Aus- und Fortbildungskonzept der Ausländerbehörde Berlin

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1 Aus- und Fortbildungskonzept der Ausländerbehörde Berlin A Ausbildung - Praxisanleitung 1. Allgemeines 2. Personenkreis 3. Praxisanleiterin/Praxisanleiter 4. Ausbildungsablauf B Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter 1. Allgemeines 2. Personenkreis 3. Verantwortliche im Einarbeitungsprozess 4. Einarbeitungsprozess 5. Veranstaltungen für neue Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter C Ausbildungsteam D Fortbildung von Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter der Ausländerbehörde 1. Allgemeines/Bedarfsermittlung 2. Fortbildungsarten E Weiter-/Fortbildung von Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter anderer Behörden F Fortbildungsteam G Aus- und Fortbildungskoordination 1. Aufgaben des Ausbildungskoordinators 2. Vertretungsregelung Stand:

2 A Ausbildung - Praxisanleitung 1. Allgemeines Der Erwerb beruflicher Handlungskompetenz ist der Kern der Berufsausbildung. Ausbildung ist ein gegenseitiger Prozess. Die Nachwuchskräfte im LABO lernen die Verwaltung kennen und bekommen einen Eindruck von der Aufgabenvielfalt und den Arbeitsprozessen. Über die Praxisanleitung sollen sie in Arbeitsabläufe eingewiesen werden, sich Fachwissen aneignen und erweitern und ungeschriebene Regeln des Arbeitsalltags kennenlernen. 2. Personenkreis In die Praxisanleitung fallen alle neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die nur für einen kurzen Zeitraum bei der Ausländerbehörde eingesetzt werden. Dies sind: Auszubildende für den Beruf als Kaufmann/-frau für Bürokommunikation oder als Verwaltungsfachangestellte, Studentinnen/Studenten der Hochschule für Wirtschaft und Recht (HWR) Fachoberschul- und sonstige Praktikantinnen/Praktikanten. 3. Praxisanleiterin/Praxisanleiter Praxisanleiter ist derjenige, der in der täglichen Arbeit Hauptansprechpartner der Nachwuchskraft ist, dessen Beurteilung und eventuell erforderliche Klausuren verfasst, die Berichtshefte kontrolliert und sich um den Lernfortschritt der Nachwuchskraft bemüht. Die Tätigkeiten der Praxisanleiter sind im Ausbildungskonzept für das LABO vom detailliert festgehalten: Für die Ausländerbehörde ist zudem zu berücksichtigen: Die Praxisanleiterinnen/Praxisanleiter richten den Arbeitsplatz für die Auszubildende/den Auszubildenden ein, beantragen die Benutzerkennung, beschaffen das nötige Büromaterial, zeichnen das Berichtsheft bei Azubis gegen, führen zur Hälfte der Ausbildungszeit ein Zwischenbeurteilungsgespräch, entwerfen bei Azubis zum Ende des Praktikums eine Klausur (im Ordner Ausbildungsteam ist im Bedarfsfall ein Fragen-Pool hinterlegt), korrigieren und benoten diese, erarbeiten für die Azubis die Leistungsbeurteilung/schreiben das Zeugnis ggf. in Abstimmung mit der Sachgebietsleitung schreiben für HWR-Studenten ein schriftliches Praktikumszeugnis Azubis: Klausur, Beurteilung/Zeugnis, Berichtsheft und Zeiterfassungsbögen werden am Ende des Praktikums gesammelt dem Ausbildungskoordinator der Abteilung IV übergeben, der diese an den örtlichen Ausbildungskoordinator des LABO weiterleitet. HWR-Studenten: Eine Kopie des Praktikumszeugnisses erhält der Ausbildungskoordinator der Abteilung IV. Fortbildung: Die VAK bietet spezielle Fortbildungsveranstaltungen für Praxisanleiter an. Eine Teilnahme ist empfehlenswert. 2

