Programm für lebenslanges Lernen. Abschlussbericht zur Studierendenmobilität sowie Lehrenden- und Personalmobilität

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1 Programm für lebenslanges Lernen ERASMUS Hochschuljahr 2013/2014 Abschlussbericht zur Studierendenmobilität sowie Lehrenden- und Personalmobilität Anleitung zur Erstellung des Abschlussberichtes unter Verwendung der von der NA DAAD bereitgestellten Excel-Formulare und des Mobility Tool (MT)

2 Inhalt 1. Einführung Bestandteile des Abschlussberichtes Prüfverfahren Eingangsregistrierung Prüfung der Förderfähigkeit Finanzielle Prüfung Mobilitätsdaten aus dem Mobility Tool (MT) Hinweise zu besonderen Sachverhalten Spezielle Hinweise zum Mobility Tool Pflichtfelder versus Pflichtangaben Überprüfung der Finanzangaben Ausfüllhinweise für die Abschlussberichtsdokumente Übertrag ins Mobility Tool Übertrag in die Finanzkalkulation Die Excel-Formulare zum Abschlussbericht Registerblatt zur Berechnung der OM-Mittel Registerblatt zur Finanzkalkulation Felder der Finanzkalkulation Fertigstellung des Abschlussberichtes Mobility Tool (Submit Final Report to NA und Datensicherung) Excel-Formulare Sachbericht

3 Abschlussbericht für das Hochschuljahr 2013/2014 zur ERASMUS Studierendenmobilität (SMS, SMP) sowie der Lehrenden- und Personalmobilität (STA, STT) 1. Einführung Diese Anleitung gibt Hinweise und Hilfestellung zur Erstellung des Abschlussberichtes. Programmspezifische Regularien entnehmen Sie bitte dem Guide for Applicants der Kommission, dem Zuwendungsvertrag für ERASMUS 2013/2014 im Rahmen des Programms für lebenslanges Lernen der NA DAAD sowie dem ERASMUS-Leitfaden der NA DAAD für die Durchführung von Mobilität durch Hochschulen und Konsortien im Vertragsjahr 2013/2014 (Anlage VI zum Zuwendungsvertrag für Hochschulen). Der Zuwendungsempfänger verpflichtet sich, der Nationalen Agentur für EU- Hochschulzusammenarbeit (NA DAAD) bis zum 15. Oktober 2014 einen Abschlussbericht in einfacher Ausführung im Original über die während des Förderzeitraums erfolgten Zuwendungen vorzulegen. Der Nachweis der realisierten Mobilitätsmaßnahmen ist in diesem Hochschuljahr erstmalig mit Hilfe des von der Europäischen Kommission zur Verfügung gestellten Mobility Tool (MT) zu erbringen Bestandteile des Abschlussberichtes 1. Mobilitätsdaten aus dem Mobility Tool (MT) 2. Formular zur Finanzkalkulation und zur Berechnung der OM (Excel-Arbeitsmappe) 3. Sachbericht zur Durchführung des ERASMUS-Programms 2013/2014 (Online-Survey) 2. Prüfverfahren Die Prüfung des kompletten Abschlussberichtes erfolgt durch zwei Personen. Das Prüfverfahren ist in drei Ebenen unterteilt. 1. Eingangsregistrierung (Papierversion der Formulare und Mobilitätsdaten aus dem MT) 2. Prüfung der Förderfähigkeit 3. Finanzielle Prüfung Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten und insbesondere möglichst zeitnah die Prüfung abschließen zu können, möchten wir Sie bitten, jeweils die Personen zu kontaktieren, die mit Ihrem Vorgang betraut sind. Wir danken im Voraus für Ihr Verständnis und Ihre Unterstützung. 3

