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1 Anleitung Empfangen und versenden verschlüsselter s Bank J. Safra Sarasin AG Document Owner Security Classification Document Type Bank J. Safra Sarasin AG internal and external use Manual Document change history Version Description Date 0.1 Draft Finale version Updated

2 Inhaltsverzeichnis Bank J. Safra Sarasin AG... 1 Inhaltsverzeichnis Wichtige Hinweise Allgemein Passwort Sichere Verbindung PDF-Reader Alternative zu E-Services Registrierung Inhalt entschlüsseln Entschlüsselung auf einem PC Entschlüsselung via Tablet oder Smartphone (Beispiel: ipad) Auf eine verschlüsselte antworten Eine verschlüsselte erstellen Passwort vergessen Passwort ändern Abbildungsverzeichnis Software Empfehlungen Glossar

3 1. Wichtige Hinweise 1.1. Allgemein Die in diesem Dokument beschriebene Verschlüsselung funktioniert nur für verschlüsselte E- Mails, die Sie von der Bank J. Safra Sarasin AG (nachfolgend BJSS genannt) erhalten, und für s, die Sie mit der hier beschriebenen Methode verschlüsselt an die BJSS senden. Stellen Sie sicher, dass Ihr Mail Dienst keine verschlüsselten PDF Anhänge von BJSS blockiert, indem Sie z.b. die Sender Adresse oder unsere Domain in eine White-List aufnehmen Passwort Bitte achten Sie bei der Definition des Passwortes unbedingt darauf, dass Sie keines Ihrer bestehenden Passwörter verwenden (z. B. für E-Banking, Account, etc.). Kreieren Sie ein neues Passwort, welches Sie nur für die Verschlüsselung der BJSS einsetzen. Ihr Passwort muss mindestens achtstellig sein und aus Buchstaben und Zahlen bestehen (alphanumerisches Passwort). Verwenden Sie keine persönlichen Angaben, wie Namen und Geburtstage. 3 23

4 1.3. Sichere Verbindung Allein die Verschlüsselung einer Internet Verbindung garantiert nicht, dass Sie mit dem richtigen Server kommunizieren. Überprüfen Sie deshalb mit einem Doppelklick auf das Verschlüsselungssymbol, z. B. Vorhängeschloss-Icon, Ihres Internet Browsers (Internet Explorer, Firefox etc.), ob das Zertifikat korrekt auf *.jsafrasarasin.com lautet. Achten Sie ferner darauf, das Sie die URL (https://secure -ch.jsafrasarasin.com/mailclient) in ihrer Trusted Zone in ihrem Browser aufnehmen, um keine Scripts zu blockieren. Für eine sichere Verbindung empfiehlt es sich Aktualisierungen für das Betriebssystem 1 und den Browser installiert zu haben und einen aktuellen Browser zu verwenden, der eine TLS Verschlüsselung unterstützt und diese auch aktiv hat. Browser, die TLS unterstützen wären: Google Chrome - ab v29 Internet Explorer - ab v11 Mozilla Firefox - ab v24 Opera Browser - ab v16 Safari Browser - ab v7 2 1 Android wurde mit der Kernel Version auf Mobile Devices und Tablet getestet. Windows XP wird aufgrund des abgelaufenen Supports von Microsoft aus Sicherheitsgründen nicht empfohlen. 2 der Browser Safari hat auf Apple Produkten zuletzt keinen eigenen Update Kanal sondern wird über das Betriebssystem IOS aktualisiert. Welches in der Version von uns getestet wurde. Eine Liste von Empfehlungen für Software können Sie am Ende des Dokumentes einsehen PDF-Reader Stellen Sie sicher, dass Sie einen PDF-Reader wie z.b. Adobe Acrobat Reader (ab Version 7.0) auf Ihrem Gerät installiert haben, damit Sie die verschlüsselten PDF-Dateien öffnen können. Die aktuellste Version vom Adobe Acrobat Reader finden Sie hier: Der Standard-PDF Reader von Apple hat Probleme mit der Anzeige von Anhängen in PDF Dokumenten. Auf Apple Produkten wie z.b. iphone Modellen empfehlen wir daher die App Acrobat Reader von Adobe, die in hausinternen Tests funktionierte. Auf Mobilgeräten mit Android OS empfehlen wir andere PDF Reader zu verwenden, da die Adobe App dort bei den Tests Probleme hatte die Anhänge anzuzeigen. Achten Sie darauf ihren PDF Reader auf einen aktuellen Stand zu halten, um Sicherheitslecks der Anwendung behoben zu haben. 4 23

