Download und Archivierung von Kursinhalten in OLAT

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1 Download und Archivierung von Kursinhalten in OLAT Das Datenarchivierungswerkzeug Institut für Wissensmedien Universität Koblenz-Landau

2 Übersicht 1. Grundlagen 1. Wozu dient die Datenarchivierung? 2. Wo kann ich meine Daten archivieren? 2. Tests/Fragebögen 1. Archivierungsmöglichkeiten 2. Vorkonfigurierte Archivierung 3. Archivierung für Experten 4. Die Archivierungsdatei 5. Onyx-Tests 3. Kursresultate 1. Archivierung der Kursresultate 2. Wo finde ich die archivierte Datei? 3. Die Archivierungsdatei Institut für Wissensmedien Universität Koblenz-Landau 2

3 Übersicht 4. Aufgaben/Lösungen 1. Archivierung der Aufgaben und Lösungen 2. Wo finde ich die archivierten Aufgaben und Lösungen? 5. Themenvergabe 1. Archivierung 2. Wo finde ich die archivierte Datei? 3. Ordner und Dateien in archivierter zip-datei 6. Logfiles 1. Archivierung 2. Wo finde ich die archivierte Datei? 7. Forum und Dateidiskussion 1. Archivierung 2. Wo finde ich die archivierte Datei? 3. Die Archivierungsdatei Institut für Wissensmedien Universität Koblenz-Landau 3

4 Übersicht 8. Wiki 1. Wozu dient die Archivierung? 2. Archivierung 3. Wo finde ich die archivierte Datei? 4. Wie importiere ich ein archiviertes Wiki? 9. Chat Historie 10. Buchungen Institut für Wissensmedien Universität Koblenz-Landau 4

5 1. Grundlagen Institut für Wissensmedien Universität Koblenz-Landau

6 1.1 Wozu dient die Datenarchivierung? Institut für Wissensmedien Universität Koblenz-Landau 6

7 Durch die Datenarchivierung können: 1.1 Wozu dient die Datenarchivierung Inhalte eines Kurses und Arbeitsergebnisse der Studierenden zu Aufgaben und Tests im persönlichen Ordner in Olat oder auf dem eigenen Rechner gespeichert werden. Neben der klassischen Archivierung von Inhalten wird das Werkzeug auch zur Einsichtnahme und Kontrolle von Arbeitsergebnissen aus Aufgaben und Tests in OLAT benötigt. Im Folgenden werden Beispiele für Nutzungsmöglichkeiten aufgeführt. Institut für Wissensmedien Universität Koblenz-Landau 7

8 1.1 Wozu dient die Datenarchivierung Kursbaustein Tests/Fragebögen Kursresultate Aufgaben/Lösungen Themenvergabe Forum und Dateidiskussion Logfiles Wiki Chat Historie Buchungen Ergebnis der Archivierung Übersicht aller (Test/Fragebogen) Teilnehmer mit - Gesamtresultat - Resultaten einzelner Fragen Übersicht aller Teilnehmer mit - Gesamtresultat für den Kurs - Gesamtresultat aus den bewertbaren Kursbausteinen Abgaben der Studierenden Übersicht, welcher Teilnehmer welches Thema gewählt hat und Download aller Dateien, die im Abgabe-/Rückgabeordner durch die Teilnehmer abgelegt wurden. Inhalt des Forums als.rtf-datei (+ Datei der Dateidiskussion). Übersicht über alle Aktivitäten der Kursautoren und teilnehmer. Wiki-Inhalt ist nicht außerhalb von OLAT betrachtbar, Archivierung dient zum späteren erneuten Import des Wikis. Inhalt des Kurschats als.xls-datei. Liste aller OLAT-Nutzer, die sich zur Teilnahme am Kurs über eine Buchungsmethode angemeldet haben. Institut für Wissensmedien Universität Koblenz-Landau 8

9 1.2 Wo kann ich meine Daten archivieren? Institut für Wissensmedien Universität Koblenz-Landau

