Handbuch. Gourmet à la click Warenwirtschaft

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1 Handbuch Gourmet à la Click WWS Handbuch Gourmet à la click Warenwirtschaft GastgeberInnen- Handbuch Gourmet Menü-Service GmbH & Co KG 1

2 Inhaltsverzeichnis 1. HERZLICH WILLKOMMEN BEI GOURMET À LA CLICK FRAGEN UND ANTWORTEN LOGIN UND STARTSEITE FUNKTIONEN BESTELLUNGEN Startseite Katalog Suche Bestellung SPEISEKARTE Drucken Artikel hinzufügen Preise ändern Lagerstand ändern HANDEINGABE Handeingabe von Bestellungen Manuelle Tagesabrechnung (für die GastgeberIn) MITARBEITER ABRECHNUNG ESSERVERWALTUNG Überblick Suche nach Essern Neue Esser anlegen Esser deaktivieren Daten von Essern ändern Sortierung der Esserdaten Aktivsetzen eines inaktiven Essers ABMELDEN ZUSATZFUNKTIONEN MENÜS & AKTIONEN IM À LA CLICK Bestellung Abrechung des Gourmet-Rabatts an Ihr Unternehmen Kommunikation an Ihre Gäste AKTIONEN MENÜPLAN (FUNKTION WIRD NUR BEI MENÜPLANKUNDEN VERWENDET) Menüplan frei schalten Menüplan eingeben Die Bearbeitung im Detail Gourmet Menü-Service GmbH & Co KG 2

3 1. Herzlich Willkommen bei Gourmet à la Click à la click Die innovative Art der Menübestellung! Dem Clicklichen schlägt keine Stunde. Mit Gourmet à la click bestellen Ihre Gäste online direkt von ihrem Arbeitsplatz aus oder am zentralen Gourmet-Terminal. Wann immer Sie wollen: 24 Stunden lang. Außerdem gibt s alle Informationen via Mouse-Click : die vielfältige Speisekarte, Saisonales, Aktionen, Ernährungstipps, u.v.m. Das Click ist ab sofort auf Ihrer Seite. Wer Gourmet hat, der hat Click Für Sie ist à la click ein einfaches und bequemes Bestell- und Logistiksystem in einem. Ihr Administrationsaufwand sinkt erheblich. Wir übernehmen die Gesamtwartung und die Betreuung. Sie erhalten alle wichtigen Informationen über Sortimente, Aktionen, Lagerstand, u.v.m. ganz einfach per Mouse-Click. Auf den nachfolgenden Seiten haben wir eine detaillierte Beschreibung von à la click für Sie vorbereitet. Wenn Sie dennoch weitere Fragen haben, können Sie sich jederzeit an uns wenden unter der Telefonnummer: à la click Hotline: 050/ Wir wünschen Ihnen viel Freude mit Gourmet à la click! Ihr Gourmet-Team Gourmet Menü-Service GmbH & Co KG 3

4 2. Fragen und Antworten - Kann ich Bestellungen vergangener Tage ändern? Nein. Sie können jedoch in Ausnahmefällen eine Rechnungskorrektur durchführen. Wenden Sie sich dafür bitte an unsere telefonische Beratung unter der Nummer 050/ Kann ich Esser löschen? Nein, Esser können nur deaktiviert aber nicht gelöscht werden. Lesen Sie dazu bitte Kapitel Esser deaktivieren. - Kann ich Namen von Gästen ändern? Ja, Namen von gästen können in der Esserverwaltung geändert werden. Siehe dazu bitte Kapitel Daten von Essern ändern. - Ich finde Artikel in der Speisekarte nicht Woran kann es liegen? Es kann sein, dass Sie einen inaktiven Artikel suchen. Nehmen Sie das Hackerl in der Übersichts-Zeile (ganz oben) raus und klicken Sie auf suchen. Dann werden Ihnen alle aktiven und inaktiven Artikel angezeigt. - Ein Esser kann nicht angelegt werden Woran kann es liegen? - Es kann sein, dass Sie einen bereits vergebenen Namen oder ein bereits vergebenes Kürzel für den neuen Esser verwenden. Das ist nicht zulässig. - Es kann sein, dass Sie nicht alle Felder ausgefüllt haben. Für genauere Informationen siehe bitte Kapitel Neue Esser anlegen. - Ein Gast kommt nicht mehr ins System Was kann ich tun? Wenn ein Gast nicht mehr ins System kommt, können Sie sein Passwort zurücksetzen und ein neues vergeben. Mit dem neuen Passwort kann der betroffene Gast wieder ins System einsteigen. Für nähere Informationen zu dem Thema lesen Sie bitte Kapitel Daten von Essern ändern. Gourmet Menü-Service GmbH & Co KG 4

5 3. Login und Startseite Um zur Login-Seite zu gelangen, geben Sie folgende Adresse in Ihren Browser (Internet Explorer) ein: Hier tragen Sie nun Ihren Usernamen (Kundennummer) und Ihr Passwort ein (siehe Abb. 1) Abb.1: Login à la click Klicken Sie dann auf das Feld Abb.2) und Sie gelangen automatisch zur Startseite (siehe Gourmet Menü-Service GmbH & Co KG 5

6 4. Funktionen In diesem Kapitel finden Sie Beschreibungen zu den Funktionen der Startseite (siehe Abb.2). Abb.2: Startseite Gourmet Menü-Service GmbH & Co KG 6

