Elster. Urheberrechtlich geschützt Stollfuß Medien GmbH & Co. KG

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1 Urheberrechtlich geschützt Stollfuß Medien GmbH & Co. KG

2 Inhaltsverzeichnis... 3 Elektronische Authentifizierung... 3 Signaturkarten... 4 Zertifikatsdatei... 5 Authentifizierung für ASP-Anwender... 6 Versand in Stotax... 6 übersicht Steuern... 6 Protokolle... 7 Bescheide... 8 Steuerkontenabfrage... 9 Voraussetzungen für die Steuerkontenabfrage... 9 Übersicht der freigeschalteten Steuernummern Freischaltung und Widerruf von Steuerkonten Angaben zum Antragsteller Rolle Bevollmächtigter / Steuerpflichtiger Stotax-interne Registrierung Steuerkontenabfrage durchführen Wechsel der Steuernummer Signaturkartenwechsel Untervollmacht-Signaturkarten E-Bilanz Berater und Datenlieferant Proxy-Einstellungen Diese Hilfe als PDF Andere Hilfen aufrufen / 16

3 ELSTER = ELektronische STeuerERklärung Seit dem Veranlagungs- bzw. Feststellungszeitraum 2011 sind Unternehmensteuererklärungen, sowie Einkommensteuererklärungen mit Einkünften aus Land- und Forstwirtschaft, Gewerbebetrieb oder selbstständiger Arbeit ( 25 Abs. 4 EStG), verpflichtend elektronisch einzureichen. Die Finanzverwaltung bietet dazu zwei unterschiedliche -Verfahren an: Authentifizierung durch Abgabe der komprimierten Erklärung (nur möglich für ESt-, GewSt-, USt-Erklärungen) Bei diesem Verfahren muss zusätzlich zur elektronischen Datenübermittlung die vom Steuerpflichtigen unterschriebene komprimierte Erklärung bei der Finanzverwaltung eingereicht werden. Sobald die komprimierte Erklärung bei der Finanzverwaltung vorliegt, kann der Sachbearbeiter auf den elektronisch übermittelten Datenbestand zugreifen. Elektronische Authentifizierung (ohne Abgabe der komprimierten Erklärung) (möglich für alle Steuererklärungen) Bei dem vollelektronischen Verfahren wird die Steuererklärung ausschließlich elektronisch übermittelt, d.h. auf die Abgabe der Papiererklärung wird komplett verzichtet und dadurch auch auf die Unterschrift des Steuerpflichtigen. Durch die elektronische Authentifizierung kann der Einreicher der Steuererklärung eindeutig identifiziert werden. Aufruf der über die Mulifunktionsleiste Aufruf -Versand Elektronische Authentifizierung 3 / 16

