Profit-Center-Rechnung (EC-PCA)

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1 Profit-Center-Rechnung (EC-PCA) HELP.ECPCA Release 4.6C

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3 SAP AG Symbole Symbol Bedeutung Achtung Beispiel Hinweis Empfehlung Syntax April

4 SAP AG Inhalt... 9 Das Konzept der Profit-Center-Rechnung...11 Stellung des EC-PCA im R/ Verfahren der Ergebnisermittlung im EC-PCA...15 Daten in der Profit-Center-Rechnung...18 Grundfunktionen...20 Stammdaten...21 Profit Center...22 Anlegen von Profit Centern (Einzelbearbeitung)...24 Ändern von Profit Centern (Einzelbearbeitung)...27 Löschen von Profit Centern (Einzelbearbeitung)...29 Pflege von Stammdaten (Sammelbearbeitung)...30 Pflege von Buchungskreiszuordnungen (Sammelbearbeitung)...32 Pflege des Profit-Center-Status (Hintergrundverarbeitung)...34 Unternehmensorganisation (CO)...35 Zeitabhängigkeit der Unternehmensorganisation...38 Das Prinzip der Vererbung...42 Verknüpfung Unternehmensorganisation und Standardhierarchie...43 Erzeugung einer alternativen Profit-Center-Gliederung...45 Bearbeitung der Unternehmensorganisation...47 Die Bildbereiche...48 Organisationseinheiten suchen...52 Organisationseinheiten anlegen...54 Organisationseinheiten anzeigen oder ändern...57 Organisationseinheiten zuordnen, umhängen oder verschieben...58 Aktive und inaktive Stammdaten...60 Inaktive Stammdaten aktivieren...62 Inaktive Stammdaten löschen...64 Standardhierarchie...65 Dummy-Profit-Center...67 Profit-Center-Gruppen...68 Repräsentatives Material...69 Erlös- und Kostenarten und Kontengruppen...70 Pflege der Erlös- und Kostenarten...71 Pflege der Kontengruppen...72 Statistische Kennzahlen und Statistische Kennzahlengruppen...73 Pflege von statistischen Kennzahlen und Kennzahlengruppen...75 Profit-Center-Zuordnungen...76 Zuordnung von Materialien...78 Massenänderungen vornehmen...80 Zuordnung von Kundenaufträgen...82 Substitutionen für Kundenaufträge...83 Zuordnung von Produktionsaufträgen April 2001

5 SAP AG Zuordnung von Kostenträgern...86 Zuordnung von Projekten...87 Zuordnung von Kostenstellen...89 Zuordnung von Innenaufträgen...91 Zuordnung von Geschäftsprozessen...92 Zuordnung von Instandhaltungsaufträgen...93 Zuordnung von Anlagen...94 Zuordnung von Immobilienobjekten...95 Zuordnung von Ergebnisobjekten...96 Zuordnungsübersicht...97 Parallele Wertansätze/Transferpreise...98 Betriebswirtschaftliche Ziele von Transferpreisen Notwendigkeit von parallelen Bewertungssichten Transferpreise: Begriffsabgrenzung Organisatorische Einordnung von Transferpreisen Durchgängig parallele Werteflüsse im Rechnungswesen Konsistenz der Bewertungseinstellungen in betroffenen Anwendungen: Währungs- und Bewertungsprofil Szenarien zur Nutzung der Transferpreise Einsatzmöglichkeiten und Restriktionen Abbildung paralleler Bewertungen in den Applikationen Parallele Werteflüsse im Controlling Zuordnung der Wertansätze zu CO-Versionen Parallele Wertansätze für Materialbestände mit dem Material-Ledger Abbildung von Transferpreisen in der Profit-Center-Rechnung Mögliche Bewertungssichten in der Profit-Center-Rechnung Findung des Transferpreises Beispiel des Ablaufes der Transferpreisfindung Die Konditionstechnik zur Transferpreisfindung Buchungslogik und Kontenfindung Beispiel der Entnahme eines Halbfabrikates Ergebnisplanung Parallele Wertansätze im Gemeinkosten-Controlling Transferpreise in der Kostenträgerrechnung Transferpreise im Abstimmledger Fortschreibung paralleler Wertansätze durch die Produktkostenrechnung Parallele Wertansätze/Transferpreise im CO-PA Fortschreibung paralleler Werte in der Finanzbuchhaltung Parallele Wertansätze in der Anlagenbuchhaltung Bewertungen in Beschaffung und Verkauf Einführung von Transferpreisen im produktiven System Controlling Material-Ledger Finanzbuchhaltung und Anlagenbuchhaltung Planung Integration der Profit-Center-Planung Planungsablauf Planversionen Plandatenübernahme April

6 SAP AG Online-Übernahme von Plandaten aus anderen Anwendungen Nachbuchen von Plandaten Übergabe der Plandaten aus CO-PA an EC-PCA Plandatenübernahme von statistischen Kennzahlen Direkte Planung in der Profit-Center-Rechnung Manuelle Planung mit einem Layout Layout Standardlayouts im Plan Definition eines Layouts Erfassen und Anzeigen von Planwerten Merkmalsbild Übersichtsbild (Plandaten) Periodenbild Pflege eines Planerprofils Excel-Integration in der Planung Excel-Integration vorbereiten Mit Excel-Integration planen Flexibler Upload von Daten aus Microsoft Excel Verteilungsschlüssel Formelplanung Template für die Profit-Center-Formelplanung Template für die Formelplanung zuordnen Formelplanung in der Profit-Center-Rechnung durchführen Ergebnisplanung Maschinelle Planung mit einer Planvorlage Saldovortrag Umlage und Verteilung Währungen in der Planung Istbuchungen Datenherkunft Systematik der Profit-Center-Ermittlung MM-Warenbewegung SD-Faktur FI-Buchung und FI-AA-Anlagenbuchung MM-Rechnungseingang Istdatenübernahme Übernahme aus der Finanzbuchhaltung Beispiel: Direkte Kontierung von Fremdleistungen Beispiel: Direkte Erlöskontierung Übernahme aus dem Vertrieb Beispiel: Übernahme aus dem Vertrieb Übernahme aus der Materialwirtschaft Beispiel: Wareneingang zur Bestellung Beispiel: Wareneingang zum Fertigungsauftrag Beispiel: Rechnungseingang Beispiel: Warenausgang zum Lieferschein Beispiel: Materialpreisänderung/Umbewertung April 2001

