Lexware Auftragsbearbeitungsassistent Version 1.01

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1 Lexware Auftragsbearbeitungsassistent Version DFH Service GmbH Seite 1 von 11

2 Vorwort Lieber Interessent, lieber Kunde, ich freue mich über Ihr Interesse an unserer Software Auftragsbearbeitungsinteressent für die Lexware Softwareprodukte warenwirtschaft pro und premium, die als Einzelprodukte oder als Bestandteile der financial office pro / premium und business pro Lösungen angeboten werden. Gerade in der heutigen Zeit ist es mehr denn je erforderlich, bei der Belegerstellung viele nützliche Informationen über den Kunden und die betriebswirtschaftliche Situation auf einen Blick zu erhalten. Deshalb haben wir uns entschlossen, dieses Produkt zu entwickeln und Ihnen ab der Lexware Softwareversion 2014 anzubieten. Ich wünsche Ihnen, dass durch die Nutzung dieses Programmes Ihre tägliche Belegerstellung einfacher und komfortabler wird und Sie genau so viel Freude damit haben werden wie viele andere Nutzer auch. Ihr Torsten Hähr Geschäftsführer DFH Service GmbH 2014 DFH Service GmbH Seite 2 von 11

3 Kompatible Programme und Systemvoraussetzungen: Der Auftragsbearbeitungsinteressent ist kompatibel mit folgender Lexware Software ab der Version 2014: Lexware financial office pro Lexware financial office premium / handel / handwerk Lexware business office pro Lexware warenwirtschaft pro Lexware warenwirtschaft premium Lexware handwerk pro Lexware handwerk premium Lexware büroservice komplett Einzelplatz / Netzwerk Lexware neue Steuerkanzlei Lexware business pro Die Systemvoraussetzungen entsprechen denen des in Nutzung befindlichen Lexware Programms. Der Auftragsbearbeitungsinteressent muss auf einem PC mit vorab installiertem Lexware Client installiert werden. Der Auftragsbearbeitungsinteressent benötigt bei jeder Nutzung eine Internetverbindung zur Update und Lizenzprüfung DFH Service GmbH Seite 3 von 11

4 Der Auftragsbearbeitungsassistent unterstützt Sie bei der Erstellung von Verkaufsbelegen mit vielen nützlichen Informationen. Starten Sie den Auftragsbearbeitungsassistenten vor dem Öffnen der Lexware Software durch Starten der Datei Auftragsbearbeitungsassistent.exe, die Sie im Installationsordner finden. Gerne können Sie die Datei auch in den Autostart Ordner integrieren, damit die Software automatisch gestartet wird. Anschließend erstellen Sie einen neuen Verkaufsbeleg durch nutzen der Schaltfläche Neuer Auftrag und dann der Schaltfläche Verkaufs Auftrag neu anlegen. Es öffnen sich nun der Lexware Auftragsassistent und rechts davon der Auftragsbearbeitungsassistent, der jederzeit in seiner Größe durch ziehen am rechten und unteren Rand angepasst werden kann. Bei größeren Monitoren mit höheren Auflösungen oder der Nutzung von zwei Monitoren können Sie die Position des Auftragsbearbeitungsassistenten durch die Nutzung der Schaltfläche Andocken anpassen und an eine andere Stelle auf Ihrem Monitor verschieben. Wenn der Auftragsbearbeitungsassistent wieder rechts neben dem Lexware Auftragsassistenten angedockt werden soll, genügt ein Klick auf die Schaltfläche Andocken DFH Service GmbH Seite 4 von 11

5 Nachfolgend die Abbildung nach dem Anlegen eines neuen Verkaufs Auftrages DFH Service GmbH Seite 5 von 11

6 Nach der Auswahl des Kunden füllt die Lexware Software wie gewohnt alle vordefinierten Felder aus. Hierauf gehen wir in dieser Dokumentation nicht ein. Im Auftragsbearbeitungsassistenten werden jetzt die ersten Informationen angezeigt. Auf der Karteikarte Übersicht finden Sie wichtige und nützliche Informationen wie zum Beispiel den Auftragsrabatt oder das verfügbare Kreditlimit des Kunden. Des Weiteren finden Sie Informationen zum Umsatz, der bei der Kundenneuanlage ausgewählten Preisgruppe oder dem Vertreter. Im Bereich Kontaktperson sowie Bemerkung Kontaktperson direkt darunter sehen Sie die Bemerkungen zur ausgewählten Kontaktperson des Kunden. Sie haben hier auch die Möglichkeit, direkt eine neue Kontaktperson zu erfassen, ohne den Auftragsassistenten zu verlassen, Änderungen bei einer bestehenden Kontaktperson vorzunehmen oder einfach nur die Bemerkungen zu ändern oder ergänzen. Auch die Pflege der Telefonnummer oder des Geburtsdatums sind hier problemlos möglich. Im unteren Bereich finden Sie die Bemerkungen zum Kunden, die hier auch individuell für die Auftragsbeschreibung oder die Schlussbemerkung markiert und kopiert werden können. So können Sie dem Auftrag nützliche Infos wie z.b. Anlieferzeiten oder Telefonnummern hinzufügen oder dem Anwender die für den Kunden zulässigen Zahlungsbedingungen auflisten. Auch Fracht und Speditionsanweisungen werden hier gerne hinterlegt DFH Service GmbH Seite 6 von 11

