Hessische Zentrale für Datenverarbeitung. Jahresbericht 2013

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1 Hessische Zentrale für Datenverarbeitung Jahresbericht 2013

2 JAHRESBERICHT 2013 VORWORT 4 PROFIL DER HZD 6 Shared Service Center 7 Kooperationen 7 Organisation 8 Sicherheit 8 Leistungsangebot 8 Leistungen und deren Anteil am Gesamterlös 9 Die fünf umsatzstärksten Kunden der HZD 10 Personalentwicklung 11 Personalstruktur 11 Green IT 11 BENCHMARK: EINLEITUNG 12 BENCHMARK: HESSENPC 14 MEILENSTEINE 01 ENTWICKLUNGEN UND PERFORMANCE 16 CMDB: Master-Datenbank für den IT-Betrieb 16 Leistungs- und Entgeltverzeichnis: Höhere Transparenz 17 HessenPC: Geplanter Funktionsumfang erreicht, Rollout in die Fläche läuft an 18 Hessisches Vergabegesetz: Reaktionen auf Neuerungen 19 Verbindliche Einführung der elektronischen Akte in HeDok 20 Instandhaltung: Große Wartung der Netzersatzanalage 21 BENCHMARK: PERSONALLEISTUNGEN 22 BENCHMARK: HESSENVOICE 24 MEILENSTEINE 02 VERFAHREN UND BETRIEB 26 Von der DV-Manufaktur zur IT-Fabrik 27 Test- und Entwicklungsplatt orm: Erste Cloud-Lösung der HZD als Self-Service-Modell 27 Service Operation Center: IT im Blick 28 SAP: Erfolgreiche CCoE Rezertifizierung und ReWe Releasewechsel 29 2

3 INHALT KONSENS: Koordinierte Neue Software-Entwicklung für die Steuerverwaltung 30 Technische Konsolidierung in den Finanzämtern 33 Netzwerkzonen-übergreifende Kommunikation: Reisekostenabrechnung zu 33 jeder Zeit von jedem Ort OASIS: Einführung des Sperrsystems Onlineabfrage Spielerstatus 34 Portal: Attraktives Angebot für alle Dienststellen 36 LUSD: Lehrer- und Schüler-Datenbank 36 INSPIRE: Pilotprojekt zur Evaluierung eines zentralen Shared Service für 36 die geodatenhaltenden Stellen des Landes Geodaten online in neuer Version 37 FISBOX : Fachinformationssysteme out of the box 38 Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs 39 E-Nachricht: Beschleunigung des elektronischen Postversandes 39 HessenDrive: Sichere Plattform für unkomplizierten Datentransfer 40 BENCHMARK: STORAGE 42 BENCHMARK: INFRASTRUKTUR 44 MEILENSTEINE 03 KOMMUNIKATION UND PARTNERSCHAFTEN 46 KRITEX-2013: Simulation eines IT-Angriffes auf die Hessische Landesverwaltung 46 Hessennetz: Ausschreibung neue Rahmenverträge 47 IPv6: HZD wird Sub-LIR für Hessen 48 Mobile Access: Angebot erweitert 48 s verschlüsseln: Neue HessenPKI basiert auf Software-Zertifikaten 49 Videokonferenz: Von der professionellen Raumlösung bis zu Arbeitsplatzsystemen 50 IT-Fortbildung: Konsolidierung abgeschlossen 51 BENCHMARK: DRUCK UND KUVERTIERUNG 52 BENCHMARK: NETZWERK 54 JAHRESABSCHLUSS Organigramm 60 Abkürzungsverzeichnis 62 Impressum 64 3

4 4»VORWORT

5 VORWORT Sehr geehrte Damen und Herren, eine Benchmarkstudie in Auftrag zu geben, kommt in der Landesverwaltung nicht alle Tage vor hat die HZD es getan. Wir wollten eine objektive Bewertung ausgewählter Leistungen unseres Hauses haben. Das Ergebnis hat uns gefreut: Die Preise der HZD liegen im Mittel fünf Prozent unter denen der Vergleichsgruppe. Damit haben wir die Bestätigung, dass unsere Preise und Leistungen marktgerecht sind. Die Standortbestimmung ist für uns umso wichtiger, als wir seit 2010 die Auflage haben, die IT-Ressort-Budgets bei gleicher Leistung und Qualität um 30 Millionen Euro zu entlasten. Das Benchmark-Ergebnis hat uns aber auch klar aufgezeigt, wo weiteres Optimierungspotenzial besteht. Wir haben die Services, bei denen unsere Preise über dem Marktwert liegen und die gleichzeitig einen signifikanten Umsatzanteil erreichen, grundlegend untersucht und erste Maßnahmen eingeleitet. Das betrifft vor allem unser Rechenzentrum in Wiesbaden. Es ist sanierungsbedürftig und verursacht unter anderem bei der Klimatisierung zu hohe Kosten. Die Sanierung haben wir auf den Weg gebracht und reduzieren damit auch die Umweltbelastung. Mehr noch: Wir modernisieren und schaffen die strategische Ausrichtung zur IT-Fabrik, also die infrastrukturelle Basis für eine HZD-Cloud. Unser Ziel ist es, in den kommenden Jahren die Tarife, die im Benchmark oberhalb der Vergleichsgruppe liegen, auf das Peer-Niveau zu senken, ohne das günstigere Niveau der übrigen Leistungen zu beeinflussen. Auch die Erhaltung und Verbesserung der Leistungsgüte wird weiter unser Anspruch sein. Verfügbarkeit und Performance sind hier die zentralen Punkte. In dem vorliegenden Jahresbericht stellen wir Ihnen neben den Meilensteinen, die wir 2013 erreicht haben, die Ergebnisse der Benchmarkstudie vor im Allgemeinen und im Detail. Interessante und transparente Einblicke in unser Handeln wünscht Ihnen Dr. Ulrich Schmidtberg, Direktor der HZD 5