7 SAP AG Beispiel: Inventurdifferenzen Warenlieferungen zwischen Profit Centern Beispiel: Materialverbrauch für einen Fertigungsauftrag Beispiel: Verbrauchsbuchung ohne eigene Empfängersätze Beispiel: Warenausgang zum Lieferschein Beispiel: Umlagerungen Übernahme aus dem Controlling Beispiel: Auftragsabrechnung Beispiel: Umlage/Verteilung Beispiel: Umlage in die Ergebnisrechnung Beispiel: Leistungsverrechnung Beispiel: Umbuchungen Beispiel: Abgrenzung Beispiel: Transferpreisverrechnung zwischen Teilprojekten Beispiel: Abrechnen der Ware in Arbeit Beispiel: Produktionsabweichungen Übernahme aus dem Investitionsmanagement und der Anlagenwirtschaft Beispiel: Investitionsmaßnahmen Beispiel: Mehrerlöse aus Anlagenabgang Nachbuchen von Istdaten Voraussetzungen für die Übernahme Übernahme von Statistischen Kennzahlen Führen von Durchschnittsbeständen Erfassung von Istdaten und Statistischen Kennzahlen mit einem Layout Layout Standardlayouts im Ist Definition eines Layouts Erfassen und Anzeigen von Istwerten oder Statistischen Kennzahlen Einstiegsbild Merkmalsbild Erfassungsbild (Istdaten) Übersichtsbild (Statistische Kennzahlen) Periodenbild Bilanzpositionen in der Profit-Center-Rechnung Periodische Übernahme von Bilanzpositionen Übernahme von Forderungen und Verbindlichkeiten Beispiel: Faktura aus SD Beispiel: Direkte Erlösbuchung in FI Beispiel: Bestellung an Lager Beispiel: Direkte Buchung der Eingangsrechnung in FI Monatsabschlußarbeiten Forderungen/Verbindlichkeiten Monatsabschlußarbeiten Materialbestände Monatsabschlußarbeiten Ware in Arbeit Monatsabschlußarbeiten Anlagen Online-Übernahme von Bilanzpositionen Saldovortrag April

8 SAP AG Skonti und Kursdifferenzen Umlage und Verteilung Konsolidierungsvorbereitungen Informationssystem Recherche- vs. Report-Painter-Berichte Standardberichte Standard-Recherche-Berichte in der Profit-Center-Rechnung Standard-Report-Painter-Berichte in der Profit-Center-Rechnung Einzelpostenberichtswesen Isteinzelpostenbericht ausführen Planeinzelpostenbericht ausführen Funktionen im Einzelpostenberichtswesen Summensätze anzeigen Profit-Center-Stammdatenverzeichnis Verwendung der Bericht/Bericht-Schnittstelle Beispiel: Absprung in Kostenstellenberichte Eigene Berichte Eigene Berichte mit der Recherche Eigene Berichte mit dem Report Painter Berichtserstellung nach dem Umsatzkostenverfahren Werkzeuge Validierungen Substitutionen Archivierung Verteilung (ALE) April 2001

9 SAP AG Einsatzmöglichkeiten Die unterstützt die Ermittlung eines internen Betriebsergebnisses für Profit Center nach dem Gesamtkostenverfahren oder dem Umsatzkostenverfahren. Außerdem ist der Ausweis des gebundenen Vermögens auf Profit Centern möglich. Schließlich können sog. statistische Kennzahlen (z.b. Mitarbeiter, qm) auf Profit Centern geführt werden. Damit lassen sich alle üblicherweise verwendeten Controlling- Kennzahlen (wie z.b. Return on Investment, Cash flow, Umsatz pro Mitarbeiter usw.) ermitteln. Ein Profit Center stellt eine managementorientierte, d.h. der internen Steuerung dienende Organisationseinheit dar. Die Einteilung des Unternehmens in Profit Center bildet die Grundlage für das Controlling interner Verantwortungsbereiche und damit auch für die Delegation unternehmerischer Verantwortung auf dezentrale Einheiten (im Sinne von Unternehmen im Unternehmen ). Integration Im Gegenteil zum Profit Center orientiert sich ein Geschäftsbereich an der externen Sichtweise des Unternehmens. Der Profit-Center-Verantwortliche trägt die Saldoverantwortung für Kosten und Erlöse, wodurch sich sein Verantwortungsbereich von dem einer Kostenstelle, als Ort der Entstehung der Bereitschaftskosten, abgrenzt. Die Komponente EC-PCA ist Bestandteil des Moduls Unternehmenscontrolling (EC). Funktionsumfang Primäres Ziel einer Profit-Center-Rechnung ist die Ergebnisermittlung für interne Verantwortungsbereiche. Es wird eine periodenbezogene Ergebnisdarstellung sowohl nach dem Gesamtkostenverfahren als auch nach dem Umsatzkostenverfahren unterstützt. Durch Zuordnung von Bilanzpositionen (z.b. Anlagevermögen, Forderungen und Verbindlichkeiten, Materialbestände, WIP) zu Profit Centern besteht weiterhin die Möglichkeit, das gebundene Vermögen auszuweisen. Damit kann das Profit Center zum Investment Center erweitert werden. Zugleich wird die Ermittlung einer Reihe von Controlling-Kennzahlen für Profit Center möglich (z.b. Return on Investment, Working Capital, Cash Flow usw.). Es wird eine produktbezogene (Produktlinien, Sparten), eine regionale (Standorte) oder eine funktionale (Produktion, Vertrieb) Gliederung eines Unternehmens nach Profit Centern unterstützt. Die Einstellung der Grundfunktionen [Seite 20] begründet die Einteilung des Unternehmens in interne Verantwortungsbereiche. Insbesondere erfolgt dies über die Zuordnung von Profit Centern zu ergebnisrelevanten Stammdaten (Material, Kostenstelle, Auftrag, Projekt, Kundenauftrag, Anlage, Kostenträger, Ergebnisobjekt). Damit kann die Profit-Center-Rechnung den individuellen Anforderungen flexibel angepaßt werden und in Unternehmen beliebiger Branchen (Maschinenbau, Chemie, Dienstleistungsunternehmen, usw.) oder Fertigungstypen (Serienfertigung, Einzelfertigung, Fließfertigung) eingesetzt werden. Jedes Profit Center ist der organisatorischen Einheit Kostenrechnungskreis zugeordnet. Diese Zuordnung ist in der sachkontenorientierten Darstellungsform begründet. Die Profit Center eines April

10 SAP AG Kostenrechnungskreises gehören einer Profit-Center-Standardhierarchie, die auch dem Kostenrechnungskreis zugeordnet ist. Alle ergebniswirksamen Geschäftsvorfälle werden im R/3-System parallel zur Verarbeitung im originären Modul auch in der Hierarchiestruktur der Profit Center auf Kontenebene fortgeschrieben. Somit werden die gesamten Lieferungs- und Leistungsflüsse innerhalb eines Unternehmens in Lieferungs- und Leistungsbeziehungen zwischen Profit Centern transformiert. Diese Transformation auf die Profit-Center-Struktur findet sowohl bei Istbuchungen [Seite 227] als auch bei der Planung [Seite 164] statt. Zusätzlich können die Bestände bzw. Bestandsveränderungen auf ausgewählten Bilanzkonten periodisch oder online auf Profit Center übernommen werden. Warenbewegungen zwischen Profit Centern können entweder zu externen Preisen, zu Konzernpreisen oder zu speziellen Transferpreisen abgebildet werden. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Parallele Wertansätze/Transferpreise [Seite 98]. Das Informationssystem [Seite 322] bietet flexible Analysemöglichkeiten zur Auswertung der gebuchten Plan- und Istdaten. Die sachkontenorientierte Ergebnisdarstellung ermöglicht eine kostenartenbezogene Abstimmung mit den Daten der Finanzbuchhaltung. Mit den im Standard ausgelieferten Berichten steht ein einfaches Berichtswesen für die Steuerung und Kontrolle interner Verantwortungsbereiche zur Verfügung. Mit Hilfe geeigneter Werkzeuge können zusätzlich eigene, den individuellen Anforderungen entsprechende Berichte aufgebaut werden. Das Anwendungsmenü der Profit-Center-Rechnung finden Sie, ausgehend vom R/3- Hauptmenü, über Rechnungswesen Unternehmenscontrolling Profit-Center- Rechnung Letztendlich stehen in der Profit-Center-Rechnung die üblichen Werkzeuge [Seite 357] (Validierung, Substitution, Archivierung, ALE) zur Verfügung. 10 April 2001

