actrix - Kundenmanager 1.5

Transkript

1 actrix - Kundenmanager 1.5 actrix Kundenmanager 1.5 actrix IT-Lösungen von a - x, Hannover 2007 Alle Rechte vorbehalten. Garantie: Die Datenträger werden vor der Auslieferung von uns geprüft. Technisch fehlerhafte Datenträger werden innerhalb von 4 Wochen nach Erwerb kostenlos umgetauscht. Beanstandete Software bitte mit Rechnungskopie senden an: actrix IT-Lösungen, Charlottenstr. 26, Hannover Technische Fragen: 0162/

2 Inhalt 1 Einleitung Systemvoraussetzungen Installation und De-Installation Installation De-Installation...4 Schreibschutz entfernen Start von actrix Kundenmanager Schaltflächen: Produkte Stichworte Typ Akquisiteur Kunden Neuanlage Kunden Bearbeitung Kunden Filter (nach Kundenstatus)...5 Kundenauswahl und Alle Kunden (nach Produkten) Marketing Aktionen Schaltfläche Hilfe Schaltfläche Word Schaltfläche zurück Kundendaten importieren Kundendaten im Netz Kundendatenbank sichern und importieren Kundendatenbank leeren Kundendaten aus dem Netz lokal ablegen Sortierfunktionen Markierung zurücknehmen Kundenansicht ändern Im Netzwerk arbeiten Serienbriefe aus dem Kundenmanager erstellen...9 Seite 2

3 1 Einleitung Mit dem Kundenmanager haben wir ein Modul realisiert, dass den Ansprüchen moderner Vertriebsstrategie in kleinen und mittleren Betrieben Rechnung trägt. Nach dem Motto "Soviel wie nötig, so wenig wie möglich" haben wir mit dieser übersichtlichen Kundenverwaltung ein Tool programmiert, dass bei regelmäßiger und sorgfältiger Datenpflege: Kunden nach Stichworten, Akquisiteuren, Produktschwerpunkten und Kommunikationstypen sortieren und filtern mit wenigen Klicks Serienbriefe generieren Serienmails durch Copy and Paste ermöglichen automatische Rückeinträge von Marketingaktionen bei den jeweiligen Kunden notieren Kontakthistorie auf einen Blick zulassen Notizen hinterlegen Wiedervorlagedaten aufzeigen Alphabetische Übersichten nach verschiedenen Kriterien zulassen Listen der Teilnehmer/Innen an einer Marketingaktion erstellen gleichzeitigen Zugriff mehrerer Nutzer/Innen zulassen Besonders gelungen ist auch die Adressvorschau und die Möglichkeit, nach aktiven und passiven Kunden per Klick zu unterscheiden. Einzelheiten über die verschiedenen Funktionen finden Sie in der hier vorliegenden Dokumentation. Um den actrix Kundenmanager effektiv einsetzen zu können, sollten Sie Grundkenntnisse in Word, insbesondere in den Serienbrieffunktionen haben. Wichtig Bevor Sie Ihre Daten aus anderen Datenbanken und/oder Tabellen in den actrix Kundemanager importieren, sollten Sie sie vorher zusätzlich sichern. Es wird dringend empfohlen, die im actrix Kundenmanager gespeicherten Daten regelmäßig in einer Backup-Datei zu sichern, um Datenverluste in jedem Fall zu vermeiden.. 2 Systemvoraussetzungen PC Prozessor: 300 MHz Penitum II, Festplattenspeicher: 65 MB frei, CD-ROM-Laufwerk Betriebssystem: Windows 2000/ME/SE/NT4/XP - die Lauffähigkeit auf Windows 98 ist nicht sicher!!! Der Zugriff auf das Verzeichnis c:\programme muss gewährleistet sein. 3 Installation und De-Installation 3.1 Installation Beenden Sie bitte vor der Installation alle anderen Programme. Legen Sie zur Installation die CD in Ihr Laufwerk und warten den Start des Setups ab. Unter Windows öffnet sich das Installationsfenster selbstständig. Folgen Sie nun den Anweisungen. Seite 3