4 2.1. Eingangsregistrierung Bitte beachten Sie, dass ein Bericht nur als vollständig und fristgerecht eingegangen registriert werden kann, wenn 1. die Formulare vollständig und die Finanzkalkulation korrekt unterzeichnet eingereicht werden, 2. die Mobilitätsdaten aus dem MT fristgerecht abgeschickt werden, 3. der Sachbericht vollständig ausgefüllt und unterzeichnet eingereicht wird. Senden Sie die Papierversion der Formulare und den Ausdruck des online erstellten Sachberichts an die zuständigen Mitarbeiter der NA DAAD (s. u.). Für die Mobilitätsdaten ist das Absendedatum aus dem MT entscheidend. Ein Ausdruck der Daten aus dem MT ist nicht erforderlich. Für die Eingangsregistrierung ist hier der Versand (Poststempel) der Dokumente entscheidend. Sobald Sie die Daten aus dem Mobility Tool per Submit Final Report to NA abgeschickt haben, wird der Zugang zu den Daten gesperrt. Vergessen Sie nicht die Teilnehmerbereichte herunterzuladen und die Mobilitätsdaten per Download Zip zu sichern. (s. Seite 16) Sollte der Bericht unvollständig sein, erfolgt bereits an dieser Stelle eine Rückmeldung an die betroffenen Vertragsnehmer. Wenn der Abschlussbericht vollständig ist, erhalten Sie eine Eingangsbestätigung per . Wenn der Bericht zum Stichtag unvollständig oder gar nicht eingereicht wird, tritt ein dreistufiges Mahnverfahren in Kraft, an dessen Ende die Übergabe des Vorgangs an die Europäische Kommission steht. Mit Eingang des vollständigen Abschlussberichtes muss dieser innerhalb von 60 Tagen laut Zuwendungsvertrag seitens der NA DAAD geprüft werden, diese Frist verlängert sich jedoch jeweils, soweit noch Korrekturen/Ergänzungen durch die NA DAAD angefordert werden. Für die Prüfung zuständige Mitarbeiter der NA DAAD Hochschulen mit den ERASMUS-Codes Aachen bis Freising Friedrichshafen bis Mainz Mannheim bis Zwickau DAAD Referat 602 z. Hd. Herrn Deniz Börner Kennedyallee 50 DAAD Referat 602 z. Hd. Frau Carolin Simonis Kennedyallee 50 DAAD Referat 602 z. Hd. Frau Helma Koch Kennedyallee Bonn Tel.: Bonn Tel.: Bonn Tel.:

5 2.2. Prüfung der Förderfähigkeit Die Prüfung der Förderfähigkeit der Mobilitätsflüsse Ihres Abschlussberichtes erfolgt für alle Förderbereiche (SMS, SMP, STA, STT) erst dann, wenn der Bericht vollständig vorliegt. Nach erfolgter Prüfung der Förderfähigkeit der einzelnen Mobiliäten durch die NA DAAD werden die jeweiligen Hochschulen/Konsortien über das vorläufige Ergebnis der Prüfung informiert. In dieser Mitteilung (Draft Report) werden die Auffälligkeiten und nicht-förderfähige Flüsse mit der Bitte um Stellungnahme bzw. Weiterbearbeitung aufgeführt. Der Zugang zum MT wird durch die NA DAAD wieder freigeschaltet. Sobald die Anpassung der Daten im MT seitens der Vertragsnehmer abgeschlossen ist, sind die Daten erneut an die NA DAAD zu übermitteln. Dieser Prozess der Förderfähigkeitsprüfung ist erst abgeschlossen, wenn die Daten im MT fehlerfrei sind Finanzielle Prüfung Auf die abgeschlossene Prüfung zur Förderfähigkeit der Mobilitäten folgt die finanzielle Prüfung je Hochschule/Konsortium. Nach Prüfung des vollständigen Abschlussberichts erfolgt seitens der NA DAAD an die jeweiligen Hochschulen/Konsortien eine Mitteilung über das Ergebnis der Prüfung. Darüber hinaus enthält dieses Feedbackschreiben eine Abrechnung der einzelnen Aktionen sowie die daraus resultierende Gesamtabrechnung. Nach Eingang des Feedbackschreibens hat die jeweilige Hochschule/das jeweilige Konsortium eine 14-tägige Einspruchsfrist. Zahlen Sie bitte keine Beträge ohne Aufforderung durch die NA DAAD zurück. Sollte sich eine Rückforderung ergeben, beachten Sie unbedingt die im Feedbackbrief angegebene Kontoverbindung der NA DAAD und den zugehörigen Verwendungszweck/Titel! Soweit einzelne Hochschulen/Konsortien erst mit Einreichung des Abschlussberichtes den Nachweis erbringen, dass sie 70 % der Erstzuweisung an die ERASMUS-Geförderten ausgezahlt haben, erfolgt nach Auswertung des Berichtes die Auszahlung der zustehenden zweiten Rate aus dem Zuwendungsvertrag. Die Einreichung eines gesonderten 70 %-Nachweises ist in diesem Fall nicht erforderlich. 5

