Die grau unterlegten Felder markieren den verbindlichen Teil des Basisanforderungsprofils.

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1 Bezirksamt Steglitz - Zehlendorf von Berlin Amt für Weiterbildung und Kultur Anforderungsprofil Veranstaltungsmanagement/Öffentlichkeitsarbeit Stand: Ersteller/in: Anabel Heger, Verena Schimpf, Janine Wendland Die grau unterlegten Felder markieren den verbindlichen Teil des Basisanforderungsprofils. (StellenZ): MS 1V, MS 10, BiKu 1 1. Beschreibung des Arbeitsgebietes: Veranstaltungsmanagement und Öffentlichkeitsarbeit Kapitel/Titel/St.-Nr. 3620/42801/T012 StellenZ. MS 10 BesGr./EG E 9 Bewertungsvermutung Veranstaltungsplanung Planung der Arbeitsabläufe in dem Bereich Veranstaltungsorganisation Vorbereitung und Leitung von halbjährlichen Dispositionssitzungen mit der Musikschulleitung und den Fachgruppenleitungen Erstellung einer jährlichen Ausgabenplanung für die Durchführung von Veranstaltungen Erstellung eines halbjährlichen Veranstaltungsplans für ca. 150 Schülervorspiele, Konzerte, Workshops und weitere Veranstaltungen Information und Beratung der Honorarlehrkräfte bezüglich der Planung und Durchführung von Veranstaltungen insbesondere in Bezug auf geeignete Räume, Instrumentenausstattung, -nutzung, - transporte und -stimmungen, Technikausstattung, Honorarhöhe, Entgelterhebung Informationsweitergabe und Abstimmung von Nutzungszeiten und Ausstattungswünschen mit den verantwortlichen Raumvergabestellen des Bezirks oder externer Veranstaltungsorte Betreuung und Koordination von Veranstaltungsanfragen anderer Kultureinrichtungen Organisatorische Planung von Großveranstaltungen (Klangmeile, Musicalvorstellungen etc.) Erstellen von Werkverträgen und Erstellen von Aufträgen für Schülervorspiele unter Berücksichtigung der AV Honorare Organisatorische Veranstaltungsleitung Zusammenstellen von technischem Equipment und Koordination von Transporten, Anleitung des Auf- und Abbaus vor Ort Organisation des Ticketings bei Veranstaltungen und Überwachung des Ticketverkaufs Koordination sämtlicher Beteiligter aus dem künstlerischen und technischen Bereich; Überwachung der Zeitpläne für Aufbau, Soundcheck und Proben sowie Vermittlung zwischen Ton- und Lichttechnik, künstlerischer Leitung und Einlasspersonal; Sicherstellung der pünktlichen Auftritte der Künstlerinnen und Künstler Finden von kurzfristigen Lösungen bei unvorhergesehenen Ereignissen oder Verzögerungen im geplanten Ablauf und sofortiges Treffen von alternativen Entscheidungen; Verantwortung für die Umsetzung von Evakuierungsmaßnahmen im Brandfall 1

2 Nachbereitung von Veranstaltungen Auswertung der Veranstaltung mit der Musikschulleitung Abrechnung von Schülervorspielen, Konzerten, Workshops und sonstigen Veranstaltungen Erfassung von statistischen Daten und Weiterleitung dieser für die KLR- und VdM-Statistik. Meldung der Veranstaltungsprogramme an die GEMA Presse- und Öffentlichkeitsarbeit Strategische Planung der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit Pressearbeit: Verfassen von Pressemitteilungen; Kontaktpflege mit Journalistinnen und Journalisten; Erstellen und Versenden von Informationen und Bildmaterial über Veranstaltungstermine zur Aufnahme in Veranstaltungskalender, Newsletter u.ä.; Koordination von Interview-Terminen mit der Musikschulleitung; Aufbau und Pflege eines musikschulinternen Presseverteilers sowie eines Presse- und Fotoarchivs; Begrüßung und Betreuung von Journalistinnen und Journalisten vor Ort bei Veranstaltungen, ggf. Organisation von Pressekonferenzen Kommunikation: Vorbereitung von Rundschreiben für die Musikschulleitung; Beantwortung von Beschwerden und Nachfragen; Erstellung und Versand eines monatlichen Veranstaltungsnewsletters; Aufbereitung von Informationen für die Honorarlehrkräfte; Aufbereitung von Informationen als Antworten auf häufig gestellte Fragen Werbung/Marketing Strategische Planung der Werbung / des Marketings Finanzplanung für die Bewerbung von Veranstaltungen und Erstellung von Hochrechnungen (für Grafikagentur, Druck von Flyern und Plakaten, Verteilung über externe Anbieter etc.) Planung und Redaktion der halbjährlich erscheinenden Musikschulbroschüre inkl. Verfassen von Texten (z.b. Editorial, Workshop-Ankündigungen); ständige Kommunikation mit Grafikagentur und Koordination der Korrekturläufe; Kommunikation mit der Druckerei; Koordination der Verteilung der Broschüre Bewerbung von Einzelveranstaltungen, Reihen sowie der Musikschule allgemein: Online-Kommunikation und Social Media Marketing: Betreuung des Facebook-Profils der Musikschule Betreuung und regelmäßige Aktualisierung der Website der Musikschule Entwicklung eines Newsletter-Versands über externe Anbieter Sonstige Aufgaben Teilnahme an internen Sitzungen Praxisanleitung von Freiwilliger/Freiwilligem im Rahmen des Freiwilligen Sozialen Jahres Kultur 2