4 Der actrix - Kundenmanager wird in das Verzeichnis c:\programme\actrix installiert. Um sicherzustellen, dass alle Funktionen des Kundenmanagers korrekt ausgeführt werden können, müssen alle Systemdateien des Kundenmanagers in dieses Verzeichnis installiert werden. Wenn ein Icon auf dem Desktop gewünscht wird, gehen Sie auf Start Programme actrix Kundenmanager, öffnen über die rechte Maustaste das Kontext-Menü, danach "Senden an Desktop". Im Verlauf der Installation wird Ihnen die Möglichkeit angeboten ein anderes Verzeichnis zu wählen. Verändern Sie das Verzeichnis nicht, da die mit der Installation bereitgestellten Icons nicht automatisch geändert werden und sonst nicht funktionieren würden. 3.2 De-Installation Zur De-Installation gehen Sie bitten in Start - Systemsteuerung Icon Software, wählen Sie den Eintrag actrix, anschließend die Schaltfläche Ändern/Entfernen 3.3 Schreibschutz entfernen Diese Funktion wird nur bei Updates benötigt. Bei der Erstinstallation wird der Schreibschutz automatisch entfernt. 4 Start von actrix Kundenmanager Nach der Installation können Sie zum Start das Icon auf Ihrem Desktop doppelklicken. Der Kundenmanager startet mit einem Hauptmenü und einer leeren Datenbank. 5 Schaltflächen: 5.1 Produkte Geben Sie hier die Produkt - Interessen Ihrer Kunden ein. Die Produkte können Sie hierüber jederzeit bearbeiten, neue hinzufügen und/oder löschen. Wenn die Begriffe bereits in der Kundenkartei verwendet wurden, können diese erst gelöscht werden, wenn sie bei den einzelnen Kunden separat gelöscht wurden. Die Produkte können Sie in der Kundenkartei verwenden. 5.2 Stichworte Eine Art Bemerkung zu Kunden, z.b. Branchen, spezielle Zielgruppen, Netzwerke oder ähnliches. Bevor Sie die Datenbank einrichten, überlegen Sie sich die Strategie, die Sie verfolgen. Sie sparen so wertvolle Zeit. Die Stichworte können Sie hierüber jederzeit bearbeiten, neue hinzufügen und/oder löschen und in der Kundenkartei verwenden. Für das Löschen s Die Stichworte können Sie in der Kundenkartei verwenden. 5.3 Typ Damit ist der Kommunikationstyp gemeint, z.b. Telefonaktion, Serienbrief, etc. Den Typ können Sie hierüber jederzeit bearbeiten, neue hinzufügen und/oder löschen. Für das Löschen s Den Typ können Sie in der Kundenkartei verwenden. Seite 4

