Erfolgreiche Meetingstrategien

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Ingeborg Roth
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1 Erfolgreiche Meetingstrategien

2 Was erwartet Sie? Warum so viele Mee2ngs scheitern Bedeutung und Fallen von Mee2ngs in der betrieblichen Realität Verborgene Spielregeln: Macht- und KräBeverhältnisse erkennen, steuern und nutzen

3 Was erwartet Sie? Professionelles Mee2ng-Management: Do`s und Don ts bei der Durchführung Relevante Gruppendynamiken und Teamklima Krea2vität und Innova2on in Ihren Mee2ngs und Arbeitsgruppen

4 Warum so viele Meetings scheitern? Zielsetzung und Agenda fehlt Zusammensitzen unter dem Motto Da müssten wir jetzt mal etwas machen Es wird nichts visualisiert Kein Zeitrahmen festgelegt Die falschen Leute sitzen zusammen Vielredner werden nicht gebremst

5 Warum so viele Meetings scheitern? Besprechungsleiter greift nicht ein Teilnehmer fühlen sich nicht verantwortlich, stöhnen nur und klagen über die vertane Zeit Meetings dauern zu lange und haben kein Ergebnis Chef weiß vorher schon, welches Ergebnis erreicht werden soll

6 Wann man auf eine Besprechung verzichten sollte? Dieses Meeting hätte ich mir sparen können! Nicht immer ist eine Besprechung das angezeigte Mittel, ein bestimmtes Arbeitsziel zu erreichen. Welche Position und Macht haben Sie? Wie nutzen Sie die Zeit als passiver Besprechungsteilnehmer aktiv?

7 Bedeutung von Meetings in der betrieblichen Realität Informationsaustausch Lösungssuche Entscheidungsfindung Informeller Austausch - Stimmungsbarometer Gruppenprozesse fördern Kontakte pflegen Selbstmarketing verbessern

8 Goldene Regeln für Meetings Vorbereitung Keine Meeting ohne Zielsetzung und Agenda Themen und Vorgehensweise vorher mit Entscheidern und Auftraggebern absprechen Nur Teilnehmer einladen, die etwas beizutragen haben

9 Goldene Regeln für Meetings Vorbereitung Für jeden Tagesordnungspunkt einen Verantwortlichen benennen, der vorab Ziel und Zeitbedarf angibt Spätestens 3 Tage vor der Sitzung die Tagesordnung an die Teilnehmer verteilen

10 Goldene Regeln für Meetings Vorbereitung Pünktlich und vorbereitet zur Besprechung Handys ausgeschaltet keine Störungen von außen Zeitrahmen festlegen und einhalten

11 Goldene Regeln für Meetings Durchführung Spätestens nach 60 / 90 Minuten Pause einlegen Bei mehr als 5 Teilnehmern: Kommunikationsregeln aufstellen

12 Goldene Regeln für Meetings Durchführung Jeder Besprechungspunkt mit Ergebnis abschließen: mit einer Entscheidung oder der Vereinbarung einer Maßnahme. Auch ein Thema (für eine bestimmte Zeit) nicht weiter zu verfolgen ist eine Entscheidung. Jedes Ergebnis wird sofort schriftlich festgehalten.

13 Goldene Regeln für Meetings Durchführung Notfalls: Stopptaste drücken bestimmte Themen vertagen, Redezeit begrenzen, Wechsel in der Leitung vornehmen

14 Goldene Regeln für Meetings Nachbereitung Für jede Besprechung gibt es ein Ergebnisprotokoll (z.b. Fotoprotokoll) Ergebnisprotokoll: namentlich benennen, wer was bis zu welchem Termin tun soll Erfolgskontrolle der termingerechten Aufgabenerledigung

15 Goldene Regeln für Meetings Nachbereitung Alle Teilnehmer erhalten spätestens drei Tage nach der Sitzung das Protokoll. Alle verpflichten sich, die Aufgaben konsequent und termingerecht zu erledigen. Ist eine Aufgabe erledigt, erhält der für das Thema Verantwortliche (z.b. Führungskraft, Projektleiter) eine kurze Rückmeldung.

16 04. Goldene Regeln für Meetings Nachbereitung Kann eine Aufgabe nicht bearbeitet werden, sollte derjenige, der die Aufgabe übernommen hat, eine Lösung finden Ist dies nicht möglich, erhält der Themenverantwortliche hierüber unmittelbar eine Information.

17 Wichtige Kommunikationsregeln Jeder Beitrag ist wichtig Lassen ausreden und hören zu Bringen Gedanken auf den Punkt, halten Beiträge kurz, damit alle zu Wort kommen

18 Wichtige Kommunikationsregeln Diskutieren offen ohne persönliche Angriffe Störungen haben Vorrang: Wenn uns etwas stört, sprechen wir es offen an, damit wir verabreden können, wie wir mit der Störung umgehen.

19 Macht- und Kräfteverhältnisse bei Meetings

20 Wer setzt sich wie durch? Kraftfeldanalyse Machtstellung des Besprechungsleiters Haltung und Rolle des Moderators Absprache mit Auftraggeber Relevante Gruppendynamiken und Teamklima Frühwarnsysteme

21 Kraftfeld-Analyse Kraftfelder: Konfliktgegner Eigene Verbündete Potentielle Unterstützer Öffentliche Meinung Kritische Faktoren: Politischer Einfluss Engagement Wissen / Kenntnisse

22 Landkarte der Kraftfelder = Teilnehmer = sympathisch = unsympathisch

23 Machtstellung des Besprechungsleiters Führungskraft Gleichgestellter Teamkollege Externer Moderator

24 Haltung des Moderators Nicht gegen die Gruppe kämpfen die eigene Meinung zurückstellen dem Prozess und den Teilnehmern vertrauen

25 Haltung des Moderators Nicht Probleme selber lösen wollen, sondern die Potenziale und Ressourcen der Teilnehmer wecken Nicht wie ein Richter Teilnehmeräußerungen beurteilen. Möglichst emotionsfrei auftreten.

26 Absprache mit Auftraggeber Wie lautet der generelle bzw. versteckte Auftrag? Bei welchen Punkten ist mit Widerständen oder Konflikten zu rechnen? Konzentration auf die wirklich wichtigen Teilnehmer = Entscheidungsträger und Meinungsmacher

27 Absprache mit Auftraggeber Vorbereitende informelle Gespräche mit dem Ziel einer Win-Win-Situation Entwurf einer Tagesordnung an die Teilnehmer mit Bitte um Rückmeldung bzw. Ergänzung Vorbereitungsaufträge für die Teilnehmer

28 Relevante Gruppendynamiken und Teamklima

31 Frühwarnsysteme nutzen Landkarte der Kräfteverhältnisse vor Augen haben auf körpersprachliche Signale der Teilnehmer achten Signale für Unwohlsein oder Missstimmung aufnehmen

32 Frühwarnsysteme nutzen Feedback und abgestimmtes Vorgehen mit Kooperationspartnern eigene körpersprachliche (Warn-) Zeichen beachten das eigene Befinden wenn nötig kontrolliert - zum Ausdruck bringen

33 Effektivität in Meetings erhöhen

34 Steuerung des Besprechungsablaufs Grundsätzliches Der Einstieg Die Themenbearbeitung Der Ausstieg

35 Grundsätzliches zum Besprechungsablaufs Informeller Begegnungsmöglichkeiten Faustregel: Je seltener man sich trifft und je wichtiger die Arbeit desto mehr Zeit für informelle Begegnungsmöglichkeiten

36 Der Einstieg Wertschätzende Begrüßung Vorstellung der Teilnehmer falls diese sich untereinander nicht kennen falls die Größe des Teilnehmerkreises dieses zulässt

37 Der Einstieg Klärung von Themen, Zielen und organisatorischen Fragen visualisierte Tagesordnung (Flipchart) mit Zeitrahmen

38 Die Themenbearbeitung Gemeinsamen Wissenstand herstellen Überblick über das Thema (z.b. visualisierter Kurzvortrag) Problem beschreiben Lösungsideen sammeln und bewerten Maßnahmen vereinbaren

39 Die Themenbearbeitung Ergebnisse zusammenfassen Abschließende Frage an Teilnehmerkreis stellen Nächsten Besprechungspunkt einleiten

40 Die Themenbearbeitung Nur so lange bei einem Tagesordnungspunkt verweilen, bis ein realistisch erreichbares Ergebnis erzielt ist. Abweichende Besprechungspunkte in Themenspeicher am Flipchart aufnehmen Ergebnisse zum Tagesordnungspunkt visualisieren

41 Der Ausstieg Würdigung des Ergebnisses Dank an die Teilnehmenden für ihre Beiträge Konkrete Hinweise darauf, wie sie mit den erzielten Ergebnissen weiter verfahren wird Eventuell Abschlussblitzlicht Evtl. Einladung zum informellen Ausklang

42 Wichtige Interventionsformen Das Wort erteilen Umgang mit Gegenreden Fragemethoden Mittel des aktiven Zuhörens Taktvolles Bremsen Blitzlichtrunden Visualisierungen

43 Vorgehen bei Problemlösungen Probleme analysieren Lösungsalternativen finden Bewertungen vornehmen Entscheidungen treffen Maßnahmen vereinbaren Wege zur Lösungsfindung

44 Umgang mit schwierigen Teilnehmern Zurückhaltung und Schweigsamkeit Dominierendes Verhalten Monologisieren, überlange Beiträge Aggressives Verhalten Nörgeln, dauerndes Kritisieren, Killerphrasen Persönliche Angriffe und Abwertungen Flotte Sprüche, Clownerie

45 Kreativität Moderation von Großgruppen

46 Stimmungsbild Einstieg

47 Auftragsdreieck

48 Zuruf-Frage Themen sammeln

49 Themen gewichten und auswählen Gewichtungsfragen

50 Kleingruppen-Szenarien

51 Problemlösung Mindmapping

52 Lösungen bewerten:

53 Maßnahmen vereinbaren, Ergebnisse sichern

54 Meeting-Strategien für Besprechungsteilnehmer

55 Aufbau einer Argumentationskette Statement Einwand Kompromiss

56 Statement im klassischen Fünfsatz: 1 1 Einleitung Aus den Argumenten: 2 Erstens Zweitens 4 Drittens Folgt zwingend 5 5 Zielsatz

57 Einwand im klassischen Fünfsatz: 1 1 Sie sind der Meinung 2 Und begründen dies mit Und wenn Sie bedenken: 4 4 Erstens Und zweitens 5 5 Gerade dann

58 Kompromiss im klassischen Fünfsatz: A ist dafür B ist dagegen Beide stimmen überein in Dort sollte man ansetzen 5 Daraus ergibt sich

59 Gängige Verhandlungsmethoden Ja-und Frage Eben-darum-Methode Vollende Tatsachen Verhandlungsspielraum durch Scheinforderungen Diktier-Methode Bilanz-Methode

60 Gängige Verhandlungsmethoden Wenn-Sie-an-meiner-Stelle-Technik Zustimmungs-Taktik (Ja-Straße) Dritte-Mann-Entscheidung Helmut Kohl-Ansatz Monroe Effekt

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