Ihre Steuerberater der Partner-Treuhand-Gruppe T: 07242/41601

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2 2 Editorial ln mehr oder weniger regelmäßigen zeitlichen Abständen klingelt ein vom Finanzamt oder Krankenkasse entsandter Prüfer bei Wirtschaftstreibenden an der Tür. Diese Prüfungen bringen meist eine zusätzliche Belastung mit sich. Einerseits durch einen erhöhten Zeitbedarf seitens des Unternehmens und andererseits durch ein gewisses Unbehagen, denn Steuerprüfungen sind in den wenigsten Fällen erwünscht. Natürlich haben auch Prüfungsorgane ihre Vorgaben und sollen jährlich bessere Ergebnisse erzielen, sodass sich der Druck auch auf die Unternehmer ständig erhöht. Vor allem ständig neue Änderungen im Steuerrecht und immer undurchsichtigere Formvorschriften erschweren den betrieblichen Alltag und bilden nahezu unüberwindliche bürokratische Hürden. Nachfolgend haben wir für Sie einen kurzen Überblick mit den wesentlichsten Abläufen erstellt. Sie sollen dadurch die Vorgänge leichter verstehen und sich rechtzeitig auf mögliche Schritte und Gegenmaßnahmen vorbereiten können. Wir stellen dabei Ihre Rechte und Pflichten dar, die in den jeweiligen Verfahren gegeben sind. Sie erhalten zwischendurch Tipps und wir informieren Sie über mögliche Einsprüche aber auch über zu drohenden Folgen wie Finanzstrafen. Unser erster und wichtigster Tipp für Sie: Informieren Sie uns umgehend von einer bevorstehenden Prüfung. Wir begleiten und beraten Sie gerne und schützen Sie bestmöglich vor unangenehmen Rechtsfolgen. Ihre Steuerberater der Partner-Treuhand-Gruppe T: 07242/41601

3 3 Der Finanzprüfer ein ungebetener Gast Unsere Erfahrung Meist ist es in keiner Weise ersichtlich, wann mit einer Betriebsprüfung zu rechnen ist. Es gibt Unternehmen die seit mehr als zehn Jahren nicht geprüft wurden, während andere Betriebe eine fast lückenlose Prüfung erfahren. Die in den Steuererklärungen anzugebenden Daten werden immer detaillierter und somit der Steuerpflichtige für die Finanzverwaltung immer transparenter. Durch die elektronische Übermittlung in das System der Finanzverwaltung stehen heute wichtige Daten jederzeit zur Verfügung. Mit dem Nachteil für den zu Prüfenden, dass mit diversen Auswertungen (Branchenvergleiche, Vorjahresvergleich) seitens der Finanzverwaltung sofort Abweichungen festgestellt werden können und viel zielgerichteter geprüft werden kann. Jahresprüfungsplan Jeweils zum Jahresende werden im Rahmen eines Jahresprüfungsplanes, der praktisch eine Liste aller zu prüfenden Unternehmen des folgenden Jahres enthält, erstellt. Dieser Prüfungsplan wird auf die vorhandenen Gruppen- bzw. Teamleiter aufgeteilt und von diesen wiederum an zugeordnete Prüfer weiter-geleitet. ln welcher Reihenfolge diese Prüfungen durchführt werden, bleibt üblicherweise dem jeweiligen Prüfungsorgan überlassen. Die Prüfungsarten Klassische Betriebsprüfung (Außenprüfung) Umsatzsteuersonderprüfung Gemeinsame Prüfung (GPLA) Erhebung Nachschau Kettenprüfung Kontrolle illegaler Ausländerbeschäftigung Hausdurchsuchung Fair Play Projekt - erstes Unternehmerjahr Standardisierte Kurzprüfungen 1.1. Betriebsprüfung (Außenprüfung) Einzelauswahl: Die Auswahl erfolgt aufgrund individueller Entscheidungen, etwa durch Anzeigen, Ungereimtheiten bei den Unterlagen oder ungenauen Erklärungen. Zeitauswahl: lst ein Unternehmen bereits längere Zeit nicht mehr geprüft worden, steigt die Wahrscheinlichkeit einer Betriebsprüfung. Gruppenauswahl: Die Auswahl wird einem Zufallsgenerator überlassen Wer prüft Es gibt eine Amts- und eine Großbetriebsprüfung. Eine Großbetriebsprüfung gilt für Unternehmen ab einem Umsatz von mehr als 9,78 Millionen Euro. ln allen anderen Fällen ist die so genannte Amtsbetriebsprüfung des örtlich zuständigen Finanzamtes zuständig.

4 Die Vorgangsweise (Aktenbeschaffung) Zu Beginn beschafft sich der Prüfer den Steuerakt des Steuerpflichtigen mit Steuererklärungen, Jahresabschlüsse, Vollmachten, Fragebögen anlässlich des Neubeginns, Gesellschaftsverträge, ldentitätsnachweise, Firmenbuchauszüge, Unterschriftsprobenblätter, Schriftverkehr, Kontrollmitteilungen und den Vorberichten (frühere Prüfungsberichte) Diese Informationen und allenfalls weiteres vorhandenes Kontrollmaterial (Kontrollmitteilungen, Auskünfte von Staatsbürgern, Beistandspflicht anderer Behörden, Mehrwertsteueraustauschsystem) dienen dem Prüfungsorgan zur Festlegung der konkreten Prüfungsfelder. Als weitere Informationsquelle dient oft das Internet bzw. die Homepage des zu prüfenden Unternehmens Ankündigung der Prüfung lm Regelfall meldet sich das Prüfungsorgan zumindest eine Woche vor geplantem Prüfungstermin - beim bevollmächtigten Steuerberater. Manchmal wird das Unternehmen auch direkt kontaktiert, denn manche Prüfer versuchen durch einen direkten Kontakt zum Unternehmer leichtere Zugeständnisse zu erhalten. Achtung: In diesem Fall empfehlen wir Ihnen den Prüfer sofort darauf hinzuweisen, dass eine steuerliche Vertretung besteht und Prüfungsdetails direkt vom zuständigen Steuerberater abgeklärt werden Prüfungszeitraum Bei der ersten Kontaktaufnahme wird bereits der zu prüfende Zeitraum im Regelfall die letzten drei veranlagten bzw. erklärten Jahre - präzisiert. Der Prüfungszeitraum kann bei Betriebseröffnungen, Betriebsaufgaben oder Umgründungen auf das zu veranlagende oder letztveranlagte Jahr beschränkt werden. Der Prüfungszeitraum kann nicht mehr verändert werden, wenn die Prüfung bereits angekündigt wurde. Auch dann nicht wenn eine Steuererklärung bereits fertig gestellt wurde und eingereicht wird, vielmehr kann dadurch der Prüfzeitraum sogar um ein Jahr verlängert werden Schadensminimierung durch bestmögliche Vorbereitung Nicht nur Prüfer sondern auch Wirtschaftstreibende müssen sich auf die Prüfung gut vorbereiten. In Gesprächen mit dem Steuerberater werden alle nötigen Unterlagen erstellt und mögliche Problemfelder abgearbeitet. Um für eine Prüfung entsprechend gerüstet zu sein beginnen die Vorbereitungen optimalerweise bereits lange vor einer tatsächlichen Prüfung. Achtung: Die Praxis zeigt, dass alle im Nachhinein getroffenen Maßnahmen im Regelfall extrem zeitund kostenintensiv sind und nicht in allen Fällen den gewünschten Erfolg bringen. Unser Tipp: Sie sollten ständig darauf achten, dass alle geschäftlichen Transaktionen auf steuerliche Risiken untersucht werden und Sie minimieren so mögliche Fehlerquellen auf ein Mindestmaß. Oft werden Zusammenhänge ohne schriftliche Notizen nach Jahren vergessen. Erstellen und archivieren Sie deshalb entsprechende Dokumentationen (Verträge/Vereinbarungen) und Beurteilungen (Gesprächsnotizen) übersichtlich und zeitnah für nachfolgende Prüfungen.

