WIGA-Datenbank werden die Abfälle von 17 Zürcher Gemeinden

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1 Mit Hilfe der effizienten Schnittstelle zur WIGADatenbank werden die Abfälle von 17 Zürcher Gemeinden verursachergerecht mit CashMan verrechnet. S eit 1999 ist CashMan für 6 verschiedene Betriebe der FreiGruppe im Einsatz. Seit 2002 ermöglicht die speziell entwickelte Schnittstelle zwischen der WIGADatenbank und CashMan Order eine effiziente gewichtsabhängige Verrechnung der Abfallentsorgung im Auftrag von 17 Zürcher Gemeinden. Als Herr Heinrich Frei 1988 in den Transportbetrieb seines Vaters eintrat, beschäftigte dieser 8 Mitarbeiter mit 4 Kehrichtsfahrzeugen, die alle im Auftrag der Gemeinde Kloten unterwegs waren. Heute steht Herr Frei einer stattlichen Gruppe von 6 Unternehmungen mit über 90 Mitarbeitern vor, die alle den gemeinsamen Nenner Transport, Logistik und Recycling haben. Auch der Kundenkreis ist stark gewachsen: Kehricht und Abfälle werden für 17 Zürcher Gemeinden entsorgt. Daneben werden für eine grosse Anzahl von Privatkunden verschiedene Logistik und RecyclingDienstleistungen erbracht.

2 Der Schlüssel zum Erfolg liegt nach Auskunft von Herr Frei darin, dass er nicht versucht hat, Wachstum nur durch Ausweitung der bestehenden Kehrichtabfuhr zu erreichen. Statt dessen war es immer sein Ziel, die Wertschöpfung pro gefahrenem Kilometer zu erhöhen. Dadurch entstand eine ganze Reihe von neuen Aktivitäten rund um Transport, Logistik und Recycling führte Herr Frei auf Empfehlung seines Treuhänders CashMan Salary als Lohnbuchhaltung und CashMan Mandant als Finanzbuchhaltung für seine Firmengruppe ein war die Zeit reif für eine neue Auftragsbearbeitung, weil für die bestehende Lösung kein Unterhalt mehr verfügbar war. Hinzu kam dass die alte Software nicht mehr mit den neueren Versionen von Microsoft Windows kompatibel war. Auf Grund des guten Erfahrungen mit der Einführung und Betreuung der bereits installierten CashMan Programmen und nach Prüfung von mehreren Alternativen entschied sich Herr Frei für die Anschaffung von CashMan Order.

3 Die eigentliche Knacknuss bei der Einführung von CashMan Order war die Schnittstelle zur bestehenden WIGADatenbank. Die FreiGruppe war von Anfang an dabei, als die gewichtsabhängige Verrechnung der Abfallentsorgung eingeführt wurde. Vor allem gewerbliche Nutzer hatten zu recht moniert, dass die Lösungen, in denen der Abfall pro Volumen (z.b. über Sackoder Containergebühren) abgerechnet wird, für diejenigen Branchen ungerecht sind, in denen voluminöse Abfälle mit wenig Gewicht anfallen. Für eine gerechtere Abrechnung der Abfallentsorgung musste zukünftig das Gewicht berücksichtigt werden. Leerungen WIGAfähige Abfallfahrzeuge Leerungen WIGA Datenbank CashMan Gesamtlösung Standorte Die Firma Ochsner in Urdorf entwickelte daraufhin ein ausgeklügeltes System für die Wägung von Containerabfällen. Die Sammelfahrzeuge wurden mit einer integrierten Waage ausgerüstet, welche die Abfallmenge während der Leerung des Containers automatisch bestimmen kann. Jeder Container wird mit einem elektronischen Chip ausgerüstet, der den Eigentümer des Containers eindeutig kennzeichnet. Während der Wägung des Containers wird die ChipIdentifikation automatisch vom Fahrzeug gelesen und zusammen mit den gewogenen Abfallmengen sowie Datum und Zeit der Leerung elektronisch gespeichert. In der FreiGruppe fliessen heute täglich die Daten von etwa 1'000 Wägungen in die WIGA Datenbank, wo sie kontrolliert und für die spätere Verrechnung aufbewahrt werden. Als Hilfe für die Kontrolle der Daten enthält die WIGADatenbank die Adressen der standorte. Für die Verrechnung der Leerungen kann WIGA die Daten pro Gemeinde und Abfallart aufbereiten und über eine Schnittstelle an CashMan Order weitergeben. Die Definition der Schnittstelle ermöglicht eine optimale Aufgabenteilung zwischen CashMan Order und WIGA. Es wurde festgelegt, dass alle Änderungen der relevanten Adressen für die Fakturierung der Containerleerungen immer nur in CashMan erfolgen und automatisch an WIGA weitergeleitet werden. Für die Fakturierung der Leerungen wurde festgelegt, dass WIGA nur die eigentlichen Mengenangaben (Anzahl Leerungen, Abfallmengen) liefert, während alle weiteren Grundlagen für die Fakturierung (z.b. Preise, anwendbare MWST, Zahlungskonditionen, usw.) nur in CashMan Order erfasst werden.

