Reisekostenordnung (RKO)

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1 Reisekostenordnung (RKO) der Firma AVEVA GmbH & AVEVA Software GmbH Otto-Volger-Straße 7c Sulzbach (Taunus)

2 Vorbemerkung Die vorliegende Reisekostenordnung regelt, in enger Anlehnung an die Vorschriften des Steuerrechtes und der Lohnsteuerrichtlinien, die Auslagenerstattungen für Dienstreisen im In- und Ausland. Hierbei stellen die steuerlichen Vorschriften die Erstattungsobergrenze dar. Aus Vereinfachungsgründen wird im Folgenden nur noch der Begriff Mitarbeiter verwendet. 1 Grundsätzliche Bestimmungen 1.1 Geltungsbereich (1) Die vorliegende Richtlinie gilt mit Wirkung vom für alle Mitarbeiter der AVEVA GmbH und der AVEVA Software GmbH (und in diesem Zusammenhang nur für die Mitarbeiter, die der deutschen Lohnsteuer unterliegen) und ersetzt alle bisherigen Fassungen der Reisekostenordnung. 1.2 Anwendbares Recht (1) Die Richtlinie ist verbindliche Grundlage für die Abrechnung aller anfallenden Reisekosten im In- und Ausland. Ergänzend und in Zweifelsfragen gelten die maßgeblichen steuerlichen Vorschriften, insbesondere Lohnsteuerrichtlinien, deren Anwendung zwingend vorgeschrieben ist. 1.3 Reisekosten bei Auswärtstätigkeit (1) Reisekosten sind alle tatsächlichen Aufwendungen, die durch eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit verursacht werden. Hierzu zählen:» Fahrtkosten,» Verpflegungsmehraufwendungen,» Übernachtungskosten,» Reisenebenkosten. (2) Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig ist. 1.4 Erste Tätigkeitsstätte (1) Ist der ortsgebundene Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit des Arbeitnehmers, unabhängig davon, ob es sich um eine betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers handelt, die ortsfeste Einrichtung eines verbundenen Unternehmens oder die ortsfeste Einrichtung eines Dritten, z. B. eines Kunden, welche dem Mitarbeiter von seinem Arbeitgeber zugewiesen wird

3 2 Verfahrensregelungen 2.1 Wirtschaftlichkeitsgebot (1) Jede Dienstreise verursacht Kosten. Daher muss jeder Mitarbeiter vor Beantragung einer Dienstreise prüfen, ob alternative Möglichkeiten (Telefonkonferenz, Videokonferenz) zur Kommunikation bestehen. Es wird vorausgesetzt, dass jeder Mitarbeiter auf Reisen - in Abwägung der Interessen des Arbeitgebers - eine zieloptimierte Entscheidung hinsichtlich der Kosten trifft. Die Reiseplanung soll so rechtzeitig erfolgen, dass nach Maßgabe aller relevanten Umstände, die günstigsten Tarife gebucht werden können. 2.2 Genehmigung (1) Auswärtstätigkeiten sind vor Antritt mit dem zuständigen Vorgesetzten abzustimmen. (2) Mitarbeiter mit ständiger Auswärtstätigkeit legen ihrem zuständigen Vorgesetzten im Turnus von drei Monaten Reisepläne vor und stimmen diese mit ihm ab. 2.3 Buchung (1) Sofern vorhanden erfolgt die Buchung der Dienstreisen über die dafür zuständigen Mitarbeiter der Firmenbereiche. Sie unterstützen auch beim Ausfüllen evtl. Visaanträge und der Reiseplanung. (2) Die Buchung von Bahn- und Flugreisen sowie Hotelbuchungen können selbst vorgenommen werden. Hierbei sind in Betracht kommende Vergünstigungen wahrzunehmen und die Buchungen sollten über autorisierte Reisebüros abgewickelt werde. 2.4 Vorschuss (1) Mitarbeiter mit ständiger Auswärtstätigkeit können einen Dauer-Reisekostenvorschuss erhalten. Dieser entspricht in der Regel dem Durchschnitt der abgerechneten Reisekosten der vorangegangenen drei Monate. Der permanente Reisekostenvorschuss ist schriftlich zu beantragen und wird vom jeweiligen Bereichsleiter genehmigt. (2) Allen übrigen Mitarbeitern kann vor Reiseantritt ein Reisekostenvorschuss gewährt werden, sofern die zu erwartenden Reisekosten mindestens EUR 250 betragen. Der Reisekostenvorschuss ist schriftlich zu beantragen und wird vom jeweiligen Bereichsleiter genehmigt. (3) Vorschüsse auf Reisekosten werden nur gewährt, wenn der Vormonat ordnungsgemäß abgerechnet wurde. (4) Ein nicht abgerechneter Reisekostenvorschuss wird wie ein in Anspruch genommener Gehaltsvorschuss behandelt. 2.5 Abrechnung (1) Auswärtstätigkeiten sind grundsätzlich spätestens bis zum 5. Arbeitstag im Folgemonat abzurechnen

