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2 Inhaltsverzeichnis 1. Übersicht Menüstruktur Erstellen der Datenbank Manuelle Eingabe der Artikeleigenschaften Wahl der Inventarnummer Daten-Eingabe in die Karteikarte Auffüllen der Datenbank mit Scanner-Daten (nur bei Inventory Extended) Arbeiten mit der Inventarliste...7 Befehlszeile und Filterung Sortierung, Löschen von Datensätzen Tastenkombinationen und Ausdrucksmöglichkeiten Die History-Liste (nur bei Inventory Extended) Durchführung einer Inventur mit Scanner-Daten...11 Prüfung der Scanner-Daten durch das Programm Scanner-Daten importieren Übernahme der Scanner-Daten in die Inventar-Datenbank Backup Ausdrucke eine Übersicht...15 Karteikarte und Inventarliste Barcode, Inventur Anhang Bedienung des mobilen Barcode-Scanners...18 Inventarverwaltung mit INVENTORY PC Connection 2009 Tel.: Seite 2 von 20

3 Inventarverwaltung mit INVENTORY 1. Übersicht Das Inventarverwaltungsprogramm INVENTORY ist konzipiert als einfaches, überschaubares und effektives Hilfsmittel zur Verwaltung Ihres Inventarbestandes. Abhängig vom Einsatzbereich können alle relevanten Informationen Ihres Inventars gespeichert werden. Der integrierte Label- und Listendruck erlaubt es, standardisierte Etiketten bzw. Typenschilder mit Text- und Barcodedaten zu versehen. Durch eine Export-Funktion können alle Inventardaten über verschiedene Formate in beliebigen Anwendungen weiterverwendet werden. So ist eine individuelle Etikettgestaltung mit externen Label- Programmen ebenso möglich, wie die Weiterverarbeitung von z.b. Wertstellungen auf Kostenstellen in Excel möglich. Das Programm bietet auf Wunsch eine laufende Inventarnummer, die bei Bedarf mit festen Präfix-Zeichen versehen werden kann. Die Inventur läuft über ein unabhängiges Barcode-Terminal, welches mit einem Laserscanner ausgestattet ist, der bereits in cm Entfernung das Barcode-Label lesen kann (wichtig bei schwer zugänglichen Geräten). Dieser mobile Handscanner in der Größe eines Handys kann ca Inventursätze zwischenspeichern, bevor die Erfassungsdaten am PC eingelesen werden. Das Programm INVENTORY vergleicht dann die eingelesenen Daten mit den Inventar-Stammdaten und zeigt Abweichungen direkt am Bildschirm an. Zur weiteren Bearbeitung ist eine bei Bedarf gefilterte und sortierte Inventarliste druckbar. Inventarverwaltung mit INVENTORY PC Connection 2009 Tel.: Seite 3 von 20

