Musterdokumente. Galileo Fakturierung, Listen, Etiketten, diverse Ausdrucke

Transkript

1 Musterdokumente Galileo Fakturierung, Listen, Etiketten, diverse Ausdrucke 1 Mögliche Varianten der Fakturierung mit Galileo Erforderliche Hardware Layout der Dokumente 3 2 Druck-Einstellungen Generelle Druck-Einstellungen Anzahl Positionen pro Seite Separater Einzahlungsschein A5 oder A Individuelle Einstellungen beim Kunden Briefkopf und eigenes Logo 6 3 Musterausdrucke Fakturierung Schreibmaschinenersatz VESR-Light, VESR+ und Faktur mit Sesam-Export Rechnung A4 einseitig mit integriertem Einzahlungsschein Rechnung A4 mehrseitig mit integriertem Einzahlungsschein Rechnung mehrseitig mit variablem Einzahlungsschein Rechnung mit separatem A5-Einzahlungsschein Export-Rechnung ohne MwSt-Ausweisung Rechnung und Lieferschein mit abweichender Lieferadresse 13 4 Musterausdrucke Fakturierungslisten Musterausdrucke Bestell- und Wareneingangs-Zettel Bestell-Zettel (mit Lieferadresse) Wareneingangs-Zettel (Einzeldruck) Wareneingangs-Zettel (Drucklauf) 18 6 GalRemi- und Büchertisch-Listen Musterausdrucke Galileo-Etiketten Musterausdruck Schweizer Bücherbon...21 K:\Dokus\Galileo bibwin Kunden Dokus\

2 1 Mögliche Varianten der Fakturierung mit Galileo Bei Galileo mit Fakturierung gibt es verschiedene Varianten, wie die Dokumente (Rechnungen und Lieferscheine) ausgedruckt werden. Wir unterscheiden grundsätzlich: Schreibmaschinenersatz: - Rechnung (A4) - neutraler Einzahlungsschein wird beigelegt VESR-Light: - Rechnung (A4) mit integriertem Einzahlungsschein oder Rechnung (A4) mit separatem Einzahlungsschein (A5) - Verbuchung der Rechnungen in Galileo manuell oder mit Listenverbuchung - Mahnwesen manuell nach Fälligkeitsdatum VESR+: - wie VESR-Light, jedoch werden die Rechnungen durch automatisches Einlesen eines Zahlungsfiles der Postfinance oder der Bank verbucht. Galileo Fakturierung für Sage/Sesam: - wie VESR-Light, jedoch werden die OP's aus dem Galileo für Sage/Sesam exportiert. Die Verbuchung und das Mahnwesen geschehen im Sage/Sesam. Achtung: Die auf den folgenden Seiten dargestellten Musterdokumente sind nicht Satzgenau! Richten Sie also allfällige Drucksachen (z.b. Briefpapier) nicht nach diesen Mustern aus. Die genaue Darstellung (z.b. Positionierung der Kopf-, Total- und Fusszeile) kann in neueren Galileo-Versionen von den hier abgebildeten Vorlagen abweichen. Nehmen Sie für Satzgenaue Druckvorlagen bitte mit der Hotline der ( ) Kontakt auf. 1.1 Erforderliche Hardware Grundsätzlich macht es Sinn, dass für jede verwendete Papierart ein separater Schacht des Druckers angesteuert werden kann, damit nicht während der Arbeit dauernd das Papier ausgetauscht werden muss. Bitte beachten Sie, dass es für die unterschiedlichen Fakturvarianten unterschiedlich viele Schächte braucht. Beispiel Laserdrucker mit vier Schachten: Brother HL-5350dn2lt (Comelivres-Standard) In diesem Drucker können sie z.b. gleichzeitig - ES-A5 (Mehrzweckfach ca. 50 Blatt) - Neutrales A4 (Schublade ca. 250 Blatt) - A4 mit Briefkopf-Vordruck (Schublade ca. 250 Blatt) - Neutrales A5 (Schublade ca. 250 Blatt) eingelegt haben. [Beachte blaue Box bei den Beispielen] 2/21

