Projektmanagement kompakt Systematisch zum Erfolg

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1 Edition PRAXIS.WISSEN A. Scheel, St. Kasperczyk Projektmanagement kompakt Systematisch zum Erfolg Soft Skills und Techniken für Projektleiter BusinessVillage Update your Knowledge!

2 Inhaltsverzeichnis 1 Über die Autoren...3 Danksagung... 5 Vorwort Projekte, Projekte nichts als Projekte? Warum Projekte spannend sind Vom Profi zum Spezialisten? Kein Problem! Die besondere Herausforderung Projektleitung Von Projectitis und Antibürokraticum Wie viel Projektmanagement braucht der Mensch? Keine einsamen Inseln: Projekte im Unternehmen 1.4 Was macht ein Projekt aus und wer macht es erfolgreich? Von Teamleitern und Spezialisten Wer warum zum Projektleiter wird Willkommen im Club! Die Aufgabe des Projektleiters Kreativer Chaot oder strukturierter Detaillist: 2.2 Welcher Typ bin ich und was bedeutet das für das Projekt? Goldfische im Froschteich 3. Lassen Sie Mitarbeiter und Ergebnisse gedeihen Auswege aus der Entscheidungsfalle Mein Beitrag zum Projekterfolg Alle rennen los wer weiß, wohin? Wie Sie aus Aktivismus Pläne machen So stand das nicht im Lehrbuch!? Warum ein perfekter Projektplan eine Illusion ist Projektmanagement ist wie Segeln Die wichtigsten Instrumente für die Planung Kampf gegen Windmühlen? Vom Umgang mit Projekt(zer)störern Wer hat hier das Sagen? Warum der Leitwolf nicht eingesetzt wird Wer nützt, wer schadet? Holen Sie sich die richtigen Leute ins Team! Wem trauen? Es gibt nicht nur Freunde Im Nebel mit Volldampf voraus 5. Strategien für mehr Überblick in unklaren Situationen Es läuft und läuft Was nun? Managementaufgaben während des Projektes Knapp verfehlt ist auch daneben Denken Sie an die Projektsteuerung Warum macht denn keiner was? Ideen für eine erfolgreiche Implementierung... 80

3 2 Inhaltsverzeichnis 6. Aus Krisen Erfolge machen Es gibt mehr als einen Weg Gut vorbereitet für die Zukunft? 7. Wohin rollt der Zug Projektmanagement? Projektmanagement in der Praxis Projektmanagement bei Roche Diagnostics Projektsteuerung in Bauprojekten Projektmanagement bei der Sparkasse Ulm Checklisten für die tägliche Projektarbeit Weiterführende Literatur

