Herzlich Willkommen. Erasmus Finanz- und Projektmanagementseminare (Abschlussbericht 2013/2014 und Projektjahr 2014) 02./03.09.

Transkript

1 Herzlich Willkommen Erasmus Finanz- und Projektmanagementseminare (Abschlussbericht 2013/2014 und Projektjahr 2014) 02./ Nationale Agentur für EU-Hochschulzusammenarbeit im DAAD 1

2 Überblick 1. Abschlussbericht LLP/ERASMUS 2013/ Mobility Tool LLP/ERASMUS 2013/ Änderungen im Zusammenhang Vertragsmanagement 4. Erasmus+ Projektjahr weitere Punkte 2

3 LLP/ERASMUS Abschlussberichte 2013/2014 LLP/ERASMUS Abschlussberichte 2013/2014 3

4 Abschlussberichte 2013/ Frist für das Hochschuljahr 2013/2014 Excel-Datei und Anleitung werden durch die NA DAAD über das ERASMUS-Forum verschickt Formular für Hochschulen/Konsortien identisch Einzelaufstellung über das Mobility Tool an NA DAAD Verwendungsnachweis über ERASMUS-Mittel Grundlage für finanzielle, inhaltliche und statistische Berichterstattung an die Europäische Kommission 4

5 Abschlussberichte 2013/2014 Eingangsbestätigung durch NA DAAD nur für vollständige Berichte Prüfungen 1. Eingang/Registrierung 2. Förderfähigkeit für alle Förderbereiche 3. finanziell Bitte halten Sie sich beim Ausfüllen an die Anleitung. Zuständigkeiten Berichtsprüfung in der NA DAAD 5

6 Abschlussberichte 2013/2014 Finanzkalkulation/OM-Rechner Excel-Datei Datenblätter: 1. Finanzkalkulation 2. OM-Rechner Daten aus/in Mobility Tool 6

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12 Abschlussberichte 2013/2014 Finanzkalkulation/OM-Rechner mögliche Fehler falsche Eintragung von Vertrags- und Zuwendungssummen falsche/fehlende Eintragung der (verrechneten) Rückzahlungen -> Anhang II zum Zwischenbericht unerlaubte Transfers fehlende Unterschriften Zwingend erforderlich: Abgleich Finanztabelle mit Kontobewegungen und HÜL 12

13 Abschlussberichte 2013/2014 Finanzkalkulation/OM-Rechner Transferregeln LLP/ERASMUS (alt) bis zu 20% ST zu SM bis zu 100 % OM zu SM/ST 13

14 Abschlussberichte 2013/ Eingangsprüfung Sachbericht Finanzkalkulation/OM-Rechner Original in einfacher Ausfertigung mit Unterschriften Fristgerechte Übermittlung des Berichts im MT (sofern Mobilität erfolgte) Stichtag (Poststempel)! nach erfolgreicher Eingangsprüfung wird Bericht als eingegangen registriert liegt Bericht zum Stichtag nicht bzw. unvollständig vor: dreistufiges Mahnverfahren, danach Übergabe an EU-Kommission 14

15 Abschlussberichte 2013/ Förderfähigkeitsprüfung MT Eintragungen vollständig? Förderfähigkeit abgeschlossene Studienjahre (SMS) aufnehmende Einrichtung (SMP) Aufenthaltsdauer (ggf. mit Kommentar) Ende des Aufenthalts im Förderzeitraum (SMP) Mobilitätszuschuss im Rahmen der vorgegebenen Sätze (technisch) 15

16 Abschlussberichte 2013/2014 Mobility Tool Förderdaten (SMS, SMP, STA, STT) bei Abweichung von Standardeintragung Kommentierung von Eingaben notwendig (z. B. Unterschreitung der Mindestdauer) 16

17 Abschlussberichte 2013/ Finanzielle Prüfung (Finanzübersicht) sind Vertragssummen korrekt eingetragen? sind erhaltene Mittel korrekt eingetragen? ist Transfer korrekt? stimmen Ausgaben je Aktion mit Angaben im MT überein? ist Mobilitätszuschuss im Rahmen vorgegebener Sätze? sind an NA DAAD überwiesene Restmittel korrekt? NA DAAD kommuniziert Korrekturen im Feedbackschreiben ermittelt Restmittel/noch auszuzahlende letzte Rate fordert Überweisung von Restmitteln an 17