6 3. Mobilitätsdaten aus dem Mobility Tool (MT) Die Mobilitätsdaten für den Abschlussbericht werden im Hochschuljahr 2013/2014 erstmals aus dem Mobility Tool (MT) generiert. Das Mobility Tool (MT) ist eine Web-Basierte Datenbank für Mobilitätsprojekte, die im Rahmen des Programms für lebenslanges Lernen von der Europäischen Kommission gefördert werden. Das MT wurde von der Europäischen Kommission vorwiegend für die Nutzung durch Zuwendungsempfänger von Mobilitätsprojekten entwickelt. Im MT hinterlegt die NA DAAD Projekt- und Finanzdaten als Steuerungsinformationen für die Vertragsnehmer, die ihrerseits die Daten ihrer geförderten ERASMUS-Mobilitäten und Partnerorganisationen ergänzen. Die Geförderten werden nach Beendigung ihres Aufenthaltes automatisch aufgefordert, ihren Teilnehmerbericht online zu erstellen. Auf das MT kann über den folgenden Link zugegriffen werden: Das Handbuch zum Mobility Tool und weitere Hinweise zur Nutzung des Tools stehen unter folgenden Links auf unserer Internetseite zur Verfügung: Um den Abschlussbericht im MT erstellen zu können, müssen die Mobilitätsmaßnahmen des Hochschuljahres 2013/2014 vorher vollständig im MT erfasst sein! 3.1. Hinweise zu besonderen Sachverhalten Unter Punkt 7 des Leitfadens finden Sie alle wichtigen Informationen zu den Förderbedingungen von ERASMUS im Rahmen des LLP. Hier einige Hinweise zu immer wiederkehrenden Fragen im Zusammenhang mit dem Abschlussbericht. Grundsätzlich ist ein Studienaufenthalt an mehreren Orten im gleichen oder in verschiedenen Ländern nur zulässig, wenn der Aufenthalt an der gleichen Hochschule stattfindet, die über verschiedene Standorte verfügt und ein gemeinsames Learning Agreement für den Gesamtaufenthalt unterzeichnet. Alle Aufenthalte, die als Teil einer Gesamtmobilität an mehr als einem Ort stattfinden, müssen prinzipiell jeder für sich (je Land) die Mindestdauer erfüllen, werden aber als ein Aufenthalt berichtet vgl. auch Punkt 7.7 des Leitfadens. Praktika an mehreren Standorten können nur durchgeführt werden, wenn für die gesamte Praktikumsdauer ein Training Agreement ausgestellt wird und das unterzeichnende Unternehmen die Verantwortung für den gesamten Zeitraum des Praktikums übernimmt. Dies impliziert, dass eine Verbindung zwischen den verschiedenen aufnehmenden Einrichtungen besteht, z. B. Mutter- /Tochterunternehmen (im gleichen oder in einem anderen Land). Die aufnehmende Einrichtung, die das Training Agreement unterzeichnet hat, wird für den gesamten Zeitraum als Gasteinrichtung berichtet. Einträge in das Kommentarfeld sind vorzunehmen, wenn Studierende eine Sonderförderung für den Aufenthalt mit Kind erhalten haben. Die Fördersumme ist in der Gesamtzuwendun enthalten. Der Betrag für die Sonderförderung auf Grund einer Behinderung ist im entsprechenden Feld des MT einzutragen, auch wenn es sich um eine pauschale Aufstockung bis zum Länderhöchstsatz handelt. 6