3 4. Ausbildungsablauf Die Nachwuchskraft wird vom Ausbildungskoordinator einer Praxisanleiterin/einem Praxisanleiter zugewiesen. Die Praxisanleitung erfolgt auf der Basis der Ausbildungs- Checklisten (Laufwerk G/ Ordner Ausbildungsteam ). Die Praxisanleitung kann in allen Sachgebieten der Ausländerbehörde stattfinden. Der Ausbildungsablauf sowie die Beurteilung der Nachwuchskraft sind im Ausbildungskonzept des LABO vom festgehalten und zu beachten. Hospitationen in anderen Sachgebieten sollen aufgrund des kurzen Zeitraums in der Regel nicht stattfinden. B Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter 1. Allgemeines Die Art und Weise wie die erste Zeit im neuen Arbeitsumfeld erlebt wird, ist prägend für das weitere Arbeitsverhältnis und die Arbeitszufriedenheit der neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Ziel ist es, dass alle neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter neben der fachlichen Einarbeitung und der organisatorischen Einbindung auch eine soziale Eingliederung erhalten. Erfolgreiche Einarbeitung bedeutet, dass die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter ihre bzw. seine Stelle und die damit verbundenen Aufgaben genau kennt und diese nach der Einarbeitungsphase sicher und selbständig bewältigen kann. 2. Personenkreis Eine Einarbeitungsfortbildung erhalten alle neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Ausländerbehörde, die längerfristig hier eingesetzt werden. Dazu zählen auch Regierungsinspektorinnen/ -inspektoren auf Probe und Mitarbeiter mit befristeten Arbeitsverträgen. 3. Verantwortliche im Einarbeitungsprozess 3.1. Sachgebietsleitung Die Verantwortung für die erfolgreiche Integration und Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter liegt bei der Sachgebietsleitung Einarbeitungsbegleiterin/Einarbeitungsbegleiter Die Sachgebietsleitung benennt in der Regel eine Registraturmitarbeiterin/einen Registraturmitarbeiter, eine Sachbearbeiterin/einen Sachbearbeiter des mittleren Dienstes und eine Sachbearbeiterin/einen Sachbearbeiter des gehobenen Dienstes als Einarbeitungsbegleiterin/Einarbeitungsbegleiter. Die Einarbeitungsbegleiterin / der Einarbeitungsbegleiter übernehmen die Aufgabe, Erste Ansprechpartnerin bzw. Erster Ansprechpartner zu sein und der neuen Kollegin bzw. dem neuen Kollegen bei der erfolgreichen Eingewöhnung zu helfen und für eine schnelle fachliche und soziale Einbindung zu sorgen. 3

4 Die Einarbeitungsbegleiterin/Einarbeitungsbegleiter richten den Arbeitsplatz der neuen Mitarbeiterin/des neuen Mitarbeiters ein, beantragen eine Benutzerkennung, beschaffen das nötige Büromaterial, sorgen für die unter 4. genannte fachliche und soziale Einarbeitung 4. Einarbeitungsprozess Die Einarbeitungsphase dauert in der Regel drei Monate. Optimaler Weise erfolgt die Einarbeitung im zukünftigen Zielsachgebiet. Stehen dort jedoch keine Kapazitäten zur Verfügung, übernimmt ein anderes Sachgebiet in Abstimmung mit dem Ausbildungskoordinator und der Leitung des Zielsachgebietes den Einarbeitungsprozess. Zur Unterstützung im Einarbeitungsprozess erstellt der Ausbildungskoordinator bei Bedarf in Abstimmung mit dem Zielsachgebiet einen Einarbeitungsplan, der dann in der Einarbeitungsphase abzuarbeiten ist. Auf folgende Schwerpunkte ist zu achten: Fachliche Einarbeitung Die fachliche Einarbeitung durch die Einarbeitungsbegleiterin/Einarbeitungsbegleiter erfolgt auf der Basis von Einarbeitungs-Checklisten (Laufwerk G/ Ordner Ausbildungsteam ). Die fachliche Einarbeitung erfolgt immer in Abstimmung mit der Sachgebietsleitung. Je nach Laufbahn und künftigem Einsatzsachgebiet ist ggf. das Durchlaufen mehrerer Arbeitsstellen in einem Sachgebiet erforderlich. Soziale Integration fördern Neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben den Wunsch, sich - neben der fachlichen Integration - auch möglichst schnell und reibungslos menschlich in das neue Arbeitsumfeld einzufügen und akzeptiert zu werden. Die Einarbeitungsbegleiterin/der Einarbeitungsbegleiter sollten hier als Bindeglied zwischen den neuen Kolleginnen/Kollegen und dem Sachgebiet auftreten. Räumliche Orientierung fördern Neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind auf die Entwicklung einer guten räumlichen Orientierung im eigenen Arbeitsbereich und im gesamten Dienstgebäude angewiesen. Die Einarbeitungsbegleiterin/der Einarbeitungsbegleiter sollen ihnen deshalb z.b. das Leitsystem erläutern und zeigen, wo zum Beispiel Kassenbereich, Beratungsstellen und Sanitär- und Sozialbereiche etc. zu finden sind. 5. Veranstaltungen für neue Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter Ziel von internen Veranstaltungen ist es, neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern einen Einblick in wichtige Themen und zentrale Abläufe der Ausländerbehörde zu gewährleisten. Einführungsveranstaltung: In der Regel findet am ersten Arbeitstag eine Begrüßung durch den Abteilungsleiter statt. Im Rahmen einer Einführungsveranstaltung durch den Ausbildungskoordinator werden der neuen Mitarbeiterinnen/dem neuen Mitarbeiter zentrale Themen vermittelt. Insbesondere: Aufbau und Gliederung des LABO Aufbau und Gliederung der Ausländerbehörde Berlin Übersicht über die Aufgaben der Ausländerbehörde Berlin Übersicht Gesetzliche Grundlagen Aushändigung des Leitadens für Neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter 4

