Sonderrundschreiben WICHTIGE INFORMATION ZUR PAPIERLOSEN ABRECHNUNG! Abrechnungsbereiche ZE / KBR / PAR Sonderregelung für Januar!

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1 WICHTIGE INFORMATION ZUR PAPIERLOSEN ABRECHNUNG! Sonderrundschreiben Abrechnungsbereiche ZE / KBR / PAR Sonderregelung für Januar! Sehr geehrte Frau Kollegin, sehr geehrter Herr Kollege, mit Beginn des Jahres 2012 sind Vereinbarungen mit den Krankenkassen in Kraft getreten, die auch für die Abrechnungsbereiche ZE, KBR und PAR eine papierlose Abrechnung zwischen Zahnarztpraxis und KZV ermöglichen. Hierüber hatten wir Sie bereits in unserem Sonderrundschreiben vom umfangreich informiert. In den Praxen ist diese Umstellung mit einer ganzen Reihe von Neuerungen verbunden. Die Beauftragung des Fremdlabors mit der neuen eindeutigen Auftragsnummer, die Übernahme von elektronischen Rechnungsdaten aus dem Labor und die Nutzung von diversen neuen Softwaremodulen all diese Veränderungen führten in einem großen Teil der Praxen zu erheblichen Unsicherheiten, die auch der KZV Berlin nicht verborgen geblieben sind. Wir haben uns deshalb entschlossen, für den Januar 2012 von einer Sonderregelung Gebrauch zu machen, die auch mit den Krankenkassen abgestimmt wurde. Diese Sonderregelung sieht vor, dass im Januar letztmalig die Abrechnungsbelege für ZE, KBR und PAR im Original zusammen mit Kopien aller Laborrechnungen bei der KZV eingereicht werden müssen. Dies soll allerdings unbedingt zusätzlich zur elektronischen Übermittlung der Abrechnungsdaten geschehen. Durch einen Abgleich zwischen Ihrer elektronischen und der Papier-Abrechnung können wir sicherstellen, dass bei der erstmaligen Anwendung des neuen Abrechnungsverfahrens nicht versehentlich Fälle oder einzelne Leistungen verloren gehen. Die Gefahr eines finanziellen Schadens durch fehlerhaft übermittelte Daten ist dadurch gebannt. Selbstverständlich werden wir Sie über gegebenenfalls auftretende Abweichungen in Ihren Abrechnungen informieren. Wir gehen davon aus, dass die Erkenntnisse aus der dualen Januarabrechnung vielen Praxen dabei helfen werden, die aktuellen Unsicherheiten zu beseitigen. Aufgrund der hier beschriebenen Sonderregelung wird Ende Januar nochmals ein Abholservice in den Außenbezirken eingerichtet. Details zum Abholservice können Sie der beigefügten Anlage oder unseren Internetseiten entnehmen. Als Anlage zu diesem Rundschreiben finden Sie zudem eine überarbeitete Liste mit Fragen und Antworten zur papierlosen Abrechnung, aus der Sie detaillierte Informationen zum neuen Abrechnungsverfahren entnehmen können. Mit freundlichen kollegialen Grüßen Dr. Jörg-Peter Husemann Dr. Karl-Georg Pochhammer Karsten Geist Vorsitzender des Vorstandes Stellvertretender Vorsitzender des Vorstandes Mitglied des Vorstandes Telefonhotline zur papierlosen Abrechnung Für Ihre Fragen zur papierlosen Abrechnung haben wir eine Hotline mit der Telefonnummer eingerichtet. Anfragen per senden Sie bitte an: dta2012@kzv-berlin.de

2 Übersicht - Einreichungen der Monatsabrechnung ZE, PAR und KBR im Januar 2012 ZE PAR KBR Onlineabrechnung Abrechnungsdatei* wird über das Serviceportal eingereicht oder Onlineerfassung der Abrechnungsdaten Diskettenabrechnung Abrechnungsdatei* wird per Diskette eingereicht Papierabrechnung falls elektronische Abrechnung nicht möglich Abrechnungsbelege Heil- und Kostenpläne bzw. PAR-/KBR-Behandlungspläne im Original & Kopie der Laborrechnungen Notwendige begleitende Formulare keine begleitenden Formulare notwendig Fallzahlprotokoll und Diskettenerklärung Deckblätter zur Abrechnung Hinweise Bitte beschriften