4 Unter Authentizität wird allgemein die Echtheit (Unverfälschtheit) und Glaubwürdigkeit von Daten oder einer Partnerinstanz verstanden. Die Finanzverwaltung möchte damit sicherstellen, dass kein unberechtigter Dritter Steuererklärungen für einen anderen übermittelt. Durch Authentifizierung kann die Finanzverwaltung feststellen, wer die Erklärung übermittelt hat und somit deren Echtheit sicherstellen. Anhand des Zertifikats weisen Sie sich gegenüber der Finanzverwaltung zweifelsfrei als Datenübermittler aus. Als Datenübermittler müssen Sie Ihrem Auftraggeber die übermittelten Daten in einer für ihn nachprüfbaren Form zur Verfügung stellen. Dies wird z.b. durch die Druckfunktion gewährleistet. Ein Datenübermittler muss sich nur einmal registrieren. Mit einem Zertifikat können für alle Mandanten Übermittlungen in deren Auftrag ausgeführt werden. Papierlos und ohne persönliche Unterschrift. Das für die Authentifizierung erforderliche elektronische Zertifikat wird von Online im Rahmen der Registrierung beim Online-Portal erstellt und kann anschließend für die Datenübermittlung verwendet werden. Sie können alternativ auch von ELSTER unterstützte Signaturkarten oder einen Sicherheitsstick für das Authentifizierungsverfahren registrieren. Welche Authentifizierungsmethoden gibt es? Zertifikatsdatei (ELSTER-Basis) Sicherheitsstick (ELSTER-Spezial) Signaturkarte (ELSTER-Plus) Die Authentifizierungsmethoden unterscheiden sich im Umfang der angebotenen Dienste und in den Kosten. Zum Beispiel ist eine Steuerkontenabfrage nur mit einer Signaturkarte möglich. Mittlerweile ist für jede der drei Registrierungsarten nur noch eine Registrierung mit Identifikationsnummer oder Steuernummer einer Organisation (Firma, Gesellschaft, Verein, Institution, etc.) möglich. Falls Sie in der Vergangenheit noch eine Registrierung mit persönlicher Steuernummer durchgeführt haben, so steht Ihnen z.b. der Dienst zur Auskunft Ihrer elektronischen Lohnsteuerkarte oder der Belegabruf (VaSt) nicht zur Verfügung. Für welche Registrierungsart Sie sich auch entscheiden am Abschluss der Registrierung steht immer Ihr persönliches Zertifikat zur Nutzung der ELSTER-Dienste. Identifikationsnummer oder Organisations-Steuernummer Sie können sich bei Online mit Ihrer persönlichen Identifikationsnummer oder Ihrer OrganisationsSteuernummer registrieren. Die Identifikationsnummer ist ein steuerliches Identifikationsmerkmal, welches zur Vereinheitlichung der Steuernummer eingeführt wurde. Jedem Bürger wird hierbei eine eindeutige Identifikationsnummer zugeteilt. Es besteht aber auch die Möglichkeit, sich mit der Steuernummer einer Firma, eines Vereins, einer Organisation, einer Gesellschaft, etc. zu registrieren. Weitergabe von Zertifikaten Sie können Dritte mit der Übermittlung Ihrer Daten beauftragen. Sie sollten aber nie Ihre persönlichen Zertifikate an Dritte weitergeben, unabhängig davon, ob Sie als Privatperson oder Unternehmer eine andere Person mit der Übermittlung Ihrer Steuerdaten beauftragen. Für eine Datenübermittlung durch beauftragte Dritte werden daher abhängig davon, ob Sie im Besitz eines persönlichen Zertifikates oder im Besitz von Organisationszertifikaten sind, folgende Handlungsmöglichkeiten empfohlen: 1. Geben Sie Ihr persönliches Zertifikat nie an Dritte weiter. Bei einer Übermittlung durch Dritte sollte sich immer der eigentliche Datenübermittler selbst registrieren. Hat sich der Datenlieferant bei Online registriert, kann er Steuererklärungen in Ihrem Auftrag übermitteln. 2. Sind Sie Unternehmer, können Sie auch eine Registrierung für ein nicht-persönliches Zertifikat (Organisationszertifikat) durchführen. Im Gegensatz zu persönlichen Zertifikaten sind Organisationszertifikate nicht an einzelne Personen, sondern an eine steuerrechtliche Organisation (z. B. Firma, Gesellschaft, Verein, Institution) gebunden. Daher können Organisationszertifikate zur Datenübermittlung an Mitarbeiter der Firma weitergegeben werden. Allerdings sollte hierbei die Weitergabe kontrolliert und nur an vertrauenswürdige Personen erfolgen. Signaturkarten Unter dem folgenden Link finden Sie die von der ELSTER unterstützten Signaturkarten und weitere wichtige Informationen zu diesem Thema: 4 / 16

5 Zertifikatsdatei Hinweise aus dem Online Portal: Die Zertifikatsdatei ist aus Sicht des Betriebssystems Ihres Computers eine Datei. Sie kann daher auf unterschiedliche Speichermedien abgelegt werden (z. B. Festplatte, Diskette, Memory-Stick). Sie beinhaltet kryptografische Schlüssel und Zertifikate. Die Zertifikatsdatei stellt die Verknüpfung mit einem Benutzerkonto im Online-Portal her. Da die Zertifikatsdatei wie jede andere Datei beliebig oft kopierbar ist, kann auf einfache Weise einfach eine Sicherungskopie erstellt werden. Da das Kopieren auch unbemerkt erfolgen kann, z. B. bei Ablage auf einem Netzlaufwerk oder durch bösartige Software - so genannte Malware (engl. malicious software), bringt die Zertifikatsdatei Risiken mit sich, die der Anwender berücksichtigen sollte. Es ist technisch möglich, von mehreren Arbeitsplätzen Zugang zu ein und demselben Benutzerkonto zu bekommen. Diese Möglichkeit birgt allerdings Sicherheitsrisiken und ist fehleranfällig. Die Absicherung eines Benutzerkontos beruht auf einer Kombination von Wissen (PIN für die Zertifikatsdatei) und Besitz der Zertifikatsdatei. Bei Weitergabe der Zertifikatsdatei gibt der Inhaber des Benutzerkontos diese Sicherheitseigenschaft in eigener Verantwortung auf. Bei missbräuchlicher Nutzung der ELSTERInfrastruktur durch eine Kopie der Zertifikatsdatei kann der ursprüngliche Eigentümer ermittelt und verantwortlich gemacht werden. Online-Benutzerkonten sind personenbezogen konzipiert. Die parallele (im Sinne von gleichzeitige) Nutzung eines Benutzerkontos durch mehrere Benutzer mit Zertifikatsdateien ist technisch möglich. Die Ablaufsteuerung von Online unterstützt den Mehrfachnutzerbetrieb für ein Benutzerkonto aber nicht explizit. Die Resultate der Aktionen anderer Nutzer werden erst zeitverzögert oder erst nach erneutem Login sichtbar. Dies kann zu Irritationen und Fehlern führen. Von paralleler Nutzung wird deshalb abgeraten. Bitte beachten Sie bei Weitergabe der Datei, dass die Anzahl der Kopien nicht eingeschränkt werden kann, alle Kopien der Zertifikatsdatei gleichwertig sind, nicht nachvollzogen werden kann, mit welcher Kopie einer Zertifikatsdatei eine Transaktion durchgeführt wurde, bei Sperrung eines Benutzerkontos alle Kopien der Zertifikatsdatei betroffen sind, und es nicht möglich ist, eine einzelne missbräuchlich verwendete Kopie zu sperren. Eine weitere mögliche Fehlerquelle gibt es bei der Aktualisierung der Zertifikatsdatei. Aus Sicherheitsgründen ist die Gültigkeit der Zertifikatsdatei begrenzt (gegenwärtig auf 3 Jahre). Mit einem gewissen zeitlichen Sicherheitsabstand zum Ende der Gültigkeitsdauer wird der Benutzer via darüber informiert, dass sein neues Zertifikat erzeugt und für ihn bereitgestellt wurde. Beim nächsten Login am Online-Portal wird dieses automatisch aktualisiert. Aus Sicht des Betriebssystems Ihres Computers wird damit die Zertifikatsdatei verändert und ab dieser Aktualisierung ist nur noch genau diese Kopie der Zertifikatsdatei gültig. Alle anderen Kopien verlieren ihre Gültigkeit und ein Login am Online-Portal mit diesen Kopien ist nicht mehr möglich. Die alten Kopien müssen also als Folgeaktion der Zertifikatserneuerung durch die neue Version ersetzt werden. Um die Sicherheitsaspekte zu wahren, empfehlen wir daher im Falle der Mehrfachnutzung eines Benutzerkontos, z.b. bei Ehepaaren oder innerhalb einer Organisationseinheit einer Firma die Verwendung eines Sicherheitssticks. Hier kann die Nutzung mit organisatorischen Mitteln kontrolliert werden, die Kopie eines Sicherheitsstick-Zertifikats ist nicht möglich. Zudem bietet der Sicherheitsstick eine höhere Sicherheit (Anwenderpaket "ELSTER-Spezial") innerhalb des Online-Portals. 5 / 16

