DER CLOUD 360 CHECK FÜR DIE IT. Frank Wißing Düsseldorf, 15. Oktober 2014

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1 DER CLOUD 360 CHECK FÜR DIE IT Frank Wißing Düsseldorf, 15. Oktober 2014

2 AGENDA 1 Ausgangslage 2 Einführung 3 Vorgehensweise 4 Ergebnisse 2

3 AUSGANGSLAGE Sie möchten Cloud-Dienste nutzen oder tun dies bereits und sind sich unsicher? Bringt die Cloud wirklich den erwarteten Mehrwert? Um zu einer Antwort zu kommen, muss das Thema übergreifend beleuchtet werden und es sollten zuvor auch die folgenden Fragen beantwortet werden: Welchen Wertbeitrag zum Geschäftserfolg erbringt eigentlich unsere IT? Sind die anfallenden Kosten vertretbar und vor allem marktgerecht und könnte die Nutzung von Cloud-Diensten oder ein Outsourcing der IT meine Kostensituation verbessern? Wird mein Kerngeschäft optimal unterstützt und bin ich noch flexibel genug, um den Anforderungen des Marktes gerecht zu werden? Welche Risiken verbergen sich hinter dem Einsatz meiner IT und sind meine Daten noch sicher? Passt die IT-Strategie zu unserer Unternehmensstrategie und wenn sich meine Unternehmensstrategie ändert, wie flexibel ist unsere IT-Strategie? 3

4 MODULARER AUFBAU DURCH VERSCHIEDENE BAUSTEINE Welche Bausteine können ausgewählt werden? Geschäftsprozesse IT-Strategie IT-Kosten IT-Organisation Unsere Analysen bestehen aus den nebenstehenden Themen. Basis unserer Analysen sind die Geschäftsprozesse. Davon ausgehend können je nach Aufgabenstellung alle Themen analysiert werden oder nur ausgewählte. IT-Infrastruktur IT-Anwendungen IT Überwachungs- Systeme Damit ist das Produkt flexibel skalierbar und passt sich der jeweiligen Aufgabe optimal an. IT-Compliance IT-Risikomanagement Cloud Computing IT-Outsourcing 4

5 VORGEHENSWEISE Projektinitialisierung Phase 1 Ist Aufnahme Phase 2 Analyse und Bewertung Phase 3 Präsentation Ergebnisse Phase 4 Workshop Festlegung des Umfanges Festlegung der Ziele Kickoff Ausgeben von Fragebögen zur Erfassung wichtiger Daten Qualitative Aufnahme der Kerngeschäftsprozesse Sichtung der Dokumentationen Sichtung von Einrichtungen Analyse der Fragebögen Bewertung der Ergebnisse Erstellung der Unterlagen Abschlusspräsentation vor der GF und den IT- Verantwortlichen Übergabe der erstellten Dokumente Review des Projektes 5

6 ERGEBNISSE Die Ergebnisdarstellung ist kunden- und aufgabenorientiert aufbereitet. Geschäftsprozesse werden effizient unterstützt Soll/Ist-Vergleich Schwachstellen erkannt Es erfolgt nicht nur eine Bewertung der Untersuchungsbereiche, sondern auch ein aussagekräftiges Benchmarking. Damit können die Ergebnisse mit den Unternehmen aus der gleichen Branche verglichen werden. Ergebnisse Durch ein Bertungsschema vergleichbar mit dem Notensystem von 0 bis 5 gelingt eine direkte Bewertung der Ergebnisse. Compliance Management arbeitet effektiv Maßnahmen sind geplant, bewertet und priorisiert Um den Handlungsbedarf abschätzen zu können, sind die Ergebnisse noch einmal ausführlich beschrieben. Risikomanagement 6

7 0,00 5,00 ERGEBNIS - PRÄSENTATION Innerhalb der Bewertung wurde eine in Größe und Aufgaben vergleichbare Firma gegenübergestellt. Für jeden aufgenommenen Punkt sind Werte von 0-5 erreichbar, wobei 5 die höchst erreichbare Punktzahl ist. In der nachfolgenden Tabelle sind die Ergebnisse gegenüber gestellt: Themengebiet Standard Muster Bewertung Geschäftsprozesse 2,50 0,90 IT Strategie 2,50 0,17 IT-Kosten 3,00 2,50 IT-Organisation 3,89 0,11 IT-Infrastruktur 3,35 0,49 IT-Anwendungen 2,40 0,98 IT-Überwachungssystem 2,50 0,60 IT-Compliance 1,80 0,20 IT-Risikomanagement 2,50 0,50 IT-Outsourcing 1,50 0,70 Gesamtüberblick Überblick über das Ergebnis Zum Vergleich werden die durchschnittlichen Ergebnisse von ca. 50 Firmen (Standard) aus dem Mittelstand herangezogen 7

8 ERGEBNIS - PRÄSENTATION Vergleich der Ergebnisse Grafische Darstellung Quantitative Darstellung der Ergebnisse Übersichtlicher Vergleich der Bewertungen 8

