Inhaltsübersicht Kapitel 4 Gemeindeaufgaben Einwohnerregister

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1 Übersicht Inhaltsübersicht Kapitel 4 Gemeindeaufgaben Einwohnerregister 4. Gemeindeaufgaben Einwohnerregister Registerführung Allgemeines Nachführung AHVN Verwaltung der AHVN13 in Drittregistern Liste der Systematischen Nutzer Anmeldung systematischer Nutzer UPI-Datenbank Abfrage- und Zugriffsmöglichkeiten Haushaltbildung EGID/EWID-Zuordnung Die EWK und das kgwr (kantonales Gebäude- und Wohnungsregister) Abhängigkeit kgwr / egwr und Validierung / Statistiklieferung Kollektivhaushalte (KHH) Vorgehen - die Einwohnerkontrolle meldet ans BFS Vorgehen - der KHH meldet direkt ans BFS Übernahme von Meldungen aus Bundesregistern Umsetzung Zivilstandsmeldungen (InfoStar) Meldungen betreffend Migration (ZEMIS) Weitermeldungen Laufende Meldungen an die kantonale Plattform Anbindung der Gemeinden Meldefluss Einschaltung und Überwachung der Datenübertragung Fehlerbearbeitung durch die Einwohnerkontrolle Durchführung quartalsweise Datenlieferungen an die Statistik Termine der quartalsweisen Lieferung Zeitlicher Ablauf der Statistiklieferung Meldungen an weitere Stellen durch die Gemeinde Meldungen an kantonale Ämter Nutzung des Geres Einwohnerregistersystems durch die Gemeinden Support Ticketsystem (Helpdesk) Fachstelle Datenaustausch - Kontaktdaten Supportverantwortung Fachstelle Datenaustausch Supportverantwortung IT AG Supportverantwortung Verband Aargauer Einwohnerkontrollen Supportverantwortung Bund WebSite Qualitätssicherung Datenvalidierung Überkommunale Konsistenzprüfungen Version 1.0 vom Seite I

2 Übersicht Datenabgleich mit der kantonalen Plattform Bearbeitung der Warn- und Fehlermeldungen Datensicherheit Standards für die Datensicherheit in der Gemeinde WebTransfer Datenschutz Grundsätze Gebühren Von den Gemeinden zu erhebende Gebühren Gebühren zur Nutzung des kantonalen Einwohnerregistersystems Version 1.0 vom Seite II

3 Übersicht Änderungskontrolle und Freigabe Version Datum Autor Änderungen / Bemerkungen Freigabe V.Geiger Erstellung PL DRH Version 1.0 vom Seite III

4 4. Gemeindeaufgaben Einwohnerregister Dieses Kapitel enthält alle Regelungen, welche die Gemeinden beim Einwohnerregister zu beachten haben. Die Benutzung des Geres Einwohnerregistersystems ist im Anwenderhandbuch im Anhang beschrieben. 4.1 Registerführung Allgemeines Gemäss RMG 15 und RMG 16 sind die Gemeinden verpflichtet, korrekte, vollständige und aktuelle Einwohner- und Objektregister zu führen. Dieses Kapitel enthält die Regelungen, welche die Gemeinden im Zusammenhang mit der kantonalen Plattform und dem Einwohnerregister zu beachten haben. Die fachliche Registerführung erfolgt gemäss dem "Handbuch - Anleitung und Nachschlagewerk für die Aargauer Einwohnerkontrollen" und unterliegt der Verantwortung der Einwohnerkontrollen in den einzelnen Gemeinden Nachführung AHVN13 [Quelle: Themen bezüglich AHVN13 stammen aus der Website des Bundes.] Verwaltung der AHVN13 in Drittregistern Die Verwaltung der AHVN13 muss gemäss der Richtlinie vom ZAS Verwaltung der AHVN13 in Drittregistern erfolgen. Regeln zur korrekten Nutzung AHVN pdf Im Speziellen ist zu beachten: Erhaltung der Datenqualität Damit die vom BFS geforderte Datenqualität eingehalten werden kann, prüft der Kanton die AHVN13 auf doppelte respektive ungültige Einträge und informiert die betroffenen Gemeinden über die zu erledigenden Korrekturen. Die Liste mit den doppelten respektive ungültigen Einträgen kann durch die Gemeinde hier eingesehen werden: Inaktive oder annullierte Nummern Liste der Systematischen Nutzer Das BFS stellt pro Kanton eine Liste zur Verfügung, welche alle vom ZAS bewilligten systematischen Nutzer der AHVN13 enthält Anmeldung systematischer Nutzer Rechtliche Voraussetzung für die Systematische Nutzung der AHVN13 ist das Register- und Meldegesetz. Die Systematische Nutzung muss beim ZAS angefordert werden. Diese Anmeldung ist für die Aargauischen Gemeinden (Einwohnerregister) bereits erfolgt. Separat anzumelden sind: Gemeinde eigene Werke und Stellen (Wasser, Strom), falls diese die AHVN13 systematisch nutzen wollen. Für die Nutzung der AHVN13 und den Bezug der AHVN13 via UPI müssen folgende Dokumente ausgefüllt und an die entsprechenden Stellen (erste Seite auf den Formularen) beim Bund gesendet werden: Version 1.0 vom Abschnitt 4.1 Seite 4-1