7 4.1 Bestellungen Mit der Funktion Bestellungen können Sie Ihre Bestellung aus unterschiedlichen Katalogen tätigen, nach Artikeln suchen und den Status abgeschickter Bestellungen überprüfen. Im Fenster Bestellungen sehen Sie eine Leiste mit folgendem Inhalt: Abb Die einzelnen Funktionen werden im Folgenden erklärt Startseite Wenn Sie in die Bestellungen einsteigen, befinden Sie sich zunächst auf der. Abb Mit Hilfe der Katalog-Funktion im linken Teil der Startseite können Sie sich durch unser Angebot bewegen, indem Sie die jeweiligen Kategorien anklicken. Durch Klick auf die jeweilige Speise wird diese zu Ihrer Bestellliste hinzugefügt. Informationen zu unserem attraktiven Angebot Menüs & Aktionen finden Sie unter den Zusatzfunktionen im Kapitel 5.1. In der mittleren Spalte finden Sie spezielle Angebote, die je nach Aktion und Saison variieren. Durch Klicken auf die jeweilige Speise wird diese zu Ihrer Bestellliste hinzugefügt. Die Wunschliste zeigt Ihnen, gereiht nach Häufigkeit, die Speisenwünsche Ihrer Gäste. Die Zahl in der Klammer zeigt die Häufigkeit der Wünsche für das jeweilige Gericht. Aus datenschutzrechtlichen Gründen können Sie hier nur die Anzahl der Gäste, die sich das Gericht wünschen, sehen, nicht aber wer sich was wünscht. Nutzen Sie diese Liste, um Ihre Bestellung entsprechend der Wünsche und Bedürfnisse Ihrer Gäste zu gestalten. Durch einen einfachen Klick auf die Speise wird der Wunsch -Artikel Ihrer Bestellliste angefügt. Wenn der Artikel nach der Bestellung nicht aus der Wunschliste verschwindet, können Sie ihn mit einem Klick auf aus der Wunschliste entfernen. Gourmet Menü-Service GmbH & Co KG 7

8 4.1.2 Katalog Mit einem Klick auf stehen Ihnen die gleichen Möglichkeiten zur Verfügung wie in der ersten Spalte der Startseite. Sie können sich durch unser Angebot bewegen, indem Sie die jeweiligen Kategorien anklicken: Abb Durch einen Klick auf die Kategorie Zartes vom Geflügel zum Beispiel, gelangen Sie zu allen Geflügelgerichten (siehe Abb.2.1.4). Abb Durch einen Klick auf den Button Durch Klick auf das vor der Speisenbezeichnung, können Sie nähere Informationen zu der ausgewählten Speise abrufen (siehe Abb.2.1.5). wird die Speise zu Ihrer Bestellliste hinzugefügt Abb Gourmet Menü-Service GmbH & Co KG 8

9 4.1.3 Suche Klicken Sie auf um nach bestimmten Artikeln zu suchen. Abb Die Suche erfolgt nach Kriterien/Symbolen zb. vegetarisch, laktosefrei und/oder nach einem Suchtext. Den Suchtext geben Sie bitte im Feld Suchkriterium ein, zb. Huhn, asiatisch, Reis Nach Auswahl der Kriterien/Symbole bzw. Eingabe des Suchtextes klicken Sie auf. In der rechten Spalte erscheinen die Ergebnisse, wobei hier ebenfalls durch Klicken auf den gewünschten Artikel dieser der aktuellen Bestellliste hinzugefügt wird. Abb Gourmet Menü-Service GmbH & Co KG 9

10 4.1.4 Bestellung Der Punkt besteht aus zwei Teilen: Abb Die beiden Funktionen werden im Folgenden erklärt Bestellung bei Gourmet (= Aktuelle Bestellung) Zu Beginn befinden Sie sich bei Ihrer aktuellen Bestellung: Abb In der linken Spalte finden Sie wieder die Funktion Katalog. Auf der rechten Seite befindet sich die Schnellbestellung (siehe Abb.2.1.9). Hier können Sie unter Eingabe einer Artikelnummer und der gewünschten Menge (Verpackungseinheiten) ebenfalls Artikel der aktuellen Bestellliste mit Klick auf hinzufügen. Unter der Schnellbestellung befindet sich Ihre aktuelle Bestellliste. Hier können Sie die Menge der vorhandenen Artikel ändern und Ihren nächstmöglichen Liefertag angeben. Den Liefertag sollten Sie bereits nach Eingabe der ersten Artikelnummer ausfüllen, um alle aktuellen Artikel bestellen zu können. (Dies ist vor allem für Aktionsartikel wichtig, die erst ab einem bestimmten Tag verfügbar sind.) Gourmet Menü-Service GmbH & Co KG 10

11 Wichtig: Nach Änderung dieser Daten klicken Sie auf. Jeder Artikel hat seine eigene Zeile, in welcher die Artikelnummer, der Artikeltext, die Bestellmenge, die Anzahl der Portionen pro Verkaufseinheit und der Preis angezeigt werden. Zusätzlich befindet sich für jeden Artikel, ganz rechts in jeder Zeile, ein Kästchen ( ). Mit einem Klick darauf haben Sie den Artikel markiert und können diesen mit der Funktion löschen. Bestellung abschicken: Sobald Sie einen gültigen Liefertag eingegeben und die Mindestbestellsumme erreicht haben, erscheint rechts unten folgender Befehl: darauf senden Sie Ihre Bestellung an Gourmet.. Mit einem Klick Achtung: Wenn Sie den Button unbearbeitet. nicht anklicken bleibt Ihre Bestellung offen und Gourmet Menü-Service GmbH & Co KG 11