6 Authentifizierung für ASP-Anwender Versand in Stotax Wenn Sie den -Versand authentifiziert durchführen möchten, dann können Sie in dem -VersandDialog eine Signatur des eingeloggten Mitarbeiters auswählen. Die Signaturen der Mitarbeiter finden Sie auch in der Schlüsselverwaltung. übersicht Steuern für Steueranmeldungen Seit dem 01. Januar 2005 besteht die gesetzliche Verpflichtung Umsatzsteuer-Voranmeldungen und Lohnsteuer-Anmeldungen elektronisch zu übermitteln ( 41a Absatz 1 EStG, 18 Absatz 1 UStG, StDÜV). Seit dem 1. Januar 2009 gilt diese gesetzliche Verpflichtung für die Kapitalertragsteuer-Anmeldung ( 45a Absatz 1 EStG, StDÜV). Ab dem muss die Umsatzsteuer-Voranmeldung, der Antrag auf Dauerfristverlängerung, die Anmeldung einer Sondervorauszahlung, die Zusammenfassende Meldung, die Lohnsteuer-Anmeldung und die Kapitalertragsteuer-Anmeldung elektronisch authentifiziert übermittelt werden. für Jahressteuererklärungen Jahressteuererklärungen können authentifiziert oder nicht authentifiziert übermittelt werden. Ab dem Veranlagungszeitraum 2011 müssen folgende Erklärungen in elektronischer Form abgegeben werden: Körperschaftsteuererklärung Gewerbesteuererklärung Umsatzsteuererklärung Einkommensteuererklärung, wenn Einkünfte aus Land- und Forstwirtschaft, aus Gewerbebetrieb oder aus selbstständiger Tätigkeit vorliegen Erklärung zur gesonderten Feststellung von Besteuerungsgrundlagen ( 181 (2a) AO) Art der Übermittlung Umsatzsteuer 6 / 16

7 o Voranmeldung => Nur mit Authentifizierung; Einzel- und Sammelversand möglich o Dauerfristverlängerung / Antrag auf Sondervorauszahlung => Nur mit Authentifizierung; Einzelund Sammelversand möglich o Zusammenfassende Meldung => Nur mit Authentifizierung o MOSS-Erklärung => Upload beim BZSt o USt-Jahreserklärung => Mit / Ohne Authentifizierung; Elektronischer Bescheid möglich Kapitalertragsteuer-Anmeldung o Nur mit Authentifizierung Körperschaftsteuer o KSt-Erklärung => Nur mit Authentifizierung o Erklärung zur Zerlegung der KSt (ab VZ 2014) => Nur mit Authentifizierung Gewerbesteuer o GewSt-Erklärung => Mit / Ohne Authentifizierung; Elektronischer Bescheid möglich o GewSt-Zerlegung => Mit / Ohne Authentifzierung Einkommensteuer o Unbeschränkte Steuerpflicht => Mit / Ohne Authentifizierung; Elektronischer Bescheid möglich o Beschränkte Steuerpflicht => Nur mit Authentifizierung; Elektronischer Bescheid möglich o Antrag auf Begünstigung des nicht entnommenen Gewinns ( 34a EStG) => Mit / Ohne Authentifizierung o Steuerabzug nach 50a EStG => Nur über das -Online-Portal Anlage EÜR o Mit / Ohne Authentifizierung Gesonderte Feststellung / Gesonderte und einheitliche Feststellung o Nur mit Authentifizierung Protokolle Sie finden die ELSTER-Protokolle von allen Mandanten einer Praxis in den Steuerübersichten. Dazu gehören die Protokolle aus dem ELSTER-Versand der Steuerversionen, der E-Bilanz und den Einsprüchen. Wenn in der Feldauswahl die entsprechenden Spalten aktiviert sind, dann ist auch erkennbar, aus welcher Version heraus der ELSTER-Versand aktiviert wurde. 7 / 16