4 2. Menüstruktur Das Menü ist in fünf Bereiche gegliedert: - 1. Datei Druckerwahhl, Optionale laufende Inventarnummer und Beschriftung freier Felder - 2. Inventar Zentraler Teil des Programms: Alles rund um den Inventarbestand inklusive Export- und Ausdruckfunktionen - 3. Scanner-Daten Import der Scanner-Daten, Datenbak auffüllen - 4. Inventur Übernahme der importierten Scanner-Daten in die Inventar-Datenbank - 5. Hilfe Hilfe-Informationen und Infos zum Programm und zu Barcodeformaten 3. Erstellen der Datenbank Der Aufbau einer Inventar-Datenbank kann auf zwei Wegen erfolgen: Einmal durch die manuelle Eingabe der Artikeleigenschaften in die Inventarliste. Zum Anderen können Besitzer von Inventory Extended die Scannerdaten auch für den Aufbau eines Grundgerüsts der Inventar-Datenbank verwenden. 3.1 Manuelle Eingabe der Artikeleigenschaften Wahl der Inventarnummer Die Inventarnummer ist eine eindeutige Bezeichnung für einen Gegenstand in der Inventar-Datenbank. Pro Artikel gibt es genau eine Nummer, die nach ihrer Eingabe nicht mehr geändert werden kann. Nur so ist die Integrität der Datenbank gewährleistet. Aus der Inventarnummer wird auch der Barcode für die Etiketten gebildet. Entscheiden Sie zuerst, ob sie die Inventarnummer vom Programm automatisch erstellen lassen wollen. Dabei ist die Wahl eines Präfix' für die Nummer optional (sie kann aber die Strukturierung erleichtern). Präfix und Nummer können frei von Ihnen bestimmt werden. Wenn Sie diese Option wählen, wird die Inventarnummer mit jedem neu eingegeben Artikel hochgezählt, und Sie brauchen sich um schon bereits bestehende Nummern keine Gedanken mehr zu machen. Öffnen Sie dazu unter <Datei> den Menüpunkt <Optionen>; folgendes Fenster erscheint: Das Präfix kann maximal 5 beliebige Zeichen umfassen; die Startnummer maximal 15 Stellen. Abschließend Inventarverwaltung mit INVENTORY PC Connection 2009 Tel.: Seite 4 von 20

5 drücken Sie den Button mit dem grünen Häkchen und die automatische Nummerierung ist aktiviert. Wenn Sie die Option ausschalten wollen, entfernen Sie das Häkchen vor Automatisch fortlaufend nummerieren und übernehmen ebenfalls die Einstellungen Daten-Eingabe in die Karteikarte Wählen Sie dazu im Menü unter <Inventar> den Punkt <Neue Karteikarte...>. Es öffnet sich ein folgendes Fenster: Hier sehen Sie alle Angaben, die Sie für einen bestimmten Artikel in der Datenbank eingeben können. Die Inventarnummer wurde in diesem Fall vom Programm gewählt, daher können Sie in diese Eingabezeile nichts eingeben. Beschreiben Sie den Gegenstand möglichst genau es erleichtert die Wiederauffindbarkeit. Beachten Sie bei der Eingabe der Daten die untere schwach gelbe Hilfezeile: Hier erscheinen Angaben, wie viele Zeichen Sie eingeben können. Bis auf das Feld Inventarnummer müssen Sie nicht alle Felder ausfüllen; dies kann auch später nachgeholt werden. Datumsangaben werden im Format DD.MM.JJJJ erwartet; Sie können bei der Jahreszahl die beiden führenden Stellen weglassen, diese werden vom Programm ergänzt. Falsche Datumsangaben werden nicht aktzeptiert. Zwischen den Eingabezeilen wechseln Sie mit der <TAB>-Taste oder Sie klicken in die Eingabezeilen. Inventory bietet Ihnen die Möglichkeit, drei Felder der Datenbank mit eigenen Überschriften zu versehen. Doppelklicken Sie dazu auf die unter Zusätzliche Felder befindlichen angezeigten Texte ( Dies ist Titel... ): Es öffnet sich ein Eingabefenster, in dem Sie die Überschrift ändern können. Am oberen Fensterrand sehen Sie den Datenbank-Navigator. Wenn Sie mit der Maus über die Buttons fahren, wird ein Text in der Hilfezeile angezeigt, der die Wirkung des Buttons beschreibt. Graue Tasten sind nicht aktiv dies ändert sich je nach Zustand der Datenbank. Mit dem <+>-Button legen Sie einen neuen Datensatz (ein neuer Artikel) an; durch Drücken des Buttons mit dem grünen Häkchen speichern Sie ihre Eingaben in der Datenbank; und schließlich verwerfen Sie Eingaben, indem Sie den Button mit dem roten, quer liegenden Kreuz drücken. Inventarverwaltung mit INVENTORY PC Connection 2009 Tel.: Seite 5 von 20