5 Prüfung und Terminvereinbarung Bereits bei der ersten Kontaktaufnahme ist zu klären, ob der genannte Prüfbeginn auch aus Sicht des Unternehmens möglich ist. Unter gewissen Umständen ist es möglich einen gewünschten Prüftermin zu verschieben. Streben Sie nur dann eine Terminänderung an, wenn wirklich wichtige Gründe vorliegen, denn oft wird eine mangelnde Kooperation mit schlechtem Gewissen gleichgesetzt. In den nachfolgenden Fällen ist es jedoch sinnvoll einen neuen Prüfungstermin anzustreben: - Krankheit oder urlaubsbedingte Abwesenheit des Unternehmers (auch Mitarbeiter) oder des Steuerberaters - Aufgrund betrieblicher Anforderungen, die die gesamte Zeit des Unternehmers in Anspruch nehmen (Verkaufsaktion, Um/Neubau des Betriebsgebäudes, betriebliche Umstellung, usw.) Die Prüfungsunterlagen Üblicherweise wird der Prüfungszeitraum auf die drei zuletzt veranlagten Jahre festgelegt. Überprüfen Sie daher zuerst alle Ordner (Eingangs-, Ausgangsrechnungen, Kassa, Bank) der betreffenden Jahre auf folgende Punkte: - Vollständigkeit - interne Unterlagen bzw. Kommentare (entfernen) Unser Tipp: Klären Sie schon vor allfälligen Prüfungen wer als Ansprechperson des Prüfers fungiert. Dies kann einerseits der Steuerberater sein, bei größeren Unternehmen ist oft ein Mitarbeiter des betrieblichen Rechnungswesens der Hauptansprechpartner. Hier ist darauf zu achten, dass die Ansprechpersonen einen gemeinsamen Wissensstand haben. Soferne es bereits Prüfungen mit Feststellungen der Finanz gegeben hat, ist ein Studium der letzten Prüfungsberichte auf jeden Fall ratsam. Überlegen Sie welche Unterlagen der Prüfer sehen darf und welche auf Anfrage bereit gestellt werden. Nochmals informieren Sie uns sofort von einer anstehenden Prüfung. Wir überprüfen fachkundig für Sie die Unterlagen bevor das Prüfungsorgan Zugriff darauf hat. Wir protokollieren die Übergabe der Unterlagen da im Verfahren oft der Einwand kommt, dass keine oder nur mangelhafte Unterlagen übergeben wurden und wir anhand des Übergabeprotokolls derartige Vorwürfe entkräften können. Folgende Unterlagen sind vom zu Prüfenden vorzubereiten: - Belegordner (Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Kassa, Bank) - Konten - Umbuchungen und entsprechende Belege aus der Buchhaltung - Inventurunterlagen - Grundlagen für Wertberichtigungen und Forderungsausfälle - Abgrenzungen - Grundaufzeichnungen - Depotauszüge für Wertpapiere - Belege - Kassabücher - Lohnkonten - Rechnungsbücher - Wichtige Verträge im Prüfungszeitraum - Mehr-Weniger-Rechnung

6 6 - Fahrtenbücher - Gutachten (Verkehrswerte) Folgende Unterlagen werden vom Steuerberater vorbereitet: - Journal bzw. Datei (auf Aufforderung durch den Prüfer) - Saldenlisten - Saldenübernahme - Bilanz-Umbuchungslisten - Jahresauswertungen der Lohnverrechnung - Anlagenverzeichnis - Berechnungen (Rückstellungen, Privatanteile, ) Elektronische Daten Stellt der Abgabenpflichtige auf Grundlage seiner EDV-Buchführung dauerhafte Wiedergaben (Ausdrucke auf Papier) her, so ist er verpflichtet davon - als unformatierten Text - Druckdateien oder Exportfiles der erstellten Auswertungen anzufertigen, aufzubewahren und zur Verfügung zu stellen. Mit Datenträgern im Sinne der neuen Bestimmungen und der gegenständlichen Erlassausführungen sind elektronische Datenträger je nach dem Stand der Technik gemeint (Disketten, USB-Sticks, CD). Die Datenträger müssen nur auf Verlangen der Abgabenbehörde zur Verfügung gestellt werden. Sie können jederzeit, müssen jedoch spätestens ab dem Zeitpunkt des Verlangens erstellt werden. Bitte beachten Sie auch die Versicherungs- und Garantie-Informationen zur Haltedauer von Datenträgern. Daten der Buchführung und Aufzeichnungen bzw. auch der vor- und nachgelagerten Systeme (z.bsp. Kassensystem, Lagerbuchführung) können der Finanzverwaltung als Standard Audit File - Tax zur Verfügung gestellt werden. Die Verpflichtung der Zurverfügungstellung von Daten als Druckdatei oder Export-File wird, insoweit die Daten in Form des Standard Audit File - Tax der Finanzverwaltung zur Verfügung gestellt werden, aufgehoben. Dazu müssen allerdings alle im Rechnungswesen des Unternehmens erfassten Daten, soweit sie inhaltlich im Standard Audit File - Tax Deckung finden, zur Verfügung gestellt werden. Standard Audit File - Tax (SAF-T) lm Jahr 2005 hat die OECD eine standardisierte Prüfdatei entwickelt, die neben formalen auch inhaltliche Vorgaben enthält. Dieser Standard Audit File Tax wurde von der österreichischen Finanzverwaltung an nationale Anforderungen angepasst und ergänzt als zusätzlich erlaubtes Datenformat die bestehenden Möglichkeiten Checkliste Betriebsprüfung lm Rahmen einer Checkliste kann sowohl der Umfang an Unterlagen als auch deren Kontrolle bestätigt werden. Aktualisierte Checkliste finden Sie auf der Website der Partner-Treuhand- Gruppe: Die Wahl des Prüfungsorts Die Prüfung erfolgt grundsätzlich im Betrieb des Steuerpflichtigen. Dabei hat dieser entsprechende Hilfsmittel wie Raum, Beleuchtung, Strom, Heizung zur Verfügung zu stellen. Prüfungsorgane drängen auf Prüfungen direkt im Betrieb. Einerseits sind die gesamten