5 Meldung systematische Nutzung: Ausfüllen des Formulares pro Amt / Stelle: Meldung an die ZAS bei systematischer Verwendung der AHVN13 Versichertennummer: Anmeldung für den Bezug via UPI-Viewer (ist persönlich, erfolgt via Weblink und muss pro Person durchgeführt werden): Antrag auf Zugang befindet sich unten auf folgender Seite: Anmeldung für den Bezug via UPI-Service (benötigt, für automatischen AHVN13 Massenbezug): Ausfüllen des Formulares pro Amt / Stelle: Anmeldung für den Bezug der 13-Stelligen AHV-Versichertennummer bei der Zentralen Ausgleichsstelle (ZAS) NN Auslieferung Anmeldeformular - v1.04d.pdf Achtung: Eine Kopie der Anmeldung muss an die Fachstelle Datenaustausch gesendet werden UPI-Datenbank UPI ist das Akronym für "Unique Person Identification". Es handelt sich um die Funktionalität des zentralen Versichertenregisters der AHV für die Personenidentifikation bei der Zuordnung und der Verwaltung der AHV-Nummer (AHVN13) Abfrage- und Zugriffsmöglichkeiten Die Tools zur Abfrage des UPI, die die ZAS bereitstellt, erlauben den systematischen Benutzern der AHVN13 die folgenden Anwendungen: Abfragen der AHVN13 auf der Basis der Identitätsmerkmale einer natürlichen Person (Name, Vorname, Geburtsdatum, etc.) Abfragen der üblichen Identitätsmerkmale, die an eine gegebene AHVN13 gebunden sind Für die Überprüfung der Gültigkeit einer AHVN13 stehen zwei Tools bereit: UPIViewer: eine Webanwendung zur Abfrage des Inhalts des UPI, die Sie an der folgenden Adresse aufrufen können: https://www.upiviewer.zas.admin.ch UPIServices: Webservices, die es einer Client-Informatikanwendung erlauben, Anfragen an das UPI im XML-Format auszuführen (sowohl im synchronen als auch im asynchronen Modus) Die UPIServices können auf zwei Arten benutzt werden: o Synchronmodus für punktuelle Abfragen, bei denen die Client-Anwendung eine sofortige Rückantwort erwartet o Asynchronmodus für grosse Abfragemengen. Wenn das Abfragevolumen 100 direkt aufeinanderfolgende Fälle übersteigt, ist die Benutzung des Batch-Modus obligato- Version 1.0 vom Abschnitt 4.1 Seite 4-2

6 risch. Damit die Services durch die Einwohnerkontrolle genutzt werden können, muss der Gemeindesoftware-Hersteller diese implementiert haben. Achtung: Ist eine AHVN13 über längere Zeit im UPI nicht verfügbar, kann über folgende ZAS Stelle der Stand abgefragt werden. Version 1.0 vom Abschnitt 4.1 Seite 4-3

