TECHNISCHES DATENBL AT T

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1 TECHNISCHES DATENBL AT T CAVOK VERSION % EFFIZIENT Stand: Jänner 2013 ist in der luftfahrt von cavok die rede, ist eine bestimmte Wetterlage gemeint: clouds and visibility ok, also optimale bedingungen für einen guten flug. für einen guten und sicheren flug durch ihre datenlandschaft wurde das Media Management system» cavok «entwickelt. cavok ist das Media Management system zum suchen, finden, verschlagworten und organisieren von Mediendateien aller art. 01

2 cavok hat einen klar strukturierten Aufbau cavok besteht grob betrachtet aus zwei Komponenten. Einem Backend, das die Datenbank bedient und einem Frontend, das die Informationen an den Benutzer übergibt. Flex-Client (Webbrowser) Fileserver 1 AIR-Client (Standalone) SOAP SQL-Datenbank cavok Beliebige SOAP-fähige Applikation Fileserver n Admin-Client Die Aufgabe von cavok (dunkelgrüne Elemente) liegt darin, vorhandene Fileserver zu überwachen (orange), und die gewonnenen Informationen in eine Datenbank zu schreiben. Dort können dann sehr schnell Recherchen auf dem Datenbestand der Fileserver durchgeführt werden. Wird von einer aufrufenden Applikation (hellgrün) eine Anfrage gestellt, geschieht dies über Aufrufe, die an den SOAP-Server gerichtet sind. Auf diesem Weg ist jede Anfrage authentifizierbar und wird mit höchstmöglicher Sicherheit bearbeitet. Eine entsprechende aufrufende Applikation kann das Web-Frontend sein oder unsere Standalone -AIR-Applikation aber auch ein beliebiges anderes System, das über definierte Aufrufe mit dem SOAP-Server kommuniziert. Begriffsdefinitionen Admin-Client Frontend Backend SOAP-Server Asset Media-Share Mit dieser Applikation administrieren Sie alle Einstellungen Ihrer cavok-installation, indem Sie mit ihr sämtliche Settings des SOAP- Servers verändern und an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Jegliche auf cavok zugreifende Software, die über den SOAP- Server Informationen aus der cavok-datenbank bezieht. Meist werden Benutzer dazu das Flex-Frontend in einem Internet - browser einsetzen. Hiermit sind die Basisfunktionalitäten von cavok gemeint, die Ihre Fileserver überwachen. Im Zentrum aller Kommunikation von cavok steht ein XML-basierter Datenaustausch entlang des SOAP-Protokolls. Jegliche Kommuni kation wird stets über diese Schnittstelle gesteuert und abgewickelt. Als Asset werden alle vorkommenden Text-, Bild-, Audio- oder Videodaten verstanden. Ein Media-Share ist ein Ordner oder ein komplettes Laufwerk auf Ihrem File-Server, der durch cavok überwacht wird. 02

3 Was kann cavok? automatische Aufnahme von assets Was müssen Sie tun um Ihre Assets einzupflegen? Die Antwort ist ganz einfach: NICHTS! Alles passiert automatisch. cavok kann beliebig viele Media-Shares verwalten. Wird in einem solchen Bereich eine Datei neu erzeugt oder verändert, wird diese durch cavok in die Datenbank aufgenommen und analysiert. Welche Informationen dabei ausgelesen und aufgenommen werden, hängt vom Dateityp ab. Die Datei-Informationen, die bei allen Dateien vorhanden sind (wie z.b. Dateiname, Erstellungszeitpunkt, Eigentümer, Dateityp etc.), werden dabei immer aufgenommen. Bei Bilddateien werden außerdem noch die EXIF- sowie IPTC-Daten ausgelesen und in die Datenbank geschrieben. Aus Text-, Office- und PDF-Dateien wird der enthaltene Text ausgelesen, der dann beispielsweise für eine Volltextrecherche genutzt werden kann. Zu Bild-, Grafik-, Video- und PDF- Dateien wird eine Vorschau erzeugt. Begriffsdefinitionen Relationen alles vollautomatisch In welchen Dokumenten befindet sich ein bestimmtes Asset? Eine Frage, die Sie sich sicherlich schon oft gestellt haben!? cavok erkennt vollautomatisch Verbindungen zwischen Dokumenten. Wird eine InDesign- oder QuarkX-Press-Datei unter Zuhilfenahme eines Plugins bzw. einer Extension wie HELIOS Preview oder p14.save gespeichert, werden die Verknüpfungsinformationen ausgelesen und als Relation in der Datenbank hinterlegt. Somit ist über die Oberfläche möglich zu erkennen, welche Bilder oder Grafiken mit einem Dokument verknüpft sind, bzw. umgekehrt in welchen Dokumenten ein Bild oder eine Grafik verknüpft wurde. Eigene Metadaten Metadaten selbst einpflegen oder ändern? Kein Problem! cavok kann nicht nur die in der Datei selbst hinterlegten oder durch das Filesystem bestimmten Metadaten auslesen, sondern bietet Ihnen dazu noch die Möglichkeit eigene Metadaten zu definieren. Hierfür stehen Ihnen verschiedene Feldtypen zur Verfügung. Neben Textfeldern, Checkboxen, Datumsfeldern und (Mehrfach-)Auswahlfeldern haben Sie auch die Möglichkeit mit abhängigen Auswahlfeldern zu arbeiten. Diese Auswahlfelder sind intelligent, das heißt, Sie können nur die Kriterien auswählen, die auch zu den jeweiligen Überpunkten gehören. Über die eigenen Metadaten können Sie Ihre Assets individuell verschlagworten. In letzter Konsequenz können Sie die eigenen Metadaten auch dazu verwenden die Rechte für eine bestimmte Benutzergruppe zu steuern. Selbstverständlich ist es dabei möglich die hinterlegten Werte sprachabhängig zu verwalten. Hierbei gilt, dass ein Wert, der in einer Sprache eingegeben wird, zunächst für alle Sprachen gilt und dort überschrieben werden kann. 03