7 Wurde ein Aufenthalt vor der Mindestaufenthaltsdauer abgebrochen - Early Return -, so ist der Grund (z. Beisp. Krankheit oder Term) im Kommentarfeld zu vermerken. Sind für Auslandspraktika keine ECTS-Credits vereinbart worden, muss im Komentarfeld zum Beispiel DS für Diploma Supplement eingetragen werden. Handelt es sich bei dem Studierendenaufenthalt um ein kombiniertes Praktikum tragen Sie bitte den Namen der Einrichtung an dem das Praktikum stattgefunden hat ins Kommentarfeld ein. Bitte beachten Sie im Bereich der Studierendenmobilität (SMS und SMP), dass Sie die Personen, die in ihrem Heimatland studieren oder ein Praktikum absolvieren (return to home country) vgl. auch Punkt des Leitfadens 2013/2014 zum Zuwendungsvertrag im Abschlussbericht gesondert im Kommentarfeld mit einem R kennzeichnen. Handelt es sich bei dem/der Geförderten um eine Zero Grant -Förderung, so ist dies ebenfalls im Kommentarfeld zu vermerken. Probleme bereitet immer wieder die Monatsberechnung bei SMS und SMP. Um die Aufenthaltsdauer zu ermitteln, wird ab dem Kalendertag gezählt, an dem der Studierende seine Mobilität aufgenommen hat und die auch von der Gasteinrichtung schriftlich bestätigt wurde. Die Berichterstattung im Abschlussbericht sollte analog zur Berechnung der Fördersätze erfolgen vgl. auch Punkt des ERASMUS-Leitfadens. Im MT weicht die Logik der Berechnung der Monate und Tage von den Vorgaben aus dem Leitfaden ab. Es werden im MT nicht die Kalendertage gezählt, sondern jeder Monat ist mit 30 Tagen festgelegt. Wenden Sie bitte für das Hochschuljahr 2013/2014 die Regularien aus dem Leitfaden 2013/2014 für die Berechnung der Fördersätze an. Bitte beachten Sie, dass die STT-Fördertage, die zur Teilnahme an Sprachtrainings, Seminaren, Workshops und Konferenzen (wie z. B. der EAIE oder der ACA) verwendet werden, nicht die Mehrheit aller im Hochschuljahr 2013/2014 realisierten STT-Fördertage einnehmen darf. Grundsätzlich muss die aufnehmende Hochschule im Besitz einer für den Förderzeitraum gültigen EUC sein. Die Hochschulen mit gültiger EUC sind im Mobility Tool (MT) mit ihrem jeweiligen ERAS- MUS-Code hinterlegt. Ebenfalls hinterlegt sind alle Länder- und Sprachcodes Spezielle Hinweise zum Mobility Tool Pflichtfelder versus Pflichtangaben Unabhängig davon, ob die Felder im MT sogenannte Pflichtfelder für die Eingabe sind, können darüber hinaus Angaben zu den Mobilitäten aufgrund der im ERASMUS-Leitfaden der NA DAAD für die Durchführung von Mobilität durch Hochschulen und Konsortien im Vertragsjahr 2013/2014 beschriebenen Programmregularien verpflichtend sein. Dies trifft auf das Feld ECTS zu, hier sind für die Studierendenmobilität die Punkte laut Agreement einzutragen. Förderfähigkeitsrelevante Vorgaben, wie die abgeschlossene Studienjahre (SMS), die im MT nicht erfasst werden, sind jedoch im Falle eines Audits nachzuweisen. Für das Vertragsjahr 2013/2014 können im Bereich ST alle Arbeitstage - die im Arbeitsprogramm bestätigt sind - und Reisetage abgerechnet werden. Die Anzahl dieser bescheinigten Tage ist daher sowohl bei including travel duration days als auch bei excluding travel duration days einzutragen. Sollten Sie bei excluding travel duration days die Reisetage abgezogen haben oder das Feld leer 7

8 sein, ist dies nicht von Bedeutung, denn für die Prüfung durch die NA DAAD ist nur das Feld including travel duration days relevant Überprüfung der Finanzangaben In der Ansicht Budget wird in der Spalte Total Budget die Summe aus den einzelnen Mobilitäten, unterschieden nach Aktionen, angezeigt. Eine prüfbare Einzelaufstellung (CSV-Format) kann über die Export-Funktion in der Ansicht Mobilitäten heruntergeladen werden. Eventuell bereits erfolgte Rückzahlungen zum Zeitpunkt der Mittelrückmeldung werden nicht als aktuelles Budget von der NA DAAD ins MT übermittelt, da diese keine Vertragsaktualisierung wie nach Auswertung der Zwischenberichte nach sich ziehen. Die Angaben zum Approved Budget sollten daher mit den Angaben in der Zeile Gegengezeichnete Gesamtsumme der Finanzkalkulation übereinstimmen. Alle getätigten Zahlungen, Auszahlungen der NA DAAD, die Rückzahlungen und verrechneten Summen zum Zwischenbericht werden, wie auch die Rückzahlungen aufgrund von Mittelrückmeldungen in der Finanzkalkulation eingetragen. Die Verrechnung wird in der Zeile Vorhandene Mittel/Bestand angezeigt. Zieht man zusätzlich die eventuell getätigten Transfers in Betracht, erhält man die Abzurechnende Summe, die für die Prüfung der Berichte berücksichtigt wird. Löschen von nichtförderfähigen Mobilitäten: Das Löschen nicht förderfähiger Mobilitäten ist im MT nur manuell durchzuführen. Dieser Hinweis ist besonders wichtig für Vertragsnehmer, die ihre Daten über die Schnittstelle ins MT importieren. Beim Import können sowohl neue Einträge erstellt als auch vorhandene Einträge aktualisiert werden. Es ist nicht möglich, bereits im Tool vorhandene Informationen mithilfe des Importvorgangs zu löschen. Wenn die Daten über den Import in das MT eingepflegt wurden, sind die Import-Regeln aus dem MT- Nutzerhandbuch in Kapitel 8.2 zu beachten. 8