7 7 Belege meist vor Ort und andererseits stehen mit Firmenmitarbeitern weitere Ansprechpersonen zur Verfügung, die oft unbeabsichtigt wertvolle Hinweise für dessen Tätigkeit weitergeben. Findet sich im Unternehmen kein geeigneter Raum wird die Prüfung meistens in den Räumen des Steuerberaters, sehr selten im Finanzamt und nur auf ausdrücklichen Wunsch des Steuerpflichtigen in dessen Privatwohnung durchgeführt. Weitere Ausnahmen zur Verlegung des Prüfungsortes gibt es bei vorzeitiger Aufgabe des Betriebs, bei Lärmbelästigung durch den Betrieb oder in unmittelbarer Nachbarschaft, usw.. Prüfungsorgane sind auf jeden Fall verpflichtet eine Betriebsbesichtigung durchzuführen. Speziell in jenen Fällen bei denen vom zu Prüfenden keine Räumlichkeiten zur Verfügung gestellt werden konnten, bestehen Prüfer oft gleich zu Beginn auf eine Betriebsbesichtigung um einen Überblick auf die räumlichen Gegebenheiten zu erhalten Prüfungsbeginn Der Prüfungszeitraum beträgt wie bereits eingangs erwähnt üblicherweise drei Jahre - kann aber vor allem bei,,anschlussprüfungen - auch kürzer oder länger besonders bei Verdacht auf Steuerhinterziehung bis zur Verjährungsgrenze sein. Prüfungsorgane müssen sich unaufgefordert mit einem Dienstausweis oder einer Dienstkarte vorstellen. Anschließend wird zur Legitimation der Prüfungsauftrag (Zweitschrift) mit Informationen zu Art und Umfang der vorzunehmenden Prüfungshandlungen überreicht. Der Prüfungsauftrag enthält den Gegenstand der Prüfung (Name und Anschrift des Steuerpflichtigen, zu prüfende Zeiträume und Abgaben), die Namen aller Prüfungsorgane), die zugrundeliegenden gesetzlichen Bestimmungen, die Unterschrift des zuständigen Organs sowie das Datum der Ausstellung und das Amtssiegel. Der Prüfauftrag ist vom Unternehmer bzw. dessen steuerlichem Vertreter zu unterfertigen. Damit wird offiziell die Prüfung begonnen. Liegt ein Umstand vor, der eine Selbstanzeige erforderlich macht, so ist dieser vor Unterfertigung bekanntzugeben und die entsprechenden Unterlagen vorzulegen. Nach Unterfertigung des Prüfungsauftrages wird entweder vom Unternehmer oder dessen steuerlicher Vertretung mit dem Prüfer im Regelfall ein kurzes Gespräch bezüglich des Unternehmens geführt, auf etwaige Besonderheiten hingewiesen und die vorbereiteten Unterlagen übergeben. Das Prüfungsorgan darf sich allerdings grundsätzlich erst dann an Auskunftspersonen wenden, wenn die Befragung des Steuerpflichtigen selbst nicht zielführend ist Rechtsgrundlage der Prüfung Die Rechtsgrundlage ist auf dem Prüfungsauftrag auf der ersten Seite aufgedruckt und ist vor Unterschrift unbedingt zu prüfen. Bei einer Außenprüfung nach 147 BAO besteht vom Abgabepflichtigen eine Mitwirkungsverpflichtung. Wenn es sich um einen Beruf mit hoher Verschwiegenheitsverpflichtung (Steuerberater, Ärzte, Notare, Rechtsanwälte,) handelt, so ist der Steuerpflichtige zu einer sogenannten,,erhöhten Mitwirkung" verpflichtet, da der Finanz aus berufsrechtlichen Gründen nicht in alle Aufzeichnungen Einsicht zu gewähren ist. Ausnahme: Bei einer Prüfung nach 99 Finanzstrafgesetz besteht diese Mitwirkungsverpflichtung nicht mehr. Hier liegt die Beweislast bei der prüfenden Behörde. Oft ist es in der

8 8 Praxis schwierig festzulegen, wann die Mitwirkungspflicht aufhört und die Beschuldigtenrechte einsetzen. Die Kenntnis der Art des Verfahrens ist deshalb wichtig zur Wahrung der Rechte bzw. Pflichten des Abgabepflichtigen im Prüfungsablauf und bestimmt auch das erforderliche Verhalten des Abgabepflichtigen im Prüfablauf Strafbefreiende Selbstanzeige ( 29 FinStrG) Eine strafbefreiende Selbstanzeige ist ausschließlich zu Beginn der Prüfung möglich spätestens zum Zeitpunkt der Aufforderung Bücher und Aufzeichnungen vorzulegen und vor Unterfertigung des Prüfungsauftrages. Halten Sie vor Unterzeichnung auf jeden Fall Rücksprache mit uns. Eine Selbstanzeige wird diese wegen ihrer Bedeutung am Prüfungsauftrag vermerkt. Üblicherweise fragen Prüfer ausdrücklich nach, ob eine Selbstanzeige erstattet wird. Bei fahrlässigen Delikten kann die Anzeige auch noch während der laufenden Prüfung erfolgen. Voraussetzungen für eine strafbefreiende Wirkung: 1. Tätige Reue: Schadensgutmachung durch sofortige Entrichtung der betreffenden Abgaben (bzw. innerhalb von zwei Jahren, wenn ein Zahlungsaufschub bewilligt wird). 2. Präzise Angaben: Genaue zahlenmäßige Darstellung der begangenen Verfehlung. 3. Rechtzeitige Erstattung: Die Straffreiheit tritt nur ein, wenn zum Zeitpunkt der Selbstanzeige keine Verfolgungshandlungen gegen den Anzeiger bzw. an der Tat Beteiligte gesetzt waren, wenn die Tat zum Zeitpunkt der Selbstanzeige noch nicht entdeckt und dies dem Anzeiger bekannt ist bzw. wenn bei einem vorsätzlichen Finanzdelikt die Selbstanzeige schon bei Beginn der abgabenbehördlichen Prüfung erstattet wird. 4. Ausdrückliche Täterbenennung: Namentliche Bezeichnung der (natürlichen) Person(en), denen das finanzstrafrechtliche Delikt zuzurechnen ist. Selbstanzeige ab 2011 Wesentlich ist nunmehr auch die tatsächliche Entrichtung der von der Anzeige umfassten Beträge. Sind diese Beträge etwa durch eine nachfolgende lnsolvenz nicht mehr einbringlich, verliert auch die Selbstanzeige ihre Wirkung. Eine neuerliche Selbstanzeige für denselben Abgabenanspruch ist nur dann strafbefreiend, wenn eine 25%ige Abgabenerhöhung des Mehrbetrags rechtzeitig entrichtet wird. Die Selbstanzeige ist bei jedem Finanzamt möglich, eine örtliche Zuständigkeit ist nicht mehr relevant Vorgangsweise bei der Prüfung Der Prüfer erhält zu Beginn der Prüfung unaufgefordert jedoch erst nach Unterfertigung des Prüfungsauftrags - folgende Unterlagen: - alle laufenden Belege (nicht jene für Umbuchungen) - Konten - Journal bzw. Datenträger mit elektronischen Daten. Sonstige Unterlagen erhält das Prüfungsorgan nur auf ausdrückliche Anforderung.