9 ERGEBNIS - PRÄSENTATION Risiken aus dem IT-Einsatz Risikofrüherkennungssysteme, welche die maßgeblichen IT-Risiken erfassen, bewerten und kommunizieren können, existieren nicht. Verstöße von Mitarbeitern gegen vorhandene Richtlinien kommen immer wieder vor (z.b. Softwareinstallationen, Deinstallation des Viren-Scanners usw.), können aber aufgrund der fehlenden IT-Unterstützung nicht verhindert bzw. verfolgt werden. Zu den Risiken sei aber auch angemerkt, dass nach dem Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG) auch Aktiengesellschaften (AGs) in Deutschland gesetzlich zur Risikofrüherkennung, einem Teilbereich des Risikomanagements, verpflichtet sind, um den Erhalt des eigenen Unternehmens sicherzustellen. Hierzu zählt natürlich auch die IT und der unsachgemäße Umgang mit dieser. Dies gilt anerkanntermaßen heute auch für andere Unternehmensformen und -größen und insbesondere für GmbH ( 43 I und II GmbHG - wobei 43 II in Bezug auf das Risikomanagement so ausgelegt wird, dass der GmbH-Geschäftsführer die ausgewiesenen Pflichten des 91 II AktG erfüllen muss). Hier muss klar sein, dass auf Vorstände bzw. Geschäftsführer mittlerweile nicht unerhebliche Strafen, im schlimmsten Fall sogar Haftstrafen bei Nichtbeachtung zukommen können. Schriftliche Darstellung Die entscheidenden Ergebnisse werden hergeleitet und ausführlich dargestellt 9

10 ERGEBNIS - PRÄSENTATION Bewertungsmatrix Darstellung der genauen Bewertung Priorisierte Handlungsempfehlungen Maßnahmenkatalog 10

11 ERGEBNIS - PRÄSENTATION Priorität Maßnahmen Erstellung und schnellste Umsetzung eines Konzeptes zum Thema Anti-Viren mit folgenden Punkten: Aufbau eines zentralen Verteilungsservers Automatische Installation auf allen Clients (neu und wenn nicht vorhanden) Einschränkung USER-Rechte zur Deinstallation und Abschaltung der Firewall (AD) Automatische Aktualisierung der Viren-Definitionen Verantwortung der Mitarbeiter Ziel: Kein User kommt in die Domäne, ohne einen aktuellen von der Firma freigegebenen Virenscanner, alle anderen werden abgewiesen bzw. bekommen einen Virenscanner automatisch installiert. Maßnahmenkatalog Bewertung und Priorisierung (Ampelsystem) der erkannten Entwicklungspotenziale 11

12 IHRE ANSPRECHPARTNER Frank Wißing BDO IT Risk & Performance BDO AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Georg-Glock-Straße Düsseldorf Telefon: Telefax:

13 HAFTUNGSAUSSCHLUSS Diese Präsentation ist geistiges Eigentum der BDO AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft und der ITML GmbH, urheberrechtlich geschützt und vertraulich zu behandeln. Ohne vorherige schriftliche Zustimmung der BDO AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft und der ITML GmbH darf ihr Inhalt Dritten nicht zugänglich gemacht werden, insbesondere nicht durch Vervielfältigung, Bearbeitung, Übersetzung, Einspeicherung bzw. Wiedergabe von Inhalten in Datenbanken oder anderen elektronischen Medien und Systemen. Zulässig ist allein eine Verwendung zu internem Gebrauch. Dieses Dokument wurde mit Sorgfalt erstellt, ist aber allgemein gehalten und kann daher nur als grobe Richtlinie gelten. Es ist somit nicht geeignet, konkreten Beratungsbedarf abzudecken, sodass Sie die hier enthaltenen Informationen nicht verwerten sollten, ohne zusätzlichen professionellen Rat einzuholen. Bitte wenden Sie sich an die BDO AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft oder die ITML GmbH, um die hier erörterten Themen in Anbetracht Ihrer spezifischen Beratungssituation zu besprechen. Die BDO AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, deren Partner, Angestellte, Mitarbeiter und Vertreter oder die Mitarbeiter der ITML GmbH übernehmen keinerlei Haftung oder Verantwortung für Schaden, die sich aus einem Handeln oder Unterlassen im Vertrauen auf die hier enthaltenen Informationen oder darauf gestützte Entscheidungen ergeben. Die in dieser Präsentation enthaltenen, auf die Zukunft gerichteten Analysen bzw. Prognosen wurden bezogen auf die spezifische Beratungssituation und mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt. Sie basieren auf den zum Erstellungszeitpunkt verfügbaren Informationen und herrschenden Verhältnissen, welche sich allerdings kurzfristig und grundlegend ändern können. Für die sich aus dieser Veränderlichkeit ergebenden Risiken und Unsicherheiten stehen weder die BDO AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft noch die ITML GmbH ein. Darüber hinaus wird darauf hingewiesen, dass die in dieser Präsentation gezeigten Inhalte oftmals nicht die Standardversion der Produkte der ITML GmbH darstellen und daher nur gegen Aufpreis erhältlich sind. ITML, ITML > CRM, ITML > Kundendienst, ITML > SCM, ITML > SRM, ITML > Smart Business Client, ITML > mobile LES, ITML > Packtisch, ITML > EDMS, ITML > IDOC Monitor und andere in diesem Dokument ggf. erwähnte ITML- Produkte und Services sowie die dazugehörigen Logos sind Marken oder eingetragene Marken der ITML GmbH in Deutschland und weiteren Ländern. Alle anderen in diesem Dokument erwähnten Namen von Produkten und Services sowie die damit verbundenen Firmenlogos sind Marken der jeweiligen Unternehmen. Einige von der ITML GmbH und deren Vertriebspartnern vertriebene Softwareprodukte können Softwarekomponenten umfassen, die Eigentum anderer Softwarehersteller sind. BDO AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, eine Aktiengesellschaft deutschen Rechts, ist Mitglied von BDO International Limited, einer britischen Gesellschaft mit beschränkter Nachschusspflicht, und gehört zum internationalen BDO Netzwerk voneinander unabhängiger Mitgliedsfirmen. BDO ist der Markenname für das BDO Netzwerk und für jede der BDO Mitgliedsfirmen. 13