9 3.3. Ausfüllhinweise für die Abschlussberichtsdokumente Für die Bearbeitung des Abschlussberichts empfiehlt es sich folgende Reihenfolge einzuhalten: 1. Berechnung der zustehenden OM-Mittel und Übertrag ins MT 2. Finanzkalkulation (Übertrag aus dem MT) Übertrag ins Mobility Tool Aus der Spalte Number of Mobilities der Ansicht Budget im MT kann, nach Abschluss der erforderlichen Eingaben, die Anzahl der Mobilitäten zur Eingabe in den OM-Rechner (vgl. S. 11) entnommen (für Budget-MT) in das Eingabefeld Mobility Organisation and Management für das Total Budget der Ansicht Budget manuell übertragen. 9

10 Übertrag in die Finanzkalkulation Das Total Budget je Aktion der Ansicht Budget im MT werden in der Finanzkalkulation unter Abschnitt V. Abrechnung in die Zeile b) Ausgaben (lt. Mobility Tool) übertragen. Hier ergibt sich die Möglichkeit noch einmal, anhand der nun errechneten Differenz zwischen abzurechnender Summe und Ausgaben/zustehenden OM die möglicherweise getätigten Transfers genauer auf Sinnhaftigkeit zu prüfen. Achten Sie bitte darauf, dass Transfers auf eine Aktion nicht zu Rückzahlungen in dieser Aktion führen. 10

11 4. Die Excel-Formulare zum Abschlussbericht Die Excel-Arbeitsmappe zum Abschlussbericht enthält zwei Registerblätter. Das Registerblatt Finanzkalkulation mit den Angaben zu Ihrer Einrichtung sowie allen vertrags- und finanzrelevanten Angaben und das neue Registerblatt zur Berechnung der Mittel für die Organisation der Mobilität (OM). Die Grunddaten zu Ihrer Einrichtung (ERASMUS-Hochschulcode bzw. Konsortial-Nr usw.) sind nur in dem Registerblatt zur Finanzkalkulation einzutragen. Sie werden dann automatisch in das Registerblatt Berechnung OM übertragen. Finanzkalkulation: Hier werden die vertraglich zugewiesenen Mittel, die aktualisierte Vertragssumme nach dem Zwischenbericht (Anlage II zur Auswertung des Zwischenberichtes), die gegengezeichneten Zusatzvereinbarungen, die von der NA DAAD an die Hochschule/das Konsortium ausgezahlten Mittel, die von der Hochschule/dem Konsortium an die NA DAAD bereits zurückgezahlten Mittel und die von der Hochschule/dem Konsortium transferierten Mittel eingetragen. Berechnung OM: Hier werden die per Zuwendungsvertrag bewilligten und die mit dem Abschlussbericht realisierten Teilnehmer eingetragen. Zudem wird die per Zuwendungsvertrag bewilligte Summe für die Organisation der Mobilität und die getätigten Transfers eingetragen, um die der Hochschule/dem Konsortium zustehende OM-Summe zu errechnen. Das Ergebnis wird dann in das entsprechende Feld der Finanzkalkulation übertragen. Bitte bearbeiten Sie im Folgenden zunächst das Registerblatt Berechnung OM Registerblatt zur Berechnung der OM-Mittel Im Registerblatt Berechnung OM wird die Summe, die der Hochschule/dem Konsortium für die Organisation der Mobilität zustehen, errechnet. Da es sich bei den OM-Mitteln um eine festgelegte Pauschale pro Gefördertem handelt (siehe Punkt des ERASMUS-Leitfadens), werden hier nicht die realen Ausgaben berücksichtigt. 11