6 3.1.3 Auffüllen der Datenbank mit Scanner-Daten (nur bei Inventory Extended) Ist bei Ihnen schon ein Bestand von Geräten mit Barcodes vorhanden und wollen Sie die Datenbank leichter erstellen, können Sie hierzu die Daten des Scanners benutzen. Sie erhalten so ein Grundgerüst und ersparen sich Schreibarbeit. Importieren Sie dazu zuvor die Scanner-Daten, wie im Abschnitt 6.1 (Seite 11) beschrieben. Haben Sie die Scanner-Daten auf den Rechner übertragen, öffnen Sie zum weiteren Vorgehen unter dem Menü <Scanner-Daten> den Punkt <Datenbank füllen>. Folgendes Fenster wird sichtbar: Sie können in diesem Fenster die importierten Daten auch bearbeiten. Klicken Sie dazu auf das entsprechende Symbol im Datenbank-Navigator. Wenn Sie durch die Tabelle scrollen bzw. mit der Maus einen Eintrag anklicken, zeigt ihnen das große Feld unten, ob der Artikel schon in der Inventardatei vorhanden ist. Probieren Sie es einfach mal aus. Sie können sich die Liste auch ausdrucken bzw. in eine *.pdf- oder *.xps-datei ausgeben lassen, wenn die entsprechenden Druckertreiber auf Ihrem System installiert sind. Beachten Sie die Legende in blauer Schrift am unteren Fensterrand. Hinweis: Bereits in der Datenbank vorhandene Artikel werden nicht erneut in die Datenbank übernommen. Beim Import (drücken Sie den entsprechenden Button) schließlich werden werden Scanner- und Datenbankfelder neu zugeordnet, wie folgende Tabelle ausweist: SCANNERFELD Inventory Datenbankfeld Bearbeiter Benutzer Ort/Raum Standort Barcode Inventarnummer Menge Anzahl Bemerkung Beschreibung Datum Anschaffungsdatum Inventarverwaltung mit INVENTORY PC Connection 2009 Tel.: Seite 6 von 20

7 4. Arbeiten mit der Inventarliste Dies ist der zentrale Teil von Inventory. Sie können das Inventar mit Hilfe dieser Inventar-Liste ansehen, bearbeiten, Artikel löschen, ausdrucken und auch Barcodes drucken. Klicken Sie hierzu unter dem Menü <Inventar> den Punkt <Liste anzeigen> an und folgendes Fenster erscheint: Befehlszeile Am oberen Fensterrand sehen Sie die Befehlszeile. Dort können Sie mit dem Navigator durch den Datenbestand fahren sowie Ausdrucke vornehmen und Filter anwenden. Beachten Sie die schwach gelbe Hilfezeile am unteren Fensterrand: wenn sich die Maus über einen Button befindet, wird ein erläuternder Text angezeigt. Checkbox >Akt(tuellen) Bestand anzeigen> Wenn Sie hier ein Häkchen setzen, werden nur die Artikel angezeigt, die noch kein Abgangsdatum haben. Dies ist die Voreinstellung des Programms. Wenn Sie diesen Filter deaktivieren, werden alle in die Datenbank aufgenommenen Artikel angezeigt (die gelöschten jedoch nicht). Filterzeile Sie besteht aus den bläulichen Eingabezeilen direkt über der Tabelle. Sie können die Datenbank nach verschiedenen Kriterien, die den Beschriftungen der Tabellenköpfe entspricht, filtern. Sie können auch mehrere Filter gleichzeitig angeben. Sie wirken dann additiv. Der Button rechts oben <mehr...> öffnet ein Fenster mit zusätzlichen Filtermöglichkeiten. Alle Filter wirken unabhängig von Groß- und Kleinschreibung. Beipiel: Vergleichen Sie die Abbildung oben: Wenn sie bei Gruppe ein t eingeben, werden nur die Tintenstrahler angezeigt; geben sie über dem Spaltenkopf Beschreibung A ein, wird nur der A3-Drucker angezeigt. Inventarverwaltung mit INVENTORY PC Connection 2009 Tel.: Seite 7 von 20

