P a p i e r - R e c h n u n g s e i n r e i c h u n g W a r e n - u. K o s t e n r e c h n u n g e n D e u t s c h l a n d

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1 Richtlinien P a p i e r - R e c h n u n g s e i n r e i c h u n g W a r e n - u. K o s t e n r e c h n u n g e n D e u t s c h l a n d Papier Richtlinien für die Einreichung von Papier-Rechnungen im Rechnungsverkehr mit Gesellschaften der METRO GROUP in Deutschland Papier Papier Papier Papier Papier Papier Papier Papier Papier Papier Papier Papier Papier Papier Papier Papier Papier Papier Papier Papier Papier Papier Papier Papier Papier Papier Papier Papier Papier Papier Papier Papier Papier Papier Papier Papier Papier Papier Papier Papier Ohmstraße 1 GLN Kehl Postanschrift: Kehl Dokument: RICHTLINIEN-MGP-Papierrechnungen-DE docx Telefon: +49 (0) Stand: Dezember 2012

2 Inhaltsverzeichnis 1 Vorbemerkungen Rechnungseinreichung in Papierform Rechnungsinhalte Sonstiges Anhang Relevante Gesellschaften Musterrechnung Muster: Pfand-/Leergut-Darstellung Deckblatt für die Einreichung von Kostenrechnungen Deckblatt für die Einreichung von Warenrechnungen RICHTLINIEN-MGP-Papierrechnungen-DE docx (C) METRO MGP Seite 2 / 11

3 1 Vorbemerkungen MGP Metro Group Account Processing GmbH ist ein Dienstleistungsunternehmen der METRO GROUP und zuständig für die Rechnungserfassung, Rechnungsarchivierung und Aufbereitung der Zentralregulierung. Ziel ist es, zukünftig alle Vorgänge im Bereich der Rechnungsabwicklung elektronisch bereitzustellen. Daher wird das EDI-Verfahren für den papierlosen elektronischen Datenaustausch im Rechnungsverkehr konsequent genutzt und forciert. Alternativ zum EDI-Verfahren bietet MGP auch die Rechnungseinreichung im PDF-Verfahren (einvoice) an, sollte das EDI-Verfahren nicht bzw. noch nicht möglich sein. Bitte sehen Sie hierzu unsere entsprechenden Richtlinien auf unserer Homepage Über ein zentrales Rechnungsarchiv werden die Rechnungen den Vertriebslinien elektronisch/online zur Verfügung gestellt. Die von MGP bereitgestellten Daten und das elektronische Archiv ermöglichen den Vertriebslinien einen weitgehend automatisierten Rechnungsprüfungsprozess. Um eine schnelle und fehlerfreie Bearbeitung Ihrer Rechnungen zu ermöglichen, bitten wir ausdrücklich um Beachtung der allgemeinen Organisationsrichtlinien für die Rechnungsabwicklung. Diese Richtlinien gelten für alle Unternehmen, die im Anhang aufgeführt sind. Rechnungen für diese Gesellschaften sind einzureichen bei: MGP Metro Group Account Processing GmbH (Anschrift siehe unten Punkt 2) Der Rechnungsversand der übrigen Gesellschaften erfolgt weiterhin an deren vorgegebene Rechnungsadresse. Sollten Sie nicht sofort auf eine papierlose, elektronische Einreichung umstellen können, gelten folgende Richtlinien, die Sie bitte im Interesse einer reibungslosen Rechnungsabwicklung unbedingt beachten sollten. 2 Rechnungseinreichung in Papierform Originalrechnungen Bitte reichen Sie nur Originalrechnungen (ohne Durchschlag / Kopie), ausgestellt in Euro, unverzüglich nach erfolgter Lieferung bei MGP ein. Mehrseitige Rechnungen Bei mehrseitigen Rechnungen stellen Sie bitte sicher, dass die Seiten voneinander getrennt und nicht geheftet sind. Die Seiten sind nach Seitenzahl aufsteigend zu sortieren. Folgende Angaben sind auf den Folgeseiten erforderlich: Ihr Firmenname Rechnungsnummer Seitennummer Vorfaktura Vorfakturierte Rechnungen (Rechnungsdatum liegt vor dem Lieferdatum) werden nicht akzeptiert. RICHTLINIEN-MGP-Papierrechnungen-DE docx (C) METRO MGP Seite 3 / 11