3 2. Formale Anforderungen Abgeschlossenes Hochschulstudium im Studienfach Kulturmanagement/ Kulturwissenschaften (Bachelor of Arts) Mindestens einjährige Berufserfahrung in einer Bildungs- oder Kultureinrichtung in den Bereichen Planung und Organisation von Veranstaltungen und/oder Öffentlichkeitsarbeit Gewichtungen entfallen hier 3. Leistungsmerkmale Gewichtungen 3.1 Fachkompetenzen 4 = unabdingbar 3 = sehr wichtig 2 = wichtig 1 = erforderlich Allgemeine Kenntnisse Aufbau und Ablauforganisation der Berliner Verwaltung sowie Kenntnisse der verwaltungsspezifische Arbeitsabläufe und -prozesse (z.b. BezVerwG, GGO I, AZG) Kenntnisse des Zivil- und öffentlichen Rechts (insbesondere BGB Vertragsrecht, 611f. / 631ff.) Umsatzsteuergesetz (insbesondere 12, 19) europäische Gesetzgebung zur Wahrung der Urheberrechte Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) DIN Brandschutzordnung Arbeitszeitgesetz, Arbeitsschutzgesetz Spezielle Rechtskenntnisse Kenntnisse der AV für die Musikschulen Berlins (AV Honorare) Kenntnisse der AV über die Entgelte an den Musikschulen Berlins ( AV- MSE ) Kenntnisse der Vertragsbedingungen der Musikschule Betriebs-Verordnung BetrVO 2010 (insbesondere Abschnitt 4 Versammlungsstätten 23-39) ASR A.2.2. (Maßnahmen gegen Brände); ASR A 2.3. (Fluchtwege und Notausgänge) DGUV Information : Sicherheit bei Produktionen und Veranstaltungen Berliner Pressegesetz Rundschreiben / Arbeitsanordnung zu Abläufen für das Erstellen von Pressemitteilungen Schulgesetz für das Land Berlin (SchulG) 124 Grundsatzprogramm des VdM Spezielle Fachkenntnisse Kenntnisse im Projektmanagement Instrumente der Öffentlichkeitsarbeit und des Social Media Marketing Marketing-Instrumente wie SWOT-Analyse Musikwissenschaftliche Kenntnisse (Musikgenres und -geschichte, Werkkunde, Besetzungen, Instrumentenkunde)

4 3.1.4 Kenntnisse im Haushaltswesen Kenntnisse der LHO und AV LHO (insbesondere 5, 7, 13, 35, 55) Kenntnisse der VergRModVO, Artikel 1 (VgV insbesondere Abschnitt 2 14, 31, 51, 58) Steuerungskenntnisse KLR und Budgetierung IUK- Kenntnisse Anwenderkenntnisse in MS-Office Anwenderkenntnisse in ProFiskal Anwenderkenntnisse in Imperia Anwenderkenntnisse in der Fachsoftware MS-IT Fremdsprachenkenntnisse Englisch ggf. eine weitere Fremdsprache 4