8 Filter anwenden: Die Filterung findet statt, wenn Sie - In der Filterzeile die Eingabe- bzw. <ENTER>-Taste drücken - Von einer Filterzeile in die andere wechseln (mit der <TAB>-Taste oder mit der Maus) - den Button <Filter anwenden> drücken Filter löschen: Löschen Sie einfach den Eintrag in einer Filterzeile und drücken Sie <ENTER>. Obacht: Der Button <Alle Filter löschen> entfernt alle Filter, auch die im <mehr...>-fenster angegebenen. Zusätzliche Filtermöglichkeiten Drücken Sie den <mehr...>-button (oder die Kombination >ALT+M>, erscheint ein Fenster mit weiteren Filterungsmöglichkeiten: Fehlt z.b. der Barcode-Aufkleber, können Sie das Gerät mit großer Wahrscheinlichkeit über die Seriennummer in der Datenbank wieder finden. Auch wenn Sie z.b. einen Überblick über die angeschafften Gegenstände haben möchten, ist der Eintrag der Jahreszahl in der Filterzeile Kauf im Jahr: hilfreich: Die Datenbank wird dann nach Kaufdaten gefiltert, die innerhalb des 1.1. bis einschließlich des des angegebenen Jahres angefallen sind. Interessant ist die Möglichkeit, nach nicht erfassten Inventar-Artikeln zu fahnden. Damit sind Artikel gemeint, die noch nie oder bis zu dem von Ihnen gewählten Datum bei einer Inventur nicht kontrolliert worden sind; m.a.w.: Sie sind wahrscheinlich nicht mehr da! Sie aktivieren diesen Filter, indem Sie ein Häkchen vor das Datum setzen. Sortierung im Inventarlisten-Fenster Durch Mausklick auf den entsprechenden Spaltenkopf sortieren sie die angeklickte Spalte entweder auf- oder absteigend. Der dritte Mausklick beendet die Sortierung der Spalte. Es kann immer nur nach einer Spalte sortiert werden. Falls die Daten zu verschwinden scheinen, nutzen Sie die Scrollbar an der rechten Tabellenseite, um sie in das Blickfeld zurückzuholen. Mit Hilfe dieser Funktionen Filterung und Sortierung können Sie den Umfang der angezeigten und auch der ausgegebenen Daten sinnvoll einschränken. Beipiel: An einem Gerät ist der Barcode beschädigt: Filtern Sie einfach nach der Inventarnummer, und Sie können nur für diesen einen Artikel einen neuen Barcode-Aufkleber ausdrucken. Löschen von Inventar-Gegenständen Durch Mausklick auf den <->-Button im Navigator wird nach einer Sicherheitsabfrage - ein Artikel aus der Datenbank entfernt. Hinweis für Benutzer von Inventory Extended: Wenn Sie einen Datensatz aus der Inventarliste löschen, werden auch die zugehörigen Alt-Einträge in der History-Liste gelöscht. Inventarverwaltung mit INVENTORY PC Connection 2009 Tel.: Seite 8 von 20