9 Anzahl der Prüfungsorgane Den überwiegenden Kontakt hat man mit dem Prüfer selbst. Dieser ist meist vor Ort tätig, führt die Prüfungshandlungen durch und ermittelt bzw. beurteilt Sachverhalte. Nur bei größeren Prüfungsfällen kann es auch vorkommen, dass zwei Prüfer vor Ort tätig sind. Ein Vorgesetzter des Prüfungsorgans ist im Regelfall nur kurzfristig vor Ort, wird aber vom Prüfer laufend informiert. Für den Prüfer nicht eindeutige Rechtsfragen werden von diesem gemeinsam mit dem Gruppen- oder Teamleiter besprochen. Sollten Zweifelsfragen im Rahmen der Prüfung nicht geklärt werden können, werden diese im Rahmen einer sogenannten Schlussbesprechung nochmals diskutiert. Auch hier nimmt in diesen Fällen dann neben dem Prüfer auch der Gruppenleiter teil. Bei schwierigen, umfangreichen und nicht alltäglichen Problemfällen wird zusätzlich meist der Finanzamt- Vorstand im Zuge des Verfahrens beigezogen Betreuung des Prüfers Für den Fall, dass die Prüfung im Betrieb stattfindet, beachten Sie bitte folgende Punkte: Stellen Sie in einem hellen Raum einen Schreibtisch mit Stromanschluss zur Verfügung. Interne Unterlagen versperren Sie oder lagern diese in einem anderen Raum. Denn der Betriebsprüfer darf nur in jene Unterlagen Einsicht nehmen, die ihm ausdrücklich zur Verfügung gestellt werden. Es ist daher empfehlenswert, auch nur diese Unterlagen im Prüfungszimmer zu belassen. Fragen Sie wenigstens einmal am Tag nach ob etwas gewünscht, benötigt (Kopien, ) wird. Die gewünschten Kopien machen Sie gleichzeitig auch für Ihren Akt. Wenn Sie mit dem Prüfer etwas ohne Steuerberater besprechen (Prüfer haben keinen Rechtsanspruch direkt mit Ihnen zu sprechen und davon raten wir auch auf jeden Fall ab gleich ob offiziell oder privat.) machen Sie sich Gesprächsnotizen. Besprechen Sie vor allem lhre Antworten auf Fragen des Prüfers zuerst mit uns. Es ist erforderlich dem Prüfungsorgan gegenüber mit etwaigen Aussagen sehr vorsichtig zu sein. Bleiben Sie sachlich und legen Sie gleich zu Beginn der Prüfung einen möglichen Prüfungsverlauf und gewünschte Unterstützung und Gesprächspartner (Buchhalter, Steuerberater,...) fest. Lassen Sie sich vom Prüfer in regelmäßigen Abständen über den Prüfungsverlauf berichten. Durch das Nachreichen fehlender Unterlagen können Sie einen raschen Verfahrensablauf gewährleisten. Sie müssen dem Prüfer nicht permanent zur Verfügung stehen, jedoch werden oft sofort Antworten auf eventuelle offene Frage gewünscht. Klären Sie deshalb ab, wann Sie für Besprechungen zur Verfügung stehen bzw. wann der Prüfer vor Ort anwesend ist. In der Praxis bewährt sich, dass Fragen gesammelt und in schriftlicher Form übergeben werden. Diese sollten innerhalb einer vereinbarten Frist beantwortet werden. Ein Grundsatz der Finanzverwaltung besagt, dass einer ersten Auskunft der höhere Wahrheitsgehalt zuzuordnen ist. Jede unbedachte spontane mündliche Auskunft kann jedoch oft zu problematischen Auswirkungen führen, die in Folge nur schwer ausgeräumt werden kann. Sie können den Prüfer durchaus auch auf die gesetzlichen Bestimmungen verweisen, dass er seine Prüfung nur auf jene Sachverhalte beschränkt, die für die Erhebung der Abgaben wesentlich sind. Die eigene Mitwirkungspflicht beschränkt sich auf abgabenrechtlich bedeutsame Umstände diese müssen nötig, möglich und zumutbar sein.

10 10 Bezüglich der Bewirtung ist es üblich, normale Getränke, wie etwa Kaffee, Tee oder Mineralwasser anzubieten. Dies wird im Regelfall auch nicht als Bestechungsversuch angesehen. Sollte ein Prüfungsorgan eine Bewirtung ablehnen ist dieser Wunsch entsprechend zu respektieren. Seit lnkrafttreten des neuen Antikorruptionsgesetzes ist es auch ratsam, den Prüfer lediglich mit Kaffee oder Erfrischungsgetränken zu bewirten. Zu großzügige Aufmerksamkeiten (Bsp. Essenseinladungen) könnten als Bestechung qualifiziert werden uns sind streng genommen bereits strafbar Rechte des Geprüften Die Prüfer haben folgende Rechte des Steuerpflichtigen zu berücksichtigen: Recht auf ein faires Verfahren: Der Prüfer hat auch Aspekte zugunsten des Steuerpflichtigen zu ermitteln und zu berücksichtigen. Recht auf Wahrung des Steuergeheimnisses: Die steuerlichen Angelegenheiten des Steuerpflichtigen müssen geheim gehalten werden Recht auf Parteiengehör: Der Steuerpflichtige muss in jedem Stadium des Verfahrens die Möglichkeit haben, seine Rechte wahrzunehmen und sich zu äußern Recht auf Akteneinsicht: Von der Akteneinsicht in den Akt des Prüfers ist nur Folgendes ausgenommen: Beratungsprotokolle, Erledigungsentwürfe, Unterlagen, deren Einsicht die lnteressen Dritter schädigen würde. Recht auf die Stellung von Beweisanträgen: Beweisanträge können in jedem Stadium der Prüfung gestellt werden. Recht auf Wahrung von Berufsgeheimnissen: vor allem bei Rechtsanwälten, Ärzten etc. Recht auf Wahrung des Bankgeheimnisses: Ausnahmen bestehen nur im Finanzstrafverfahren Betriebsbesichtigung Zu Beginn oder auch während einer Betriebsprüfung muss vom Prüfer eine Besichtigung des Betriebes vorgenommen werden. Der Betriebsprüfer wird sich dabei vor allem über die betriebsinternen Abläufe ein Bild machen und er wird feststellen, welche Dokumentationen über Geschäftsfälle vorhanden sind. Wie werden Angebote erstellt, wo werden die Lieferscheine abgelegt und wie werden Bareinnahmen aufgezeichnet bzw. wie wird das Kassabuch geführt. Möglicherweise will der Betriebsprüfer die Stundenaufzeichnungen der Mitarbeiter sehen, um diverse Kalkulationen anstellen zu können. Ein weiterer Grund für die Betriebsbesichtigung liegt meist auch darin, das Anlagenverzeichnis mit der Realität zu vergleichen. (Hängt ein Gemälde auch wirklich im Büro?)

11 Heikle Themen in der Prüfungspraxis Wir werden aufgrund der Vielschichtigkeit möglicher Prüfungsfelder nur einen kleinen Bereich (Praxiserfahrung) wiedergeben. Der Kreativität der Prüfer sind allerdings keine Grenzen gesetzt. Grundaufzeichnungen Grundaufzeichnungen sind Aufzeichnungen, die den Geschäftsfall von der Anbahnung bis zur Fakturierung dokumentieren (Kalendereinträge, Paragondurchschriften, Einnahmenlisten, Schmierzettel, Strichlisten, Angebote, Lieferscheine). ln der Praxis werden die umfassten Aufzeichnungen mit immer größer werdender Genauigkeit überprüft. Wenn hier wesentliche Mängel festgestellt werden, könnte es sein, dass die Richtigkeit des Rechnungswesens insgesamt in Frage gestellt wird und Sicherheitszuschläge festgesetzt werden. Häufige Probleme: Bei Betrieben über EUR ,-- Jahresumsatz werden keine verpflichtenden Einzelaufzeichnungen durchgeführt. Veraltete Kassensysteme lassen es nicht zu, dass EDV-Daten in Form eines standardisierten Prüffiles an den Prüfer weitergegeben werden können. Fehlende Lieferscheine und Bestelllisten oder Hilfsaufzeichnungen werden nicht aufbewahrt. Fehlende Angebote und Auftragsbestätigungen, Reservierungsbücher und händisch geführte Kalender werden nicht aufbewahrt. Elektronische Daten Alle Daten, die aus der EDV dauerhaft wiedergegeben werden (Journale, Saldenlisten, etc.) müssen auch dauerhaft EDV-technisch archiviert werden. Diese Daten müssen dem Prüfer auch in elektronischer Form zu Verfügung gestellt werden. Bei Registrierkassen neuerer Modelle werden die Daten ebenfalls in elektronischer Form angefordert. Dadurch erhält der Prüfer im Regelfall die gesamte Buchhaltung. Diese wird dann mit speziell entwickelten Prüfprogrammen getestet und untersucht. Der Prüfer untersucht die elektronischen Daten auf: - Doppelbuchungen - Schlüsselwörter - Abstimmung der in der Buchhaltung enthaltenen Daten mit den Vorsystemen (etwa Fakturierungsprogramm, Registrierkasse, Zeiterfassung, Lagersysteme, Lohnverrechnung, usw.) - Plausibilität einzelner Kontenstände (etwa nicht mögliches Kassaminus) - Ausgangsrechnungen müssen fortlaufend nummeriert sein: Fehlen Rechnungsnummern? Sind Buchungszeilen und Kontenpositionen durchgehend nummeriert oder gibt es Lücken, die auf fehlende oder entfernte Buchungen hindeuten? - Endziffernanalyse - wiederholen sich bestimmte Zahlenkombinationen und gibt es Gründe dafür - Kontrolle von Ziffernverteilungen und Häufigkeiten (hier gibt es statische Aussagen, wie oft welche Zahlen vorkommen - Ziffer 1 muss wesentlich öfter vorkommen als Ziffer 9) - Vergleich im Zeitablauf, wesentliche Abweichungen zu den Vorjahren