5 5.4 Akquisiteur Für Informationen wer den Kunden/die Kundin akquiriert hat. Die Akquisiteure können Sie hierüber jederzeit bearbeiten, neue hinzufügen und/oder löschen. Für das Löschen s Die Eintragungen können Sie in der Kundenkartei verwenden. 5.5 Kunden Neuanlage Tragen Sie hier jeden neuen Kunden/jede neue Kundin ein. Hier wählen Sie auch Stichwort und Akquisiteur aus. Nachdem Sie die Stammdaten eingegeben haben, speichern Sie diese per Symbol in der rechten oberen Ecke des Fensters. Anschließend werden Sie in die nächste Maske Kunden bearbeiten geführt. 5.6 Kunden Bearbeitung Sie können diese Schaltfläche benutzen, um in die Auswahl eines bestimmten Kunden zu kommen. Anschließend wird eine erweiterte Kundenmaske geöffnet. In diese Maske kommen Sie auch, wenn Sie im Hauptmenü direkt den Kunden/die Kundin doppelt anklicken. In dieser erweiterten Maske können Sie nun Produkt-Interessen der Kunden, eine Marketingaktion, Wiedervorlagedatum, Notizen etc. hinzufügen. Ebenso lassen sich hier auch die Stammdaten nachträglich bearbeiten. In den Marketing-Aktionen wird ein Datum eingegeben, wann diese stattgefunden hat oder stattfinden soll. Geben Sie auch den Typ der Aktion und unbedingt eine Beschreibung ein. Stellen Sie fest, dass Sie in der Typauswahl nicht den passenden Eintrag haben, können Sie auch jetzt direkt einen neuen Typ festlegen. Schreiben Sie in das leere Feld Typ ein Kürzel für den neuen Typ und bestätigen Sie. Sie werden nun in das Dialogfenster zum Typ vervollständigen geführt, verlassen Sie das Fenster mit dem Symbol Formular schließen. In der Kategorie Adressaufbereitung können Sie sich die Kunden-Adresse anzeigen lassen, wie sie im Falle einer Serienbrieffunktion verwendet werden würde. Verlassen Sie die Maske Kunden Bearbeitung per Symbol zurück oben rechts in der Ecke. Die Daten werden gespeichert und das Fenster geschlossen. Der Eintrag wird im Hauptmenü angezeigt. 5.7 Kunden Filter (nach Kundenstatus) Über diesen Filter können Sie sich alle Kunden (Standard -Anzeige), nur die aktiven oder nicht aktiven Kunden anzeigen lassen. 5.8 Kundenauswahl und Alle Kunden (nach Produkten) Wählen Sie hiermit die Kunden aus, die Sie in der Übersicht haben wollen. Sie können in der Auswahl ein oder mehrere Produkte kombinieren. Klicken Sie dazu in die entsprechenden Felder. Verlassen Sie das Fenster mit OK. Im Hauptmenü erscheinen nur noch die Kunden, die den angeklickten Kriterien entsprechen. Möchten Sie wieder alle Kunden sehen, klicken Sie auf die Schaltfläche alle Kunden. Seite 5

6 5.9 Marketing Aktionen In dieser Maske geben Sie Details zu Ihren Marketing Aktionen ein. Dies können sowohl vergangene, sich wiederholende wie auch zukünftige Aktionen sein. Am Ende einer jeden Zeile gibt es das Hilfesymbol. Klicken Sie es an, um alle Kunden einzusehen, die an der ent- sprechenden Marketingaktion teilgenommen haben. Das Speichern - Symbol fügt die Marketingaktion allen im Hauptmenü markierten Kunden zu. Über das Symbol Marketingaktion löschen entfernen Sie einen hinfällig gewordenen Eintrag Schaltfläche Hilfe Möchten Sie den im Hauptmenü markierten Kunden einen Serienbrief erstellen, bietet diese Schaltfläche Ihren Informationen zur Vorgehensweise. Falls Sie keine Kunden im Hauptmenü markiert haben, können Sie die Serienbrieffunktion nicht aufrufen Schaltfläche Word Mit Hilfe der Schaltfläche WORD können Sie die Serienbrieffunktion auslösen. Die im Hauptmenü markierten Kunden werden in eine Datenquelldatei übergeben. Sie wird automatisch gespeichert in: c:\programme\actrix\actrix_marketingaktion.rtf. Klicken Sie die Schaltfläche WORD und bestätigen Sie die daraufhin folgende Frage. Es wird nun Word gestartet und die Datei: c:\programme\actrix \actrix-serienbrief.doc zur Verfügung gestellt. Als Datenquelle wird automatisch die eben erzeugte.rtf - Datei benutzt. Speichern Sie diesen Musterbrief unter einem anderen Namen und/oder in ein anderes Verzeichnis ab. Über die normalen Serienbrief-Werkzeuge können Sie nun das Dokument bearbeiten. Im Adressfeld sind die Platzhalter für die Daten der markierten Kunden bereits eingefügt (Kapitel 7 - Serienbriefe aus dem Kundenmanager erstellen, Seite 9) Schaltfläche zurück Zum Verlassen des Fensters klicken Sie diese Schaltfläche. Alle Einstellungen werden dabei gespeichert Kundenmanager verwalten Über dieses Fenster können Sie Kundendaten aus bereits vorhandenen Tabellen importieren, Ihre Kundendatenbank sichern, die Datenbank leeren. Dabei ist zu beachten, dass alle importierten Kunden automatisch als aktiv markiert werden. Im Überschriftsbereich wird angezeigt, mit welchem Verzeichnis der Kundenmanager verbunden ist. Die ist insbesondere wichtig, wenn Sie in einem Netzwerk arbeiten (Kapitel 6, Seite 9). Seite 6