4 (2) Die Abrechnungsformulare müssen vollständig ausgefüllt - zusammen mit den Belegen über entstandene Kosten - bei der Reisekostenstelle eingereicht werden. (3) Die Abrechnungsformulare müssen bevor sie bei der Reisekostenstelle eingereicht werden vom Vorgesetzten abgezeichnet sein. Bei Mitarbeitern mit Vorgesetzten im Ausland reicht eine Bestätigung per , die den Reisekosten ausgedruckt beizufügen ist. (4) Sofern für einzelne Posten ausnahmsweise (!) keine Belege vorhanden sind, ist ein Formular Eigenbeleg anzufertigen. Bei Eigenbelegen, die einen Wert von EUR 50 übersteigen, ist für die Erstattung die Unterschrift des zuständigen Vorgesetzten notwendig. (4) Die Reisekostenabrechnungen werden von der Reisekostenstelle geprüft und zur Zahlung angewiesen. 3. Verkehrsmittel/Fahrtkosten 3.1 Nutzung von Firmenwagen (1) Besitzer eines Dienstwagens sollten prüfen, ob bei einer Entfernung zwischen Ausgangsort und Reiseziel von bis zu 450 km ein Firmen-Pkw zur Durchführung der Auswärtstätigkeit genutzt werden kann. (2) Bei einer Distanz von mehr als 450 km zum Reiseziel können nach Maßgabe der Vorschriften auch Bahn- oder Flugreisen gebucht werden, sofern der Vorteil der Zeitersparnis höher zu bewerten ist als die entstehenden Mehrkosten. (3) Für Dienstwagen gilt darüber hinaus die Firmenfahrzeugverordnung. 3.2 Bahnreisen, öffentlicher Personennahverkehr & Taxi (1) Bei einer Entfernung von bis zu 800 km zwischen Ausgangsort und Reiseziel ist mit dem Vorgesetzten abzuklären, mit welchem Verkehrsmittel die Dienstreise durchzuführen ist Bus, Flug und/oder PKW. (2) Mitarbeitern mit ständiger Reisetätigkeit können im Bedarfsfall die Kosten einer Bahncard (2. Klasse) ersetzt werden. (3) Auslagen für ÖPNV (öffentlicher Personennahverkehr), Mietwagen und Taxikosten werden in angemessenem Umfang erstattet, sofern sie mit dem Zweck der Auswärtstätigkeit in Zusammenhang stehen; sie sind auf der Reisekostenabrechnung einzeln anzugeben und durch Belege nachzuweisen. Die Taxibelege sollten den Ausgangs- und Zielort der Fahrt enthalten. Weiterhin ist darauf zu achten, dass der entsprechende Umsatzsteuersatz vom Taxifahrer auf der Quittung vermerkt ist. 3.3 Flugreisen (1) Bei einer Entfernung über 800 km zwischen Ausgangsort und Reiseziel ist mit dem Vorgesetzten abzuklären, mit welchem Verkehrsmittel die Dienstreise durchzuführen ist Bus, Flug und/oder PKW. (2) Bei Flugreisen sollte grundsätzlich Economy-Class gebucht werden. (3) Es müssen alle Flugtickets/Bordkarten mit den Reisekostenabrechnungen bei der Reisekostenstelle eingereicht werden, sofern sie nicht als E-Ticket erstellt wurden