18 Abschlussberichte 2013/2014 Nachforderungen/Neuversionen Neuversionen/Änderungen nur nach Anforderung (Draft Feedback) Bei Änderungsbedarf schaltet NA DAAD den Bericht im MT erneut frei Korrekturen werden im Mobility Tool durch Hochschulen/ Konsortien vorgenommen falls eigenständige Änderungen zusätzlich zu Nachforderung durch NA DAAD in anderen Bereichen vorgenommen wurden, Mitteilung an NA DAAD in eigenständigem Schreiben! 18

19 Abschlussberichte 2013/2014 Abschluss der Prüfung der Abschlussberichte Feedbackbrief mit Finanzübersicht (14-tägige Einspruchsfrist) Mittelfluss nach Auswertung der Abschlussberichte Rückzahlungen an NA DAAD gem. Abschlussbericht erst nach Aufforderung im Feedbackschreiben! Konto der NA DAAD für ERASMUS-Mittel beachten! (Haushaltsabteilung: Konto NUR FÜR ERASMUS-Mittelflüsse) Auszahlungen an Hochschulen/Konsortien nach Versand des Feedback-Schreiben (nicht mahnen!) 19

20 Risikomanagement der NA-DAAD Risikoanalyse durch NA DAAD Abschlussberichte werden auf drei Ebenen geprüft NA DAAD registriert Art und Anzahl der Fehler Fehler werden gewichtet und addiert Summe der Fehlerpunkte zieht Maßnahmen nach sich (Monitoring/Audit) 20

21 Risikomanagement der NA-DAAD I. Kategorie: Analyse Abschlussbericht an Hochschule, Verpflichtung zu Teilnahme an Finanzseminar II. Kategorie: Risiko-Monitoring vor Ort III. Kategorie: Audit 21

22 Risikoanalyse der NA-DAAD Eingangsprüfung (X Punkte) zu spät/unvollständig/nicht eingereicht, neue Versionen erforderlich, fehlende Unterschriften Förderfähigkeitsprüfung (Y Punkte) Angaben (Papier/MT) stimmen nicht überein, fehlerhafte Angaben zur Dauer der Auslandsaufenthalte, Überzahlung, fehlende Pflichtkommentare Finanzprüfung (Z Punkte) Vertragssumme/Kontostände falsch, neue Finanzkalkulation angefordert/ angemahnt, erhebliche Abweichung von Zwischen- und Abschlussbericht 22

23 Hinweise aus den bisherigen Audits Annahmeerklärungen/Agreements verspätet unterschrieben/ Unterschriften fehlen Berichte fehlen bestätigter Zeitraum der Gasthochschule/des Unternehmens weicht vom (im AB) angegebenen und finanzierten Zeitraum ab: es kann nur das finanziert werden, was tatsächlich absolviert wurde (Vertrag ist hier nicht ausreichend) Mahnwesen der Hochschulen sollte verschriftlicht sein Abgleich zwischen Konto (Einnahmen/Auszahlungen), Haushaltsüberwachungsliste und Finanztabelle 23

24 Mobility Tool Berichtsdaten Gefördertenberichte 24

25 Vertragsjahr 2013/2014 LLP/ERASMUS Abschlussbericht mit dem Mobility Tool Erstzugang durch NA DAAD, danach Verteilung von Zugängen innerhalb der Hochschule bis eigene Gefördertenberichte ab Gefördertenberichte aus/in MT zusätzliche Berichte möglich, Entscheidung durch Hochschule/Konsortium Budgets von NA DAAD mit Kontrollmeldung 25

26 Vertragsjahr 2013/2014 LLP/ERASMUS Abschlussbericht mit dem Mobility Tool Abschlussbericht 2013/2014 mit Mobility Tool Eingabe/Überprüfung der Daten im MT Reihenfolge Bearbeitung 1. Berechnung OM-Mittel (Übertrag ins MT) 2. Finanzkalkulation (Übertrag aus MT) 3. MT Submit Final Report to NA und Datensicherung 26

27 Vertragsjahr 2013/2014 LLP/ERASMUS Abschlussbericht mit dem Mobility Tool Eingabe Anzahl Mobilitäten aus MT-Budget in OM-Rechner Übertrag errechneter OM ins MT 27

28 Vertragsjahr 2013/2014 LLP/ERASMUS Abschlussbericht mit dem Mobility Tool Übertrag Total Budget in Finanzkalkulation 28

29 Vertragsjahr 2013/2014 LLP/ERASMUS Abschlussbericht mit dem Mobility Tool absenden ( submit ) und sichern ( download ) der Abschlussberichtsdaten 29

30 30 Vertragsjahr 2013/2014 LLP/ERASMUS Abschlussbericht mit dem Mobility Tool Mobility Tool NA Validation Export CSV Import CSV submit validated data Projekt für HS gesperrt sendet Gefördertenbericht

31 31 Vertragsjahr 2013/2014 LLP/ERASMUS Abschlussbericht mit dem Mobility Tool Mobility Tool NA Validation Export CSV Import CSV submit validated data Projekt für HS gesperrt Projekt wird von NA DAAD erneut freigegeben sendet Gefördertenbericht Korrektur Mobilitäten

32 Änderungen im Zusammenhang des Vertragsmanagements Hochschule Stammdaten: Teilnehmerportal (URF) Hochschule Legal Representative: EACEA (Kopie NA DAAD) Hochschulkoordinator: EACEA (Kopie NA DAAD) Vertreter Hochschulkoordinator: NA DAAD Kontoverbindung: NA DAAD 32

33 Erasmus+ Projekte 2014 Erasmus+ Projekte

34 Erasmus+ Projekte 2014 Risikomanagement und Monitoring Vertragslaufzeit Termine und Fristen Leitfaden 3. Version Berechnung SM Berechnung ST Versicherungen 34

35 Erasmus+ Budget 2014 Mobilität/ Leitaktion 1 Gesamtbudget 70,3 Mio. Studierendenmobilität (SM) 53,6 Mio. 76,3 % Auslandsstudium (SMS) Auslandspraktikum (SMP) 42,2 Mio. 11,4 Mio. 228 Euro/Monat 330 Euro/Monat Personalmobilität (ST) 4,8 Mio. 6,8 % Mobilität Unterricht (STA) Mobilität Fort- und Weiterbildung (STT) 3,5 Mio. 1,3 Mio. 160 Euro/Tag Aufenthalt und Fahrt Unterstützung der Organisation (OS) 11,9 Mio. 16,9 %

36 Mobilität: Vertragslaufzeiten Juni 2014 START Projekt/ Bewilligung Monate Sept Hauptförderzeitraum 2014 Mai 2016 Verwendung Restmittel Juni 2015 START Projekt/ Bewilligung Monate Hauptförderzeitraum 2015 Sept Mai 2017 ENDE 36

37 Fristen 37

38 Erasmus+ Grant Agreement Fördervereinbarung für Vertragsnehmer Auszahlung 1. Rate in zwei Tranchen 70 % bis 30 Tage nach Unterzeichnung durch NA DAAD 2. Rate nach 70 %-Nachweis und Zwischenbericht 38

39 Erasmus+ Grant Agreement Fördervereinbarung für Vertragsnehmer Achtung: neue Transferregeln in Erasmus+ bis zu 100% ST zu SM bis zu 50 % OS zu SM/ST 39

40 Erasmus+ Grant Agreement Fördervereinbarung für Vertragsnehmer Zwischenbericht + Anträge Sonderförderung Pauschale: 1. März 2015 Erste Umverteilung: April 2015 Mittelrückmeldung: 15. August 2015 Zweite Umverteilung: September 2015 Abschlussberichte 31. Oktober 2015 (16-monatige Projekte) 30. Juni 2016 (24-monatige Projekte) 40

41 Erasmus+ Grant Agreement Fördervereinbarung für Geförderte Gruppe Länder Erasmus+ Zuschuss pro Monat (30 Tage) für Studienaufenthalte Erasmus+ Zuschuss pro Monat (30 Tage) für Praktika Gruppe 1 AT, DK, FI, FR, IE, IT, LI, NO, SE, UK +50 EUR; 250 bis 500 EUR Bsp.: 325 EUR +100 bis 200 EUR; 350 bis 700 EUR Bsp.: 450 EUR Gruppe 2 BE, CY, CZ, DE, ES, GR, HR, IS, LU, NL, PT, SI, TR 200 bis 450 EUR Bsp.: 250 EUR, 75 EUR Abstand +100 bis 200 EUR; 300 bis 650 EUR Bsp.: EUR = 375 EUR Gruppe 3 BG, EE, HU, LT, LV, MT, PL, RO, SK, FYROM -50 EUR; 150 bis 400 EUR Bsp.: 175 EUR +100 bis 200 EUR; 250 bis 600 EUR Bsp.: 300 EUR 41

