ERASMUS-Projektmanagement und Erstellung des ERASMUS-Abschlussberichtes

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1 ERASMUS-Projektmanagement und Erstellung des ERASMUS-Abschlussberichtes Referat 602, Agnes Schulze-von Laszewski, Irene Fandio, Carolin Simonis Finanzmanagementseminar , Bonn

2 Gliederung Teil I: allgemeines Finanz-/ Vertragsmanagement (Hochschuljahr 2011/2012) Teil II: Erstellung der Abschlussberichte 2010/2011 2

3 Aussprache Bitte um Feedback, Anregungen etc. zur Erstellung/ Abwicklung der Abschlussberichte 2009/2010 zur Durchführung von ERASMUS im letzten Jahr (Vertragsmanagement, Zwischen-/ Abschlussberichte etc.) besondere Fragen zum Vertragszeitraum 2011/2012 Bitte nennen Sie uns gerne Wünsche, Anregungen, Verbesserungsideen oder auch Kritik auf einem Nachrichtenzettel 3

4 Vertragsmanagement 2011/2012 Ziele der NA-DAAD (Leitfaden) Kommunikation innerhalb der Hochschule notwendige Vertretungsregelung Internetseiten der Hochschulen Pflicht zur Veröffentlichung Vertrags-/ Auszahlungssummen neue Transferregeln Nutzung und Berechnung von OM, Auswirkung der geänderten Anerkennung von Transfers flexible Monatssätze 4

5 Ergebnisse/ Auswertung der Finanzchecks/ Audits Annahmeerklärungen/ Agreements verspätet unterschrieben, fehlendes Datum oder fehlende Unterschriften SMS Erfahrungsberichte fehlen Bestätigungszeitraum der Gasthochschule/ des Unternehmens weicht vom (im AB) angegebenen und finanzierten Zeitraum ab: es kann nur das finanziert werden, was tatsächlich absolviert wurde (Vertrag ist nicht ausreichend) Bei der Abrechnung Sondermittel müssen die Originalbelege zu Prüfungszwecken aufbewahrt werden. Hierzu zählen z.b. Flugtickets, Mietverträge, Werkverträge mit Betreuungspersonal und entsprechende Zahlungsnachweise 5

6 Ergebnisse/ Auswertung der Finanzchecks/ Audits Der Mindestaufenthalt beträgt 3 Monate (keine Möglichkeit auf 3 Monate zu runden) Gleichbehandlung und Transparenz bei der Verteilung der Fördermittel. Unterschiedliche Höhe von Raten muss nachvollziehbar und transparent sein (z. B. höhere Reise- bzw. Aufenthaltskosten in bestimmten Ländern, soziale Gründe, Möglichkeiten der Kofinanzierung) Berechnung der Zuschüsse für Studierende (Monat = Monat) Abgleich zwischen Konto (Einnahmen/ Auszahlungen), Haushaltsüberwachungsliste und Finanztabelle; Abschlussbericht ist in vielen Fällen fehlerhaft Mahnwesen der Hochschulen sollte schriftlich festgelegt sein 6

7 Klärungsbedarf zur Durchführung im Hochschuljahr 2011/2012? 7

8 Abschlussberichte 2010/2011 Teil II: Erstellung der Abschlussberichte 2010/2011 8

9 Ergebnisse/ Auswertung der Abschlussberichte 2009/2010

10 1. Eingangsprüfung Mängel Hochschulen (295 gesamt) Datum Eingang (1. Version) [> ] Version Version 2 Bericht fehlt 5 Berichtsteile fehlen 21 Unterschriften fehlen 6 2. Mahnung erforderlich 2 Datum Vollständig [> ] 68 10

11 2. Förderfähigkeitsprüfung Mängel Hochschulen (295 gesamt) Übereinstimmung elektr. und Papierversion 5 Gasthochschulcodes 65 Dauer 74 Überzahlung 41 Pflichtkommentare fehlen Mahnung erforderlich 13 11

12 3. Finanzprüfung Mängel Hochschulen (295 gesamt) Vertragssumme 54 Kontostand 34 Neue Finanzübersicht erforderlich 11 Erhebliche Abweichung ZB (realisiert/ausgewählt) zu AB 40 12

13 Risikomanagement der NA-DAAD Entwicklung einer Risikoanalyse durch NA-DAAD ERASMUS-Abschlussbericht 2009/2010 wurde auf drei Ebenen geprüft NA-DAAD hat dabei die Art und Anzahl der Fehler registriert die Fehler wurden gewichtet und addiert: aus der Summe der Fehlerpunkte ergibt sich für die NA-DAAD ein festgelegter Handlungsbedarf 13

14 Risikomanagement der NA-DAAD bis 12 Fehlerpunkte: Ergebnisse der Risikoanalyse werden im Rahmen eines Monitoring-Besuchs angesprochen zwischen 13 und 28 Fehlerpunkten: über das reguläre Feedback hinaus erhalten Koordinatoren eine Analyse der Qualität des Abschlussberichtes und werden zur Teilnahme an einem Finanzseminar verpflichtet über 29 Punkte: die Hochschule wird auditiert 14

