Vergütung Der Anwalt soll für die außergerichtliche Beratung, die Erstellung von Gutachten und die Mediation auf eine Vergütungsvereinbarung hinwirken ( 34 RVG).

32 So machen es die Kollegen Zumeist wird nach den gesetzlichen Gebühren abgerechnet bzw. diese werden vereinbart. Zeitbasierte Vergütung nach Stundensätzen (30,7% immer/häufig, 29,3% gelegentlich). Pauschalvergütungen (36,2% immer/häufig; 51,4% gelegentlich). Quelle: Soldan Vergütungsbarometer 2008

33 Unterschiede Je größer die Kanzlei und je höher der Anteil gewerblicher Mandanten, desto häufiger werden zeitabhängige Vergütungen vereinbart. Spezialisierte Rechtsanwälte vereinbaren häufiger zeitabhängige Vergütungen als ihre nicht spezialisierten Kollegen. Quelle: Soldan Vergütungsbarometer 2008

34 Höhe der Stundensätze Durchschnittlicher fester Stundensatz liegt bei 182,-- EUR, aber erhebliche Unterschiede. Veraltete Zahlen Quelle: Soldan Vergütungsbarometer 2008

35 Vorsicht Falle Problem bei Stundensatz mit Kappungsgrenze EUR Vereinbarte Pauschale bzw. Kappungsgrenze Gewinnzone Verlustzone Anders als bei einer Pauschalvereinbarung steht bei einem Stundenhonorar mit Kappungsgrenze dem Verlustrisiko keine Gewinnchance gegenüber. Erbrachte Stunden

36 Geld reinholen.

37 Realisation erhöhen Vorschüsse; konsequente und zeitnahe Abrechnung der unfertigen Leistungen. Richtigen Zeitpunkt für Abschlag/Rechnung wählen (Zufriedenheitskurve). Aktive Erläuterung des Mehrwerts. Laufende Kontrolle der offenen Posten - konsequenter Forderungseinzug.

38 Erfolgshebel 2: Ausgaben (Kosten)

39 Kostenquote Kostenquote = Betriebsausgaben Nettoumsatz Ein Fünftel der Rechtsanwälte kennt die Kostenquote ihrer Kanzlei nicht. (Hommerich/Kilian, AnwBl. 10/2008, S. 708 f.)

40 Kostenquote Kostenquoten unterschiedlicher Kanzleitypen sind ähnlich. Je nach Studie zwischen 50 % (Einzelanwälte) und 55 % (Sozietäten mit mehr als 100 Anwälten) - jeweils ohne Inhabergehälter. Langfristig geringer Hebel für Ertrag. (Hommerich/Kilian, AnwBl. 10/2008, S. 708 f.)

41 Kostenquote Ab heute: Monatlich Aufwandskonten der Summenund Saldenliste durchsehen (Wo bleibt mein Geld?). Bei Mitarbeitern Auslastung prüfen (Zeiterfassung!).

42 Erfolgshebel 3: Leistung messen

43 Auswahlkriterien Kriterien für die Auswahl eines Rechtsanwalts: Möglichkeit zu schnellen Terminen/ sofortiges Gespräch (83%) Freundlichkeit des Personals (71%) Spezialisierung (80%), Fachanwalt (60%)... Preis der Beratung (32%) Hommerich/Kilian, BRAK 2007, 191 ff.

44 Mehr als Bauchgefühl You can t manage what you can t measure (Robert S. Kaplan)

45 Indikatoren Entwickeln Sie Indikatoren für das besondere Leistungsversprechen Ihrer Kanzlei (z.b. Zeit bis zum Rückruf). Denken Sie auch an Indikatoren für private Ziele (z.b. Abende pro Woche mit dem Partner). Finden Sie einfache Wege, die Daten zu erheben.

46 Erfolgshebel 4: Effizienter arbeiten

47 Verwirrend It must be noted that the legal profession is perhaps the most confusing, complex and with the most demanding requirements as a vertical when we come to the look at the usage and need for improvements in process relating to documents (Both hardcopy and digital). (bradham360, White Paper The Legal Market in Europe, Dezember 2010)

48 Abläufe Anwalt Ggf, Frist prüfen EB unterschreiben Arbeit an der Akte, Diktat Dokument korrigieren, ggf. überarbeiten Unterzeichnen, Fristen abzeichnen Sekretariat Akte heraussuchen Frist notieren, falls erforderlich Wiedervorlage Dokument schreiben, Anlagen etc. Korrekturen vornehmen Kopien erstellen, Versenden, Ablegen, ggf. Frist austragen, Wiedervorlage notieren Posteingang A

49 Prozesse optimieren Nehmen Sie alle Abläufe unter die Lupe. Erstellen von Rechnungen Aktenanlage/Ablage Fristen Rechnungstellung Wiedervorlage Posteingang MahnungenTelefonannahme Buchhaltung... Postverteilung

50 Prozesse optimieren ToDo: Identifizieren der Hauptleistungsprozesse. Zerlegen in Einzelschritte. Klare Festlegung von Zuständigkeiten. Aufschreiben der Prozesse (verringert Fehler, erleichtert Einarbeitung neuer Mitarbeiter, hilft Ineffizienzen zu erkennen, Wiedereinsetzung).

51 Kapazität & Produktivität Die zentrale Ressource einer Anwaltskanzlei sind die dort tätigen Anwälte und ihre Arbeitszeit. Diese Ressource sollte daher besonders im Focus stehen.

52 Kapazität & Produktivität Wie viel (produktive) Arbeitszeit steht zur Verfügung? Wie wird diese Zeit genutzt? Wie viel der auf Mandatsarbeit verwendeten Zeit wird abgerechnet? Auslastung der Mitarbeiter?