6 JAHRESBERICHT 2013»PROFIL DER HZD 6

7 PROFIL DER HZD Seit über 40 Jahren unterstützt die Hessische Zentrale für Datenverarbeitung (HZD) die Hessische Landesverwaltung in der Nutzung der Informations- und Kommunikationstechnologie. Sie spielt bei der Umsetzung der IT-Strategie des Landes als zentraler IT-Dienstleister eine maßgebende Rolle. Rund 800 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gestalten eine effektive und effiziente Verwaltung mit und stellen dabei die Zufriedenheit ihrer Auftraggeber in den Mittelpunkt ihrer Arbeit. Zu den Kunden der HZD zählen im Wesentlichen die hessischen Ministerien und deren nachgeordnete Dienststellen, der Hessische Landtag und die Hessische Staatskanzlei. Die HZD pflegt einen engen Kontakt zu ihren Kunden, u.a. durch das Kundenmanagement oder in Veranstaltungen wie der HAUS- MESSE2013. Dort stellte sie am 6. November 2013 zukunftsweisende Produkte und Leistungen vor. Darüber hinaus ist die HZD für Bund-Länder-Kooperationen, andere Bundesländer und Berufsgenossenschaften tätig. Mit ihren Standorten in Wiesbaden, Hünfeld und Mainz gewährleistet die HZD neben der Entwicklung von IT- Lösungen vor allem einen zuverlässigen und sicheren Betrieb. Diese Betriebsstabilität zeigt sich in hohen Verfügbarkeits- und Performancewerten und in der Sicherstellung der Kontinuität der ihr anvertrauten Verfahren. Eine umfassende und ständige Qualitätssicherung aller Produkte, Leistungen und Prozesse ist für die HZD selbstverständlich. SHARED SERVICE CENTER Das Konzept eines Shared Service Centers stellt ein wichtiges Prinzip der HZD dar. Damit ist es möglich, besten Service effizient und kostengünstig zu erbringen. Durch die mehrfache Nutzbarkeit eines Services für mehrere Kunden und durch die damit einhergehende Standardisierung trägt die HZD zur Effizienzsteigerung und Kostensenkung der öffentlichen Verwaltung bei. Neben augenfälligen Beispielen für vielfach genutzte Services wie die Zentrale -Plattform oder das Dokumentenmanagementsystem bieten sich Synergien auch bei kundenspezifischen Fachverfahren an: Durch Standardisierung und Virtualisierung der Rechenzentrums-Infrastruktur sind Qualität, Zuverlässigkeit und Verfügbarkeit gestiegen, während die Kosten gesunken sind. Die Einführung des erweiterten HessenPC ist eines der jüngsten und ambitionierten Beispiele für die Bereinigung heterogener IT-Landschaften in Hessen und die Ausschöpfung von Effizienzpotenzialen. Er bietet die technische und wirtschaftliche Plattform, auf die die Ressorts ihre individuellen Fachverfahren aufsetzen können. Sind individuelle Lösungen gefragt und Standardisierung ist weder wirtschaftlich noch sinnvoll, steht die HZD auch weiterhin für die bedarfsgerechte Entwicklung qualitativ hochwertiger IT-Lösungen bei budget- und termintreuer Umsetzung der Projekte. KOOPERATIONEN Die konsequente Weiterentwicklung des Shared Service Center-Gedankens stellen weiterreichende Kooperationen dar. Auf europäischer Ebene ist die HZD Gründungsmitglied der europäischen Allianz öffentlich-rechtlicher IT-Dienstleister (Euritas). Länderübergreifend ist sie beispielsweise aktives Mitglied in der Arbeitsgemeinschaft der Leiter der Datenzentralen. Beim Betrieb der großen bundeseinheitlichen Fachverfahren, wie im Bereich der Justiz und der Steuer, bestehen bundesweite Kooperationen teilweise unter Federführung der HZD. Ein be- 7