Sie den Umschlag mit den Abrechnungsunterlagen mit dem ergänzenden Hinweis Online Bitte nutzen Sie möglichst die Onlineabrechnung! Es werden je Fall 2,50 (ZE) bzw. 1,00 (KBR/PAR) Erfassungsgebühr erhoben * Sollten Sie Probleme bei der Erstellung Ihrer Abrechnungsdatei haben, weil Sie z. B. einzelne Fälle oder deren Fremdlaborrechnungen nicht in Ihre Abrechnungsdatei übernehmen können, werden die entsprechenden Belege in der KZV Berlin nacherfasst. Für die Nacherfassung von einzelnen Fällen oder Fremdlaborrechnungen werden im Rahmen der Januarabrechnungen von der KZV Berlin noch keine Erfassungsgebühren berechnet. Die Erfassungsgebühren werden nur dann fällig, wenn Sie uns keine Abrechnungsdatei zur Verfügung stellen und auch die Möglichkeit der Onlineerfassung im Serviceportal nicht nutzen. In diesem Fall muss Ihre Abrechnung komplett von der KZV Berlin erfasst werden. ZE 80 % Vorauszahlung Bei ZE können Sie für alle drei Abrechnungswege über das bekannte Formular eine Vorauszahlung von 80 % der Honorarsumme beantragen. Das neue Formular für die fortlaufende Vorauszahlung im Falle der Onlineabrechnung kommt erst für die Februar-Abrechnung zum Einsatz und wird im nächsten Rundschreiben veröffentlicht. Abholservice Monatsabrechnungen Januar 2012 (letztmalig) Bezirk Termin Zeit Ort Reinickendorf Dienstag, Parkplatz Gorkistraße/Eschachstraße an der Schranke der S-Bahn in Tegel Pankow/Lichtenberg Weißensee Marzahn-Hellersdorf Treptow-Köpenick Dienstag, Mittwoch, Mittwoch, Berlin Parkplatz der Park-Klinik Weißensee Schönstraße Berlin Vor dem Marzahner Krug Alt-Marzahn Berlin Parkplatz Rosenstraße/Kirchstraße auf der Rückseite des Rathauses Köpenick Berlin

3 Allgemeine Fragen zur papierlosen Abrechnung Ist die papierlose Abrechnung mit der KZV verpflichtend oder kann auch weiterhin Papier eingereicht werden? Können weiterhin Disketten eingereicht werden oder ist die Onlineabrechnung verpflichtend? Kann anstelle der Diskette auch ein USB-Stick oder eine CD-ROM eingereicht werden? Haben sich durch die papierlose Abrechnung die Verwaltungskosten ab 2012 verändert? Die papierlose Abrechnung wird ab Februar 2012 zum Standard in allen Abrechnungsbereichen. Da dies allerdings nicht sofort für alle Praxen umsetzbar sein wird, wird es entgegen anders lautender Mitteilungen (z. B. von Praxis-Software-Herstellern) vorerst keinen DTA-Zwang für die Praxen in Berlin geben. Es werden jedoch differenzierte Verwaltungskosten und fallbasierte Erfassungsgebühren für Papier-Einreichungen erhoben. Eine Einreichung von Disketten wird voraussichtlich nur noch bis Ende 2012 möglich sein. Aktuelle Computer haben kein Diskettenlaufwerk mehr und die Beschaffung von neuen Disketten wird immer schwieriger. Zudem haben die in der KZV eingesetzten Geräte zur Massenverarbeitung von Disketten das Ende ihres Lebenszyklus erreicht. Instandhaltung und Funktionsfähigkeit der Geräte werden in Kürze nicht mehr gewährleistet sein und verursachen bereits heute erhebliche Kosten. Wir empfehlen deshalb allen Praxen, die ihre Abrechnung bisher noch per Diskette bei der KZV eingereicht haben, den schnellstmöglichen Umstieg auf die Onlineabrechnung. Nein. Die KZV kann aufgrund des hohen Verarbeitungsaufwandes keine alternativen Speichermedien für die Abrechnung entgegennehmen. Auch Disketten werden wir voraussichtlich nur noch bis Ende 2012 verarbeiten können. Bitte nutzen Sie deshalb so bald wie möglich den Weg der Onlineabrechnung über das Serviceportal der KZV Berlin. Papiereinreichungen müssen ab mit erheblichem Mehraufwand in der KZV bearbeitet werden, damit die Abrechnungsdaten