11 SAP AG Das Konzept der Profit-Center-Rechnung Das Konzept der Profit-Center-Rechnung Vor der Beschreibung der eigentlichen Komponenten der Profit-Center-Rechnung, werden im folgenden einige Hintergrundinformationen geliefert. Sie haben den Zweck, das Verständnis dafür zu erleichtern, wie dieses betriebswirtschaftliche Konzept im R/3-System umgesetzt ist. Unter Stellung des EC-PCA im R/3 [Seite 12] findet eine Abgrenzung der Profit-Center- Rechnung (EC-PCA) zu den verschiedenen angrenzenden Komponenten statt. Insbesondere wird hierbei ihre Rolle als Schnittstelle von Unternehmenscontrolling (EC) und Controlling (CO) deutlich. Es folgen einige Erläuterungen zu den grundlegenden Verfahren der Ergebnisermittlung im EC- PCA [Seite 15]. Zum Schluß wird unter Daten in der Profit-Center-Rechnung [Seite 18] ein Überblick über die Integration in den Datenfluß des R/3 eingegangen. April

12 SAP AG Stellung des EC-PCA im R/3 Stellung des EC-PCA im R/3 Einordnung im Unternehmenscontrolling (EC) Das Modul EC Unternehmenscontrolling stellt ein leistungsfähiges integriertes System zur Unterstützung eines effizienten, zeitnahen Unternehmenscontrollings zur Verfügung. Es gliedert sich in die Komponenten Führungsinformationssystem (EC-EIS), Konsolidierung (EC- CS) und. EC Unternehmenscontrolling Führungsinformationssystem (EIS) EC-EIS Konzernweite Überwachung kritischer Erfolgsfaktoren Konsolidierung EC-CS Flexible Konsolidierung/ Konzernberichtswesen Profit-Center- Rechnung EC-PCA Ergebnisermittlung für die Unternehmen im Unternehmen Komponente Anwendung Führungsinformationssystem (EC-EIS) Das Führungsinformationssystem stellt aggregierte Daten über die kritischen Erfolgsfaktoren eines Unternehmens zur Verfügung und erlaubt über komfortable Analysewerkzeuge deren zeitnahe und unternehmensweite Überwachung. Die Datenbasis kann flexibel aus internen (R/3, R/2 oder anderen Anwendungen) und externen Quellen aufgebaut werden. Über die Architektur des SAP Open Information Warehouse ist das EC-EIS mit anderen Informationssystemen des R/3 integriert. Konsolidierung (EC-CS) Die Konsolidierung (i.v.) gestattet eine abgestimmte Sicht auf die Finanzdaten eines Konzerns und ermöglicht die Erstellung entsprechender Abschlüsse nach gesellschaftsrechtlicher Sicht (Konzern, Gesellschaft, Geschäftsbereich) oder entsprechend der internen Führungs- u. Managementstruktur (z.b. nach Profit Center, Region). Dazu stehen mächtige Konsolidierungsfunktionen auf flexiblen Strukturen zur Verfügung. Die Rohdaten werden über entsprechende Schnittstellen aus dem FI-GL (Hauptbuch), FI-AA (Anlagenbuchhaltung), MM 12 April 2001

13 SAP AG Stellung des EC-PCA im R/3 (Materialwirtschaft), SD (Vertrieb) und EC-PCA übernommen. Die Ergebnisse der Konsolidierung stehen dem EC-EIS unmittelbar zur Verfügung. Die bildet die Schnittstelle zwischen dem operativen Controlling (CO) auf der einen und dem Unternehmenscontrolling (EC) auf der anderen Seite. Einerseits spiegelt sie die Ist- und Plan-Buchungen der operativen Controlling- und Abrechnungssysteme wider, mit denen sie realtime integriert ist. Andererseits erfolgt eine an den internen Verantwortungsstrukturen des Unternehmenscontrollings orientierte Verdichtung dieser Daten auf Profit Center. Die Profit-Center-Rechnung unterstützt primär die Ermittlung eines internen Betriebsergebnisses für Profit Center (Ist und Plan) nach dem Gesamtkostenverfahren. Sofern in den operativen Systemen der Funktionsbereich versorgt wird, ist auch ein Ergebnisausweis nach dem Umsatzkostenverfahren möglich. Darüber hinaus können im EC-PCA ausgewählte Bilanzpositionen auf Profit Centern gezeigt werden. Damit wird auch der Ausweis der zur Steuerung und Kontrolle eines Verantwortungsbereiches notwendigen Kennzahlen möglich. Durch das Führen des Wertflusses in bis zu drei parallelen Bewertungen in allen betroffenen Anwendungen können wahlweise Warenbewegungen zwischen Profit Centern zu Transferpreisen bewertet werden. Die Profit-Center-Rechnung erfolgt buchhalterisch, d.h. die Werte werden auf Konten fortgeschrieben. Eine direkte Abstimmung mit der Finanzbuchhaltung ist daher problemlos möglich. Im Ist, insbesondere aber auch im Plan, besteht die Möglichkeit, die aus den operativen Systemen übernommenen Daten den Anforderungen der Profit-Center-Rechnung entsprechend anzupassen (Umlage/Verteilung, Umbewertung) oder auch zu ergänzen. Sie können dann unmittelbar als Grundlage der eher strategisch ausgerichteten Analyse des EC-EIS dienen. Über flexible Profit-Center-Hierachien können ggf. alternative Sichten (z.b. produktbezogen, funktional, regional) in einer mehrdimensionalen Organisation abgebildet werden. Eine Binnenumsatzeliminierung ermöglicht den Ausweis der gewünschten Daten auch auf höheren Hierarchieebenen. Für den periodischen Erfolgsausweis steht ein umfangreiches und flexibles Berichtswesen zur Verfügung. Ein direkter Zugriff auf die originären Buchungsbelege des FI, CO, SD, MM usw. erlaubt eine unmittelbare Identifizierung eventueller Schwachstellen. Über die flexible Bericht/Bericht-Schnittstelle ist außerdem ein Drill down in die Informationssysteme der operativen Komponenten möglich. Abgrenzung des EC-PCA zur Ergebnis- und Marktsegmentrechnung (CO-PA) Wie die Profit-Center-Rechnung gehört die Ergebnis- und Marktsegmentrechnung (CO-PA) zum Ergebniscontrolling. Sie ist allerdings im operativen Controlling angesiedelt, d.h. die Ergebnisobjekte des CO-PA sind als Kontierungsobjekte unmittelbar in den Abrechnungsgang des internen Rechnungswesens eingebunden. Im Gegensatz zum EC-PCA, in dem die Ergebnisermittlung interner Verantwortungsbereiche abgebildet wird, dient das CO-PA der Beurteilung von Marktsegmenten -- gegliedert nach Produkten, Kunden, Aufträgen und beliebigen Verdichtungen dieser Begriffe -- oder Unternehmenseinheiten wie Buchungskreisen oder Geschäftsbereichen im Hinblick auf Ihren April