7 4.1.3 Haushaltbildung EGID/EWID-Zuordnung [Quelle: Themen bezüglich EGID/EWID stammen von der Website des Bundes.] Gemäss RMG 16 Art. 4, sind die Gemeinden verpflichtet, allen Einwohnern einen Wohnungsidentifikator zuzuweisen. Identifikatoren: Eidg. Gebäudeidentifikator (EGID) und eidg. Wohnungsidentifikator (EWID) aus dem eidg. Gebäude- und Wohnungsregister (GWR). EGID und EWID sind Identifikatoren, die vom eidgenössischen GWR vergeben werden und ein Gebäude resp. eine Wohnung eindeutig identifizieren. Allerdings folgen sie keiner Logik, welche eine Orientierung im Raum zulässt und sind dem Wohnungsbewohner nicht bekannt. Wohnungsnummer (administrative WN): Die WN muss der Einwohnerkontrolle bei der Anmeldung mitgeteilt und im Mietvertrag geführt werden. Sie ist gemäss Register- und Melde- Verordnung RMV 10 für komplexe Gebäude obligatorisch. Das BFS hat eine Richtlinie zur Wohnungsnummerierung auf der Internetseite der Registerharmonisierung publiziert. Wohnungs- und Mieterlisten: Für die Erstzuweisung der Wohnungsnummer ist eine Wohnungs- und Mieterliste der Eigentümer oder der Liegenschaftsverwaltung nötig. Diese Liste enthält alle bewohnten und unbewohnten Wohnungen des Gebäudes sowie Angaben zu Mieter resp. Eigentümer (bei Stockwerkeigentum oder Wohngenossenschaften) sowie allfällige Informationen zu Wohnungsbewohnern. Anhand der Wohnungsangaben auf den Wohnungs- und Mieterlisten kann die entsprechende Wohnung im GWR identifiziert werden. Anhand der Angaben zum Wohnungsbewohner kann die Verknüpfung zur Person im EWR gemacht werden. Damit ist die Verbindung zwischen der Person aus dem EWR und der Wohnung aus dem GWR gemacht und der EWID kann zugewiesen werden. Zuteilung EGID: In einem nächsten Schritt sind die Gebäude aus dem GWR mit dem Objektwesen der Einwohnerkontrolle abzugleichen. Wichtig ist zu beachten, allfällig erkannte Inkohärenzen sowie fehlende Gebäude im eidgenössischen GWR zu bereinigen und die bereinigten Daten anschliessend neu ins Objektwesen zu übernehmen. Es gilt zu beachten, dass das Objektwesen der Gemeinde möglicherweise weiter verlinkt ist (Bsp. Industrielle Werke, etc.). Die Kohärenz der Objektdaten innerhalb der Gemeinde ist sicherzustellen. Ausserdem sind die Wohnadressen der in der Einwohnerkontrolle geführten Personen mit den Gebäudeadressen des eidgenössischen GWR abzugleichen. Ziel dieses Schrittes ist die Verlinkung der Personen aus dem EWR mit einem Gebäude aus dem GWR und der damit einhergehenden EGID-Zuweisung. Am Ende dieses Schrittes haben alle Personen aus dem EWR eine Gebäudeadresse aus dem GWR und damit einen EGID. Die korrekte EGID-Zuweisung kann mit dem Validierungsservice des BFS überprüft werden. Nachführung des EWID auf der Einwohnerkontrolle: Auf der Einwohnerkontrolle muss bei Zu- und Wegzügen sowie Umzügen innerhalb der Gemeinde (auch innerhalb desselben Gebäudes) der EWID nachgeführt werden. Dies geschieht idealerweise über die Meldung des Bewohners in Kombination mit der Meldung des Vermieters (Drittmeldepflicht). Gemäss RMG 10 Abs1 müssen Wohnungsvermieter bei der Meldung die administrative Wohnungsnummer (bei komplexen Gebäuden obligatorisch) angeben. Version 1.0 vom Abschnitt 4.1 Seite 4-4

