Dossier: Behalten Sie bei Veranstaltungen die Kosten im Griff Verhandlungstipps Checkliste. Lassen Sie Feiern nicht zur Kostenfalle werden

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Philipp Kaufer
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1 Dossier: Behalten Sie bei Veranstaltungen die Kosten im Griff Verhandlungstipps Checkliste Meetings/Veranstaltungen Lassen Sie Feiern nicht zur Kostenfalle werden Sie sind (wieder) für die Organisation der diesjährigen Weihnachtsfeier zuständig aber Ihnen steht diesmal weniger Geld hierfür zur Verfügung? Kein Problem: Ein gekürztes Budget bedeutet nicht gleich, dass Ihre Weihnachtsfeier weniger erfolgreich wird. An vielen Stellen lässt sich sparen, ohne dass die Wirkung der Veranstaltung oder die Zufriedenheit der Teilnehmer beeinträchtigt werden. Überlegen Sie beispielsweise genau, ob es sinnvoll ist, immer ein kostenintensives Abendprogramm anzubieten, Sie einige Punkte Ihrer ursprünglichen Planung streichen können, ohne dass die Feier Ihren geplanten Charakter verliert. Sie von Kollegen oder deren Angehörigen wissen, die in Ihrer Freizeit in einer guten Musikband spielen, als Zauber auftreten etc. es vielleicht Mitarbeiter gibt, die zum Jahresende selbst etwas in Bezug auf Ihren Arbeitsalltag zum Besten geben möchten (z. B. Rückblick 2007 Pleiten, Pech und Pannen in der Vertriebsabteilung ). Gerade letzteres hat schon in so manche Weihnachtsfeier neuen Schwung gebracht was die Teilnehmer im Nachhinein als sehr positiv empfanden. Nach verschiedenen Stationen im Sekretariat arbeitet unsere Herausgeberin Doris Bader seit zwölf Jahren als Chefsekretärin in einem großen Medienunternehmen Bestell-Hotline Wir freuen uns auf Ihren Anruf unter 089/ Erreichbar Mo.-Fr. zwischen 9.00 und Uhr Bestellung per Bestellung per Fax: 089/ Wie auch immer Sie sich dann entscheiden bleiben Sie auf jeden Fall bei diesem Veranstaltungskonzept. Nachträgliche Änderungen werden nämlich sehr teuer. Heben Sie sich daher "gute Ideen", die Ihnen, Ihrem Chef, Ihren Kollegen etc. noch im Nachhinein kommen, lieber für die Weihnachtsfeier 2008 auf. Das gilt auch, wenn Sie doch ein anderes Hotel/eine andere Location wählen würden. 1