14 SAP AG Stellung des EC-PCA im R/3 Ergebnisbeitrag bzw. Deckungsbeitrag. Ziel des CO-PA ist es, aus der Sicht des Markts die Bereiche Vertrieb, Marketing, Produkt-Management und Unternehmensplanung mit Informationen für das Controlling und die Entscheidungsfindung zu unterstützen. Im CO-PA können die Stammdaten bzw. Grundstrukturen der Ergebnisrechnung frei definiert werden. Durch die Festlegung der Auswertungsbegriffe (Merkmale) und der für die Ergebnisanalyse benötigten Auswertungsgrößen kann eine individuelle, mehrdimensionale Auswertungsstruktur generiert werden. Im Gegensatz zum EC-PCA bietet das CO-PA eine kalkulatorische und eine buchhalterische Ergebnisrechnung. Beim kalkulatorischen Verfahren dienen selbstdefinierte Wertfelder als Auswertungsgrößen. Beim buchhalterischen Verfahren erfolgt die Auswertung in Kontengliederung. EC-PCA und CO-PA können im allgemeinen nicht als alternative Komponenten angesehen werden. Vielmehr ergänzen sie sich und gestatten gemeinsam eine flexible und umfassende Ergebnisrechnung, einmal unter marktpolitischen Gesichtspunkten, einmal unter dem Aspekt der internen Verantwortungsstrukturen. Weitere Einzelheiten zur Abgrenzung von EC-PCA und CO-PA finden Sie in der R/3-Bibliothek zur CO - Ergebnis- und Marktsegmentrechnung [Extern]. Abgrenzung des EC-PCA zu den Speziellen Ledgern (FI-SL) Die Speziellen Ledger (FI-SL) dienen in erster Linie dazu, kundenspezifische Rechnungswerke abzubilden, die nicht durch den im SAP-Standard angebotenen Funktionsumfang abgedeckt werden können. Sie enthalten keine vordefinierte betriebswirtschaftliche Funktionalität, sondern stellen vielmehr eine Reihe abstrakter Tools bereit, die auch bereits in den Standardanwendungen genutzt werden. So beispielsweise baut die Profit-Center-Rechnung zu einem nicht unerheblichen Teil auf der Technik des FI-SL auf. Die Abbildung weiterführender Anforderungen über die Speziellen Ledger kann u.u. als Ergänzung der Profit-Center-Rechnung in Erwägung gezogen werden. Dies ist jedoch stets mit erheblichem Programmier- und Wartungsaufwand verbunden. 14 April 2001

15 SAP AG Verfahren der Ergebnisermittlung im EC-PCA Verfahren der Ergebnisermittlung im EC-PCA Die Verfahren der Ergebnisermittlung lassen sich u.a. nach verschiedenen Gesichtspunkten charakterisieren: nach dem zeitlichen Bezug (Periodenrechnung/Vorgangsrechnung) nach der sachlichen Gliederung (Gesamtkostenverfahren/Umsatzkostenverfahren) nach der Wertansatz bzw. der Darstellungsform (buchhalterische Rechnung/kalkulatorische Rechnung) (Siehe hierzu auch die ausführlichere Darstellung in der Dokumentation der CO - Ergebnis- und Marktsegmentrechnung [Extern]). In der werden die Daten in periodischer Form und buchhalterischer Rechnung geführt (siehe auch Daten in der Profit-Center-Rechnung [Seite 18]). Das heißt, die Ergebnisdarstellung ist periodenbezogen und sachkontenorientiert und entspricht damit dem formalen Gliederungsprinzip der Finanzbuchhaltung. Dies führt zu einheitlichen Berichtsschemata und ermöglicht eine kostenartenbezogene Abstimmung der Daten des internen und des externen Rechnungswesens. Die Ergebnisermittlung wird sowohl nach dem Gesamtkostenverfahren, als auch nach dem Umsatzkostenverfahren unterstützt. Vergleich Gesamtkostenverfahren/Umsatzkostenverfahren Während man im deutschsprachigen Raum im allgemeinen das Gesamtkostenverfahren (GKV) bevorzugt, wird im angloamerikanischen Raum die Ergebnisrechnung nach dem Umsatzkostenverfahren (UKV) erstellt. Um sich in einer international vergleichbaren Form darzustellen, gehen auch immer mehr deutsche Unternehmen dazu über, für ihre externe Ergebnisberichtserstattung das Umsatzkostenverfahren zu verwenden. Die Finanzbuchhaltung der SAP ermöglicht daher eine Ergebnisdarstellung nach beiden Verfahren. Um eine durchgängige Abstimmung zu den Daten der Finanzbuchhaltung zu gewährleisten, werden auch in der Profit-Center-Rechnung beide Gliederungsformen unterstützt. April