in elektronischer Form den Krankenkassen zur Verfügung gestellt werden können. In der Vertreterversammlung am wurde darüber beraten, wie dieser erhöhte Bearbeitungsaufwand bei der Berechnung der Verwaltungskosten berücksichtigt werden kann. Beschlossen wurde, dass für alle auf Papier eingereichten Fälle zusätzliche fallbezogene Verwaltungskosten erhoben werden: KCH, KBR und PAR: 1,00 Euro je Fall ZE und KFO: 2,50 Euro je Fall Ausgenommen von dieser Regelung sind Abrechnungsunterlagen von einigen Sonstigen Kostenträgern, die weiterhin auf die Übermittlung der Papierunterlagen bestehen. Weitere Details hierzu entnehmen Sie bitte der folgenden Frage. Können nun auch alle Abrechnungen für Sonstige Kostenträger papierlos abgewickelt werden? Leider nein! Die Rahmenbedingungen für eine papierlose Abrechnung mit den Sonstigen Kostenträgern konnten bislang nicht vereinbart werden. Bis auf weiteres müssen aus diesem Grund alle Papierunterlagen wie bisher - zusätzlich zur Abrechnungsdatei - geliefert werden. 1/8

4 Wird es einen Onlinebonus geben? Gibt es auch Veränderungen bei der Quartalsabrechnung? (KCH / KFO) Welche Möglichkeiten hat eine Praxis, die nur sehr wenige KFO-Fälle abrechnet und deshalb nicht über eine KFO- Abrechnungssoftware verfügt, dennoch papierlos abzurechnen? Was muss eine Praxis mit mehreren Standorten beachten, die unter einer Abrechnungsnummer abrechnet? ( ÜBAG ) Ja, hierzu müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein: 1. Alle Abrechnungen innerhalb eines Quartals müssen online über das Serviceportal eingereicht werden. 2. Der Verzicht auf den Postversand des Rundschreibens und der BKV-Diskette wurde gegenüber der KZV erklärt. Sie profitieren in diesem Fall von einer Ermäßigung der Verwaltungskosten in Höhe von 0,05 %, die auf dem Honorarkonto als separate Gutschrift erscheinen wird. In der KFO-Abrechnung müssen nun auch die einzelnen Positionen der Fremdlaborrechnungen in der Abrechnungsdatei enthalten sein, die an die KZV übermittelt wird. Hierfür sollte im Idealfall ein Datenaustausch mit dem Fremdlabor vereinbart werden. Näheres finden Sie im Abschnitt Datenaustausch mit dem Fremdlabor in diesem Dokument. Ansonsten ändert sich nichts, da die papierlose Abrechnung in diesem Bereich schon seit vielen Jahren praktiziert wird. Bitte beachten Sie auch die Hinweise im Abschnitt Onlineabrechnung. Wir möchten allerdings allen Praxen, die bisher noch eine Diskette bei der KZV einreichen, die Onlineabrechnung über unser Serviceportal empfehlen. Die KZV wird voraussichtlich nur noch bis Ende des Jahres 2012 Abrechnungsdaten von Disketten verarbeiten. Übergangsweise wird die KZV Berlin auch papierbasierte KFO-Abrechnungen weiterhin entgegennehmen. Als Alternative wird die KZV Berlin in ihrem Serviceportal eine Eingabemaske für den Leistungsbereich KFO zur Verfügung stellen. Diese Möglichkeit ist für Praxen mit sehr wenigen KFO-Abrechnungsfällen gedacht, denen eine Nutzung einer entsprechenden Abrechnungssoftware nicht möglich ist. Sofern eine Zusammenführung der Abrechnungsdaten aller Standorte für die Monatsabrechnung nicht möglich sein sollte, wird die KZV dies als Dienstleistung anbieten. Alle ÜBAG-Praxen werden mit gesondertem Schreiben über die diesbezüglichen Modalitäten informiert. Fragen zur papierlosen Abrechnung bei ZE, PAR und KBR Ab welchem Zeitpunkt ist eine papierlose Abrechnung für ZE, PAR und KBR mit der KZV Berlin möglich? Die Möglichkeit zur papierlosen Abrechnung für die Monatsabrechnungen besteht ab Februar Sie können somit Ihre Abrechnungen für den Februar zum papierlos bei der KZV einreichen. Für