42 Erasmus+ Grant Agreement Fördervereinbarung für Geförderte Ratenzahlung (SM + ST) möglich: 1. Rate mindestens 70% Stückkosten ST Fahrt Distanzrechner, Aufenthaltstage fixe Sätze Reisekostengesetz oder Stückkostenweitergabe Abrechnung NA DAAD: nur Stückkosten! Aufenthaltstage! 42

43 Mobilität: Stückkosten ST Beispiel Leitfaden NA DAAD: von Bonn nach Antwerpen/Belgien, Montag bis Mittwoch einfache Entfernung Distance Calculator: 196 km = Stückkosten Hin- und Rückfahrt: 180 EUR 3 anrechenbare Tage = 420 EUR = Abrechnung NA DAAD: 600 EUR Reale Kosten Hin- und Rückfahrt: 175,80 EUR 3 Tage Auslandstage-/Übernachtungsgeld = etwa 410 EUR = Abrechnung intern: 585,80 EUR 43

44 Erasmus+ Grant Agreement Fördervereinbarung für Geförderte Grant Agreement (SM) Zeitraum mit und ohne finanzielle Förderung bis Projektende veränderbar (z.b Monate bzw Tage), unabhängig davon Verlängerung im letzten Monat z.b. auf 8 Monate (240 Tage) mit/ohne finanzielle Förderung 44

45 Erasmus+ Grant Agreement Fördervereinbarung für Geförderte endgültige Berechnung: taggenaue Abrechnung (MT), Einbehalt letzter Rate bestätigter Zeitraum Gasteinrichtung (SM + ST) ggf. zzgl. vorbereitender Sprachkurs, bestätigt durch Sprachkurseinrichtung (SM) ST analog 45

46 Erasmus+ Grant Agreement taggenaue Abrechnung jeder Kalendermonat wird auch im MT als Monat gerechnet bzw. mit 30 Tagen ein Monat mit 31 Tagen wird NICHT mit kalkuliert Änderung für Grant Agreements ab (Veröffentlichung aktualisierter Leitfaden) 46

47 Erasmus+ Studierendenmobilität Kalkulation geförderte Laufzeit 47

48 Erasmus+ Grant Agreement Fördervereinbarung für Geförderte Förderung behinderter Teilnehmer Pauschal (nur SM): Höchstsatz Ländergruppe, für ST gilt schon höchster Stückkostensatz eigenständiger Antrag: bis EUR (wie bisher) Förderung benachteiligte Teilnehmer (nur DE, nur SMS) im Ausland während des Studienaufenthalts alleinerziehende Studierende je Monat 125 Euro für 1 Kind, 175 Euro für 2 Kinder, 200 Euro für 3 oder mehr Kinder 48

49 Erasmus+ Grant Agreement Fördervereinbarung für Geförderte Learning Agreement for Studies/Traineeships Mobility Agreement Staff Mobility for Teaching/Training (Mobilitätsvereinbarung für Lehraufenthalte/Fort- und Weiterbildung) graphischer Leitfaden Erasmus+ im Hochschulbereich: Anerkennung von Auslandsmobilität 49

50 Erasmus+ Veranstaltungen Regionaltagungen Universität Hamburg E+ regionale Informationsveranstaltung Universität Hamburg Albert-Ludwigs-Universität Freiburg Albert-Ludwigs-Universität Freiburg Praktikakoordinatorentreffen Vertragsnehmerseminar Strategische Partnerschaften September/Oktober 2014 Kontaktseminar Kroatien 2015? 50

51 Sprachen 51

52 Erasmus+ Sprachenförderung Förderung (kleinerer Sprachen) aus OS-Mitteln ab für Sprachen EN, ES, FR, IT, NL Online-Tests nach Auswahl und nach Rückkehr Online-Sprachkurse nach Auswahl, vor Ausreise Lizenzen per Zusatzvereinbarung durch NA DAAD Bei Bedarf Umverteilung Perspektivisch: Zuweisung über Performance 52