4 Druckqualität Doppelseitiger Druck Trennung von Waren- und Kostenrechnungen Rechnungsversand Die Rechnungen werden gescannt und den Vertriebslinien digital/online zur Verfügung gestellt. Weiterhin erfolgt eine automatische Extraktion der Rechnungsdaten. Daher ist eine gute Druckqualität unabdinglich um Fehler und Reklamationsaufwand zu vermeiden. Dunkel oder farblich hinterlegte Felder sind auf den Rechnungsformularen möglichst zu vermeiden. Doppelseitig bedruckte Belege können nicht verarbeitet werden. Die neue Abwicklung erfordert die eindeutige Trennung von Warenund Kostenrechnungen bereits im Rechnungseingang. Daher sind Kostenrechnungen grundsätzlich mit dem Deckblatt Kostenrechnungen einzureichen. Das Deckblatt Warenrechnungen ist nur dann erforderlich wenn sie sowohl Kostenrechnungen als auch Warenrechnungen bei uns einreichen. Durch die Post wurde uns speziell für die Kostenrechnungen eine separate Postleitzahl zugeteilt. Bitte beachten Sie folgende Rechnungsversandanschriften: Warenrechnungen: MGP Metro Group Account Processing GmbH Kehl Kostenrechnungen: MGP Metro Group Account Processing GmbH Kehl Kostenrechnungen welche ohne bzw. mit dem falschen Deckblatt eingereicht werden, geraten in einen falschen technischen Ablauf. Dies kann zu erheblichen Zahlungsverzögerungen führen. 3 Rechnungsinhalte Rechnungsaussteller (1) GLN Ihrer Firma (1) Ihre Lieferantennummer (2) USt-ID bzw. Steuernummer des Rechnungsausstellers (11) Rechnungsnummer (5) Komplette Firmierung und Anschrift Ihrer Firma Angabe Ihrer 13-stelligen GLN (frühere Bezeichnung ILN) Angabe Ihrer MGP-Lieferantennummer inkl. Prüfziffer (6-stellig) Die MGB-Lieferantennummer wurde ab durch die Bezeichnung MGP-Lieferantennummer ersetzt. Ihre USt-ID bzw. Steuernummer. Sie muss immer auf der Vorderseite der Rechnung angegeben sein. Eindeutig bezeichnete Rechnungsnummer unter der Bezeichnung Rechnungsnummer, Belegnummer. Bitte beachten Sie in diesem Falle, dass die auf dem Beleg angegebene Rechnungsnummer bei Schriftverkehr (Mahnungen etc.) immer vollständig angegeben werden muss. Rechnungsdatum (5) Eindeutig bezeichnetes Rechnungsdatum unter der Bezeichnung Rechnungsdatum, Belegdatum. RICHTLINIEN-MGP-Papierrechnungen-DE docx (C) METRO MGP Seite 4 / 11