8 JAHRESBERICHT 2013 deutendes Projekt zwischen Hessen und Rheinland-Pfalz ist der Betrieb eines gemeinsamen Rechenzentrums in Mainz. Des Weiteren kooperiert die HZD mit der ekom21, dem größten kommunalen IT-Dienstleistungsunternehmen in Hessen. ständigen Gericht, der zuständigen Staatsanwaltschaft oder der zuständigen Justizvollzugsbehörde als datenverarbeitender Stelle ( 1 Abs. 3 DV-VerbundG). SICHERHEIT ORGANISATION Die HZD ist ein Landesbetrieb nach 26 der Hessischen Landeshaushaltsordnung. Grundlagen sind das DV-Verbundgesetz in der Fassung vom 13. Dezember 2012, das Gesetz zur Errichtung der Informationstechnik-Stelle der hessischen Justiz (IT-Stelle) und zur Regelung justizorganisatorischer Angelegenheiten sowie zur Änderung von Rechtsvorschriften, die HZD-Satzung vom 23. Dezember 2011, die Verordnung über die Einrichtung der HZD als Behörde der Landesfinanzverwaltung und deren Aufgaben im Besteuerungsverfahren und der Kabinettbeschluss vom 23. Dezember Die HZD ist gemäß ihrer Satzung zentraler Dienstleister der Informations- und Kommunikationstechnik sowie für alle darauf basierenden Verfahren und Anwendungen aller Behörden, Gerichte und sonstigen öffentlichen Stellen des Landes Hessen. Sie ist zentrale Beschaffungsstelle des Landes für Anlagen, Geräte und Kommunikationseinrichtungen sowie Liefer- und Dienstleistungen der Informationstechnik. Die HZD untersteht der Dienst- und Fachaufsicht des HMdF. Soweit sie Aufgaben der Verwaltung oder der Gerichte und Staatsanwaltschaften wahrnimmt, die nicht zu dem Geschäftsbereich des HMdF gehören, untersteht sie der Fachaufsicht der dafür zuständigen obersten Landesbehörde. Die Kontrolle der Tätigkeit der HZD auf die Einhaltung aller Bestimmungen, die der Gewährleistung der IT-Sicherheit der Daten der hessischen Justiz dienen, erfolgt durch die IT-Stelle der hessischen Justiz. Hinsichtlich deren Verfahrensdaten obliegt die Fachaufsicht dem zu- In der Verwaltung werden besonders sensible Daten verarbeitet, die strengen Datenschutzbestimmungen unterworfen sind. Mit ihren Hochsicherheitsrechenzentren in Wiesbaden, Hünfeld und Mainz verfügt die HZD über alle Voraussetzungen, um den Anforderungen ihrer Kunden gerecht zu werden. Alle Leistungen der HZD werden grundsätzlich mit IT-Sicherheitsmaßnahmen gemäß Schutzbedarfsniveau Normal bereitgestellt. Basis dafür sind die Informationssicherheitsleitlinie für die Landesverwaltung Hessen, die Informationssicherheitsleitlinie des HMdF, die Empfehlungen des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationssicherheit (BSI) und das Hessische Datenschutzgesetz. Über normalen Schutzbedarf hinausgehende Anforderungen werden individuell vereinbart und maßgeschneidert umgesetzt. Die Informationssicherheits- und Datenschutzmaßnahmen der HZD beschränken sich dabei nicht nur auf die Verarbeitung personenbezogener Daten, sondern beziehen alle auf den IT- Systemen der HZD verarbeiteten und gespeicherten Daten sowie den Gebäudeschutz mit ein. LEISTUNGSANGEBOT Laut ihrer Satzung unterstützt die HZD die Erledigung von Verwaltungsarbeiten und anderen Aufgaben des Landes durch Einsatz der Informationstechnik. Ihre Leistungen umfassen IT-Projekte, IT-Verfahren, Hessennetz und Mehrwertdienste sowie IT-Beschaffungen. 8

9 PROFIL DER HZD LEISTUNGEN UND DEREN ANTEIL AM GESAMTERLÖS* * Nach Abschluss der Buchungsperiode 13 9

10 JAHRESBERICHT 2013 WESENTLICHE IT-PROJEKTE MIT TEILPROJEKTEN (AUF GRUNDLAGE DER VORHABENPLANUNG) Neuausrichtung des Besteuerungsverfahrens im Rahmen der Koordinierten Neuen Software für die Steuerverwaltung (KONSENS) Einführung der IT-Service-Management-Prozesse im KONSENS-Verbund (KONSENS ITSM) Lehrer- und Schüler-Datenbank (LUSD) Online Abfrage Spielerstatus (OASIS) BETRIEB WESENTLICHER IT-VERFAHREN FÜR DIE HESSISCHEN RESSORTS HessenPC HessenPC Erweiterung 2013 KONSENS Verfahrensbetrieb Betrieb und Ausbau des T-HCC Infrastrukturverfahren der Polizei Steuerliche IT-Verfahren Geodaten-Online-Verfahren Benutzerservicezentrum Justiz Anwendungsmanagement Umwelt Lehrer- und Schüler-Datenbank (LUSD) Telekommunikationsüberwachung (TKÜ) übergreifende IT-Verfahren der Hessischen Landesverwaltung Polizeiliches Auskunftsverfahren (POLAS) Anwendungsmanagement HBM Automatisiertes Mahnverfahren (AUMAV) E-Beihilfe E-Vergabe Automatisierungsverfahren des Gerichtskosten- und Kassenwesens (JUKOS) Bewertungsverfahren Elektronische Aufenthaltsüberwachung (EAÜ) DIE FÜNF UMSATZSTÄRKSTEN KUNDEN DER HZD * Nach Abschluss der Buchungsperiode 13 10