12 Warenübernahme (= Offene Bestellungen) In der linken Spalte sehen Sie wieder die Funktion Katalog. In der rechten Spalte sehen Sie Ihre offenen Bestellungen. Jede Bestellung ist hier mit dem Bestelldatum, dem Liefertag und dem Status angeführt. Zu Beginn lautet der Status wird von Telesale bearbeitet. Das bedeutet, Ihre Bestellung wird von unseren Gourmet-MitarbeiterInnen ausgeführt (siehe Abb ). Abb Wenn die Bestellung bereits bearbeitet wurde, ändert sich der Status auf in Zustellung. (siehe Abb ) Abb Gourmet Menü-Service GmbH & Co KG 12

13 Warenübernahme: Wenn Sie die Lieferung erhalten, können Sie mit einem Klick auf das Bestelldatum (z.b. wie in Abb ) die jeweilige Bestellung öffnen. Abb Vergleichen Sie die Mengen am Computer mit der erhaltenen Ware und korrigieren Sie diese bei Abweichungen. Tragen Sie dazu die tatsächlich erhaltene Menge (in VPE = Verpackungseinheiten) im System ein (siehe Abb ). Um eventuelle Änderungen der Liefermenge zu übernehmen, klicken Sie auf. Wenn alles übereinstimmt, können Sie die Lieferung mit Klick auf übernehmen. Der Lagerstand in der Speisekarte wird automatisch mit Ihrer Bestellung ergänzt. Gourmet Menü-Service GmbH & Co KG 13

14 4.2 Speisekarte Die Speisekarte gibt Ihnen einen Überblick über alle Artikel, die Sie schon einmal bestellt haben und auf Lager hatten. Außerdem erfahren Sie hier den jeweiligen Lagerstand der Speisen in der Spalte Lager. Ein Hackerl hier, um alle lagernden Artikel zu sehen Ein Hackerl hier, um alle gestützten Artikel zu sehen Alle Artikel, die Sie schon einmal auf Lager hatten Abb.2.2: Speisekarte Wenn Sie in die Speisekarte einsteigen, sehen Sie zunächst alle aktiven Artikel, das sind alle Artikel, die Sie schon einmal bestellt haben und auf Lager hatten. Darüber hinaus können Sie in der Speisekarte unter Eingabe verschiedener Kriterien einzelne Produkte oder Produktgruppen filtern, Artikel suchen und Ihren Lagerstand anzeigen. Sie können nach den folgenden Kriterien suchen (siehe Abb bis 2.2.3): Abb (z.b. nur Fisch Gerichte) Abb (z.b. Eingabe der Artikelnummer oder -beschreibung) Abb (z.b. alle lagernden Artikel so sehen Sie auf einen Blick, welche Artikel Sie aktuell auf Lager haben; Oder alle Artikel, die Ihr Unternehmen stützt) Nach der Eingabe der Suchkriterien einfach auf Auswahl an Artikeln wird angezeigt. (siehe Abb. 2.2) klicken und die gewünschte Gourmet Menü-Service GmbH & Co KG 14

15 4.2.1 Drucken Mit einem Click auf den Button Lagerstand, ausdrucken. können Sie rasch verschiedene Listen, z. B. Ihren Artikel hinzufügen Artikel können hinzugefügt werden, indem Sie die jeweilige Artikelnummer in das Feld Artikel hinzufügen links oben am Bildschirm (siehe Abb und Abb. 2.2) eingeben. Abb Sollte Ihnen eine Artikelnummer nicht bekannt sein, können Sie mit einem Click auf die Lupe danach suchen. Es öffnet sich ein Suchfeld (siehe Abb.2.2.6). Abb Geben Sie den Namen des Gerichtes ein und klicken Sie auf um die Artikelnummer anzuzeigen. Anschließend können Sie die Artikelnummer auswählen und anklicken. Geben Sie danach noch die gewünschte Menge bei Stück ein. Mit Klicken auf das Diskettensymbol speichern Sie den Artikel. o Die Anwendung Artikel hinzufügen ist nur nötig, wenn ein Artikel zwar in der Lieferung vorhanden ist, aber nicht automatisch ins System übernommen wurde und daher nachgebucht werden muss. Dies ist der Fall, wenn Sie die Speisen telefonisch oder per Fax bei Gourmet Menü-Service bestellt haben. o Ebenso wird die Funktion Artikel hinzufügen benötigt, wenn die Menge im System nicht mit dem tatsächlichen Lagerbestand übereinstimmt. Die Menge kann hier angepasst werden. Wichtig: Nach Änderungen klicken Sie links unten in der Speisekarte auf um die Änderungen im Frontend, also für den Esser, sichtbar zu machen. Gourmet Menü-Service GmbH & Co KG 15

16 4.2.3 Preise ändern In der Spalte (siehe Abb. 2.2) können Sie die Preise für Ihre MitarbeiterInnen ändern. Anschließend müssen Sie ein Hackerl bei Fixpreis setzten, dass der Preis so bleibt. Die geänderten Preise werden dann für alle Gäste angezeigt. Bitte bestätigen Sie die Änderungen wie folgt. ÄNDERUNGEN BESTÄTIGEN: Wenn Sie nur eine Position ändern, müssen Sie anschließend mit der Maus in ein anderes Feld klicken. Dann erscheinen rechts unten in der Speisekarte folgende Befehle: danach links unten auf den Esser, sichtbar zu machen. Wenn Sie mehrere Positionen ändern, erscheinen die Befehle. Klicken Sie nun auf und um die Änderungen im Frontend, also für von selbst und Sie können wie oben fortfahren: anklicken und danach Lagerstand ändern In der Spalte können Sie den Lagerstand Ihrer Artikel ändern. Danach bestätigen Sie die Änderungen wie in erklärt. Ist der Lagerstand null, kann dieses Produkt nicht mehr von den Gästen bestellt werden. Achtung: Bitte nehmen Sie Änderungen am Lagerstand erst nach Bestellschluss vor, da es andernfalls zu Differenzen bei den Lagerständen kommen kann! Gourmet Menü-Service GmbH & Co KG 16

17 4.3 Handeingabe In der Handeingabe sehen Sie die Tagesbestellungen Ihrer Gäste. Diese Liste können Sie sich ausdrucken um die richtigen Speisen für die tägliche Zubereitung aus dem Tiefkühler zu entnehmen. Außerdem können Sie hier telefonische Bestellungen Ihrer Gäste im System nachtragen Handeingabe von Bestellungen Hier sehen Sie die aktuellen Vorbestellungen Ihrer Gäste. Diese sind nach dem jeweiligen Turnus geordnet, sofern Sie mehrere Turni (Essenszeiten) haben. Die Vorbestellungen können Sie mit einem Klick auf ausdrucken. Damit Sie immer den aktuellen Überblick haben, können Sie mit einem Klick hier die Vorbestellungen aktualisieren. Abb Sollte eine Bestellung eines Gastes noch nicht bestätigt sein, so sehen Sie diese Bestellung unterhalb der bereits bestätigten Bestellungen (siehe Abb.4.3.2). Sie können die Bestätigung dann nachholen oder die Speise mit einem Klick auf aus der Liste entfernen. Tipp: Wir empfehlen bei diesen Gästen auch direkt nachzufragen, ob Sie ihre Bestellung bestätigen oder stornieren möchten. Abb Achtung: Stornierungen können nur für den aktuellen Tag einfach über die Handeingabe vorgenommen werden. Stornierungen für vergangene Tage können in Ausnahmefällen über die Rechnungskorrektur durchgeführt werden. Wenden Sie sich dafür bitte an unsere telefonische Beratung unter der Nummer 050/ Gourmet Menü-Service GmbH & Co KG 17

18 Bestellungen für den heutigen Tag oder zukünftige Tage hinzufügen Wollen Sie eine Bestellung für einen Gast hinzufügen, klicken Sie links oben auf. Wollen Sie eine Bestellung für einen zukünftigen Tag anfügen, müssen Sie vorher das gewünschte Datum im Feld neben eingeben und anschließend auf klicken. Es öffnet sich ein weiteres Fenster, welches folgendermaßen aussieht: Abb Name/PersonalNr Bei Name/PersonalNr können Sie den Namen des Gastes oder seine PersonalNr eingeben. Es reichen die Anfangsbuchstaben bzw. die ersten Ziffern. Dann können Sie den jeweiligen Gast auswählen und mit Enter bestätigen. Die AusweisNr füllt sich automatisch aus. Das Feld Name/PersonalNr ist kein Pflichtfeld. Eine Bestellung kann auch ohne dieses Feld abgeschickt werden. Diese Eingabemöglichkeit dient nur der einfacheren Handhabung, da die Gäste ihre AusweisNr meist nicht wissen. AusweisNr Wenn Sie die AusweisNr des Gastes wissen, können Sie diese auch gleich direkt in das Feld AusweisNr eintragen. Durch Anklicken der Lupe neben dem Feld AusweisNr. haben Sie ebenfalls die Möglichkeit, den Namen oder die PersonalNr des Mitarbeiters zu suchen und auszuwählen. Die AusweisNr füllt sich dann automatisch aus. Das Feld AusweisNr. Ist ein Pflichtfeld und muss daher befüllt werden. Nachdem Sie den gewünschten Esser gewählt haben, können Sie nun folgendes eingeben: Portionen Hier können Sie die Anzahl der Portionen (1-99 Stück) eintragen. Beachten Sie bitte den Lagerstand der jeweiligen Speise (ersichtlich in der Klammer neben dem Artikel ). Wenn Sie mehr Gerichte bestellen, als Sie auf Lager haben, bekommen Sie eine Fehlermeldung (siehe Abb.4.3.4). Dadurch soll verhindert werden, dass Minusbestände entstehen. Abb Gourmet Menü-Service GmbH & Co KG 18

19 Artikel Bei Artikel können Sie den gesamten Namen des ausgewählten Gerichtes oder Teile davon eingeben. Ebenso ist es möglich die ArtikelNr. oder Teile davon einzugeben. Es öffnet sich ein Auswahlfeld (siehe Abb ). In der Klammer neben der Produktbezeichnung sehen Sie den Lagerstand der jeweiligen Artikel. Wählen Sie hier die gewünschte Speise aus und bestätigen Sie mit Enter. Die dazugehörige ArtikelNr wird automatisch übernommen. Wenn Sie alle lagernden Speisen sehen möchten, geben Sie bitte einen Stern (*) in das Feld Artikel ein und schon erhalten Sie die Übersicht. Abb ArtikelNr Ist Ihnen die ArtikelNr bekannt, können Sie diese direkt in das Feld ArtikelNr. eintragen. Das Feld Artikel bleibt dann leer. Turnus Hier können Sie den jeweiligen Turnus auswählen, falls es in Ihrem Unternehmen mehrere Essensturni gibt. Wenn Sie alle nötigen Felder ausgefüllt haben, klicken Sie auf die Bestellung wird der Vorbestellliste hinzugefügt. und Alle Bestellungen (ob für heute, zukünftige oder vergangene Tage) werden in der Nacht in die Abrechnung eingespielt. Gourmet Menü-Service GmbH & Co KG 19

20 Bestellungen für vergangene Tage hinzufügen Wollen Sie eine Bestellung für einen Gast für einen vergangenen Tag hinzufügen, so wählen Sie das gewünschte Datum im Feld neben aus und klicken Sie anschließend auf. Es öffnet sich ein weiteres Fenster, welches folgendermaßen aussieht: Abb AusweisNr Wenn Sie die AusweisNr des Gastes wissen, können Sie diese gleich direkt in das Feld eintragen. Durch Anklicken der Lupe neben dem Feld AusweisNr. haben Sie die Möglichkeit, den Namen oder die PersonalNr. des Mitarbeiters bzw. nur die Anfangsbuchstaben einzugeben. Mit einem anschließenden Click auf erscheint eine Liste mit entsprechenden Mitarbeitern. Daraus kann der gewünschte Gast ausgewählt werden. Anschließend füllt sich das Feld AusweisNr automatisch aus. Portionen Hier können Sie die Anzahl der Portionen (1-10 Stück) eintragen. Vorbestellbare Artikel Hier können Sie durch einen Klick auf den Pfeil auswählen. aus einer Liste aller lagernden Artikel Turnus Hier können Sie den jeweiligen Turnus auswählen, falls es in Ihrem Unternehmen mehrere Essensturni gibt. Wenn Sie alle nötigen Felder ausgefüllt haben, klicken Sie auf die Bestellung wird der Vorbestellliste hinzugefügt. und Alle Bestellungen (ob für heute, zukünftige oder vergangene Tage) werden in der Nacht in die Abrechnung eingespielt. Gourmet Menü-Service GmbH & Co KG 20

21 4.3.2 Manuelle Tagesabrechnung (für die GastgeberIn) Sie, als GastgeberIn, haben die Möglichkeit, für jeden einzelnen Gast die Abrechnung zu erstellen, sobald der Turnus abgelaufen ist. Hierfür gibt es einen eigenen Button. Abb Wird dieser Button betätigt, erscheint folgende Meldung: Gourmet Testesser, Abb Bitte bestätigen Sie diese mit. Danach erscheint ein Rechnungsauszug, der als Bestätigung für den Mitarbeiter ausgedruckt werden kann. Dieser sieht wie folgt aus: Abb Die manuellen Tagesabrechnungen sind ab dem folgenden Tag im System sichtbar. Gourmet Menü-Service GmbH & Co KG 21

22 4.4 Mitarbeiter Abrechnung In der Mitarbeiter Abrechnung können Sie Monatsabrechnungen für die konsumierten Speisen Ihrer Gäste erstellen und diese auch ins Excel übertragen. Abb Wählen Sie dazu zunächst den gewünschten Zeitraum und klicken Sie auf. Nun sehen Sie unter dem Eingabefeld die Abrechnung für den gewünschten Zeitraum. Um die Abrechnung auszudrucken klicken Sie auf. Um die Abrechnung als Excel-Datei auszugeben klicken Sie auf Es erscheint ein eigenes Fenster. Sie können nun entweder die Exceldatei öffnen oder sie auf Ihrem Computer speichern: Abb Mit einem Klick auf können Detailabrechnungen generiert, also die Daten jedes einzelnen Mitarbeiters angezeigt, werden. Wenn Sie nur einen bestimmten Gast ansehen möchten, kann dieser mit der Funktion gefiltert werden. Geben Sie dazu bitte den Familiennamen des Gastes ein und klicken Sie auf filtern. Die Mitarbeiter Abrechnungen können in weiterer Folge mit einem Klick auf auch ins Excel übertragen werden. ZU BEACHTEN: Um die Detailabrechnung in Excel auszugeben, muss der Popup-Blocker in Ihrem Browser deaktiviert sein. Bitte zu diesem Zweck in Ihrer firmeneigenen EDV-Abteilung rückfragen. Vielen Dank! Die Mitarbeiter Abrechnungen sind nur 2 Monate im System gespeichert. Sollten Sie eine Jahresaufstellung brauchen, dann empfehlen wir Ihnen die Abrechnungen in Excel zu speichern. Nach dem 15. des Folgemonats kann nichts mehr an der Abrechnung geändert werden. Wenn Sie also noch Änderungen vornehmen möchten, bitten wir Sie dies vorher zu tun. zb. Die Abrechnung für Juni können Sie nur bis zum 15. Juli ändern. Gourmet Menü-Service GmbH & Co KG 22

23 4.5 Esserverwaltung Die Esserverwaltung dient der Verwaltung Ihrer Gäste. Sie können hier nach Gästen suchen, neue Gäste anlegen, Gäste deaktivieren und Daten von Gästen ändern Überblick Auf der Startseite der Esserverwaltung sehen Sie eine Liste mit den Mitarbeitern, die bei Ihnen Speisen bestellen können: Abb Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung: 1. Suche nach Essern (siehe 4.5.2) 2. Neue Esser anlegen (siehe 4.5.3) 3. Esser deaktivieren (siehe 3.3.4) 4. Daten von Essern (zb. Passwort) ändern (siehe 4.5.5) 5. Sortierung der Esserdaten (siehe 4.5.6) 6. Aktivsetzen eines inaktiven Essers (siehe 4.5.7) Suche nach Essern Diese Funktion erlaubt die Suche nach bereits eingetragenen Essern, um die Bearbeitung zu erleichtern. Beim Einstieg in die Esserverwaltung gibt Ihnen das System nur aktive Esser aus, also jene, die kein Austrittsdatum hinterlegt haben. Wenn Sie das Hackerl im Feld aktiv wegklicken und dann das Feld suchen betätigen, werden im Anschluss an die aktiven Esser, die bereits ausgetretenen Esser mit roter Hinterlegung angezeigt. Siehe dazu auch Kapitel Sortierung der Esserdaten. Gourmet Menü-Service GmbH & Co KG 23

24 4.5.3 Neue Esser anlegen Wenn Sie einen neuen Esser anlegen möchten, geben Sie seine Daten zunächst in die vorgesehenen Felder ein und wählen Sie bei Bedarf die zugehörige Personalgruppe aus. In den Feldern und geben Sie jeweils die StandortID plus die Personalnummer an (siehe Abb.4.5.1). Am besten, Sie orientieren sich an bereits angelegten Essern. Im Feld Passwort geben Sie wieder die Personalnummer ein. Beispiel: Ihre StandortID ist und die Personalnummer ist (vgl. Abb.4.5.1) In die beiden Felder und geben sie also ein. Der Inhalt der beiden Felder soll gleich sein. WICHTIG: Die Standort ID erhalten Sie unter der á la click Hotline: 050/ ! Wichtig: Erst wenn alle Felder mit den richtigen Daten befüllt sind, kann der Esser in die Liste übernommen werden! Achtung: Daten, zb. Personalnummern, Ausweisnummern, können nur einmal vergeben werden, auch wenn diese bereits inaktiv sind Esser deaktivieren Wollen Sie einen Esser deaktivieren, klicken Sie auf den Namen des Mitarbeiters und es öffnet sich ein Fenster mit seinen Daten (siehe Abb.4.5.2): Abb Hier geben Sie im Feld jenes Datum ein, mit dem der Esser ein letztes Mal bestellen kann. Ab diesem Tag ist sein Zugang gesperrt. Nach diesem Datum erscheint der Esser nicht mehr in der aktiven Esserliste und ab dem nächsten Monat nicht mehr in der Abrechnung. Das Datum geben Sie in diesem Format ein: Tag.Monat.Jahr zb Gourmet Menü-Service GmbH & Co KG 24

25 Zum Abschluss klicken Sie auf um Ihre Eingaben zu sichern. Achtung: 1. Es ist nicht möglich Esser zu löschen, sondern nur sie zu deaktivieren. 2. Wenn Sie Mitarbeiter nicht deaktivieren, so können diese weiterhin von zu Hause Speisen bestellen! Daten von Essern ändern Wollen Sie Daten eines Essers ändern, klicken Sie ebenfalls auf den Namen des jeweiligen Essers und Sie sehen sein Datenblatt (wie bei Austrittsdatum siehe Abb.4.5.2). Sie können Vorname, Nachname, Kürzel, Personalnummer, AusweisNr, Benutzername und Personalgruppe ändern, indem Sie einfach die bestehenden Daten überschreiben und dann auf klicken. Wichtig: Bleiben die Felder leer, so ändert sich das jeweilige Passwort nicht. Wenn Sie ein Passwort ändern wollen (zb. wenn jemand seines vergisst), müssen Sie beide Felder gleich ausfüllen und danach auf klicken. Somit haben Sie das Passwort geändert Sortierung der Esserdaten Sie können die Daten nach den folgenden Kriterien sortieren: Kürzel, PersonalNr, AusweisNr, Benutzername und Personalgruppe (siehe Abb ). Die Sortierung der Daten erfolgt mittels des Pfeilsymbols im gewünschten Feld. Abb Wenn Sie oben in der Leiste das Hackerl bei rauslöschen, werden die inaktiven Esser im Anschluss an die Esserliste angezeigt und farblich hinterlegt. Diese können bei Bedarf bearbeitet werden und natürlich auch wieder aktiv gesetzt werden. (siehe Abb.4.5.4) Abb Aktivsetzen eines inaktiven Essers Wenn Sie einen inaktiven Esser wieder aktiv setzen möchten, klicken Sie zunächst seinen Namen an. Es öffnet sich ein Fenster mit den Daten des Essers (siehe Abb.4.5.2) Anschließend löschen Sie das Austrittsdatum und klicken auf auch Abb.4.5.2). Somit ist der Esser wieder aktiv. (siehe dazu Gourmet Menü-Service GmbH & Co KG 25