7 Kundendaten importieren I Import Outlook-Kontakte aus Excel Haben Sie Ihre Kontakte bisher in Outlook erfasst und gepflegt, können Sie diese aus Outlook in Excel exportieren, anschließend in den actrix-kundenmanager importieren. Es werden nur bestimmte Informationen aus den Outlook-Kontakten importiert. Eine manuelle Nachbearbeitung der importierten Kundendaten ist auf jeden Fall anzuraten. Folgende Einträge werden aus den Kontakten übernommen: Anrede Vorname Nachname Position Firma Strasse PLZ Ort Telefon Geschäftlich Fax Geschäftlich Mobiltelefon Website Notizen Kategorien Klicken Sie die Schaltfläche Import Outlook-Kontakte aus Excel, und wählen Sie den Pfad und die zu importierende Datei. Treffen Sie nun die Auswahl, welche Daten importiert werden sollen (Kontakte, Notizen, Kategorien), klicken Sie die Schaltfläche Import starten. Bestätigen Sie mit OK, schließen Sie die Fenster, bis das Hauptmenü angezeigt wird. Diese Methode bietet sich an, weil der Import selbst problemlos vonstatten geht. Dabei werden alle Einträge in die entsprechenden Felder der Kundenmaske eingefügt. II Import Outlook-Kontakte aus Access Wenn Sie Ihre Outlook Kontakte, statt in Excel, in Access exportieren, können Sie auch diese Daten in den actrix-kundenmanager importieren. Der Vorgang ist der gleiche wie beim Import von Excel-Daten. Dabei ist wichtig, dass in der Access-Tabelle die erste Zeile folgende Überschriften beinhaltet: Vorname; Nachname; Anrede; Firma; Position; Straßegeschäftlich; Ortgeschäftlich; Postleitzahlgeschäftlich; Faxgeschäftlich; Telefongeschäftlich; Mobiltelefon; Adresse; Kategorien; Notizen; Website III Import Kundenliste aus Excel Hierbei sind einige Regeln zu beachten: Die Kundendaten müssen in Spalten untereinander eingetragen sein: z.b. 1. Spalte Firmenname, 2. Spalte Vorname, etc. Die Exceltabelle sollte keine Überschriften enthalten, sonst wird die Überschrift als ein Kundeneintrag importiert, den sie aus dem Kundenmanager entfernen müssen. Es dürfen keine Leerzeilen eingefügt sein. Diese müssen alle gelöscht werden. Alle Zellen, die nicht importiert werden sollen, müssen leer sein - dieses bezieht sich auf die Zeilen nach den eigentlichen Kundendaten. Die letzte mögliche Spalte, die Daten enthalten kann, ist Spalte Z. Es dürfen nicht mehr als 26 Spalten in der Exceltabelle vorhanden sein. Seite 7

