Anleitung zum Konvertieren von Office- und PDF-Formaten nach PDF/A

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1 Kanton Zürich Direktion der Justiz und des Innern Staatsarchiv Anleitung zum Konvertieren von Office- und PDF-Formaten nach PDF/A Version: 1.0 Datum: Inhaltsverzeichnis 1. Microsoft-Office-Formate nach PDF/A Vorbemerkungen Einzelverarbeitung in Microsoft Office mittels Acrobat-Plug-In ( PDFMaker 11 ) Einzelverarbeitung in Microsoft Office mittels Speichern unter Stapelverarbeitung (batch processing) von Microsoft Office-Dateien in Adobe Acrobat XI Pro 8 2. PDF nach PDF/A Vorbemerkung Einzelverarbeitung einer PDF-Datei in Adobe Acrobat XI Pro Stapelverarbeitung (batch processing) von PDF-Dateien in Adobe Acrobat XI Pro Validierung der konvertierten Dateien Vorbemerkungen Einzelvalidierung einer konvertierten Datei in Adobe Acrobat XI Pro Stapelvalidierung von konvertierten Dateien in Adobe Acrobat XI Pro Wichtige allgemeine Hinweise 38

2 Seite 2/38 1. Microsoft-Office-Formate nach PDF/A 1.1 Vorbemerkungen Bei der Konvertierung von Office-Dateien nach PDF/A ist zu unterscheiden zwischen der Konvertierung einer einzelnen Datei (Einzelverarbeitung) und der gleichzeitigen Konvertierung mehrerer Dateien (Stapelverarbeitung). Um eine einzelne Office-Datei nach PDF/A zu konvertieren, bestehen verschiedene Möglichkeiten. Empfohlen werden die folgenden: - Falls das Programm Adobe Acrobat XI Pro installiert ist, sollte der Acrobat PDFMaker 11 verwendet werden, welcher in Form eines Acrobat-Plug-Ins zur Verfügung steht (siehe Punkt 1.2). - Falls das Programm Adobe Acrobat XI Pro nicht installiert ist, muss die Konvertierung nach PDF/A über den Befehl Speichern unter vorgenommen werden (siehe Punkt 1.3). Um mehrere Office-Dateien in einem Verarbeitungsvorgang nach PDF/A zu konvertieren, ist der Einsatz des Programms Adobe Acrobat XI Pro notwendig (siehe Punkt 1.4). 1.2 Einzelverarbeitung in Microsoft Office mittels Acrobat-Plug-In ( PDFMaker 11 ) 1 Schritt 1: Konvertierungseinstellungen vornehmen (einmalig durchzuführen bei jedem Office-Programm) - Im Menü Acrobat auf Grundeinstellungen drücken: 1 Vgl. Adobe Acrobat White Paper Making the case for PDF/A and Adobe Acrobat, S. 7 8.

3 Seite 3/38 - Im Register Einstellungen unter den Konvertierungseinstellungen PDF/A-1b:2005 (RGB) und unter PDF/A-Kompatibilität PDF/A-1b auswählen: - Im Register Einstellungen unter den Anwendungseinstellungen evtl. Anpassungen bei den zu aktivierenden Optionen vornehmen. Diese Optionen sind pro Office-Format unterschiedlich. Der untenstehende Bildausschnitt bezieht sich auf Word: - Hinweis zu den Lesezeichen -Einstellungen: Bei der Konvertierung von Word- Dokumenten können vorhandene Lesezeichen in die PDF/A-Dateien übernommen werden, was ein einfaches Navigieren in den PDF/A-Dateien erlaubt. Je nach verwendeten Formatierungen müssen jedoch die Lesezeichen-Einstellungen für das jeweils zu konvertierende Word-Dokument individuell angepasst werden. Dies geschieht über das Register Lesezeichen :

4 Seite 4/38 - Auf OK drücken. (Die Einstellungen bleiben für alle zukünftigen Konvertierungen aus diesem Office-Programm gespeichert). - Das eben beschriebene Vorgehen in den anderen Office-Programmen anwenden. Schritt 2: Konvertierung durchführen - Die zu konvertierende Datei öffnen. - Im Menü Acrobat auf PDF erstellen drücken: - Bei Excel-Dateien erscheint nun folgendes Fenster, wo der Konvertierungsbereich (wichtig insbesondere bei Dateien mit mehreren Arbeitsblättern) und die Konvertierungsoptionen eingestellt werden können:

5 Seite 5/38 - Speicherort und Dateiname der PDF/A-Datei auswählen bzw. eingeben: - Auf Speichern drücken. - Die konvertierte Datei wird erstellt und am angegebenen Speicherort abgelegt.