12 Mit Hilfe des beigefügten OM-Rechners ist die zustehende OM-Summe in wenigen Schritten ganz einfach zu berechnen. Die hinterlegte Kalkulation berücksichtigt alle Vorgaben der Europäischen Kommission und die von der NA DAAD festgelegten Sätze in den einzelnen Kategorien zur Berechnung der zustehenden OM. Die Berechnung ist im mittleren Teil des Registerblattes transparent und nachvollziehbar dargestellt. Bitte beachten Sie, dass nicht mehr OM-Mittel anerkannt werden können, als in der Anlage II des Zwischenberichts zugesagt wurden. Die errechnete OM Summe wird automatisch in das Registerblatt der Finanzkalkulation übertragen. Im linken Bereich (blaue Eingabefelder) des Registerblattes zur Berechnung der OM-Mittel werden zuerst die bewilligten Personen laut Zuwendungsvertrag (Juni 2013) eingetragen. Die Summe der bewilligten Personen wird automatisch berechnet. Im zweiten Schritt wird die bewilligte Summe OM laut Vertrag (Juni 2013) bzw. laut aktualisierter Vertragssumme der Anlage II zum Feedbackschreiben nach Auswertung des Zwischenberichtes eingetragen. Im rechten Bereich (grüne Eingabefelder) des Registerblattes werden die ERAS- MUS-Mobilitäten gemäß Abschlussbericht aus der Ansicht Budget des MT eingetragen (vgl. S. 10). Die Summe der anerkannten Personen wird automatisch berechnet. Im letzten Schritt müssen die von der Hochschule/dem Konsortium getätigten Transfers in den unteren rechten Kasten des OM-Rechners eingetragen werden. Werden die maximalen Transfermöglichkeiten überschritten, erfolgt eine Fehlermeldung. Die Transfersumme muss in diesem Fall noch einmal geprüft werden. Die restlichen Beträge im Formular errechnen sich anschließend automatisch. Die berechnete Gesamtsumme OM wird links unten im Registerblatt angezeigt. Sind Transfers getätigt worden, werden diese ebenfalls in diesem Teil dargestellt. Aus beiden Summen errechnet sich (grüne Markierung) die Zustehende Gesamtsumme OM (für Budget-MT). Hinweise zu Modalitäten dieser Berechnung (z.b., dass bei 90% der Förderungen 100% der OM ausgezahlt werden) werden unterhalb dieser Zeile angezeigt. Diese Summe muss im Mobility Tool in das Feld Total budget in der Ansicht Budget eingetragen werden. Die zustehende Gesamtsumme OM wird automatisch berechnet und automatisch in das entsprechende Feld der Finanzkalkulation übertragen. 12

13 4.2. Registerblatt zur Finanzkalkulation Das Registerblatt zur Finanzkalkulation wurde den neuen Berichtsmodalitäten durch das MT angepasst. Neu ist, dass sich unter Punkt V. Abrechnung die Ausgaben nicht mehr automatisch aus den Einzelaufstellungen errechen, sondern aus der Budgetübersicht des MT übernommen und manuell eingetragen werden müssen. Als neue Zeile wurde die Zustehende OM-Summe, die automatisch aus dem Registerblatt OM- Rechner übernommen wird, hinzugefügt. 13

14 Felder der Finanzkalkulation In den farbig unterlegten Zellen der Finanzkalkulation ist keine Dateneingabe möglich. In der Regel enthalten diese Felder Formeln, die zur automatischen Berechnung der unterschiedlichen Summen dienen. Felder zur manuellen Eingabe sind nicht farbig unterlegt. I. Vertragssummen a) Vertragssumme (urspr. Vertrag Juni 2013) b) aktualisierte Vertragssumme (Anlage II zum ZB) c) Zusatzvereinbarungen (gegengezeichnet) Gegengezeichnete Gesamtsumme (b + c) II. Zahlung durch die NA DAAD per Zuwendungsvertrag erhalten Die im Vertrag je Aktion genannte ursprüngliche Summe (ohne Zusatzvereinbarungen) Die aktualisierte Vertragssumme nach dem Zwischenbericht, auch einzutragen, wenn diese nicht von der ursprünglichen Vertragssumme abweicht. Die Beträge finden Sie auf der Anlage II des Feedbackbriefes, den Sie nach dem Zwischenbericht erhalten haben. Die Summe aller gegengezeichneten Zusatzvereinbarungen (z. B. EILC, Sondermittel, Mehrbedarf) Die Summe aus aktualisierter Vertragssumme und den Zusatzvereinbarungen (wird automatisch berechnet) Die von der NA DAAD ausgezahlte Summe je Aktion (erste und ggf. zweite Rate). Die Aufteilung der zweiten Rate (ggf. mit Verrechnungen von Rückzahlungen) finden Sie auf der Anlage I des Feedbackbriefes zum Zwischenbericht. per Zusatzvereinbarungen erhalten Die von der NA DAAD für Zusatzvereinbarungen (Mehrbedarf, EILC, Special Needs) ausgezahlte Summe. III. Rückzahlungen/verrechnete Rückzahlungen an die NA DAAD ben, bzw. im Rahmen des Zwischenberichtes verrechnet Mittel, die Sie bereits an die NA DAAD zurückgezahlt ha- wurden. Die Aufteilung von ggf. verrechneten- Rückzahlungen finden Sie auf der Anlage I des Feedbackbriefes zum Zwischenbericht. Vorhandene Mittel/Bestand Ausgezahlte Mittel, abzüglich der bereits zurückgezahlten Mittel (wird automatisch errechnet) IV. Transfer Transfersumme auf eine Aktion V. Abrechnung a) abzurechnende Summe Automatische Berechnung aus Vorhandene Mitteln/Bestand unter Berücksichtigung von Transfers. b) Ausgaben (lt. Mobility Tool) Wird der Ansicht Budget aus dem MT entnommen, darf aber in keinem Fall die aktualisierte Vertragssumme zzgl. Zusatzvereinbarungen und Transfers überschreiten. c) Zustehende OM (gem. beigefügtem OM-Rechner) Differenz zwischen abzurechnender Summe und Ausgaben/zustehenden OM (a-b-c) Die zustehende Gesamtsumme OM (für Budget-MT), die durch den OM-Rechner ermittelt wurde (wird automatisch übertragen) Automatische Berechnung aus abzurechnender Summe und Ausgaben lt. Mobility Tool bzw. zustehenden OM. Die vom ERASMUS-Koordinator und der amtlichen Prüfstelle der Hochschule zu leistenden Unterschriften erfolgen auf der Finanzkalkulation. Mit der Unterschrift der amtlichen Prüfstelle der Hochschule/des Konsortiums wird die Richtigkeit der Ausgaben (nur Summen in Zeile V.b) bestätigt, und dass ein Kontoabgleich der Hochschule/des Konsortiums für die Maßnahme ERASMUS-Mobilität durchgeführt wurde. 14