8 Die Protokolle werden zusätzlich in der Steuerakte eines Mandanten angezeigt. Bescheide Derzeit können elektronische Bescheide für die Einkommensteuer-, die Gewerbesteuer- und die Umsatzsteuererklärung angefordert werden. Bitte erfassen Sie in den Optionen zur 8 / 16

9 Bescheidrückübermittlung in dem ELSTER-Dialog Ihre -Adresse. Der Abruf der elektronischen Bescheide kann in den Steuerübersichten durchgeführt werden. Steuerkontenabfrage In den Steuerübersichten werden auf dem Karteireiter "Steuerkontenabfrage" von allen Mandanten die gespeicherten Steuerkontenabfragen angezeigt. Die elektronische Steuerkontenabfrage ermöglicht Ihnen die Einsicht in das zu einer Steuernummer gehörende Steuerkonto der Finanzverwaltung. Dieses enthält Informationen über Sollstellungen von Steuerforderungen und erstattungen nebst steuerlichen Nebenleistungen sowie den dazugehörigen Zahlungsströmen und Umbuchungen. Für die Steuerkontenabfrage ist eine Authentifizierung mit Siganturkarte notwendig. Voraussetzungen für die Steuerkontenabfrage Zur Nutzung der elektronischen Steuerkontenabfrage sind folgende Voraussetzungen zwingend notwendig: Verwendung des Microsoft Internet Explorers als Standardanwendung (andere Browser unterstützen ggf. die Anzeige des Kontoauszugs nicht) Verwendung einer vom Verfahren der -Kontoabfrage unterstützten Signaturkarte (nähere Informationen auf nebst geeignetem Kartenlesegerät (z.b. ReinerSCT CyberJack ecom). Einsatz geeigneter Middleware zum Zugriff auf die Signaturkarte. Bei Mehrfachversand kann eine lästige wiederholte PIN-Eingabe durch Öffnen der Signaturkarte für mehrere Arbeitsschritte vermieden werden. Bitte entnehmen Sie ein geeignetes Vorgehen der Dokumentation Ihrer Middleware. Tragen Sie bitte auch Sorge dafür, dass die Middleware zur Erzeugung von Unterschriften lizensiert ist (eine evtl. Reader-Version reicht möglicherweise nicht aus). Die einmalige Registrierung des Karteninhabers im -Online-Portal ( Die zu nutzende Signaturkarte erfassen Sie bitte in der Signaturkartenverwaltung. Diese finden Sie unter Kanzleimanagement Schlüsselverwaltung Signaturkarten oder unter diesem Icon. Zusätzliche einmalige elektronische Freischaltung des Steuerkontos (Stotax-Funktion: Registrierung), wenn der Steuerkonteninhaber mit dem Signaturkarteninhaber übereinstimmt (z.b. Steuerberater möchte sein eigenes Steuerkonto freischalten) Falls Sie eine Steuerkontenabfrage als Bevollmächtigter (z.b. Steuerberater) für Dritte durchführen bedarf es neben dem elektronischen Antrag auf Freischaltung zur Steuerkontoabfrage (Stotax-Funktion: Registrierung) zusätzlich einer schriftlichen Zustimmung des Steuerpflichtigen (Stotax-Funktion: 9 / 16