4 Mehrsprachigkeit Do you speak english? Parlez-vous français? Bedienen Sie Kunden aus dem Ausland? Mit cavok stellen Sie die Benutzeroberfläche in der jeweiligen Landessprache dar! cavok wurde unter Berücksichtigung von UTF-8 programmiert und ist daher kompatibel zu allen Sprachen und denkbaren Sonderzeichen. Standardmäßig spricht cavok deutsch, englisch und französisch. Lokalisierungen in weitere Sprachen können über XML-Dateien in kürzester Zeit realisiert werden. Wählen Sie beim Start Ihre gewünschte Sprache. Kategorien - Die virtuelle Verzeichnisstruktur Die Struktur Ihres Fileservers passt nicht zu Ihrem Workflow? Dann sind die Kategorien die richtige Lösung für Sie! cavok bietet neben der Möglichkeit, die Verzeichnisstruktur des Fileservers 1:1 abzubilden, mit den sogenannten Kategorien die Option, eine virtuelle Verzeichnisstruktur zu schaffen. Diese können Sie dazu benutzen, bestimmten Benutzern nur ausgewählten Content zur Verfügung zu stellen, den Sie für jedes Element explizit freigeben, denn ob ein Asset in einer Kategorie erscheint und in welcher, bestimmen Sie. Da jedes Asset aber nicht auf eine Kategorie beschränkt ist, sondern in beliebig vielen Kategorien erscheinen kann, können Sie diese Funktion auch dafür verwenden Ihre Daten nach verschiedenen Kriterien zu sortieren und somit auch unterschiedliche Strukturen parallel abbilden ohne eine Datei physikalisch mehrfach vorhalten zu müssen. Über Kategorien lässt sich auch eine Datenbank einrichten, in der die Bilder nach verschiedenen Kategorien geordnet werden. 04

5 Kollektionen Sammeln Sie Ihre Assets im Sammelkorb und stellen Sie diese Kollektion anderen ganz einfach mit einem Klick zur Verfügung. cavok bietet Ihnen die Möglichkeit verschiedene Assets in Kollektionen zu sammeln. Diese Kollektionen können Sie dann jederzeit wieder aufrufen und so erhalten Sie schnell Zugriff auf die wichtigsten Dateien. cavok kann aber noch mehr. So können Sie einen Link auf diese Kollektion per verschicken. Der Empfänger hat dann die Möglichkeit den Inhalt der Kollektion zum Zeitpunkt des Aufrufes zu sehen, auch wenn er sonst keinen Zugriff auf cavok hat. Somit behalten Sie auch nach Versenden der Kollektion die volle Kontrolle. Wenn es über die Rechteverwaltung entsprechend eingestellt ist, kann der Empfänger die Dateien der Kollektion sogar im Original herunterladen. Diese Funktion eignet sich daher auch hervorragend für den Datenversand, ohne dass eine spezielle Infrastruktur oder Benutzerzugänge erforderlich wären. Sie können verschiedene Assets in Kollektionen zusammenstellen und auch Benutzern zur Verfügung stellen, die sonst keinen Zugriff auf cavok haben. Aufgaben-Kollektionen Alle arbeiten Hand in Hand - genau dies ist auch mit cavok möglich. cavok kann Sie auch bei der gemeinschaftlichen Arbeit an Projekten unterstützen. Hierfür stellen Sie die gewünschten Assets in eine Kollektion zusammen und definieren diese als Aufgaben- Kollektion. Durch hinzubuchen weiterer Benutzer stellen Sie ein Team zusammen. Jedes Teammitglied sieht die Aufgabenkollektion dann im Kollektionsbereich und kann Notizen hinterlegen, die dann wiederum für alle anderen Teammitglieder sichtbar sind. Auf Wunsch kann eine an alle Teammitglieder versendet werden, die auf Änderungen am Projekt hinweist. Zuständige Teammitglieder können den Status des Projektes verändern, der bereits im Kollektionsbereich durch eine farbliche Kennzeichnung ersichtlich ist. Aufgaben-Kollektionen unterstützen Sie bei der Teamkommunikation 05

