Praxis Dres. Muster & Muster Musterstadt. Check-up Quartal 4/20XX Inkl. Umsatz- und Kostenstrukturdaten 3+4/20XX

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1 Praxis Dres. Muster & Muster Musterstadt Check-up Inkl. Umsatz- und Kostenstrukturdaten 3+4/20XX

2 INHALTSVERZEICHNIS Seite 2 2. STAMMDATEN KENNZIFFERN DER PRAXIS BETRIEBSWIRTSCHAFTLICHE SITUATION EINNAHMEN FIXE KOSTEN VARIABLE KOSTEN ERGEBNIS UND VERWENDUNG STAMMDATEN ÜBERBLICK GEWINNEN KV-AUSWERTUNG 4/ LEISTUNGSMENGE PRO BEHANDLER BUDGET-ANALYSE: HONORAR-BUDGET BUDGET-ANALYSE: LABOR-BUDGET GEFAHR VON PLAUSIBILITÄTS-KONTROLLEN REGRESS-PROPHYLAXE UND ABRECHNUNGSRESERVEN ORGA-TIPPS ZUM EBM GESAMTÜBERSICHT ABRECHNUNG FALLZAHL UND KONTAKTE HAFTUNGSAUSSCHLUSS... 29

3 2. Stammdaten Seite 3 Praxisinhaber Dr. med. Oliver Muster Herr Stefan Muster Fachrichtung Arztnummer Rechtsform Gemeinschaftspraxis Gründung/ Übernahme Telefon / FAX Oliver.Muster@t-online.net PLZ/Ort Xxxxx Musterstadt Straße Hauptstr. XY Bundesland KV-Bezirk

4 Seite 4 3. Kennziffern der Praxis

5 Seite 5 4. Betriebswirtschaftliche Situation Vorbemerkungen: Den folgenden Ausführungen liegen die betriebswirtschaftlichen Auswertung der Gemeinschaftspraxis XYZ. Einnahmenbereich 4/2007 1/2008 2/2008 3/2008 4/2008 %- Veränderung gg. Vorjahresquartal Privat-Liquidationen ,45 KV-Einnahmen ,86 Leistungsbereich ,00 Gutachten ,29 Sonstiges ,12 Sonstige Einnahmen ,82 Gesamteinnahmen ,48 Die Gesamteinnahmen lagen im Jahr 2008 bei ,-- (im Durchschnitt pro Quartal = ,--) und sind im Vergleich zum Zeitraum II/2007-IV/2007 mit durchschnittlich ,-- deutlich angestiegen. Kosten: Durchschnittlich erwirtschafteten Sie im Jahr 2008 pro Quartal einen Cash-Flow in Höhe von etwa (4. Quartals-Durchschnitt) Dieser aus der Praxistätigkeit resultierende Geldfluss steht Ihnen für Investitionen, Zins- und Tilgungsleistungen, private Vorsorgen, Steuern und Privatentnahmen zur Verfügung. Diese positive Entwicklung zeigt sich deutlich in der Kennziffer Gewinn je Stunde auf der vorherigen Seite.

6 Seite 6 5. Einnahmen Gesamteinnahmen Sonstige Einnahmen Gutachten KV - Einnahmen /2007 2/2007 3/2007 4/2007 1/2008 Quartal Privat -Liquidationen 2/2008 3/2008 4/2008 Die Angaben zur Einnahmestruktur basieren auf den Auswertungen Ihres Steuerberaters. Sofern einzelne Diagramme nicht ausgefüllt sind, waren die entsprechenden Angaben nicht vorhanden. In diesen Fällen wird durch Frielingsdorf Consult (soweit möglich) eine Ergänzung der fehlenden Werte durch Vergleichszahlen des Vorquartals oder des Vorjahres vorgenommen. Zu beachten ist, dass durch die zeitverzögerte Abrechnung der KV die tatsächlichen Einnahmen des letzten Quartals erst im nächsten Check-up ausgewiesen werden können. Über den Vergleich der erzielten Einnahmen zum Vorjahresquartal kann die Wirksamkeit bereits eingeleiteter Maßnahmen regelmäßig überprüft und gegebenenfalls korrigiert werden. In der unteren Darstellung auf der linken Seite ist die Entwicklung der Kürzungen im gesamten Kassenbereich über die letzten Quartale und ein 4-Quartals-Durchschnitt für Ihre Praxis ausgewiesen. Sie können ablesen, wieviel Prozent der von Ihnen zur Abrechnung eingereichten Punkte nicht ausbezahlt werden. Die zusätzlich ausgewiesene Fallzahl hilft Ihnen festzustellen, wo die für Sie ideale Fallzahl liegt, d.h., bei welcher Fallzahl die Honorar- Kürzungen minimal werden. Diese ideale Fallzahl ist vor allem abhängig von Ihrem Leistungsspektrum. Höhere Fallzahlen bedeuten nicht immer ein optimaleres Ergebnis.