12 12 Betriebsausgaben, Privatanteile Diese Zahlungen werden sehr genau geprüft, ob sie betrieblich veranlasst sind oder ob privat veranlasste Zahlungen dabei sind. Notieren Sie immer die Empfänger von Zahlungen denn sonst ist der Abzug als Betriebsausgabe gefährdet. Werden Teile der als Ausgaben geltend gemachten Kosten für private Zwecke herangezogen (Verpflegung Gastronomiebereich, auch privat eingesetztes Personal, privat Nutzung Firmen- KF, usw.) sind für diese Nutzung entsprechende gewinnerhöhende Privatanteile oder Eigenverbräuche anzusetzen. Vergleiche ln vielen Branchen bieten sich Vergleichsberechnungen an: - Rohaufschläge Gibt es gravierende Abweichungen zu einzelnen Jahren bzw. Erklärungen dazu? - Rohaufschlagsberechnungen in der Gastronomie Vergleich EK/VK Speisekarte: wird dieser derart berechnete Rohaufschlag mit den gesamten Erlösen und Einkäufen gegenübergestellt, ergibt sich hier oft ein Erklärungsbedarf (Eigenverbrauch, Schwund, etc). - Vergleiche Angebote mit Rechnungen Stimmen Angebote mit den endgültigen Rechnungen überein Verprobung von Stundensätzen Verprobung der für eine Stunde verrechneten Stundensätze mit der gesamten produktiven Jahresarbeitszeit und dem gesamten Leistungsumsatz. Mengenrechnungen Abweichung zwischen der Einkaufsmenge in Verbindung zur verkauften Menge; auch nicht gleichartige Güter sind zu erklären. Beispiel: Für das Zapfen von Bier ist Kohlensäure erforderlich, allerdings kann anhand der Menge an Kohlensäure, die eingekauft wurde, auf die Menge an verkauften Bier hochgerechnet werden. Betriebsvergleich Die Finanz hat Daten von vergleichbaren Betrieben zur Verfügung. Bei Abweichungen zum Branchenschnitt werden gezielte Fragen gestellt. Vermögensrechnung Selbstständige müssen ihren Lebensunterhalt aus dem Einkommen ihres Unternehmens bestreiten, d.h. es müssen aus diesem alle erforderlichen Mittel (lnvestitionen, Tilgungen, private Zahlungen, Lebensunterhalt) erwirtschaftet werden können. Typische Frage:,,Womit bestreiten Sie lhren Lebensunterhalt?" lnstandhaltungsaufwand/anlagenabschreibung Handelt es sich um lnstandhaltungsaufwand oder um einen Herstellungsaufwand, der aktiviert wird und über die Restnutzungsdauer abzuschreiben ist? Wie hoch ist die Nutzungsdauer?

13 13 Firmen KFZ Wie hoch ist der betrieblich genutzte Anteil? Gibt es Nachweise dazu? Stimmt der durchschnittliche Verbrauch dieses Modelles mit den tatsächlichen Treibstoffkosten und der km-leistung überein? Spenden, Repräsentation Wofür wurden diese geleistet? Dient die Repräsentation einer neuen Geschäftsanbahnung? Notieren Sie auf der Repräsentationsrechnung immer Teilnehmer und Thema des Gespräches (Geschäftsanbahnung, Netzwerk, ) Reisekosten Bei betrieblich veranlassten Reisen sind Unterlagen und Dokumentationen notwendig. Bei betrieblichen Reisen mit privatem Rahmenprogramm muss der Privatanteil auf jeden Fall untergeordnet sein ansonsten gilt die gesamte Reise als privat. Angestellte Ehegattin und Verwandte Verwandte jeden Grades sind fremdüblich zu entlohnen und vertragliche Vereinbarungen im Verwandtenkreis bedürfen immer der Schriftform! Verdeckte Gewinnausschüttungen Beziehen Gesellschafter oder ihnen nahestehende Personen Vorteile aus einer GmbH, gelten diese als verdeckte Gewinnausschüttung. Die Konsequenz daraus ist, dass die Abzugsfähigkeit derartiger Aufwendungen in der Gesellschaft nicht gegeben ist (somit davon 25% Körperschaftsteuer zu zahlen ist). Zusätzlich löst der nicht anerkannte Betrag, da er ja aus der Gesellschaft entnommen wurde, zusätzlich KEST in Höhe von 25% aus. Dies gilt auch bei Verrechnungskonten gegenüber dem Geschäftsführer-Gesellschafter einer GmbH. Jedenfalls erforderlich ist hier eine fremdübliche Kreditvereinbarung samt Zinsen und Tilgungen, die auch eingehalten wird, um eine verdeckte Gewinnausschüttung zu vermeiden. Auslandsbeziehungen Bei Auslandsbeziehungen besteht eine erhöhte Mitwirkungspflicht im Rahmen von Prüfungen. Schätzung durch die Finanzverwaltung Sehr oft nimmt die Finanz etwaige Formmängel und nicht zur Gänze abklärbare Sachverhalte zum Anlass, um pauschale Zuschätzungen (Sicherheitszuschläge zum Umsatz oder gänzliche Zuschätzungen) vorzunehmen. Die Finanzverwaltung darf nur dann schätzen, wenn die Grundlagen für die Abgabenberechnung nicht ermittelt werden können. Es muss eine objektive Unmöglichkeit vorliegen, die Grundlagen abzuleiten. Die bloße Verletzung der Mitwirkungspflicht des Steuerpflichtigen genügt nicht. Was muss in der Begründung aufscheinen? Welcher Sachverhalt wird der Begründung zu Grunde gelegt? Aus welchen Erwägungen kommt die Behörde zur Einsicht, dass gerade der dargestellte Sachverhalt vorliegt? Aus welchen Gründen erachtet die Behörde die Zuordnung des Sachverhaltes unter einen bestimmten Tatbestand als zutreffend? Verweise auf Prüfberichte sind nicht ausreichend! Fehler seitens der Finanz sind im lnstanzenweg beeinspruchbar.