5 1.5. Alternative zu E-Services Die hier beschriebene Verschlüsselungsmöglichkeit ist eine Alternative zu der bereits vorhandenen sicheren Kommunikationsfunktion, die mittels E-Services der BJSS angeboten wird. 5 23

6 2. Registrierung Bevor Sie eine verschlüsselte empfangen können, ist eine Registrierung auf dem E- Mail-Verschlüsselungsserver der BJSS nötig. 1. Klicken Sie auf den Link, welchen Sie in der erhaltenen Registrierungs- finden. Der Link führt Sie direkt auf den -Verschlüsselungsserver der BJSS. Wichtig: Für jede zu registrierende -Adresse wird ein individueller Link generiert. 1: Registrierungs- 1 - Registrierungs 2 - Registrierungsseite auf dem Verschlüsselungsserver der BJSS 6 23

7 2. Stellen Sie sicher, dass die URL mit https://secure ch.jsafrasarasin.com/mailclient/register.php beginnt und mit ihrer persönlichen Mail- ID endet. 3 - URL des Verschlüsselungsservers der BJSS 3. Geben Sie auf dieser Registrierungsseite Ihre Adresse an und definieren Sie ein Passwort (beachten Sie dabei die Hinweise unter Punkt 3.2). Um den Prozess abzuschliessen, müssen Sie Ihr Passwort noch ein zweites Mal eingeben und mit Set password bestätigen: 4 - Registrierung Wichtiger Hinweis: Der Registrierungslink funktioniert nach der erfolgreichen Registrierung nicht mehr sondern wird einen Fehler anzeigen. 7 23

8 3. Inhalt entschlüsseln 3.1. Entschlüsselung auf einem PC 1. Öffnen Sie die von der BJSS erhaltene verschlüsselte . Diese enthält im Anhang eine verschlüsselte PDF-Datei, welche die eigentliche inklusive aller Anhänge beinhaltet. 5: 5 - Verschlüsselte der der BJSS BJSS inkl. inkl. Anhang PDF-Datei in einer im PDF-Datei Anhang 2. Öffnen Sie die PDF-Datei mit dem PDF Reader (z.b: Adobe Acrobat Reader) direkt aus Ihrem Programm oder speichern Sie die Datei lokal auf Ihrem PC. Sobald Sie die Datei mit einem Doppelklick öffnen, werden Sie aufgefordert, Ihr zuvor definiertes Passwort (siehe Kapitel 4) einzugeben. 6: 6 PDF-Datei - Datei mittels Passwort Passwort öffnen öffnen 8 23

9 3. Nach erfolgreicher Eingabe des Passworts können Sie den Inhalt der erhaltenen lesen. 7: 7 - verschlüsselte Lesen einer verschlüsselten lesen 4. Anhänge (z.b. eine Word-Datei) können Sie wie in einer unverschlüsselten mit Anhängen, mittels Anhang speichern lokal auf Ihrem PC abspeichern. Falls das Menü links nicht ersichtlich ist können Sie es via View Show/Hide Navigation Panes Show Navigation Pane (oder durch Drücken der F4-Taste auf Ihrer Tastatur) aktivieren. 8: Anhänge Anhänge abspeichern abspeichern 9 23

10 9 - Adobe Acrobat Reader XI auf Windows 8.1 zeigt Anhänge unter anderem Navigationspunkt 10 23

11 3.2. Entschlüsselung via Tablet oder Smartphone (Beispiel: ipad) 1. Öffnen Sie die von der BJSS erhaltene verschlüsselte . Diese enthält im Anhang eine verschlüsselte PDF-Datei, welche die eigentliche inklusive aller Anhänge beinhaltet. 9: 10 Verschlüsselte - Verschlüsselte der der BJSS BJSS inkl. inkl. PDF-Datei PDF-Datei im Anhang im Anhang 2. Öffnen Sie die PDF Datei. Geben Sie jedoch noch nicht Ihr Passwort ein. Verwenden Sie den Pfeil um Adobe Acrobat Reader als zu öffnendes Programm auszuwählen Verschlüsselte PDF-Datei 11 23

12 10: 12 - verschlüsselte Datei öffnen mit PDF Adobe Datei Reader 3. Geben Sie nun Ihr zuvor definiertes Passwort ein. Der Text wird Ihnen jetzt angezeigt. Um allfällige Anhänge zu öffnen verwenden Sie die Büroklammer. 12: 13 - PDF-Datei PDF Datei mittels mittels Passwort Passwort öffnen öffnen 12 23

13 14 - Verschlüsselte Lesen 13: verschlüsselte lesen 13 23

14 4. Auf eine verschlüsselte antworten 1. Um auf eine verschlüsselte antworten zu können gehen Sie in der verschlüsselten PDF-Datei auf die letzte Seite. 2. Verwenden Sie die Schaltfläche Reply, um eine verschlüsselte an den ursprünglichen Absender zu senden (falls die Schaltfläche nicht funktioniert, müssen Sie den rot markierten Link in Ihren Internet Browser kopieren). 14: 15 - mittels Beantworten Reply einer eine verschlüsselten verschlüsselte mit dem beantworten "Reply" 3. Nachdem Sie Reply geklickt haben, gelangen Sie über eine gesicherte Verbindung auf den Verschlüsselungsserver der BJSS. Achten Sie darauf, dass die URL mit https://secure -ch.jsafrasarasin.com/mailclient/mail.php beginnt und am Ende mit ihrer persönlichen Mail-ID endet. Auf mobilen Geräten (z.b. iphone) wird der Reply Knopf nicht immer unterstützt. Benutzen Sie in diesem Fall die anzeigte URL für das Öffnen der Webseite mit Ihrem Browser. 4. Geben Sie in der Login-Eingabemaske Ihre -Adresse und Ihr zuvor definiertes Passwort ein (vergleiche Kapitel 4)

15 15: 16 - BJSS BJSS Verschlüsselungsserver Verschlüsselungsserver Login Login 5. Klicken Sie Login um sich anzumelden. 6. Schreiben Sie Ihre Nachricht in den rot markierten Bereich. Der Empfänger und der Absender werden automatisch übernommen. 16: 17 - Verschlüsselte beantworten beantworten 15 23

16 7. Verwenden Sie Copy to sender damit Sie eine Kopie Ihrer verschlüsselten Antwort erhalten, da der Verschlüsselungsserver der BJSS keine s speichert. 18 -"Copy to sender" Funktion 17: "Copy to sender" Funktion 8. Verwenden Sie Browse und Upload file um der verschlüsselten eine oder mehrere Dateien anzuhängen. 18: 19 - Dateien Dateien anhängen anhängen 16 23

17 9. Klicken Sie die Schaltfläche Send um Ihre verschlüsselte Mitteilung an den Empfänger zu senden. 19: 20 - Verschlüsselte Verschlüsselte absenden absenden 10. Verwenden Sie die Schaltfläche Write another um eine weitere verschlüsselte Nachricht an den gleichen Empfänger zu senden oder verwenden Sie Log out um sich vom Verschlüsselungsserver abzumelden Verschlüsselungsserver verlassen 17 23

18 5. Eine verschlüsselte erstellen WICHTIG: Sie können nur auf bereits erhaltene (verschlüsselte) s der BJSS mit einer verschlüsselten antworten (siehe Kapitel 6). Wenn Sie als Initiant einer -Kommunikation eine Verschlüsselung Ihrer Botschaft an uns wünschen, bietet sich unsere E-Services Mitteilungsfunktion an. Voraussetzung hierfür ist ein mit der BJSS abgeschlossener E-Services Vertrag. 6. Passwort vergessen Falls Sie Ihr Passwort vergessen haben, müssen Sie wie folgt vorgehen: 1. Informieren Sie telefonisch den Absender (BJSS) bezüglich des vergessenen Passworts. 2. Der Absender (BJSS) wird Ihre Anfrage (bankintern) telefonisch weiterleiten. 3. Bleiben Sie solange am Telefon, bis man Ihnen im Anschluss das zu verwendende Passwort mitgeteilt hat