11 PROFIL DER HZD PERSONALENTWICKLUNG 2013 hat die HZD entsprechend dem 2012 erstellten Personalentwicklungskonzept den bereichs- und abteilungsübergreifenden Qualifizierungsbedarf ermittelt und entsprechende Schulungsmaßnahmen durchgeführt. Die Inhalte umfassten sowohl die Methoden- und Fachkompetenzen als auch die Führungskompetenzen. Hinzu kommen die Qualifizierungen zum Spezialbedarf einzelner Fachthemen und die individuellen Weiterentwicklungsmaßnahmen. Diese Maßnahmen verfolgt die HZD in den kommenden Jahren und setzt dadurch die Entwicklung der vergangenen Jahre, nämlich den Ersatz externen Personals durch eigene Kräfte, kontinuierlich fort. Auch die Weiterführung der Ausbildung von IT- Nachwuchskräften und gezielte Neueinstellungen von Fachkräften für ausscheidendes Personal zur Stärkung der fachlichen Kompetenzen werden nachhaltig fortgeführt. baden. Sie erzeugen Strom wie herkömmliche Kraftwerke. Sie nutzen aber auch die bei der Stromerzeugung entstehende Abwärme zum Heizen und zum Kühlen des Rechenzentrums, um so eine Überhitzung der Server zu vermeiden. Dadurch kann eine erhebliche Menge an CO 2 -Ausstoß eingespart werden. PERSONALSTRUKTUR Personalstruktur (Stichtag: 31. Dezember 2013) Anzahl VZÄ Stammpersonal 758 Abordnungen an andere Buchungskreise 3 Auszubildende 10 Langzeitabwesende 23 + Abordnungen an eigenen Buchungskreis 11 = Personal vor Ort 733 davon befristetes Personal 8 GREEN-IT Einer der wichtigsten Beiträge der HZD zum Umweltschutz besteht im Betrieb der beiden hauseigenen Blockheizkraftwerke auf dem Dach der Zentrale in Wies- 11

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13 BENCHMARK EINLEITUNG POSITIVE BILANZ Die HZD hat im Frühjahr 2013 das internationale Beratungsunternehmen Maturity beauftragt, für ausgewählte Services, die im aktuellen Leistungs- und Entgeltverzeichnis (LEV 2013/14) gelistet sind, ein Preisbenchmark durchzuführen. Der Benchmark sollte eine objektive Standortbestimmung ausgewählter Leistungen im Vergleich zum Markt liefern und transparent attestieren, wo die HZD Leistungen marktgerecht und effizient erbringt bzw. wo es Verbesserungspotenzial gibt. 53 marktgängige Services standen auf dem Prüfstand. Unterteilt wurden sie in die Kategorien: HessenPC Personalleistungen HessenVoice Storage (Datenspeicherung, -sicherung, Archiv und Speichervolumen ) Infrastruktur Druck und Kuvertierung Netzwerk Maturity hat die Peers ausgewählt und auf die HZD- Umgebung normiert. Die Vergleichsunternehmen sind konzernab- und -unabhängige Dienstleister, die ihren Hauptsitz und den Ort der Leistungserbringung in Deutschland haben. Die Vergleichsdaten waren nicht älter als 15 Monate. Neben Preis und Leistung wurden auch budgetbeeinflussende Faktoren wie Komplexität, Volumen und Qualität der jeweiligen Services analysiert und bewertet. Nach Auswertung aller Vergleichsdaten lag der monatliche Umsatz der HZD bei den 53 marktgängigen Services fünf Prozent, das entspricht Euro, unter den Peer-Umsätzen. Der Preisvorteil beläuft sich damit jährlich auf rund 3,2 Millionen Euro für das Land Hessen. Maturity attestiert damit der HZD, marktgängige Services zu marktüblichen Preisen anzubieten. MONATLICHES VOLUMEN IN DEN BENCHMARKKATEGORIEN Neben dem Preisbenchmark hat Maturity ein Kostenbenchmark für den IT-Service-Desk und den Betrieb der BS2000 Mainframe-Plattform erstellt. Im Ergebnis bescheinigt Maturity der HZD beim Service BS2000 jährliche geringere Kosten (2,5 Prozent) bei Einsatz von weniger Personal (4,2 Prozent) als bei den Peers. Beim IT- Service-Desk bewegen sich die Werte auf nahezu gleichem Niveau mit denen der Vergleichsgruppe. Die detaillierten Ergebnisse des Preisbenchmarks stellen wir Ihnen in diesem Jahresbericht vor. benchmark-kategorien im vergleich Kategorie Umsatzanteil HZD Preisabweichung im Vergleich zur Peer-Gruppe Nach Umsatz gewichtete Preisabweichung zur Peer-Gruppe HessenPC 27,6 % -12,1 % -3,6 % Personalleistungen 22,4 % -14,1 % -3,5 % HessenVoice 17,2 % -16,2 % -3,2 % Storage (Datenspeicherung/-sicherung, Archiv und Speichervolumen ) 13,5 % +36,0 % +3,4 % Infrastruktur 10,0 % +82,2 % +4,3 % Druck und Kuvertierung 4,9 % -21,8 % -1,3 % Netzwerk 4,4 % -20,4 % -1,1 % Preisabweichung der Services der HZD im Vergleich zum Mittelwert der Peer-Gruppe -5,0 % 13