14 14 Wichtig im Zusammenhang mit Schätzungen ist auch, dass nicht der Gewinn/Überschuss sondern die einzelnen Komponenten dargestellt werden. Die Behörde ist bei der Zuschätzung von Betriebseinnahmen auch verpflichtet, mit diesen in Zusammenhang stehende Betriebsausgaben zu berücksichtigen Akteneinsicht Die Finanzbehörde hat dem Steuerpflichtigen in jeder Lage des Verfahrens Akteneinsicht zu gewähren. Eine Einschränkung ist nur gegeben sollten berechtigte Interessen Dritter gefährdet sein. Ziel der Akteneinsicht ist es bei einer Verteidigung im Finanzstrafverfahren oder bei der Schlussbesprechung keine Informationsdefizite gegenüber der Behörde zu haben Abschluss der Betriebsprüfung Bei der Schlussbesprechung werden die Feststellungen des Prüfers besprochen. Der Steuerpflichtige oder sein Vertreter können ihre Standpunkte zu den Feststellungen mitteilen und eventuell werden im Rahmen des Gespräches noch Kompromisse zu einzelnen Feststellungen geschlossen. Bei schwierigen Fällen kommt es nicht immer gleich zur Schlussbesprechung, sondern es finden mehrere Vorbesprechungen statt. Dabei übergibt das Prüfungsorgan meist eine Frageliste. Dadurch sollen Unklarheiten und unterschiedliche Standpunkte durch Stellungnahmen geklärt werden. Der Steuerpflichtige muss nicht selbst oder alleine zur Schlussbesprechung kommen, er kann sich durch uns vertreten lassen oder uns zumindest beiziehen. Wenn es keine Feststellungen oder Abweichungen zu den ursprünglichen Bescheiden gibt, oder der Steuerpflichtige oder sein Vertreter darauf verzichten, kann ein Schlussbesprechung auch entfallen. Von der Schlussbesprechung ist eine Niederschrift zu verfassen in der alle Prüfungsfeststellungen aufgenommen werden. Achten und bestehen Sie darauf, dass alle Einwendungen dokumentiert werden auch jene Einwendungen und Beweisanträge, die nicht gewürdigt wurden. Für spätere Berufungen ist es wichtig, wenn gegenteilige Ansichten zur Finanzbehörde bereits frühzeitig dokumentiert sind. Die Niederschrift wird durch die Besprechungsteilnehmer unterschrieben jedoch dadurch nur der Inhalt und der Verlauf der Besprechung bestätigt. Eine Anerkenntnis der getroffenen Feststellungen ist die Niederschrift auf keinen Fall. Erlassung neuer Bescheide, Bericht Über das Ergebnis der Betriebsprüfung ist vom Prüfer ein schriftlicher Bericht zu verfassen Der Bericht enthält die bei der Betriebsprüfung getroffenen Feststellungen und deren steuerliche Auswirkungen. Der Bericht ist Grundlage für die neuen aufgrund der Betriebsprüfung abgeänderten Steuerbescheide Abgeänderte Bescheide dürfen aber nur dann erlassen werden, wenn Gründe gemäß 303 BAO für eine Wiederaufnahme des Verfahrens vorliegen.

15 15 2. Umsatzsteuersonderprüfung Von Wirtschaftstreibenden werden im Rahmen monatlicher Umsatzsteuervoranmeldungen, Meldungen über die erzielten Umsätze, die darin enthaltenen Umsatzsteuern sowie die im Gegenzug abziehbaren Vorsteuern an das Finanzamt gemeldet. Somit erhält das Finanzamt laufendes Datenmaterial. Etwaige Abweichungen werden genau beobachtet und in bestimmten Fällen kann eine genauere Untersuchung durch eine sog. Umsatzsteuersonderprüfung (USO) erfolgen. Besonders beachtet werden folgende Risikofaktoren: - Hohe Umsatzsteuernachzahlungen (USt-Jahreserklärung) - Nichtentrichtung oder verspätete Entrichtung der USt - Feststellungen aus Betriebsprüfungen - Feststellungen aus vorangegangenen USOs mit umsatzsteuerlichen Unregelmäßigkeiten - Hohe Anzahlungsrechnungen - Zwangsstrafen wurden bereits angedroht oder verhängt - Vorgeschriebenen Verspätungszuschläge - Schlechte Liquiditätslage (Säumniszuschläge, nicht eingehaltene Zahlungserleichterungen, Vollstreckungsmaßnahmen, ) Eine USO ähnelt vom Ablauf her einer Außenprüfung, ist jedoch bei weitem nicht so umfangreich. Der Zeitraum umfasst einige Monate und geprüft werden alle für die Umsatzsteuer maßgeblichen Rechnungen. Beachten Sie daher, dass die Rechnungen - durchgehend nummeriert sind - zeitgerecht erstellt werden - die Lieferantenrechnungen alle maßgeblichen formalen Voraussetzungen erfüllen Neben den Rechnungsmerkmalen liegen die Schwerpunkte der Umsatzsteuer-Kontrollen in - der Kontrolle der steuerbaren Umsätze sowie der im Ausland erzielten Umsätze, - der Kontrolle des Orts der Umsätze und der Entstehung der Steuerschuld, - der Kontrolle der innergemeinschaftlichen Geschäftsfälle sowie der Ausfuhr- und Buchnachweise, - der generellen Kontrolle des Vorsteuerabzuges (materiell und formell). In der heutigen Prüfungspraxis ist es durchaus üblich, dass sich die Prüfungsorgane nicht ausschließlich mit den Originalrechnungen und -aufzeichnungen des Steuerpflichtigen zufrieden geben. Vielmehr stehen zur besseren Überprüfung Betriebsbesichtigungen und Gespräche an der Tagesordnung. Damit wird gegebenenfalls versucht, die Unternehmereigenschaft (im umsatzsteuerrechtlichen Sinne) des Unternehmers besser überprüfen zu können. Die Umsatzsteuerprüfung endet ebenfalls mit einer Niederschrift die l vom Prüfer und dem Steuerpflichtigen/Steuerberater unterzeichnet wird. 3. Gemeinsame Prüfung der lohnabhängigen Abgaben (GPLA) Die Abgabenermittlung hinsichtlich der Sozialversicherung der Lohnsteuer und der Kommunalsteuer basieren auf gleichen Aufzeichnungen wie zum Beispiel von Lohnkonten und Buchhaltung. Die Prüfung erfolgte bis 2003 durch Organe der Krankenversicherungsträger, der Finanzämter und der Städte und Gemeinden getrennt und zu unterschiedlichen Zeitpunkten. Seit 2003 werden alle diese Abgaben im Rahmen eines Vorganges geprüft. GPLA-Prüfungen gibt es bei Unternehmen die Dienstnehmer beschäftigen, da nur bei diesen

16 16 die oben angeführten Abgaben anfallen. Dabei werden Dienstgeber in regelmäßigen zeitlichen Abständen (drei bis fünf Jahre, im Anlassfall auch kürzer) geprüft. Die Auswahl der Überprüfung erfolgt auf Basis eines von den prüfenden Institutionen (SV-Träger, Finanzämter) erstellten Jahresprüfungsplanes. Dieser Plan wird unter Berücksichtigung der am zeitlich längsten ungeprüften Dienstgeber und vorhandener personeller Kapazitäten erstellt. Auch werden sogenannte Bedarfsprüfungen aufgrund von Risikoanalysen bzw. aufgrund von Anzeigen, Insolvenzeröffnungen und dergleichen durchgeführt. Für den Prüfer bedeutet die gemeinsame Prüfung eine administrative Erleichterung, denn die Prüfung aller lohnabhängigen Abgaben erfolgt zu einem Zeitpunkt und die prüfungsrelevanten Unterlagen müssen nur mehr einmal zur Verfügung gestellt werden. Nachteil für den geprüften Unternehmer: war bisher der Informationsaustausch zwischen den Behörden nicht immer gegeben sind jetzt alle Informationen in einer Hand. Besondere Vorsicht ist bei der Einstufung von Dienstnehmern geboten. Auch eine Missinterpretation von Rechtsmeinungen kann zu hohen finanziellen Belastungen führen, falls Einstufungen erst Jahre später im Rahmen einer Prüfung beanstandet werden. TIPP: Unsere Mitarbeiter werden laufend geschult und wissen so über alle wichtigen Änderungen Bescheid nutzen Sie dieses Wissen zu Ihrem Vorteil und für eine bestmögliche Rechtssicherheit Was wird konkret geprüft? Geprüft werden von Bediensteten der Finanz oder der Sozialversicherung die Einhaltung der Versicherungs-, Melde-, und Beitragsbestimmungen der Sozialversicherung sowie die richtige Abfuhr von Lohnsteuer und Kommunalsteuer. Die Feststellungen des Prüfers, die die jeweils anderen Bereiche betreffen, werden den beteiligten lnstitutionen zur Weiterverarbeitung übermittelt. Dies bedeutet, dass z.bsp. Feststellungen des Sozialversicherungsprüfers bezüglich der Lohnsteuer und der Kommunalsteuer an das zuständige Finanzamt sowie an die betroffenen Kommunen weitergeleitet werden. Bezüglich der Unterlagenanforderung hat sich in der Praxis gezeigt, dass gegenüber der Außenprüfung nur mehr geringe Unterschiede bestehen. lm Regelfall werden vor allem folgende spezielle Unterlagen verlangt: Betriebsvereinbarungen Dienstverträge, Dienstzettel, freie Dienstverträge, Werkverträge mit Honorarabrechnungen, Lehr- u. Praktikantenverträge, Lohnkonten (Überstundenaufzeichnungen, Reisekosten, Provisionsabrechnungen, Akkord- und andere Lohnabrechnungen, Arbeitszeit-, Urlaubs-, Krankenstand- und andere Abwesenheitsaufzeichnungen) Prüfberichte der letzten Lohnsteuer-, Sozialversicherungs-, Kommunalsteuer- und Betriebsprüfung; sämtliche Geschäftsbücher, wie Jahresabschlüsse, Buchhaltung und Belege, Kassabücher Dem Prüfer steht es offen den Dienstgeber oder von dessen namhaft gemachten Personen oder sonstige Auskunftspersonen zu befragen. Wenn Aussagen von Dienstgebern, von Zeugen oder von Gutachtern als Beweismittel Verwendung finden ist auf jeden Fall ein Protokoll zu verfassen. Dies gilt insbesondere bei Sachverhalten die nicht durch Belege beweisbar sind.