10 1.2 Wo kann ich meine Daten archivieren? Um Ihre Daten zu archivieren, müssen Sie zunächst Ihren Kurs in OLAT öffnen und im rechten Teil des Bildschirms unter Kurswerkzeuge auf Datenarchivierung klicken. Institut für Wissensmedien Universität Koblenz-Landau 10

11 1.2 Wo kann ich meine Daten archivieren? In der Datenarchivierung erhalten Sie eine Übersicht von jenen Kursbausteinen/Dateien, die archiviert werden können. Das Folgekapitel beschäftigt sich mit der Archivierung von Tests und Fragebögen. Institut für Wissensmedien Universität Koblenz-Landau 11

12 2. Tests/Fragebögen Institut für Wissensmedien Universität Koblenz-Landau

13 2.1 Archivierungsmöglichkeiten Wenn Sie auf Test und Fragebogen unter Archivierung geklickt haben und ihr Kurs einen Test/Fragebogen enthält, erscheint die im Screenshot dargestellte Seite. Andernfalls erhalten Sie einen Hinweis. Ihnen stehen zwei Möglichkeiten der Archivierung zur Verfügung. Weil sie sehr einfach ist, ist die vorkonfigurierte Archivierung zu empfehlen. Institut für Wissensmedien Universität Koblenz-Landau 13

14 2.2 Vorkonfigurierte Archivierung: Schritt 1 1. Ihnen werden die Tests/Fragebögen Ihres Kurses aufgelistet. Wählen Sie über Auswählen den Test/Fragebogen aus, den Sie archivieren wollen. Haben Sie ein bisschen Geduld die Archivierung kann einige Momente dauern. Institut für Wissensmedien Universität Koblenz-Landau 14

15 2.2 Vorkonfigurierte Archivierung: Schritt 2 2. Ihr Test wurde nun archiviert. Die Datei wurde in Ihrem persönlichen Ordner gespeichert. Wenn Sie nun auf Datei anzeigen klicken, erhalten Sie das archivierte Excel-Dokument (.xls-format). Empfehlung: Öffnen Sie die Datei in MS Excel, um eine fehlerhafte Darstellung zu vermeiden. Speichern Sie die Datei nun direkt auf ihrem PC. Wenn Sie dies nicht tun, können Sie zu einem späteren Zeitpunkt über ihren persönlichen Ordner erneut auf sie zugreifen. Institut für Wissensmedien Universität Koblenz-Landau 15

16 2.3 Archivierung für Experten Die Archivierung für Experten unterscheidet sich nur in zwei Schritten von der vorkonfigurierten Archivierung. Empfehlung: Sie ist nur bei einer der folgenden beiden Bedingungen zu wählen: spezielle Eigenschaften der zu erstellenden Archivierungsdatei (Feldtrennzeichen, Dateiformat) sollen geändert werden nur spezielle Spalten (Gewählte Antworten anzeigen, Punkte anzeigen und Zeit anzeigen) sollen ausgegeben werden Institut für Wissensmedien Universität Koblenz-Landau 16

17 2.3 Archivierung für Experten: Schritt 1 1. Wie bei der vorkonfigurierten Archivierung wählen Sie zunächst den Test/Fragebogen aus, den Sie archivieren wollen. Institut für Wissensmedien Universität Koblenz-Landau 17

18 2.3 Archivierung für Experten: Schritt 2 2. Wählen Sie nun pro Fragentyp die Auswertungsspalten. Es empfiehlt sich, die Voreinstellung Alle Itemspalten anzeigen zu wählen, da Sie somit alle Informationen erhalten. Institut für Wissensmedien Universität Koblenz-Landau 18

19 2.3 Archivierung für Experten: Schritt 3 3. In diesem Schritt können Sie weitere CSV (Comma Separated Values) - Optionen angeben. Zur Archivierung klicken Sie nun auf fertigstellen. Achten Sie darauf, dass im Feld Dateinamenerweiterung.xls steht und nicht.csv. Ändern Sie dies gegebenenfalls. Institut für Wissensmedien Universität Koblenz-Landau 19

