Corporate Gouvernance sozialer Einrichtungen

Transkript

1 REDI AG Treuhand - Freie Strasse Frauenfeld info@redi-treuhand.ch Ihre Referentin: Elke Wattinger Corporate Gouvernance sozialer Einrichtungen Dipl. Expertin in Rechnungslegung und Controlling Revisionsexpertin mit eidg. Anerkennung (101563) Geschäftsleiterin REDI AG Treuhand Fachspezialistin SOMED; Kostenrechnung, Anlagebuchhaltung Die Auswirkungen des neuen Rechnungslegungsrechtes auf die betriebswirtschaftlichen Instrumente und die im Prozess involvierten Stellen Inhalt Unterschiede Kontenrahmen CURAVIVA Schweiz (CV) Vorgaben Neues Rechnungslegungsrecht (NRL) Definition der betriebswirtschaftlichen Instrumente Definition der im Prozess involvierten Stellen Szenario Ablauf und Auswirkungen bei Anpassung der Kontennummerierung des Kontenrahmens CURAVIVA Schweiz Aufzeigen geplanter Lösungsvorschlag zur Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben ohne Anpassung der Kontennummerierung des Kontenrahmens Seite 2 1

2 Unterschiede Kontenrahmen CV Vorgaben (NRL) Buchführung und Rechnungslegung - Der anzuwendende Kontenrahmen (Kontennummerierung KMU, CV, HRM) für die Buchführung wird vom Gesetzgeber (OR) nicht vorgeschrieben. - Für die Rechnungslegung (Jahresabschluss) wird eine Mindestgliederung für Bilanz und Erfolgsrechnung vorgeschrieben die mit der Gliederung im Kontenrahmen KMU in Einklang steht. - Fazit: Ein Betrieb kann seine Buchführung nach einem anderen Kontenrahmen führen als es der Ausweis per Ende Jahr für die Rechnungslegung erfordert. Seite 3 Unterschiede Kontenrahmen CV Vorgaben (NRL) Bilanz - In der Bilanz ist die Gliederung der Zwischentotale feiner unterteilt, aber sehr ähnlich. Zum Beispiel in verzinsliches und unverzinsliches langfristiges oder kurzfristiges Fremdkapital. - Kontenrahmen und -gruppen müssen leicht erweitert werden, wobei viele Konten für soziale Institutionen selten benötigt werden. Z.B. (gesetzliche oder freiwillige Gewinnreserven, Kapitalreserven) - Die Kontennummerierung KMU ist jedoch eine ganz andere als CV - Beispiel: Konto 1100: Konto 2100: KMU = Forderungen / CV = Immobilien KMU = Bankschuld / CV = Eigenkapital Seite 4 2

3 Unterschiede Kontenrahmen CV Vorgaben (NRL) Erfolgsrechnung - Das NRL erlaubt zwei mögliche Arten der Erfolgsrechnung - Produktionserfolgsrechnung (Gesamtkostenverfahren) - Absatzerfolgsrechnung (Umsatzkostenverfahren) - Die Strukturierungsvorgaben des NRL richten sich nach dem KMU-Kontenrahmen und würde die Kontennummerierung des Kontenrahmen CV auf den Kopf stellen. CV beginnt mit den Personalkosten, KMU beginnt mit dem Ertrag - Beispiel: Konto 3000: KMU = Produkt. Ertrag / CV = Besoldung Ausbildung Konto 6000: KMU = Raumaufwand / CV = Beiträge Trägerkanton Seite 5 Unterschiede Kontenrahmen CV Vorgaben (NRL) Anhang und übrige Bestimmungen - Keine wesentlichen Änderungen zum Beispiel im Anhang gegenüber den bestehenden Vorschriften - Der Anhang wurde bisher bei den meisten Betrieben schon eingeführt und muss ergänzt respektive angepasst werden - Die Höchstbewertungsvorschriften gelten weiter - Grössere Betriebe: Einen Lagebericht (ersetzt den bisherigen Jahresbericht) wurde häufig schon erstellt. Der Inhalt ist jetzt genauer definiert. Ebenso ist eine Geldflussrechnung zu erstellen - Die Vorschriften zur Konzernrechnungslegung betreffen nur grosse Unternehmen mit beherrschendem Einfluss auf weitere Betriebe Seite 6 3

