Protokoll. Veranstaltung Vorstandssitzung der LAG AktivRegion Hügelland am Ostseestrand e. V.

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1 Veranstaltung Vorstandssitzung der LAG AktivRegion Hügelland am Ostseestrand e. V. Ort der Veranstaltung: TÖZ, Marienthaler Straße 17, Eckernförde Datum: Beginn: 09:00 Uhr Ende: 12:00 Uhr Protokollant: Max Triphaus Teilnehmer Vorstand: - Stefan Tunn, Kämmerei Amt Dänischenhagen, Vertretung von Herrn Björn Petersen, LVB Amt Dänischenhagen / kommun. Vertreter - Karola Sieh-Petersen / WiSo - Partnerin - Landwirtschaft - Einar Rubin, KiWi Kiel / ber. Vertreter - Hans-Meinert Redlin, Landeshauptstadt Kiel / ber. Vertreter - Max Triphaus, GF LAG-Management / ber. Vertreter Es fehlen entschuldigt: - Jens Ruge, Gemeinde Altenholz / kommun. Vertreter - Reiner Fichter / WiSo - Partner - Wirtschaft - Jan-Nils Klindt, LLUR Flensburg / ber. Vertreter Tagesordnung: 1. Begrüßung und Bericht der 1. Vorsitzenden 2. Vorstellung der Angebote für die Geschäftsbesorgung des Regionalmanagements der AktivRegion Hügelland am Ostseestrand 3. Diskussion und Auftragsvergabe 4. Verschiedenes Festlegung der Besonderheiten Die Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes: Regionalmanagement für die AktivRegion Hügelland am Ostseestrand sowie der Angebotsvergleich Endbewertung sind Bestandteil des Protokolls. Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes vom Angebotsvergleich Endbewertung vom Seite 1 von 5

2 Frau Ostermeyer eröffnet die Sitzung. TOP 1 Begrüßung und Bericht der 1. Vorsitzenden Frau Ostermeyer begrüßt die Anwesenden und stellt fest, dass acht stimmberechtigte Mitglieder (kommunaler Anteil: 4 / WiSo-Anteil: 4) anwesend sind. Somit ist die Beschlussfähigkeit gemäß Satzung sichergestellt. Frau Ostermeyer erläutert, dass der geschäftsführende Vorstand die eingegangenen Angebote vorbewertet hat. Im Ergebnis ist man zu dem Entschluss gekommen, AgendaRegio, Planungsgruppe Plewa und Raum & Energie zu einer Angebotspräsentation einzuladen. Das Angebot von BfL wurde aufgrund der Referenzen und eines Preisvergleiches aussortiert. TOP 2 Vorstellung der Angebote für die Geschäftsbesorgung des Regionalmanagements der AktivRegion Hügelland am Ostseestrand Uhr: Planungsgruppe Plewa Auf Nachfrage bestätigt Frau Plewa, dass die Planungsgruppe Plewa durchschnittlich 15 Stunden für die AktivRegion HaO zur Verfügung stehen würde. Diese Berechnung ergibt sich aus dem Abzug von Urlaubs- und Krankheitstagen. Nachdem Frau Plewa und Frau Grätsch den Raum verlassen haben, wird der Umgang mit den geringeren Stundenkontingent diskutiert und beschlossen, bei den folgenden Präsentationen genau auf die tatsächlich angebotenen Stunden zu achten. Inhaltlich hat das Angebot der Planungsgruppe den Vorstand überzeugt. 10:00 Uhr: AgendaRegio Herr Kuhn geht in seiner Präsentation im Vergleich zum schriftlichen Angebot noch mehr auf die Konzeption ein und stellt dar, wie er sich die Aufteilung der insgesamt 20 Wochenstunden vorstellt. Auf Nachfrage bietet er durchschnittlich 20 Stunden / Woche an. In Urlaubszeiten wird es z.t. durch Frau Hagen innerhalb des Büros vertreten, z.t. sieht er die Notwendigkeit eigener Nacharbeiten. Wichtig ist ihm, die Erbringung des Leistungsverzeichnisses. Nachdem Herr Kuhn den Raum verlassen hat, wird das Angebot allgemein positiv bewertet. 10:45 Uhr. Raum & Energie Frau Fahrenkrug präsentiert das Angebot und vertritt Herrn Wittekind, der sich im Urlaub befindet. Das Angebot von Raum & Energie beinhaltet insgesamt Stunden, entsprechend sind hier insgesamt 9 Wochen Urlaub abgezogen (180 Stunden). Seite 2 von 5