8 4.1.4 Die EWK und das kgwr (kantonales Gebäude- und Wohnungsregister) Seit dem 14. Juni 2010 müssen der Gebäudeidentifikator (EGID) und der Wohnungsidentifikator (EWID) aus dem kantonalen GWR bezogen werden. Das eidgenössische GWR wurde für den Zugriff gesperrt. Woher bekomme ich EGID und EWID? Diese Daten bezieht die Einwohnerkontrolle aus dem kantonalen GWR mit einem E-Import. Das Vorgehen ist im Kapitel beschrieben. Antrag für das Login erfolgt gemäss Kapitel Link zum kantonalen GWR: Der Import dieser Datenfiles erfolgt gemäss Anleitung des jeweiligen Gemeindesoftwareherstellers Abhängigkeit kgwr / egwr und Validierung / Statistiklieferung Voraussetzung für erfolgreiche Validierungen und Statistiklieferung ist unter anderem ein laufend nachgeführtes kantonales Gebäude- und Wohnungsregister (Bauprojekte, Gebäude und Wohnungen). Damit wird sichergestellt, dass die Einwohnerkontrolle die EGID und EWID Daten rechtzeitig zur Verfügung hat, womit die erfolgreiche Validierung sichergestellt ist. Vereinfachter Ablauf: Die Bauverwaltung bereinigt die Bauprojekte, Gebäude- und Wohnungsdaten fortlaufend im kantonalen GWR. Die Fachstelle Datenaustausch sendet diese Daten monatlich ans BFS. Danach sind die Gebäudedaten für die Validierung der EWR Daten verfügbar. Die EWK (solange nicht ans GERES angeschlossen) und Fachstelle Datenaustausch können Validierungen und Statistiklieferungen auslösen. Version 1.0 vom Abschnitt 4.1 Seite 4-5

9 4.1.5 Kollektivhaushalte (KHH) Vorgehen - die Einwohnerkontrolle meldet ans BFS Personen, welche in einem der folgenden KHH leben, werden durch die EK mit der normalen Statistiklieferung ans BFS gemeldet. Alters- und Pflegeheime Institutionen für Behinderte Internate und Studentenwohnheime Wohn- und Erziehungsheime für Kinder und Jugendliche Klöster und andere Unterkünfte religiöser Vereinigungen Die KHH senden einmal pro Jahr eine KHH-Liste an die EK. Die EK überprüft damit die Personendaten in der EK. Diese Liste muss nicht weitergesendet werden, da die Daten wie bereits gesagt, via die Statistiklieferung ans BFS gehen. Die Fachstelle Datenaustausch fordert die KHH jährlich auf, diese Datenlieferung an die EK durchzuführen Vorgehen - der KHH meldet direkt ans BFS Personen, welche in einem der folgenden KHH leben, müssen durch die entsprechenden KHH direkt ans BFS gemeldet werden. Die EK hat mit diesen Lieferungen nichts zu tun. Gemeinschaftsunterkünfte für Asylsuchende Spitäler, Heilstätten und ähnliche Institutionen im Gesundheitsbereich Institutionen im Straf- und Massnahmenvollzug Gemeinschaftsunterkünfte für Asylwohnung Das BFS stellt für diese Statistiklieferung eine Excel-Liste und ein Liefertool zur Verfügung. Die Fachstelle Datenaustausch organisiert und überwacht diese Lieferungen mit den entsprechenden KHH Übernahme von Meldungen aus Bundesregistern Die Gemeinde erhält Meldungen von zu führenden Person sowie Zivilstandsänderungen direkt von den Bundesregistern (BR). Bei Geburten und Zivilstandsänderungen stammen die Daten von Infostar, bei Erstzuziehenden aus dem Ausland ist der ZEMIS-Prozess noch in Bearbeitung. Dieser Prozess wurde im Rahmen des Projekts Registerharmonisierung neu elektronisch eingeführt. Die folgende Grafik illustriert den Vorgang am Beispiel einer Geburtsmeldung: (1) Meldung Geburtsereignis z.b. vom Spital via Zivilstandsamt an Infostar; (2a) Elektronische Meldung NewPerson von Infostar an die ZAS; Version 1.0 vom Abschnitt 4.1 Seite 4-6