7 Seite /2007 2/2007 3/2007 4/2007 Quartal 1/2008 2/2008 3/2008 4/2008

8 Seite Sonstiges /2007 2/2007 3/2007 4/2007 Quartal 1/2008 2/2008 3/2008 4/2008

9 Anmerkung : Seite 9 Die nachfolgend ausgewiesenen Kostenpositionen entsprechen der Gliederung Ihres Steuerberaters. Mit Hilfe des 4-Quartals-Durchschnittes Ihrer Praxis sowie mit den ebenfalls enthaltenen durchschnittlichen Kostenquoten der Fachgruppe (wo verfügbar) kann eine Überprüfung der Kostenhöhe in Ihrer Praxis und der Entwicklung im Verlaufe der letzten Quartale vorgenommen werden. Der Fachgruppendurchschnitt wird von Frielingsdorf Consult aus einer stets aktualisierten Datenbank ermittelt, die anonymisierte Daten aus 15 Jahren Beratertätigkeit als Informationsgrundlage enthält. Dabei werden alle Kollegen Ihrer Fachgruppe zum Vergleich herangezogen, die sich in der gleichen Jahresumsatzklasse befinden. Um Ihnen die Konzentration der Analyse auf die wichtigsten Bereiche zu ermöglichen, finden sich folgende farbige Hinweise In diesem Kostenbereich liegt die Kostenquote Ihrer Praxis im letzten Quartal um mehr als 20 Prozent unter der Durchschnittskostenquote der Fachgruppe! In diesem Kostenbereich übersteigt die Kostenquote Ihrer Praxis im letzten Quartal die Durchschnittskostenquote der Fachgruppe um mehr als 20 Prozent In diesem Kostenbereich liegt die Kostenquote Ihrer Praxis im letzten Quartal entweder ausreichend nahe an der Durchschnittskostenquote der Fachgruppe, oder es war kein Vergleich möglich Eine Quote ist allgemein das Verhältnis zweier Kenngrößen zueinander. Gewichtet mit dem Faktor 100 ergibt sich hieraus ein prozentualer Wert. Bei einer Kostenquote werden tatsächliche Praxiskosten eines bestimmten Bereiches zu den gesamten Praxiseinnahmen ins Verhältnis gebracht. Eine 20%ige Kostenquote drückt demnach aus, dass 20 Prozent der gesamten Praxiseinnahmen durch die betrachtete Kostenposition verbraucht werden. Zumindest in den rot markierten Bereichen sollte die Ursache der Abweichung gesucht und interpretiert werden. Auch bei der Kostenanalyse steht Ihnen Frielingsdorf Consult im Rahmen Ihres Beratungskontingentes jederzeit zur Verfügung. Teilweise werden einzelne Kostenpositionen (z.b. Abschreibungen) erst am Jahresende gebucht und sind folglich in den betriebswirtschaftlichen Auswertungen (BWA) nicht ausgewiesen. Die entsprechenden Diagramme müssen daher in solchen Fällen bis zum Eingang der endgültigen Gewinnermittlung für das abgelaufene Jahr leer bleiben.