8 Klicken sie auf die Schaltfläche Import Kundenliste aus Excel. Wählen Sie anschließend den Pfad und die zu importierende Datei. Sie können auch die aus den Outlook-Kontakten exportierte und nachträglich aufbereitete Exceldatei verwenden. Bestätigen Sie mit Doppelklick oder Schaltfläche Öffnen. In der Importmaske nun die Felder in der Reihenfolge auswählen, in der sie in der Excel-Tabelle vorliegen. Um Notizen und Kategorien richtig importieren zu können, muss jeder Kundeneintrag in der Exceltabelle einen Vor- und Nachnamen haben. Diese Vorgabe wurde gemacht, um namensgleiche Nachnamen zuzulassen und anhand des Vornamens unterscheiden zu können. Fehlt beim Kunden der Vorname, kann die Notiz nicht importiert werden. Sie muss nachträglich manuell eingepflegt werden. Der Kundeneintrag selbst ist in den Kundenmanager importiert worden. Existieren namensgleiche Kunden, z. B. mehrmals Erwin Müller, dann müssen Sie die importierten Einträge nachträglich bearbeiten, da die Importfunktion hier nicht mehr differenzieren kann. IV letzten Import rückgängig machen Falls Sie eine falsche Datenquelle ausgewählt hatten, der Import schief gelaufen ist, o.ä. können Sie hierüber ganz problemlos den letzten Import wieder zurücknehmen Kundendaten im Netz Die Kundendaten werden in das Programmverzeichnis c:\programme\actrix installiert. Wollen Sie diese Daten in einem Netzlaufwerk bzw. freigegebenen Netzwerkordner zur Verfügung stellen, dann müssen Sie diese Funktion ausführen. Ihre Kundendaten werden dabei in das angegebene Verzeichnis kopiert. Falls hier schon eine Kundenmanager- Datenbank vorhanden ist, verbindet sich der Kundenmanager nur noch mit diesen Daten (Kapitel 6 - Im Netzwerk arbeiten, Seite 9). Beim Verbinden werden keine Daten kopiert. Es wird keine Replikation ausgeführt Kundendatenbank sichern und importieren Es wird eine Sicherungs-Datei im angegebenen Pfad angelegt. Die hierüber erzeugte Datenbank wird mit einem sicheren Namen versehen. Dieser enthält an der Namenserweiterung den Zusatz _backup_datum. Somit ist sichergestellt, dass sie nicht automatisch mit dem Kundenmanager verbunden werden kann. Erst wenn Sie die Sicherungsdatei umbenennen und den Zusatz löschen, erkennt der Kundenmanager die Datei als eine Kundendatenbank. Öffnen Sie diese Datei nicht aus dem Explorer heraus! Starten Sie den Kundenmanager ganz normal. Über die Funktion Kundendaten im Netz können Sie sich jetzt mit dieser Datei verbinden und die gesicherten Kundendaten anzeigen lassen Kundendatenbank leeren Wenn Sie z.b. erst einmal mit Testdaten den Import ausprobieren wollten oder einfach Testkunden angelegt haben, um die Funktionsweise auszuprobieren und nun mit echten Daten arbeiten möchten. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, bestätigen Sie die anschließende Frage mit Ja. Achtung: die Daten landen nicht im Papierkorb - sie gehen definitiv verloren Kundendaten aus dem Netz lokal ablegen Durch Anklicken der Schaltfläche Kundendaten aus dem Netz lokal ablegen, werden die momentan vorhandenen Daten in c:\programme\actrix kopiert. Sind bereits ältere Datensätze vorhanden, wird abgefragt, ob diese überschrieben werden sollen Sortierfunktionen Im Hauptmenü befinden sich über den einzelnen Spalten jeweils 2 Symbole zum Sortieren. Dies ist insbesondere interessant, wenn Sie die Anzeige je nach momentanem Bedarf umstellen möchten. Klicken Sie einfach auf die gewünschte Schaltfläche. Seite 8