20 2.3 Archivierung für Experten: 4. Ihr Test wurde archiviert. Die Datei wurde in Ihrem persönlichen Ordner gespeichert. Wenn Sie nun auf Datei anzeigen klicken, erhalten Sie das archivierte Excel-Dokument (.xls-format). Schritt 4 Empfehlung: Öffnen Sie die Datei in MS Excel, um eine fehlerhafte Darstellung zu vermeiden. Speichern Sie die Datei nun direkt auf ihrem PC. Wenn Sie dies nicht tun, können Sie zu einem späteren Zeitpunkt über ihren persönlichen Ordner (über das Home-Tab erreichbar) erneut auf sie zugreifen. Institut für Wissensmedien Universität Koblenz-Landau 20

21 2.4 Die Archivierungsdatei Blau Informationen über die Teilnehmer: Name, Vorname, Benutzername, Institutionsname, Test Punkte, Bestanden, IP-Adresse, Datum, Gesamtdauer Grün: Informationen über die Antworten Gelb: Legende: Übersicht der Fragen mit verschiedenen Eigenschaften Institut für Wissensmedien Universität Koblenz-Landau 21

22 2.4 Die Archivierungsdatei Unter der Beschreibung der letzten Frage erhalten Sie noch eine Legende der verwendeten Abkürzungen (Fragetypen, Antwortfelder). Institut für Wissensmedien Universität Koblenz-Landau 22

23 2.5 Onyx-Tests Die Archivierung von Onyx-Tests unterscheidet sich von der Archivierung der OLAT-Tests. Obwohl beide Archivierungsmöglichkeiten angegeben sind, unterscheiden sich diese nicht. Sowohl für die Vorkonfigurierte Archivierung, als auch für die Archivierung für Experten sind zwei Schritte nötig: Institut für Wissensmedien Universität Koblenz-Landau 23

24 2.5 Onyx-Tests Schritt 1 1. Wählen Sie zunächst den Test aus, den Sie archivieren wollen. Institut für Wissensmedien Universität Koblenz-Landau 24

25 2.5 Onyx-Tests Schritt 2 2. Ihr Test wurde nun archiviert und in Ihrem persönlichen Ordner gespeichert. Wenn Sie nun auf Datei anzeigen klicken, öffnet sich ein Zip-Ordner. Extrahieren Sie die Dateien, um direkt von Ihrem PC auf sie zugreifen zu können. Wenn Sie dies nicht tun, können Sie zu einem späteren Zeitpunkt über ihren persönlichen Ordner erneut auf ihn zugreifen. Institut für Wissensmedien Universität Koblenz-Landau 25

26 2.5 Onyx-Tests Schritt 2 In dem Ordner befinden sich jeweils ein HTML-, PDFund XML-Dokument für jeden Testdurchlauf. user1 user1 user1 Testdurchläufe, die vor dem OLAT-Update im Dezember 2013 durchgeführt wurden, werden nur als XML-Dokument archiviert. Institut für Wissensmedien Universität Koblenz-Landau 26

27 3. Kursresultate Institut für Wissensmedien Universität Koblenz-Landau

28 3.1 Archivierung der Kursresultate Wenn Sie auf Kursresultate unter Archivierung geklickt haben, erscheint folgende Anweisung, die Sie für die Archivierung befolgen müssen. Institut für Wissensmedien Universität Koblenz-Landau 28

29 3.1 Archivierung der Kursresultate Sie müssen sich etwas gedulden, denn die Archivierung kann ein wenig Zeit in Anspruch nehmen. Anschließend erhalten sie die unten angezeigte Meldung. In dieser Meldung steht der Name der archivierten Kursresultate- Datei, sowie der Speicherort. Institut für Wissensmedien Universität Koblenz-Landau 29

