Steuerliche Meldepflichten des Arbeitgebers

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1 Steuerliche Meldepflichten des Arbeitgebers bei Anstellungsverhältnissen KONTAKT Wichtiges in Kürze Claus Schürmann Partner Michael Lorenz Partner In Hongkong gibt es keine Lohnsteuerabzugspflicht Arbeitgeber sind verpflichtet gewisse Informationen über die Einnahmen aus dem Arbeitsverhältnis an das Finanzamt zu melden Meldepflichten bei Beginn und Beendigung des Anstellungsverhältnisses sind einzuhalten 1 Einleitung Anders als in Deutschland besteht in Hongkong keine monatliche Steuerabzugspflicht des Arbeitgebers. Vielmehr hat der Arbeitgeber gegenüber dem Finanzamt (= Inland Revenue Department, IRD ) lediglich die Pflicht, gewisse Angaben den Arbeitnehmer betreffend zu melden. Im Folgenden wollen wir einen Überblick über die einzelnen Pflichten des Arbeitgebers gegenüber dem IRD in Hongkong darstellen.

2 2 Beginn des Beschäftigungsverhältnisses des Arbeitnehmers Mit Beginn des Beschäftigungsverhältnisses des Arbeitnehmers hat der Arbeitgeber verschiedene Verpflichtungen. Er hat sogenannte Payroll Records zu führen. Dabei handelt es sich um eine jeweils aktuelle Übersicht über das Beschäftigungsverhältnis des Arbeitnehmers. Der Inhalt der Payroll Records umfasst jeweils: Persönliche Informationen des Arbeitnehmers Art der Beschäftigung (Vollzeit/Teilzeit) Position des Arbeitnehmer (z.b. Sales Manager, Consultant etc.) Höhe des Basisgehaltes (egal in welcher Währung) Angaben zu jeweiligen Benefits (z.b. Bonus, Share Options, Housing etc.) Angaben zu den jeweiligen Einzahlungen in den Mandatory Provident Fund (MPF), die Sozialversicherung in Hongkong Arbeitsvertrag inkl. aller Änderungen Dauer des Beschäftigungsverhältnisses Üblicherweise enthält bereits der Arbeitsvertrag zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer alle entsprechenden Angaben, so dass ein eigener Payroll Record nicht angelegt werden muss. Daher sollte zumindest eine Kopie dessen in den Büroräumen vorhanden sein. Die Payroll Records müssen 7 Jahre aufbewahrt werden. Innerhalb der ersten drei Monate des Beschäftigungsverhältnisses hat der Arbeitgeber darüber hinaus an das IRD zu melden, wie hoch das Gehalt des Arbeitnehmers sein wird. Hierfür ist das Formular I.R. 56E auszufüllen und an das IRD zu übersenden (siehe Anlage 1 als Beispiel). 3 Pflichtangaben während des Beschäftigungsverhältnisses Während der Dauer des Beschäftigungsverhältnisses mit dem Arbeitnehmer hat der Arbeitgeber jährlich den Employer's Return (Beispiele B.I.R. 56A und I.R. 56B 1 ) an das IRD zu melden. Diese Formulare werden in der Regel jedes Jahr vom IRD am ersten Arbeitstag im April an den Arbeitgeber geschickt (Anlagen 2, 3) und sind innerhalb eines Monats einzureichen. 1 Blankoformulare sind nicht zu erhalten, daher wurden der Übersichtlichkeit halber die offiziellen Erklärungsmuster des IRD verwandt. WTS Hong Kong 2