5 3.4 Privat-Pkw (1) Mitarbeiter, die keinen Firmenwagen haben, können ihren privaten Pkw für eine Auswärtstätigkeit nutzen. (2) Die Nutzung ist nur unter folgenden Voraussetzungen möglich:» Der Mitarbeiter besitzt eine gültige Fahrerlaubnis und ist berechtigter Fahrer des Pkw.» Der Privat-Pkw befindet sich in einem verkehrssicheren Zustand.» Für den Privat-Pkw besteht eine Kfz-Haftpflichtversicherung mit einer angemessen Deckungssumme. (3) Ist die Benutzung des Privat-Pkw bewilligt, wird dem Mitarbeiter je gefahrenen Kilometer 0,30 /km vergütet. In Zweifelsfällen werden die zu erstattenden Kilometer nach Straßenverkehrsunterlagen / Routenplanern ermittelt. (4) Mitarbeiter, die keinen Firmenwagen haben, können auch einen Mietwagen für eine Auswärtstätigkeit nutzen. 4 Verpflegungsmehraufwendungen 4.1 Auswärtstätigkeiten (1) Bei Inlandsreisen werden Verpflegungsmehraufwendungen kalendertäglich je nach der Abwesenheitsdauer von Wohnung und Tätigkeitsstätte in folgender Höhe erstattet (gemäß den gesetzlich zulässigen Höchstbeträgen): Abwesenheitsdauer in Stunden Bei mehrtätige Dienstreisen und einer Abwesenheitsdauer von 24 Stunden an einem Kalendertag: An- und Abreisetag, wenn zwischen dem An-und Abreisetag eine Übernachtung außerhalb der Wohnung stattgefunden hat Abwesenheitsdauer an einem Kalendertag: mehr als 8 Stunden Pauschbetrag pro Kalendertag (EUR) Abwesenheitsdauer bis 8 Stunden 0 Werden an einem Kalendertag mehrere Auswärtstätigkeiten durchgeführt, können die einzelnen Abwesenheitszeiten addiert werden. Eine Einzelabrechnung nach Belegen ist nicht möglich. 4.2 Auslandsreisekosten (1) Bei Auswärtstätigkeit im Ausland wird kalendertäglich je nach der Abwesenheitsdauer von Wohnung und Tätigkeitsort, der für das jeweilige Land geltende Pauschalbetrag (können in der Reisekostenstelle eingesehen werden) erstattet. Eine Einzelabrechnung nach Belegen ist ausgeschlossen