16 SAP AG Verfahren der Ergebnisermittlung im EC-PCA Umsatzkostenverfahren Gesamtkostenverfahren Erlöse Erlöse Erlösschmälerungen Erlösschmälerungen Kosten des Umsatzes (inkl. Abweichungen der Periode) Bestandsveränderungen Aktivierte Eigenleistungen Änderungen Ware in Arbeit Bruttoergebnis Gesamtleistung Vertriebskosten Verwaltungskosten Forschung & Entwicklung Gesamte Kosten Materialkosten Personalkosten Sonstige Kosten Ergebnis Ergebnis Bei Anwendung des Gesamtkostenverfahrens wird das Betriebsergebnis nach den einzelnen Erlös- und Kostenarten gegliedert. Dadurch wird u.a. erkennbar, welche Produktionsfaktoren die angefallenen Kosten verursacht haben. Den Kosten einer Periode wird die Gesamtleistung für diese Rechnungsperiode gegenübergestellt. Hierfür werden den Umsatzerlösen die Kosten der in der Periode hergestellten, aber noch nicht verkauften Leistungen (Bestandserhöhungen) hinzugerechnet sowie die in vorangegangenen Perioden erbrachten, jedoch erst in der betrachteten Periode abgesetzten Leistungen (Bestandsminderungen) in Abzug gebracht. Zusammen mit den aktivierten Eigenleistungen sowie den Änderungen der Ware in Arbeit ergibt die Summe dieser Posten die Gesamtleistung der Periode. Das eher vertriebsorientierte Umsatzkostenverfahren paßt die Kosten an das Mengengerüst der Erlösseite an. Den Erlösen werden nur die für die verkauften Leistungen entstandenen Kosten gegenübergestellt. Wenn Produkte vom Lager verkauft werden, sind die Kosten unter Umständen in den Vorperioden entstanden. In dieser Darstellungsform wird nicht nach Kostenarten unterschieden, sondern der Ressourcenverbrauch wird nach den betrieblichen Funktionen Forschung und Entwicklung, Herstellung, Vertrieb und Verwaltung gegliedert. Die vorgefertigten und ausgelieferten Standard-Ergebnisberichte der Profit-Center-Rechnung (siehe Informationssystem [Seite 322]) basieren auf der Gliederung des Gesamtkostenverfahrens. Für die Ergebnisermittlung nach dem Umsatzkostenverfahren ist auf das im FI bzw. CO abgeleitete Merkmal des Funktionsbereichs zurückzugreifen. Da sowohl die Funktionsbereiche frei definiert werden können, als auch die Bestimmung des Funktionsbereichs für jede Buchung nach frei definierbaren Regeln erfolgt, muß zur Darstellung des Ergebnisses nach dem Umsatzkostenverfahren auf selbst erstellte Berichte zurückgegriffen werden. Im Abschnitt Berichtserstellung nach dem Umsatzkostenverfahren [Seite 355] finden sie hierzu einige Hinweise. 16 April 2001

17 SAP AG Verfahren der Ergebnisermittlung im EC-PCA April

18 SAP AG Daten in der Profit-Center-Rechnung Daten in der Profit-Center-Rechnung Die Profit-Center-Rechnung stellt eine sogenannte Sonderrechnung dar. Das bedeutet, sie spiegelt lediglich den aus Profit-Center-Sicht relevanten Teil der Bewegungsdaten, die in anderen operativen Systemen gebucht werden. Man spricht auch von statistischen Buchungen im EC-PCA, da ein Profit Center keinen eigenständigen Kontierungsbegriff bildet. Dem integrativen Charakter des R/3-Systems folgend, können die ergebnisrelevanten Daten jeder einzelnen Buchung i.d.r. vorgangsbezogen und unmittelbar in der Profit-Center-Rechnung fortgeschrieben werden. Dabei werden entweder die aus Sicht der Profit-Center-Rechnung relevanten Positionen aus den originären Buchungsbelegen übernommen oder ggf. eigene Zusatzkontierungen erzeugt (siehe z.b. Warenlieferungen zwischen Profit Centern [Seite 251]). Für Plandaten steht wahlweise ein selektives Nachbuchenprogramm zur Verfügung. Um eine unterjährige Aktivierung der Profit-Center-Rechnung zu ermöglichen, stehen im Customizing auch geeignete Nachbuchenprogramme für Istdaten zur Verfügung. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, über eine eigene Belegerfassung originäre Profit-Center- Daten zu erfassen. Darüber kann die Profit-Center-Rechnung z.b. auch mit Fremddaten eines anderen operativen Systems versorgt werden. Die Übernahme ausgewählter Bilanzpositionen ist periodisch oder online möglich. Welche Ist- und Plan-Daten im einzelnen ins EC-PCA übernommen werden, lesen Sie bitte in den Abschnitten Istbuchungen [Seite 227] und Planung [Seite 164] nach. Die Bewegungsdaten der Profit-Center-Rechnung werden in buchhalterischer Form auf Konten geführt. Sie können wahlweise allein in der Summensatztabelle GLPCT oder zusätzlich auch in den Einzelpostentabellen GLPCA (Isteinzelposten) und GLPCP (Planeinzelposten) gespeichert werden. (Dies können Sie im Customizing einstellen). In den Summensätzen werden die Daten nach Profit Center und Perioden verdichtet. Die Summensätze dienen als Grundlage für die Berichte im Informationssystem [Seite 322]. Das Führen von Einzelposten kann bei sehr großem Datenvolumen Performance-Einbußen hervorrufen. Andererseits ermöglicht es ein Verzweigen in die originären Buchungsbelege aus den vorgelagerten Applikationen (FI, CO, SD, MM usw.). Die Stammdaten des EC-PCA sind überwiegend originäre Daten der Profit-Center-Rechnung (siehe Grundfunktionen [Seite 20]). Sie werden i.d.r. separat in der Profit-Center-Rechnung erfaßt und gepflegt. Hierzu zählen einmal die Stammdaten der vorhandenen Profit Center und die zugehörige Standard-Hierarchie sowie die sogenannten Profit-Center-Gruppen, mit deren Hilfe alternative Hierarchien abgebildet werden können. Unter bestimmten Umständen mag die Profit-Center-Hierarchie Ihres Unternehmens eng an die Kostenstellen-Hierarchie angelehnt sein. Im Customizing wird Ihnen daher die Möglichkeit gegeben, die Kostenstellen-Hierarchie vollständig in die Profit- Center-Hierarchie zu kopieren (siehe Customizing). Anschließend können Sie die so 18 April 2001

19 SAP AG Daten in der Profit-Center-Rechnung erzeugte Profit-Center-Hierarchie mit den üblichen Pflegetransaktionen den speziellen Anforderungen des EC-PCA anpassen. Des weiteren sind aber auch separate und nur in der Profit-Center-Rechnung gültige Kontengruppen zu pflegen, die den Anforderungen des Berichtswesens des EC-PCA genügen. Es besteht die Möglichkeit, die in der Kostenstellenrechnung (CO-CCA) verwendeten Kosten-/Erlösartengruppen und die in der Finanzbuchhaltung (FI) verwendeten Bilanzkontengruppen in die Profit-Center-Rechnung zu kopieren und dann den Anforderungen des EC-PCA anzupassen. Die Konten des FI bzw. Erlös-/Kostenarten des CO können vom Anwendungsmenü der Profit- Center-Rechnung aus gepflegt werden, es handelt sich hierbei aber nicht um Stammdaten des EC-PCA. Vielmehr wird dem Integrationsgedanken des R/3-System folgend auf die Stammaten des FI bzw. CO zugegriffen. Eine besondere Rolle spielen die Zuordnungen aller Objekte, für die ergebnisrelevante Vorgänge anfallen, zu einem Profit Center. Auf diese Weise wird die Einteilung des Unternehmens in Verantwortungsbereiche abgebildet. Diese Zuordnungen werden jeweils in den Stammdaten der originären Objekte (Material, Kostenstelle, Auftrag, Projekt, Kundenauftrag, Anlage, Kostenträger, Ergebnisobjekt usw.) vorgenommen. April