17 17 Neues Zuwanderungssystem in Österreich: Rot-Weiß-Rot-Karte Seit 1. Juli können Anträge für die neue Rot-Weiß-Rot-Karte (RWR-Karte) gestellt werden. Diese wurde eingeführt, um vermehrt hochqualifizierte ausländische Arbeitskräfte in den österreichischen Arbeitsmarkt einzugliedern. Das Bewertungssystem erfolgt nach Punkten. Angesprochen werden durch die Rot-Weiß-Rot-Karte Angehörige von Drittstaaten, die unter folgende Zielgruppen fallen: Hochqualifiziertes Personal Fachkräfte in Mangelberufen Welche Berufe als Mangelberufe eingestuft werden, wird per Verordnung bestimmt. Fachkräfte in Mangelberufen werden voraussichtlich erst mit zugelassen. Sonstige Schlüsselkräfte Darunter fallen Personen, die eine Schlüsselkraft in einem Unternehmen darstellen können. Für sie gilt neben dem Erreichen der nötigen Punktezahl noch eine Mindestgehaltsanforderung und eine Arbeitsmarktprüfung vom AMS. Weiters können auch Personen eine RWR-Karte beantragen, die ein Masterstudium an einer österreichischen Universität, Fachhochschule oder an einer akkreditierten Privatuniversität oder mindestens den zweiten Studienabschnitt eines Diplomstudiums erfolgreich abgeschlossen haben. Sie müssen ein Beschäftigungsangebot mit einem Bruttogehalt von mindestens 1.890,- Euro nachweisen. Der Antrag muss bei der österreichischen Vertretungsbehörde (Botschaft, Konsulat) im Heimatstaat gestellt werden. Personen, die bereits eine gültige Aufenthaltsgenehmigung besitzen, können den Antrag auch direkt bei der zuständigen Aufenthaltsbehörde im Inland (Bezirkshauptmannschaft, Magistrat) einbringen. Der Antrag wird dann an das Arbeitsmarktservice zur Prüfung und Berechnung der Punkte weitergeleitet. Nutzen Sie das Know-How unserer Experten. Wir stehen Ihnen gerne für Beratungsgespräche zur Verfügung Selbstanzeige Sollte eine Selbstanzeige erstattet werden, so ist dies am Prüfungsauftrag zu vermerken. Diese Selbstanzeige gilt aber nur hinsichtlich Lohnsteuer, DB und DZ. Das Sozialversicherungsrecht kennt die Möglichkeit einer Selbstanzeige nicht. Auch hier gelten die formalen Voraussetzungen für die Gültigkeit der Selbstanzeige bzw. deren strafbefreiende Wirkung: Rechtzeitigkeit der Anzeige Darlegung der Verfehlung und unverzügliche Offenlegung der für die Abgabenverkürzung bedeutsamen Umstände Darlegung gegenüber der zuständigen Behörde Entrichtung der geschuldeten Beiträge oder Stundung derselben Bezeichnung all jener Personen, für die die Selbstanzeige erstattet wird.

18 Besonderheiten im Rechtsmittelverfahren Erschwerend für die Abgabepflichtigen das Rechtmittelverfahren wurde nicht vereinheitlicht. Feststellungen über das Prüfungsergebnis der SV-Beiträge trifft der zuständige Krankenversicherungsträger. Den Bescheid bezgl. der Lohnsteuer stellt das zuständige Betriebsstättenfinanzamt aus. Den Bescheid bezgl. der Kommunalsteuer stellt die Gemeinde bzw. Stadt aus. D.h. die Rechtsmittelverfahren laufen weiterhin getrennt ab. Sozialversicherungsabgaben: Es ist nicht üblich, dass direkt ein Bescheid erstellt wird. Nach Prüfungsende werden seitens der Krankenkasse sogenannte "Nachtragsrechnungen" verschickt, in denen die Abgaben zuzüglich Verzugszinsen berechnet und sofort fällig gestellt werden. Diese Nachtragsrechnung ist jedoch nicht rechtsmittelfähig, d.h. dagegen kann keine Berufung erhoben werden. Es ist daher zunächst ein Bescheid anzufordern und sinnvollerweise sollten gleichzeitig die vorgeschriebenen Abgaben gestundet werden. Meist ergeht nun in Bescheidform das, was schon vorher als Mitteilung oder Kontoauszug zugestellt wurde. Allerdings muss ein Bescheid auch eine Begründung enthalten, aus welcher meist ersichtlich ist, wie der Versicherungsträger zu seiner Entscheidung gekommen ist Prüfungsschwerpunkte und -feststellungen Stellen Sie sicher, dass Sie folgende Fragen mit ja beantworten können: Arbeitszeitaufzeichnungen sind vorhanden und die darin aufgezeichneten Stunden wurden richtig verrechnet? Quercheck: Tankrechnungen vs. Urlaub/Zeitausgleich/Feiertag KM-Gelder, die von Dienstnehmern verrechnet werden, sind mit km-anfangs- und Endständen des Privatfahrzeuges versehen? Die Prüfer verlangen nicht nur die effektiv gefahrenen betrieblichen Kilometer, sondern dazu auch den Anfangsstand und den Endstand laut Tacho. Durchschnittsberechnungen bei regelmäßig ausbezahlten Überstunden/ Prämien/Zulagen wurden durchgeführt? Überprüfung ausbezahlter freier Überstunden? (zb Abstimmung eines Überstundenpauschales von zehn Überstunden mit den bestehenden Arbeitszeitaufzeichnungen, ob die Stunden wirklich geleistet wurden). Gibt es schriftliche Vereinbarungen mit den Dienstnehmern? (Arbeitsverträge, Vereinbarungen über freiwillige Zahlungen etc.) GmbH Geschäftsführerbezüge und Lohnnebenkosten. lst sichergestellt, falls für einen mehrheitlich beteiligten Geschäftsführer km-gelder/diäten ausbezahlt werden oder ein Sachbezug für die Privatnutzung eines Pkws verrechnet wurde oder die Beiträge für die gewerbliche Sozialversicherung durch die GmbH bezahlt wird, dass für alle diese Zahlungen zusätzlich Lohnnebenkosten (DB, DZ, KommSt) abgeführt werden müssen. Kontrolle der Reisekostenaufzeichnungen wegen Steuerfreiheit der Diäten (Gegenkontrolle mit AZ-Aufzeichnungen möglich). Hier sind vielfache Gegenkontrollen möglich: Wurde an Tagen, an denen Reisekosten verrechnet wurden, laut Arbeitszeitaufzeichnungen tatsächlich gearbeitet? Wann war der Dienstnehmer im Urlaub/Krankenstand, wurden zu diesem Zeitpunkt Reisekosten verrechnet?