9 5.12 Markierung zurücknehmen Alle bisher gesetzten Markierungen werden auf einmal zurückgesetzt. Klicken Sie auf dieses Symbol, wenn Sie eine neue Auswahl von Kunden treffen wollen Kundenansicht ändern Es gibt 2 Ansichten im Hauptmenü. Hiermit können Sie jeweils in die andere Ansicht schalten. Eine zeigt Ihnen Ihre Kunden mit Firmenname, Stichwort und Akquisiteur. Die andere Ansicht legt den Schwerpunkt auf die Marketingaktionen - Sie sehen Ihre Kunden mit dem Datum der letzten Aktion, Typ und Beschreibung. 6 Im Netzwerk arbeiten Sie haben bereits Kundendaten in Excel, Outlook oder mit dem Kundenmanager erfasst. Diese liegen auf Ihrem PC, also lokal in c:\programme\actrix. Sollen nun mehrere MitarbeiterInnen mit den Daten arbeiten, gibt es folgende Szenarien: I Mehrere MitarbeiterInnen haben jeweils eine eigene Exceltabelle mit ihren Kunden Die erste Person klickt auf die Schaltfläche Kundendaten im Netz. Ihre lokal erfassten Daten werden in das ausgewählte Netz-Verzeichnis kopiert. Die zweite Person kann sich über die Schaltfläche Kundendaten im Netz mit diesem Verzeichnis verbinden. Nach erfolgreicher Ausführung dieser Funktion hat sie Zugriff auf die Daten der ersten Person. Die zweite Person muss nun die eigenen Exceldaten über die Import-Funktion importieren. Jede weitere Person geht genauso vor. II EinE MitarbeiterIn möchte die aktuellen Daten aus dem Netz lokal abspeichern (um damit auf Dienstreise zu gehen) Durch Anklicken der Schaltfläche Kundendaten aus dem Netz lokal ablegen, werden die momentan vorhandenen Daten in c:\programme\actrix kopiert. Sind bereits ältere Datensätze vorhanden, wird abgefragt, ob diese überschrieben werden sollen. Dieser Vorgang geht nicht in die andere Richtung!!! III MitarbeiterIn kommt wieder und hat neue lokale Daten, die ins Netz gestellt werden sollen Es sollte auf jeden Fall wieder eine Verbindung zur Netzdatenbank hergestellt werden. Eine Replikation der lokalen Daten kann nicht über den Kundenmanager ausgeführt werden. Die neuen Daten müssen per Hand zugefügt werden. Bei umfangreichen Ergänzungen ist es ratsam, die neuen Daten zunächst in eine vorbereitete Excel-Tabelle einzutragen (schon bei der Ersterfassung). Nach dem Verbinden mit der Netzdatenbank kann diese Datei über die Import-Funktion jederzeit importiert werden. 7 Serienbriefe aus dem Kundenmanager erstellen In der Maske Marketing - Aktionen befindet sich die Schaltfläche Word. Hierüber können Sie einen Serienbrief schreiben. Die Adressen der markierten Kunden werden automatisch gespeichert in die Datei: c:\programme\actrix\actrix_marketingaktion.rtf. Klicken Sie die Schaltfläche WORD und bestätigen Sie die daraufhin folgende Frage. Das Programm wird nun gestartet und die Datei: c:\programme\actrix \actrix-serienbrief.doc zur Verfügung gestellt (einmal bestätigen oder eine eigene Briefvorlage auswählen). Als Datenquelle wird automatisch die eben erzeugte.rtf - Datei benutzt. Speichern Sie diesen Musterbrief unter einem anderen Namen und/oder in ein anderes Verzeichnis ab. Über die normalen Serienbrief-Werkzeuge können Sie nun das Dokument bearbeiten. Im Adressfeld sind die Platzhalter für die Daten der markierten Kunden bereits eingefügt. Ändern Sie an der Bezeichnung der Seriendruckfelder nichts. Haben Sie bereits ein eigenes Briefpapier, können Sie die Seriendruckfelder aus dem Muster kopieren. Oder sie gehen wie folgt vor: Aus dem Kundenmanager heraus die Word-Funktion anklicken. Anschließend wählen Sie Ihre Briefdatei. Starten Sie nun den normalen Seriendruck und wählen als Datenquelle die Datei: c:\programme\actrix\actrix_marketingaktion.rtf. Fügen Sie die Seriendruckfelder Zeile1, Zeile2 etc. in das Adressfeld ein. Sie benötigen nur die Felder Zeile 1-6 und Briefanrede. Um im Vorfeld zu sehen, wie die Adressen eingetragen werden, können Sie im Kundenmanager in der Kunden Bearbeitung die Adressaufbereitung einstellen und über die Schaltfläche Adressvorschau einsehen. Seite 9

10 Ebenso können Sie selbstverständlich den Musterbrief an Ihre Wünsche anpassen. Wenn Sie später einen neuen Serienbrief schreiben wollen, gehen Sie immer aus den Kundenmanager in die Word-Funktion. Nur so werden die markierten Kunden in den Brief eingefügt. Die vom Kundenmanager erzeugte Datei c:\programme\actrix\actrix_marketingaktion.rtf wird dabei jedes Mal überschrieben. Somit habe sie die aktuellen Kundendaten im Brief. Den neu erzeugten Serienbrief können Sie natürlich unter einem anderen Namen abspeichern, um den alten nicht zu überschreiben. Diese Original-Software ist urheberrechtlich und markenrechtlich geschützt. Seite 10

11 Seite 11