20 SAP AG Grundfunktionen Grundfunktionen Einsatzmöglichkeiten Mit dieser Komponente legen Sie die Profit-Center-Stammdaten, Kontengruppen und statistischen Kennzahlen an. Ebenfalls pflegen Sie die Zuordnungen von Profit Centern zu ergebnisrelevanten Objekten. Die Zuordnungen gewährleisten, daß die Profit-Center-Daten (Ist und Plan) nicht explizit auf ein Profit Center gebucht werden müssen, sondern implizit über die Kontierung der originären Objekte in die Profit-Center-Rechnung abgebildet werden. Einführungshinweise Um Daten in der Profit-Center-Rechnung buchen und anschließend auswerten zu können, müssen Sie zuerst die Profit-Center-Stammdaten und eventuell die Kontengruppen und statistischen Kennzahlen anlegen. Anschließend stellen Sie eine Verbindung zwischen den Objekten, welche die ergebnisrelevanten Daten führen, und den Profit Centern her. Integration Diese Komponente ist eine Voraussetzung für die buchhalterische Profit-Center-Rechnung. Funktionsumfang Stammdaten [Seite 21] Erlös- und Kostenarten und Kontengruppen [Seite 70] Statistische Kennzahlen und Statistische Kennzahlengruppen [Seite 73] Profit-Center-Zuordnungen [Seite 76] 20 April 2001

21 SAP AG Stammdaten Stammdaten Definition Die Stammdaten der Profit-Center-Rechnung sind die Ordnungsbegriffe, nach denen Daten gebucht und anschließend ausgewertet werden können. Struktur Sie bestehen aus beliebigen Profit Centern, einer Standardhierarchie der Profit Center, einem Dummy-Profit-Center für nicht zugeordnete Buchungen und eventuell verschiedenen alternativen Profit-Center-Hierarchien. April

22 SAP AG Profit Center Profit Center Definition Organisatorische Einheit des Rechnungswesens, die das Unternehmen managementorientiert, d.h. zum Zwecke der internen Steuerung gliedert. Für ein Profit Center können Ergebnisse ausgewiesen werden, die nach dem Umsatz- und/oder nach dem Gesamtkostenverfahren ermittelt werden. Durch den Ausweis des gebundenen Vermögens kann das Profit Center zum Investment Center erweitert werden. Verwendung Die Ergebnisrechnung auf Profit-Center-Ebene basiert auf Kosten und Erlösen. Diese werden statistisch durch parallele Fortschreibung aller für ein Profit Center relevanten logistischen Vorgänge und sonstigen Verrechnungen zugeordnet. Die Bewertung der zwischen Profit Centern abgewickelten Lieferungen und Leistungen kann mit dem Wertansatz der Buchhaltung übereinstimmen oder von diesem abweichen (siehe Parallele Wertansätze/Transferpreise [Seite 98]). Struktur Die Stammdaten zu einem Profit Center enthalten neben dem Namen des Profit Centers, der Zuordnung zu einem Kostenrechnungskreis und der Gültigkeitsdauer auch Informationen über den Profit-Center-Verantwortlichen, die Zuordnung zu einem Hierarchiebereich der Standardhierarchie, sowie Adreß- und Kommunikationsdaten usw. Jedes Profit Center ist der organisatorischen Einheit Kostenrechnungskreis zugeordnet. Diese Zuordnung ist in der sachkontenorientierten Darstellungsform begründet. Alle Daten werden in der ursprünglich kontierten Sachkontennummer in die Profit-Center- Rechnung übernommen. Eine Aggregation von Daten dieser Struktur ist nur möglich bei Verwendung von gleichen Kontenplänen gleichen Geschäftsjahresvarianten und einer einheitlichen Währung Zeitabhängigkeit Ebenso wie die Kostenstellen sind die Profit-Center-Stammdaten zeitabhängig. Dies hat unter anderem folgende Vorteile: Aufwendige Jahreswechselaktivitäten entfallen Änderungen können bereits frühzeitig in die Stammdaten eingepflegt werden Die Zeitabhängigkeit beinhaltet im wesentlichen zwei Aspekte: Einerseits geben Sie einen Gültigkeitszeitraum an, in dem Ist- oder Plandaten auf das Profit Center gebucht werden dürfen. 22 April 2001

23 SAP AG Profit Center Andererseits können Sie im Customizing der Profit-Center-Rechnung zeitabhängige Felder, zum Beispiel den Profit-Center-Verantwortlichen, festlegen. Damit können Sie beispielsweise zum Geschäftsjahreswechsel einen neuen Profit-Center- Verantwortlichen bestimmen, ohne einen neuen Profit-Center-Stammsatz anlegen zu müssen oder die Information über den vorherigen Verantwortlichen zu verlieren. Integration Unternehmensorganisation Wenn Sie die Unternehmensorganisation im Einsatz haben, bilden Profit Center neben Kostenstellen einen Bestandteil davon. Weitere Informationen finden Sie unter Unternehmensorganisation [Seite 35]. Einbindung in der Standardhierarchie Zwecks Sicherung einer konsistenten Datenfortschreibung müssen Sie Profit Center grundsätzlich der sogenannten Standardhierarchie [Seite 65] zuordnen. Die Strukturen der Standardhierarchie finden im Berichtswesen, bei Allokationen und in verschiedenen Funktionen der Planung Verwendung. Für diese Zwecke können Sie außerdem alternative hierarchische Strukturen definieren, die als Profit-Center-Gruppen [Seite 68] bezeichnet werden. Kopieren von Kostenstellen Wenn in Ihrem Unternehmen eine enge Beziehung zwischen Kostenstellen und Profit Centern besteht, können Sie Kostenstellen als Vorlagen für Profit Center verwenden. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Einführungsleitfaden (IMG) der Profit-Center-Rechnung unter Stammdaten. April

24 SAP AG Anlegen von Profit Centern (Einzelbearbeitung) Anlegen von Profit Centern (Einzelbearbeitung) Sie können ein Profit Center an zwei Stellen anlegen: im Anwendungsmenü unter Stammdaten Profit Center Einzelbearbeitung Anlegen im Customizing der Profit-Center-Rechnung unter Stammdaten Profit Center Profit Center pflegen. Ablauf Bitte beachten Sie, daß Sie ein Dummy-Profit-Center [Seite 67] im Customizing anlegen müssen (siehe Dummy-Profit-Center pflegen [Extern]). 1. Geben sie den Namen des anzulegenden Profit Centers ein. Falls Sie ein bereits existierendes Profit Center als Vorlage nehmen wollen, geben Sie unter Vorlage den Namen des zu referenzierenden Profit Centers ein. Die Vorlage kann aus einem anderen Kostenrechnungskreis stammen. Felder, die nicht vom Kostenrechnungskreis abhängen, werden in diesem Fall als leere Felder in das neue Profit Center übernommen. Beim Anlegen eines Profit Centers sollten Sie beachten, daß rein numerische Eingaben automatisch als Zahl interpretiert und entsprechend konvertiert werden. Wenn Sie z.b. ein Profit Center 333 anlegen, wird es als gespeichert. Dies führt dazu, daß die Eingabehilfe nicht auf eine generische Suche nach 3* anspricht. Sie können dies verhindern, indem Sie wenigstens einen Buchstaben an einer beliebigen Stelle des Namens verwenden. 2. Geben Sie die erforderlichen Daten auf der Registerkarte Grunddaten ein. Solange das Profit Center nicht über aktiviert wird (siehe Schritt 7), wird sein Status als inaktiv: Anlegen angezeigt. In diesem Status können noch keine Buchungen auf das Profit Center erfolgen. Aktivieren Sie ein Profit Center erst, wenn alle notwendigen Angaben vollständig sind. Bis dahin können Sie es über inaktiv zwischensichern. Geben Sie zunächst den gesamten von Ihnen gewünschten Gültigkeitszeitraum als Betrachtungszeitraum an. Nachdem das Profit Center angelegt ist, können Sie über die Funktion Ändern von Profit Centern (Einzelbearbeitung) [Seite 27] den Gültigkeitszeitraum in mehrere Betrachtungszeiträume unterteilen. Diese können sich in den Stammdaten unterscheiden. Bestimmen Sie den Profit-Center-Verantwortlichen und die Abteilung, zu der das Profit Center gehört. Falls Sie nicht die Unternehmensorganisation im Einsatz haben, ordnen Sie im Feld Hierarchiebereich das Profit Center einem Endknoten der Standardhierarchie [Seite 65] zu. 24 April 2001