19 19 Welche Regelungen bestehen im Kollektivvertrag? Gewährung freiwilliger Leistungen Wurden Geschenke an Mitarbeiter verteilt? Welche betrieblichen Gründe waren für Fortbildungsveranstaltungen gegeben? Gibt es Möglichkeiten zur privaten Nutzung von Firmen-KFZ? Stehen Arbeiter Firmenwohnungen zur Verfügung? Falls Firmengegenstände durch Dienstnehmer privat genutzt werden, ist ein Sachbezug zu rechnen. Halber Sachbezug bei Pkw: Falls der Firmen-Pkw nicht mehr als 500 km im Monat privat genutzt wird, braucht nur der halbe Sachbezug gerechnet werden. Für die Kontrolle ist ein Fahrtenbuch zu führen. Beachten Sie Fahrten von der Wohnung zur Arbeitsstätte sind Privatfahrten. Anstellung von Familienangehörigen Dokumentieren Sie auf jeden Fall die Arbeitsbereiche/Zuständigkeiten und führen Sie exakte Zeitaufzeichnungen Gibt es Sondervorteile gegenüber anderen Dienstnehmern? Speziell in diesem Prüfungsbereich bieten sich viele Angriffspunkte. Achtung: Fremdleistungen in der Buchhaltung werden besonders durchleuchtet. Hier wird oft geprüft, wer für Sie Leistungen erbracht hat. Anhand der erbrachten Leistungen wird geprüft ob nicht ein meldepflichtiges Dienstverhältnis gegeben ist/war. Ein Gewerbeschein schützt nicht vor Dienstverhältnis! Derzeit werden viele selbstständig Tätige im Rahmen von Prüfungen als Dienstnehmer qualifiziert (Vertretungsärzte, bzw. allgemein Freiberufler, Künstler). Oft genügen der Prüfung geringe Argumente für das Unterstellen eines Dienstverhältnisses (zum Beispiel eine adresse des Werkvertragsnehmers mit Hinweis auf Firma für die er tätig ist.) TIPP: Sammeln Sie Beweise z.bsp. das sowohl eine persönliche als auch sachliche Weisungsgebundenheit des Auftragnehmers ausgeschlossen ist. 4. Kommunalsteuer Durch die Einführung der gemeinsamen Prüfung lohnabhängiger Abgaben (GPLA) wird die der Gemeinde zustehende Kommunalsteuer durch Organe der Finanzverwaltung und der Krankenversicherungsträger mit überprüft. Mit der Anbindung aller Städte und Gemeinden an das elektronische Datenübermittlungssystem (Finanz-Online) der Finanzverwaltung wurde die technische Voraussetzung für den elektronischen Datenaustausch aller für die Prüfung notwendigen Daten geschaffen. Die Kommunalsteuerdaten werden vom Arbeitgeber im Wege der jährlichen Kommunalsteuererklärung an die zuständige Gemeinde übermittelt. Städte und Gemeinden können FinanzOnline insbesondere für die Übermittlung der Bemessungsgrundlagen für die Kommunalsteuer an die Finanzverwaltung verwenden. lm Gegenzug werden der jeweiligen Stadt bzw. Gemeinde die Ergebnisse der Kommunalsteuerprüfungen rückgemeldet. Kommunalsteuernachschauen In letzter Zeit treten verstärkt Nachschauen auf. Die Frage, inwieweit die dabei geforderten Unterlagen bei weitem die lntentionen einer Nachschau überschreiten, ist noch offen. Von Expertenkreisen wird empfohlen, bei zu umfangreichen Anforderungen die Unterlagen nicht

20 20 zu übergeben und im Rechtmittelweg auf die nicht gesetzeskonforme Vorgangsweise zu verweisen. Zu beachten bzw. abzuwägen sind in diesem Zusammenhang Kosten und Risiken. Denn der Gemeinde steht grundsätzlich das Recht zu, entsprechende Prüfungen in begründeten Fällen anzuregen. 5. Erhebungen Erhebungen dienen der Feststellung einzelner Sachverhalte oder Sachverhaltselemente im Außendienst, die für die Abgabenerhebung von Bedeutung sind. Die Sachverhaltsermittlung hat je nach Erfordernis durch Befragung und/oder Einsichtnahme in Unterlagen und einem Augenschein zu erfolgen. Jedermann ist verpflichtet, der Behörde Auskünfte über alle für die Erhebung von Abgaben maßgeblichen Tatsachen zu erteilen. Auskunftsverlangen sind grundsätzlich an den Abgabepflichtigen oder an eine von ihm namhaft gemachte Auskunftsperson zu richten. Andere Personen sollen erst dann befragt werden, wenn Gespräche mit dem Abgabepflichtigen/Dienstgeber nicht zielführend oder nicht erfolgversprechend sind. Erhebungen können mit Auskunftsverlangen verbunden sein. Auskunftsverlangen schließen die Berechtigung der Behörde ein, die Vorlage von Urkunden und anderen Unterlagen zu verlangen und in diese Einsicht zu nehmen. Einsicht darf jedoch nur in offen gelegte Unterlagen genommen werden. 6. Nachschau Nachschau kann bei allen Personen gehalten werden, die nach abgabenrechtlichen Vorschriften zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet sind. Sie besteht im Betreten und Besichtigen von Grundstücken, Gebäuden und Betrieben sowie in der Einsichtnahme in Bücher, Aufzeichnungen und sonstige für die Abgabenerhebung maßgebliche Unterlagen. Die Nachschau dient wie eine Erhebung der Feststellung einzelner Sachverhalte oder Sachverhaltselemente für Zwecke der Abgabenerhebung. Das Recht auf Einsichtnahme beschränkt sich auf offen liegende bzw. offen gelegte Unterlagen. Soweit erforderlich, kann die Einsichtnahme mit einem Auskunftsverlangen verbunden werden. Unterschied zur Erhebung: Diese darf bei jedem durchgeführt werden, die Nachschau nur im eigenen Verfahren des Abgabepflichtigen Anmeldung/Abschluss Zu Beginn einer Nachschau hat sich der Prüfer unaufgefordert mit Dienstausweis und Nachschauauftrag oder einer allgemeinen Ermächtigung zur Durchführung von Nachschauen auszuweisen. Bei einer Nachschau im Rahmen des Finanzstrafgesetzes hat der Außenprüfer einen Nachschauauftrag vorzuweisen, es genügt auch das Vorweisen eines generellen Auftrages. Weiters muss er mitteilen, dass es sich um eine Nachschau im Sinne des Finanzstrafgesetzes handelt und dass das Hinzuziehen eines steuerlichen Vertreters möglich ist. Es darf zu keiner Umkehr der Beweislast kommen und dem Geprüften muss klar sein, dass er als Verdächtiger im Sinne des Finanzstrafrechts behandelt wird und ihm daher die entsprechenden Rechte zustehen. Tipp: Aufgrund der Möglichkeit auch bei Beginn einer Nachschau rechtzeitig Selbstanzeige zu erstatten sind der Beginn der Nachschau, sowie die Umstände der Erstattung einer