2 Ändern Sie dies nicht mehr kurzfristige (Um-)Buchungen sind teuer. Wenn nämlich die Leitung des von Ihnen mehr bevorzugten Veranstaltungsorts merkt, dass Sie auf die kurzfristige Buchung angewiesen sind, haben Sie keinen vernünftigen finanziellen Verhandlungsspielraum mehr. Terminieren Sie sich stattdessen die Wahl der neuen Weihnachtslocation für den Sommer In diesen Monaten können Sie meist noch bestimmte Rabatte und Angebote nutzen. Planen Sie wie beim Einkaufen Favorisieren Sie bei Ihrer Organisationsplanung große Einheiten: Bestellen Sie beispielsweise Softdrinks, Mineralwasser etc. immer in großen Flaschen statt in kleinen. Diese kosten nur unerheblich mehr, bieten dafür aber viel mehr Inhalt. PRAXIS-TIPP: Noch mehr Geld können Sie sparen, wenn Sie mit dem Restaurantbetreiber eine Getränkepauschale für den ganzen Abend aushandeln anstatt jede Flasche einzeln berechnen zu lassen. Probieren Sie den Hauswein des Hotels oder der Location, die Sie gewählt haben. Der Hauswein ist immer günstiger als der angebotene Flaschenwein was nicht unbedingt heißt, dass er viel schlechter ist. Das gilt auch für das Weihnachtsmenü: Achten Sie genau darauf, wie viele Getränke im Preis enthalten sind, und machen Sie die Teilnehmer unbedingt vorher darauf aufmerksam, ab welchem Getränk oder ob sämtliche alkoholischen Getränke privat zu zahlen sind. Klären Sie zudem im Vorfeld, wer Extras bezahlt (z. B. die Zigarre nach dem Essen, den Schnaps zur Verdauung). PRAXIS-TIPP: Bei einer Weihnachtsfeier kann an der Bar ganz schnell ein schönes Sümmchen zusammenkommen: Kommunizieren Sie eindeutig, welche Kosten die Firma übernimmt. Auf der sicheren Seite sind Sie, wenn Sie den Konsum an der Bar und im Falle von Übernachtungen die Minibarrechnung privat zahlen lassen. Stellen Sie jedoch sicher, dass das Hotelpersonal entsprechend informiert ist und nicht plötzlich die Getränke, die auf private Rechnung gehen sollten, auf der Firmenrechnung auftauchen. Ersparen Sie sich Extrakosten Legen Sie im Vorfeld einen genauen Kostenrahmen für Sonstiges fest. Dazu gehören z. B. Geschenke, Namensschilder oder Tischkärtchen für die Sitzordnung. Fragen Sie außerdem immer erst nach dem Preis, wenn Sie einen Service in Anspruch nehmen möchten. So wird beispielsweise das Erstellen von Menükarten oder die weihnachtliche Tischdekoration oft überteuert 2

3 abgerechnet. Menükarten können Sie heute mit der passenden Software im Handumdrehen erstellen und ausdrucken. Tischdekoration können Sie selbst besorgen und am Tag der Weihnachtsfeier mitbringen. PRAXIS-TIPP: Bestimmt kennen Sie jemanden in Ihrem Unternehmen, der gerne und gut in seiner Freizeit kreativ bastelt. Fragen Sie denjenigen doch einmal, ob er nicht Lust hat, die diesjährige Weihnachtsdekoration zu erstellen. Viele Ideen, die so entstehen, müssen sich nicht hinter professioneller Dekoration verstecken. Sie kosten aber oftmals nur ein Bruchteil von letzterer. Grundsätzlich gilt: Sparen ja aber nicht um jeden Preis. Ihre Weihnachtsfeier sollte ein positiver Ausklang im alten Jahr sein und bei den Mitarbeitern in guter Erinnerung bleiben. Sie ist die Wertschätzung und das Dankeschön für geleistete Arbeit. Passgenau für Sie Download Für den aktuellen Download ( Downloads Downloads für Abonnenten) hat unser IT-Spezialist Stephan Lamprecht speziell zum Beitrag "Lassen Sie Feiern nicht zur Kostenfalle werden" ein Excel-Blatt entwickelt. Ihre aktuellen Zugangsdaten finden Sie wie gewohnt in Ihrer aktuellen Ausgabe des Sekretärinnen Service. 3

4 Checkliste: So behalten Sie die Kosten im Auge 1. Vorbereitungskosten evtl. Einschalten einer Veranstaltungsagentur Einladungen Tischdekoration Raumdekoration Tischkarten Geschenke Give aways Vorbereitungskosten total 2. Veranstaltungskosten evtl. Mietkosten Weihnachtsmenü Softdrinks Mineralwasser Wein/Bier Aperitif/Sekt Rauchwaren Schnaps evtl. Übernachtungskosten Reisekosten Besichtigungskosten evtl. technische Installationen, wie z. B. Lichtanlage Stereoanlage 4

5 evtl. Techniker Künstler 1 Künstler 2 evtl. Reinigung Hotel-/Locationkosten total 3. Budgetverteilung geplante Kosten insgesamt Ca. Budget insgesamt Reserve Besuchen Sie uns im Internet unter: 5

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