10 Vollmacht-Vordruck). Nach Verarbeitung des Freischaltungsantrags durch die Finanzverwaltung (Dauer ca. 3 Wochen) steht eine Steuerkontoabfrage mit unmittelbarer Ergebnisrückübertragung zur Verfügung (Stotax-Funktion: Steuerkontenabfrage) Sofern nicht bereits erfolgt, sind ggf. notwendige Proxyeinstellungen zu erfassen. ASP Kunden beachten bitte die Empfehlungen im ASP-Benutzerhandbuch Übersicht der freigeschalteten Steuernummern Die Organisation der Information, für welche Steuernummern bzw. Steuer-Identifikationsnummern welcher Bevollmächtigter mit welcher Signaturkarte freigeschaltet wurde, wird im Stotax-Programm vorgenommen. Hierzu werden zu den einzelnen Steuernummern bzw. Steuer-Identifikationsnummern Ihrer Mandanten in den Stammdaten Freischaltungsinformationen abgelegt. Legen Sie dennoch Kopien unterschriebener Vollmachten und Widerrufe Ihrer Mandanten ab, da eine einwandfreie Funktion der Stotax-Funktion nur durch Pflege der Stammdaten gewährleistet werden kann. Ob Sie für den gewählten Signaturkarteninhaber bereits eine Freischaltung für eine bestimmte Steuernummer bzw. Steuer-Identifikationsnummer in der Vergangenheit über Stotax vorgenommen haben, erkennen Sie daran, ob die Steuernummer bzw. Steuer-Identifikationsnummer in der Übersicht freigeschalteter Steuernummern enthalten ist oder nicht. Bitte beachten Sie, dass auch Steuernummern bzw. Steuer-Identifikationsnummern angezeigt werden, für die bisher nur ein Antrag gestellt wurde, diese aber noch nicht durch die Finanzverwaltung manuell freigeschaltet wurden (Die Freischaltung kann u.u. einige Tage bis Wochen dauern). Daher startet die Steuerkontenabfrage mit der Auswahl bereits registrierter oder in Registrierung befindlicher Steuernummern bzw. Steuer-Identifikationsnummern. Wünschen Sie eine Steuerkontenabfrage zu einer bereits registrierten und daher in der unteren Auswahl angezeigten Steuernummer bzw. SteuerIdentifikationsnummer, dann fahren Sie nach Auswahl über die Schaltfläche Steuerkontenabfrage fort. Eine Abfrage kann nur durchgeführt werden, wenn Sie als Suchkriterium eine Signaturkarte angegeben haben und mindestens eine dazu angebotene Steuernummer bzw. Steuer-Identifikationsnummer ausgewählt haben. Wurde für das gewünschte Steuerkonto bisher noch keine Freischaltung beantragt, so fahren Sie bitte über den Button Freischaltung / Widerruf fort, um einen Freischaltungsantrag an die Finanzverwaltung zu übermitteln. Freischaltung und Widerruf von Steuerkonten Der Freischaltungsantrag (Registrierung) ist einmalig notwendig und bis auf Widerruf gültig. Dieser entspricht einer Vollmacht bzw. einem Einverständnis zur ständigen Einsichtnahme in ein Steuerkonto. In einigen Bundesländern wird die Freischaltung der Steuer-Identifikationsnummern unterstützt. Sind der Finanzverwaltung Steuernummern bekannt, die einer Steuer-Identifikationsnummer zugeordnet sind, so werden alle Steuerkonten zu dieser Steuer-Identifikationsnummer freigeschaltet. Angaben zum Antragsteller Hier entscheiden Sie zu Oberst, ob Ihr Antrag eine Freischaltung von Steuerkonten darstellt oder ob es sich um einen Widerruf bereits freigeschaltete Steuerkonten handelt. Antragsteller ist derjenige, der mittels eigener, bereits im online-portal der Finanzverwaltung registrierten Signaturkarte Einsicht in ein Steuerkonto erreichen möchte. Antragsteller können vom Steuerkonteninhaber (dem Steuerpflichtigen) abweichen. Aus diesem Grund sind Angaben zur Rolle des Signaturkarteninhabers sowie im Fall eines Bevollmächtigten Angaben zu dessen beruflicher Beziehung zum Steuerpflichtigen notwendig. Rolle Bevollmächtigter / Steuerpflichtiger 10 / 16