5 Schulung Einführung in das Aufenthaltsrecht Innerhalb der ersten zwei Monate soll jede neue Mitarbeiterin/jeder neue Mitarbeiter eine interne Schulung Einführung in das Aufenthaltsrecht erhalten. Diese Schulung koordiniert der Ausbildungskoordinator. IT-Schulungen Innerhalb der ersten zwei Monate soll jede neue Mitarbeiterin/jeder neue Mitarbeiter eine interne Schulung zum Fachverfahren AUSREG erhalten. Diese Schulung koordiniert der Ausbildungskoordinator. C Ausbildungsteam Das Ausbildungsteam umfasst: Praxisanleiterin/Praxisanleiter Einarbeitungsbegleiterin/Einarbeitungsbegleiter Für die Mitarbeit im Ausbildungsteam müssen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Ausländerbehörde Berlin über Kompetenzen im beruflich-fachlichen und im sozialen bzw. zwischenmenschlichen Bereich verfügen. Von Fall zu Fall werden diese Anforderungen, je nach Art der Stelle und der Arbeitsumgebung variieren. Hier sind die Sachgebietsleitungen gefordert, diese Anforderungen jeweils richtig zu erkennen und die Ausbildung/Einarbeitung geeigneten Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeitern zu übertragen. Eine Mitarbeiterin/ein Mitarbeiter kann dabei mehrere Funktionen auf sich vereinen. Die Auswahl geeigneter Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter liegt in der Verantwortung und im Ermessen der Sachgebietsleitung, in deren Bereich eine Ausbildung/Einarbeitung stattfindet. Bei der Auswahl muss der Grundsatz der Freiwilligkeit eingehalten werden. Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter, die/der bereit ist, ihr/sein Wissen verständlich und an Dritte weiterzugeben, mitunter schwierige Rechtsfragen und Verfahrensabläufe nachvollziehbar zu vermitteln und gern und eng mit Kolleginnen und Kollegen arbeitet, kann sich über seine direkte Führungskraft für das Ausbildungsteam melden. Scheidet eine der o.g. Personen längerfristig oder dauerhaft aus, wird die Sachgebietsleitung umgehend eine Neue/einen Neuen zur Übernahme dieser Aufgabe motivieren. Ist eine Praxisanleiterin/ ein Praxisanleiter oder eine Einarbeitungsbegleiterin/ ein Einarbeitungsbegleiter für längere Zeit abwesend, entscheidet der Ausbildungskoordinator im Einvernehmen mit der betroffenen Sachgebietsleitung, ob die Nachwuchskraft oder die neue Kollegin/ der neuer Kollege weiterhin im Sachgebiet verbleiben oder ob die Ausbildung oder die Einarbeitung durch ein anderes Sachgebiet übernommen wird. Die Praxisanleitung und Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist eine im Anforderungsprofil nicht berücksichtigte, zusätzliche Aufgabe, die zumindest in der Anfangszeit eine erhebliche zeitliche Belastung darstellt. Um eine qualitativ hochwertige Ausbildung und Einarbeitung zu gewährleisten, ist es erforderlich, dass Vorgesetzte ihren Praxisanleitern und Einarbeitungsbegleitern ausreichend Zeit für die Betreuung einräumen. Da sich die Anforderungen an die Praxisanleiter und Einarbeitungsbegleiter nicht in den einzelnen Anforderungsprofilen widerspiegeln, ist diese Tätigkeit in der dienstlichen Beurteilung des jeweiligen Mitarbeiters besonders hervorzuheben. 5