25 SAP AG Anlegen von Profit Centern (Einzelbearbeitung) Der Hierarchiebereich gilt immer für den gesamten Gültigkeitszeitraum. Er kann sich also für verschiedene Betrachtungszeiträume nicht unterscheiden. Ist die Unternehmensorganisation im Kostenrechnungskreis aktiv, muß zwar zunächst ein Hierarchiebereich eingegeben werden. Dieser wird jedoch automatisch überschrieben, sobald das Profit Center in der Unternehmensorganisation einem anderen Knoten zugeordnet wird. Die Zuordnungen der Unternehmensorganisation und der daraus abgeleiteten Standardhierarchie haben immer Vorrang vor den manuellen Zuordnungen. Wenn Sie eine verteilte Profit-Center-Rechnung mit einem dezentralen Szenario im Einsatz haben, erscheint zusätzlich das Feld Logisches System. Hier geben Sie das Heimatsystem des Profit Centers an. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Dezentrale Profit-Center-Rechnung [Extern]. 3. Auf der Registerkarte Kennzeichen können Sie mit Hilfe des Sperrkennzeichens das Profit Center für alle Buchungen sperren. Die Sperrung erfolgt jeweils nur im ausgewählten Zeitintervall. Falls das Profit Center einem Objekt zugeordnet ist und eine Buchung erfolgt, wird eine entsprechende Fehlermeldung ausgegeben. Die Daten werden dann in keiner Anwendung gebucht. Auf dieser Registerkarte sehen Sie ebenfalls, ob ein Profit Center als Dummy-Profit- Center angelegt wurde. Sie können dieses Kennzeichen beim Anlegen eines Profit Centers allerdings nicht setzen. Falls Sie in der Planung die Formelplanung einsetzen, ordnen Sie auf dieser Registerkarte dem Profit Center ein Template zu. Dieses wird zur Berechnung von Planwerten für das Profit Center herangezogen, wenn Sie die Formelplanung ausführen. 4. Auf der Registerkarte Buchungskreise schlägt das System ein Profit Center für alle Buchungskreise des Kostenrechnungskreises vor. Sie können bestimmte Buchungskreise für das Profit Center ausschließen. Diese Einstellung wird bei der Verbuchung verprobt. Die Auswahl bestimmter Buchungskreise kann hinsichtlich der Anwendungskomponente Konsolidierung (EC-CS) erforderlich sein. Falls ein Profit Center einem Buchungskreis nicht zugeordnet ist, wird bei einer entsprechenden Buchung in EC-CS eine Fehlermeldung vom System ausgegeben. Beachten Sie auch, daß dem Profit Center nur für die ausgewählten Buchungskreise Joint-Venture-Daten zugeordnet werden können. 5. Die Registerkarte Historie enthält zu Analysezwecken Informationen zu vergangenen Änderungen an den Profit Centern. Beim Anlegen eines Profit Centers spielt sie somit noch keine Rolle. 6. Auf den weiteren Registerkarten besteht die Möglichkeit, zusätzliche Informationen für das Profit Center zu hinterlegen, z.b. Anschriftsdaten, Kommunikationsdaten usw. Joint-Venture- Daten sind nur zu erfassen, wenn die Joint-Venture-Abwicklung (z.b. im Rahmen der Branchenlösung IS-Oil) aktiv ist. Die Karte Information enthält Informationen zum Anleger, letzten Änderer usw. April

26 SAP AG Anlegen von Profit Centern (Einzelbearbeitung) 7. Wenn Sie sämtliche Eingaben gemacht haben, aktivieren Sie das Profit Center über. Auf der Registerkarte Grunddaten wechselt sein Status von inaktiv: Anlegen auf aktiv. Erst dann können Daten auf das Profit Center gebucht werden. 26 April 2001

27 SAP AG Ändern von Profit Centern (Einzelbearbeitung) Ändern von Profit Centern (Einzelbearbeitung) Sie können ein Profit Center an zwei Stellen ändern: im Anwendungsmenü unter Stammdaten Profit Center Einzelbearbeitung Ändern im Customizing der Profit-Center-Rechnung unter Stammdaten Profit Center Profit Center pflegen. Neben der Einzelbearbeitung besteht die Möglichkeit, Profit-Center-Stammdaten über die Sammelbearbeitung zu ändern. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Profit Center anzeigen/ändern (Sammelbearbeitung) [Seite 30] (Menü Springen) Pflege von Buchungskreiszuordnungen (Sammelbearbeitung) [Seite 32] (Menü Springen) Pflege des Profit-Center-Status (Sammelbearbeitung) [Seite 34] Vorgehensweise Nehmen Sie auf den entsprechenden Registerkarten die gewünschten Änderungen vor. Informationen zur Bedeutung der verschiedenen Felder finden Sie unter Anlegen von Profit Centern (Einzelbearbeitung) [Seite 24]. Beim Ändern von Profit-Center-Stammdaten sind zusätzlich die folgenden Punkte zu beachten: Gültigkeitszeitraum und Betrachtungszeiträume 1. Über Gültigkeitszeitraum können Sie den Gültigkeitszeitraum eines Profit Centers verlängern oder verkürzen. Das Verkürzen der Gültigkeit von Profit Centern kann ein kritischer Vorgang sein. Das System nimmt zwar diverse Überprüfungen vor, kann jedoch nicht vollständig sicherstellen, daß in dem entfallenden Zeitraum keine Zuordnungen zum Profit Center bestehen. Wenn Sie ein Profit Center ab einem in der Zukunft liegenden Datum kürzen, überprüfen Sie über Springen Zuordnungsübersicht [Seite 97], ob alle Zuordnungen zum Profit Center ab diesem Datum entfernt sind. 2. Wenn Sie innerhalb des Gültigkeitszeitraumes mehrere Betrachtungszeiträume mit unterschiedlichen Stammdaten einrichten möchten, geben Sie über Betrachtungszeitraum das gewünschte Teilintervall an und wählen Sie Übernehmen. Die Änderungen, die Sie nun auf den verschiedenen Registerkarten vornehmen, beziehen sich ausschließlich auf das eingegrenzte Intervall Wenn es zu einem Feld innerhalb des Gültigkeitszeitraumes bzw. eines zur Anzeige gewählten Betrachtungszeitraumes mehrere Ausprägungen gibt, so wird ein + in dieses Feld gestellt. Die Ausprägungen in den verschiedenen Zeitintervallen können über oder über Doppelklick auf das entsprechende Feld aufgerissen werden. Der Hierarchiebereich ist immer zeitunabhängig. Er gilt immer für den gesamten Gültigkeitszeitraum und kann also nicht für einzelne Betrachtungszeiträume geändert werden. April