15 Einsendung der Abschlussberichte 2010/2011 bis zum Endversion HS: 1 Papierversion im Original + 1 Datei (keine ). 2. Alle Teile müssen im Ausdruck noch lesbar sein (Empfehlung: 2 Seiten breit). 3. Eine Eingangsbestätigung durch die NA-DAAD erfolgt nur für vollständige Berichte. Prüfebenen 1. Eingangsregistrierung Frau Simonis (A D), Frau Koch (E I), Herr Börner (J M), Frau Lobanova (N Z) 2. Förderfähigkeitsprüfung für alle Förderbereiche (nur vollständige Berichte) Frau Simonis (A D), Frau Koch (E I), Herr Börner (J M), Frau Lobanova (N Z) 3. Finanzielle Prüfung Frau Fleischer (A D), Herr Meuter (E I), Frau Fandio (J M), Frau Schulze-von Laszewski (N Z) 15

16 Grundsätzliches zur Excel-Mappe Keine Ausblendungen von Spalten oder Zeilen vornehmen Spaltenbreite darf verändert werden Voreingestellte Fixierung beachten Alle Zellen haben ein bestimmtes Datenformat zugewiesen bekommen nicht verändern! Hilfestellung durch Kommentare zu den einzelnen Spalten (rotes Dreieck in der oberen rechten Zellenecke) Kopierfunktion innerhalb einer Spalte korrekt anwenden (z. B. summiert Excel ERASMUS-Codes: D MUSTER01 D MUSTER02) 16

17 Eingangsregistrierung Die vollständige Papierversion besteht aus Sachbericht zur Durchführung des ERASMUS-Programms 2010/2011 (und EUC- Compliance) -> Online Finanzkalkulation Einzelaufstellungen SMS, SMP, STA, STT Gesamtübersichten SMS, SMP, STA, STT (Sofern in einer Aktion eine Nullmobilität vorliegt, kann auf die Übermittlung der entsprechend leeren Einzel- und Gesamtübersichten verzichtet werden.) Der Bericht muss als Original in einfacher Ausfertigung mit allen erforderlichen Unterschriften vorgelegt werden, Stichtag: 14. Oktober 2011 (Poststempel)! Erst nach erfolgreicher Eingangsprüfung kann ein Bericht als eingegangen registriert werden. Wenn der Bericht zum Stichtag unvollständig oder gar nicht eingereicht wird, tritt ein dreistufiges Mahnverfahren in Kraft, an dessen Ende die Übergabe des Vorgangs an die Europäische Kommission steht. 17

18 Eingangsregistrierung - Risikoanalyse Eingangsprüfung (jeweils 1 Fehlerpunkt, max. 8 insgesamt) die 1. Version des Berichtes wurde zu spät eingereicht die Einreichung einer 2. Version des Berichts war erforderlich die Einreichung einer 3. Version des Berichts war erforderlich der Bericht fehlte, eine Mahnung erfolgte Berichtsteile fehlten, eine Nachforderung erfolgte notwendige Unterschriften fehlten eine zweite Mahnung erfolgte der vollständige Bericht wurde zu spät eingereicht 18

19 Förderfähigkeitsprüfung Einzelübersichten vollständig ausgefüllt? alle Codes/ Kürzel entsprechend den Vorgaben? stimmen die Angaben der Einzelübersichten mit den Angaben der Gesamtübersichten je Aktion überein? Förderfähigkeit: Entsprechende EUC der Heimathochschule Teilnehmerstatus (ggf. mit Kommentar) abgeschlossene Studienjahre (SMS) Zielland EUC der Gasthochschule (SMS) aufnehmende Einrichtung (SMP) Aufenthaltsdauer (ggf. mit Kommentar) Beginn/ Ende des Aufenthalts Anerkennung/ Zeugnis/ Bescheinigung Ggf. Sondermittel korrekt abgerechnet Mobilitätszuschuss im Rahmen der vorgegebenen Sätze frühere Teilnahme an ERASMUS 19

20 Mögliche Fehler bei der Einzelaufstellung Verwendung veralteter ERASMUS-Codes bei Heimat-/ Gasthochschule (z. B. bei Fusionen von Hochschulen!) Verwendung ungültiger ERASMUS-Codes bei Heimat-/ Gasthochschule (z. B. fehlende Leerzeichen bei ERASMUS-Codes) Verwendung falscher Codes für Staatsangehörigkeit und Sprachen falsche Geburtsdaten Eintrag mehrerer Kürzel in einer Zelle (z. B. Sprache: EN/FR) Verwendung der alten Fachcodes Punkt bei Mobilitätszuschüssen Rundungen der Aufenthaltsdauer nicht in 0,25er Schritten (z. B. 0,4 ist falsch) Kommentar nicht ausgefüllt, wenn eine vorherige Eingabe dies erfordert (z. B. Label, Sondermittel, Staatsangehörigkeit, Unterschreitung Mindestdauer) Euro-Betrag mit mehr als 2 Nachkommastellen in Einzelaufstellung eingetragen (z. B. 370,333 ist falsch; richtig: 370,33) 20