15 Im Bereich der OM-Mittel können Kontobewegungen auch nach Abgabe des Abschlussberichts stattfinden. Alle finanzrelevanten Eintragungen bezüglich des Vertrags und der getätigten Zahlungen erfolgen in der oberen Hälfte der Tabelle, die von Ihnen getätigten Transfers im mittleren Teil und neu, die Ausgaben im unteren Teil. Die ermittelten Summen in den einzelnen Aktionen werden miteinander verrechnet. Daher sollten Rücküberweisungen an die NA DAAD erst gemäß Feedbackbrief erfolgen. In das Registerblatt zur Finanzkalkulation ist unter dem Punkt I. Vertragssummen die im Vertrag ursprünglich genannte Vertragssumme je Aktion (100 %, Vertrag Juni 2013), die laut Anlage II zum Feedback des Zwischenberichtes (ZB) aktualisierte bzw. bestätigte Vertragssumme sowie die Summe aller gegengezeichneten Zusatzvereinbarungen einzutragen. Die gegengezeichnete Gesamtsumme errechnet sich automatisch aus der aktualisierten Vertragssumme und den Zusatzvereinbarungen. Diese Summe muss dem Approved Budget des MT entsprechen. Die aktualisierte Vertragssumme gemäß Anlage II zur Auswertung des Zwischenberichtes muss zur korrekten weiteren Berechnung immer eingetragen werden, auch wenn sich die Summe im Verhältnis zum ursprünglichen Vertrag nicht geändert hat. Unter Punkt II. Zahlungen durch NA DAAD sind die tatsächlich ausgezahlten Summen zum Zuwendungsvertrag und die Summe zu den ausgezahlten Zusatzvereinbarungen einzutragen. Unter III. Rückzahlungen/verrechnete Rückzahlungen an die NA-DAAD werden bereits getätigte Rückzahlungen (z. B. die Zahlungen zur Mittelrückmeldung) und auch die verrechneten Rückzahlungen nach dem Zwischenbericht (vgl. Anlage I zum Feedback) eingetragen. Wurden Transfers zwischen den Aktionen durchgeführt, so sind diese unter Punkt IV. Transfer einzutragen. Erläuterungen zu den Transferregeln finden Sie im ERASMUS-Leitfaden 2013/2014 unter Punkt Bitte beachten Sie insbesondere die Erläuterungen für den Transfer von ST auf SM. Achten Sie bitte bei Transfers darauf, dass bei Aktionen, auf die Gelder transferiert wurden, keine Restmittel errechnet werden. Auf Aktionen, aus denen Gelder transferiert wurden, dürfen selbst keine Transfers getätigt werden. Der Eintrag erfolgt unter der Aktion, auf die Geld transferiert wurde. Der Minusbetrag wird automatisch unter der Aktion, von der das Geld transferiert wurde (gelbe Felder), übernommen. Eine hinterlegte Formel sorgt dafür, dass die maximale Transfersumme nicht überschritten werden kann. Bei den Transfers von SMS auf SMP vice versa, von STA auf STT vice versa und von OM auf SM, bzw. auf ST gibt es eine Fehlermeldung, wenn die Transfersumme zu hoch ist: Dann bitte auf Abbrechen klicken und die Transfersummen kontrollieren. Der Wert wird wieder zurückgesetzt. Wurde bereits ein Transfer von STA auf STT vice versa eingegeben (siehe Beispiel), und sollen weitere Mittel auf SM transferiert werden, so erfolgt bei Überschreitung (wenn insgesamt die 100 % überschritten sind, oder die 20 % von ST aus SM) keine Fehlermeldung, sondern die Zelle wird rot hinterlegt. In diesem Fall müssen die Werte neu eingegeben werden, dann verschwindet die rote Markierung. Diese erweiterte Prüfung erfolgt nur mit Excel Bsp.: Max Transfersumme