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15 benchmark hessenpc hessenpc Ein wesentlicher Bestandteil des E-Government-Masterplans in Hessen ist die Bereinigung der gewachsenen dezentralen, heterogenen IT-Landschaft, um Effizienzpotenziale aus und mit der IT in den allgemeinen Verwaltungsprozessen besser zu nutzen. Dafür wurde ein IT-Standard für den Konzern Hessen definiert: der Hessenpc. Das Produktpaket der HZD ist die Basis für den standardisierten Betrieb und die transparente Leistungsverrechnung der über PC-Arbeitsplätze im Land. Der HessenPC steht für einen deutlichen Modernisierungs- und Qualitätsschub in der landesweiten IT-Landschaft. Er stellt die zentrale technische und wirtschaftliche Plattform dar, auf der die Ressorts ihre individuellen Fachanwendungen aufsetzen können wurde der HessenPC in einer ersten Version als vereinfachtes Abrechnungsmodell eingeführt. Der landesweite Standard enthielt als wesentliche Komponenten: Dokumentenmanagementsystem (DMS) SharePoint Portal HCN-Dienste (insbesondere Exchange und Active Directory) Internetzugang hessenpc beobachtungen Enthaltene Produkte Einheit Anzahl Internetzugang Anwender Portal Anwender dms Anwender SharePoint Server Intranet Anwender hcn-dienste Zentrale Postfächer Active-Directory Objekte BlackBerry Backend Endgeräte Zentrale pki-komponenten Personen Meta-Directory Land Hessen Objekte Single-Sign-On (sso) Anwender ums Anwender Ergebnis Benchmarkstudie Die Kosten für den Hessenpc liegen 12 Prozent unter dem Mittel der Vergleichsgruppe (pro personenbezogenem Postfach). Der Preisvorteil für das Land Hessen liegt damit bei 2,3 Mio. Euro pro Jahr. Monatliches volumen hessenpc Ausblick Am 15. Juni 2012 beschloss der Kabinettsausschuss Verwaltungsmodernisierung (KAVMO) den Leistungsumfang des HessenPC um die folgenden Komponenten zu erweitern: Hardware Software (Windows, Office, Zugriffslizenzen für zentrale Systeme und Virenschutzlizenzen) Beschaffung und Logistik Lizenzmanagement Virenschutz Zentrale Betreiberplattform - und Internetprotokollierung Der KAVMO beauftragte die HZD mit der Umsetzung des erweiterten HessenPC. Die Erweiterung 2013 konnte im Benchmark noch nicht untersucht werden. Erläuterungen DMS = Plattform und entsprechende IT-Infrastruktur zur elektronischen Aktenführung SharePoint Server = webbasierte Plattform zur Teamarbeit Portal = Einstieg zur elektronischen Abwicklung von Verwaltungsdienstleistungen für Bürger und Wirtschaft und den Zugang zu Fachverfahren für Landesbeschäftigte hcn-dienste = Dienste für den elektronischen Informationsaustausch innerhalb der Verwaltung, mit Bürgern und der Wirtschaft Internetzugang = sicherer Zugang zum world-wide-web 15

16 JAHRESBERICHT 2013»MEILENSTEINE 01 ENTWICKLUNGEN UND PERFORMANCE CMDB: MASTER-DATENBANK FÜR DEN IT-BETRIEB Am 29. Oktober 2013 fiel der Startschuss für den produktiven Einsatz der Configuration Management Database (CMDB) in der HZD. Damit wurde ein weiterer wichtiger Meilenstein der HZD bei der strategischen Ausrichtung ihrer Betriebsprozesse nach ITIL v3 erreicht. Als eine der ersten Landesdatenzentralen in Deutschland hat die HZD eine vollwertige CMDB nach dem internationalen Standard ITIL v3 implementiert. Die HZD hat die CMDB mit dem Ziel eingeführt, eine Master-Datenbank zu schaffen, die zentral für betrieblich relevante IT-Informationen führend und bindend ist. Sie bildet als fachgruppenübergreifende Informationsdrehscheibe das Rückgrat für die Informationsversorgung der ITSM-Prozesse in der HZD. Die CMDB umfasst die technischen, organisatorischen sowie kaufmännischen Daten zu allen von der HZD betreuten IT-Komponenten (z. B. Server, Netzkomponenten, Datenbanken, Applikationen, etc.). Neben der zentralen Verfügbarkeit dieser IT-Daten liegt der Mehrwert der CMDB darin, dass sie zusätzlich die Informationen zu den technischen Zusammenhängen der IT-Komponenten untereinander und zu den davon abhängigen IT- Services (Verfahren) enthält. 16