10 Seite Fixe Kosten Nur langfristig und nur von Ihnen als Praxisinhaber zu verändern. Prozent vom Umsatz 35,0% Kostenquote Personal 15,8% 30,0% 20,3% 25,0% 20,0% 15,0% 10,0% 5,0% 22,0% 11,3% Kosten 21,0% 13,5% FG - Durchschnitt 21,3% 0,0% 1/2007 2/2007 3/2007 4/2007 1/2008 Quartal 2/2008 3/2008 4/2008 Prozent vom Umsatz 10,0% 9,0% 8,0% 7,0% 6,0% 5,0% 4,0% 3,0% 2,0% 1,0% 0,0% 1/2007 2/2007 3/2007 Kostenquote Raum 4,2% 9,1% 3,0% 4,6% 3,7% 5,3% 3,8% Kosten FG-Durchschnitt 4/2007 Quartal 1/2008 3,9% 2/2008 3/2008 4/2008

11 Seite 11

12 7. Variable Kosten Kurzfristig sowohl vom Praxisinhaber als auch vom Praxisteam zu verändern. Seite 12 Prozent vom Umsatz 25,0% Kostenquote Material / Fremdlstg. 17,5% 20,0% 22,0% 15,5% 15,0% 10,0% 14,3% 15,5% 17,5% 9,4% 15,2% 5,0% Kosten FG-Durchschnitt 0,0% 1/2007 2/2007 3/2007 4/2007 Quartal 1/2008 2/2008 3/2008 4/2008

13 Seite 13 Ihre Gesamtkostenquote vor Abschreibungen und Zinsen beläuft sich im Quartal 3/2006 auf 44,9% vom Umsatz..

14 8. Ergebnis und Verwendung Seite 14 In der oberen Abbildung wird mit den grünen Säulen und der Skala auf der rechten Seite die Entwicklung des Praxisertrages vor Abschreibungen und Zinsen (= Cash-Flow) dargestellt. Zum Vergleich zeigt die blaue Kurve mit der Skala auf der linken Seite die Entwicklung der Fallzahlen. Es kann somit abgelesen werden, ob sich Mehr- oder Minderaufwand in den letzten 8 Quartalen in entsprechender Weise auf den Praxisertrag ausgewirkt hat. Zeigt sich eine signifikant unterschiedliche Entwicklung dieser beiden Kennzahlen, so weist dies auf den Einfluß externer Sachverhalte, wie zum Beispiel Veränderungen des Punktwertes oder der Budgetierung, hin. In der unteren Darstellung werden die Abschreibungen und Fremdkapitalzinsen mit einbezogen und Ihre Gewinne vor Steuern dargestellt. Zu berücksichtigen ist, dass teilweise einzelne Kostenpositionen (z.b. Abschreibungen) nicht laufend, sondern erst am Jahresende in der Gewinnermittlung für das ganze Jahr gebucht werden. So werden zum Beispiel sogenannte Anspar- oder Sonderabschreibungen erst im Rahmen der Jahresgewinnermittlung berücksichtigt.

15 Seite 15 Die nur steuerlich relevanten Abschreibungen (AfA, vgl. Gewinnermittlungen) weichen von den in diesem Check-up dargestellten tatsächlichen Geldabflüssen teilweise deutlich ab und sind daher für die Beurteilung und Planung Ihrer realen Investitionen nicht hilfreich. Nach Abzug der Investitionen und eventuell anfallender Fremdkapitalzinsen verbleibt Ihnen für Privatentnahmen, Steuern und Vorsorgen eine freie Liquidität wie in dem unteren Diagramm dargestellt.

16 9. Stammdaten Seite 16 Praxis KV Musterpraxis Bundesland Fachrichtung xy Praxisform Anzahl Zulassungen Straße Gemeinschaftspraxis x Hauptstr. XY PLZ/Ort XXXX Musterstadt Quartal 4/2008

17 10. Überblick gewinnen KV-Auswertung 4/2008 Seite 17 Die folgende Übersicht erfüllt zwei Zwecke: Zum einen erhalten Sie einen Überblick, aus welchen Bereichen sich Ihr KV-Honorar im einzelnen zusammen setzt und wie stark die einzelnen Bereiche zum Gesamt- Honorar beitragen. Zum anderen sehen Sie auf dieser Seite, wie Ihre Honorar-Abrechnung ohne Kürzungen durch die KV aussehen würde. Durch Vergleich mit der Honorar- Abrechnung Ihrer KV können Sie einfach alle Abweichungen erkennen und ggf. nachhaken. Wichtig: Die ausgewiesene Summe Honorar ist keine verbindliche Prognose, sondern eine Orientierungsgröße, die aus Ihrer Abrechnungsdiskette errechnet wurde. Ihr KV- Honorar hängt zusätzlich vom genauen Punktwert und von den Kürzungen durch die KV ab.