den Januar 2012 gibt es eine Sonderregelung, mit der die KZV auf die bekannt gewordenen Unsicherheiten reagiert. Um die elektronischen Abrechnungen auf Deckungsgleichheit mit den Papierunterlagen überprüfen zu können, müssen alle originalen Behandlungspläne und die Kopien der Laborrechnungen wie bisher mit der Januarabrechnung letztmalig bei der KZV eingereicht werden. Übermitteln Sie uns Ihre Abrechnung also zum Zwecke des Abgleichs auf papierbasiertem und elektronischem Weg, damit wir diese Serviceleistung erbringen können. Die nachfolgende papierlose Abrechnung (ab Februar) sollte auf der Basis der Erkenntnisse aus der Januarabrechnung für alle Seiten möglichst problemlos bewältigt werden können. 2/8

5 Was passiert mit den genehmigten Behandlungsplänen bzw. Heil- und Kostenplänen, wenn die Abrechnung papierlos zur KZV geschickt wird? Wie werden die Fremdlaborrechnungen bei der KZV eingereicht? Können Praxen, die nicht über ein PAR-Softwaremodul verfügen, ihre PAR-Abrechnung mit den bekannten Papierformularen bei der KZV einreichen? Können Praxen, die nicht über ein KBR-Softwaremodul verfügen, ihre KBR-Abrechnung mit den bekannten Papierformularen bei der KZV einreichen? Kann in 2012 auch ZE per Papier eingereicht werden? Die genehmigten Behandlungspläne und Heil- und Kostenpläne verbleiben in der Zahnarztpraxis (ab Februar 2012). Die Behandlungsunterlagen müssen für vier Jahre aufbewahrt werden, Laborrechnungen als steuerlich relevante Dokumente sogar für zehn Jahre. Die Leistungen der gewerblichen Labore fließen in die Abrechnungsdatei ein, die an die KZV übermittelt wird. Bedingung hierfür ist allerdings, dass die Daten der Fremdlaborrechnungen elektronisch zwischen dem Labor und der Zahnarztpraxis ausgetauscht werden. Details hierzu finden Sie im Abschnitt Datenaustausch mit dem Fremdlabor. Übergangsweise wird die KZV Berlin noch papierbasierte PAR-Abrechnungen entgegennehmen. Als Alternative wird die KZV Berlin in ihrem Serviceportal eine Eingabemaske für den Leistungsbereich PAR zur Verfügung stellen. Diese Möglichkeit ist für Praxen mit sehr wenigen PAR-Abrechnungsfällen gedacht, denen eine Nutzung des entsprechenden Abrechnungsmoduls ihrer Praxissoftware nicht möglich ist. Diese Eingabemasken können und sollen in ihrem Funktionsumfang und im Bedienkomfort sicherlich kein Ersatz für ein Praxisverwaltungssystem sein. Die Oberfläche dieser Masken lehnt sich an die Gestaltung der bekannten Behandlungsformulare an. Zur Nutzung dieser Eingabemasken benötigen Sie, außer einem internetfähigen PC, keine spezielle Software. Übergangsweise wird die KZV Berlin noch papierbasierte KBR-Abrechnungen entgegennehmen. Für den Abrechnungsbereich KBR stellen allerdings viele Hersteller von Praxissoftware die notwendigen Programmmodule ihren Kunden ohne Aufpreis zur Verfügung. Aus diesem Grund sollte für die meisten Praxen der Einstieg in die KBR-Onlineabrechnung ohne großen Aufwand umzusetzen sein. Dennoch wird es auch für KBR (analog zu PAR) eine Eingabemaske im Serviceportal geben, die von Praxen mit sehr wenigen KBR-Abrechnungsfällen genutzt werden kann, sofern keine Module in der Praxissoftware zur Verfügung stehen. Papierbasierte ZE-Abrechnungen wird die KZV Berlin nur in Ausnahmefällen verarbeiten können. Wir möchten allen Praxen deshalb dringend empfehlen, kurzfristig auf die elektronische ZE-Abrechnung umzustellen und sich gegebenenfalls die hierfür notwendigen Softwaremodule Ihres Softwareherstellers zu beschaffen. Es steht zwar auch für den Leistungsbereich ZE eine Eingabemaske im Serviceportal zur Verfügung. Aufgrund der Komplexität der Datenerfassung in diesem Bereich möchten wir Sie allerdings dringend bitten, diese Variante nur bis zu einer maximalen monatlichen Fallzahl von drei Fällen zu nutzen. Zielgruppe dieser Masken sind beispielsweise chirurgische Praxen, die üblicherweise eher selten ZE-Fälle einreichen. Bei höheren Fallzahlen muss aufgrund fehlender Plausibilitätsprüfungen mit einer hohen Anzahl von Fehleingaben gerechnet werden, die sowohl für die KZV, als auch für die betroffenen Praxen mit erheblichem Zusatzaufwand verbunden wären. 3/8