3 4 Meldepflichten bei Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses Bei der Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses sind zwei Varianten zu berücksichtigen. Die erste Variante bezieht sich lediglich auf den Umstand, dass das Beschäftigungsverhältnis beendet wird. Die zweite Variante bezieht sich auf den Umstand, dass der Arbeitnehmer (z.b. ein Expat) Hongkong ggf. verlassen wird. 4.1 Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses und Arbeitnehmer bleibt in Hongkong Sofern das Beschäftigungsverhältnis - von welcher Seite auch immer - gekündigt wird, hat der Arbeitgeber zu ermitteln, ob der Arbeitnehmer gedenkt, Hongkong dauerhaft zu verlassen, ohne evtl. seinen Steuerverpflichtungen nachzukommen. Diese Maßnahme ist auch für einen evtl. Streitfall mit den Steuerbehörden entsprechend vom Arbeitgeber zu dokumentieren. Falls dies nicht der Fall ist, hat der Arbeitgeber einen Monat vor der Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses eine Kopie des Formulars I.R. 56F beim IRD einzureichen (Anlage 4). 4.2 Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses und Arbeitnehmer bleibt nicht in Hongkong Für den Fall, dass der Arbeitnehmer auf die Frage nach seinem Verbleiben in Hongkong nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses dem Arbeitgeber mitteilt, dass er Hongkong verlassen wird, muss der Arbeitgeber zwei Kopien des Formulars I.R. 56G beim IRD einreichen (Anlage 5). Des Weiteren ist der Arbeitgeber verpflichtet alle ausstehenden Gehalts- und Bonuszahlungen etc. an den Arbeitnehmer einzubehalten, wenn der Arbeitnehmer seiner Steuerpflicht in Hongkong nicht nachkommt. Dies ist dann eine Art Druckmittel, um den Arbeitnehmer anzuhalten, seinen steuerlichen Verpflichtungen in Hongkong nachzukommen. Der Arbeitgeber sollte den Arbeitnehmer daher rechtzeitig vor Beendigung des Arbeitsverhältnisses auf seine Verpflichtung zur Steuerzahlung (sog. Tax Clearance ) hinweisen. (1) Für den Fall, dass der Arbeitnehmer seine Steuern an das IRD bezahlt, stellt das IRD einen "letter of release" an den Arbeitnehmer aus. Nach Vorlegen des "letter of release" muss der Arbeitgeber innerhalb eines Monats die einbehaltenen Gehalts- und Bonuszahlungen etc. an den Arbeitnehmer auszahlen. (2) Für den Fall, dass der Arbeitnehmer seine Steuerschulden nicht beim IRD begleicht, wird das IRD eine sog. garnishee notice (I.R. 113) an den Ar- WTS Hong Kong 3

4 beitgeber ausstellen und ihn zur Begleichung der Steuerschuld des Arbeitnehmers aus Mitteln der einbehaltenen Gehalts- und Bonuszahlungen etc. auffordern. Die Befolgung der garnishee notice (I.R. 113) durch den Arbeitgeber ist im Falle einer jeden Zahlungsklage des Arbeitnehmers auf ausstehende Lohnzahlung eine wirksame Verteidigung des Arbeitgebers. 5 Strafen Werden die oben aufgeführten Meldepflichten und Informationspflichten seitens des Arbeitgebers nicht eingehalten, können dem Unternehmen Strafen drohen. So sieht der Gesetzgeber Strafzahlungen in Höhe von bis zu HKD 10,000 (ca. EUR 1,000) je nach Sachverhalt vor. 2 Autor: Kontakt: WTS Hong Kong Limited Unit 1004, 10/F, Kinwick Centre, 32 Hollywood Road Central, Hong Kong S.A.R. Tel Fax info@wts.com.hk Claus Schürmann Partner claus.schuermann@wts.com.hk Michael Lorenz Partner michael.lorenz@wts.com.hk Haftungsausschluss Die Beiträge sind ausschließlich als Hinweis bestimmt. WTS Hong Kong Limited ist stets bemüht, zuverlässige und aktuelle Informationen zu liefern. Wir möchten wir Sie aber darauf hinweisen, dass dieser Tax Letter keine individuelle Beratung ersetzt. Wir können nicht garantieren, dass die Informationen so zutreffend sind, wie zum Zeitpunkt ihres Eingangs oder dass sie auch in Zukunft so zutreffend sein werden. Eine Haftung für den Inhalt kann daher trotz sorgfältiger Bearbeitung nicht übernommen werden. Für die Lösung einschlägiger Sachverhalte kontaktieren Sie bitte unsere für Sie tätigen Ansprechpartner WTS (Hong Kong) Limited. 2 Chapter 221 Criminal Procedure Ordinance 113B Levels of fines for offences - Appendix 8 WTS Hong Kong 4

5 Anlage 1 WTS Hong Kong 5

6 Anlage 2 WTS Hong Kong 6

7 Anlage 3 WTS Hong Kong 7

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9 Anlage 4 WTS Hong Kong 9

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11 Anlage 5 WTS Hong Kong 11