6 D. Fortbildung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Ausländerbehörde 1. Allgemeines/Bedarfsermittlung Es ist die Aufgabe der Sachgebietsleitungen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu fördern, den Fortbildungsbedarf zu erkennen und die Teilnahme an Fortbildungsveranstaltungen zu unterstützen. Ziel ist es, die Motivation und das Selbstvertrauen der Beschäftigten in die eigenen Fähigkeiten zu stärken. Es geht dabei sowohl um die berufliche als auch persönliche Weiterentwicklung der Beschäftigten. Die Ermittlung des Fort- und Weiterbildungsbedarfs der Ausländerbehörde ergibt sich aus unterschiedlichen Quellen, z.b.: Aktuelle politische Vorgaben (Gesetzesänderungen etc.), Anforderungsprofil/Tätigkeitsbeschreibung der einzelnen Beschäftigten, Aufgabenänderungen in der Organisationseinheit, Bedarfsabfrage/ Rückmeldungen aus dem Haus, Mitarbeitergespräch, Technischer Fortschritt Bedarfsmeldungen und Themenwünsche können jederzeit an den Aus- und Fortbildungskoordinator gerichtet werden. 2. Fortbildungsarten 2.1. Basis- und Einarbeitungsfortbildung Die Basisfortbildungen richten sich in erster Linie an neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Ausländerbehörde. Hierbei geht es um die Vermittlung von fachspezifischen Grundlagenthemen Außerfachliche und übergreifende Fortbildung VAK / internes Programm des LABO Wünschen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Ausländerbehörde die Vermittlung/Vertiefung von außerfachlichen und übergreifenden Themenbereichen (z.b. Allgemeines Verwaltungsrecht, Entspannungstechniken, Zeitmanagement-Mechanismen, Deeskalationsstrategien o.ä.) so wird diesen Anliegen grundsätzlich durch Angebote der VAK und aus dem internen Programm des LABO Rechnung getragen. Anmeldungen für eine Fort- und Weiterbildung an der VAK sind über die Sachgebietsleitung direkt an den örtlichen Ausbildungsbeauftragten des LABO (- V C So -) zu richten. Soweit eine größere Zahl von Mitarbeiterinnen oder Mitarbeitern eine Schulung zum gleichen Thema wünscht, prüft der Ausbildungskoordinator in Absprache mit der Abteilungsleitung die Durchführung einer Inhouse-Fortbildungsveranstaltung Fachbezogene Fortbildung (Grundlagenfortbildung) Die fachbezogene Fortbildung dient der Aktualisierung und Ergänzung der für die Wahrnehmung der Dienstaufgaben erforderlichen fachlichen Qualifikationen und der Vermittlung neuer Kenntnisse, Fähigkeiten und Fertigkeiten der Beschäftigten, soweit sie im Verlauf der beruflichen Tätigkeit erforderlich werden. Hierunter fallen Themen, die sachgebietsübergreifend eine Vielzahl von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern betreffen. 6

7 Themengebiete sind in der Regel: Grundlagen des Aufenthaltsrechts Änderungen im Aufenthaltsrecht aufgrund von Gesetzesänderungen, Rechtsprechung oder Weisungen IT-Schulungen Welche Themen als Grundlagenschulungen angeboten und wie die Zielgruppen definiert werden, wird der Aus- und Fortbildungskoordinator nach Abstimmung im Fortbildungsteam mit der Abteilungs-/ Referatsleitung festlegen. Sollte es sich bei Grundlagenschulungen um Pflichtveranstaltungen für alle der Zielgruppe zugehörigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Ausländerbehörde handeln, tragen die Sachgebietsleitungen dafür Sorge, dass die entsprechenden Kolleginnen und Kollegen aus ihren Bereichen die Veranstaltungen auch tatsächlich besuchen. Umfangreiche Gesetzes- und/oder Verordnungsänderungen werden durch die Hausleitung aufgearbeitet und im Rahmen einer Multiplikatorenschulung den Sachgebietsleitungen vermittelt. Diese führen dann sachgebiets-interne Schulungen durch Fremdsprachenfortbildung und Förderung der Vielfalt (Diversity) Förderung der Fremdsprachenkompetenz Zur Förderung und Verbesserung der Fremdsprachenkompetenz werden für alle Beschäftigten der Ausländerbehörde Sprachkurse angeboten. Sprachkurse sollen in der Regel als Inhouse- Veranstaltungen stattfinden. Das Sprachkursangebot richtet sich an dem von den Beschäftigten gemeldeten Bedarf. Sollte die Nachfrage an Sprachkursen das Angebot übersteigen, entscheidet die Abteilungsleitung unter Beachtung des Einsatzgebietes sowie unter Beachtung der Personalentwicklung über die Teilnahme am Sprachkurs. Förderung der Vielfalt - Diversity Die Förderung der Vielfalt soll ein Arbeitsumfeld schaffen, das frei von Vorurteilen in Bezug auf Geschlecht, Nationalität, ethnischer Herkunft, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter, sexueller Orientierung und Identität ist. Zur Förderung der Vielfalt bzw. zur Erhörung der Diversity-Kompetenz der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden gezielt interne Fortbildungsveranstaltungen oder Workshops angeboten. Die Teilnahme an externen Fortbildungsveranstaltungen zu dieser Thematik soll durch die Sachgebietsleitung gefördert werden Sachgebietsinterne Fortbildung Schulungen zu rechtlichen Spezialthemen, die nur für einen kleinen Mitarbeiterkreis aus einzelnen Sachgebieten bedeutsam sind, sollen grundsätzlich durch die Führungskräfte des/der betroffenen Sachgebiete erfolgen. Das Fortbildungsteam steht auf Wunsch bei methodischen Fragen oder bei Problemen der Visualisierung helfend zur Seite. 7