11 Rolle Bevollmächtigter Weicht der Antragsteller vom Steuerkonteninhaber ab, dann ist zusätzlich zum elektronischen Teil des Freischaltungsantrags eine schriftliche Vollmacht des Steuerkonteninhabers notwendig. Diese ist von Bundesland zu Bundesland unterschiedlich. Der jeweils aktuelle Vordruck ist im Regelfall über die Internetseiten der jeweiligen Landesfinanzverwaltung frei erhältlich. Der Dialog Auswahl der Steuernummern bietet Ihnen die Möglichkeit eine Vollmacht zu erstellen, welche von den meisten Ländern anerkannt wird. Der Vordruck sollte möglichst ein Monat vor Eingang des elektronischen Antrags der Finanzverwaltung zugehen. Ansonsten versendet die Finanzverwaltung automatisch einen Vollmacht-Vordruck (u.u. auch an den Steuerpflichtigen). Rolle Steuerpflichtiger Stimmen Antragsteller und Steuerkontoinhaber überein (Steuerpflichtiger nutzt eigene Signaturkarte), dann ist lediglich der elektronische Teil der Registrierung notwendig. Rolle des Inhabers ist dann Steuerpflichtiger. Stotax-interne Registrierung Wenn Sie den Haken für die Stotax-interne Registrierung setzen, dann erfolgt keine Übermittlung des Freischaltungsantrags an die Finanzverwaltung. Es werden aber die Angaben zum Antragsteller (Signaturkartendaten) in den Stammdaten zu den ausgewählten Steuernummern bzw. SteuerIdentifikationsnummern abgespeichert. Das hat zur Folge, dass das System davon ausgeht, dass die ausgewählten Steuernummern bzw. Steuer-Identifikationsnummern für diese Signaturkarte freigeschaltet wurden und zu einer Steuerkontenabfrage zur Verfügung stehen. Eine Stotax-interne Registrierung befähigt natürlich nicht ohne zuvor gestellten tatsächlichen Freischaltungsantrag zur Steuerkontenabfrage für die ausgewählten Steuernummern bzw. Steuer-Identifikationsnummern. Diese Funktion ist also nur in solchen Fällen sinnvoll, in denen eine Freischaltung von Steuernummern bzw. Steuer-Identifikationsnummern außerhalb der Stotax-Software in der Vergangenheit erfolgt ist bzw. eine Freischaltung innerhalb der Stotax-Software erfolgte, die Freischaltungsinformation jedoch verloren ging, wie z.b.: - Wechsel des Softwareanbieters - Freischaltung von Steuernummern bzw. Steuer-Identifikationsnummern über das -Online Portal - mangelnde Stammdatenpflege der Steuernummern bzw. Steuer-Identifikationsnummern und Freischaltungsinformationen Beachten Sie daher: Ein leichtfertiger Umgang mit dieser Funktion führt zu abweichenden Freischaltungsinformationen zwischen Stotax-System und Finanzverwaltung. Legen Sie daher auch die Vollmacht-Vordrucke in Papierform zu Ihren Akten. Der Widerruf erfolgt grundsätzlich nur intern, da für die Wirksamkeit gegenüber der Finanzverwaltung ausschließlich der bundeslandabhängige Widerruf-Vordruck maßgeblich ist. Nachdem Sie alle notwendigen Angaben zum Antragsteller erfasst haben fahren Sie über die Schaltfläche OK zur Auswahl der Steuernummer bzw. Steuer-Identifikationsnummer fort. Je nachdem, ob Sie im vorhergehenden Dialog Registrierung oder Widerruf ausgewählt haben, werden Ihnen hier jeweils nur die für die Aktion maßgeblichen Steuernummern bzw. Steuer-Identifikationsnummern zur Auswahl angeboten. D.h. im Fall der Registrierung nur die Steuernummern bzw. SteuerIdentifikationsnummern, die noch keine Freischaltungsinformationen zur gewählten Signaturkarte enthalten und bei Widerruf die umgekehrte Auswahl. Wählen Sie an dieser Stelle die Steuernummern bzw. Steuer-Identifikationsnummern aus, für die der Antragsteller des vorhergehenden Dialogs Freischaltung/Widerruf der Steuerkonten beantragt. Bitte beachten Sie, dass, sofern Sie im vorhergehenden Dialog die Rolle Steuerpflichtiger gewählt haben, hier keine Steuernummern bzw. Steuer-Identifikationsnummern Dritter gewählt werden sollten, sondern nur die des Antragstellers. Der obere Teil des Dialogs informiert Sie darüber, welche Steuernummern bzw. SteuerIdentifikationsnummern Sie bereits ausgewählt haben. Besitzt ein Steuerpflichtiger mehrere Steuernummern, so muss für jede Steuernummer ein(e) gesonderte(r) Freischaltung/Widerruf beantragt 11 / 16

