Führung und. Personalmanagement

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1 Führung und Controlling Handelsfachwirt/in IHK Dozent: Klaus Imhof Dozent: Klaus Imhof Folie 1

2 Gliederung 1. Führungsgrundsätze und Führungsmethoden, 2. Personalpolitik, 3. Psychologische Grundlagen zur Führung, Zusammenarbeit und Kommunikation, 4. Beurteilungsgrundsätze 5. Personalbedarfs-, Personalkosten- und Personaleinsatzplanung, 6. Organisations- und Personalentwicklung, 7. Personalmarketing, 8. Controlling, 9. Entgeltsysteme, 10. Konfliktmanagement, 11. Planung und Steuerung von Arbeits- und Projektgruppen, 12. Ausgewählte arbeitsrechtliche Bestimmungen, 13. Moderations- und Präsentationstechniken. Dozent: Klaus Imhof Folie 2

3 8.1 Ziele des Personalcontrollings Der Begriff Controlling" ist aus dem Englischen von den Begriffen steuern" und regeln" abgeleitet. Das Controlling hat nur in Teilaspekten mit dem deutschen Wort Kontrolle zu tun. Betriebswirtschaftlich gesehen ist es ein Steuerungs- und Koordinationsinstrument zur Unterstützung der Arbeit der Führungskräfte. Im Controlling werden betriebswirtschaftliche Daten beschafft, analysiert und aufbereitet. Dabei werden immer Zielgrößen mit Istgrößen verglichen. Dozent: Klaus Imhof Folie 3

4 Personalcontrolling Personalcontrolling ist ein Teilbereich des Controllings, der sich auf das gesamte Personalwesen eines Unternehmens bezieht. Im Personalcontrolling werden alle personalbezogenen Daten einer Firma analysiert. Abweichungen zwischen der Planung und den tatsächlich erreichten Zahlen werden auf ihr Ausmaß, ihre Zeitdauer und die anfallenden Kosten untersucht. Das Personalcontrolling kann dem Management dann Konsequenzen vorschlagen. Dozent: Klaus Imhof Folie 4

5 8.2 Datenmaterial für das Personalcontrolling Personalstatistik ist in erster Linie eine Art personalwirtschaftliches Berichtswesen. Im Personalcontrolling wird mit großen Datenmengen gearbeitet, die nach unterschiedlichen Gesichtspunkten gespeichert, ausgewertet und präsentiert werden müssen. Das Personalcon-trolling nutzt dazu die Personal- IT-Lösungen. Dozent: Klaus Imhof Folie 5

6 Personal-IT Der Begriff Personal-IT beschreibt Hard- und Software, die im Personalwesen eingesetzt werden, um administrative und organisatorische Aufgaben zu erledigen. Im Personalwesen wird ein sehr breites Spektrum von Software eingesetzt. Es reicht von Office-Paketen, Statistikprogrammen und einfachen Datenbanken bis zu hochintegrierten IT-Systemen. Jede Software ist dabei lediglich ein Werkzeug zur Erfüllung der anstehenden Aufgaben. Dozent: Klaus Imhof Folie 6

7 Elektronischen Personalakte In der elektronischen Personalakte, die meist mit Hilfe einer Datenbank geführt wird, sind alle Daten eines Mitarbeiters abgelegt. Die elektronische Personalakte kann über mehrere Datenbanken verteilt sein und mit unterschiedlichen Programmen genutzt werden. Die verfügbaren Programme erfüllen die gesetzlichen Bestimmungen und werden ständig aktualisiert. Dozent: Klaus Imhof Folie 7

8 Dozent: Klaus Imhof Folie 8

9 Dozent: Klaus Imhof Folie 9

10 ERP = Enterprise Resource Planning In den Betrieben gibt es sehr unterschiedliche Stufen des EDV-Einsatzes mit verschiedenen Vor- und Nachteilen. Die Möglichkeiten der EDV sollen am umfassendsten Modell gezeigt werden. Das SAP-System wird vorwiegend in großen Firmen eingesetzt, andere ERP-Systeme bieten ähnliche Möglichkeiten (ERP = Enterprise Resource Planning). Dozent: Klaus Imhof Folie 10