3 Nachdem Frau Fahrenkrug den Raum verlassen hat, werden insbesondere die Referenzen von Raum & Energie hervorgehoben. TOP 3 Diskussion und Auftragsvergabe Zusammengefasst wird das Angebot von der Planungsgruppe Plewa konzeptionell äußerst positiv bewertet. Auch das Angebot von AgendaRegio überzeugt konzeptionell, aber auch und insbesondere preislich. Die bisher gemachten Erfahrungen mit Herrn Kuhn sind ebenfalls positiv. Zudem wird herausgestellt, dass sowohl AgendaRegio als auch die Planungsgruppe Plewa vermitteln, dass sie von der Büroausrichtung das passende Niveau haben, um regional für eine AktivRegion tätig zu sein. Bei Raum & Energie wird diesbezüglich vermutet, dass sie sich insbesondere um übergeordnete Herausforderungen kümmern. Grundsätzlich wird jedoch jedem Anbieter die Erfüllung der Aufgabe zugetraut. Es besteht Einigkeit, dass die Kriterien Datum der Aufnahme der Geschäftsbesorgung und Erfahrungen / Referenzen bei allen Anbietern mit 100 Punkten zu werten sind. Beim Kriterium Konzept / Präsentation erfolgt nach kurzer Diskussion die Abstimmung: Frau Ostermeyer schlägt vor, die Planungsgruppe Plewa beim Kriterium Konzept / Präsentation mit 100 Punkten zu werten Abstimmung 8 Ja-Stimmen Seite 3 von 5

4 Frau Ostermeyer schlägt vor, AgendaRegio beim Kriterium Konzept / Präsentation mit 90 Punkten zu werten Abstimmung 7 Ja-Stimmen 1 Nein-Stimme Frau Ostermeyer schlägt vor, Raum & Energie beim Kriterium Konzept / Präsentation mit 80 Punkten zu werten Abstimmung 8 Ja-Stimmen Bzgl. des Kriteriums Preis ergibt sich eine längere Diskussion. Die drei vorliegenden Angebote gehen von unterschiedlichen Grundsätzen aus. Während AgendaRegio durchschnittlich 20 Stunden / Woche anbietet und Urlaub- und Krankheitszeiten anderweitig vertreten oder nachgearbeitet werden, zieht Raum & Energie bereits 180 Stunden Urlaub im Beauftragungszeitraum ab. Die Planungsgruppe Plewa zieht Urlaubs- und Krankheitszeiten (pauschal) ab und kommt auf eine durchschnittliche Arbeitszeit von 15 Stunden / Woche. Der Vorstand einigt sich darauf, die Angebote von Raum & Energie und der Planungsgruppe Plewa fiktiv auf 20 Stunden / Woche aufzustocken, um vergleichbare Preise zu erhalten. Dementsprechend würde das Angebot von Raum & Energie ,40 und das Angebot von der Planungsgruppe Plewa ,60 betragen. In der Bewertungsmatrix ergibt sich danach folgendes Ergebnis: Seite 4 von 5

5 1. AgendaRegio: 96,5 Punkte 2. Planungsgruppe Plewa: 65 Punkte 3. Raum & Energie 62,48 Punkte (Auch ohne eine fiktive Angleichung der Angebote würde sich in der Gesamtbetrachtung diese Reihenfolge ergeben.) Frau Ostermeyer schlägt vor, den Auftrag dementsprechend an AgendaRegio zu vergeben. Abstimmung 7 Ja-Stimmen 1 Enthaltung Frau Ostermeyer bedankt sich bei allen Anwesenden für die konstruktive Zusammenarbeit. Herr Triphaus wird beauftragt, den Auftrag an AgendaRegio in Abstimmung mit Herrn Meins und Frau Ostermeyer vorzubereiten. Verschiedenes Frau Ostermeyer weist darauf hin, dass die Mitgliederversammlung aufgrund der konstituierenden Sitzungen der Gemeindevertretungen auf die Zeit nach der Sommerpause verschoben werden musste. Frau Ostermeyer schließt die Sitzung. Bestätigung der Erstellung und Richtigkeit 1. Vorsitzende Max Triphaus Christiane Ostermeyer Protokollant Seite 5 von 5