3 1.2 Layout der Dokumente Grundsätzlich sind die Galileo-Faktur-Reports unveränderbar durch den Programm- Entwickler vorgegeben. Gewisse individuelle Anpassungen im Kopf-Bereich sind aber möglich (siehe auch 2.3). Im rot schraffierten Bereich sind Sie bei der Platzierung eines Logos weitgehend frei. Beachten Sie dabei, dass nur die Empfänger- Adresse (+ allenfalls eine unterstrichene Absenderzeile) im Fenster des Versandcouverts sichtbar sein darf. Der gesamte restliche Teil des Reports kann nicht verändert werden. Randabfallende Logos können nicht direkt in den Report integriert werden. Senden Sie im Zweifelsfall ein Vorabmuster des geplanten Layouts an Comelivres, bevor Sie einen Grafiker mit einer teuren Umsetzung beauftragen, die am Schluss nicht verwendbar ist. Bitte beachten Sie, dass die Erstellung von individuellen Reports, sowie alle späteren Anpassungen nach Aufwand (Fr /Std., mind. 1 Std.) verrechnet werden. Bei künftigen Galileo-Updates müssen diese Reports durch uns ggf. manuell korrigiert und der neuen Programm-Version angepasst werden. Auch diesen Aufwand müssen wir verrechnen (Fr /Std., mind. 1 Std.). Alternativ dazu empfehlen wir den Einsatz von vorgedrucktem Briefpapier oder die Ansteuerung eines Wasserzeichens über den Druckertreiber. Für die Verwendung eines 'Wasserzeichens' das über die Brother-Drucker der 5000er- Serie direkt über den Treiber beigemischt werden können, benötigen wir den kompletten Briefkopf als Grafikdatei (Dateiformat: BMP). Eine Mustergrafik-Datei können Sie direkt herunterladen unter: ftp://ftp.comelivres.ch//muster-daten/cla-briefkopf.bmp Sobald wir die Grafikdatei haben, können wir die Einrichtung des Druckertreibers für Sie via Fernwartung durchführen. Sie ahnen es: Verrechnung nach Aufwand (Fr /Std., mind. 1 Std.). 3/21

4 2 Druck-Einstellungen 2.1 Generelle Druck-Einstellungen Die Einrichtung des Einzahlungsschein-Drucks nimmt normalerweise ein er der vor. Dabei wird grundsätzlich entschieden, ob der Einzahlungsschein im A4 integriert oder als separates A5-Formular gedruckt werden soll. Zusätzlich kann in den Faktur-Druck-Einstellungen eine Vielzahl von Einstellungen hinterlegt werden. Die jeweiligen Punkte sind detailliert im Handbuch Galileo.pdf beschrieben. Zweizeilig drucken definiert, ob jede Rechnungsposition nur eine Zeile mit Anzahl, Titel- Nummer, Titel, Preis gedruckt werden soll oder ob eine zweite Zeile mit dem Namen des Autors pro Titel gedruckt werden soll. Neu ist es auch möglich, den separaten ES nur bei mehreren Seiten zu verwenden. Bei wenigen Positionen wird dann z.b. nur eine Seite mit dem integrierten ES gedruckt. (Siehe 3.2.3) 4/21

5 2.1.1 Anzahl Positionen pro Seite Bei der Variante Rechnung mit integriertem ES haben bei zweizeiligem Druck nur ca. 5 einzelne Positionen pro Seite Platz. Bei der Variante Rechnung mit separatem ES haben einzeilig bis zu 22 Positionen pro Seite Platz. Mit der Einstellung Separater ES bei mehrseitigem Druck schaltet Galileo das Formular automatisch um, sobald die Anzahl der Positionen mehr als eine Seite ergibt. Also z.b. bei wenigen Positionen einseitig, A4 mit integriertem ES und bei vielen Positionen mehrseitig, ES separat Separater Einzahlungsschein A5 oder A4 Beim separaten Einzahlungsschein kann gewählt werden zwischen dem ES A5 oder dem ES A4. Der Unterschied ist das Werbefeld (weisser Bereich, oberhalb des eigentlichen ES). Beim ES A5 ist dieses nur ca. 4 cm hoch. Beim ES A4 ist das Werbefeld dagegen ca. 19 cm hoch. Das Werbefeld wird von Galileo nicht genutzt und kann über den Druckertreiber (z.b. bei Brother-Druckern) für ein Bild oder einen freien Text verwendet werden. Separater ES A5 separater ES A4 5/21