9 Tastenkombinationen Wenn sie sich in der Tabelle befinden, stehen Ihnen folgende Funktionstasten bzw.- Tastenkombinationen zur Verfügung: F2 Versetzt die Tabelle in den Editiermodus: Sie können jetzt im markierten Feld Daten eingeben. (Das Feld InventarNR kann und darf nicht editiert bzw. geändert werden!) Strg+Einfg Fügt einen neuen Datensatz an der markierten Stelle ein Strg+S Speichert den geänderten Datensatz Dargestellte Datensätze In der linken Ecke der Hilfezeile finden Sie zwei Zahlen: Links die Anzahl der in der Tabelle dargestellten Datensätze und rechts daneben alle in der Datenbank befindlichen Datensätze. Wenn links eine 0 steht, kann dies ein Hinweis darauf sein, dass Sie zu viel gefiltert haben. Inventarliste : Ausdruckmöglichkeiten Wenn Sie das Druckersymbol anklicken, erscheint eine Liste von Ausgabe- bzw. Ausdruckmöglichkeiten, aus der Sie den gewünschten Vorgang auswählen können. Der Ausgabeort ist davon abhängig, was Sie unter dem Menüpunkt <Datei> <Druckereinrichtung> ausgewählt haben. Was ausgegeben wird, hängt von der Filterung ab und das wie von der Sortierung. Option Wie dargestellt Druckt die Haupteigenschaften der Artikel im Querformat aus, wie sie in der Tabelle dargestellt sind. Option Komprimiert Druckt alle Angaben zu einem Artikel aus ebenfalls im Querformat. Filter und Sortierung werden berücksichtigt. Option In Karteikartenform Druckt alle Angaben eines Artikels in Karteikartenform aus. Dies ist der umfangreichste Ausdruck; auf eine Seite passen zwei Artikel. Option Hauptinhaltsliste für eine manuelle Inventur Druckt den (ggf. gefilterten) Datenbestand wie die Option Wie dargestellt aus, nur ohne die Angabe der Anzahl eines Artikels den muss man per Hand in die Liste eintragen. Option Barcode-Etiketten ausdrucken Die Standardliste für Barcode-Etiketten ist eingerichtet auf das ZweckForm 6113 Format (4 Spalten zu 12 Etiketten) und kann von uns auf Ihre Wünsche angepasst werden. Haben Sie vor, Ihre eigenen Etiketten zu erzeugen, oder oft das Format zu wechseln, so empfiehlt es sich, ein Standard-Labelprogramm zu benutzen. Über die Export-Funktion stehen Ihnen dann alle Inventardaten zum Labeldruck zur Verfügung. Inventarverwaltung mit INVENTORY PC Connection 2009 Tel.: Seite 9 von 20

10 5. Die History-Liste (nur bei Inventory Extended) Wenn Sie bestimmte Angaben in der Inventar-Datenbank ändern, wird automatisch ein Backup des betreffenden Datensatzes erstellt und im sogenannten History-Fenster angezeigt. Sie rufen dieses Fenster über den entsprechenden Button in der Befehlszeile des Fensters <Inventar-Liste> oder von der Karteikarte aus auf: Ein Backup des Inventar-Datensatzes findet dann statt, wenn der Datensatz in folgenden Feldern geändert wird: Anzahl Benutzer Beschreibung Gruppe Kategorie Kontrolldatum Kontrolleur KST (=Kostenstelle) Sonstiges Standort und Zustand. Hinweis: In dieser Tabelle werden nur die Alt-Einträge für den gerade in der Inventar-Liste oder der Karteikarte angewählten Artikel angezeigt. Dafür aber haben Sie Lesezugriff auf alle Felder. Die Liste kann nicht bearbeitet werden. Sie können die Liste in eine Datei ausgeben oder oder drucken. Benutzen Sie dazu den Button rechts neben dem Navigator. Die Darstellung der Liste ist identisch mit der komprimierten Liste der Inventar-Tabelle. Inventarverwaltung mit INVENTORY PC Connection 2009 Tel.: Seite 10 von 20