30 3.2 Wo finde ich die archivierten 1. Gehen Sie in das Home-Tab. 2. Klicken Sie links unter Home auf Persönlicher Ordner. 3. Wählen Sie dort private aus. 4. Klicken Sie auf archive. Daten? 5. Wählen Sie in der Liste den Kurs aus, zu dem die archivierten Daten gehören 6. Der Name der Kursresultate-Archivierungsdatei ist folgendermaßen aufgebaut: [Name des Kurses]_[Archivierungsdatum]_[Archivierungsuhrzeit] 7. Speichern Sie diese Datei auf ihrem PC. Institut für Wissensmedien Universität Koblenz-Landau 30

31 3.3 Die Archivierungsdatei Blau: Informationen über die Teilnehmer Grün: Informationen über absolvierte Leistungen Punkte, die der Studierende bei dem Test/ mit dem Namen Test 1 erhalten hat Bestanden gibt mit ja oder nein an, ob der Studierende die notwenige Punktzahl zum Bestehen erreicht hat Versuche gibt die Anzahl der Lösungsversuche an Wenn mehrere Tests/ in dem Kurs vorhanden sind, wird die Datei um weitere Spalten rechts ergänzt. Institut für Wissensmedien Universität Koblenz-Landau 31

32 4. Aufgaben und Lösungen Institut für Wissensmedien Universität Koblenz-Landau

33 4. 1 Archivierung der Aufgaben und Lösungen Wenn Sie auf Aufgaben/Lösungen unter Archivierung geklickt haben, können Sie die Aufgabe auswählen, die Sie archivieren möchten. Ist dies erfolgt, bekommen Sie die Information, dass die Aufgaben/Lösungen in Ihrem persönlichen Ordner abgelegt wurden. Institut für Wissensmedien Universität Koblenz-Landau 33

34 4.2 Wo finde ich die archivierten Aufgaben und Lösungen? 1. Gehen Sie in das Home-Tab. 2. Klicken Sie links unter Home auf Persönlicher Ordner. 3. Wählen Sie dort private aus. 4. Klicken Sie auf archive. 5. Wählen Sie in der Liste den Kurs aus, zu dem die archivierten Daten gehören. 6. Wählen Sie den Ordner aus, der einen folgenden Titel hat: task_[titel der Aufgabe]_[Datum der Archivierung][Uhrzeit der Archivierung]_[Aufgabe_ID]. 7. Speichern Sie die sich in diesem Ordner befindende zip-datei auf Ihrem Rechner. 8. Entpacken Sie die.zip-datei. Institut für Wissensmedien Universität Koblenz-Landau 34

35 5. Themenvergabe Institut für Wissensmedien Universität Koblenz-Landau

36 5.1 Archivierung Um die Inhalte einer Themenvergabe zu archivieren, müssen Sie nur die entsprechende Themenvergabe aus der Liste Auswählen. Institut für Wissensmedien Universität Koblenz-Landau 36

37 5.2 Wo finde ich die archivierte 1. Gehen Sie in das Home-Tab. 2. Klicken Sie links unter Home auf Persönlicher Ordner. 3. Wählen Sie in ihm private aus. 4. Klicken Sie auf archive. Datei? 5. Wählen Sie in der Liste den Kurs aus, zu dem die archivierten Daten gehören. 6. Wählen Sie den Ordner aus, der einen folgenden Titel hat: Forum: projectbroker_[titel der Themenvergabe]_[Datum der Archivierung][Uhrzeit der Archivierung]_[Themenvergabe_ID]. 7. Speichern Sie die sich in diesem Ordner befindende zip-datei auf Ihrem Rechner. 8. Entpacken Sie die zip-datei. Institut für Wissensmedien Universität Koblenz-Landau 37