6 2.2 Individuelle Einstellungen beim Kunden Die Rechnungen können innerhalb der verschiedenen Varianten wiederum verschiedenartig gedruckt werden (Einstellung bei jedem Kunden individuell hinterlegbar). Bei der Sortierung der Faktur-Positionen kann unterschieden werden: - nicht sortiert (Positionen werden in der Reihenfolge der Eingabe gedruckt) - Numerisch nach Titel-Nummer (ISBN oder BZ-Nummer) - Alphabetisch nach Titel - Alphabetisch nach Autor (Nachname) - Alphanumerisch nach Kunden-Referenz (bei Ersassen der Bestellung eingebbar) - Numerisch nach Kunden-Referenz (bei Ersassen der Bestellung eingebbar) 2.3 Briefkopf und eigenes Logo Galileo kann die Rechnungsdaten entweder auf ein A4 mit vorgedrucktem Briefkopf drucken oder ein vorhandenes Logo mit der Anschrift ergänzen oder den gesamten Briefkopf komplett drucken. Mit einem entsprechenden Drucker sind auch farbige Logos möglich. Hier einige Beispiele: Dazu benötigen wir die Logos als BMP-Datei in Originalgrösse von Ihrem Grafiker. Die Einrichtung wird nach Aufwand verrechnet (Fr /Std., mind. 1 Std.) und muss ggf. bei einem Galileo-Update, welches auch die Druckreports betrifft, wiederholt werden. (Siehe 1.2) 6/21

7 3 Musterausdrucke Fakturierung 3.1 Schreibmaschinenersatz Für dieses Beispiel benötigen Sie allein für die Fakturierung einen Drucker mit mindestens zwei Schächten. 1 x A4 mit Briefkopf-Vordruck für das Original 1 x neutrales A4 für die Kopie (kann auch über das Mehrzweckfach (MZF) eingelegt werden) Dazu kommt ggf. ein weiterer Schacht für Wareneingangsbelegt A5 In diesem Beispiel wurde das vorgedruckte Logo mit den Briefkopfdaten ergänzt. Bei dieser Variante wird ein neutraler ES beigelegt. ES-Vordrucke sind bei der Post oder Ihrer Bank erhältlich. 7/21

8 3.2 VESR-Light, VESR+ und Faktur mit Sesam-Export Rechnung A4 einseitig mit integriertem Einzahlungsschein Für dieses Beispiel benötigen Sie allein für die Fakturierung einen Drucker mit mindestens zwei Schächten. 1 x A4 mit integriertem ES und Briefkopf-Vordruck für das Original 1 x neutrales A4 für die Kopie (kann auch über das Mehrzweckfach (MZF) eingelegt werden) Dazu kommt ggf. ein weiterer Schacht für Wareneingangsbelegt A5 Diese Formularart macht nur dann Sinn, wenn Sie generell Rechnungen mit weniger als fünf Positionen erstellen, da bei mehrseitigem unterschiedliche Formulare für die erste(n) Seite(n) und für die letzte Seite verwendet werden. In diesem Beispiel ist der Briefkopf komplett vorgedruckt. 8/21

9 Für dieses Beispiel benötigen Sie allein für die Fakturierung einen Drucker mit mindestens drei Schächten. 1 x A4 mit Briefkopf-Vordruck für das Original (erste n-1 Seiten) 1 x A4 mit integriertem ES (Schlussblatt) 1 x neutrales A4 für die Kopie (kann auch über das Mehrzweckfach (MZF) eingelegt werden) Dazu kommt ggf. ein weiterer Schacht für Wareneingangsbelegt A Rechnung A4 mehrseitig mit integriertem Einzahlungsschein In diesem Beispiel werden unterschiedliche Formulare für die erste(n) Seite(n) und für die letzte Seite verwendet. 9/21