11 ERP-System Ein ERP-System ist modular aufgebaut. Im diesem System gibt es spezielle Module für die Lohnund Gehaltsabrechnung und auch Module, die damit eng verknüpft sind. Zur Lohn- und Gehaltsabrechnung braucht man zumindest die Module Personalabrechnung und Personaladministration, um die persönlichen und organisatorischen Daten zu erfassen und um Zeitkontingente bis hin zur betrieblichen Altersversorgung zu verwalten sowie das Modul Personalzeitwirtschaft, um die An- und Abwesenheitszeiten von Mitarbeitern sowie die Entgeltbelege für Mitarbeiter zu erfassen, um Arbeitszeiten zu genehmigen und um die Daten für die Weiterverarbeitung zu erfassen. Dozent: Klaus Imhof Folie 11

12 Software-Lösungen Eng damit verknüpft sind die Module für das Controliing, das und das Projektmanagement, sowie die Dienstleistungslösungen. Das wichtigste Prinzip besteht darin, dass alle Daten, die zum Zweck der Lohn- und Gehaltsabrechnung notwendig sind, unternehmensweit zur Verfügung stehen. Die Anwendungen besitzen stets eine einheitliche Bedienungsoberfläche, die auf die Berechtigungen, den Tätigkeitsbereich und die Kenntnisse der Anwender zugeschnitten werden kann. Die Bedienungsoberfläche ist darauf optimiert, dass alle Mitarbeiter möglichst nur mit ihrer Aufgabe konzentriert befasst sind und sich nicht um weitergehende Probleme kümmern müssen. Dozent: Klaus Imhof Folie 12

13 8.2 Kennzahlen Das Personalcontrolling arbeitet mit unterschiedlichen Arten von Daten: 1. Ist-Daten 2. Vorschau-Daten und 3. Prognose-Daten Alle drei Arten von Daten können in quantitative und qualitative Daten eingeteilt werden. Dozent: Klaus Imhof Folie 13

14 3 Arten von Daten Die aktuellen Ist-Daten werden aus den aktuellen Personalinformationssystemen ermittelt, verdichtet und ausgewertet. Als Vorausschau-Daten werden bestimmte personalbezogene Zukunftsdaten bezeichnet, die sehr wahrscheinlich erreicht werden. Sie stammen aus der Planung des Unternehmens, speziell aus der Personalbedarfsplanung und der Personalentwicklung. Schließlich gibt es die Prognose-Daten, also noch ungesicherte personalbezogene Zukunftsdaten aus Trends, Hochrechnungen oder Extrapolation. Dozent: Klaus Imhof Folie 14

15 Quantitative Daten Alle drei Arten von Daten können also in quantitative und qualitative Daten eingeteilt werden. Quantitative Daten sind Mengendaten und Strukturdaten. Dazu zählen z. B. gegenwärtige Personalkosten, zukünftige Mitarbeiterzahlen oder prognostizierter Bildungsbedarf. Sie werden zu Kennzahlen zusammengefasst. Kennzahlen werden als absolute Zahlen oder als Quoten ermittelt. Dozent: Klaus Imhof Folie 15

16 Kennzahlen Dozent: Klaus Imhof Folie 16

17 Kennzahlen Dozent: Klaus Imhof Folie 17

18 Kennzahlen Dozent: Klaus Imhof Folie 18

19 Kennzahlen Dozent: Klaus Imhof Folie 19

20 Qualitative Aspekte des Personalcontrollings Qualitative Daten Zu den qualitativen Daten gehören Angaben zur Motivation der Mitarbeiter, zur Zufriedenheit der Kunden oder zur sozialen Kompetenz der Führungskräfte. Sie können nur sehr schwer zu Kennzahlen zusammengefasst werden, sind aber für die Funktionen des Controllings unver-zichtbar. Qualitative Daten werden mit statistischen Methoden aus Umfragen, Mitarbeiterbeurteilungen oder Bewertungen der Kunden zusammengetragen. Sie haben natürlich immer eine subjektive Komponente, müssen aber trotzdem erhoben werden. Qualitative Daten werden beispielsweise für Vorgangsanalysen benötigt, in denen personalbezogene Abläufe im Unternehmen bewertet werden. Auch die Wirksamkeit der Maßnahmen des Personalwesens wird mit diesen Daten unter die Lupe genommen. Ein weiteres Gebiet ist die Qualität der innerbetrieblichen Kommunikation. Dieser Teil des Personalcontrollings wird als Prozesscontrolling bezeichnet. Dozent: Klaus Imhof Folie 20