4 Wegen der anspruchsvollen WIGASchnittstelle und den grossen Datenmengen in der bestehenden WIGADatenbank, war eine sorgfältige Planung der CashManEinführung entscheidend für den Erfolg. Nachdem Herr Frei im Sommer 2002 den Auftrag erteilt hatte, wurde die Schnittstelle in enger Zusammenarbeit mit dem WIGAHersteller Sorgen in Merligen definiert und ausgetestet. Noch vor der Einführung wurde die Organisation der Daten in der WIGADatenbank der Frei Gruppe vereinheitlicht und vereinfacht. Die Adressen der aktiven Containerstandorte wurden aus WIGA exportiert und mit Hilfe eines Spezialprogramms in CashMan Order importiert. Damit war sichergestellt, dass für jeden aktiven Container Rechnungen generiert werden können. Schliesslich wurde unter möglichst realen Bedingungen ein Testlauf mit rund 1'000 Rechnungen durchgeführt und mit den Ergebnissen im alten System verglichen. Dank dieser optimalen Vorbereitung konnte das neue System Ende 2002 reibungslos in Betrieb genommen werden. Nach Auskunft von Herrn Frei hat CashMan eine wesentliche Verbesserung der Produktivität gebracht und ergänzt das bestehende WIGASystem in optimaler Weise. Die wichtigsten Gründe für die Verbesserung der Produktivität sind: Alle Grunddaten werden nur einmal erfasst, was Änderungen wesentlich vereinfacht. So können zum Beispiel die häufigen AdressenÄnderungen von Containerstandorten, Eigentümern oder Verwaltungen effizient und fehlerfrei sichergestellt werden. Die Daten einer Wägung fliessen ohne Handeingriff vom Fahrzeug in die Fakturierung bis hin zur Verbuchung der Zahlung. Die offenen Posten, das Mahnwesen und die Buchhaltung werden automatisch nachgeführt. Dank der Flexibilität von CashMan Order werden nun die Daten von allen Gemeinden automatisch verrechnet, während früher viele kleinere Gemeinden wegen der unterschiedlichen Konditionen von Hand abgerechnet werden mussten.

5 Da es immer wieder Anpassungen an neue Kundenbedürfnisse braucht, wurde für die Fernwartung der CashMan Gesamtlösung eine sichere Verbindung über das Internet eingerichtet. So konnten zum Beispiel Layoutanpassungen, welche die Stadt Kloten Mitte 2003 für alle sie betreffende Drucksachen verlangt hatte, innert kurzer Zeit und ohne Einsatz vor Ort realisiert werden. Konfiguration Auftragsbearbeitung CashMan Order Netzwerklizenz, 10 User Zusatzmodule Banking, Einkauf und Adressen Finanzbuchhaltung CashMan Finance Netzwerklizenz, 10 User Lohnbuchhaltung CashMan Salary Standard, 50 Mitarbeiter pro Mandant Mandantenverwaltung Frei Logistik+Recycling AG Herr Heinrich Frei Hintergasse Kloten info@freilogistik.ch CashMan Solutions AG Ruessenstrasse Baar sales@cashman.ch