6 Seite 6/ Einzelverarbeitung in Microsoft Office mittels Speichern unter - Die zu konvertierende Datei öffnen. - Auf Speichern unter drücken: - Speicherort und Dateiname der PDF/A-Datei auswählen bzw. eingeben, als Dateityp PDF (*.pdf) anwählen und auf Optionen drücken:

7 Seite 7/38 - Im Fenster Optionen unter den PDF-Optionen ISO kompatibel (PDF/A) aktivieren und zusätzlich unter Nicht druckbare Informationen einschliessen die gewünschten Optionen aktivieren, um z. B. vorhandene Lesezeichen in die PDF/A-Datei zu übernehmen: - Auf OK drücken. - Auf Speichern drücken. - Die konvertierte Datei wird erstellt und am angegebenen Speicherort abgelegt.

8 Seite 8/ Stapelverarbeitung (batch processing) von Microsoft Office-Dateien in Adobe Acrobat XI Pro Schritt 1: Konvertierungseinstellungen vornehmen (einmalig durchzuführen bei jedem Office-Programm) - Im Menü Bearbeiten auf Voreinstellungen drücken. - In der Kategorienliste auf der linken Seite auf In PDF konvertieren klicken: - In der Auswahlliste unter In PDF konvertieren den zu konvertierenden Dateityp anwählen, zuerst Microsoft Office Word :

9 Seite 9/38 - Auf Einstellungen bearbeiten drücken. - Bei den Adobe PDF-Einstellungen PDF/A-1b:2005 (RGB) auswählen und OK drücken: - Das eben beschriebene Vorgehen für die Formate Microsoft Office Excel und Microsoft Office PowerPoint anwenden. Bei den Einstellungen für Excel gilt es speziell zu beachten, dass nur dann sämtliche Blätter einer Excel-Datei nach PDF/A konvertiert werden, wenn die Option Gesamte Excel-Arbeitsmappe konvertieren aktiviert ist:

10 Seite 10/38 - Auf OK drücken, um das Voreinstellungen-Fenster zu schliessen:

11 Seite 11/38 Schritt 2 a: Eine Stapel-Aktion (batch sequence) importieren (einmalig durchzuführen) Falls die Konvertierungs-Aktion als Importdatei Nach_PDF_A_1b_konvertieren.sequ zur Verfügung steht, kann wie folgt vorgegangen werden: - Unter Werkzeuge den Aktionsassistenten öffnen und auf Aktionen verwalten klicken: - Auf Importieren drücken:

12 Seite 12/38 - Die zu importierende Datei suchen und anwählen und danach auf Öffnen drücken: - Es erscheint folgende Meldung: - Auf OK drücken. - Die importierte Aktion erscheint nun im Fenster Aktionen verwalten :

13 Seite 13/38 Schritt 2 b: Eine Stapel-Aktion (batch sequence) einrichten 2 (einmalig durchzuführen) Falls die Konvertierungs-Aktion nicht als Importdatei Nach_PDF_A_1b_konvertieren.sequ zur Verfügung steht, kann wie folgt vorgegangen werden: - Unter Werkzeuge den Aktionsassistenten öffnen und auf Neue Aktion erstellen klicken: - Auf der rechten Seite unter Zu verarbeitende Dateien die Grundeinstellungen unverändert lassen (so dass bei jeder Ausführung der Aktion jeweils das Ausgangsverzeichnis und die Ausgangsdateien neu ausgewählt werden müssen): 3 2 Gemäss Adobe Acrobat White Paper Making the case for PDF/A and Adobe Acrobat, S Alternative: Falls vorgesehen ist, für dass sich die zu konvertierenden Dateien stets im gleichen Ausgangsverzeichnis befinden, kann dieses Ausgangsverzeichnis durch Anwahl des Verzeichnis-/Ordner-Symbols als Standard definiert werden.

14 Seite 14/38 - Auf der linken Seite den Punkt Speichern und Exportieren öffnen, Speichern anwählen und durch Drücken des Hinzufüge-Knopfs als Aktionsschritt zum rechten Bereich hinzufügen: - Auf der rechten Seite durch Drücken des Pfeils die Auswahl von Speichern auf In lokalem Ordner speichern ändern, wobei ein Zielverzeichnis festzulegen ist: - Auf OK drücken.