5 Rechnungsanschrift (3) GLN der Rechnungsanschrift (3) Warenempfänger (4) (Lieferanschrift) Komplette Firmierung des Rechnungsempfängers z. B. Metro Cash & Carry Deutschland GmbH. Komplette Adresse (Straße, PLZ, Ort) der Rechnungsanschrift. Angabe der 13-stelligen GLN der Rechnungsanschrift Angabe der Adresse des Warenempfängers (Markt, Filiale, Lager) Die Adresse muss vollständig sein (Straße, PLZ, Ort). GLN des Warenempfängers (4) Angabe der 13-stelligen GLN des Warenempfängers (Markt, Filiale, Lager) Die aktuellen GLN finden Sie unter Bitte beachten Sie ggf. die Sonderregelung bei Lieferungen an die Kaufhof-RSP-Lager. Lieferscheinnummer (6) Liefer-/Leistungsdatum (7) Auftragsnummer (12) Angabe der Lieferscheinnummer unter eindeutiger Bezeichnung z. B. Lieferschein-Nr., LS-Nr.. Angabe des Zeitpunktes der Lieferung oder Leistung unter eindeutiger Bezeichnung z. B. Lieferdatum, Lieferzeitraum. Angabe der Kunden-Auftragsnummer bei Kaufhof und bei Rechnungen für den Eigenbedarf (Kostenrechnung) unter eindeutiger Bezeichnung z. B. Auftragsnummer, Ordernummer. Artikel-GTIN-Nummer (8) Angabe GTIN (frühere Bezeichnung EAN) bei den Rechnungspositionen. Pfand/Leergut (15) Fracht/Verpackung (13) Nettobetrag (9) MwSt-Satz (9) Bruttobetrag (10) Hinweis auf Konditionsvereinbarung (14) Der Gesamtwert des Leergut/Pfand pro MwSt-Satz ist getrennt vom Warenwert aufzuführen Der Gesamtwert der Fracht/Verpackung pro MwSt-Satz ist getrennt vom Warenwert aufzuführen Gesamtnettobetrag pro MwSt-Satz (excl. MwSt): MwSt-Satz in Prozent Gesamtbruttoendbetrag der Rechnung incl. MwSt. Aufgrund der Vielzahl der Hinweistexte möchten wir darum bitten den durch das Bundesfinanzministerium vorgegebenen Text Es bestehen Bonus- oder Rabattvereinbarungen zu verwenden. Die entsprechenden Filial- oder Marktdaten entnehmen Sie bitte unserer aktuellen Rechnungs- und Lieferanschriftenliste. Die aktuellen Marktdaten finden Sie im Internet unter Bei der Fakturierung Ihrer Lieferungen an die GALERIA Kaufhof GmbH sind zusätzlich folgende Angaben erforderlich: Kaufhof Auftragsnummer 9-stellig (12) Fracht- und Verpackungskosten (13) Bitte diese einmal separat aufführen und addiert im Netto-Warenwert zusammenfassen. RICHTLINIEN-MGP-Papierrechnungen-DE docx (C) METRO MGP Seite 5 / 11

6 Sofern Rechnungen nicht die erforderlichen Angaben enthalten können Sie durch uns nicht verarbeitet werden. Für diesen Fall erhalten Sie von uns ein Fehlerprotokoll und eine Kopie Ihrer Rechnung mit der Bitte eine berichtigte Original-Rechnung einzureichen. In diesem Zusammenhang möchten wir darauf hinweisen, dass eine Rücksendung der Belege zu einer Verzögerung in der Zahlung führen kann. Je Lieferschein muss eine Rechnung erstellt werden, außer es wurde eine anders lautende Absprache mit den betroffenen Vertriebslinien getroffen (Dekadenrechnungen etc.). Bei der Fakturierung von Handelsmarken (Tip, Aro, real Quality etc.) bitte den Namen der Handelsmarke vor der Artikelbezeichnung angeben, damit Verwechslungen vermieden werden. 4 Sonstiges Informationen zu Konditionskürzungen Reklamationsbearbeitung Bezahlung der Rechnungen finden Sie in unseren allgemeinen Organisationsrichtlinien für die Rechnungsabwicklung. Bei Fragen zu diesen Richtlinien wenden Sie sich bitte an unseren Lieferantenservice, Tel. +49 (0) MGP METRO GROUP ACCOUNT PROCESSING GmbH Abteilung Zentralregulierung/Lieferantenservice RICHTLINIEN-MGP-Papierrechnungen-DE docx (C) METRO MGP Seite 6 / 11

7 5 Anhang 5.1 Relevante Gesellschaften Gesellschaften der METRO GROUP mit Rechnungsabwicklung über METRO MGP SB-Warenhäuser: real,- SB-Warenhaus GmbH Friedrichstrasse Alzey Zweite real,- SB Warenhaus GmbH Friedrichstraße Alzey Cash & Carry Metro SB-Großmärkte GmbH & Co. KG Dornierstr Esslingen Metro SB-Großmärkte GmbH & Co. KG Siemenstr Linden Metro Cash & Carry Deutschland GmbH Metrostrasse Düsseldorf Metro Cash & Carry Brunnthal GmbH & Co. KG Zusestraße Brunnthal Multi-Center Warenvertriebs GmbH Metrostrasse Düsseldorf Warenhäuser GALERIA Kaufhof GmbH Leonhard-Tietz-Str Köln Sportarena GmbH Leonhard-Tietz-Str Köln Gastronomie DINEA Gastronomie GmbH Hansestraße Köln Lager Metro Logistics Germany GmbH Metrostrasse Düsseldorf RICHTLINIEN-MGP-Papierrechnungen-DE docx (C) METRO MGP Seite 7 / 11