17 ENTWICKLUNGEN UND PERFORMANCE Ein besonderes Feature der CMDB sind in dieser Hinsicht die sogenannten Servicebäume, eine visualisierte Darstellung der IT-Services in strukturierter Form. Dazu werden die Abhängigkeiten der IT-Komponenten untereinander, quasi wie in einer Landkarte, aufgetragen und in Form von interaktiven Grafiken zugänglich gemacht. Diese Form der Darstellung schafft eine höhere Transparenz und damit eine bessere Beherrschbarkeit der komplexen, von der HZD betriebenen IT-Infrastrukturen und -Services. Die Architektur der CMDB ist als Umbrella -System konzipiert, d. h. die verschiedenen, in der HZD existierenden Informationsquellen werden über eine intelligente Schnittstelle mit der CMDB zu einem Systemverbund gekoppelt. Die zentrale CMDB bildet quasi eine Klammer über alle dezentralen Systeme und bietet somit erstmals eine übergreifende Sicht auf alle verfügbaren Informationen. Derzeit sind neun Datenquellen an die CMDB angeschlossen, die jede Nacht synchronisiert werden. In der Summe enthält die CMDB rund Datensätze (Komponenten) mit über Verknüpfungen, wobei die Anzahl der erkannten Verknüpfungen mit jedem Tag der CMDB-Nutzung stark ansteigt. Um bei derart umfangreichen Datenmengen in der täglichen Praxis die Übersicht zu bewahren, bietet die CMDB ihren Nutzern moderne Hilfsmittel zur gezielten Informationsaufbereitung an. Dabei werden bestimmte betriebliche Anwendungsfälle adressiert. Als Beispiele sind zu nennen: Collision Detection : intelligenter Algorithmus, der erkennt, wenn IT-Changes eine zeitliche oder fachliche Überschneidung aufweisen (also kollidieren ). Impact Analysis : automatische Ermittlung der Komponenten und IT-Services, die von einer Infrastrukturänderung (z. B. Software-Update, Umbau, etc.) betroffen sind. Root-Cause Analysis : Unterstützung bei der Suche nach möglichen Ursachen von Störungen und Fehlern. Damit eröffnen sich für den IT-Betrieb der HZD neue Möglichkeiten, betriebliche Risiken frühzeitig zu identifizieren, mögliche Störungen proaktiv zu erkennen und geeignete Maßnahmen einzuleiten. Implementiert wurde die CMDB auf der bestehenden Remedy-Plattform des Landes. Dies ermöglichte eine enge Verzahnung der CMDB mit den bestehenden Betriebsprozessen und -werkzeugen (Incident Management, Change-/Release Management, Problem Management). So kann aus den Werkzeugen des Incident- und Change Managements direkt auf die Daten der CMDB zugegriffen werden, ohne dass es zu Medienbrüchen kommt. Die Sichtbarkeit der Daten wird dabei über ein differenziertes Berechtigungskonzept gesteuert, das eine Zugriffskontrolle bis auf Attributebene ermöglicht. So sind z. B. sicherheitskritische Komponenten nur für das entsprechend autorisierte Personal in der HZD sichtbar. Die CMDB liefert mit ihrer Einführung einen wichtigen Beitrag, damit die HZD ihren Kunden auch in Zukunft stabile und professionelle IT-Services anbieten kann. Ein sukzessiver Ausbau der CMDB ist geplant, um die noch fehlenden Informationen zu vervollständigen und neue Funktionen zu implementieren, z. B. ein Auto-Discovery zur automatisierten Erkennung der technischen Zusammenhänge. LEISTUNGS- UND ENTGELTVERZEICHNIS: HÖHERE TRANSPARENZ 2013 hat sich die HZD zum Ziel gesetzt, eine höhere Transparenz bei der Preisbildung für die Buchungskreise der Hessischen Landesverwaltung herzustellen. Das Ergebnis dieses Vorhabens spiegelt sich in dem im Januar 2014 genehmigten Leistungs- und Entgeltverzeichnis 2015 (LEV 2015) der HZD wider. Zur Historie: Nachdem im Jahre 2010 die Umsatzerlöse der HZD aus den Ressorts in den Haushaltsplänen pauschal um 30 Mio. Euro gekürzt wurden, war es für die HZD bis 2013 nur teilweise möglich, eine einheitliche 17