6 Wie sollte sich eine Praxis verhalten, die ZE papierlos einreichen möchte, deren Labor allerdings nicht zur Datenübermittlung in der Lage ist? Wirkt sich die papierlose Abrechnung auch auf das Genehmigungsverfahren mit den Krankenkassen aus? Kann man sich auch zukünftig 80% des zu erwartenden ZE- Honorars innerhalb von zehn Tagen (nach offiziellem Einreichtermin) auszahlen lassen? Wie werden Leistungen aus 2011 in 2012 abgerechnet? ( Altfälle ) Welche Vorgaben gibt es für ZE-Fälle, die direkt (also nicht über die KZV) abgerechnet werden? Sofern eine Praxis noch keine elektronische Übermittlung der Rechnungsdaten mit dem gewerblichen Labor realisieren kann, besteht übergangsweise die Möglichkeit, eine Kopie der Laborrechnung bei der KZV einzureichen. Die ZE-Abrechnungsdaten sollten in diesem Fall dennoch online eingereicht werden. Unberührt von der papierlosen Abrechnung zwischen Ihnen und der KZV bleibt das Genehmigungsverfahren durch die Krankenkassen. Heil- und Kostenpläne für Zahnersatz, genehmigungspflichtige Pläne für Kiefergelenkserkrankungen/Kieferbruch, Kieferorthopädische Behandlungspläne und Parodontalstaten werden für den Genehmigungslauf mit der Krankenkasse ausgedruckt, verbleiben allerdings nach der Kassengenehmigung in der Praxis. Ja, dies ist auch weiterhin möglich. Als Onlineabrechner können Sie eine einmalige Erklärung abgeben, dass Sie zukünftig die Möglichkeit der Vorabzahlung bis auf Widerruf nutzen möchten. Die Abschätzung der Höhe des Gesamthonorars bzw. des 80prozentigen Vorabzahlungsbetrages wird in diesem Fall von der KZV übernommen. Disketten- oder Papierabrechner verwenden bitte weiterhin das bekannte Formular und legen es der Abrechnung bei. Altfälle, also Fälle bei denen die Behandlung bereits im Jahr 2011 abgeschlossen wurde, fließen in Ihre Abrechnungsdatei mit ein. Zusätzlich muss für jeden in 2012 abgerechneten Altfall aus 2011 der original Abrechnungsbeleg bei der KZV eingereicht werden, da dieser an die Krankenkasse weitergeleitet werden muss. Bitte reichen Sie möglichst alle Altfälle mit der Januarabrechnung ein! Hier gibt es keine Änderungen zum bisherigen Verfahren. Die elektronische Lieferung der Rechnungsdaten aus dem Fremdlabor ist für diese Fälle nicht zwingend notwendig. Es spricht allerdings nichts dagegen, wenn für die einfachere Übernahme der Fremdlabordaten in die Praxissoftware, auch für diese Fälle ein DTA mit dem Labor erfolgt. Datenaustausch mit dem Fremdlabor Warum sollen die Daten der Laborrechnungen zusätzlich elektronisch übermittelt werden? Um die gesetzliche vorgeschriebene elektronische Abrechnung mit der KZV zu ermöglichen, müssten die Daten der kompletten Laborrechnung in der Zahnarztpraxis mit großem Aufwand in der KZV Berlin erfasst werden. Eine elektronische Übermittlung der Rechnungsdaten aus dem Labor ist hier sicherlich der bessere Lösungsansatz, der in dieser Form zwischen der Kassenzahnärztliche Bundesvereinigung (KZBV) und dem Verband Deutscher Zahntechniker-Innungen (VDZI) verabredet wurde. Deshalb sollten die Zahnarztpraxis und das gewerbliche Labor vereinbaren, dass das Labor ergänzend zur Lieferung der Originalrechnung in gedruckter Form die erforderlichen Rechnungsdaten auch als Datensatz in elektronischer Form zur Verfügung stellt. 4/8