10 (2b) Meldung per B-Post an die EWK der Wohngemeinde inkl. Personendaten; (3) Zuteilung neue AHVN13 / Rückmeldung an Infostar; (4) Teilweise bereits elektronische Meldung von Infostar an die EWK. In der Regel trifft die elektronische Meldung der AHVN13 früher in der Gemeinde ein als die postalische Sendung der Personendaten Umsetzung Stelle Datum ech Version Infostar Produktiv seit April 2010 Standard ech V1.0 ZEMIS Noch offen Standard ech Bundesregister können Ereignisse bzw. Personendatensätze inkl. AHVN13 über SEDEX an die EWK melden. Die EWK geht nun folgendermassen vor: Wenn die gesendeten Daten richtig und vollständig sind, übernimmt die EWK die Daten automatisch mittels einer Bestätigung; Wenn die gesendeten Daten fehlerhaft und/oder unvollständig (unklare Identifikation der Person nicht klar) sind, ist der Fall mit dem entsprechenden Bundesregister zu klären. Im Normalfall handelt es sich dabei um dieselben Stellen, die heute schon mit den Gemeinden in Kontakt stehen (Migrationsämter oder Zivilstandsämter). Bemerkung: Wenn die EWK die AHVN13 einer neu zu führenden Person nicht automatisch von Seiten der Bundesregister oder anderer amtlicher Register erhält, muss sie sich die Nummer aktiv mittels Suchabfrage bei der ZAS besorgen. Das BFS hat den Datenaustausch zwischen Bundesregistern und Einwohnerregistern in folgenden Dokumenten geregelt: Zivilstandsmeldungen (InfoStar) Lieferung von Zivilstandsereignissen von Infostar an die Gemeinden via SEDEX. Das Antragsformular für elektronische Lieferungen der Zivilstandsereignisse aus Infostar an die Einwohnerregister steht ab sofort auf der Internetseite des Bundesamtes für Justiz (BJ) zur Verfügung: Internetseite vom Eidg. Amt für das Zivilstandswesen (Support) : Antragsformular: Liste der aktivierten Gemeinden: Die Lieferung der Daten erfolgt via SEDEX Meldung direkt an die EWK Software. Ob die automatische Verarbeitung möglich ist, muss die Gemeinde beim Lieferanten ihrer Gemeindesoftware abklären. Version 1.0 vom Abschnitt 4.1 Seite 4-7

11 Meldungen betreffend Migration (ZEMIS) [Wird später beschrieben, bisher keine Dokumentation verfügbar] Version 1.0 vom Abschnitt 4.1 Seite 4-8

12 4.2 Weitermeldungen Laufende Meldungen an die kantonale Plattform Anbindung der Gemeinden Voraussetzungen für eine Anbindung an die kantonale Plattform sind: Der Hersteller der Gemeindesoftware hat seine Software zertifiziert. Der Hersteller hat auf der kantonalen Plattform mit seiner zertifizierten Software einen erfolgreichen Piloten absolviert. Somit entspricht die Qualität der Datenverarbeitung den Anforderungen. Die Anbindung erfolgt danach gruppiert nach Gemeindesoftwarehersteller. So werden im Aargau ab dem 21. Juni 2010 die ersten Gemeinden angeschlossen. Grobvorgehen für den Anschluss: Die Fachstelle Datenaustausch informiert die Gemeinden und den Softwarehersteller rund 2 Wochen im Voraus über die bevorstehende Anbindung mit detailliertem Vorgehen und genauem Zeitplan. Am Tag X erfolgt die Anbindung der entsprechenden Gemeinde anhand folgender Checkliste: Aktivität Initial Load (Base delivery inkl. 12 Monate History) erstellen Vorbereitungen: 1. Sedex muss bereits 2 Stunden geschlossen sein. 2. Alle Meldungen vor Initial Load-Stichtag müssen gelöscht sein (Ereignisse als auch Fachliche Fehler) Initial Load (Base delivery inkl. 12 Monate History) liefern. GE kann anschliessend normal arbeiten und liefern Stichproben von 5 Einwohner (quer durch die Population) erstellen (PDF) 4 Stichproben liefern 5 Vollzugsmeldung 6 Einbau der Gemeinde - Daten 7 Check der eingebauten Gemeinde - Daten und Gemeinde - Aktivierung (Einwohnerstichproben auf Lesbarkeit, Existenz und Vollständigkeit) Wer (Verantwortung) Gemeinde / Gemeinde SW Hersteller Gemeinde / Gemeinde SW Hersteller Gemeinde / Gemeinde SW Hersteller Gemeinde / Gemeinde SW Hersteller Gemeinde / Gemeinde SW Hersteller Fachstelle Datenaustausch (FD) Fachstelle Datenaustausch (FD) Wo/Wohin (Lieferergebnis) Gemeinde System Kanton AG Gemeinde System Telefon (individuell) oder Kantonales System Kantonales System Fachstelle Gemeinde / Gemeinde SW 8 Abschlussmeldung (Mail) Datenaustausch (FD) Hersteller / IT AG 9 Routing Aenderung für Gemeinde melden BFS OK / Uhrzeit Nachdem die Gemeinde an die kantonale Plattform angeschlossen ist, erfolgen die Validierungs- und Statistiklieferungen nur noch via kantonale Plattform. Version 1.0 vom Abschnitt 4.2 Seite 4-9