21 Balanced Scorecard Der Begriff Balanced Scorecard ist aus den Wörtern ausgewogen" und Bewertungsliste" abgeleitet. Dabei steht der erste Teil für eine ausgewogene Berücksichtigung unterschiedlicher Aspekte und Interessen. Der zweite Teil steht für die systematische Aufstellung und Auswer-tung wichtiger Kennzahlen des Unternehmens. Diese unterschiedlichen Aspekte können aus vier Perspektiven (Blickwinkeln) betrachtet werden: Dozent: Klaus Imhof Folie 21

22 Balanced Scorecard Dozent: Klaus Imhof Folie 22

23 Dozent: Klaus Imhof Folie 23

24 Ökonomische Perspektive Ökonomische Perspektive Diese Kennzahlen beziehen sich auf finanzielle Ziele, z. B. auf die verkaufsspezifischen Kosten bzw. den Umsatz pro Abteilung oder pro Mitarbeiter. Dozent: Klaus Imhof Folie 24

25 Perspektive der Kunden Perspektive der Kunden Diese Kennzahlen beziehen sich auf die Kundenzufriedenheit oder auf den Umgang mit den Kunden, z. B. auf die Anzahl der Kundenbeschwerden, die Ergebnisse von Kundenbefragungen oder auf die Reaktionszeit nach einer Kundenanfrage. Dozent: Klaus Imhof Folie 25

26 Prozessperspektive Prozessperspektive Hier werden die Ergebnisse in Bezug auf die kritischen Erfolgsfaktoren des Unternehmens gemessen, z.b. Qualitätskennzahlen oder Durchlaufzeiten. Dozent: Klaus Imhof Folie 26

27 Perspektive der Mitarbeiter Perspektive der Mitarbeiter Sie umfasst Kennzahlen zur Zukunftsfähigkeit und zur Lernfähigkeit des Unternehmens und der Mitarbeiter, z.b. die Anzahl der internen Verbesserungsvorschläge oder die Quote der Weiterbildung. Hier könnte aber auch die Entwicklung des Krankenstandes erfasst werden. Dozent: Klaus Imhof Folie 27

28 BSC = Balanced Scorecard Dozent: Klaus Imhof Folie 28

29 Balanced Scorecard Dozent: Klaus Imhof Folie 29

30 Balanced Scorecard System Dozent: Klaus Imhof Folie 30

31 SiteForce Balanced Scorecard System Halten Sie Ihre Unternehmenskennzahlen und die Durchführung Ihrer strategischen Aktivitäten mit Hilfe von Scorecards und übersichtlichen Dashboards im Blick. Das SiteForce Balanced Scorecard System ist ein operatives und strategisches Planungswerkzeug welches als bewährtes Instrument entsprechend der Balanced Scorecard Methode die Umsetzung und Verfolgung der Unternehmensziele und der Unternehmensstrategie maßgeblich unterstützt. Dozent: Klaus Imhof Folie 31

32 Balanced Scorecard System Dabei werden die relevanten Unternehmenskennzahlen über die Webbasierte Softwarelösung von SiteForce auf individuellen Scorecards und übersichtlichen Dashboards aktuell dargestellt und die definierten Unternehmensmaßnahmen und Unternehmensziele einvernehmlich mit der Unternehmensstrategien über die Intranet Plattform effiziente an die Mitarbeiter kommuniziert. Die Umsetzung der Unternehmensmaßnahmen wird mit Hilfe einer integrierter Maßnahmenzielverfolgung laufend überprüft und auftretende Abweichungen oder Aktionen über das System abgestimmt und kommuniziert. Dozent: Klaus Imhof Folie 32

33 Balanced Scorecard Dashboard Dozent: Klaus Imhof Folie 33

34 Key Performance Indicator Analyse Dozent: Klaus Imhof Folie 34

35 Maßnahmezielverfolgung Dozent: Klaus Imhof Folie 35

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