4 Projekte, Projekte nichts als Projekte? Warum Projekte spannend sind 9 1. Projekte, Projekte nichts als Projekte? Warum Projekte spannend sind Auch wenn nicht alle Projekte so vielschichtig sind wie die Realisierung der Apollo 11 und die damit verbundene Mondlandung, gibt es heute kaum noch einen Wirtschaftszweig, der ohne komplexe Strukturen und damit ohne Projektmanagement auskommt. Dies gilt auch für die Produktion der täglichen Dinge des Lebens wie die eines Pkw, eines Fernsehers oder eines Computers und der dazugehörigen Software: An all diesen Produkten sind zahlreiche Menschen an unterschiedlichen Standorten beteiligt, die sich und ihr spezielles Wissen einbringen, um eine Produktentwicklung oder die Realisierung eines Produkts zum Erfolg zu bringen. Eine Ursache dieser Entwicklung sind die immer komplexer werdenden Anforderungen an die Unternehmen, ihre Dienstleistungen und Produkte. Reichte es früher aus, dass mit dem Computer Texte erfasst oder kleine Rechenaufgaben gelöst werden konnten, sind heute umfangreiche Softwarelösungen gefragt: Texte sollen formatiert, in Grafikprogramme exportiert und untereinander verlinkt werden, Indizes und Inhaltsverzeichnisse werden mehr oder weniger automatisch erstellt und Programme wie Excel beherrschen weitaus mehr als die Grundrechenarten. Doch nicht nur die Funktionalität der Software steht bei Neu- und Weiterentwicklungen im Mittelpunkt. Hier geht es auch um Fragen wie die nach Kompatibilität mit und Schnittstellen zu anderen Programmen und um vieles mehr. Dabei müssen sich die Programmierer und Techniker nicht nur in den User, seine Rechnerumgebung und seinen Arbeitsalltag hineindenken, sondern auch noch in die Zukunft schauen, um auf Anforderungen von morgen vorbereitet zu sein. Beispielsweise hinsichtlich der Weiterentwicklung anderer Betriebssysteme als das für die Software vorgesehene. Denn was hilft ein Textprogramm für Windows, wenn die damit erfassten Texte beispielsweise von einem Grafiker mit einer Vorliebe für seinen Apple-Rechner nicht verarbeitet werden können? Was für Software gilt, lässt sich auch auf andere Produkte übertragen. Wie reagieren Inhaltsstoffe in Medikamenten oder in Nahrungsmittelergänzungsprodukten miteinander? Wo kaufe ich am besten die Bestandteile für den neuen Pkw ein? Welche Materialien lassen sich optimal in einem Fernseher verbinden? Kurz: Die Fragen, die bei der Entwicklung und der Realisierung berücksichtigt werden müssen, sind heute so komplex, dass sie nicht von einem einzelnen Mitarbeiter oder einer einzelnen Abteilung beantwortet werden können. Genau hier setzt Projektarbeit an: Sie führt Mitarbeiter aus verschiedensten Bereichen und deren unterschiedlichstes Wissen sowie ihre Erfahrungen zusammen, um ganzheitliche Lösungen für die jeweilige Herausforderung zu erarbeiten. Diese Zusammenführung von interdisziplinärem, abteilungs- oder organisationsübergreifendem Wissen, wie sie im Rahmen von Projektarbeit realisiert wird, ist heute für immer mehr Unternehmen Grundlage ihres langfristigen Erfolgs. Dabei hört

5 10 Projekte, Projekte nichts als Projekte? Warum Projekte spannend sind sich die Umsetzung dieser Aufgabe komplizierter an als sie es in Wirklichkeit ist. Der typische Charakter eines Projektes? Besondere Herausforderungen in kürzester Zeit gemeinsam lösen! Projekte haben wenig bis gar nichts mit alltäglichen Aufgaben zu tun. Im Gegenteil: Sie bringen immer besondere Herausforderungen mit sich für den Projektleiter, aber auch für das gesamte Projektteam. Denn ein Projekt, und diese Definition legen wir diesem Buch zugrunde, ist nichts anderes als ein einmaliges und neuartiges Vorhaben, das eine besondere Komplexität aufweist und in einem zeitlich definierten Rahmen interdisziplinär durchgeführt werden soll. Dabei müssen Projekte meist zusätzlich zu den normalen Aufgaben des Berufslebens gestemmt werden. In einem Projekt arbeiten bedeutet also: Größtmögliche Zielerreichung (Qualität) möglichst rasch (Termin) mit stets geringem und immer vorgegebenem Aufwand (Mitteleinsatz/Kosten) bei reibungsloser Zusammenarbeit (Team) Als Projektleiter haben Sie die Aufgabe, in diesem magischen Dreieck die Balance zu halten. Genau diese auf den ersten Blick vielleicht unlösbare Aufgabe ist es, die Projektarbeit so spannend macht: Jeder Einzelne im Team arbeitet an etwas Neuem, noch nicht Dagewesenem mit und bringt sich mit seinem speziellen Wissen ein. Dabei profitiert er gleichzeitig von dem Wissen der anderen Teammitglieder, die ihm über das aktuelle Projekt hinaus neue Anregungen für die Abbildung 1: Das Magische Dreieck des Projektmanagements