18 JAHRESBERICHT 2013 Kalkulation aller angebotenen Leistungen zu erzielen. Diese Umsatzreduzierung entsprach rund 20 Prozent des jährlichen Umsatzes aus HZD-Dienstleistungen. Bevor eine auf dem Kostendeckungsprinzip basierende Kalkulation der Leistungspreise möglich war, mussten zuerst die Kosten in gleichem Umfang um jährlich 30 Mio. Euro gesenkt werden. Dies gelang der HZD in Somit war in 2013 der Grundstein gelegt, um neue kostendeckende Preise zu ermitteln. Parallel dazu hat sich die HZD, unterstützt durch ein spezialisiertes Unternehmen, einem Benchmark ihrer Leistungspreise unterzogen. Dadurch war gewährleistet, dass die HZD neben der Kostendeckung auch marktgerechte Leistungen erbringt. Nachdem das Ergebnis des Benchmarks bescheinigte, dass die HZD preislich im Mittel fünf Prozent unter den für den Vergleich herangezogenen IT-Dienstleistern der Privatwirtschaft liegt, wurde das LEV 2015 konzipiert. Auf der Grundlage der im LEV 2015 aufgeführten Preise kalkulierte das Kundenmanagement der HZD die Preise für die von den Buchungskreisen betriebenen IT-Verfahren nach. Nun ist es wieder für 2015 möglich, eine für den Kunden transparente, den Strukturen des LEV 2015 entsprechende Kalkulation und Inrechnungstellung von Leistungen, insbesondere für die IT-Verfahren, dem Kerngeschäft der HZD, zu gewährleisten. Das LEV 2015 wurde im Umfang stark reduziert und entspricht nun mehr einem Produktkatalog der standardisierten Leistungen der HZD. Der Anteil der mengenabhängig fakturierten Leistungen wurde dabei stark erweitert. Die Erläuterungen zu den einzelnen Produkten des Kataloges stellt die HZD daneben im Landesintranet zur Verfügung. Hierdurch werden eine bessere Lesbarkeit des Dokuments und eine klare Strukturierung der Preisermittlung gewährleistet. Begleitet wird die Einführung des LEV 2015 von Informationsveranstaltungen für die Buchungskreise der Hessischen Landesverwaltung. Das Kundenmanagement der HZD ist für die Kunden steter Ansprechpartner für alle Fragen rund um das LEV. Mit dem LEV 2015 hat die HZD eine große Aufgabe bewältigt. Sie verbindet mit ihm die Hoffnung, einen Meilenstein für mehr Transparenz gegenüber den Kunden gesetzt zu haben. HESSENPC: GEPLANTER FUNKTIONS- UMFANG ERREICHT, ROLLOUT IN DIE FLÄCHE LÄUFT AN Mit dem seit Anfang des Jahres 2013 um Hardware, Lizenzen, Virenschutz und eine zentrale Management-Plattform erweiterten Leistungsumfang hat der HessenPC einen wesentlichen Meilenstein seiner Entwicklung erreicht: allen hessischen Ressorts eine leistungsfähige, kostengünstige und zentral gemanagte Basis für die ITgestützte Erledigung ihrer Aufgaben zur Verfügung zu stellen. Der Rollout in die Fläche läuft seit Ende des Jahres. Eine umfassende Vorbereitung ermöglicht den praktisch reibungslosen Übergang von der Selbstversorgung der Ressorts und Dienststellen hin zu einer zentralen Bereitstellung dieser Leistungen. Insbesondere der Verzicht auf einen Big Bang, also die zeitgleiche Anbindung aller Dienststellen an die zentralen Systeme, hat es ermöglicht, individuelle Rahmenbedingungen angemessen zu berücksichtigen und die zu Anfang deutlich spürbare Skepsis gegenüber dem HessenPC in Zustimmung zu wandeln. Schon im Herbst 2012 liefen mit tatkräftiger Unterstützung der Kolleginnen und Kollegen aus den Zentralabteilungen der Ressorts die Vorbereitungen für die Übertragung des Anlagevermögens und der damit verbundenen Abschreibungen an die HZD, sodass der Zieltermin am 1. Januar 2013 gehalten werden konnte. Durch die detaillierte Analyse der bestehenden Lizenzverträge und die Beschaffung noch fehlender Lizenzen konnten nicht nur unnötige Ausgaben verhindert werden, sondern auch bereits zum 1. Januar 2013 für alle teilnehmenden Buchungskreise eine nachweislich 18

19 ENTWICKLUNGEN UND PERFORMANCE rechtskonforme Lizenzierung bescheinigt werden. Die Art der Beschaffung der fehlenden Lizenzen stellt dabei eine maximale Flexibilität bei der künftigen Gestaltung der Lizenzierung sicher. Neben der Standard-Hardware stehen sogenannte Varianten zur Verfügung, die ein breites Spektrum dienstlicher Anforderungen abdecken und mit deren Hilfe die Gesamtzahl der im Land genutzten Gerätetypen deutlich reduziert werden kann was wiederum zu niedrigen Kosten der Zentralen Betreiberplattform beiträgt. Die Rücknahme alter und die Bereitstellung neuer Hardware erfolgt dabei auf Wunsch des Kunden direkt am Arbeitsplatz der Bediensteten und minimiert den logistischen Aufwand der Vor-Ort-Betreuer deutlich. Der Wechsel von durch die Kunden selbst gekauften oder geleasten Geräten hin zu Komplettsystemen, die den Kunden gegen Nutzungsentgelt zur Verfügung gestellt werden, verringert den administrativen Overhead noch weiter. Die derzeit an immer mehr Dienststellen ausgerollte Zentrale Betreiberplattform stellt den (vorläufigen) Schlussstein einer Entwicklung dar, die über viele Jahre konsequent verfolgt worden ist: die Entkopplung der fachlichen Arbeit der Dienststellen von der Notwendigkeit, sich mit Details der zugrundeliegenden IT-Technik zu belasten. HESSISCHES VERGABEGESETZ: REAKTIONEN AUF NEUERUNGEN» Hessen hat seit dem 1. Juli 2013 ein neues Vergabegesetz. Die HZD in ihrer Funktion als zentrale IT-Ver gabeund IT-Beschaffungsstelle betrifft dies besonders allein im vergangenen Jahr hat sie Dienstleistungs- und Lieferaufträge im Oberschwellenbereich in Höhe von Euro vergeben. Auf die häufigen gesetzlichen Neuerungen reagiert die HZD u. a. mit personellen Veränderungen, dem Ausbau der E-Vergabe und Standardisierungen in den Vergabe- und Beschaffungsprozessen. Die HZD verdankt ihren Erfolg den Kompetenzen ihrer rund 800 Beschäftigten. Die Leistungserwartungen an sie sind hoch und sie verändern sich im Zuge technologischer Entwicklungen, der Verwaltungsmodernisierung, aber auch der demografischen Entwicklung. Dem begegnen wir mit einer effizienten Personalentwicklung. Unseren Schwerpunkt 2013 haben wir dabei auf die Entwicklung unserer Führungskräfte gelegt. Hier zählen für uns neben der fachlichen Qualifi - ka tion in hohem Maße Sozial- und Management-Kompetenzen. ALMUT DILLENBERGER, ABTEILUNGSLEITERIN ZENTRALABTEILUNG Das neue Hessische Vergabegesetz gilt ab einem Auftragswert von Euro und betrifft daher einen Großteil der Verfahren. Ziel ist es, fachkundige, gesetzestreue, leistungsfähige und zuverlässige Auftragnehmer zu gewinnen. Dies soll in einem nicht diskriminierenden, gleichbehandelnden und wettbewerblich transparenten Verfahren geschehen, welches noch dazu angemessene Preise bei einer nachhaltigen und fairen Beschaffung hervorbringt. So sollen im konkreten Fall mindestens drei bis fünf Unternehmen zur Angebotsabgabe aufgefordert werden und diese dürfen nicht immer die gleichen sein. Darüber hinaus sollen 50 Prozent der Bieter (wenigstens eins bis zwei) nicht am Leistungsort ansässig sein. Vor dem Hintergrund der erwünschten Förderung des Mittelstands muss an vielen Stellen dokumentiert werden, wie dessen Belange im konkreten Verfahren berücksichtigt werden. 19