4 Definition der betriebswirtschaftlichen Instrumente Kontenrahmen - Der Kontenrahmen ist ein systematisches Verzeichnis aller Konten für die Buchführung in einem Wirtschaftszweig. Er dient als Richtlinie und Empfehlung für die Aufstellung eines konkreten Kontenplans in einem Unternehmen. Damit sollen einheitliche Buchungen von gleichen Geschäftsvorfällen erreicht und zwischenbetriebliche Vergleiche ermöglicht werden 1). - In den Kantonen die sich der IVSE (Interkantonale Vereinbarung für Soziale Einrichtungen) angeschlossen haben wird die Rechnungslegung nach dem Kontenrahmen CV verlangt. - Benchmark-Vergleiche und Grundlagen zur Leistungsvereinbarung sind auf den Kontenrahmen CV aufgebaut. 1) Quelle Wikipedia Seite 7 Definition der betriebswirtschaftlichen Instrumente Kostenrechnung - Die Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) ist ein Aufgabengebiet der Betriebswirtschaftslehre. Sie ist Teil des internen Rechnungswesens und unterliegt im Vergleich zur Finanzbuchhaltung kaum gesetzlichen Vorschriften. Die KLR dient in erster Linie der internen Informationsbereitstellung für die kurzfristige (operative) Planung von Kosten und Erlösen sowie deren Kontrolle anhand von Plan-, Soll- und Istdaten 1). - Aufgrund der Mitfinanzierung der Leistungen durch die öffentliche Hand wird die Auswertung der Kostenrechnung zur Bestimmung der Finanzierungsbeiträge pro Leistungsgruppe gesetzlich verlangt. - Die Struktur der Kostenrechnung richtet sich nach dem Kontenund Kostenstellenrahmen CV. 1) Quelle Wikipedia Seite 8 4

5 Definition der betriebswirtschaftlichen Instrumente Anlagebuchhaltung - Die Anlagenbuchhaltung (AB) ist ein Teilbereich der Finanzbuchhaltung und der Kosten- und Leistungsrechnung (KLR). Hier werden die langlebigen Vermögensgegenstände des Anlagevermögens eines Unternehmens erfasst und verwaltet. Aufgabe der AB ist die Bewertung und Buchung von Zu- und Abgängen des Anlagevermögens und die Ermittlung der Abschreibung 1). - Aufgrund der Mitfinanzierung der Leistungen durch die öffentliche Hand werden die Betriebe verpflichtet eine AB zu führen. - Für den Buchungsbeleg werden bei jedem Anlagegut die Kontonummer hinterlegt auf welcher das Anlagegut aktiviert wurde (Bilanz) sowie das jeweilige Abschreibungskonto (Aufwand). 1) Quelle Wikipedia Seite 9 Definition der im Prozess involvierten Stellen Betroffene im eigenen Betrieb - Die Mitarbeiter der Verwaltung mit Aufgaben im Bereich Buchführung, Jahresabschluss, Fakturierung, Kreditoren, Kostenrechnung, Anlagebuchhaltung, Controlling, Budgetierung - Die Kader- und Bereichsmitarbeiter mit Kompetenz zur Kontierung von Kassen- und Kreditorenbelegen, für die Teilnahme an der Erarbeitung von Budgetgrundlagen und als Empfänger von Controlling-Auswertungen - Die Strategische Ebene als Empfängerin von Budgetdaten, Controlling-Auswertungen und des Jahresabschlusses Seite 10 5

6 Definition der im Prozess involvierten Stellen Betroffene der öffentlichen Hand - Die verantwortlichen Stellen für die Finanzierung und die Leistungsvereinbarungen mit den Betrieben sowie alle beteiligten Personen an der Aufbereitung des Zahlenmaterials - Bundesamt für Statistik (BFS) in Bezug auf die statistischen Auswertungen im Gesundheitswesen inkl. KVG und IVSE Revisionsstelle Dokumentation und Prüfung der Rechnungslegung und der Buchführung Softwarehersteller Umsetzung aller Änderungen des Kontenrahmens in den Hauptund Nebenbüchern auf einen Stichtag (2 300 Heime KVG/IVSE) Seite 11 Vorbereitung und Planung - Der Verband CV erarbeitet einen neuen Kontenrahmen nach der Gliederung NRL auf Basis des KMU-Kontenrahmens inkl. Stichwortverzeichnis und stellt diesen den Entscheidungsgremien zu. - Genehmigung des neuen Kontenrahmens durch die zuständigen Stellen aller Betriebe des Sozial- und Gesundheitswesens - In den Betrieben - die Terminplanung unter Berücksichtigung der Abgabetermine - die Festlegung der Reihenfolge der umzustellenden Bereiche - die Auflistung der Massnahmen in den betroffenen Bereichen - die Einsatzplanung der Projektmitarbeiter und deren Ressourcen - die Umsetzungsplanung mit den externen Stellen (Software) - die Planung der Finanzierung der Umstellung Seite 12 6

7 Fragestellungen im Betrieb - Bis wann kann der Verband den neuen Kontenrahmen freigeben und den Betrieben zur Verfügung stellen? - Müssen wir das Budget 2015 bereits mit den neuen Kontennummern erstellen? - Sind die dafür auszufüllenden Dateien der Finanzierer ebenfalls schon an die neue Struktur und Nummerierung angepasst? - Müssen wir die EDV-Datenbank neu aufsetzen um den Jahresabschluss 2014 nach altem Kontenplan und das Geschäftsjahr 2015 nach neuem Kontenplan parallel abbilden zu können? - Müssen Daten (Personal, Bewohner, Leistungen etc.) in diesem Fall doppelt erfasst werden um die neue Datenbank während der Umstellungsphase aktuell zu halten? Seite 13 Ressourcenplanung - Wer hat bei uns die notwendigen fachlichen Kenntnisse zur korrekten Umsetzung? - Wie hoch ist der Aufwand für die jeweiligen Massnahmen? - Haben wir im Haus genügend zeitliche Ressourcen um diesen Aufwand abzudecken? - Wo könnten wir uns bei Bedarf externe Unterstützung holen (Treuhänder, Softwarehersteller, Temporärmitarbeiter)? - Welche internen Auswertungen und Dokumente (Excel-Reports, Kontierungsrichtlinien, Jahresbericht etc.) müssen ebenfalls angepasst werden? Seite 14 7