28 SAP AG Ändern von Profit Centern (Einzelbearbeitung) Pflegestatus Wenn Sie Änderungen an einem Profit Center vornehmen und über zwischensichern, erhält das geänderte Profit Center den Status inaktiv: Ändern. Liegt bereits eine aktive Version des Profit Centers vor, wird zunächst weiterhin diese bebucht. Über können Sie zwischen dem inaktiven und dem aktiven Status eines Profit Centers umschalten. Das System bebucht erst dann die geänderte Version des Profit Centers, wenn diese über aktiviert wird und somit die vorherige aktive Version ablöst. Beim Aktivieren werden die notwendigen Prüfungen durchgeführt. Sie können die Prüfungen jedoch auch schon vor der Aktivierung über durchführen lassen. Wenn für ein Profit Center ein inaktiver Status vorhanden ist, den Sie nicht mehr benötigen, entfernen Sie ihn über Bearbeiten Inaktive Version entfernen. Das Profit Center existiert danach nur noch in seinem aktiven Status. Historie Der Hierarchiebereich ist versionsunabhängig. Wird er in der inaktiven Version geändert, findet die Änderung automatisch auch in der aktiven Version statt. Über die Registerkarte Änderungshistorie können Sie über Änderungsbelege eine Liste der geänderten Felder im Stammsatz und separat der geänderten Buchungskreiszuordnungen erzeugen. Anschließend können Sie sich die Informationen zu den Änderungen für ein einzelnes Feld oder für alle Felder anzeigen lassen. Vom Anwendungsmenü aus können Sie über Stammdaten Profit Center Einzelbearbeitung Änderungen anzeigen dieselbe Funktion direkt aufrufen. 28 April 2001

29 SAP AG Löschen von Profit Centern (Einzelbearbeitung) Löschen von Profit Centern (Einzelbearbeitung) Sie können im Anwendungsmenü der Profit-Center-Rechnung ein Profit Center löschen über Stammdaten Profit Center Einzelbearbeitung Löschen. Voraussetzungen Das System führt vor dem Löschen einige Prüfungen durch. Das Profit Center kann nicht gelöscht werden, wenn bereits Bewegungsdaten gebucht sind und/oder Zuordnungen des Profit Centers zu folgenden Objekten bestehen: Kostenstellen Materialien Geschäftsprozesse Allerdings können trotzdem noch Zuordnungen anderen Typs bestehen. Löschen Sie nur Profit Center, die Sie nie oder seit mehreren Geschäftsperioden nicht mehr produktiv nutzen. Wollen Sie bereits operativ genutzte Profit Center ab einem bestimmten Zeitpunkt aus dem System entfernen, da Sie sie nicht mehr benötigen, so benutzen Sie bitte die Transaktion Profit Center ändern und begrenzen Sie den Existenzzeitraum des Profit Centers in der Zukunft. Vorgehensweise 1. Wählen Sie Zum Löschen vormerken. Das Profit Center erhält den Status inaktiv: Löschen. Nach wie vor bleibt jedoch auch der aktive Status erhalten, auf den Buchungen erfolgen können. Über können Sie zwischen beiden Versionen des Profit Centers umschalten. 2. Wenn Sie die Löschvormerkung für ein Profit Center rückgängig machen wollen, wählen Sie Bearbeiten Inaktive Version entfernen. 3. Erst wenn Sie den Status inaktiv: Löschen über aktivieren, löscht das System das Profit Center vollständig. Hierbei werden die oben erwähnten Prüfungen durchgeführt. Sie können diese Prüfungen jedoch auch schon vor der Aktivierung über starten. April

30 SAP AG Pflege von Stammdaten (Sammelbearbeitung) Pflege von Stammdaten (Sammelbearbeitung) Verwendung Die Sammelbearbeitung ermöglicht es Ihnen, eine größere Anzahl von Profit-Center- Stammdaten zu ändern, ohne dafür in die Stammdatenpflege jedes einzelnen Profit Centers gehen zu müssen. Das Anlegen von Profit Centern ist nur in der Einzelbearbeitung [Seite 24] möglich. Die Sammelbearbeitung der Buchungskreiszuordnungen ist gesondert beschrieben unter Buchungskreiszuordnung anzeigen/ändern (Sammelbearbeitung) [Seite 32]. Vorgehensweise 1. Wählen sie im Anwendungsmenü Stammdaten Profit Center Sammelbearbeitung Stammdaten. Sie erhalten ein Selektionsbild, auf dem Sie eingrenzen können, für welche Profit Center Sie die Stammdaten pflegen wollen. Über können Sie die Selektionskriterien ergänzen bzw. reduzieren. Beispielsweise kann es gewünscht sein, nur die Profit Center einer bestimmten Abteilung zu ändern. 2. Sie können sich, wenn gewünscht, eine Variante sichern, die Ihre speziellen Selektionskriterien und Ihre Feldauswahl enthält. Zum sichern einer Variante wählen Sie auf dem Selektionsbild. Bei erneuten Änderungen gleicher Art können Sie dann über Variante zurückgreifen. Variante holen auf diese 3. Wählen Sie. Sie erhalten die Liste aller von Ihnen selektierten Profit Center. Im Kopf der Liste finden Sie die Stammdatenfelder, die Sie ändern wollen. Diese können über ergänzt oder reduziert werden. 4. Geben Sie in den Kopf der Liste die Werte ein, welchen Sie dem betreffenden Feld zuordnen möchten. Markieren Sie die Spalte des/r zu ändernden Feldes/r und diejenigen Profit Center, für welche diese spezielle Änderung wirksam sein soll. Zusätzlich stehen Ihnen die folgenden Funktionen zur Bearbeitung der Werte Verfügung: Sie können einen Wert direkt in eine Zeile einzutragen. Sie können ein Feld nur dann ändern, wenn es einen bestimmten aktuellen Wert hat Hierzu wählen Sie Einschränkungen und geben den neuen Wert in der ersten Zeile und den zu ersetzenden Wert in der zweiten Zeile ein. Sie können sich die bisherigen Werte anzeigen lassen Solange Sie nach dem Ändern der Werte die Transaktion noch nicht verlassen haben, können Sie die bisherigen Werte anzeigen, indem Sie Alte Werte wählen. 30 April 2001