19 7. Passwort ändern Wenn Sie ihr Passwort ändern wollen, können Sie dies nach erfolgreicher Anmeldung im PDF Reply machen. Beachten Sie dabei, das nur neue mit dem neuen Passwort geöffnet werden können und sich ihre ID dabei ändert. Das neue Passwort gilt sofort nach der Änderung für alle neuen s, die versandt werden. Alle älteren s, die ihnen bereits zugesandt wurden, bleiben unverändert und müssen mit dem alten Passwort geöffnet werden mit dem diese ursprünglich verschlüsselt wurden Password Management 19 23

20 8. Abbildungsverzeichnis 1 - Registrierungs Registrierungsseite auf dem Verschlüsselungsserver der BJSS URL des Verschlüsselungsservers der BJSS Registrierung Verschlüsselte der BJSS inkl. Anhang in einer PDF-Datei PDF Datei mit Passwort öffnen Lesen einer verschlüsselten Anhänge abspeichern Adobe Acrobat Reader XI auf Windows 8.1 zeigt Anhänge unter anderem Navigationspunkt Verschlüsselte der BJSS inkl. PDF-Datei im Anhang Verschlüsselte PDF-Datei Datei öffnen mit Adobe Reader PDF Datei mittels Passwort öffnen Verschlüsselte Lesen Beantworten einer verschlüsselten mit dem "Reply" BJSS Verschlüsselungsserver Login Verschlüsselte beantworten "Copy to sender" Funktion Dateien anhängen Verschlüsselte absenden Verschlüsselungsserver verlassen Password Management

21 9. Software Empfehlungen Java 7u25 oder höher Java 8u31 oder höher Internet Explorer 11 mit Windows 7 / 8.1 Internet Mobile Explorer 10 mit Windows Phone 8.0 Internet Mobile Explorer 11 mit Windows Phone 8.1 Firefox 37 oder höher auf OS X Android oder höher bei mobilen Geräten Chrome 42 oder höher auf OS X Safari 7 oder höher auf IOS 7.1 oder OS X 10.9 Safari 8 oder höher auf IOS 8.12 oder OS X Adobe Acrobat Reader 10 oder höher auf Windows 7 / 8.1 Adobe Acrobat Reader App für IOS ab Version 7.1 QuickOffice oder höher auf Android ab

22 10. Glossar Adobe Adobe Acrobat Reader Android BJSS CMG Abbildung Adobe Systems ist das Unternehmen, welches das Portable Document Format (PDF) entwickelt hat. Software, die gratis von Adobe zur Verfügung gestellt wird um PDF Dokumente zu lesen (http://get.adobe.com/de/reader/). Betriebssystem auf mobile Geräten (Smartphones, Tablets) von Google Bank J. Safra Sarasin AG Compumatica Mail Gateway Compumatica SafeGuard MailGateway Verschlüsselungs-Software, die von der BJSS verwendet wird. SGMG wurde von der Firma Sophos entwickelt. Chrome Firefox IOS Internet Explorer (IE) Internet Explorer Mobile (IEM) JAVA OS X Browser Browser Betriebsssystem von Apple auf iphone, ipad Browser von Microsoft für Windows Plattformen Browser von Microsoft für Windows Phone Programmiersprache die sehr oft im Internet verwendet wird in den HTML Seiten. Betriebssystem von Apple für den MAC PDF Portable Document Format (PDF; Deutsch: transportables Dokumentenformat) ist ein plattformunabhängiges Dateiformat für Dokumente, das vom Unternehmen Adobe Systems entwickelt wurde. Safari TLS URL Browser auf Apple Produkten Verschlüsselungsmechanismuss für Aufbau von sicheren Verbindungen mittels Verwendung von Im allgemeinen Sprachgebrauch werden URLs (Uniform Resource Locators) auch als 22 23

23 Internetadresse oder Webadresse bezeichnet

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