13 Dieses Vorgehen kann je nach Softwarehersteller noch leicht variieren Meldefluss Das folgende Bild zeigt den gesamten Datenfluss zwischen Gemeinde, Kanton und Bund. BFS- Validierungsservice EWK- System EW-Daten Fehlermeldungen von GERES ech-0020 / 1-46 GERES EW-Replikat Fehlermeldungen des BFS ech-0099 Gemeinde Kanton Bund Gemeinde: sendet automatisch Ereignismeldungen (Geburt, Heirat, Korrekturen, ) an die kantonale Plattform. Dies ist eine ech-0020 Meldung. Im Fehlerfall bekommt die Gemeinde eine Fehlermeldung von der kantonalen Plattform. Dies ist eine ech-0078 Meldung. Kanton: liest von der Gemeinde die Ereignismeldungen und beantwortet diese im Fehlerfall. sendet dem Bund die Statistiklieferung (ech-0099) und die Validierungslieferung (ech- 0094). Bund: verarbeitet vom Kanton die Statistik- und Validierungslieferung sendet im Fehlerfall Fehlermeldungen an die Gemeinde Einschaltung und Überwachung der Datenübertragung Sobald die Gemeinde an die kantonale Plattform angeschlossen ist, werden Validierungs- und Statistiklieferungen durch die Fachstelle Datenaustausch ausgelöst. Möglicherweise auftretende Fehlermeldungen werden vom BFS weiterhin an die Gemeinde geschickt, und sind wie bis anhin durch diese zu korrigieren. Solange Gemeinden nicht an die kantonale Plattform angeschlossen sind, müssen sie selbständig aus Ihrer Einwohnerkontroll-Lösung den Validierungsservice des BFS aufrufen. Durch die Rückmeldung vom BFS erhalten die Gemeinden weitere Informationen zu Ihrer Datenqualität. Insbesondere können hilfreiche Informationen zu der Bereinigung des EWID und EGID gewonnen werden. Der Validierungsservice dient dazu, die Anforderungen des BFS an die Datenqualität für die Volkszählung 2010 erfüllen zu können. Das BFS empfiehlt allen Gemeinden, diesen Service zu benutzen. Auf diese Weise kann die Zahl der Fehler, die in ihren Einwohnerregistern festgestellt werden, schrittweise gesenkt und bis zur eidgenössischen Volkszählung (VZ ab 2010) deutlich reduziert werden. Der Validierungsservice gibt somit allen beteiligten Akteuren die Möglichkeit, sich auf die eidgenössische Volkszählung und die nachfolgenden quartalsweisen Datenlieferungen optimal vorzubereiten Fehlerbearbeitung durch die Einwohnerkontrolle Sobald eine Gemeinde, die am kantonalen Einwohnerregister angeschlossen ist, einen fachlichen Fehler erzeugt (zum Beispiel Heirat zwischen Minderjährigen, doppelt vergebene Version 1.0 vom Abschnitt 4.2 Seite 4-10

14 AHVN13, und Ähnliches) erscheint eine Fehlermeldung in der Einwohnerkontrollsoftware (in der Regel in einer Pendenzenliste), welche durch die Gemeinde fortlaufend zu bearbeiten ist. Das genaue Vorgehen ist herstellerabhängig und ist in den jeweiligen Anleitungen beschrieben. Anmerkung: Es handelt sich hier um Fehler, welche gemäss Plausibilitätskontrolle in der Logik nicht korrekt sein können. Fachliches (zum Beispiel falsche Personendaten) kann nicht überprüft werden. Die Behebung fachlicher Fehler ist keine Zusatzarbeit, sie reduziert jedoch die Fehlerquote in den Statistiklieferungen an das BFS, da Fehler frühzeitig erkannt und behoben werden Durchführung quartalsweise Datenlieferungen an die Statistik Termine der quartalsweisen Lieferung 1.Zyklus 2.Zyklus 3.Zyklus 4.Zyklus Start der Quartals Lieferung Initialisierungsmail an Gemeinden Stichtag der Quartals Lieferung Nachführen Zu /Wegzüge, Todesfälle (Validierungfür diese Aktivität) Abschluss Statistiklieferung Anmerkungen zur Statistiklieferung: Damit die Statistiklieferung ab kantonaler Plattform möglich ist, muss die Anbindung vor den jeweiligen Stichtag-Terminen erfolgen. Korrekturen und Nacherfassungen müssen mit dem korrekten Ereignisdatum erfasst werden, da sie sonst nicht in der Statistiklieferung erscheinen. Version 1.0 vom Abschnitt 4.2 Seite 4-11