11 6. Durchführung einer Inventur mit Scanner-Daten Für eine Inventur mit dem Scanner müssen Sie folgende Schritte ausführen: 1. Artikel scannen 2. Scanner-Daten auf den Rechner laden 3. Scanner-Daten in das Programm INVENTORY importieren 4. Diese Daten in die Inventar-Datenbank übernehmen - also einen Abgleich durchführen. Zum ersten Schritt: Im Anhang ist ab Seite 17 die Bedienung des Scanners erklärt. Nach einem Inventurgang mit dem mobilen Barcode-Terminal und dem Speichern der Daten auf der Festplatte können die Erfassungsdaten in das Programm übernommen werden. Hinweis: Inventory erwartet die Scanner-Daten in einer Textdatei auf dem Rechner. Sie muss CPT711.TXT heißen und im gleichen Verzeichnis wie die Datei inventory.exe stehen. Scanner-Daten importieren Wählen Sie hierzu unter dem Menü <Scanner-Daten> den Punkt <Importieren> aus oder drücken Sie <F4>. Sie sehen folgendes, am Anfang leeres Fenster. Durch Drücken des Buttons <Importiere Scanner-Daten> erhalten Sie beispielsweise folgendes Bild: Dies sind die aufbereiteten Daten aus der Datei CPT711.TXT. Sie können die Daten als Datei für andere Zwecke exportieren, oder zwecks Protokollierung ausdrucken. Auch können hier noch fehlerhafte Angaben korrigiert werden. Inventarverwaltung mit INVENTORY PC Connection 2009 Tel.: Seite 11 von 20

12 6. Aktualisierung der Datenbank durch Inventur-Scanner-Daten Nachdem sie wie oben beschrieben die Scanner-Daten importiert haben, können Sie durch Anwahl des Menüs <Inventur> und dort den Punkt <Inventardatenbank durch Scanner-Daten aktualisieren> die Daten in die Inventardatei einfügen. Es öffnet sich folgendes Fenster, das Sie auch einfach durch <F5> aufrufen können: Wenn Sie durch die Tabelle scrollen bzw. einen Artikel anklicken, werden unterhalb der Tabelle Zusatzinformationen zum betreffenden Artikel angezeigt. Auch jetzt noch können Sie die in der Tabelle angezeigten Daten korrigieren. In dem Feld Marker sehen Sie jeweils ein I : Dies bedeutet, dass es sich bei den Scanner-Daten um Inventur- Daten handelt. Die Übernahme der Scanner-Daten in die Inventardatenbank erfolgt in zwei Schritten: 1. Prüfung der Scanner-Daten durch das Programm 2. Übernahme der Daten in die Inventur-Datenbank Inventarverwaltung mit INVENTORY PC Connection 2009 Tel.: Seite 12 von 20

13 Prüfung der Scanner-Daten durch das Programm Drücken Sie dazu den Button <Scannerdaten prüfen>. Inventory führt jetzt eine Reihe von Überprüfungen durch, insbesondere darauf, ob der jeweilige Artikel bereits in der Datenbank vorhanden ist. Ist dies nicht der Fall, wird der entsprechende Datensatz nicht in die Datenbank übernommen. Nach der Prüfung ändert sich der Inhalt des Feldes Marker entsprechend; am unteren Fensterrand ist eine erklärende Legende zu den Abkürzungen zu sehen. Jetzt haben Sie auch die Möglichkeit, zwecks Protokollierung die geänderte Liste auszudrucken, ein Extra-Fenster weist Sie darauf hin. Insgesamt sieht das Fenster nach der Prüfung so aus: Der oben befindliche Prüfungs -Button hat sich geändert in <Scannerdaten übernehmen>. Im Feld Marker sind verschiedene Einträge hinzugekommen. Eine Änderung des Tabelleninhaltes empfiehlt sich zu diesem Zeitpunkt nicht mehr; sollte das notwendig sein, schließen Sie einfach dies Fenster und rufen Sie es neu auf. Inventarverwaltung mit INVENTORY PC Connection 2009 Tel.: Seite 13 von 20

