Büroformen passen sich den veränderten Arbeitsbedingungen an

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1 16 Text und Bild tag für tag Büro Büroformen passen sich den veränderten Arbeitsbedingungen an Neue Arbeitsabläufe erfordern neue Büroformen. In Verwaltungs- und Verkaufsbüros oder auch büroähnlichen Arbeitsbereichen in der elektronischen Medienherstellung haben sich die Arbeitsbedingungen in den vergangenen Jahren grundlegend geändert. Oft haben sich aber die Büroformen der neuen Arbeitssituation nicht angepasst. Das sollte man überdenken und die Chancen nutzen. Denn Büroformen, die auf die aktuellen Arbeitsabläufe zugeschnitten sind und die die Mitarbeiter bei ihrer Tätigkeit unterstützen, sind ein Gewinn für jedes Unternehmen. Auch wenn mancher Mitarbeiter und Vorgesetzte möglichst»alles beim Alten«lassen möchte, darf das kein Grund sein, sich nicht mit den neuen Ideen auseinanderzusetzen. Eine sinnvolle Vorgehensweise könnte sein, sich neuen Erkenntnissen zu öffnen und behutsam Veränderungen vorzunehmen. Das Zellenbüro Das Zellenbüro ist in Deutschland weit verbreitet. Es kann für eine Person, für abgeschirmte hochkonzentrierte Einzelarbeit, oder für zwei bis drei Personen, für intensive Zusammenarbeit und Kommunikation in der Kleinstgruppe, ausgelegt sein. Auch das»chefbüro«gehört in diese Kategorie. Die Kleinstgruppen verfügen häufig über ihre Bürotechnik (Drucker, Fax) usw. im eigenen Büro. Auch Besprechungsecken am Arbeitsplatz sind häufig integriert. Stauräume, d.h. Schränke und Regale, sind in unmittelbarer Nähe des Arbeitsplatzes vorhanden. Diese, auch in unserer Branche klassische Büroform, hat zweifellos ihre Vorteile. Das Einpersonen-Zellenbüro bietet die besten Voraussetzungen für hochkonzentrierte Einzelarbeit. Deshalb ist es auch nicht selten bei der Medienherstellung anzutreffen. Für Kleinstgruppen bieten Zellenbüros Möglichkeiten für intensive Kommunikation. Die Büroform ist auch bei Mitarbeitern in der Regel sehr beliebt, da sie die Möglichkeit zur Abschirmung und Raum für Privatheit bietet (oft erkennbar an eigenen Bildern und Topfpflanzen). Ein weiterer Vorteil, insbesondere für unsere Branche, ist noch zu nennen: In diesem Büros können, bei geeigneter Verschattung und richtiger Anordnung der Arbeitselemente, Bildschirmarbeitsplätze mit hoher Sehqualität eingerichtet werden. Wesentlicher Nachteil von Zellenbüros ist der Mangel an Kommunikation zwischen den Mitarbeitern der unterschiedlichen Zellenbüros. Weiterer Nachteil bei der Belegung mit zwei und mehr Personen ist die gegenseitige akustische Störung, insbesondere durch Telefonieren. Großraumbüro In den 70ern und 80er Jahren war das Großraumbüro aktuell. Die damit verbundenen Probleme (durch Zugluft, Beleuchtung u.a. verursacht) insbesondere in den großen Texterfassungsbereichen der Tageszeitungen sind der Berufsgenossenschaft hinreichend bekannt. Die meisten Großraumbüros hat man zwischenzeitlich durch Raumtrennelemente zu Gruppenbüros umfunktioniert. Die wesentlichen Nachteile dieser Büroform: Überwiegend fensterferne Arbeitsplätze, ungleichwertige Arbeitsbereiche, keine»rückzugsmöglichkeiten«und vielfältige Störungsfaktoren.