12 werden (entspricht einer Zeile). Zusammenveranlagte Ehegatten erhalten von der Finanzverwaltung gemeinsam nur eine Steuernummer. Aus rechtlichen Gründen reicht in diesem Fall die Auswahl des Steuerpflichtigen (Ehemann) nicht aus, damit Sie eine Freischaltung des gemeinsamen Steuerkontos erreichen. Erfassen Sie bei Ehegatten-Steuernummern daher stets die Angaben zur Ehefrau. Dies gilt übrigens auch für die schriftliche Vollmacht. Je nachdem, ob Sie eine Freischaltung beantragen oder einen Widerruf, erhalten Sie über die Schaltfläche Vollmacht-Vordruck bzw. Widerruf-Vordruck ein vorausgefülltes Worddokument. Zu jeder Steuernummer bzw. Steuer-Identifikationsnummer erfolgt die Ausgabe eines Dokuments. Die Registrieren -Schaltfläche versendet dann abschließend zu allen ausgewählten Steuernummern bzw. Steuer-Identifikationsnummern Freischaltungsanträge an die Finanzverwaltung, welche Sie durch Eingabe Ihrer PIN zur gewählten Signaturkarte freigeben. Bei Unterbrechung der Datenverbindung wird ein Freischaltungsdurchlauf mit mehreren Steuernummern bzw. Steuer-Identifikationsnummern nicht von der Finanzverwaltung verarbeitet. Eine Verarbeitung kann auch dann nicht durchgeführt werden, wenn der Server der Finanzverwaltung gewartet wird oder ausfällt bzw. Ihre eigene Datenfernübertragungseinrichtung nicht einsatzbereit ist. Daher wird empfohlen immer nur eine überschaubare Anzahl von Steuernummern bzw. Steuer-Identifikationsnummern in einem Durchlauf freizuschalten. Durch den Versand des elektronischen Freischaltungsantrags speichert das Programm in den Stammdaten Freischaltungsinformationen zu allen ausgewählten Steuernummern bzw. Steuer-Identifikationsnummern ab und stellt diese für eine Abfrage zur Verfügung. Die Widerruf -Schaltfläche entfernt lediglich die zu den jeweiligen Steuernummern bzw. SteuerIdentifikationsnummern gespeicherten Freischaltungsinformationen, so, dass diese nicht mehr zu einer Steuerkontenabfrage zur Verfügung stehen. Steuerkontenabfrage durchführen Nachdem Sie im Dialog Übersicht freigeschalteter Steuernummern mindestens eine Steuernummer bzw. Steuer-Identifikationsnummer ausgewählt haben, gelangen Sie über die Schaltfläche Steuerkontenabfrage zu dem Dialog "Abfrage Steuerkonto". Hier können Sie den Umfang der gewünschten Abfrage zu den im vorhergehenden Schritt ausgewählten Steuernummern bzw. Steuer-Identifikationsnummern bestimmen. Nachdem Sie die Abfrage versendet haben, stehen Ihnen die Klartextkontoauszüge in der Haupt-Maske Steuerkontenabfrage Ergebnisübersicht zur Ansicht/Ausdruck zur Verfügung. Der Datenaustausch zwischen Stotax und der Finanzverwaltung beinhaltet grundsätzlich Ihre Anfrage und eine unmittelbare Antwort der Finanzverwaltung in einem Zug. Bitte beachten Sie, dass die Anfrage je nach Umfang, Übertragungsgeschwindigkeit Ihrer Internetverbindung und der Verarbeitungsgeschwindigkeit der Finanzverwaltung einige Zeit in Anspruch nehmen kann. Zur Überprüfung Ihrer Datenübertragungseinrichtung wählen Sie bitte die Option Testfall senden! aus. Ihre Anfrage wird dann von der Finanzverwaltung nicht weiter verarbeitet. Wechsel der Steuernummer Wenn Ihnen zukünftig Änderungen der Steuernummer durch die Finanzverwaltung mitgeteilt werden, dann sollten Sie unbedingt beachten, dass die bei der Finanzverwaltung gespeicherte Information über eine Freischaltung nur dann auf die neue Steuernummer übergeht, wenn es sich um eine aus organisatorischen Gründen umgestellte Steuernummer handelt. Bei anderen Änderungen (wie z.b. Umzug des Steuerpflichtigen oder Wechsel von der Arbeitnehmerstelle zur allgemeinen Veranlagungsstelle) muss erneut ein Freischaltungsantrag und eine Vollmacht vorgenommen werden. Das Vorgehen beim Wechsel der Steuernummer ist allerdings länderspezifisch und kann vom o.g. Vorgehen 12 / 16

13 abweichen. Programmintern erfolgt dies durch Aufhebung der Freischaltungsinformation zur alten Steuernummer über die Funktion Widerruf und Freischaltungsantrag für die neue Steuernummer über die Funktion Registrierung. Die frühere Steuernummer können Sie über die abweichenden Finanzamtsverbindungen erfassen und intern Freischalten, sofern Sie später noch Abfragen zu dieser Steuernummer durchführen möchten. Signaturkartenwechsel Wenn Sie eine Signaturkarte aus der Signaturkartenverwaltung löschen, dann gehen sämtliche Einträge zu registrierten Steuernummern bzw. Steuer-Identifikationsnummern verloren. Löschen Sie daher nur Signaturkarten, wenn Sie dies beabsichtigen! Wechseln Sie Ihre Signaturkarte bzw. läuft das darauf enthaltene Zertifikat ab, dann sind folgende Aspekte zu beachten: Die neue Signaturkarte ist eine reine Anschlusskarte an die abgelaufene Karte (die Kartenidentität bleibt die gleiche). In diesem Fall müssen Sie nichts veranlassen. Bei der neuen Signaturkarte handelt es sich nicht um eine solche Anschlusskarte, im onlineportal erfolgt aber ein Wechsel der Signaturkarte. Die Finanzverwaltung überträgt durch diese Funktion alle freigeschalteten Steuerkonten von der alten auf die neue Signaturkarte. Bitte ersetzen Sie daher in der Kartenverwaltung die alte Signaturkarte einfach durch die neue, indem Sie die Informationen zur alten Karte lediglich überschreiben. Löschen Sie NICHT die alte Signaturkarte in der Kartenverwaltung, sondern überschreiben Sie lediglich die Kartennummer. So gehen auch innerhalb Ihrer Systemumgebung alle mit der alten Signaturkarte freigeschalteten Steuernummern bzw. SteuerIdentifikationsnummern auf die neue Karte über. Die Neuanlage einer Signaturkarte ist nur dann sinnvoll, wenn es sich tatsächlich um eine ganz neu zu nutzende Signaturkarte handelt, die für keine früheren Freischaltungen verwendet werden sollen. Untervollmacht-Signaturkarten 1. Schritt: Erfassung der Hauptvollmacht-Signaturkarte in der Signaturkartenverwaltung. 2. Schritt: Erfassung der Untervollmacht-Signaturkart(n) mit Zuweisung der Hauptvollmacht-Signaturkarte Bitte erfassen Sie bei einer Untervollmacht-Signaturkarte unbedingt die 17stellige User-ID und weisen Sie die Hauptvollmacht zu. Das System erkennt daran, dass es sich um eine Untervollmacht-Signaturkarte handelt, welche Einschränkungen unterliegt. 3. Schritt: Freischaltung / Widerruf von Steuernummern Grundsatz: Steuernummern können niemals nur für Untervollmacht-Signaturkarten freigeschaltet werden. Sofern ausgewählt folgt bei einer Freischaltung die Erlaubnis zur Einsichtnahme für die Unterkarte dem Schicksal der Hauptkarte. Erlischt die Erlaubnis für die Hauptkarte, so erlischt automatisch auch die Erlaubnis zur Einsichtnahme der Unterkarte. Den Umfang der Untervollmachten legen Sie nach Auswahl der Hauptvollmacht-Signaturkarte im Dialog Registrierung Steuerkontenabfrage fest: Bei einem Widerruf werden automatisch sämtliche zugeordnete Untervollmachten berücksichtigt. 4. Schritt: Steuerkontenabfrage Nachdem der Antrag durch das Finanzamt genehigt wurde, können Sie mit jeder im zuvor festgelegten 13 / 16