26 4.6 Abmelden Abb Mit Klick auf abmelden melden Sie sich vom System ab. Es ist wichtig, dass Sie sich regelmäßig vom System abmelden, da nur so alle Daten aktualisiert werden können. Gourmet Menü-Service GmbH & Co KG 26

27 5. ZUSATZFUNKTIONEN 5.1. Menüs & Aktionen im à la click 5.2. Aktionen 5.3. Menüplan Gourmet Menü-Service GmbH & Co KG 27

28 5.1 Menüs & Aktionen im à la click Für die Gourmet-GastgeberIn ist für das Tagesgeschäft nur der 1. Punkt Bestellung relevant Bestellung Sie bestellen und kaufen wie bisher die Artikel aus dem bestehenden Sortiment zum bestehenden Preis. Unter Bestellungen finden Sie einen neuen Katalog Menüs & Aktionen ab, in dem Sie eine Übersicht über die kommenden Aktions-Wochen finden (vgl. Abb.5.1.1). Abb.5.1.1: Bestellseite Gourmet à la click Wenn Sie eine Aktions-Woche anklicken, sehen Sie alle Aktions-Speisen, die Ihren Gästen in dieser Woche als Menüs & Aktionen angeboten werden. Sie müssen einfach nur rechtzeitig bestellen, damit alle Gerichte in der angegebenen Aktions-Woche bei Ihnen im Tiefkühler sind. (vgl. Abb.5.1.2). Bei den Menüs & Aktionen werden nur Speisen aus dem aktuellen Sortiment eingesetzt - diese können dann, nach dem Aktionszeitraum, ganz einfach wie gewohnt verkauft werden. Abb.5.1.2: Ansicht Menüs und Aktionen Wenn Sie die Aktions-Speisen nicht rechtzeitig auf Lager haben bzw. zu geringe Mengen, können Ihre Gäste die Menüs und attraktiven Aktions-Speisen nicht genießen und sehen bei der Bestellung folgenden Infobanner:! Abb.5.1.3: Infobanner Achtung: Bestellen Sie die Aktions-Speisen immer rechtzeitig und in ausreichender Menge für die jeweilige Aktions-Woche. Gourmet Menü-Service GmbH & Co KG 28

29 5.1.2 Abrechung des Gourmet-Rabatts an Ihr Unternehmen Der Gourmet-Rabatt wird immer dann ausgelöst, wenn einer der Gäste ein Menü oder eine Aktions-Speise über den Menüs & Aktionen Banner bestellt (siehe Abb.5.1.8). Dieser Preisnachlass von Gourmet, ist von der unternehmensinternen Stützung völlig unabhängig. Bei Ihrer nächsten Gourmet-Rechung wird Ihnen der Gourmet-Rabatt gutgeschrieben. Dieser ergibt sich aus der Differenz zwischen dem Einkaufspreis, den Sie bezahlt haben, und dem reduzierten Preis, den Ihre Gäste für das Menü bzw. die Aktions-Speise bezahlt haben. Musterrechnung: Ein Menü (Hauptspeise und Suppe) kostet 5,00. Als Menüangebot wird ein Gourmet-Rabatt von Minus -10% gewährt. Alle Gäste, die dieses Menü kaufen, bezahlen somit nur 4,50. Ihr Unternehmen bekommt also für jedes verkaufte Menü 0,50 gutgeschrieben. Wenn z.b. 200 Mitarbeiter dieses Menü gegessen haben, wird Ihrem Unternehmen 0,50 x 200 = 100,00 bei Ihrer nächsten Gourmet-Rechnung gutgeschrieben (vgl. Abb.5.1.4). Abb.5.1.4: Musterrechnung Gourmet Menü-Service GmbH & Co KG 29

30 Unter dem Link MA Abrechnung können Sie jederzeit nachvollziehen, wie sich der Gourmet Rabatt auf Ihrer Rechung zusammensetzt. (Abb.5.1.5) Abb.5.1.5: Ansicht MA-Abrechnung Mit einem Klick auf Gourmet-Rabatt sehen Sie die Höhe je Menü und Tag. Abb.5.1.6: Ansicht Gourmet-Rabatt Mit einem Klick auf Gourmet-Rabatt (Detailansicht) bekommen Sie einen Detailüberblick darüber, welches Menü an welchem Tag und von wem konsumiert wurde.! Abb.5.1.7: Ansicht Gourmet-Rabatt (Detailansicht) Die genaue Auflistung des Gourmet-Rabattes je Mitarbeiter ist 3 Monate im System gespeichert. Wenn Sie die Daten länger brauchen, bitten wir Sie, diese ins Excel zu exportieren und zu speichern. Wichtig: Rufen Sie die genaue Abrechnung im à la click am Nachmittag ab, da es andernfalls zu Problemen mit der Auslastung kommen kann! Gourmet Menü-Service GmbH & Co KG 30

31 5.1.3 Kommunikation an Ihre Gäste Auf der Bestellseite werden Ihren Gästen bis zu drei Menüs bzw. Aktionen angezeigt. Diese Menüs und Aktionen wechseln laufend. Abb.5.1.8: Menüs & Aktionen Banner Bei der Bestellung eines Menüs oder einer Aktions-Speise wird dem Gast automatisch der vergünstigte Preis verrechnet. Dieser Preisnachlass von Gourmet ist von der unternehmensinternen Stützung völlig unabhängig. Abb.5.1.9: Vorbestellung Frontend Im Menüpunkt Abrechung kann jeder Gast wie bisher jederzeit Einsicht in seine Konsumationen nehmen und sieht auch den extra ausgewiesenen Gourmet-Rabatt. Abb : Abrechnung Detailansicht je Rechnungsnummer Gourmet Menü-Service GmbH & Co KG 31