5 Erläuterung der Begriffe Gewichtungen Raum für stellenbezogene Operationalisierungen 3.2 Leistungsverhalten Belastbarkeit Fähigkeit, auch unter schwierigen Bedingungen überlegt zu agieren. reagiert auf kurzfristige Veränderungen souverän und passt Handlungsstrategien den veränderten Bedingungen an behält in Stresssituationen und unter Zeitdruck den Überblick bewältigt wechselnde Arbeitsinhalte- und situationen Leistungsfähigkeit Fähigkeit, engagiert zu arbeiten und aktiv Wissen und Erfahrungen einzubringen, sich auf neue Aufgaben einzustellen und neue Kenntnisse zu erwerben. erkennt eigene Fortbildungsbedarfe und wird initiativ setzt sich selbst anspruchsvolle Maßstäbe erkennt Zusammenhänge, mittelbare Folgen und Wechselwirkungen Wirtschaftliches Handeln Fähigkeit, mit Arbeitskraft und -mitteln sowie Kosten und Zeit ökonomisch umzugehen vereinbart Qualitätsmaßstäbe bzw. orientiert sich am Qualitätsmanagement und Ergebnis kontrolliert die Einhaltung von Planungen und korrigiert Abweichungen setzt die Ressourcen zielführend ein Organisationsfähigkeit Fähigkeit, vorausschauend zu planen und zu strukturieren und entsprechend zu agieren. stellt notwendige Informations- und Kommunikationswege sicher plant Maßnahmen und überwacht den Ablauf koordiniert Arbeitsabläufe sach-, zeit- und personengerecht Selbstständigkeit Fähigkeit, den zur Verfügung stehenden Handlungsrahmen aktiv auszufüllen handelt zielorientiert und übernimmt Verantwortung für das Ergebnis setzt sich erforderliche Prioriäten erledigt und löst Aufgaben und Fragestellungen in Eigeninitiative Entscheidungsfähigkeit Fähigkeit, zeitnahe und nachvollziehbare Entscheidungen zu treffen und dafür Verantwortung zu übernehmen. trifft auch in schwierigen Situationen klare Entscheidungen erkennt und wägt die Konsequenzen verschiedener Entscheidungsalternativen ab und berücksichtigt auch zukünftige Entwicklungen macht Entscheidungen adressatengerecht transparent und übernimmt Verantwortung Durchsetzungsfähigkeit Fähigkeit, Vorstellungen und Entscheidungen zu verwirklichen, auch gegen Widerstände vertritt Vorgaben, die nicht zu beeinflussen sind, loyal und in stimmiger Art und Weise reguliert Konflikte durch überzeugende Verhandlungsführung zeigt Problembewusstsein und Selbstvertrauen Flexibilität Fähigkeit, sich rasch auf veränderte Umfeldbedingungen, neue Anforderungen und andere Menschen einzustellen stellt sich rasch auf neue Situationen ein schafft Optionen/Alternativen und hält sie offen akzeptiert kurzfristige Veränderungen 5

6 3.2.9 Strukturiertes Handeln Fähigkeit, komplexe Sachverhalte zu erfassen und in logischen, geordneten und zielorientierten Gesamtzusammenhängen zu verarbeiten plant und durchdenkt komplexe Sachverhalte ganzheitlich und vorausschauend teilt sich die Arbeitszeit effektiv ein zieht wesentliche Informationen aus Gesamtsachverhalten heraus Gewichtungen 3.3 Sozialverhalten Kommunikationsfähigkeit Fähigkeit, sich personen- und situationsbezogen auszutauschen gibt Informationen aktuell, umfassend und gezielt und verständlich weiter spricht und schreibt anregend, gewandt und überzeugend baut Kontakte/Netzwerke auf und pflegt sie Konfliktfähigkeit Fähigkeit, Probleme und Konflikte zu erkennen und tragfähige Lösungen anzustreben. sucht mit anderen gemeinsam nach Lösungen bzw. Kompromissen erkennt Probleme und thematisiert sie; trägt aktiv zur Konfliktlösung bei bleibt in konfliktfähigen Situationen ausgeglichen Kooperationsfähigkeit Fähigkeit, gemeinsam mit anderen zielgerichtet zusammenzuarbeiten und in Gruppen/Teams ein gemeinsames Ergebnis zu erzielen geht auf andere zu und integriert sie in Prozesse/Verfahren trägt zur gemeinsamen Lösungsfindung bei Verhandlungsgeschick 3.4 Kunden - und adressaten- (anwender-) orientiertes Handeln Dienstleistungsorientierung Fähigkeit, die Arbeit als Dienstleistung für die/den externe/n und interne/n Kundin/en zu begreifen. informiert periodisch/vereinbarungsgemäß über Sachstände/Ergebnisse fragt gezielt nach Anliegen der Kunden/Kundinnen, nimmt diese ernst, überprüft und handelt reflektiert die Kunden-/Kundinnenbedürfnisse und geht aktiv darauf ein Einfühlungsvermögen/Empathie Fähigkeit, sich in die Einstellung anderer Menschen hineinzuversetzen zeigt situationsangemessene Umgangsformen hat Verständnis für künstlerische Belange kann Gesprächssituationen gut einschätzen 6