2 tag für tag Text und Bild 17 Zellenbüro, geschlossene Wände auch zum Gang Die Fotos in diesem Bericht zeigen den Burda-Medienpark, Offenburg. Dort entstanden Kombi- und Teambüros von hoher ergonomischer Qualität. Das Gruppen-/Teambüro Die Verkleinerung der Großraumbüros führte noch in den 80er Jahren zur Schaffung von Gruppen- bzw. Teambüros. Zusammengehörige Organisationseinheiten lassen sich gut in einer Einheit unterbringen. Dies unterstützt die gemeinsame Aufgabenerledigung. Schnelle Kommunikation und Abstimmung zwischen den Mitarbeitern ist eine Stärke dieser Büroform. Insbesondere im Bereich der Medienherstellung hat sie weite Verbreitung gefunden. Allerdings werden in der Praxis nicht immer erforderliche Randbedingungen erfüllt, z.b. die notwendige akustische Abtrennung einzelner Arbeitsbereiche. Die wichtigste Anforderungen an einen Raum für Teamarbeit ist seine offene Struktur. Gruppengrößen von etwa 6 Personen haben sich als vorteilhaft erwiesen. Die einzelnen Mitglieder müssen die Möglichkeit haben, sich spontan miteinander auszutauschen. Andererseits müssen sie sich auch weitgehend akustisch und visuell abschirmen können, um konzentriert und ungestört zu arbeiten. Der Wunsch nach Ungestörtheit muss für andere Mitarbeiter erkennbar sein. Weitere Vorteile dieses Bürotyps ist der rasch mögliche Wechsel von Kommunikation und Konzentration. Empfang, Beratung und Betreuung von Kunden sind im gleichem Raum möglich. Die Technik wird gemeinsam genutzt. Gruppen- bzw. Teambüro, halbhohe Wände, Raumteiler Zeichnungen: Congena, München

3 18 Text und Bild tag für tag Hohe Anforderungen stellt ein Gruppenarbeitsraum gleichgültig ob für 6 oder 20 Mitarbeiter an die Lichtsituation, wenn die volle Flexibilität der Arbeitsplatzanordnung gewährleistet sein soll. Blendfreie, möglichst direkt/indirekte Beleuchtung und hochwertige, innenliegende Verschattungssysteme der Fenster sind erforderlich. Herkömmliche Bildschirm-Spiegelrasterleuchten können zu wenig befriedigenden Ergebnissen führen, da sie nur bei einer festen Anordnung der Arbeitsplätze voll wirksam sind. Eventuell sollte ein Beleuchtungsplaner hinzugezogen werden. Gleiches gilt für die Raumakustik, die ebenfalls fachmännisch gestaltet sein muss. Kombi-Büro Seit Ende der 80er Jahre gibt es eine neue Büroform: Das Kombi-Büro. Sein wesentlicher Vorteil: Es erlaubt konzentrierte Arbeit im Einzelarbeitsraum ebenso wie Gruppenarbeit und Kommunikation im gemeinsamen Mittelraum. Diese Büroform besteht aus individuell gestaltbaren Einzelzellenbüros, die um einen innenliegenden Raum angeordnet sind. Zur Abgrenzung der Raumzellen zum gemeinsamen Raum im Mittelbereich dienen meist Glaswände. Im gemeinsamen Mittelraum sind Technik, Besprechungs- und Besucherplätze, Bereiche für Beratung und Betreuung von Kunden u.ä. untergebracht. Dieser Mittelraum wird oft mit einem Marktplatz verglichen, bei dem der Kopierer den Platz des früheren Brunnens einnimmt usw. Gruppen- bzw. Teambüro, typisch für Medienbearbeitung: Arbeitsbereich für meist 5-10 Personen. Technik, möglichst separat. Hoher Wert muss auf Raumakustik und blendfreie Lichtverhältnisse gelegt werden. Blendung führt zu allerlei Hilfskonstruktionen, wie Abkleben der Fenster durch die Mitarbeiter; zu geringe Schalldämpfung, man spricht von»halligkeit«, mindert die Konzentrationsfähigkeit erheblich.