6 Projekte, Projekte nichts als Projekte? Warum Projekte spannend sind 11 eigene Arbeit bringen. Damit bringt jedes Projekt den Mitarbeitern, aber auch dem Unternehmen als Ganzem neue Chancen, um sich auf dem (Arbeits-) Markt zu positionieren. Trotzdem bestimmen Vorbehalte gegen Projektarbeit den Arbeitsalltag. Und dies nicht ohne Grund. Zumindest, wenn man dem einfachen Blick auf die Zahlen glaubt: Über 70 Prozent aller Softwareprojekte brauchen mehr Zeit als geplant, über 60 Prozent aller Kooperationsprojekte scheitern komplett; so das Ergebnis einer GPM- Studie zum Projekterfolg. Die Gründe dafür sind oft hausgemacht: Zu hochgesteckte Ziele, eine unrealistische Planung und unklare Kompetenzregelungen spielen hier eine wesentliche Rolle. Hinzu kommen menschliche Aspekte wie Unsicherheit, Angst vor den Konsequenzen eines gescheiterten oder auch gelungenen Projektes und fehlendes Durchsetzungsvermögen des Projektleiters gegenüber Teammitgliedern und Auftraggebern. Dabei ist Projektmanagement so einfach wie Segeln, Bergsteigen oder wie jede andere Sportart, die Sie gern betreiben. Der Weg zum Erfolg ist ganz einfach. Die wichtigsten Schritte für ein erfolgreiches Projekt Erkenne und beschreibe lohnenswerte Ziele. Mach dir einen Plan. Sorge für die notwendigen Mittel. Vereinbare dich mit anderen. Starte klar und mit Zuversicht. Rechne mit Hindernissen. Vergleiche mit der Karte. Lerne für die nächste Expedition. Projektmanagement ist nicht nur eine Sammlung nützlicher Methoden, sondern viel umfassender, nämlich ein eigenständiges Führungskonzept für zeitlich begrenzte, interdisziplinäre Vorhaben. Diese werden fast immer in abteilungsübergreifenden Gruppen bearbeitet, die nicht selten auf der ganzen Welt verteilt sind. Als solche umfasst es das Spektrum der sachbezogenen und menschlichen Führung. Während häufig immer noch die Planung von Kosten und deren Überwachung im Vordergrund stehen, ziehen wir eine umfassende Sicht auf Projektmanagement vor. Ihr Projekt hat gute Erfolgsaussichten, wenn diese Erfolgsaspekte gleichmäßig ausgeprägt sind: Organisation: Aufbau und Implementierung von effizienten, straffen und transparenten Projektorganisationen und Prozessen im Unternehmen. Mensch: Entwicklung und Qualifizierung von Projektleitern und Projektmitarbeitern zu eigenverantwortlich handelnden Unternehmern im Unternehmen. Methodik: Optimierung und Vereinheitlichung des firmenspezifischen Projektmanagement- Methodenkonzeptes in einem praktischen Werkzeugkoffer. Software: EDV-technische Unterstützung aller Prozesse im Projektmanagement des Unternehmens zur Reduzierung administrativer Aufwände auf ein notwendiges Minimum. Und dazu bedarf es einer integrierten, an den Bedarf des Unternehmens und vor allem der Anwender angepassten Software-Lösung.

7 12 Projekte, Projekte nichts als Projekte? Warum Projekte spannend sind Abbildung 2: Vier Erfolgsfaktoren für professionelles Projektmanagement: das Tiba-Achsenkreuz Erstens kommt es anders, und zweitens als man denkt Die Angst, die Projektleiter bei ihrer Arbeit begleitet, kommt nicht von ungefähr. Mit den meisten Projekten sind hohe Investitionen verbunden, die einen ebenso hohen Erwartungsdruck verursachen. Die Anteile der Projektkosten an den Gesamtkosten bei Unternehmen weist eine Studie, an der 76 führende Unternehmen mit den Schwerpunkten Finanz-, Fertigungs- und IT/Telekommunikationsindustrie teilgenommen haben, nach: Anteil Unternehmen 22 % über 50 % Projektkostenanteil an den Gesamtkosten 34 % zwischen 11 % und 50 % 44 % weniger als 10 % Doch nicht nur die zum Teil hohen Investitionen lähmen die Projektleiter: Für viele Auftraggeber scheinen die Ergebnisse des Projektes bereits im Vorfeld festzustehen, ebenso der zeitliche Rahmen, in dem das Projekt realisiert werden soll.