18 11. Leistungsmenge pro Behandler Seite 18 Die folgenden beiden Darstellungen zeigen die Aufteilung der abgerechneten Gesamtleistung auf die einzelnen Behandler in Ihrer Praxis. Leistungen ohne Kennzeichnung sind ebenfalls ausgewiesen. Leistungsmenge je Behandler (Leistungen, die in Punkten abgerechnet werden) Behandler Oliver Mustermann Dr. Mustermann Leistungsmenge Anteil 42% 58% Leistungsmenge je Behandler (Leistungen, die in EURO abgerechnet werden) Behandler Oliver Mustermann Dr. Mustermann Leistungsmenge Anteil 39% 61%

19 12. Budget-Analyse: Honorar-Budget Seite 19 Die Budget-Analyse auf dieser Seite basiert u.a. auf den Angaben, die Sie uns zu Ihrer individuellen Mengenbegrenzungsregelung gemacht haben. Die von uns verwendeten Informationen sind nachfolgend noch einmal dargestellt. Von der Stimmigkeit dieser Angaben hängt die Verlässlichkeit der Berechnungen ab. KV Obergrenze = Fälle/Quartal Primärkassen Ersatzkassen Fallpunktzahl bis 4 Jahre Punkte/Fall Fallpunktzahl 5 bis 58 Jahre Punkte/Fall Fallpunktzahl ab 59 Jahre Punkte/Fall Zusatzbudgets in FPZ enthalten Fallzahl Fachgruppe (= Abstaffelungsgrenze) Fälle Punktzahlgrenze (durch Job-Sharing) Punkte Punktzahlquote 89,2% 89,2% Durchschnittspunktwert Freie Leistungen 2,17 2,17Cent/Punkt Punktwert Prävention 4,81 4,48Cent/Punkt Punktwert Operationen 3,71 3,56Cent/Punkt Punktwert Impfungen 4,81 4,48Cent/Punkt Punktwert Budgetierte Leistungen 2,98 2,99Cent/Punkt Punktwert Restleistungen 0, ,10200 Cent/Punkt Punktwert Laborgrundgebühr 3,02 3,14Cent/Punkt Punktwert Notdienst 4,03 4,03Cent/Punkt In der Grafik unten ist in rot Ihre Budgetgrenze eingezeichnet. In grün sind die von Ihnen im Verlaufe des Quartals bis zum Abrechnungsstichtag innerhalb des Budgets abgerechneten Punkte ausgewiesen. Anhand der Grafik können Sie sehen, in welcher Quartalswoche Sie Ihr Budget überschreiten. Ab diesem Zeitpunkt werden Ihnen abgerechnete Punkte praktisch nicht mehr vergütet. Wichtig: Merken Sie sich für die nächsten Seiten, ob Sie Ihr Budget überschreiten, oder nicht.

20 13. Budget-Analyse: Labor-Budget Seite 20 Auf dieser Seite können Sie Schritt für Schritt nachvollziehen, wie sich Ihr Labor- Honorar zusammen setzt. Beachten Sie vor allem Punkt 3. Wenn Sie mit Ihren abgerechneten Laborleistungen Ihr Laborbudget (gelb markiert) überschreiten (orange markiert), zehren Sie Ihren Wirtschaftlichkeitsbonus auf. Ihr Labor wird damit weniger rentabel.

21 14. Gefahr von Plausibilitäts-Kontrollen Seite 21 In dieser Übersicht haben wir für Sie Ihre Prüfzeiten bis zum Abrechnungsstichtag zusammengestellt. Die KVen prüfen anhand Ihrer Abrechnungsdaten die sogenannten Tages- und Quartalsprofile. Wenn Sie an mindestens 3 Tagen im Quartal in Ihren Tagesprofilen die Prüfgrenze überschreiten, oder wenn Sie in Ihrem Quartalsprofil die Prüfgrenze überschreiten, gelten Sie als auffällig. Dies ist ein Signal für die KV, die dann prüft, ob in Ihrem Fall eine Plausibilitätskontrolle durchgeführt werden soll. Kritische Werte haben wir in der folgenden Übersicht für Sie gelb oder rot markiert.