6 (2) Der anzusetzende Pauschalbetrag richtet sich nach dem Land, das der Reisende vor 24:00 Uhr Ortszeit erreicht hat. (3) Der anzusetzende Pauschalbetrag richtet sich bei der Rückkehr nach dem Land, aus dem der Reisende zurückkehrt. (4) Bei Flugreisen gilt ein Land in dem Zeitpunkt als erreicht, in dem das Flugzeug dort landet. Zwischenlandungen bleiben unberücksichtigt. Erstreckt sich eine Flugreise über mehr als zwei Kalendertage, ist für die Tage zwischen Abflug und Ankunft am Zielort das für Österreich geltende Tagegeld maßgebend. 4.3 Mahlzeiten durch den Arbeitgeber (1) Für Mahlzeiten (deren Wert EUR 60 nicht übersteigt), die der Mitarbeiter anlässlich einer Auswärtstätigkeit (für die gesetzlich Verpflegungsmehraufwand zusteht) vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten unentgeltlich erhält (Fortbildung, Firmenveranstaltungen), ist die Verpflegungspauschale von 24 Stunden Abwesenheit und im Ausland die entsprechende Auslandspauschale, um 20 % für Frühstück und jeweils um 40 % für Mittagessen und 40 % für Abendessen zu kürzen. (2) Mahlzeiten, deren Wert EUR 60 übersteigt, werden im vollen Umfang über die Gehaltsabrechnung als geldwerter Vorteil versteuert, wenn an dieser Mahlzeit nur Firmenangehörige teilnehmen. (3) Bei Veranstaltungen mit Vollverpflegung (Verpflegungskosten anlässlich einer AVEVA bzw. AVEVA Group Firmenveranstaltung etc.), die komplett vom Arbeitgeber gezahlt werden, entfällt die Vergütung der jeweiligen Verpflegungsmehraufwendungen. 5 Übernachtungen im In- und Ausland (1) Hotelübernachtungen sind zulässig, wenn dienstliche Termine nicht an einem Tag wahrgenommen werden können. Bei notwendigen Übernachtungen sollte die Preiskategorie für Hotels im Inland maximal im 3 4 Sterne Bereich liegen. (2) Übernachtungsaufwendungen werden nur gegen Vorlage, der auf den Namen des Unternehmens ausgestellten Belege erstattet. (3) Wird in der Übernachtungsrechnung der Anteil getrennt für Unterkunft und Frühstück, Mittag- und Abendessen ausgewiesen, ist der ganztägige Pauschalbetrag um 20 % für das Frühstück und um 40 % für Mittagessen und 40 % für Abendessen zu kürzen. (4) Wird in der Übernachtungsrechnung nur ein Gesamtbetrag für Unterkunft und Frühstück, Mittag- und Abendessen ausgewiesen, ist ebenfalls der ganztägige Pauschalbetrag um 20 % für das Frühstück und um 40 % für Mittag- und 40 % Abendessen zu kürzen. (5) Sofern kein Frühstück im Übernachtungspreis enthalten ist, muss die Rechnung den Vermerk Übernachtung ohne Frühstück tragen - gilt analog auch für das Ausland

7 6 Bewirtungen im Inland und Ausland (1) Geschäftsnotwendige Auslagen für Bewirtungen von Geschäftsfreunden werden in angemessener Höhe unter folgenden Voraussetzungen erstattet:» Die Bewirtungsrechnung muss maschinell erstellt sein und eine detaillierte Auflistung der konsumierten Speisen und Getränke einschließlich der jeweiligen Preise enthalten.» Die Teilnehmer an der Bewirtung einschließlich des Bewirtenden sind grundsätzlich mit Familiennamen, sowie mit der durch sie vertretenen Firma aufzuführen.» Der Anlass der Bewirtung muss festgehalten sein.» Aus dem Bewirtungsbeleg müssen der Name der Gaststätte und das Datum der Bewirtung zu ersehen sein.» Eine Rechnung von mehr als EUR 150,00 muss auf die AVEVA GmbH ausgestellt sein. Ferner ist der gesonderte Ausweis des Umsatzsteuerbetrages notwendig (bei einem Gesamtbetrag der Rechnung bis EUR 150,00 genügt die Angabe des Umsatzsteuersatzes). (2) Der Bewirtungsbeleg ist zusammen mit dem ausgefüllten Bewirtungsvordruck der Reisekostenstelle vorzulegen. (3) Bei Anspruch auf Verpflegungspauschalen und Mahlzeiten, deren Wert EUR 60 (pro Person) nicht übersteigen, ist für jede an den Arbeitgeber weiterbelastete Bewirtung der Pauschalbetrag um jeweils 40 % für Mittag- und 40 % für Abendessen zu kürzen. Dies gilt jeweils für alle Firmenangehörigen, die an dieser Bewirtung teilgenommen haben. (4) Falls kein Anspruch auf Verpflegungspauschalen besteht, hat dies keine steuerlichen Konsequenzen für den Mitarbeiter. (5) Die Teilnahme an einer geschäftlich veranlassten Bewirtung (Einladung durch einen Dritten, d.h. z.b. Geschäftspartner etc.) ist konsequenzlos. Dies gilt unabhängig davon, ob ein Anspruch auf eine Verpflegungspauschale besteht oder nicht. 7 Reisenebenkosten (1) Sonstige Auslagen (z. B. Telefon-, Park-, Mautgebühren etc.) werden in angemessenem Umfang erstattet, sofern sie mit dem Zweck der Dienstreise in Zusammenhang stehen. Sie sind auf der Reisekostenabrechnung einzeln anzugeben und durch Belege nachzuweisen. Sulzbach, den