16 Unter Punkt V. Abrechnung wird in der Zeile Differenz zwischen abzurechnender Summe und Ausgaben/zustehenden OM das Ergebnis der Differenz zwischen der automatisch ermittelten abzurechnender Summe (Auszahlungen abzgl. bereits getätigter Rückzahlungen unter Berücksichtigung der Transfers), den Ausgaben laut Mobility Tool (Übertrag der verausgabten Summen aus der Budget- Ansicht des MT) und der Mittel zur Organisation der Mobilität (aus dem Registerblatt Berechnung OM ) ausgegeben. Das endgültige Abrechnungsergebnis erhalten Sie mit dem Feedbackbrief zum Abschlussbericht. Bitte tätigen Sie keine unaufgeforderten Rücküberweisungen aus einzelnen Aktionen an die NA DAAD, da die Abrechnung in einer Summe über alle Aktionen hinweg erfolgt. 5. Fertigstellung des Abschlussberichtes 5.1. Mobility Tool (Submit Final Report to NA und Datensicherung) Nach der Übertragung der relevanten Daten in das Mobility Tool und in die Finanzkalkulation können die Daten aus dem MT an die NA DAAD übermittelt werden. Bitte sichern Sie vor dem Absenden des Abschlussberichts die Ergebnisse aus den Teilnehmerberichten (Export Parcitipant Report im Bereich Mobilities). Um die MT-Daten an die NA DAAD zu übermitteln, muss im MT die Ansicht Updates and Reports aufgerufen werden. In dieser Ansicht sind alle Budgetupdates, die die Hochschulen/Konsortien von der NA DAAD übermittelt bekommen haben aufgelistet. Um die Mobilitätsdaten dann an die NA DAAD zu übermitteln, muss der Button Submit Final Report to NA des aktuellsten Budgets betätigt werden. In der Spalte Update Date ist abzulesen, bei welchem Budget es sich um das aktuellste handelt. Im Anschluss daran und spätestens bei dieser Gelegenheit besteht die Möglichkeit, sich eine Datei mit den an die NA DAAD übermittelten Mobilitätsdaten herunter zu laden. Hierzu steht der Button Download ZIP zur Verfügung (jeweils aktuell nach dem Absenden in der obersten Zeile). Sollten Sie technische Probleme haben, so wenden Sie sich bitte an den Helpdesk: Telefon +49 (0) mt-helpdesk@daad.de 16

17 5.2. Excel-Formulare Nachdem alle Daten und Berechnungen in der Excel-Mappe durchgeführt wurden, drucken Sie bitte folgende Registerblätter aus und schicken diese mit den erforderlichen Unterschriften an die NA DAAD: - Finanzkalkulation - Berechnung OM Bitte senden Sie den unterschriebenen Abschlussbericht an die jeweilig für Ihre Hochschule/Ihr Konsortium zuständigen Mitarbeiter in der NA DAAD: Hochschulen mit den ERASMUS-Codes Aachen bis Freising Friedrichshafen bis Mainz Mannheim bis Zwickau DAAD Referat 602 z. Hd. Herrn Deniz Börner Kennedyallee 50 DAAD Referat 602 z. Hd. Frau Carolin Simonis Kennedyallee 50 DAAD Referat 602 z. Hd. Frau Helma Koch Kennedyallee Bonn Bonn Bonn 5.3. Sachbericht Die Aufforderung zum Ausfüllen des Sachberichts erhalten die ERASMUS-Koordinatoren mit einer separaten . In dieser ist ein Link, über den Sie zum Online-Sachbericht gelangen. Wenn Sie den Bericht vollständig ausgefüllt haben, können Sie ein PDF-Dokument des Berichts erstellen. Drucken Sie das Dokument bitte aus und senden dies mit der erfordelichen Unterschrift an die zuständigen Mitarbeiter in der NA DAAD (s.o.). Sollten Sie technische Probleme mit dem Sachbericht haben, so wenden Sie sich bitte an Herrn Börner: Telefon +49 (0) boerner@daad.de 17