20 Jahresbericht 2013 HZD-Vergaben* 2013 Juni 201 Anzahl in Dienstleistungsaufträge Offenes Verfahren Nicht Offenes Verfahren Verhandlungsverfahren Wettbewerblicher Dialog Lieferaufträge Folgende Prämissen sind einzuhalten: Die Bevorzugung regional ansässiger Unternehmen ist nicht mehr statthaft. besonders günstige Unternehmen, die die Auskömmlichkeit der Preise nicht nachweisen können, sind gehalten, die Preise anhand einer einzureichenden Urkalkulation nachzuweisen. Potenzielle Auftragnehmer haben bei Zweifeln auch die Zahlung von gesetzlichen Tariflöhnen nachzuweisen. Diese und viele andere Parameter sind in einer fortlaufenden, vollständigen Dokumentation der Vergabeverfahren in den Akten vorzuhalten, die regelmäßig durch eine neutrale Instanz geprüft werden. Der schwierigen Materie begegnet man bei der HZD u. a. personell mit der Neuaufstellung des Bereichs Vergabe, der sich Ende 2013 als eine gute Mischung aus erfahrenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und auf IT-Recht spezialisierten Diplom-Juristinnen und -Juristen präsentiert. Ferner wird das elektronische Vergabeverfahren E-Vergabe kontinuierlich ausgebaut und sowohl in der Vergabe als auch in der Beschaffung arbeitet man ständig an standardisierten und vereinfachten Beschaffungsmodellen. Bestes Beispiel hierfür ist der HessenPC. Die vorhandenen elektronischen Kataloge sowie die dahinter liegenden Rahmenverträge lassen trotz Standardisierung noch genügend Raum für eine individualisierte und komfortable Beschaffung der einzelnen Dienststellen. Diese können durch die elektronischen Kataloge auch weiterhin ihren Bedarf aus ständig aktualisierten Katalogen zielgenau zu rahmenvertragskonformen Preisen decken. Ist die gewünschte Ware nicht im Enterprise Buyer Professional Katalog erhältlich, können über Freitextbestellungen viele Bedarfe über Rahmenverträge befriedigt werden. Dies geschieht alles Hand in Hand mit der Vergabestelle, die für die Ausschreibung und Vertragsgestaltung der Rahmenverträge verantwortlich zeichnet. Offenes Verfahren Nicht Offenes Verfahren Verhandlungsverfahren Wettbewerblicher Dialog Summe * ab dem Schwellenwert gemäß 3 EG VOL/A Direkt nach der Verabschiedung des neuen Hessischen Vergabegesetzes, am 3. Juli 2013, klärte die HZD in einer Großveranstaltung professionelle IT-Einkäufer aus allen Verwaltungsbereichen des Landes über die Neuerungen auf. Bei dieser Gelegenheit bot sie auch an, in direkten Austausch zu treten ein Angebot, das seitdem in zahlreichen konstruktiven Gesprächen mit den Dienststellen mündete und weiter fortgesetzt wird geht es vor allem darum, Antworten auf die vielen noch offenen Fragen der immer komplexer werdenden rechtlichen Rahmenbedingungen in den Bereichen Beschaffung und Vergabe zu finden, um Verfahren weiterhin zu vereinfachen und zu beschleunigen. HEDok: Verbindliche Einführung der elektronischen Akte Das Führen elektronischer Akten ist ein zentrales Thema in der Hessischen Landesverwaltung. Deshalb wird in der HZD bereits seit einigen Jahren DOMEA eingesetzt. Die elektronische Akte war jedoch nicht führend und wurde deshalb nicht konsequent genutzt. Um das zu ändern, wurde im Juni 2012 vom Führungsstab der HZD das interne Projekt zur Einführung der elektronische Aktenführung in HeDok beauftragt. In enger Abstimmung mit dem HMdF wurden die Grundlagen für die Neueinführung geschaffen. Hier sind insbesondere der Aktenplan, das Berechtigungs- und das Einführungskonzept zu nennen. Um nicht parallel in zwei Systemen und mit zwei Aktenplänen arbeiten zu müssen, wurde ein kompletter Schwenk auf das neue System zu einem Stichtag beschlossen. Gleichzeitig sollte 20

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