15 Seite 15/38 - Auf der rechten Seite auf Einstellungen angeben drücken: - Im Fenster Ausgabeoptionen unter Ausgabeformat bei Datei(en) in alternatives Format exportieren das Häklein setzen und bei Exportieren nach: die Option PDF/A anwählen und danach auf OK drücken. - Auf der rechten Seite den Aktionsschritt Unbenannt durch Doppelklick mit linker Maustaste umbenennen in Zielverzeichnis und auf Speichern drücken:

16 Seite 16/38 - Auf Speichern drücken: - Unter Aktionsname Nach PDF/A-1b konvertieren eingeben und auf Speichern drücken:

17 Seite 17/38 Schritt 3: Stapel-Aktion ausführen (bei jedem Konvertierungsvorgang) - Unter Werkzeuge den Aktionsassistenten öffnen und unter Aktionen auf Nach PDF/A- 1b konvertieren klicken: - Auf Dateien hinzufügen drücken: 4 - Die zu konvertierenden Dateien anwählen und mittels Öffnen hinzufügen. 4 Alternativ kann auch z. B. Ordner hinzufügen ausgewählt werden (falls sämtliche Dateien des entsprechenden Verzeichnisses/Ordners konvertiert werden sollen).

18 Seite 18/38 - Falls die konvertierten Dateien nicht in dem in der Konvertierungs-Aktion vordefinierten Zielverzeichnis 5 gespeichert werden sollen, muss nun das gewünschte Zielverzeichnis ausgewählt werden, indem man auf In lokalem Ordner speichern drückt, ein Zielverzeichnis anwählt und auf OK drückt: - Auf Anfang drücken: 5 Das vordefinierte Zielverzeichnis wird angezeigt, wenn man mit der Maus über den Aktionsschritt In lokalem Ordner speichern fährt.

19 Seite 19/38 - Der laufende Konvertierungsvorgang wird angezeigt, indem einerseits am unteren Bildschirmrand ein schwarzer Balken mit dem Verarbeitungsstatus angezeigt wird und indem andererseits die konvertierten Dateien mit einem grünen Haken versehen werden: - Nach Abschluss des Konvertierungsvorgangs kann durch Anklicken von Vollständiger Bericht kontrolliert werden, ob der Konvertierungsvorgang erfolgreich war:

20 Seite 20/38 - Der Bericht sieht wie folgt aus (Beispielsausschnitt): - Die konvertierten Dateien liegen nun im ausgewählten Zielverzeichnis:

21 Seite 21/38 2. PDF nach PDF/A 2.1 Vorbemerkung Dokumente sollten grundsätzlich aus ihrem ursprünglichen Dateiformat (in der Regel ein Office-Format) nach PDF/A konvertiert werden. Falls ein Dokument allerdings nur noch im PDF-Format vorliegt, soll diese PDF-Datei konvertiert werden. 2.2 Einzelverarbeitung einer PDF-Datei in Adobe Acrobat XI Pro - Die zu konvertierende Datei öffnen mit Adobe Acrobat XI Pro. - Unter Werkzeuge die Druckproduktion öffnen und auf Preflight klicken: - Im Fenster Preflight unter PDF/A-Standard Nach PDF/A-1b konvertieren anwählen und auf Prüfen und korrigieren drücken:

22 Seite 22/38 - Speicherort und Dateiname der PDF/A-Datei auswählen bzw. eingeben und auf Speichern drücken: - Nach Abschluss des Konvertierungsvorgangs wird ein Ergebnisprotokoll angezeigt, dem entnommen werden kann, ob der Konvertierungsvorgang erfolgreich war: - Die konvertierte Datei liegt nun im ausgewählten Zielverzeichnis:

23 Seite 23/ Stapelverarbeitung (batch processing) von PDF-Dateien in Adobe Acrobat XI Pro Schritt 1: Konvertierungseinstellungen vornehmen (einmalig durchzuführen) - Im Menü Bearbeiten auf Voreinstellungen drücken. - In der Kategorienliste auf der linken Seite auf Aus PDF konvertieren klicken: - In der Auswahlliste unter Aus PDF konvertieren PDF/A anwählen:

24 Seite 24/38 - Auf Einstellungen bearbeiten drücken. - Im Fenster Preflight: Nach PDF/A konvertieren Als PDF/A-1b speichern anwählen, die restlichen Einstellungen gemäss folgendem Screenshot belassen und auf OK drücken: - Auf OK drücken, um das Voreinstellungen-Fenster zu schliessen:

25 Seite 25/38 Schritt 2 a: Eine Stapel-Aktion (batch sequence) importieren (einmalig durchzuführen) Falls die Konvertierungs-Aktion als Importdatei Nach_PDF_A_1b_konvertieren.sequ zur Verfügung steht, kann wie unter Punkt 1.4 (Schritt 2 a) beschrieben vorgegangen werden. Schritt 2 b: Eine Stapel-Aktion (batch sequence) einrichten (einmalig durchzuführen) Falls die Konvertierungs-Aktion nicht als Importdatei Nach_PDF_A_1b_konvertieren.sequ zur Verfügung steht, kann wie unter Punkt 1.4 (Schritt 2 b) beschrieben vorgegangen werden. Schritt 3: Stapel-Aktion ausführen (bei jedem Konvertierungsvorgang) Um mehrere PDF-Dateien in einem Verarbeitungsvorgang nach PDF/A zu konvertieren, ist wie unter Punkt 1.4 (Schritt 3) beschrieben vorzugehen, mit dem Unterschied, dass als zu konvertierende Dateien nicht Office-Dateien, sondern PDF-Dateien anzuwählen sind.

26 Seite 26/38 3. Validierung der konvertierten Dateien 3.1 Vorbemerkungen Nach Abschluss der Konvertierungsarbeiten sollten die konvertierten Dateien noch einmal in einem separaten Vorgang auf ihre PDF/A-1b-Konformität überprüft werden. Diesen Vorgang nennt man Validierung. Validiert werden können eine einzelne Datei (siehe Punkt 3.2) oder mehrere Dateien gleichzeitig (siehe Punkt 3.3). Die Validierung der konvertierten Dateien sollte als Ergebnis jeweils Keine Probleme gefunden bzw. Erfolgreich ausweisen, was bedeutet, dass die geprüften Dateien PDF/A-1bkonform sind. 3.2 Einzelvalidierung einer konvertierten Datei in Adobe Acrobat XI Pro - Die zu validierende Datei öffnen mit Adobe Acrobat XI Pro. - Unter Werkzeuge die Druckproduktion öffnen und auf Preflight klicken: - Im Fenster Preflight unter PDF/A-Standard Konformität mit PDF/A-1b prüfen anwählen und auf Prüfen drücken:

27 Seite 27/38 - Nach Abschluss des Validierungsvorgangs wird ein Ergebnisprotokoll angezeigt, dem entnommen werden kann, ob die überprüfte Datei PDF/A-1b-konform ist:

28 Seite 28/ Stapelvalidierung von konvertierten Dateien in Adobe Acrobat XI Pro Schritt 1 a: Eine Stapel-Aktion (batch sequence) importieren (einmalig durchzuführen) Falls die Validierungs-Aktion als Importdatei PDF_A_1b-Konformität_prüfen.sequ zur Verfügung steht, kann wie folgt vorgegangen werden: - Unter Werkzeuge den Aktionsassistenten öffnen und auf Aktionen verwalten klicken: - Auf Importieren drücken:

29 Seite 29/38 - Die zu importierende Datei suchen und anwählen und danach auf Öffnen drücken: - Es erscheint folgende Meldung: - Auf OK drücken. - Die importierte Aktion erscheint nun im Fenster Aktionen verwalten :

30 Seite 30/38 Schritt 1 b: Eine Stapel-Aktion (batch sequence) einrichten (einmalig durchzuführen) Falls die Validierungs-Aktion nicht als Importdatei PDF_A_1b-Konformität_prüfen.sequ zur Verfügung steht, kann wie folgt vorgegangen werden: - Unter Werkzeuge den Aktionsassistenten öffnen und auf Neue Aktion erstellen klicken: - Auf der rechten Seite unter Zu verarbeitende Dateien die Grundeinstellungen unverändert lassen (so dass bei jeder Ausführung der Aktion jeweils das Ausgangsverzeichnis und die Ausgangsdateien neu ausgewählt werden müssen): 6 6 Alternative: Falls vorgesehen ist, für dass sich die zu validierenden Dateien stets im gleichen Ausgangsverzeichnis befinden, kann dieses Ausgangsverzeichnis durch Anwahl des Verzeichnis-/Ordner-Symbols als Standard definiert werden.