53 Zeitmanagement "Zeitnot ist kein Betriebsunfall Johanna Busmann im Interview mit Anja Hall auf LTO.de,

54 Zeitmanagement Zeitfresser überlisten: Vorausschauende Tagesplanung. Unangenehmes sofort erledigen. Vorgänge nur 1 Mal in die Hand nehmen. Aufteilen der Arbeitszeit in Zeiten mit und ohne Störung (aktive/passive Telefonzeit, Rückfragezeit für MA, Stille Stunde ).

55 Tools und mehr Erfolgshebel 5: Tools nutzen

56 Wo steckt Potential? Standardprozesse - I Stammdatenverwaltung (Kollisionsprüfung, Schriftsätze, GwG, 13b UStG, diverse Kontakte mit Mandanten) Erstellen von Schriftsätzen, Verwaltung von Vorlagen Elektronische Kommunikation (EGVP, drebis) Unterstützung bei der Abrechung nach RVG, Zeit etc.

57 Wo steckt Potential? Standardprozesse - II Zeiterfassung und Auswertung Mandanten- und Kanzleibuchhaltung und Erstellung diverser Auswertungen Wissensmanagement, Literaturverwaltung, Fundstellenverwaltung Personalverwaltung Marketing...

58 (fast) Alles drin Komplettpakete - Anwaltssoftware Je nach Schätzung nutzen etwa 40% bis 75% der Kanzleien Anwaltssoftware. Allgemein wird davon ausgegangen, dass der Anteil im Zuge der Einführung des elektronischen Anwaltspostfachs steigt.

59 Unübersichtlicher Markt Viele verschiedene Anwaltsprogramme mit unterschiedlicher Ausrichtung auf dem Markt. ra-micro ReNoStar ReNoFlex DATEV Anw alt classic pro AnNoText LECARE Advo-w are Kanzleisoftw are Kanzlei Manager Haufe Advolux Kanzleisoftw are a-jur-kanzleisof tw are Sonstige Ergebnisse der Befragung der Arbeitsgemeinschaft Kanzleimanagement, 2012

60 Was ist Anwälten wichtig? Wichtige Funktionen von Kanzleisoftware: Berufsträger Wichtigkeit der jeweiligen Funktion 1,00 1,50 2,00 2,50 3,00 3,50 4, Aktenverwaltung Adressverwaltung Fristenverwaltung Abrechnung/Rechnungstellung Verwalten ersteller Dokumente Aufgaben- und Terminverwaltung Vorlagen und Muster Verwalten erhaltener Dokumente Betriebswirtschaftliche Auswertung Zeiterfassung Webakte Projektplanung Ergebnisse der Befragung der Arbeitsgemeinschaft Kanzleimanagement, 2012

61 Trends Trends bei Kanzleisoftware: Unterstützung für mobile Geräte Browserbasierte Lösungen Cloud-Synchronisation Verbesserung der betriebswirtschaftlichen Steuerung der Kanzlei? CRM, Kontaktmanagement?? Ergebnisse der Befragung der Arbeitsgemeinschaft Kanzleimanagement, 2012

62 Welche Software ist gut? Zufriedenheit mit Kanzleisoftware:

63 Und der Support? Zufriedenheit mit EDV-Dienstleister: 1,90 2,00 2,10 2,20 2,30 2,40 2,50 Vertragshändler Sonstige Dienstleister Reaktionsgeschwindigkeit bei Problemen Problemlösungskompetenz Know-how Preis-/Leistungsverhältnis Ergebnisse der Befragung der Arbeitsgemeinschaft Kanzleimanagement, 2012

64 Auswahl Tipps für Auswahl: Anforderungsprofil auf Basis der definierten Prozesse in der Kanzlei (Pflichtenheft) Entscheidungsmatrix Betrachtung der Gesamtkosten Was sagen Kollegen?

65 Fokussiert Spezialsoftware Tipp: App-Stores durchsuchen

66 Spezialsoftware Dokumentenmanagementsoftware (DMS) z.b. Nuance Paperport, Epona DMS4Legal auf Basis SharePoint, Canon Therefore,... Kontaktmanagement (CRM) z.b. Vertec Anwalt, cobra computer s brainware,... Diktatsoftware z.b. Thax Software, Dragon NaturallySpeaking legal,...

67 Spezialsoftware Zeiterfassung und Abrechnung z.b. timesos, timeedition, tikit Carpe Diem, Sage TimeSheet,... Literaturverwaltung z.b. LEI A 2.1, JULIT,... Wissensmanagement z.b. SharePoint, Normfall-Manager,...

68 Datenmodell A Reporting Controlling Finanzbuchhaltung Weitere Quellen Personalwesen Zeiterfassung Mandantenbuchhaltung

69 Und jetzt?

70 Die nächsten Schritte Erfolgshebel 1: Umsatz rauf Erfolgshebel 2: Kosten runter Erfolgshebel 3: Erfolgshebel 4: Erfolgshebel 5: Leistung messen Effizienz steigern Tools nutzen

71 Die nächsten Schritte Den eigenen Stundensatz kennen. Mandate und Mandanten analysieren. Die falschen Mandate ablehnen. Positionierung der Kanzlei optimieren. Kosten im Blick haben. Eigene Leistung messen. Prozesse analysieren und Zeitfresser identifizieren Werkzeuge optimieren.

72 Vielen Dank für die Aufmerksamkeit - jetzt sind Sie dran! Hermann-Schlikker-Straße Schüttorf mail@tryffel.de