14 Übernahme der Scanner-Daten in die Inventar-Datenbank Die Übernahme der geprüften Scanner-Daten in die Inventar-Datenbank geschieht durch das Drücken des Buttons <Scannerdaten übernehmen>. Zur Sicherheit erscheint eine nochmalige Abfrage, ob Sie die Daten einbuchen wollen. Nach Abschluss der Übernahme erscheint ein Informationsfenster mit summarischen Angaben und bei nicht übernommenen Datensätze die Frage, ob Sie die Liste der nicht übernommenen Scanner-Daten ausdrucken wollen. Wenn Sie dies tun (Sie können die Liste auch als Datei abspeichern), erscheint in unserem Beispiel folgendes: Die in die Datenbank übernommenen Scanner-Daten wurden aus der Liste entfernt; übrig bleiben Artikel, die nicht in der Inventardatenbank vorkommen. Sie sollten eruieren, warum dies so ist. 7. Backup Folgende Dateien im Inventory-Verzeichnis sollten Sie regelmäßig sichern: Inventar.adt LfdNr.adt InvHistory.adt (nur bei Inventory Extended) CPT711.adt Inventar.adi Inventarverwaltung mit INVENTORY PC Connection 2009 Tel.: Seite 14 von 20

15 8. Ausdrucke eine Übersicht Inventory stellt Ihnen eine ganze Reihe von Ausdrucken zur Verfügung. Dabei bedeutet Ausdrucken sowohl eine unmittelbare Ausgabe auf den Drucker als auch die Ausgabe in eine Datei, z.b. im XPS oder PDF-Format. Für die Ausgabe in eine Datei sind die entsprechenden Druckertreiber nötig (auf neueren Windows-Systemen ist der xps-treiber installiert; für die.ausgabe in eine PDF-Datei gibt es einige Freeware-Programme). Hinweis: Bei grafisch anspruchsvolleren Ausdrucken bekommen Sie vor dem Ausdruck eine Druckvorschau, in der Sie auch das Ausgabeziel (Datei, Drucker) wählen können. Beim einfachen Listen-Ausdrucken startet vor der Ausgabe ein Drucker-Optionen -Dialog, indem Sie das Ausgabeziel wählen können. Karteikarte Wenn Sie den kompletten Datensatz eines Artikels ausdrucken wollen, klicken Sie das Drucker-Symbol oben im Karteikarten-Fenster an. Sie haben zwei Möglichkeiten: Den Ausdruck wie dargestellt und in Karteikartenform. Ersteres dient beispielsweise zur handschriftlichen Korrektur, oder wenn Daten eines Gegenstandes erfasst werden sollen, der weitab vom Standort des Inventory-Rechners entfernt ist und die der Scanner nicht erfasst. Die zweite Option ist aufwändiger, dient z.b. zur Archivierung in Papierform und sieht beispielhaft so aus: Die Karteikarte ist im Format DIN A5 gehalten; der Ausdruck erfolgt im Hochformat. Inventar-Liste Hier gibt es insgesamt fünf Ausgabemöglichkeiten, darunter den Barcode-Aufkleber-Ausdruck. Die einfachste Form ist die Ausgabe der Haupteigenschaften der Inventar-Artikel. Die Ausgabe geschieht im DIN-A4-Querformat; jede Zeile gibt die Haupteigenschaften eines Artikels wieder. Beachten Sie, dass alle Listen-Ausdrucke den Filter- und Sortierbedingungen unterliegen, die Sie im Inventar- Fenster eingestellt haben. Inventarverwaltung mit INVENTORY PC Connection 2009 Tel.: Seite 15 von 20

16 Die komprimierte Form gibt alle Angaben zu einem Artikel wieder. Pro Artikel werden dazu vier Zeilen benötigt. Die Ausgabe geschieht ebenfalls im DIN A4-Querformat: Zu Beginn jeder Seite wird die Legende dargestellt, gefolgt von den Artikeln. Der Ausdruck in Karteikartenform gleicht dem unter Karteikarte weiter oben dargestelltem Ausdruck, nur dass hier 2 Artikel pro DIN A4-Seite gedruckt werden, wobei der Ausdruck im Hochformat geschieht. Zusätzlich bekommt jede Karteikarte eine laufende Nummer: Inventarverwaltung mit INVENTORY PC Connection 2009 Tel.: Seite 16 von 20

