Arten und Gestaltungskonzepte von Kennzahlen und -systemen

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1 Arten und Gestaltungskonzepte von Kennzahlen und -systemen Marcel Böhl Tel.: +49 (0) 681 / Fax: +49 (0) 681 / marcel.boehl@klinkner.de Klinkner & Partner GmbH Wilhelm-Heinrich-Straße 16 D Saarbrücken

2 Ziele und Betrachtungsschwerpunkte Systeme Rechensysteme KVP Schnittstellen KPI Performance Measurement Kompremierung Benchmarks Steuerung LGI Adressat Kennzahlen Information Wertstromdesign Benchmark Transparenz Dokumentation Insourcing Ordnungssysteme PGI CIP 7 Gebote Prozesse Leistungsmessung Arten und Gestaltungskonzepte von Kennzahlen und -systemen Klinkner & Partner GmbH 2010 Folie 2 von 33

3 Inhaltsverzeichnis 1. Welche Funktionen haben Kennzahlen im Unternehmen? 2. Was unterscheidet ein Ordnungssystem von einem Rechensystem und wo werden sie eingesetzt? 3. Grundlagen der Kennzahlenerhebung 4. Vorgehensweise bei der Erhebung von Kennzahlen 5. Die 7 Gebote der Kennzahlenerhebung 6. Anforderungen an mögliche Kennzahlen 7. Der Kennzahlensteckbrief 8. Klassifizierung von Kennzahlen KPI, LGI und PGI Arten und Gestaltungskonzepte von Kennzahlen und -systemen Klinkner & Partner GmbH 2010 Folie 3 von 33

4 Welche Funktionen haben Kennzahlen im Unternehmen? Arten und Gestaltungskonzepte von Kennzahlen und -systemen Klinkner & Partner GmbH 2010 Folie 4 von 33

5 Dokumentationsfunktion: Kennzahlen dokumentieren den zum Erhebungszeitpunkt aktuellen Zustand des zu charakterisierenden Objekts. Beispiel Bilanz: Sie dokumentiert die auf einen bestimmten Stichtag (Bilanzstichtag) bezogenen Vermögenswerte eines Unternehmens. Arten und Gestaltungskonzepte von Kennzahlen und -systemen Klinkner & Partner GmbH 2010 Folie 5 von 33

6 Leistungsmessungsfunktion: Kennzahlen dienen der Leistungsmessung. Hierbei steht die Leistungsmessung der Organisation, einzelner Organisationseinheiten, der Prozesse und Produkte im Mittelpunkt. Beispiele: PS Probendurchsatz Anlagenverfügbarkeit Termintreue Durchlaufzeit On Time In Full (OTIF) Arten und Gestaltungskonzepte von Kennzahlen und -systemen Klinkner & Partner GmbH 2010 Folie 6 von 33

7 Informationsfunktion: Kennzahlen liefern Informationen über betriebliche Faktoren, Prozesse, Produkte, Entwicklungstendenzen. Kennzahlen liefern Informationen an: Mitarbeiter Vorgesetzte Kunden Lieferanten Eigentümer Empfänger/Adressaten Arten und Gestaltungskonzepte von Kennzahlen und -systemen Klinkner & Partner GmbH 2010 Folie 7 von 33

8 Steuerungs- und Lenkungsfunktion: Kennzahlen dienen zur Steuerung und Überwachung von Prozessen (Prozesslenkung). Beispiele: Mitarbeiterauslastung Geräteauslastung Methodenaufkommen Durchlauf-, Liege-, und Bearbeitungszeiten Auftragsbestand Kundenfrequenz / Kundentakt Arten und Gestaltungskonzepte von Kennzahlen und -systemen Klinkner & Partner GmbH 2010 Folie 8 von 33

9 Vergleichsfunktion: (Sprache) SOLL IST Vergleich Periodischer Vergleich Benchmark Objektbenchmark Partnerbenchmark Zielwert vs aktueller Wert Zeitliche Entwicklung Arten und Gestaltungskonzepte von Kennzahlen und -systemen Klinkner & Partner GmbH 2010 Folie 9 von 33

10 Rechenschaftslegungsfunktion Die Rechenschaftslegungsfunktion von Kennzahlen ist gesetzlich geregelt (HGB). Dargestellt wird die Vermögens- und Ertragslage des Unternehmens. Aufgeteilt in: Bilanz Gewinn- und Verlustrechnung Anhang Arten und Gestaltungskonzepte von Kennzahlen und -systemen Klinkner & Partner GmbH 2010 Folie 10 von 33

11 Selektions- und Komprimierungsfunktion: Kennzahlen extrahieren wertvolle Informationen aus großen Datenmengen und stellen diese in konzentrierter Form zur Entscheidungsfindung bereit. Beispiele: Mitarbeiterauslastung Personalbindungszeit Kundenzufriedenheit Kennzahl Information Daten Arten und Gestaltungskonzepte von Kennzahlen und -systemen Klinkner & Partner GmbH 2010 Folie 11 von 33