4 tag für tag Text und Bild 19 Kombibüro, Glaswand zum gemeinsam genutzten Mittelteil Die Arbeitstische sind großflächig und, wie das gesamte Mobiliar, leicht beweglich. Diesem Bürotyp wird momentan von vielen Unternehmen, insbesondere in großen Unternehmen, der Vorzug gegeben. Es ist»eindeutig geeigneter als die entsprechende Zahl von Zellenbüros. Dieser Bürotyp bietet auch eindeutige Vorteile gegenüber Großraumbüros, bei gleicher erforderlicher Gesamtfläche«, so Experten. Die Raumzellen innerhalb eines Kombibüros sind i.d.r. etwas kleiner als die üblichen Zellenbüros, abgehend von einem Mittelgang. Aus der Sicht des Gesundheitsschutzes ist besonders hervorzuheben, dass stressfreies Arbeiten unterstützt wird, da selbst bestimmt werden kann, ob hohe Konzentration im persönlichen Bürobereich oder Kommunikation im Mittelraum gewünscht wird. Der Nachteil gegenüber dem Zellenbüro: Es ist weniger Privatsphäre möglich und auch visuelle Störungsfaktoren durch die Glaswände zwischen Raumzellen und Mittelraum sind vorhanden. Auch für diesen Bürotyp müssen Beleuchtung und Blendschutz sorgfältig geplant werden. Mit»mal sehen«und»hinterher verbessern«kommt man zu keinen guten Ergebnissen. Ausreichende Flächen für Schallabsorption müssen zur Verfügung stehen. Glaswände und -türen zum Mittelraum sind erforderlich, denn nur die persönlichen Raumzellen verfügen über Fenster und der Mittelraum wird über die Glasflächen erhellt. Glasflächen sollten aber nur soviel wie unbedingt notwendig vorhanden sein, d.h. nicht zwischen den einzelnen Raumzellen. Auch an einen Verkehrsweg in der Gemeinschaftszone sollte man denken. Und zuletzt: bei Platzmangel darf kein ständiger Arbeitsplatz in der Gemeinschaftszone eingerichtet werden. Bei einem Fachseminar fasste Susanne Köster-Liebrich, Mitarbeiterin des Büroplanungs-Unternehmens Congena, München, die Vorteile des Kombi-Büros zusammen:»in einem gut ausgelegten Kombi-Büro spürt man die offene Atmosphäre. Der Kontakt zwischen Führungskräften und Mitarbeitern wird einfach und selbstverständlich, aber der eigene Arbeitsplatz, der dem betreffenden Mitarbeiter gehört, bleibt erhalten, trotz Glaswänden und -türen zum Mittelbereich. Gute Beleuchtung und gutes Schallverhalten ist Voraussetzung für gutes Funktionieren.«

5 20 Text und Bild tag für tag Zum Vergleich: Im Zellenbüro wird ein Teil der Gesamtfläche ausschließlich als Verkehrsbereich genutzt die gleiche Zahl von Arbeitsplätzen und die gleiche Gesamtfläche im Kombibüro. Büroformen der Zukunft Wie soll man sich Arbeitsbereiche vorstellen, in denen mit PC, Drucker, Scanner, wenig Papier (eine häufige Wunschvorstellung), Arbeitstisch, Rollcontainer und einigen wenigen Arbeitsunterlagen oder Kundenvorlagen gearbeitet wird? Schon bei den Bezeichnungen ist man sich nicht einig: Es kursieren viele Bezeichnungen vom»reversiblen Büro«bis zum»business Club«. Geprägt werden Form und Aufbau solcher Arbeitsbereiche durch die Möglichkeiten, die die modernen Informations- und Kommunikationsmittel mit sich bringen. Architektur und Innenraumausstattung dieser Büros sollen die von der Elektronik beherrschten Arbeitsabläufe unterstützen. Aber wie? Im Folgenden sind einige Gedanken zusammengetragen, wie man sich einen»business Club«vorstellen könnte: Ein Merkmal dieser Büroform: Es gibt, bis auf Ausnahmen, z.b. das Chefsekretariat, keine fest zugeordneten Arbeitsplätze mehr. An die Stelle persönlicher Arbeitsplätze