Elektronische Mitteilung an das Finanzamt Spezifikation der Schnittstelle

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Victor Fleischer
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1 Elektronische Mitteilung an das Finanzamt Spezifikation der Schnittstelle Verlag für Standesamtswesen GmbH Hanauer Landstr. 197, Frankfurt am Main V 2.2 Juni 2014

2 Spezifikation El. Mitteilung Finanzamt 1 Mitteilung des Standesamts an das Finanzamt nach ErbStDV 9 in elektronischer Form Diese Spezifikation beschreibt den Aufbau der Dateien mit elektronischen Mitteilungen, die im Sterbefall von Standesämtern an die Finanzämter auf Datenträger weitergegeben werden. 1. Dateien Aufbau. Eine Übermittlungsdatei besteht aus Datensätzen gleicher Länge. Die meisten dieser Datensätze sind Mitteilungssätze; ein Mitteilungssatz enthält die Daten zu einem Sterbefall. Außerdem gibt es einen Vorlaufsatz mit dem Absender und einen Nachlaufsatz, der sicherstellt, daß alle Sätze angekommen sind. Zeichensatz. Die Dateien werden im Zeichensatz PC8 mit Erweiterungen für das Standesamt (APC8 siehe Anhang) geschrieben. So geht an der Schnittstelle keine Information verloren. Die Übermittlungsdateien können vom Empfänger auf jeden beliebigen Ziel-Zeichensatz transformiert werden. Dateiname. Alle Mitteilungen eines Berichtszeitraums, also eines Monats werden auf dieselbe Datei geschrieben. Der Monat wird in den Dateinamen codiert: Stelle 1-3 "mfa" Mitteilung Finanzamt Stelle 4-5 <Jahr> numerisch Stelle 6-7 <Monat> numerisch Extension ".dat" also z.b. mfa9708.dat. Sortierung. Die erste Zeile jeder Datei ist der Vorlaufsatz. Danach folgen die Mitteilungssätze. Letzte Zeile ist der Nachlaufsatz. Die Mitteilungssätze werden fortlaufend in der Reihenfolge von Eintragsjahr/Eintragsnummer im Sterbebuch auf die Datei geschrieben. Wenn Totgeburten eingetragen wurden, ist die Reihung nicht lückenlos. Datensätze. Jeder Datensatz ist eine Zeile in der Datei. Alle Datensätze haben dieselbe fixe Länge von 1536 Bytes. Satzende ist 0d 0a (CR LF). Felder innerhalb eines Datensatzes werden bis zum Ende des Feldes mit Leerstellen aufgefüllt. Die verschiedenen Typen von Datensätzen sind an ihrer Satzart zu unterscheiden. Satzart. Jeder Datensatz hat an den ersten beiden Stellen eine Kennung für die Satzart. Die Satzarten sind

3 Spezifikation El. Mitteilung Finanzamt 2 00 Vorlaufsatz 01 Mitteilungssatz 98 Nachlaufsatz 99 Gelöschter, ungültiger Satz. Leere Felder. In der Datensatzbeschreibung sind einige Felder als "leer" gekennzeichnet. Sie dürfen dennoch ASCII-Zeichen enthalten. Verwender der Schnittstelle müssen Inhalte an solchen Stellen ignorieren. Umfang. In einer elektronischen Mitteilungen werden nicht mehr und keine anderen Daten weitergegeben als schriftlich. Die gesetzliche Grundlage für die Mitteilung ist also gegeben. 2. Aufbau der Datensätze 2.1 Vorlaufsatz von bis Anz Format Inhalt n Satzart = n Ordnungsnummer des Standesamts alpha Name des Standesamts alpha "Mitteilungen an das Finanzamt" JJJJ aktuelles Jahr MM aktueller Monat n Bruttoanzahl der Sätze (inklusive Vorlauf-, Nachlaufsatz und als gelöscht markierte Sätze) n Nettoanzahl der Sätze (nur die gültigen Mitteilungssätze) leer d 0a 2.2 Nachlaufsatz von bis Anz Format Inhalt n Satzart = n Bruttoanzahl der Sätze n Nettoanzahl der Sätze leer