22 15. Regress-Prophylaxe und Abrechnungsreserven Seite 22 Die oberen beiden Darstellungen zeigen Ihnen diejenigen Ziffern, die Sie deutlich häufiger bzw. deutlich seltener als Ihre Fachkollegen abgerechnet haben. In diesen Vergleich fließen nur diejenigen Praxen ein, die die gleichen Ziffern wie Sie abrechnen. Bei den Ziffern in ROT droht Ihnen u.u. ein Wirtschaftlichkeitsregress. Sie überschreiten die Abrechungshäufigkeit Ihrer Kollegen deutlich und Ihr Honorarvolumen mit diesen Ziffern ist nicht vernachlässigbar. Bei den Ziffern in GRÜN bestehen möglicherweise in Ihrer Praxis noch Reserven. Wenn Sie Ihr Praxisbudget ausgefüllt haben, sind in der GRÜNEN Tabelle nur solche Ziffern aufgeführt, die außerhalb des Budgets abgerechnet werden können.

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24 Seite 24 Die BLAUE Darstellung unten zeigt Ihnen Ziffern, die von Ihren Fachkollegen abgerechnet werden, von Ihnen jedoch nicht. Die Tabelle fasst nur diejenigen Ziffern zusammen, die mindestens 10% Ihrer Kollegen abrechnen (keine Exotenziffern). Wenn Sie Ihr Praxisbudget ausgefüllt haben, sind in der BLAUEN Tabelle nur solche Ziffern aufgeführt, die außerhalb des Budgets abgerechnet werden können.

25 16. Orga-Tipps zum EBM2008 Seite 25 Bereits im alten EBM löste ein persönlicher Arzt-Patienten-Kontakt den damaligen Ordinationskomplex aus, was sich auch im neuen EBM mit der Versicherten- bzw. der Grundpauschale widerspiegelt. Der persönliche Arzt-Patienten-Kontakt ist der einzige obligatorische Leistungsinhalt. Auch wenn der Kontakt nur wenige Minuten dauert, beträgt die Honorierung mehrere hundert Punkte. Praxisorganisatorisch ist deshalb anzustreben, den persönlichen Kontakt mit dem Patienten herzustellen. Keine Sorge besteht, wenn durch Abrechnung der Pauschalen relativ schnell die Auffälligkeitsgrenze von 780 Stunden im Rahmen der Plausibilitätsprüfungen erreicht ist. Dies führt nicht automatisch zu Honorarkürzungen. Eine gute und ausreichende Dokumentation der erbrachten Leistungen ist aber wichtig, um bei Prüfungen die Abrechnung plausibel darzulegen. Zur Praxisorganisation und damit verbunden zur Wettbewerbsverbesserung gehört auch die Delegation von Leistungen. Ärzte können ihre Zeit anderweitig einsetzen, wenn Arbeiten an Arzthelferinnen delegiert werden. Aber nicht alles kann delegiert werden; die rechtlichen Vorgaben sind zu beachten. Für vorhersehbare Inanspruchnahmen des Vertragsarztes an einem Sonntag ist keine gesonderte Abrechnung nach dem EBM möglich. Wenn es medizinisch nicht unbedingt erforderlich ist, sollten Sie eine Sonntags-Inanspruchnahme (z.b. Infusionstherapie) vermeiden. Bei allen Leistungen, die im EBM krankheitsfallbezogen abzurechnen sind, sollten sie unbedingt darauf achten, dass diese Leistungen gemäß den Allgemeinen Bestimmungen des EBM nach 4 Quartalen wieder abrechnungsfähig sind. Eine Erinnerungsnotiz wäre hilfreich. In den EBM wurde die telefonische Beratung des Patienten im Zusammenhang mit einer Erkrankung durch den Arzt aufgenommen (GOP 01435). Hilfreich ist eine feste Tageszeit hierfür einzuplanen. Dadurch werden Sie in der laufenden Sprechstundentätigkeit durch Telefonate nicht gestört. Aber auch der Patient kann sich darauf einstellen, dass Sie in einer bestimmten Zeit anrufen. Leistungen im Rahmen der Prävention (Früherkennungs- und Gesundheitsuntersuchungen) bedeuten außerbudgetäre Honorarzahlungen. Überlegen Sie, ob auch als Service an den Patienten ein Anruf oder eine Erinnerungskarte für die nächste Untersuchung angezeigt ist. Viele Patienten nehmen den Service der Praxis gerne an. Verschiedene Krankheitsfälle bleiben bei der Berechnung des Laborbudgets gemäß EBM unberücksichtigt. Diese Krankheitsfälle sind mit Kennziffern auf dem Abrechnungsschein/Datensatz einzutragen. Sprechen Sie mit Ihrem Praxispersonal ab, dass grundsätzlich bei Beginn der Behandlung diese Kennziffern eingetragen werden. Dies gilt auch für Praxisbesonderheiten im Rahmen von Richtgrößenvereinbarungen zu Arzneiverordnungen.