17 Die Hauptinhaltsliste für die manuelle Inventur gleicht der Haupinhaltsliste weitgehend; nur wird die Anzahl der Geräte nicht angezeigt; dadurch muss das Vorhandensein jedes einzelnen Gegenstandes durch die Eintragung der Anzahl verifiziert werden: Der Ausdruck geschieht hier wiederum im Querformat. Bei Neuanschaffungen oder wenn der Geräteaufkleber nicht mehr vorhanden oder beschädigt ist, kommt der Barcode-Ausdruck zum Zuge. Im folgenden beispielhaft der Barcode für ein Gerät (der Ausdruck nur eines Barcodes wurde durch entsprechende Filterung der Inventar-Liste erreicht): Protokollierung des Abgleichs der Inventar-Datenbank durch Scanner-Daten (Inventur) Sie können für jeden der drei Schritte der Inventur eine Liste ausdrucken lassen und so die Inventur lückenlos dokumentieren. Schritt 1 : Ausdruck der importierten Scanner-Daten (DIN A4-Hochformat): Schritt 2 : Ausdruck der geprüften Scanner-Daten (DIN A4-Hochformat): Schritt 3 : Ausdruck der geprüften Scanner-Daten (DIN A4-Hochformat): Vergleichen Sie hierzu die Abbildung auf Seite 13. Die History-Liste schließlich wird in der Art der von der Inventar-Liste her bekannten komprimierten Liste ausgegeben vergl. dazu die Abbildung auf Seite 15. Inventarverwaltung mit INVENTORY PC Connection 2009 Tel.: Seite 17 von 20

18 Anhang Bedienung des mobilen Barcode-Scanners Der Barcode-Leser ScanPal 2 wurde von uns mit einem Erfassungsprogramm initialisiert, das die Inventur optimal unterstützt. Nach Anwahl der START-Funktion werden Sie aufgefordert, sich als Kontrolleur zu identifizieren. Geben Sie hierzu am besten ein Kürzel ein. Um Buchstaben eingeben zu können müssen Sie auf der Tastatur des Lesegerätes die Alpha -Taste gedrückt haben. Die Eingabe der Buchstaben erfolgt dann wie auf einem Telefon. Die nächste Eingabe ist der Standort des/der Geräte: Inventarverwaltung mit INVENTORY PC Connection 2009 Tel.: Seite 18 von 20

19 Nun erwartet das Gerät die Barcodes des Inventars, gefolgt von einer Mengenangabe (Vorgabe ist 1). Bestätigen Sie die Eingabe mit Enter. Sie befinden Sich nun in einer Mehrfach-Schleife, um hintereinander alles Inventar des Standortes zu erfassen. Nach Mengenbestätigung der letzten Erfassung, gelangen Sie mit ESC zurück zur Eingabe des Standortes. Geben Sie einen neuen Standort ein und beginnen Sie die Barcode-Erfassung von Neuem. Ist Ihr Inventurgang abgeschlossen, drücken Sie so oft ESC, bis Sie beim Einstiegsbild angelangt sind. Schließen Sie das Gerät über die Dockingstation oder das beigelegte RS232-Kabel am PC an und starten Sie den Arbeitsgang Daten senden und dann via RS232 : Inventarverwaltung mit INVENTORY PC Connection 2009 Tel.: Seite 19 von 20

20 Starten Sie nun Inventory auf dem PC den Arbeitsgang mit <Scanner-Daten> <Importieren> oder durch Drücken von <F4>. Importieren Sie dort die Daten aus dem Barcode-Scanner. Wenn die Daten fehlerfrei auf dem PC gespeichert wurden, löschen Sie alle Scans vom Barcode-Leser: Inventarverwaltung mit INVENTORY PC Connection 2009 Tel.: Seite 20 von 20