7 Gibt es für den elektronischen Austausch von Rechnungsdaten einen Standard? Was ändert sich bei der Auftragserteilung an das Dentallabor? Wie ist zu verfahren, wenn der Laborauftrag erfolgt, bevor eine Auftragsnummer vergeben werden kann, z.b. bei Wiederherstellungen, für die im PVS noch kein neuer Fall/HKP eingerichtet wurde? Was ist zu tun, wenn das Labor die aus der Praxis übermittelte Auftragsnummer nicht verarbeiten kann? Was ist zu tun, wenn in der Praxissoftware für einen ZE- Fall mit andersartigen Leistungen keine Auftragsnummer generiert werden kann? Stimmt es, dass die Datenlieferung aus den Laboren nur für Härtefälle und Reparaturen erfolgen soll? Ja! Die KZBV und der VDZI haben für die elektronische Übermittlung abrechnungsrelevanter zahntechnischer Daten zwischen Labor und Zahnarzt einen einheitlichen Datensatz im XML-Format abgestimmt, mit dem die Material- und Labordaten zusätzlich zur Papier-Rechnung elektronisch aus den Laboren an die Praxen übermittelt werden können (z. B. per , USB-Stick). Anhand einer eindeutigen Laborauftragsnummer, die durch die Praxissoftware erzeugt und dann mit dem Auftrag ans Labor übermittelt wird, kann die Laborrechnung in der Praxissoftware eingelesen und automatisch dem entsprechenden Patienten zugeordnet werden. Eine wichtige Bedeutung hat die eindeutige Auftragsnummer. Je nach Praxisverwaltungssystem wird der Laborauftrag mit der Auftragsnummer komplett ausgedruckt oder es wird nur die Auftragsnummer gedruckt und ist dann an das mit dem vom Labor für die Auftragserteilung zur Verfügung gestellten Formular anzuheften. Die eindeutige Auftragsnummer soll sicherstellen, dass die elektronische Laborrechnung dem richtigen Behandlungsfall zugeordnet werden kann. Aus diesem Grund muss die eindeutige Auftragsnummer bereits bei der Beauftragung des Labors angegeben werden. Sie wird zu diesem Zweck von der Praxisverwaltungssoftware mit Bezug zum Behandlungsfall erzeugt. Zudem ermöglicht die Auftragsnummer eine anonyme Datenübertragung. So ist es beispielsweise möglich, die elektronische Laborrechnung auch per zu übertragen, da die (datenschutzbedürftigen) persönlichen Daten des Patienten nicht enthalten sind. Die Auftragsnummer muss in diesen Fällen schnellstmöglich an das Labor nachgeliefert werden. Die Erstellung des HKP im PVS sollte aus diesem Grund möglichst kurzfristig erfolgen, da im Regelfall die Generierung einer Auftragsnummer erst nach der Neuanlage eines Behandlungsfalles möglich sein wird. Bitten Sie in diesem Fall das beauftragte Labor, sich mit dem Softwarehersteller der Laborsoftware in Verbindung zu setzen. In der Regel sollten diese Hersteller bereits Aktualisierungen liefern können, mit denen Auftragsnummern jeglicher Struktur verarbeitet werden können. In Abhängigkeit der Kassenart können ZE-Fälle mit andersartigen Leistungen auch über die KZV abgerechnet werden. Sollten Sie in diesen Fällen keine Auftragsnummer in Ihrer Software erzeugen können, informieren Sie bitte Ihren Softwarehersteller, damit Ihnen diese Möglichkeit angeboten wird. NEIN! Diese Auskunft wurde anfangs scheinbar von einigen Laboren erteilt. Für alle Fälle, die elektronisch über die KZV abgerechnet werden sollen, werden die Daten des Fremdlabors benötigt. 5/8