4 Spezifikation El. Mitteilung Finanzamt d 0a 2.3 Mitteilungssatz von bis Anz Format Inhalt n Satzart = JJJJ Eintragsjahr enr Eintragsnummer JJJJMMTT Eintragsdatum Verstorbene(r) alpha Geschlecht m = männlich, w = weiblich alpha Familienname alpha Vornamen JJJJMMTT Geburtsdatum alpha Familienstand (siehe 3.3) alpha nicht zuordenbarer Familienstand (siehe 3.3) alpha PLZ Wohnort alpha Wohnort alpha Straße und Hausnummer Wohnort JJJJMMTT Todestag (siehe 3.4) alpha Angabe, wenn Todestag nicht präzise bekannt ist alpha PLZ Sterbeort alpha Sterbeort alpha Straße und Hausnummer Sterbeort alpha Angabe, wenn Sterbeort nicht präzise bekannt ist alpha Familienname alpha Vornamen JJJJMMTT Geburtsdatum alpha PLZ Wohnort Ehegatte (Angabe bei Familienstand VH, VW)

5 Spezifikation El. Mitteilung Finanzamt alpha Wohnort alpha Straße und Hausnummer Wohnort n Kinder n Abkömmlinge Anzahl verwandter Hinterbliebener (siehe 3.5) n Eltern/Geschwister n Sonstige Verwandte Auskunftgeber alpha Familienname alpha Vornamen alpha PLZ Wohnort alpha Wohnort alpha Straße und Hausnummer Wohnort Nachlaß (siehe 3.6) alpha Land und forstwirtschaftliches Vermögen alpha Grundvermögen alpha Betriebsvermögen alpha Sonstiges Vermögen alpha Sonstige Angaben Weitere Angaben alpha Bemerkungen alpha Beruf des Erblassers alpha Beruf des Ehegatten leer d 0a

6 Spezifikation El. Mitteilung Finanzamt 5 3. Erläuterungen 3.1 Format Legende für die Angaben in der Spalte Format: alpha n JJJJ MM TT enr 3.2 Familiennamen und Vornamen alphanumerische Zeichen nur numerische Zeichen Jahr numerisch 4 Stellen Monat numerisch 2 Stellen Tag numerisch 2 Stellen Eintragsnummer numerisch, kann jedoch bei doppelt vergebenen Nummern einen zusätzlichen Buchstaben erhalten, z.b. 145a Das Standesamt vermerkt in den Personenstandsbüchern die namensrechtliche Bedeutung von Namensbestandteilen und Namenszusätzen. Im Datensatz wird die Form mitgeteilt, die auch für Anschriften verwendet wird (also ohne namensrechtliche Kennzeichnung). 3.3 Familienstand Der Familienstand wird gemäß dem Datensatz für das Meldewesen mitgeteilt: LD VH VW GS FU ledig verheiratet verwitwet geschieden unbekannt. Wenn der im Sterbebuch eingetragene Familienstand nicht gemäß dieser Tabelle zugeordnet werden kann, wird er im Klartext in das folgende Feld eingetragen. 3.4 Todestag Es wird der Todestag übermittelt. Lautet der Eintrag im Sterbebuch "zwischen dem... und dem..." wird das spätere Datum übermittelt. In allen Fällen, in denen kein eindeutiger Todestag in die Sterbeurkunde eingetragen ist, wird der Klartext des Sterbeeintrags in das folgende Feld eingetragen. 3.5 Anzahl verwandter Hinterbliebener Die bei Eltern/Geschwister angegebene Zahl ist nur zu berücksichtigen, wenn keine Kinder und keine Abkömmlinge hinterblieben sind.

7 Spezifikation El. Mitteilung Finanzamt 6 Die bei Sonstige Verwandte angegebene Zahl ist nur zu berücksichtigen, wenn keine Kinder, Abkömmlinge oder Eltern/- Geschwister hinterblieben sind. 3.6 Nachlaß Angaben zum Nachlaß in folgender Form j n u (leer) ja nein unbekannt keine Angabe

8 Spezifikation El. Mitteilung Finanzamt 7 Anhang Zeichensatz APC8 1. Zeichensatztabelle

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