Citavi-Projekte richtig speichern und sichern

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1 1 Citavi-Projekte richtig speichern und sichern von Jürgen Braun, und Almut Breitenbach, Warum über die richtige Speicherung von Citavi-Projekten nachdenken? Citavi speichert die Projekte doch automatisch! Ja, aber nur an einem Ort auf Ihrem Rechner, und außerdem gehören zu einem Citavi-Projekt nicht nur die Projektdatei selbst, sondern auch die PDFs, die Sie in Ihr Projekt geladen haben, und evtl. die von Ihnen veränderten Zitierstile, die nicht Teil dieser einen Projektdatei sind. Es ist daher wichtig zu wissen, wo Citavi diese projektbezogenen Dateien auf Ihrem Rechner ablegt, von welchen dieser Dateien Sie selbst den Speicherort bestimmen können und sollten und vor allem, wie Sie Ihre Citavi-Daten richtig sichern. Zudem ist Datensicherung für Sie ohnehin ein ganz wichtiges Thema: Sie sammeln und speichern die Grundlagen für Ihre Qualifikationsarbeiten in Citavi die Arbeit von Wochen, Monaten oder gar Jahren. Stellen Sie sich vor, Sie haben monatelang Literatur und Quellen in Citavi gesammelt und ausgewertet, wollen jetzt Ihre Arbeit schreiben und plötzlich geht Ihr Rechner kaputt. Oder Ihr Laptop wird gestohlen. Wenn Sie Ihr Citavi-Projekt (wie auch Ihren Text!) nur auf diesem einen Rechner gespeichert haben, ist das eine Katastrophe. Daher finden Sie hier auch allgemeine Tipps für die Datensicherung damit Sie böse Überraschungen und unnötigen Stress durch Datenverluste vermeiden. Wo und wie Citavi Ihre Projektdaten speichert - bitte wenden -

2 Pfad: C:\Users\Documents\Citavi 5 Ordnerstruktur von Citavi Beispielprojekt: Historische Hilfswissenschaften

3 3 Datensicherung: Kopien der Daten an mindestens 2 verschiedenen Orten auf mehr als 1 Typ von Speichermedium Zum Beispiel: auf Ihrem Laptop (in Ihrem Rucksack) in Ihrem Uni-Speicher (gehostet bei der GWDG) auf einem USB-Stick (in Ihrer Hosentasche) Geeignete Speichermedien Home-Verzeichnis (Ihr Uni-Speicher, 5 GB, Infos dazu unter ecampus > Hilfe & IT-Support > Dein Account.) USB-Stick externe Festplatte Netzlaufwerk Cloud-Dienste Bitte beachten Sie: Wenn Sie Dienste wie Dropbox oder GoogleDrive nutzen, besitzen Sie Ihre Daten zwar weiterhin, aber Sie erlauben diesen Anbietern und deren Kooperationspartnern, Ihre Daten für zahlreiche Zwecke zu nutzen. Zudem unterliegen Ihre Daten dann nicht mehr dem deutschen Datenschutzrecht, das wesentlich strenger ist als das der USA. Laden Sie daher niemals sensible berufliche oder private Daten in solche Clouds. Wir empfehlen Ihnen lokale Cloud-Dienste, z.b. GWDG OwnCloud oder CloudShare / Powerfolder (10 GB, Infos dazu unter ecampus > Hilfe & IT-Support > Software, Stichwort Cloudspeicher mit Studierendenaccount ) Citavi-Daten sichern: Tipps Am einfachsten ist es, den kompletten Citavi-Ordner nach der Methode zu sichern. Wenn es zu Ihrer Arbeitsmethode aber besser passt, Ihre Projekte einzeln zu sichern, beachten Sie bitte Folgendes: Die Projektdatei: Die wichtigste Datei ist die Citavi-Projektdatei, diese enthält alle Literaturnachweise, Schlagwörter, Kategorien, Zitate und eigene Zusammenfassungen. Die Projektdateien werden von Citavi automatisch im Backup-Ordner gesichert. Backup-Ordner: Den Speicherort für diesen Ordner am besten ändern es nützt Ihnen nichts, dass die Sicherungskopien der Projektdatei auf der

4 4 Festplatte liegen, wenn diese kaputt geht oder der Rechner aus anderen Gründen unbenutzbar wird. Daher wählen Sie am besten einen anderen Speicherort für Ihre Sicherungskopien aus: o Extras > Optionen > Speicherorte > Sicherungskopien. Citavi Attachments-Ordner: Ihre PDFs und andere Citavi-Dateianhänge sollten Sie ebenfalls eigens sichern. Sie finden sie im Ordner Projects im Unterordner Citavi Attachments. Zudem kann es je nach Ihrer Arbeitsweise praktisch sein, die Attachments nicht standardmäßig im besagten Unterordner zu sammeln, sondern in einem anderen zentralen Ordner auf dem Rechner, in Ihrem Uni-Speicher oder in einer Cloud. Das bietet sich an, wenn Sie z.b. extrem große Datenmengen in Ihrem Attachments-Ordner haben oder mit mehreren Citavi-Projekten auf dieselben Attachments zugreifen wollen. So ändern Sie den Speicherort der Attachments: o Datei > Projekteigenschaften > Pfade > Pfad für Attachments. Beachten Sie bitte: Wenn Sie die Attachments standardmäßig in einer Cloud oder in Ihrem Uni-Speicher sammeln, müssen Sie immer online arbeiten, um auf sie zugreifen zu können. Nicht vergessen, die Attachments zu sichern, auch wenn Sie deren standardmäßigen Speicherort geändert haben! Custom Citation Styles: Hier finden Sie Ihre selbst erstellten oder bearbeiteten Zitationsstile, die Sie auf jeden Fall auch sichern müssen. Datensicherung ganz praktisch ein paar Modelle 1. Datensicherung online und offline: Arbeitsgerät: Laptop oder Desktop-PC Sicherung 1: USB-Stick (nicht mit dem Computer aufbewahren) Sicherung 2: Ihr Uni-Speicher oder die GWDG-Cloud 2. Webbasierte Datensicherung: Voraussetzung: Sie arbeiten immer mit denselben Geräten und haben immer Internetzugang Arbeitsgeräte: Laptop, Desktop-PC, Tablet Sicherung 1: GWDG-Cloud Sicherung 2: Sie synchronisieren die Daten auf Ihren drei Geräten über die Cloud.

5 5 WICHTIG! Während der Arbeit an Ihrem Citavi-Projekt die Synchronisierung ausschalten. Erst nach Beendigung der Arbeit wieder einschalten und die Daten synchronisieren lassen! Bei der Synchronisierung während der Arbeit kann es zu Zugriffskonflikten kommen, die die Dateien beschädigen können. Die Daten sind dann nicht mehr lesbar und werden im schlimmsten Fall in diesem Zustand auch noch auf die anderen Endgeräte verteilt. Dann kann man sein Projekt nur noch mit einer älteren Sicherungskopie retten, aber der aktuelle Arbeitsstand ist unwiederbringlich verloren. Wir empfehlen Ihnen speziell für Ihre Citavi-Daten daher eher das Datensicherungsmodell 1 oder Datensicherung offline Arbeitsgeräte: Laptop, Desktop-PC Sicherung 1: USB-Stick Sicherung 2: externe Festplatte WICHTIG: Alle drei Speichermedien an verschiedenen Orten aufbewahren! Viel Erfolg bei Ihrer Arbeit!