8 Ersetzt die zukünftige Datenlieferung des Fremdlabors die herkömmliche Rechnung auf Papier? Wie wird die elektronische Laborrechnung verarbeitet? Wie ist vorzugehen, wenn die Laborrechnung fehlerhaft ist und eine neue Rechnung vom Labor angefordert werden muss? Warum werden beim Einlesen einer Datenlieferung aus dem Labor Fehler angezeigt, wenn einzelne Positionen mit einem Betrag von 0 Euro enthalten sind? Warum müssen die Zahnarztpraxen die Einführung der elektronischen Laborrechnung eigenständig mit dem Labor verabreden? Welche Wege für die Datenübertragung aus dem Labor sind vorgesehen? Die gedruckte Rechnung ist und bleibt die relevante Originalrechnung für den Zahnarzt und den Patienten. Die vom Labor übermittelten Rechnungsdaten entsprechen nicht einer "elektronischen Rechnung" im juristischen Sinn, die als vollwertiger Ersatz dienen könnte. Alle Praxisverwaltungssysteme bieten Programmfunktionen an, mit denen die Datenlieferungen aus den Laboren eingelesen werden können. Eine korrekte Zuordnung zum Behandlungsfall wird über die eindeutige Auftragsnummer sichergestellt. Sie sollten nach dem Einlesen der elektronischen Rechnungsdaten einen Abgleich mit der Papierrechnung des Labors vornehmen und gegebenenfalls eine neue Datenlieferung anfordern, falls Abweichungen festgestellt werden. Das Labor muss in diesen Fällen neben der korrigierten Papierrechnung auch die elektronische Version unter Verwendung derselben Auftragsnummer erneut zur Verfügung stellen. Dieses Problem, ausgelöst durch ein Prüfmodul der KZBV, ist bekannt und wird nach unseren Informationen kurzfristig mit einem Softwareupdate behoben werden. Sofern durch diese Fehlermeldung die Verarbeitung der Labordaten nicht möglich sein sollte, kontaktieren Sie bitte Ihren Softwarehersteller, um die weitere Vorgehensweise zu klären. Weder die KZBV noch der VDZI verfügen über die rechtlichen Mittel, die zahntechnischen Labore zu dieser zusätzlichen elektronischen Übermittlung der Laborrechnungen zu verpflichten. Es handelt sich also um eine freiwillige Leistung der Labore. Der Gesetzgeber hat diesen Teil der Datenübermittlung in den Formulierungen des 295 SGB V offensichtlich vergessen. Einen geeigneten Weg für die Übertragung der elektronischen Rechnungsdaten sollten Sie mit ihrem Labor vereinbaren. Nach unserer ersten Einschätzung wird von den meisten Laboren die Übertragung per oder auf einem USB-Stick angeboten. Bedenken Sie bitte auch für den Datenaustausch mit dem Labor die Notwendigkeit eines Virenschutzes für Ihre Systeme. Computer, die nicht mit dem Internet verbunden sind, verfügen üblicherweise nicht über eine regelmäßig aktualisierte Virenschutzsoftware. In diesem Fall wird das direkte Einlesen der Daten von einem fremden USB-Stick nicht empfohlen. In diesen Fällen bietet es sich an, die Daten per auf einem System zu empfangen, welches mit einer aktuellen Virenschutzsoftware ausgerüstet ist. In einem zweiten Schritt könnten die empfangenen Dateien z.b. mit einem eigenen USB-Stick auf den Abrechnungs-PC übertragen werden. Die KZV Berlin empfiehlt die Übertragung der Labordaten per , unter der Vorraussetzung, dass die an der -Kommunikation beteiligten Computersysteme mit einer regelmäßig aktualisierten Virenschutzsoftware ausgerüstet sind. 6/8

