D2D-Anmeldung. Merkblatt für Arztpraxen zur D2D-Registrierung. Version: 1.0 Stand: Ansprechpartner:

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1 D2D-Anmeldung Merkblatt für Arztpraxen zur D2D-Registrierung Version: 1.0 Stand: Ansprechpartner: Beate Kalz Telefon Telefax Weitere Infos unter: Version 1.0 Seite 1 von 6 Stand:

2 Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung 3 2 Voraussetzungen, um D2D nutzen zu können 3 3 Anbindung durch KV-SafeNet Funktion und Sicherheit Technische Voraussetzungen Anschluss an das KV-SafeNet 4 4 Das Anmeldeverfahren Allgemeines zu Schlüssel und PIN Ablauf der Registrierung 5 Version 1.0 Seite 2 von 6 Stand:

3 1 Einleitung D2D (Doctor to Doctor) ist eine sichere und zukunftsfähige Telematik der ärztlichen Selbstverwaltung für ihre Mitglieder. Sie ist eine Ergänzung zum Praxisverwaltungssystem (PVS) oder Krankenhausinformationssystem (KIS) und muss vom Softwarehaus in das bestehende Primärsystem integriert werden, um verwendet werden zu können. D2D basiert auf dem Pa- Dok-Konzept des Fraunhofer Instituts für Biomedizinische Technik (IBMT). 2 Voraussetzungen, um D2D nutzen zu können Bevor D2D genutzt werden kann, müssen einige technische und organisatorische Voraussetzungen erfüllt sein: Einsatz eines Primärsystems, das D2D bereits integriert hat. Eine Übersicht D2D fähiger Produkte bzw. Hersteller finden Sie unter Anbindung der Praxis/Einrichtung an die KVWL (s. Kapitel 3). Registrierung der Praxis/Einrichtung als D2D-Teilnehmer bei der KVWL (s. Kapitel 4). Je nach Produkt muss das Softwarehaus das D2D-Modul in dem PVS bzw. KIS installieren bzw. frei schalten. Ihr Softwarehaus informiert Sie gern. Die Funktionsweise von D2D ist vergleichbar mit der eines Systems: bevor s versendet und empfangen werden können, muss ein Client installiert und eine Internetverbindung aufgebaut worden sein. Obwohl der D2D-Client mit einem -client verglichen werden kann, unterscheidet er sich von diesem in zwei wesentlichen Punkten. Der erste Unterschied ist, dass die Funktionalität des D2D-Client direkt in das jeweilige PVS oder KIS integriert ist. Der Benutzer muss also seine gewohnte Oberfläche nicht verlassen. Der zweite Unterschied ist, dass der D2D- Client die Sicherung der Kommunikation übernimmt jede Nachricht wird vor dem Versand signiert und verschlüsselt. Der D2D-Client ist zur Zeit nur auf Windows-Rechnern lauffähig. Damit ein System versteht, was das andere System gesendet hat, muss das eingesetzte Primärsystem einen Funktionstest für die eingesetzten D2D-Anwendungen abgeschlossen haben. Im Rahmen des Funktionstests wird geprüft, ob die Struktur der versendeten Daten den Vorgaben entspricht. Eine Liste aller Systeme mit abgeschlossenem Funktionstest ist unter zu finden. Die Registrierung aller am D2D Verfahren teilnehmenden Praxen/Einrichtungen ist aus Sicherheitsgründen (Ausschluss unbefugter Nutzer) notwendig. Diese Registrierung kann in speziellen Fällen mittelbar auch über andere D2D-Dienstanbieter (z.b. Hauptverband der Berufsgenossenschaften, HVBG) erfolgen. Details zur Registrierung sind in Kapitel 4 beschrieben, das Anmeldeformular befindet sich im Anhang. Die von Ihrem System unterstützten D2D-Anwendungen erfahren Sie von Ihrem Softwarehaus oder unter Im Rahmen der KVWL-Online-Dienste kann die Praxis/Einrichtung edmp, ekoloskopie, earztbrief und DALE-UV nutzen. Version 1.0 Seite 3 von 6 Stand:

4 3 Anbindung durch KV-SafeNet 3.1 Funktion und Sicherheit Das KV-SafeNet wurde von den KVen entwickelt, um Praxen/Einrichtungen eine sichere Anbindung zu ermöglichen, ohne jedoch in den freien Wettbewerb der Industrie einzugreifen. In der Rahmenvorgabe zum KV-SafeNet sind Anforderungen an die Sicherheit und den Service definiert. Dabei stand im Mittelpunkt, dass die Praxis/Einrichtung vor Angriffen von außen geschützt ist alle Teilnehmer im Netz eindeutig identifiziert werden können Fehlkonfigurationen (bewusst oder unbewusst) ausgeschlossen sind Die eindeutige Identifikation der Teilnehmer ist aus Gründen der Netzsicherheit wichtig. Nur so können etwaige Eindringlinge zeitnah erkannt werden. Netzwerkprovider aus der Industrie lassen ihre technischen Lösungen anhand der Rahmenvorgabe von einer der teilnehmenden KVen zertifizieren und werden damit zu einem KV-SafeNet-Provider. Fehlkonfigurationen durch die Praxis/Einrichtung sind ausgeschlossen, da nur der KV-SafeNet-Provider die Konfiguration ändern kann. 3.2 Technische Voraussetzungen Grundvoraussetzung für die Anbindung ist ein Telefonanschluss. Darüber hinaus können Sie zwischen der ISDN- und der DSL-Variante wählen. ISDN: Es ist eine freie, nicht durch Telefon, Fax etc. genutzte Rufnummer Ihres ISDN-Anschlusses erforderlich. DSL: Anbindungen über DSL funktionieren auch über einen analogen Telefonanschluss. Für die DSL-Variante muss ein Standard-Netzwerkanschluss (RJ 45, Ethernet) am PC oder Praxis-Netzwerk sowie am DSL-Router verfügbar sein. Ggf. weitere technische Voraussetzungen erfahren Sie von dem KV-SafeNet-Provider Ihrer Wahl oder dem zuständigen Softwarehaus. 3.3 Anschluss an das KV-SafeNet Sie beziehen die benötigte technische Ausstattung (ISDN- oder DSL-Router mit VPN- Funktionalität) von dem KV-SafeNet-Provider ihrer Wahl, der auch die Installation und Konfiguration ausführt. Eine Liste zertifizierter KV-SafeNet-Provider ist diesem Merkblatt beigefügt. Weitere Informationen zum KV-SafeNet finden Sie auch unter 4 Das Anmeldeverfahren 4.1 Allgemeines zu Schlüssel und PIN Jeder D2D-Teilnehmer in Westfalen-Lippe muss vor Einsatz einer D2D-Anwendung durch die KVWL registriert worden sein, sofern dies nicht schon von einem anderen D2D- Dienstanbieter (in der Regel HVBG) erfolgte. Im Rahmen der Registrierung werden Schlüsselpaare (geheim / öffentlich) und zugehörige PINs vergeben. Der öffentliche Schlüssel wird auf dem D2D-Server bei der KVWL hinterlegt und ist damit für alle D2D-Teilnehmer Version 1.0 Seite 4 von 6 Stand:

5 verfügbar. Der geheime Schlüssel ist und bleibt ein Geheimnis der Einrichtung oder der Person und sollte als solches behandelt werden. Die in D2D verwendeten Schlüssel dienen der Erzeugung einer elektronischen Signatur, der Entschlüsselung vertraulicher Daten und zur Authentisierung (= Identitätsbeweis) der Person, für die der Schlüssel ausgestellt ist. So kann z.b. ein Sender unter Verwendung des öffentlichen Schlüssels des Empfängers diesem eine verschlüsselte Nachricht zukommen lassen, die nur mit dem geheimen Schlüssel des Empfängers wieder entschlüsselt werden kann. Innerhalb des persönlichen Schlüssels unterscheidet man zwischen dem Personen- und dem Einrichtungsschlüssel mit den jeweils dazugehörigen unterschiedlichen PINs. Vor Verwendung muss der jeweilige Schlüssel durch eine aus 6 Ziffern bestehende PIN aktiviert werden. Der Personenschlüssel identifiziert eine natürliche Person, hier den Arzt für den er ausgestellt wurde. Der Schlüssel hat somit Unterschriftscharakter, die damit erstellten Dokumente erhalten eine gewisse Rechtsverbindlichkeit. Der Einrichtungsschlüssel dient dem Schutz von Informationen gegen unbefugtes Lesen oder Verändern. Die PIN des Einrichtungsschlüssels müssen Sie allen berechtigten Ärzten Ihrer Praxis/Einrichtung bzw. allen Mitarbeitern/Mitarbeiterinnen, die Postabholerlaubnis haben sollen, bekannt geben. Sollten Sie Ihre PIN vergessen oder verloren haben, gibt es eine sichere Lösung, diese PIN wiederherzustellen: den PIN-Recovery-Code (=PIN-REC). Jeweils für Personenschlüssel und Einrichtungsschlüssel wird ein separater PIN-REC erzeugt. Auf der Registrierungs-CD befindet sich ein einfach zu bedienendes Programm für die PIN-Wiederherstellung. PIN und ggf. PIN-REC erhalten Sie zusammen nach Erhalt der Registrierungs-CD mit separater Post. Verwahren Sie Registrierungs-CD und PIN/PIN-REC an einem sicheren Ort. Sollte die PIN in falsche Hände geraten, könnten Fremde im Namen der Praxis/Einrichtung elektronische Unterschriften leisten. Auf Ihren ausdrücklichen Wunsch archiviert die KVWL den PIN-REC (siehe Anmeldeformular). Sollte die PIN einmal vergessen worden sein, kann der PIN-REC dann bei der KVWL angefordert werden. 4.2 Ablauf der Registrierung Im ersten Schritt füllt die Praxis/Einrichtung das im Anhang befindliche Anmeldeformular D2D-Anmeldung und Registrierung aus und reicht es an folgende Adresse der KVWL ein. Kassenärztliche Vereinigung Westfalen-Lippe D2D-Registrierung / Abrechnung 6 Robert-Schimrigk-Str Dortmund DALE-UV Anwender beantragen die Teilnahme am elektronischen Datenaustausch mit Leistungserbringern in der Unfallversicherung direkt beim HVBG und senden ihr Antragsformular an folgende Adresse: Hauptverband der gewerblichen Berufsgenossenschaften DALE-UV Alte Heerstraße Sankt Augustin Wichtig: Antragsformular(e) müssen der KVWL im Original vorliegen! Per Fax (Fax-Nr / ) übermittelte Anträge können lediglich zur Vorbereitung der Registrierungs-CD(s) benutzt werden. Version 1.0 Seite 5 von 6 Stand:

6 Nachdem der Antrag eingegangen ist, werden Personen- und Einrichtungsschlüssel generiert und auf einer CD (=Registrierungs-CD) gespeichert. Diese CD wird unter Verwendung des PostIdent-Verfahrens persönlich zugestellt, d.h. jeder Teilnehmer muss diese Sendung persönlich in Empfang nehmen, sich entsprechend ausweisen und eine Empfangsbestätigung unterzeichnen. Die Ausstellung einer Vollmacht ist nicht möglich. Kann die Sendung durch den Zusteller nicht persönlich übergeben werden, erhält der Teilnehmer eine Zustellbenachrichtigung. Die Sendung kann dann noch innerhalb von 7 Werktagen bei der angegebenen Postfiliale abgeholt werden. Die Post sendet die Empfangsbestätigung zurück an die KVWL. Sobald diese Empfangsbestätigung eingegangen ist, werden PIN und PIN-REC auf einem speziellen Papier unsichtbar für KV-Mitarbeiter ausgedruckt und mit separater Post zugestellt. Die KVWL muss umgehend benachrichtigt werden, sollte erkennbar sein, dass der Umschlag mit PIN und PIN-REC von Unbefugten geöffnet worden ist. Sobald alle Informationen verfügbar sind, kann die Installation/Konfiguration des D2D-Client abgeschlossen werden. In der Regel wird die Praxis/Einrichtung dabei von dem zuständigen Softwarehaus unterstützt. Das Softwarehaus ist jedoch keinesfalls berechtigt, Auskunft über PIN oder PIN-REC zu verlangen. Version 1.0 Seite 6 von 6 Stand: