Projekt- und Finanzseminar für Erasmus-Newcomer Erasmus Finanz- und Projektmanagementseminare DAAD Bonn,

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Ferdinand Keller
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1 Projekt- und Finanzseminar für Erasmus-Newcomer Erasmus Finanz- und Projektmanagementseminare DAAD Bonn, Adam Lipski Frankfurt University of Applied Sciences ERASMUS-Hochschulkoordinator Seite 1/23 Adam Lipski Projekt- und Finanzseminar für Erasmus-Newcomer Bonn Datum

2014 Adam Lipski Frankfurt University of Applied Sciences

2 Gliederung Erstellung des Abschlussberichts 2013/14 Hinweise zum Finanz- und Vertragsmanagement Allgemeine Tipps zur Durchführung des Erasmus-Programms Seite 2/23 Adam Lipski Projekt- und Finanzseminar für Erasmus-Newcomer Bonn Datum

Durchführung des Erasmus-Programms Seite 2/23 Adam Lipski

3 Abschlussbericht 2013/14 Frist 15. Oktober 2014 (Poststempel) Zeitmanagement! Klären Sie vorab Zuständigkeiten und informieren Sie die Abteilungen ggf. rechtzeitig. z. B.: Wer ist die amtliche Prüfstelle, wer unterzeichnet die Finanzen? Wie lange brauchen sie dazu? Sind Personen im Urlaub? etc. Seite 3/23 Adam Lipski Projekt- und Finanzseminar für Erasmus-Newcomer Bonn Datum

: Wer ist die amtliche Prüfstelle, wer unterzeichnet die Finanzen? Wie lange brauchen sie dazu?

4 Abschlussbericht 2013/14 Dokumentenmanagement Nachweis der Förderfähigkeit Finanzmanagement Verwaltung der Mobilitätszuschüsse Seite 4/23 Adam Lipski Projekt- und Finanzseminar für Erasmus-Newcomer Bonn Datum

Mobilitätszuschüsse Seite 4/23 Adam Lipski Projekt-

5 Abschlussbericht 2013/14 - Dokumente Notwendige Dokumente (vgl. 7.0 Leitfaden): Bilaterale Abkommen mit Partnerhochschulen (im Original, Verlängerungen für 2013/14 per ) Konsortialvereinbarungen (im Original beim Konsortialführer) Dokumentation der Auswahlkriterien inkl. Gründe für Ablehnungen Auszahlungsnachweis der ERASMUS-Zuschüsse an die Geförderten (HÜL) Für SMS: Immatrikulationsbescheinigung Annahmeerklärung (im Original) Learning Agreement (als Kopie, Scan, Fax o.ä.) Bestätigung der Aufenthaltsdauer (im Original) Transcript of Records (als Kopie, Scan, Fax o.ä.) Bericht (MT/ Papierform, Stichtag ) Seite 5/23 Adam Lipski Projekt- und Finanzseminar für Erasmus-Newcomer Bonn Datum

Dokumentation der Auswahlkriterien inkl.

6 Abschlussbericht 2013/14 - Dokumente Für SMP: Immatrikulationsbescheinigung Placement Agreement (im Original) Training Agreement (als Kopie, Scan, Fax o.ä.) Praktikumsbescheinigung (als Kopie, Scan, Fax o.ä.) Bericht (MT/ Papierform, Stichtag ) Für STA: Annahmeerklärung (im Original) Teaching Assignment (als Kopie, Scan, Fax o.ä.) Bestätigung des Lehraufenthalts (im Original) Bericht (MT/ Papierform, Stichtag ) für STA2: Einladung seitens der Hochschule Seite 6/23 Adam Lipski Projekt- und Finanzseminar für Erasmus-Newcomer Bonn Datum

2014) Für STA: Annahmeerklärung (im Original) Teaching Assignment (als Kopie, Scan, Fax o.ä.) Bestätigung des Lehraufenthalts (im Original) Bericht (MT/ Papierform, Stichtag 01.

7 Abschlussbericht 2013/14 - Dokumente Für STT: Annahmeerklärung (im Original) Work Plan (als Kopie, Scan, Fax o.ä.) Bestätigung des Lehraufenthalts (im Original) Bericht (MT/ Papierform, Stichtag ) Prüfung der Dokumente sollte während des Mobilitätsjahres erfolgen: Bestätigung der Aufenthaltsdauer, Bericht, Transcript of Records kritisch bei Rückkehrern (SMS) am Ende des Sommersemesters Deadlines vor Mobilitätsbeginn klar kommunizieren Personen notfalls aus der Förderung wieder herausnehmen Seite 7/23 Adam Lipski Projekt- und Finanzseminar für Erasmus-Newcomer Bonn Datum

kritisch bei Rückkehrern (SMS) am Ende des Sommersemesters Deadlines vor Mobilitätsbeginn klar kommunizieren Personen notfalls aus der Förderung

8 Abschlussbericht 2013/14 - Finanzen Grundsatz: Geben Sie das Geld aus, zahlen sie nach Möglichkeit nichts zurück! SMS: Maximalfördersumme 300,00 EUR/ Monat, Transfer nach SMP möglich. SMP: Maximalfördersumme 400,00 EUR/ Monat, Transfer nach SMS möglich. STA-STT: Gelder können bis zu 20% nach SM transferiert werden, zu 100% untereinander. Mobilitäten von Juni-September können geschoben werden. OM: Gelder können bis zu 100% nach ST und/oder SM transferiert werden. Nach Abzug der Transfers berechnen sich die verbleibenden OM-Mittel auf Grundlage der anerkannten realisierten Mobilitäten. Seite 8/23 Adam Lipski Projekt- und Finanzseminar für Erasmus-Newcomer Bonn Datum

STA-STT: Gelder können bis zu 20% nach SM transferiert werden, zu 100% untereinander. Mobilitäten von Juni-September können geschoben werden.

9 Textebene 1 Aufzählungszeichen 1 Seite 9/23 Adam Lipski Projekt- und Finanzseminar für Erasmus-Newcomer Bonn Datum

10 Textebene 1 Aufzählungszeichen 1 Seite 10/23 Adam Lipski Projekt- und Finanzseminar für Erasmus-Newcomer Bonn Datum

11 Abschlussbericht 2013/14 - Finanzen Tipps zum Erstellen des Berichts: a) Ermitteln Sie die Gesamtanzahl an Monaten. b) Berechnen Sie demgemäß die Mobilitätszuschüsse. Bleiben Gelder übrig (SMS/SMP)? c) Falls ja, verteilen Sie diese als 3. Rate auf die Studierenden. Nutzen Sie OM-Mittel um ungerade Centbeträge auszugleichen ( halbe Monate). Sie können bei kleinen Summen, z.b. Studierende an Studienorten mit hohen Lebenshaltungskosten fördern. Behalten Sie die Maximalförderung im Auge. Seite 11/23 Adam Lipski Projekt- und Finanzseminar für Erasmus-Newcomer Bonn Datum

Rate auf die Studierenden. Nutzen Sie OM-Mittel um ungerade Centbeträge auszugleichen ( halbe Monate). Sie können bei kleinen Summen, z.b. Studierende an Studienorten mit hohen Lebenshaltungskosten fördern.

12 Abschlussbericht 2013/14 - Finanzen Beispiel für eine Restmittelausschüttung: SMS-Budget von EUR, 20 Studierende x 9 Monate gefördert mit einem Stipendium von 180,00 EUR (insgesamt 180 Monate x 180,00 EUR= ), Restgeld: 3.600,00. Erhöhung der Stipendienrate auf 200,00 und Auszahlung der Restmittel. Seite 12/23 Adam Lipski Projekt- und Finanzseminar für Erasmus-Newcomer Bonn Datum

Monate x 180,00 EUR= 32.400), Restgeld: 3.600,00.

13 Abschlussbericht 2013/14 Aufbau des Abschlussberichts (vgl. 5.3 Leitfaden) Eine Anleitung zur Erstellung des Berichts wird in den nächsten Tagen durch den DAAD ausgegeben! a) Mobility Tool (vgl. Abschnitt 3 Projekt im MT-Handbuch) b) Sachbericht (Online-Formular, als PDF speicher- und druckbar) c) Ausgedrucktes und unterschriebenes Excel-Sheet (1-fach, im Original) Seite 13/23 Adam Lipski Projekt- und Finanzseminar für Erasmus-Newcomer Bonn Datum

14 Abschlussbericht 2013/14 Mögliche Fehlerquellen Mobility Tool Notwendige Kommentare fehlen (bspw. Unterschreitung der Mindestdauer) Partnerhochschulen nicht auffindbar (?) Mögliche Fehlerquellen Excel-Sheets falsche Eintragungen der Vertrags- und Zuwendungssummen Einträge der (verrechneten) Rückzahlungen nicht vorgenommen oder falsch (vgl. Anhang II zum Zwischenbericht) unerlaubte Transfers fehlende Unterschriften Mögliche Fehlerquelle: Datenbanken (hausinterne Lösungen, Drittanbieter) Seite 14/23 Adam Lipski Projekt- und Finanzseminar für Erasmus-Newcomer Bonn Datum

) Mögliche Fehlerquellen Excel-Sheets falsche Eintragungen der Vertrags- und Zuwendungssummen Einträge der (verrechneten) Rückzahlungen nicht

15 Abschlussbericht 2013/14 Andere Unwägbarkeiten (worst practice) Daten (IBAN/BIC) haben sich geändert (SMS/SMP) Dienstreisen nicht abgerechnet (STA/STT) Reisekosten nicht aufgeschlüsselt Mobilitäten wurden auf anderen Aufträgen verbucht (Abschläge etc.) Annahmeerklärungen/Agreements nicht oder zu spät unterschrieben Erfahrungsberichte fehlen (SMS) Bestätigungszeitraum falsch (SMS/SMP) viele (alte) Fehlerquellen sind dank des MT eliminiert worden (zumindest in der Theorie ) Seite 15/23 Adam Lipski Projekt- und Finanzseminar für Erasmus-Newcomer Bonn Datum

) Annahmeerklärungen/Agreements nicht oder zu spät unterschrieben Erfahrungsberichte fehlen (SMS) Bestätigungszeitraum falsch (SMS/SMP) viele

16 Abschlussbericht 2013/14 Prüfung durch den DAAD Die NA-DAAD prüft Abschlussberichte und registriert dabei die Art und Anzahl der Fehler Fehler werden gewichtet und addiert - Summe der Fehlerpunkte zieht festgelegte Monitoring-/ Auditmaßnahmen nach sich (vgl. 11 Leitfaden): bis 12 Fehlerpunkte Risikomonitoring vor Ort zwischen 13 und 28 Fehlerpunkten Analyse des Abschlussberichts an Hochschule, Verpflichtung zu Teilnahme an Finanzseminar über 29 Fehlerpunkte Audit Seite 16/23 Adam Lipski Projekt- und Finanzseminar für Erasmus-Newcomer Bonn Datum

11 Leitfaden): bis 12 Fehlerpunkte Risikomonitoring vor Ort zwischen 13 und 28 Fehlerpunkten Analyse des Abschlussberichts an Hochschule,

17 Allgemeine Tipps zur Durchführung des ERASMUS-Programms Informationsquellen Der Leitfaden enthält Antworten auf (fast) alle Fragen ERASMUS-Seiten des DAAD (insb. FAQs) ERASMUS-Experten kontaktieren Kolleginnen und Kollegen ansprechen (alle haben irgendwo einmal angefangen) DAAD-AnsprechpartnerInnen konsultieren Seite 17/23 Adam Lipski Projekt- und Finanzseminar für Erasmus-Newcomer Bonn Datum

FAQs) ERASMUS-Experten kontaktieren Kolleginnen und Kollegen ansprechen (alle haben irgendwo einmal

18 Allgemeine Tipps zur Durchführung des ERASMUS-Programms An Ihrem unmittelbaren Arbeitsplatz Machen Sie Erfahrungen und resümieren Sie: Was kann/sollte besser laufen? Brauchen Sie eine Softwarelösung, die Sie bei der Programmverwaltung/ - gestaltung unterstützt (bspw. eine Datenbank)? Reichen Excel-Tabellen? Sie verfügen über ein OM-Budget, nutzen Sie dies zur Programmgestaltung an Ihrer Hochschule (Personal, Sprachkurse, Equipment etc.). Seite 18/23 Adam Lipski Projekt- und Finanzseminar für Erasmus-Newcomer Bonn Datum

Brauchen Sie eine Softwarelösung, die Sie bei der Programmverwaltung/ - gestaltung unterstützt (bspw. eine Datenbank)?

19 Allgemeine Tipps zur Durchführung des ERASMUS-Programms Innerhalb der Hochschule Identifizieren Sie wichtige Personen Ihres Netzwerks Studienbüros Prüfungsämter Personalabteilung/ Personalentwicklung Finanzabteilung/ Controller Kontaktstellen in den Fakultäten/ Fachbereichen Auslandsbeauftragte und viele mehr Pflegen Sie die Kontakte, bauen Sie ein Netzwerk (aus) ERASMUS ist ein Programm für die Hochschule, nicht (nur) Ihres! Seite 19/23 Adam Lipski Projekt- und Finanzseminar für Erasmus-Newcomer Bonn Datum

Fakultäten/ Fachbereichen Auslandsbeauftragte und viele mehr Pflegen Sie die Kontakte, bauen Sie ein Netzwerk (aus) ERASMUS ist

20 Allgemeine Tipps zur Durchführung des ERASMUS-Programms Außerhalb der Hochschule Tauschen Sie sich mit Kollegen aus, besuchen Sie Veranstaltungen (wie diese) Nutzen Sie die Möglichkeit, Ihre Kollegen im Ausland kennenzulernen Konferenzen/ Tagungen, Staff Weeks, andere STT-Maßnahmen Für ihre Arbeitsgebiet ist ein gutes Netzwerk unerlässlich vor allem macht es Spaß! Seite 20/23 Adam Lipski Projekt- und Finanzseminar für Erasmus-Newcomer Bonn Datum

Konferenzen/ Tagungen, Staff Weeks, andere STT-Maßnahmen Für ihre Arbeitsgebiet ist ein gutes Netzwerk

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22 Seite 22/23 Adam Lipski Projekt- und Finanzseminar für Erasmus-Newcomer Bonn Datum

23 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Adam Lipski International Office Nibelungenplatz Frankfurt/ Main Seite 23/23 Adam Lipski Projekt- und Finanzseminar für Erasmus-Newcomer Bonn Datum lipski@aa.fh-frankfurt.de

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