9 Was ist bei der Arbeit mit mehreren Fremdlaboren zu beachten? Muss auch für die Eigenlaborrechnung eine XML-Datei erzeugt werden? Eine Zusammenarbeit mit mehreren Laboren (auch innerhalb eines Behandlungsfalles) ist im Hinblick auf die elektronische Übermittlung der Rechnungsdaten aus dem Labor unproblematisch. Wichtig: Sie müssen in diesem Fall für jeden Laborauftrag separate Auftragsnummern erzeugen. Für jeden Behandlungsfall können mehrere Auftragsnummern im Praxisverwaltungssystem erzeugt werden. Sofern die Eigenlaborleistungen mit demselben Praxisverwaltungssystem (PVS) erfasst werden, sollten diese Daten automatisch in Ihre Abrechnungsdatei einfließen. Beachten Sie die Hinweise Ihres Softwareherstellers. Falls die Daten des Eigenlabors hingegen mit einem separaten System verarbeitet werden, sollten Sie die Möglichkeit der Erstellung einer XML-Datei in diesem System prüfen. Sprechen Sie hierzu mit Ihrem Softwareanbieter. Bei ausschließlich per Papier eingereichten Eigenlaborrechnungen müsste die KZV fallbasierte Verwaltungskosten berechnen. Anpassung der Praxisverwaltungssysteme Müssen neue Module für die Praxissoftware gekauft werden? Für die elektronische Abrechnung mit der KZV Berlin benötigen Sie je Leistungsart ein Modul für Ihre Abrechnungssoftware, mit dem Sie die notwendigen Abrechnungsdateien erzeugen können. Bitte überprüfen Sie in Ihrer Praxissoftware welche Module bereits integriert sind und erkundigen Sie sich ggf. nach den Konditionen für die fehlenden Module. Einige Praxissoftware-Hersteller bieten speziell für die PA- und KB- Abrechnung bei geringen Fallzahlen pro Monat so genannte Light Versionen an. Diese Modulversionen sind evtl. kostengünstiger. Onlineabrechnung über das Serviceportal Was wird benötigt, um an der Onlineabrechnung teilnehmen zu können? Muss der Praxis-PC für die Onlineabrechnung an das Internet angeschlossen sein? Neben einem beliebigen internetfähigen Computer benötigen Sie Zugangsdaten (Benutzername und Passwort) für das Serviceportal der KZV Berlin, die sie jederzeit bei der KZV beantragen können. Bereits 52% der Berliner Zahnarztpraxen rechnen online ab! Informationen zur Nutzung des Serviceportals und zur Beantragung von Zugangsdaten finden Sie auch im Internet unter Nein. Sie können das Serviceportal der KZV, welches für die Onlineabrechnung genutzt wird, von jedem internetfähigen PC nutzen. Dies könnte beispielsweise ein separater Kommunikationsrechner in der Praxis oder auch ein privater PC sein. Hierfür bietet es sich an, die Abrechnungsdateien auf einem USB-Stick zu speichern, um sie später von einem anderen Computer an die KZV zu übermitteln. 7/8

10 Rechtliche und vertragliche Grundlagen Warum müssen die KZVen die Daten ab 2012 ausschließlich elektronisch an die Krankenkassen liefern? Auf Basis welches Gesetzes wird von den Praxen gefordert, die Abrechnung elektronisch einzureichen? Gemäß 295 SGB V, in Verbindung mit der entsprechenden Vereinbarung zwischen der Kassenzahnärztlichen Bundesvereinigung (KZBV) und dem GKV-Spitzenverband, sind die KZVen ab dem verpflichtet den Krankenkassen sämtliche Abrechnungsdaten in elektronischer Form zu übermitteln. Eine Übersendung von Papierabrechnungen an die Krankenkassen soll entfallen. Bereits seit 2004 sieht das Sozialgesetzbuch ( 295 SGB V) vor, dass die Abrechnungen an die Kassen(zahn)ärztlichen Vereinigungen im Wege elektronischer Datenübertragung oder maschinell verwertbar auf Datenträgern zu übermitteln sind. Doch erst im vergangenen Jahr konnten entsprechende Vereinbarungen mit den Krankenkassen auf Bundesebene abgeschlossen werden. Sollten Sie weitere Fragen haben, wenden Sie sich vertrauensvoll an uns: Allgemeine Fragen zur papierlosen Abrechnung beantworten unsere Mitarbeiterinnen unter der Hotlinenummer Für alle Fragen zur Nutzung des Serviceportals oder zur Beantragung von Zugangsdaten kontaktieren Sie bitte die Hotline unter der Rufnummer oder senden Sie eine an serviceportal@kzv-berlin.de Aktuelle Informationen zur papierlosen Abrechnung veröffentlichen wir auch auf unserer Internetseite unter der Adresse 8/8