32 5.2 Aktionen Mit der Funktion Aktionen können Sie Ihren Gästen ausgewählte Artikel zu einem reduzierten Preis anbieten. Abb Dazu müssen Sie zunächst den gewünschten Artikel im Feld ArtikelNr auswählen und im Feld reduzierter Preis brutto den gewünschten, reduzierten Verkaufspreis für Ihre Gäste eingeben. Anschließend geben Sie bitte in den Feldern gültig ab und bis den Zeitraum ein, zu dem der vergünstigte Preis gültig ist. Mit einem Klick auf ist die Änderung im Backend gespeichert. Bitte drücken Sie im Anschluss um die Änderung auch für die Gäste im Frontend sichtbar zu machen. Wichtig: Der eingegebene Aktionspreis gilt im gesamten ausgewählten Zeitraum und nicht pro Lieferung. Sollte auf eine neue Lieferung der reguläre Preis gelten und sollten Sie dem Esser auch wieder den regulären Preis verrechnen wollen, dann passen Sie bitte im Feld bis das Datum an. Wenn Sie zb. das heutige Datum eingeben, wird dem Esser ab morgen wieder der reguläre Preis angezeigt. Gourmet Menü-Service GmbH & Co KG 32

33 5.3 Menüplan (Funktion wird nur bei Menüplankunden verwendet) Mit der Funktion Menüplan können Sie die Menüpläne für den jeweiligen Tag eingeben, bearbeiten, sowie freigeben oder sperren Menüplan frei schalten Im Menüpunkt können Sie den gewünschten Tag auswählen. Abb Nachdem Sie einen Tag ausgewählt haben, kann der Menüplan bearbeitet werden: Abb Sie können Menüpläne mit dem Symbol kopieren, freigeben oder sperren und danach speichern. Außerdem können Sie einzelne Menüs oder den gesamten Menüplan für einen Tag wieder löschen mit einem Klick auf. Beim Speichern müssen Sie darauf achten, dass Sie zuerst unten, beim jeweiligen Menü auf speichern klicken und dann noch einmal oben beim Tag. Gourmet Menü-Service GmbH & Co KG 33

34 5.3.2 Menüplan eingeben Für die Eingabe eines Menüplans verwenden Sie folgendes Feld: Abb Hier können Sie die Beschreibung der Speise, den Preis und die MwSt., sowie die Menge der verfügbaren Portionen eingeben und danach mit dem Diskettensymbol speichern Die Bearbeitung im Detail Kategorie: Hier treffen Sie die für Sie als passend erscheinende Auswahl. Die Auswahl einer Kategorie obliegt Ihrem persönlichen Geschmack und hat keine Folgen für die Funktion des Systems. Beschr. (=Beschreibung): Geben Sie eine kurze, treffende Bezeichnung als Titel für Ihr Menü an. Detailbeschreibung: Optional können Sie eine detaillierte Beschreibung Ihres Menüs in das zugehörige Feld einfügen. Abb Preis/MwSt./brut.: Das Feld ist mit dem Feld (=brutto) über die verbunden. Wenn Sie zb in das Feld einen Bruttopreis eingeben und danach die Tab-Taste drücken, wird das Feld mit dem richtigen Nettopreis ausgefüllt. (siehe Abb.3.2.4) Abb Stg. (=Stützung): Dieses Feld kann auf Ja bzw Nein gesetzt werden und bestimmt, ob eine hinterlegte Stützung für das aktuelle Menü wirkt, oder ob keine Stützung berechnet wird. In den meisten Fällen empfiehlt es sich, dieses Feld auf Ja zu belassen. Gourmet Menü-Service GmbH & Co KG 34

35 Menge: Hier geben Sie jene Menge ein, in der das gerade bearbeitete Menü täglich verfügbar sein soll. Falls nicht vorherzusehen ist, wie viel Stück verfügbar sein sollen, können Sie auch während des laufenden Tages in den Menüplan eingreifen und die Menge auf 0 setzen. Danach wäre das Menü nicht mehr bestellbar. Sort (=Sortierung): Die Sortierung sollte immer so übernommen werden, wie vom System vorgeschlagen, um etwaigen Problemen vorzubeugen. -> zb: Die Sortierung ist übrigens immer zweistellig (zb. 10, 20, 30 ) Nachdem Sie alle Daten eingegeben haben, klicken Sie auf hinzuzufügen. um das Menü dem Menüplan MenüNr: Nach dem Speichern sehen Sie folgendes Feld:. Hier können Sie entweder mit Hilfe der Suche, oder mit Eingabe einer Artikelnummer verschiedene Mehrportions-Artikel Ihrem Menü anhängen, welche mit einer Menübestellung auch von Ihrem Lagerstand abgezogen werden. Wenn Sie alle Menüs vollständig eingegeben haben, klicken Sie zunächst rechts neben jedem eingegebenen Menü auf und anschließend noch in der obersten Zeile auf. Damit sind die Menüs für den gesamten Tag gespeichert. Sobald Sie im Feld sichtbar. Ja auswählen, sind die Menüs für diesen Tag für die Esser Gourmet Menü-Service GmbH & Co KG 35