8 D Weiter-/Fortbildung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern anderer Behörden Für die Reduzierung von Vorsprachezahlen ist es erforderlich, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter anderer Dienststellen, die mit dem Aufenthaltsrecht Berührungspunkte haben, zu schulen, um sie so in die Lage zu versetzen, die aufenthaltsrechtliche Situation ihrer Kunden ohne telefonische oder schriftliche Rücksprache und ohne dass die Kunden hin- und hergeschickt werden, abschließend zu beurteilen. Beidem kommt die Ausländerbehörde insofern nach, als dass Schulungen für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter anderer Behörden grundsätzlich auf der Basis von zu genehmigenden Nebentätigkeiten außerhalb der Dienstzeit über die VAK erfolgen. E Fortbildungsteam Jede Mitarbeiterin/jeder Mitarbeiter die/der sich vorstellen kann, ihr/sein Fachwissen mit anderen zu teilen, ist aufgefordert, ihre/seine Mitarbeit im Fortbildungsteam anzubieten. Die Mitarbeit im Fortbildungsteam ist freiwillig und soll in der Beurteilung erwähnt werden. Interne Fortbildungsveranstaltungen werden grundsätzlich zu Zweit durchgeführt. Das Fortbildungsteam trifft sich mindestens ein Mal pro Jahr und berät über die Durchführung und Verteilung der internen Fortbildungsveranstaltungen. 8

9 G Aus- und Fortbildungskoordination 1. Aufgaben des Aus- und Fortbildungskoordinators - Ansprechpartner für den örtlichen Ausbildungsbeauftragten des LABO (Herr Soyke - V C So) bei der Vermittlung von Auszubildenden, Studentinnen und Studenten sowie Beamtinnen und Beamten auf Probe - Erstellen von Checklisten für die Praxisanleitung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter - Begrüßung aller Auszubildenden und neuen Mitarbeiter und Durchführung der Einführungsveranstaltung - Abfrage über den Bedarf an Nachwuchskräften - gleichmäßige Verteilung der Auszubildenden auf die die Praxisanleiterinnen und -anleiter unter Berücksichtigung dort vorhandener Gesamtkapazitäten - Entscheidung über evt. Sachgebietswechsel von Nachwuchskräften im Falle längerer Abwesenheit der eigentlichen Praxisanleiterin bzw. des eigentlichen Praxisanleiters - Erarbeitung von Entscheidungsvorschlägen für die Referats-/Abteilungsleitung bei in Frage stehenden Übernahmen und in Fällen der Nicht-Eignung von Auszubildenden - Einladung der Mitglieder des Ausbildungsteams zu regelmäßigem Erfahrungsaustausch und gegenseitigen Hilfestellungen - Organisation von Fortbildungen für das Ausbildungsteam - Führung gelegentlicher Feedback-Gespräche mit den Sachgebietsleitungen zur Evaluierung des Ausbildungskonzeptes - Ansprechpartner für das Ausbildungsteam sowie Auszubildende bei Problemen - Durchführung regelmäßiger Treffen der Mitglieder des Fortbildungsteams - Sammeln von Themen für Grundlagenschulungen und Koordinierung bei der inhaltlichen Ausarbeitung von Grundlagenschulungen - Auswertung der Feedbackbögen - Werbung neuer/weiterer Mitglieder für das Fortbildungsteam - Koordination der Fortbildung über die VAK - Ansprechpartner für externe Fortbildungsanfragen 2. Vertretung des Aus- und Fortbildungskoordinators Frau Hartrampf (IV Z BO) ist die Vertretung des Aus- und Fortbildungskoordinators. Fortgeschrieben von Frank Paulisch Aus- und Fortbildungskoordinator der Ausländerbehörde Berlin Friedrich-Krause-Ufer Berlin Tel.: Fax.: paulisch@labo.berlin.de 9