6 Notizen Wie war das noch mal... Geht Ihnen das auch so? Sie wollten sich etwas zu dem Asset als Notiz hinzufügen und wissen nicht mehr, wo Sie das notiert haben? cavok gibt Ihnen die Möglichkeit zu einem Asset Notizen hinzuzufügen. Dies ist eine Möglichkeit, die gerade in Kombination mit der Aufgaben-Kollektion einen echten Mehrwert darstellt. Denn Sie können direkt auf der Preview eines Assets Notizen hinterlegen oder bestimmte Bereiche markieren. Damit ist es sehr einfach möglich, beispielsweise Bildkorrekturen zu kommunizieren. Korrekturangaben über die Notizfunktion. Individualisierung der Oberfläche Sie möchten ein durchgehendes Corporate Design? Kein Problem, wir passen cavok so an, damit sich Ihre Mitarbeiter und Kunden ganz zuhause fühlen! cavok bietet Ihnen die Möglichkeit die Oberfläche des Frontends an das Erscheinungsbild Ihres Unternehmens anzupassen. Hierfür stehen zwei Wege zur Verfügung. Entweder geschieht dies durch den Austausch von Grafiken und farblicher Anpassung über den AdminClient, oder durch das Importieren einer speziell generierten Flash-Datei. Eine Anpassung an Ihr Corporate Design ist jederzeit möglich. 06

7 Mächtiges Rechtesystem Einfache Bedienung Geht nicht? Gibts nicht! Mittels des Rechtesystems können Sie genau bestimmen, wer was darf. cavok beinhaltet ein sehr umfangreiches Rechtesystem für Zugriff-, Such- und Konvertierungsmethoden. So können Sie beispielsweise bestimmen, welche Benutzergruppe ganz oder teilweise Zugriff auf welche Media-Shares hat, welche Dateitypen sichtbar oder unsichtbar sind, welche Dateiinformationen angezeigt werden oder welche Aktionen zur Verfügung stehen. Mit ein paar Handgriffen lassen sich so die komplexesten Zugriffsmechanismen einstellen. Frei konfigurierbare Filter ermöglichen beispielsweise auch die Beschränkung auf Dateien oder Verzeichnisse ab einem bestimmten Produktionsstatus. VOLLE KONTROLLE Big Brother is watching you... Sie wissen genau, was mit Ihren Assets passiert. cavok protokolliert alle Aktionen eines Medienobjektes oder Benutzers. Somit können Sie auch nach Jahren noch feststellen, welcher Benutzer wann im System aktiv war, bestimmte Metadaten verändert, eine bestimmte Datei heruntergeladen hat, etc. 07

8 Offene SOAP-Schnittstelle Offen für alles! Mittels SOAP ist es möglich, cavok an (fast) alle anderen Systeme anzubinden. cavok verwendet das SOAP-Protokoll für die Kommunikation zwischen der MySQL-Datenbank und dem Frontend. Zum einen ist damit sichergestellt, dass jede Anfrage authentifizierbar und damit im Sinne der Benutzerrechte sicher ist, zum anderen werden Sie so in die Lage versetzt, cavok in vorhandene Systeme zu integrieren oder komplett eigene Frontend-Applikationen zu entwickeln. systemanforderungen für cavok cavok läuft als native Applikation unter Mac OS X Server ab 10.6 oder allen von Helios unterstützten Plattformen (Linux, Solaris). Um die Datenaufbereitung innerhalb von cavok zu realisieren, werden eine Reihe von Technologien genutzt, die zum Lieferumfang von Mac OS X bzw. Helios gehören. Dadurch fallen keinerlei Zusatzkosten an und Sie können nach der Installation sofort beginnen, cavok produktiv zu nutzen. Sie haben weitere Fragen, wünschen einen Testzugang? Rufen Sie uns an, gerne helfen wir Ihnen weiter. PREMEDIA GmbH Maria-Theresia-Straße 41, A-4600 Wels tel.: +43(0)7242/ , fax: DW -14, cavok ist ein Produkt der PEAK-14 GmbH.

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