15 Zeitlicher Ablauf der Statistiklieferung Zyklus Monat Erhebungsperjode Einwohnerkontrolle 1) Bereinigen Zu /Wegzüge, Todesfälle 2) Validierung 3) Statistiklieferung, sobald bereinigt 1. Zyklus 2. Zyklus 3. Zyklus 4. Zyklus Jan Feb März April Mai Juni Juli Aug Sep Okt Nov Dez Fachstelle Datenaustausch Support 4) Validierung falls notwendig 5) Statistiklieferung, sobald bereinigt 6) Validierung zur Qualitätskontrolle Bundesamt für Statistik (BFS) Bearbeiten Validierungsmeldungen Bearbeiten Statistiklieferungen verarbeiten kgwr Erklärungen zur Grafik: 1) Bereinigung Zu-/Wegzüge, Todesfälle: für eine möglichst genaue Datenerhebung benötigt das BFS alle Personen, welche per Stichtag zu-/weggezogen respektive verstorben sind. Damit der Meldefrist für diese Ereignisse Rechnung getragen werden kann, stehen diese ersten 2 Wochen für die Bereinigung/Erfassung dieser Fälle zur Verfügung. 2) Validierung: in den markierten Bereichen kann jederzeit eine Datenvalidierung zur Überprüfung der Qualität ausgelöst werden. 3) Statistiklieferung: Sobald alle Personen per Stichtag vollständig erfasst sind, kann die Statistiklieferung ausgelöst werden. Die Statistiklieferung muss so oft durchgeführt werden, bis alle vom BFS geforderten Korrekturen erfolgt sind und die Fehlerquote innerhalb der Toleranzwerte liegt. 4) Die Fachstelle Datenaustausch löst auf Anfrage der Gemeinde die Validierung aus. 5) Die Fachstelle Datenaustausch löst die Statistiklieferung in Absprache mit der Gemeinde aus. 6) Damit die Datenqualität permanent hoch ist, wird mindestens einmal pro Monat eine Datenvalidierung ausgelöst. Eine hohe Datenqualität ist notwendig, damit die Daten durch zukünftige Nutzer verwendet werden können Meldungen an weitere Stellen durch die Gemeinde Achtung: der Austausch von Einwohnerkontrolldaten zwischen Gemeinden - Kanton und Bund erfolgt nur via die sichere SEDEX-Verbindung des Bundes. Sichere Datenlieferung: Für Datenlieferungen ausserhalb der Einwohnerregister stellt der Kanton einen sicheren Datentransfer zur Verfügung. Der Transfer kann jedoch nur im Zusammenhang mit kantonalen Stellen genutzt werden. Sprich Gemeinde -> Kanton oder Kanton -> Gemeinde. Beschreibung Webtransfer: Start Webtransfer: https://webtransfer.ag.ch/de/start Sensible Personendaten müssen ausserhalb des kantonalen Netzes "KOMKA" verschlüsselt versandt werden. Version 1.0 vom Abschnitt 4.2 Seite 4-12

16 4.2.4 Meldungen an kantonale Ämter [Anbindungsgespräche mit verschiedenen Ämtern, Anbindungen sind frühestens ab Mitte 2011 möglich] 4.3 Nutzung des Geres Einwohnerregistersystems durch die Gemeinden Die Zugriffsphilosophie sieht vor, dass die Einwohnerkontrolle alle Daten ihrer eigenen Gemeinde sehen kann. Alle anderen Zugriffe müssen speziell beantragt und durch entsprechende Gesetze begründet werden. Diese Zugriffe werden nur für effektiv benötigte Merkmale vergeben. siehe Kapitel 8 Die Handhabung von GERES ist im Anwenderhandbuch ausführlich beschrieben. Das Anwenderhandbuch befindet sich in der Rubrik Hilfe unter: https://gemeinden.ktag.ch/app/ers/ Version 1.0 vom Abschnitt 4.3 Seite 4-13