21 Förderfähigkeitsprüfung - Risikoanalyse Förderfähigkeitsprüfung (max. 8 Fehlerpunkte insgesamt) eingereichte Versionen (Papier, elektronisch) stimmen nicht überein (1 Fehlerpunkt) ERASMUS-Code der Gasthochschule nicht korrekt (1 Fehlerpunkt) Angaben zur Dauer der Auslandsaufenthalte fehlerhaft (2 Fehlerpunkte) Überzahlung einzelner Teilnehmer, Maximalfördersätze nicht berücksichtigt (2 Fehlerpunkte) Eintrag von Pflichtkommentaren fehlt (1 Fehlerpunkt) zweite Mahnung erfolgte (1 Fehlerpunkt) 21

22 Finanzielle Prüfung Vertragssummen korrekt eingetragen erhaltene Mittel korrekt eingetragen Transfers innerhalb der vertraglichen Möglichkeiten Ausgaben je Aktion stimmen mit Angaben der Einzelübersichten und entsprechend mit Angaben der Gesamtübersichten überein Mobilitätszuschuss im Rahmen der vorgegebenen Sätze bereits an die NA-DAAD überwiesene Restmittel korrekt Ermittlung Restmittel/ noch auszuzahlende letzte Rate Transfer sinnvoll Korrekturen werden i. d. R. einseitig durch die NA-DAAD vorgenommen und im Feedbackschreiben kommuniziert. 22

23 Nachforderungen/ Neuversionen Keine Neuversionen einsenden, die nicht von der NA-DAAD angefordert sind Sofern die Lieferung von Neuversionen unumgänglich ist, ist dies zunächst mit den zuständigen Personen in der NA-DAAD zu besprechen. Ggf. können durch die NA-DAAD Änderungen mit Auswirkung auf die Finanzübersicht angefordert werden, dann ist auch die Unterschrift der Prüfstelle neu einzuholen! Bei kleineren formalen Änderungen in der Einzelaufstellung ohne Auswirkung auf die Finanzübersicht fordert die NA-DAAD nur Einzelteile an. Nehmen Sie zusätzlich zu einer Nachforderung von der NA-DAAD Änderungen in anderen Bereichen vor, teilen Sie uns das bitte unbedingt explizit in einem gesonderten Schreiben mit! 23

24 Mögliche Fehler bei der Finanzübersicht Fehlende Unterschriften Falsche Eintragungen der Vertrags- und Zuwendungssummen Unerlaubte Transfers (Regeln beachten! Nach Transfer dürfen keine Restmittel im Zieltopf entstehen.) Einträge der Rückzahlungen nicht vorgenommen Alle Einträge müssen übereinstimmen mit den Beträgen aus a) Zuwendungsvertrag, b) evtl. Zusatzvereinbarungen, c) evtl. Rückzahlungen Halten Sie sich beim Ausfüllen genau an die ausführliche Anleitung. Dadurch können Sie Fehler vermeiden. Zwingend erforderlich ist ein Abgleich der Angaben in der Finanztabelle mit den entsprechenden Kontobewegungen und der HÜL! 24

25 Finanzielle - Risikoanalyse Finanzprüfung (max. Fehlerpunkte, zusätzlich wird die Gesamtbewertung der Finanzprüfung wird mit Faktor zwei gewichtet) Vertragssummen falsch eingetragen (2 Fehlerpunkte) Kontostände falsch eingetragen (2 Fehlerpunkte) eine neue Finanzkalkulation wurde angefordert (1 Fehlerpunkt) eine neue Finanzkalkulation wurde angemahnt (1 Fehlerpunkt) eine zweite Mahnung war erforderlich (1 Fehlerpunkt) zwischen Zwischenbericht und Abschlussbericht wurden erhebliche Abweichungen festgestellt (2 Fehlerpunkte) Zeitspanne zwischen Eingangsregistrierung und Versendung des Feedback-Schreibens war zu lang (1 Fehlerpunkt) 25

26 Abschluss der Prüfung der Abschlussberichte 2010/11 und Finanzflüsse Feedbackbrief mit Finanzübersicht 14-tägige Einspruchsfrist Rückzahlungen an die NA-DAAD, die sich auf Grund des Abschlussberichtes ergeben, bitte erst nach Aufforderung im Feedbackschreiben überweisen! Bitte dringend aktuelles DAAD-Konto für ERASMUS-Mittel beachten (Haushaltsabteilung bitte darauf hinweisen, dass dieses Konto NUR FÜR ERASMUS-Mittelflüsse mit dem DAAD verwendet wird!) Auszahlungen an die Hochschulen werden zeitnah zum Versand des Feedbacks veranlasst. Mahnungen durch die Hochschulkasse sind zu vermeiden. 26

27 Vielen Dank! Für Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Ihr Referat 602 der Nationalen Agentur für EU-Hochschulzusammenarbeit! Bitte denken Sie an die Abgabe Ihrer Nachrichtenzettel 27