tritt eine Vielfalt bekannter und neuer Arbeits- und Aufgabenbereiche, in die sich der Mitarbeiter je nach Arbeitssituation begibt, von abgeschirmten Räumen für Einzelarbeit über Gruppenräume, Kommunikationsbereiche bis zur Espressobar. Es wird mehr Fläche für Kommunikations- und Besprechungsräume zur Verfügung gestellt als bisher. Es stehen nicht nur Sitz-, sondern auch Steharbeitsplätze, eventuell auch Ruhebereiche zur Verfügung. Es ist erforderlich, dass jeder Arbeitsplatz völlig leer übergeben wird. Erste Gebäudekomplexe mit diesen Büroformen wurden bereits realisiert. Beispiele sind uns aus anderen Branchen, z.b. der Software-Herstellung, bekannt. Neben den angestrebten Arbeitsmöglichkeiten allein oder in der Gruppe bringt ein solches Konzept vor allem den Vorteil der Platzeinsparung. Es ist von ca. 70 Arbeitsplätzen für 100 Mitarbeiter auszugehen, denn ein Teil der Mitarbeiter ist unterwegs, krank oder in Urlaub. Und die Probleme? Fachleute nennen die fehlenden individuellen Gestaltungsmöglichkeiten des»eigenen«arbeitsplatzes sowie die täglichen Reibereien um besonders beliebte Arbeitsplätze.

6 tag für tag Text und Bild 21 Büroformen der Zukunft Nach Meinung verschiedener Fachleute scheint ein charakteristisches Merkmal zu sein, dass feste Zuordnungen von Arbeitsplätzen verschwinden. Morgens seinen persönlichen Rollcontainer nehmen und da, wo gerade Platz ist, andocken. Die erforderlichen Arbeitsunterlagen kommen aus dem entsprechenden Informationsnetz. Kommunikations- und Wohlfühl-Bereiche sollen das Leben im Büro so angenehm wie möglich machen. Aber es gibt auch nicht wenige Kritiker solcher Büroformen:»Zum Kampf um den täglichen Parkplatz gesellt sich nun auch noch der Kampf um den besten Arbeitsplatz.«Das kommunikative Büro? Ja, aber:»das Büro völlig ohne eigenes Territorium wird es nicht geben«, so Horst Mayer, Leiter der Forschungsgruppe Stress der Uniklinik Heidelberg.»Deckensegel«Länge mm Breite mm Abstand zur Decke 600mm mm Höhe des Elements 106 mm Leuchte 62 mm x 83 mm Über den Leuchten befinden sich z.t.»deckensegel«, die das Licht nach unten reflektieren und gleichzeitig als Schallabsorber dienen. Fotos: Jarosch, Lahr Zeit zum Handeln? Der beschriebene»business-club«ist, wenn überhaupt, Zukunftsmusik. Aber wenn im eigenen Unternehmen ausschließlich Zellenbüros vorhanden sind, dann lohnt es sich zu überlegen, ob Änderungen nicht sinnvoll sind, z.b. das Einrichten von Kommunikationsbereichen. Dies gilt insbesondere für Arbeitsgruppen in der Medienherstellung, aber auch für Redaktionen u.a. Wie wäre es beispielsweise, eine Arbeitsgruppe einzurichten, die sich dieses Themas annimmt? Änderungsmöglichkeiten sind in der Regel realistisch, da neue Büroformen nicht zwangsläufig größere Büroflächen bedeuten. Schwierig und teuer kann es werden, wenn Umbauten erforderlich sind. Vertreter der Mitarbeiter sollten von vorneherein an den Überlegungen teilhaben und auch alle Mitarbeiter sollten immer wieder in die Diskussion einbezogen werden, um sie von den Vorteilen, auch für sie selbst, zu überzeugen. Stehen konkrete Veränderungen an, dann sollte man sich Rat holen. Dies kann z.b. durch den Besuch ähnlich strukturierter Unternehmen, die gute Lösungen vorzuweisen haben, erfolgen, oder durch Beratung von außen. Es kann nur davor gewarnt werden, Nicht-Fachleute weitreichende Entscheidungen treffen zu lassen, die dann über Jahre irreversible Fakten schaffen.