8 Projekte, Projekte nichts als Projekte? Warum Projekte spannend sind 13 Was hingegen nicht bedacht wird, sind die Aspekte, die ein Projekt erst zum Projekt werden lassen: Die Rede ist von den Unwägbarkeiten, die alles Neue begleiten, von fehlenden Strukturen im Projektteam, fehlenden Ressourcen und einer sich ändernden Umwelt. Anders als Fachabteilungen bewegen sich Projektteams in einer Balance zwischen kreativem Freiraum und disziplinierter Umsetzung. Sie müssen ständig mit Unsicherheiten oder überraschenden Ergebnissen rechnen, die alle bisherigen Pläne über den Haufen werfen und neue Planungen erfordern. Und dies unter Berücksichtigung der feststehenden Rahmenbedingungen, zu denen das (gewünschte) Ergebnis, der Zeitrahmen und das zur Verfügung stehende Budget ebenso gehören wie die vorgegebenen Bedingungen im Umfeld. Nicht zuletzt deshalb fühlen sich Projektleiter in dieser Situation oftmals zerrissen. Um den Kopf nicht zu verlieren, müssen sie die Gegebenheiten abwägen und den Faktoren Ziele, Termin und Budget unterschiedliches Gewicht verleihen. Nicht immer hat die Einhaltung des Budgets die höchste Priorität, wie das folgende Beispiel eines deutschen Mittelständlers zeigt. Die Geschäftsleitung hatte ein Projekt ins Leben gerufen, das die reibungslose Jahr 2000-Umstellung sicherstellen sollte. Dieses Projekt war, wie es häufig passiert, eigentlich viel zu spät gestartet worden und der Projektleiter zweifelte daran, diese Aufgabe bis zum Jahreswechsel lösen zu können. Deshalb verschanzte er sich hinter vielen anderen Aufgaben, die ihm zugetragen wurden, und vernachlässigte das eigentliche Projekt. Wenige Monate vor dem geplanten Umstellungstermin erkannte das Management die Klippe, auf die das Unternehmen zuraste, und holte externe Unterstützung hinzu. Das Ergebnis: Die Umstellung erfolgte zum vorgesehenen Zeitpunkt, allerdings zu weitaus höheren Kosten als geplant. Neben den bereits zuvor beschriebenen Erfolgsfaktoren sind es vor allem die nachfolgenden vier Prinzipien, die Ihnen Orientierung geben und helfen können, Projekte erfolgreich zu gestalten. Die Prinzipien bedeuten im Einzelnen (siehe auch Abbildung 3 auf Seite 14): Kundenorientierung Projekte macht man nicht um der Projekte willen, sie dienen einem bestimmten Zweck. Daher sind auch die Prozesse und Abläufe auf interne und externe Kunden hin ausgerichtet. Sollten Sie als Projektleiter einmal den Kunden aus den Augen verlieren, rücken Sie ihn bitte schnellstmöglich wieder in den Mittelpunkt. Entscheidend ist, dass der Kunde zurückkommt und nicht das Projektergebnis. Systemorientierung Projekte sind komplexe soziale Systeme. In Projekten arbeiten viele Menschen und Organisationen aus verschiedenen Fachdisziplinen, mit unterschiedlichen Interessen und möglicherweise auch aus unterschiedlichen Kulturen zusammen. Bedenken Sie, dass in solchen Systemen einfache Ursache-Wirkungs-Beziehungen (zum Beispiel Anweisung Gehorsam) wahrscheinlich nicht funktionieren und ganz unerwartete Effekte auftreten können.