26 17. Gesamtübersicht Abrechnung Seite 26 Die Tabellen auf den folgenden Seiten geben Ihnen eine komplette Übersicht der von Ihnen abgerechneten Ziffern, die damit erzielten Punkte und Honorare. Die Ziffern sind nach der wirtschaftlichen Bedeutung für Ihre Praxis sortiert: attraktive Honorarbringer zuerst. Wie auf der Vorseite wird in den gelben Spalten ganz rechts die Abrechnungs- Häufigkeit der Fachgruppe sowie die Differenz zu Ihrer Abrechnung ausgewiesen. Deutliche Unterschreitungen (grün) weisen auch hier auf mögliche Abrechnungsreserven hin. Große Überschreitungen (rot) deuten auf drohende Wirtschaftlichkeitsprüfungen hin. Wichtige Anmerkung: Wenn Sie Ihr Honorar-Budget überschritten haben (vgl. Kapitel 4), kürzt Ihnen die KV die überschießenden Punkte weg. Einige Leistungen werden Ihnen also nicht vergütet. Geraten Sie nun bei einigen Ziffern zusätzlich noch in einen Regress, müssen Sie u.u. für diese Ziffern Honorar-Rückzahlungen akzeptieren, die Sie aufgrund der Budgetierung nie erhalten haben. In solchen Fällen ist anzuraten, die regress-bedrohten Leistungen zurück zu fahren, um kein Honorar zu verlieren.

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28 Seite Fallzahl und Kontakte Auf dieser Seite haben wir für Sie einige wichtige Kennziffern und Statistiken zu Fällen und Kontakten zusammen gestellt. Neben der Fallzahl bis zum Abrechnungsstichtag sehen Sie auch die Anzahl der durchgeführten Patienten-Kontakte (inkl. Patientenkontakte ohne Arzt, also z.b. Wiederholungsrezept oder Überweisung) und die daraus zu errechnende Kennzahl Kontakte/Fall, die charakteristisch für die Art Ihrer Praxisorganisation und Ihrer Behandlung ist. Darunter finden Sie eine Tabelle mit der Anzahl der verschiedenen Scheinarten. Vergleichen Sie die ausgewiesenen Fallzahlen mit der Honorar-Abrechnung Ihrer KV, um eventuelle Abweichungen aufzuspüren.

29 Seite Haftungsausschluss Dieser Abrechnungs-Check nutzt die von KBV und KVen öffentlich verfügbar gemachten Informationen zum EBM2008 sowie die vom Praxisinhaber bereit gestellten praxisindividuellen bzw. regionalspezifischen Informationen (z.b. zu Mengenbegrenzung und Punktwerten). Alle Angaben in diesem Abrechnungs-Check erfolgen unter Vorbehalt. Insbesondere kann die Analyse nicht garantieren, dass das prognostizierte Honorar zur Auszahlung kommt und dass bei ausgewiesener Plausibilität tatsächlich keine Plausibilitätskontrolle durch KV oder Kassen stattfindet. Die Analyse wurde nach bestem Wissen und Gewissen erstellt und wird kontinuierlich weiter entwickelt und aktuellen Regelungen angepasst. Frielingsdorf Consult übernimmt keine Haftung für die ausgewiesenen Ergebnisse.