10 3.2.3 Rechnung mehrseitig mit variablem Einzahlungsschein Diese Variante wird durch folgende Einstellung in den Fakturierung-Druck-Einstellungen ausgelöst: Einseitige Rechnung Wenn alle Positionen auf einer Seite Platz haben, wird das normale Formular mit integriertem ES verwendet. Für dieses Beispiel benötigen Sie allein für die Fakturierung einen Drucker mit mindestens zwei Schächten. 1 x A4 mit integriertem ES und Briefkopf-Vordruck (Original) 1 x neutrales A4 (Kopie) Dazu kommt ggf. ein weiterer Schacht für Wareneingangsbelegt A5 Braucht es von der Anzahl Position her mehr als eine Seite, so schaltet Galileo um, auf die Mehrseitige Rechnung mit separatem ES A5 Voraussetzungen Drucker: Analog vorherige Seite 10/21

11 Für dieses Beispiel benötigen Sie allein für die Fakturierung einen Drucker mit mindestens drei Schächten. 1 x A4 mit Briefkopf-Vordruck für das Original (n Seiten) 1 x ES-A5 (wird normalerweise über das Mehrzweckfach (MZF) eingelegt) 1 x neutrales A4 für die Kopie Dazu kommt ggf. ein weiterer Schacht für Wareneingangsbelegt A Rechnung mit separatem A5-Einzahlungsschein Diese Formularart macht grundsätzlich immer Sinn, speziell dann, wenn Sie Rechnungen mit vielen Positionen erstellen. 11/21

12 3.2.5 Export-Rechnung ohne MwSt-Ausweisung Achtung: Diese Seite ist eher inoffiziell. Beachten Sie bitte die geltenden gesetzlichen Grundlagen und sorgen Sie dafür, dass solche Geschäftsfalle in Ihrer Buchhaltung korrekt nachvollziehbar sind. Wenn Sie eine Lieferung ins Ausland machen wollen und die Rechnung keinerlei MwSt-Angaben enthalten soll, können Sie Galileo temporär so einstellen, dass die MwSt-Kürzel neben den Artikeln und der MwSt-Block, sowie Ihre MwSt-ID im unteren Bereich vollständig ausgeblendet werden. (Galileo > Einstellungen > Fakturierung > Druck-Einstellungen). Vergessen Sie nicht, diese Einstellung nach der speziellen Rechnungsstellung wieder Rückgängig zu machen! Zusätzlich können Sie in den Rechnungsangaben der jeweiligen Auslandkunden den Druck des ES unterdrücken (Datei > Kunden > Ändern) Wenn sie mit obigen Einstellungen eine Rechnung drucken, sieht diese etwa so aus: Der hier verwendete Text 'Preise excl. MwSt' wird vom Gesetzgeber nicht zwingend verlangt. In diesem Beispiel sind die zur Anwendung kommenden Preise die normalen Katalogpreise (also inkl. MwSt). Die MwSt wir bloss nicht ausdrücklich ausgewiesen. Da in diesem Fall kein ES gedruckt wird, achten Sie bitte darauf, dass auf dem Rechnungsformular Ihre Bankdaten ersichtlich sind. Wenn Sie diese Art der Rechnungsstellung anwenden, beachten Sie bitte die Gesetzlichen Vorgaben. 12/21

13 3.2.6 Rechnung und Lieferschein mit abweichender Lieferadresse Damit die Adressen entsprechend gedruckt werden, müssen diese in Galileo richtig erfasst sein. Rechnungsadresse (Hauptadresse): Lieferadresse(n): 13/21

14 Aus diesen drei Adressen (eine Hauptadresse, zwei Lieferanschriften) lassen sich mit der Sammelrechnungs-Funktion folgende Dokumente erstellen: Lieferscheine: 14/21

15 Sammelrechnung (Monatsrechnung): Beachten Sie, wie sich die Rechnungs- und Lieferanschriften bei den verschiedenen Dokumenten verhalten. 15/21