17 4.3.1 Support Ticketsystem (Helpdesk) [Die Benutzung des TicketSystems der IT AG ist in Arbeit.] Fachstelle Datenaustausch - Kontaktdaten Betriebszeiten: 8:00-12:00 und 14:00-17:00 Mail: Telefon 062/ Supportverantwortung Fachstelle Datenaustausch technische und fachliche Fragen bezüglich ERS (Einwohner Register System) und ORS (Objekt Register System) Problemlösungen bezüglich ERS und ORS o Passwörter o fachliche Fehler und deren Behebung GWR Hotline (ehemals BFS) Fragen zu Validierung und Statistiklieferungen Generell, wenn nicht klar ist, wer für ein Thema verantwortlich ist Supportverantwortung IT AG Netzwerkprobleme (KOMKA) Mail Supportverantwortung Verband Aargauer Einwohnerkontrollen Fragen zur Erfassung und Führung von Einwohnerdaten Supportverantwortung Bund AHVN13 / UPI: Informationen, was den Zugang zu UPIViewer und UPIServices Ressourcen betrifft Mailadresse: Zivilstandswesen / InfoStar, Kontaktadresse: WebSite [Die Webseite ist in Überarbeitung] Version 1.0 vom Abschnitt 4.3 Seite 4-14

18 4.4 Qualitätssicherung Datenvalidierung Die Datenvalidierung des BFS dient zur Vorbereitung und Qualitätssicherung der Statistiklieferung. Diese wird weiterhin durchgeführt, damit die Qualität der Daten sowie die technischen (SEDEX) und fachlichen (egwr) Verbindungen gewährleistet sind. Sobald eine Gemeinde an die kantonale Plattform angeschlossen ist, generiert jede freigegebene Änderung an den Einwohnerdaten eine Ereignismeldung, die via SEDEX an die kantonale Plattform gesendet wird. In der kantonalen Plattform wird jede Meldung geprüft und im Fehlerfall als fachlicher Fehler an die Gemeindesoftware retourniert. Die Gemeinde hat in diesem Fall die Pflicht den Fehler analog den Fehlern aus den Validierungen zu beheben. Dies führt zu weniger Fehlern bei der Validierung und stellt somit eine Erleichterung für die EWK dar. Die Fachstelle Datenaustausch steht für Fragen gerne zur Verfügung. Der Validierungsservice des BFS ist ein Prüfmechanismus der weiterhin genutzt wird. Nachdem eine Gemeinde angeschlossen ist, erfolgt die Validierung nur noch via kantonale Plattform und wird durch die Fachstelle Datenaustausch ausgelöst. Die betroffenen Gemeinden werden jeweils vorgängig informiert Überkommunale Konsistenzprüfungen [Das Thema wird zur Zeit in der GERES Usergroup bearbeitet und wird zu gegebener Zeit implementiert] Datenabgleich mit der kantonalen Plattform Dieser Abgleich ist notwendig, damit technisch begründete Fehler erkannt und behoben werden können. Ablauf der zwingend eingehalten werden muss, wenn die Gemeinde ein Basedelivery an den Kanton sendet, damit ein Datenabgleich durchgeführt werden kann. 1) Stoppen der Mutationen durch die EWK im Gemeindesystem, EWK Mitarbeiter dürfen keine Mutationen im EWK System durchführen. 2) Sicherstellen, dass alle Mutationen via SEDEX die Gemeinde verlassen haben. 3) Erstellen und senden des Basedelivery an den Kanton. Dies erfolgt durch Mitarbeiter der EWK oder den Support des SW Lieferanten. 4) Info an den Kanton (Mail oder Telefon), wenn die Lieferung unterwegs ist. 5) Schliessen des SEDEX bei der Gemeinde. Dies erfolgt durch Mitarbeiter der EWK oder den Support des SW Lieferanten. 6) Gemeinde kann wieder normal arbeiten. EWK Mitarbeiter können wieder Mutationen im EWK System durchführen. 7) Sobald auf der kantonalen Plattform der Abgleich durchgeführt worden ist, wird die Gemeinde informiert und der SEDEX auf Seite der Gemeinde kann geöffnet werden. Version 1.0 vom Abschnitt 4.4 Seite 4-15

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