8 5.2 Musterrechnung Klaus Mustermann Musterstraße Musterhausen GLN 43../. (1) GALERIA Kaufhof GmbH (3) Rechnungs-Nr. XXXXX (5) GLN (3) Rechnungs-Datum ( 5) Leonhard-Tietz-Str. 1 (3) Lieferschein-Nr. XXXXX ( 6) Lieferdatum (7) Köln (3) Kunden-Auftragsnr. XXXXXXXXX (12) MGP-Lieferanten-Nr. XXXXX / X (2) Lieferanschrift: Kaufhof, Bleichstr. 15, Göppingen, GLN (4) Menge Artikel/GTIN-Nummer Einzelpreis Gesamtpreis 20 Artikelbezeichnung1 GTIN (8) 5,95 119,00 10 Artikelbezeichnung2 GTIN (8) 2,00 20,00 Warenwert (9) Pfand Leergut(15) Fracht Verp.(13) Gesamtnetto Betrag (9) MwSt Betrag (9) MwSt Prozent(9) Gesamtbrutto Betrag (10) 119,00 1,50 2,50 123,00 23,37 19,00 146,37 20,00 3,00 23,00 1,61 7,00 24,61 Euro 170,98 (10) Es bestehen Bonus- oder Rabattvereinbarungen (14) Bankverbindung: Volksbank Musterhausen, KTO , BLZ Steuernummer / Umsatzsteuer-Identifikationsnummer DE (11) RICHTLINIEN-MGP-Papierrechnungen-DE docx (C) METRO MGP Seite 8 / 11

9 5.3 Muster: Pfand-/Leergut-Darstellung GLN /1 MGP-Lief.-Nr.: Warenrechnung Blatt 1 Lieferant Telefon Muster AG Pfandstrasse Köln Bitte bei Zahlung und Rückfragen angeben Beleg-Nummer Beleg-Datum Valuta/Fälligkeit Rechnungsanschrift GLN: Lieferanschrift GLN: Metro Cash & Carry Deutschland GmbH Metro Cash & Carry Auftrag Lieferdaten Metrostr. 8 Am Toenniesberg Düsseldorf Hannover Nr Lieferschein Nr Datum Lieferdatum Artikel-Nr. Artikelbezeichnung GTIN GTIN-Menge Einzelpreis Abzüge MwSt Netto-Wert Artikel KAS 10,00 19% 100, Artikel FL 5,00 19% 50, Artikel KIS 7,00 7% 700,00 Leergutabrechnung: Kasten 10 KAS 3,00 19% 30, Flaschen 10 FL 0,30 19% 3, Kisten 100 KIS 0,50 7% 50,00 Pfandwert excl. MwSt 33,00 19% Pfandwert excl. MwSt 50,00 7% Warenwert Netto-Betrag MWSt MWSt-% Endbetrag 150,00 700,00 183,00 750,00 34,77 52,50 19% 7% 217,77 802,50 Euro 1.020,27 oder Leergutabrechnung: Kasten 10 KAS 3,00 19% 30, Flaschen 10 FL 0,30 19% 3, Kisten 100 KIS 0,50 7% 50,00 Warenwert Pfand vor Aufschlag MwSt. Netto-Betrag MWSt MWSt-% Endbetrag 150,00 700,00 33,00 50,00 183,00 750,00 34,77 52,50 19% 7% 217,77 802,50 Euro 1.020,27 Bitte beachten Sie, dass der Netto-Gesamtwert der Rechnung (inkl. Pfand, Basis für MwSt) immer angegeben werden muss!! RICHTLINIEN-MGP-Papierrechnungen-DE docx (C) METRO MGP Seite 9 / 11

10 5.4 Deckblatt für die Einreichung von Kostenrechnungen MGP Metro Group Account Processing GmbH Kehl Kostenrechnungen RICHTLINIEN-MGP-Papierrechnungen-DE docx (C) METRO MGP Seite 10 / 11

11 5.5 Deckblatt für die Einreichung von Warenrechnungen MGP Metro Group Account Processing GmbH Kehl Warenrechnungen RICHTLINIEN-MGP-Papierrechnungen-DE docx (C) METRO MGP Seite 11 / 11