16 4 Musterausdrucke Fakturierungslisten Folgende Listen können aus der Fakturierung erstellt werden: - Liste zu fakturierender Posten - Liste offener Rechnungen - Liste bezahlter Rechnungen - Liste aller Rechnungen Diese Listen sind jeweils nach verschiedenen Kriterien sortier- und eingrenzbar: - Datumsfenster - RG-Datum - Buchungs-Datum - Bei der Liste aller Rechnungen können stornierte RG's separat aufgelistet werden. 16/21

17 5 Musterausdrucke Bestell- und Wareneingangs-Zettel 5.1 Bestell-Zettel (mit Lieferadresse) 5.2 Wareneingangs-Zettel (Einzeldruck) 17/21

18 5.3 Wareneingangs-Zettel (Drucklauf) Im Drucklauf (Offene Bestellungen / Eingang / Wareneingangszettel drucken) sind die Zettel mit zahlreichen zusätzlichen Hinweisen versehen, die Galileo automatisch erzeugt. Mengen von Teillieferungen werden angegeben, es gibt einen Vermerk RG/LS bei Positionen, die an die Fakturierung übergeben wurden, mehrere Positionen für den gleichen Kunden sind z.b. mit Pos 1 von 3 gekennzeichnet, ebenso wird der Abholcode für die Verbuchung von Abholfachpositionen an der Kasse gedruckt. 18/21

19 6 GalRemi- und Büchertisch-Listen Die Ausdrucke von Galremi und die Büchertischlisten unterscheiden sich eigentlich nur darin, dass die GalRemi-Liste pro Lieferant auf eine neue Seite wechselt. 19/21

20 7 Musterausdrucke Galileo-Etiketten (Die normalen Etiketten (Format 68 x 37 mm) sind nur mit ablösbarem* Klebstoff lieferbar) Buch-Etikette Code-128 CLAC128 Buch-Etikette EAN13 CLAEAN13 Paket-Etikette CLAFETI Kundenkarten-Etikette CLAKUKA 37 mm 68 mm Spezial-Etikette EAN klein CLAEANK (Die kleinen Etiketten sind sowohl mit fest haftendem als auch mit ablösbarem* Klebstoff lieferbar.) 22 mm 31 bzw. 32 mm * Bitte beachten Sie, dass je nach Material und Beschaffenheit der Oberfläche der Artikel nach dem Ablösen der Etiketten Leimrückstände zurückbleiben können. Kleben Sie im Zweifelsfall die Etiketten nicht direkt auf die Artikel, sondern verwenden Sie bei heiklen Materialien Buchlaufkarten. 20/21

21 8 Musterausdruck Schweizer Bücherbon Leere Schweizer Bücherbons können mit der Zusatz-Funktion Bücher-Bon bedrucken sauber bedruckt werden. Wenn Sie uns Ihr Logo als fertige Grafik im Format 400 x 100 Pixel als BMP-Datei liefern, kostet das Einrichten dieser Funktion einmalig Fr Wenn wir die Grafik noch bearbeiten oder noch Text dazu setzen müssen wird der gesamte zusätzliche Aufwand verrechnet (Fr /Std., mind. 1 Std.). Das Ergebnis könnte dann z.b. so aussehen: Hinweis für Grafiker/Gestalter: Für die Einrichtung des Druckformulars benötigen wir eine Grafik (Dateiformat: BMP) im Format 400 x 100 Pixel. Diese Grafik wird genau in den roten Rahmen hineingedruckt. Achten Sie bei der Gestaltung also darauf, dass Text und Logo nicht über den Vordruck ragen. Nachträgliche Korrekturen sind sehr aufwendig und werden nach Aufwand verrechnet (Fr /Std., mind. 1 Std.). Schlechtes Beispiel: BS Buchhandlung Sowieso Musterstrasse Musterhausen Tel Fax Eine Mustergrafik-Datei können Sie direkt herunterladen unter: ftp://ftp.comelivres.ch//muster-daten/muster_bucherbon.bmp 21/21