12 Verbesserungsfunktion CIP / KVP: Wenn man keine Resultate misst, ist die Unterscheidung von Erfolg von Misserfolg nicht möglich Wenn man keinen Erfolg feststellt, kann man ihn nicht belohnen Wenn man keinen Erfolg belohnt, honoriert man vielleicht Fehler Wenn man Erfolg nicht erkennt, kann man nicht daraus lernen Wenn man Fehler nicht erkennt, kann man sie nicht beheben Wenn man Erfolg aufzeigen kann, erhält man Unterstützung Was gemessen wird, wird auch getan. Arten und Gestaltungskonzepte von Kennzahlen und -systemen Klinkner & Partner GmbH 2010 Folie 12 von 33

13 Zusammenfassung.. der Funktionen von Kennzahlen. Kennzahlen Dokumentation Leistungsmessung Informationsversorgung Steuerung und Lenkung Vergleich Selektion und Komprimierung Verbesserungs- Termintreue Arten und Gestaltungskonzepte von Kennzahlen und -systemen Klinkner & Partner GmbH 2010 Folie 13 von 33

14 Arten von Kennzahlensystemen Arten und Gestaltungskonzepte von Kennzahlen und -systemen Klinkner & Partner GmbH 2010 Folie 14 von 33

15 Arten von Kennzahlensystemen Arten und Gestaltungskonzepte von Kennzahlen und -systemen Klinkner & Partner GmbH 2010 Folie 15 von 33

16 Ordnungssystem Keine zwingende mathematische Verknüpfung Fragenspezifisches System Verbindung der Kennzahlen durch logische Zusammenhänge und Plausibilitäten Flexibler durch das Wegfallen mathematischer Verknüpfungen Höheres Maß an Ausgewogenheit und Konzentration Beispiel(e): Mitarbeiterzufriedenheit Fluktuationsquote Krankenstand Fortbildungsquote Arten und Gestaltungskonzepte von Kennzahlen und -systemen Klinkner & Partner GmbH 2010 Folie 16 von 33

17 Beispiel Ordnungssystem Kennzahl Wert Mitarbeiterzufriedenheit 57 % Fluktuationsquote 28 % / a Krankenstand 7 % Fortbildungsquote 0,1 % / a Besteht zwischen den oben aufgeführten Kennzahlen Mitarbeiterzufriedenheit, Fluktuationsquote, Krankenstand und Fortbildungsquote ein Zusammenhang? Arten und Gestaltungskonzepte von Kennzahlen und -systemen Klinkner & Partner GmbH 2010 Folie 17 von 33

18 Offene Fragen bei Ordnungssystemen Wie kann man Kennzahlen, die in einem logischen Kontext stehen, miteinander verknüpfen bzw. deren Korrelation nachweisen? Datenauswertung mit statistischen Methoden Plausibilitätsüberlegungen Logische Herleitung Erfahrungswerte (Mitarbeiter) Expertenwissen (Berater) Benchmark (intern / extern)... Arten und Gestaltungskonzepte von Kennzahlen und -systemen Klinkner & Partner GmbH 2010 Folie 18 von 33

19 Rechensystem beruht auf der rechnerischen Zerlegung der Kennzahl Weist eine Pyramiden- / Baumstruktur auf Resultiert in einer Spitzenkennzahl Verlangt mathematische Verbindung von Kennzahlen untereinander (Hilfs- / Hauptkennzahlen) Arten und Gestaltungskonzepte von Kennzahlen und -systemen Klinkner & Partner GmbH 2010 Folie 19 von 33

20 Einfaches Rechensystem Beispiel: Gewinn Wie setzt sich der Gewinn zusammen? Arten und Gestaltungskonzepte von Kennzahlen und -systemen Klinkner & Partner GmbH 2010 Folie 20 von 33

21 Die 7 Gebote der Kennzahlenerhebung Arten und Gestaltungskonzepte von Kennzahlen und -systemen Klinkner & Partner GmbH 2010 Folie 21 von 33

22 Grundlagen der Kennzahlenerhebung Erfahrungswerte haben gezeigt, dass folgende sieben Punkte beim Umgang mit Kennzahlen hilfreich sind: 7 Gebote der Kennzahlenerhebung 1. Erfassungsaufwand 2. Leistungsmessung 3. Zielführung 4. Nachvollziehbarkeit 5. Terminierung 6. Verantwortlichkeit 7. Visualisierung Arten und Gestaltungskonzepte von Kennzahlen und -systemen Klinkner & Partner GmbH 2010 Folie 22 von 33