8 Umzusetzende Massnahmen im Betrieb - Festlegen des betriebsspezifischen Kontenrahmens mit den neuen Kontennummern - Anpassen der Budgetdateien (Excel) an den neuen Kontenplan - Einrichten des Kontenplans in einer neuen EDV-Datenbank - Anpassung aller Kontierungen in den Nebenbüchern Lohn, Leistungsfakturierung, Kostenrechnung, Anlagebuchhaltung etc. - Einfluss auf Schnittstellen zu anderen Systemen (z.b. Auftragsbearbeitung, Leistungserfassung etc.) prüfen - Schulung der kontierenden Mitarbeiter auf neue Kontierung und Sicherstellung des korrekten Saldoübertrags (Eingangsbilanz) Seite 15 Welche Kosten fallen bei einer Anpassung der Kontennummerierung an - Kosten im Verband zur Umstellung der Werkzeuge Kontenrahmen und Kostenrechnung - Kosten für Vorbereitung, Überwachung und Abnahme der Massnahmen durch die internen und externen Entscheidungsträger - Kosten für die EDV-technische Umstellung durch den Softwareanbieter und intern für die EDV-Anpassungen auf unseren Betrieb - Zusätzliche Beratungskosten / Unterstützung wenn das Know-how zur korrekten Umsetzung oder die Kapazität im Betrieb fehlt - Kosten für die Umstellung in den externen Stellen wie Revisionsstelle, öffentlichen Hand (Finanzierer, BFS) und bei den Verbänden (CV Kantonalsektionen, INSOS für Benchmark). Seite 16 8

9 Fazit - Die Einhaltung des Zeitplans für die Umstellung der Kontennummerierung von CV auf NRL (KMU-Kontenrahmen) ist bis zum Ablauf der Übergangsfrist per nicht möglich - Die Betriebe verfügen häufig nicht über die notwendigen Ressourcen (fachlich und zeitlich) zur Umsetzung der Umstellung - Die Softwarehersteller stossen an ihre Kapazitätsgrenzen wenn alle Betriebe auf einen Stichtag umstellen müssen - Die finanzierenden Stellen müssen die in den letzten Jahren entwickelten Instrumente zur Berechnung der Finanzierung und Leistungsvereinbarung alle wieder anpassen - Es fallen Kosten über alle Betriebe im mehrstelligen Bereich an die finanziert werden müssen Seite 17 Lösungsvorschlag zur Umsetzung des Gesetzes Arbeiten mit Überführungsrichtlinien - Die Kontennummern innerhalb des Kontenrahmens bleiben unverändert - Die Kontengruppen (Zwischentotale) und die die Darstellung (Reihenfolge) werden im Buchhaltungsprogramm oder ausserhalb der Buchhaltung zum Zweck der gesetzeskonformen Rechnungslegung des Jahresabschlusses an das NRL angepasst. - Der Aufwand hierfür ist überschaubar, finanzierbar und in der Regel mit den bestehenden Ressourcen termingerecht umsetzbar - Im Bereich KVG sind die Überführungsrichtlinien bereits erarbeitet und aktuell in der Vernehmlassung bei kompetenten Stellen Seite 18 9

10 Lösungsvorschlag zur Umsetzung des Gesetzes Musterbeispiel aus dem Bereich KVG Kurzfristiges Fremdkapital a) Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 2000 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen b) Kurzfristige verzinsliche Verbindlichkeiten 1010 Post (Habensaldo) 1020 Banken (Habensaldo) 2011 Depotgelder verzinslich, (unverzinsliche Akontobeiträge sind unter c) auszuweisen) 2030 kurzfristige Finanzverbindlichkeiten c) Übrige kurzfristige Verbindlichkeiten Abrechnungskonten für Sozialleistungen aus dem Besoldungswesen 2011 Akontobeiträge unverzinslich, (verzinsliche Depotgelder sind unter b) auszuweisen) 2015 Mehrwertsteuer (MWST) geschuldete Steuer 2020 Vorauszahlungen (Heimbewohner) d) Passive Rechnungsabgrenzungen 2040 Passive Rechnungsabgrenzung 2050 Betriebsbeiträge Akontozahlungen Seite 19 REDI AG Treuhand Freie Strasse Frauenfeld Wir sind Ihr Ansprechpartner für: Revision Budget und Controlling Schulungen betriebsinterne und öffentliche Aufbau-, Ablauforganisation Buchhaltung bei Ihnen vor Ort oder bei uns RediNet, die umfassende Buchhaltungslösung für Ihren Betrieb Risikoanalyse, IKS, Umsetzung NRL Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. 10