31 Seite 31/38 - Auf der linken Seite den Punkt Dokumentverarbeitung öffnen, Preflight anwählen und durch Drücken des Hinzufüge-Knopfs als Aktionsschritt zum rechten Bereich hinzufügen: - Auf der rechten Seite unter Preflight Benutzeraufforderung deaktivieren und danach auf Einstellungen angeben drücken:

32 Seite 32/38 - Im Fenster Preflight: Aktions-Einrichtungsassistent unter Preflight-Prüfung durchführen mit die Option Konformität mit PDF/A-1b prüfen auswählen, ganz unten PDF-Bericht mit Zusammenstellung aller Dateien, für die Fehler oder Warnungen gefunden wurden, anzeigen aktivieren und auf Speichern drücken: - Auf der rechten Seite den Aktionsschritt Unbenannt durch Doppelklick mit linker Maustaste umbenennen in Konformität mit PDF/A-1b prüfen (Validierung) und auf Speichern drücken:

33 Seite 33/38 - Auf Speichern drücken: - Unter Aktionsname PDF/A-1b-Konformität prüfen eingeben und auf Speichern drücken:

34 Seite 34/38 Schritt 2: Stapel-Aktion ausführen (bei jedem Validierungsvorgang) - Unter Werkzeuge den Aktionsassistenten öffnen und unter Aktionen auf PDF/A-1b- Konformität prüfen klicken: - Auf Dateien hinzufügen drücken: 7 - Die zu validierenden Dateien anwählen und mittels Öffnen hinzufügen. 7 Alternativ kann auch z. B. Ordner hinzufügen ausgewählt werden (falls sämtliche Dateien des entsprechenden Verzeichnisses/Ordners validiert werden sollen).

35 Seite 35/38 - Auf Anfang drücken: - Der laufende Validierungsvorgang wird angezeigt, indem einerseits am unteren Bildschirmrand ein schwarzer Balken mit dem Verarbeitungsstatus angezeigt wird und indem andererseits die validierten Dateien mit einem grünen Haken versehen werden:

36 Seite 36/38 - Nach Abschluss des Validierungsvorgangs erscheint ein Bericht, in welchem die Validierungsergebnisse der einzelnen Dateien summarisch aufgelistet sind. Ein grüner Haken bedeutet, dass die Datei PDF/A-1b-konform ist: - Durch Anklicken von Mehr Informationen anzeigen: lässt sich das Validierungsergebnis einer Datei im Detail anzeigen:

37 Seite 37/38 - Alternativ kann auch durch Anklicken von Vollständiger Bericht kontrolliert werden, ob der Validierungsvorgang erfolgreich war: - Der Bericht sieht wie folgt aus (Beispielsausschnitt):

38 Seite 38/38 4. Wichtige allgemeine Hinweise - Die Verwendung früher Versionen von Adobe Acrobat Pro (vor Version XI) zur Erstellung von PDF/A-Dateien wird ausdrücklich nicht empfohlen. Insbesondere Version X weist Fehler auf. - Empfohlen wird die Konvertierung in den Konformitätslevel PDF/A-1b. Die Konvertierung in den anspruchsvolleren Konformitätslevel PDF/A-1a ist zwar möglich, aber nicht nötig. Nicht verwendet werden sollen zumindest bis auf Weiteres die Normen PDF/A-2 und PDF/A-3. - Bei Tests im StAZH hat sich gezeigt, dass das Programm Adobe Acrobat XI Pro bei Stapelverarbeitungsvorgängen (v. a. bei einer grossen Anzahl zu konvertierender Dateien) teilweise instabil arbeitet bzw. sogar abstürzen kann insbesondere wenn gleichzeitig noch andere Programme geöffnet sind. Es wird darum empfohlen, Stapelverarbeitungen direkt nach einem Neustart des Computers und ohne andere geöffnete Programme durchzuführen. 8 - Die Stapelkonvertierung von Dateien mit unterschiedlichen Formaten (z. B. Word, Excel und PDF) im gleichen Vorgang ist problemlos möglich. (Bei Excel-Dateien, welche aus mehreren Blättern bestehen, ist daran zu denken, dass die Einstellungen in Adobe Acrobat XI Pro so sein müssen, dass falls gewünscht sämtliche Blätter in die PDF/A-Datei konvertiert werden). 9 8 Waren diese beiden Voraussetzungen erfüllt, verliefen bis jetzt sämtliche Stapelverarbeitungsvorgänge im StAZH erfolgreich, auch im Falle von über 1000 Dateien. 9 Siehe Punkt 1.4 (Schritt 1).