23 Erfassungsaufwand Gebot 1: Kennzahlen sollen mit möglichst geringem (Zusatz)-Aufwand erhoben werden können. Schon im Vorfeld der Kennzahlenfestlegung muss darauf geachtet werden, ob ein benötigter Indikator auch erhebungsfähig ist. Ideal ist die Nutzung bereits vorhandener Datenbestände (LIMS, Buchführung, SAP, etc.). Beispiel: Fazit: Mitarbeiterauslastung Durchlaufzeiten Fist Time Right (FTR) Die Aussage einer Kennzahl muss im Verhältnis zum Aufwand stehen, und Empfänger und Erstellen sollen hin und wieder miteinander kommunizieren. Arten und Gestaltungskonzepte von Kennzahlen und -systemen Klinkner & Partner GmbH 2010 Folie 23 von 33

24 Leistungsmessung Gebot 2: Kennzahlen sollen Leistungen von Prozessen oder Organisationen erfassen, aber nicht das Verhalten einzelner Mitarbeiter. Beispiel: Probendurchsatz Mitarbeiterauslastung ACHTUNG: Beim erfassen von Mitarbeiterbindungszeiten sollte unbedingt darauf geachtet werden, den Betriebsrat schon weit im Vorfeld der Erhebung mit einzubeziehen. Arten und Gestaltungskonzepte von Kennzahlen und -systemen Klinkner & Partner GmbH 2010 Folie 24 von 33

25 Zielführung Gebot 3: Für Kennzahlen sollten eindeutig definierte Zielwerte, ggf. Zielkorridore und Zeiträume zur Zielerreichung festgelegt werden. Die Reklamationsquote soll bis Zeitraum Zielwert von jetzt 4,8% auf mindestens 2,5% gesenkt werden. Eine Abweichung von 10% ist tolerabel Zielkorridor Arten und Gestaltungskonzepte von Kennzahlen und -systemen Klinkner & Partner GmbH 2010 Folie 25 von 33

26 Nachvollziehbarkeit Gebot 4: Das Vorgehen bei der Datenerhebung und Datenauswertung muss klar beschrieben und damit nachvollziehbar und transparent sein. Gründe: Kennzahlenverantwortlicher scheidet aus was dann Keine Vergleichbarkeit ohne genaue Fixierung Keine Akzeptanz ohne Transparenz Arten und Gestaltungskonzepte von Kennzahlen und -systemen Klinkner & Partner GmbH 2010 Folie 26 von 33

27 Terminierung Gebot 5: Erfassungszeitraum und Berichtstermin müssen festgelegt sein. Bilanz: Erfassungszeitraum (letztes Jahr) Berichtstermin (Ende März Folgejahr) Probendurchsatz: Erfassungszeitraum (aktueller Monat) Berichtstermin (1. des Folgemonats) Arten und Gestaltungskonzepte von Kennzahlen und -systemen Klinkner & Partner GmbH 2010 Folie 27 von 33

28 Verantwortlichkeit Gebot 6: Ein Kennzahlenverantwortlicher muss ernannt und Gegenmaßnahmen bei Abweichungen müssen eindeutig definiert sein. wer muss bei einer Abweichung kontaktiert werden welche Maßnahmen sind einzuleiten Kundenmanagement One face to the customer Studien haben eindeutig gezeigt, dass die Zufriedenheit bis zu 35% steigt (Management, Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten), wenn die Kennzahlen aus einer Hand kommen. Arten und Gestaltungskonzepte von Kennzahlen und -systemen Klinkner & Partner GmbH 2010 Folie 28 von 33

29 Visualisierung Gebot 7: Kennzahlen sollten in verständlicher Form visualisiert werden und jedem Mitarbeiter zur Verfügung stehen. Aushang Intranet etc. Arten und Gestaltungskonzepte von Kennzahlen und -systemen Klinkner & Partner GmbH 2010 Folie 29 von 33

30 Fazit Fazit bei der Kennzahlenerhebung: Zweck ist nicht das Messen, sondern das Finden von Maßnahmen, die Kennzahl zu verbessern. Fazit: Die gemessene Kennzahl ist somit immer nur der erste Schritt um aktiv zu werden. Maßnahmen müssen definiert und Aktivitäten eingeleitet werden, um die Kennzahl im festgelegten Maß zu verbessern. Arten und Gestaltungskonzepte von Kennzahlen und -systemen Klinkner & Partner GmbH 2010 Folie 30 von 33

31 Umfangreicher Kennzahlensteckbrief Arten und Gestaltungskonzepte von Kennzahlen und -systemen Klinkner & Partner GmbH 2010 Folie 31 von 33

32 Kennzahlenstreckbrief Arten und Gestaltungskonzepte von Kennzahlen und -systemen Klinkner & Partner GmbH 2010 Folie 32 von 33

33 ENDE Für weitere Fragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung Arten und Gestaltungskonzepte von Kennzahlen und -systemen Klinkner & Partner GmbH 2010 Folie 33 von 33