14 Freischaltungsumfang enthaltenen Untervollmacht-Signaturkarte die Steuerkontenabfrage durchführen. E-Bilanz 5b Abs. 1 Satz 1 EStG; für Wirtschaftsjahre, die nach dem beginnen; nur authentifizierte Übermittlung Berater und Datenlieferant Berater und Datenlieferant bei einem Sammelversand Der -Sammelversand, z.b. für die USt-Voranmeldung oder Dauerfristverlängerung, enthält mehrere Steuerfälle innerhalb einer Datenlieferung und hat dabei den folgenden Aufbau: TransferHeader Datenteil => Daten des ersten Steuerfalls o Nutzdatenblock NutzdatenHeader Nutzdaten => Daten des zweiten Steuerfalls o Nutzdatenblock NutzdatenHeader Nutzdaten o... Der TransferHeader ist einheitlich für alle in dem Sammelversand enthaltenen Steuerfälle und enthält als Pflichtangabe den (technischen) Datenlieferanten, d.h. den Absender der Sammellieferung. Der (technische) Datenlieferant ist derjenige, der die -Daten versendet hat, der aber nicht unbedingt an dem fachlichen Inhalt mitgearbeitet hat. Pro Steuerfall zusätzlich ein NutzdatenHeader übermittelt. Auch hier wird ein Datenlieferant verlangt, jedoch wird hier die Angabe des (fachlichen) Datenlieferanten verlangt (Berater, Mitwirkender), d.h. die Person, die die Nutzdaten erzeugt hat. Diese Angabe dient der Information darüber, wer in Problemfällen kontaktiert werden könnte. Hier werden die Angaben des "Beraters" der Steuerversion eingepflegt. Zusätzlich werden die Angaben des (technischen) Datenlieferanten und des Beraters (fachlicher Datenlieferant) auch in den Nutzdaten des einzelnen Steuerfalls verlangt. Hier sind die Angaben meistens ausführlicher aufgegliedert, d.h. mit Namen und Adressen. In den Jahressteuern werden die Angaben des (technischen) Datenlieferanten im Vorsatz der Nutzdaten in die sog. "Abs"-Angaben eingepflegt. Die Beraterangaben werden je nach Steuerart den unterschiedlichen -Kennziffern in den Nutzdaten des einzelnen Steuerfalles zugeordnet. Auch diese Angaben sind in den meisten Fällen ausführlicher, d.h. mit Name und Adresse des Beraters. In den Grundangaben einer USt-Voranmeldung bzw. Dauerfristverlängerung können Sie pro Version den Berater und den Datenlieferanten festlegen. Bei einem -Einzelversand der Version werden diese Angaben sowohl in dem Header, als auch in den Nutzdaten berücksichtigt. Bei einem Sammelversand werden in den Nutzdaten ebenfalls die Angaben aus der Version übermittelt. Für den einheitlichen TransferHeader der Sammellieferung, der für alle dazugehörigen Steuerversionen gehört, kann beim Sammelversand ein Datenlieferant ausgewählt werden. 14 / 16

15 Proxy-Einstellungen Ein Proxy-Server agiert als Vermittlungsstelle zwischen Ihrem Rechner und dem Internet. Ein Proxy kann an ihn gerichtete Anfragen aus seinem eigenen Zwischenspeicher beantworten. Proxies werden eingesetzt, um den Datendurchsatz zu erhöhen, Anfragen zu filtern und ihren Rechner im Internet zu verbergen, um so die Sicherheit zu erhöhen. Proxies werden oft als Teil von Firmen-Firewalls eingesetzt. Gegebenenfalls sind diese Einstellungen in Ihrem System für den -Versand von Bedeutung. 15 / 16

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