7 Die Karteikartei Aufträge stellt Ihnen im oberen Fensterbereich alle bisherigen Belege des gewählten Kunden mit Belegdatum, Vorgang Nr. und andere Informationen zur Verfügung. Im unten Fensterbereich sehen Sie entsprechend zur oberen Auswahl die Artikel des gewählten Beleges. Sie können einen Zeitraum wählen und auch die gewünschten Auftragsarten für die Ansicht festlegen. Wenn Ihnen die Ansicht nicht ausreicht, können Sie auch alle Aufträge z. B. nach MS Excel oder in andere Formate exportieren. Die Suchfunktionen ermöglichen Ihnen, gezielt nach bestimmten Merkmalen zu suchen, wie z.b. einer Artikelbezeichnung oder einer Brutto Summe eines Beleges. Es ist ebenfalls möglich, eine Filterfunktion bei den Spaltenüberschriften zu nutzen, um die Ansicht individueller zu gestalten DFH Service GmbH Seite 7 von 11

8 In der nächsten Ansicht wurde ein Filter auf Vorgang 16 gesetzt. Nun werden nur die entsprechenden Belege zu Vorgang 16 angezeigt. Der Filter kann im unteren Bereich der Ansicht durch drücken auf x gelöscht oder auch bearbeitet werden. Als Vorgang in Lexware bezeichnet mal alle Belege, die durch Weiterführen des ersten Beleges erstellt wurden. Dadurch erhalten Sie eine Beleghistorie DFH Service GmbH Seite 8 von 11

9 Die Karteikarte Artikel informiert Sie im oberen Bereich über alle Artikel, die dem Kunden angeboten oder fakturiert wurden. Sie können für die Ansicht einen Zeitraum auswählen und auch die gewünschten Auftragsarten festlegen. Wenn Ihnen die Ansicht nicht ausreicht, können Sie auch alle Aufträge z. B. nach MS Excel oder in andere Formate exportieren. Die Suchfunktion ermöglicht Ihnen, gezielt nach bestimmten Merkmalen zu suchen, wie z.b. Inhalten im Bereich der Bezeichnung oder im Artikellangtext. Es ist ebenfalls möglich, eine Filterfunktion bei den Spaltenüberschriften zu nutzen, um die Ansicht individueller zu gestalten. Im unteren Bereich sehen Sie die Belege, in denen der gewählte Artikel vorhanden ist. Auch hier ist die Suche und das Filtern problemlos möglich DFH Service GmbH Seite 9 von 11

10 Die Karteikarte Statistik informiert Sie im oberen Bereich über den Kundenumsatz je Monat im aktuellen Jahr und im Vorjahr. Wenn Sie die Maus darüber bewegen, werden Ihnen Zahlenwerte angezeigt. Im mittleren Bereich sehen Sie die Anzahl an Angeboten und Rechnungen je Zeitraum, die für den Kunden erstellt wurden. Wenn Sie die Maus darüber bewegen, werden Ihnen Zahlenwerte angezeigt. Im unteren Fenster finden Sie das Zahlverhalten des Kunden in Tagen (Durchschnitt, Maximum und Minimum im Verhältnis zum gewährten Zahlungsziel). Wenn Sie die Maus darüber bewegen, werden Ihnen Zahlenwerte angezeigt DFH Service GmbH Seite 10 von 11

11 Über uns Die DFH Service GmbH ist ein Unternehmen im Bereich der Informationstechnologie. Mit zahlreichen Hard und Software sowie Servicelösungen unterstützt DFH Unternehmen beim Aufbau oder der Optimierung ihrer IT Infrastruktur. Dies umfasst das gesamte Spektrum an Computersystemen, Kommunikation, Software, Netzwerken, Training und Support. Im Jahr 1995 gegründet, blickt DFH heute auf 19 Jahre erfolgreiche Tätigkeit in einem immer schneller wachsenden Markt zurück. Seit 1999 sind wir auf das Segment der gewerblichen Anwender spezialisiert, seit 2004 sind wir Lexware Partner mit der jeweils höchstmöglichen Qualifikation. Kunden von DFH kommen aus allen Bereichen der Industrie, des Dienstleistungssektors, aus Verbänden, dem Handwerk sowie öffentlichen Institutionen. Gewissenhafte Beratung sowie professionelle Unterstützung während der Projektplanung und realisierung sind die von uns benannten Ziele, um unseren Kunden qualifizierte Lösungen in Zeiten wachsender Anforderungen in der Datenverarbeitung aufzuzeigen. Mit dem optimalen Zusammenspiel von Hardware, Software, Schulung und unserem Wissen grenzen wir uns deutlich vom reinen Vertrieb ab. Dabei achten wir ständig auf die Arbeitsqualität unserer Mitarbeiter, Lieferanten und Partner. Nur mit unseren hohen Qualitätsanforderungen und proaktivem Arbeiten ist die Umsetzung zuverlässiger Lösungen möglich. DFH arbeitet in Kooperation mit Unternehmen wie Haufe, Lexware, Datev, Microsoft und vielen anderen DFH Service GmbH Seite 11 von 11

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