38 5.3 Ordner und Dateien in Folgenden Inhalt hat die archivierte zip-datei: archivierter zip-datei dropboxes: Abgabeordner In diesem Ordner finden Sie, untergliedert nach Benutzern, alle Dateien zu den einzelnen Themen, die abgegeben wurden. Returnboxes: Rückgabeordner In diesem Ordner finden Sie, untergliedert nach Benutzern, alle Dateien zu den einzelnen Themen, die Sie diesen zurückgegeben haben. Die Excel-Datei liefert Ihnen eine tabellarische Übersicht aller Themen, der Themenverantwortlichen, des Themenstatus, der belegten Plätze, der Teilnehmer an den Themen und der ThemenID. Institut für Wissensmedien Universität Koblenz-Landau 38

39 6. Logfiles Institut für Wissensmedien Universität Koblenz-Landau

40 6.1 Archivierung Es besteht die Möglichkeit, die Logfiles der Kursautoren und/oder der User zu archivieren. Die Aktivitäten der User werden hierbei anonymisiert gespeichert. Geben Sie außerdem den Zeitraum an, den Sie archivieren möchten. Die Archivierung der Logfiles kann einige Zeit dauern. Sie erhalten eine Nachricht per Mail, wenn diese erzeugt worden ist. Institut für Wissensmedien Universität Koblenz-Landau 40

41 6.2 Wo finde ich die archivierte Datei? 1. Gehen Sie in das Home-Tab. 2. Klicken Sie links unter Home auf Persönlicher Ordner. 3. Wählen Sie in ihm private aus. 4. Klicken Sie auf archive. 5. Wählen Sie in der Liste den Kurs aus, zu dem die archivierten Daten gehören. 6. Wählen Sie die Datei aus, die einen folgenden Titel hat: CourseLogFiles_[Datum der Archivierung]_[Uhrzeit der Archivierung] 7. Speichern Sie die zip-datei auf Ihrem Rechner. 8. Entpacken Sie die zip-datei. Institut für Wissensmedien Universität Koblenz-Landau 41

42 7. Forum und Dateidiskussionen Institut für Wissensmedien Universität Koblenz-Landau

43 7.1 Archivierung Abhängig davon, ob Sie Foren oder Dateidiskussionen ausgewählt haben, werden Ihnen die entsprechenden Kursbausteine aufgelistet. Wählen Sie über Auswählen den Kursbaustein aus, den sie archivieren wollen. Haben Sie ein bisschen Geduld die Archivierung kann einige Momente dauern. Institut für Wissensmedien Universität Koblenz-Landau 43

44 7.2 Wo finde ich die archivierten Daten? 1. Gehen Sie in das Home-Tab. 2. Klicken Sie links unter Home auf Persönlicher Ordner. 3. Wählen Sie in ihm private aus. 4. Klicken Sie auf archive. 5. Wählen Sie in der Liste den Kurs aus, zu dem die archivierten Daten gehören. 6. Wählen Sie den Ordner aus, der einen folgenden Titel hat: Forum_[Datum der Archivierung][forum_ID]. oder Dateidiskussion_[forum_id]_[Datum der Archivierung] 7. Speichern Sie die sich in diesem Ordner befindende zip-datei auf Ihrem Rechner. Bei einer Dateidiskussion befindet sich in diesem Ordner ebenfalls die zugehörige Datei. 8. Öffnen Sie die.rtf-datei, die sich in dem zip-archiv befindet. Institut für Wissensmedien Universität Koblenz-Landau 44

45 7.3 Die Archivierungsdatei Blau: Einzelner Beitrag Grün: zwei durchgezogene Linien übereinander zeigen den letzten Beitrag eines Themas an Gelb: eine Doppellinie trennt zwei Themen voneinander Institut für Wissensmedien Universität Koblenz-Landau 45

46 8. Wiki Institut für Wissensmedien Universität Koblenz-Landau 46

47 WICHTIG! 8.1 Wozu dient die Archivierung? Im Gegensatz zu den bisher besprochenen Kursbausteinen dient die Archivierung nicht dazu, dass man den Inhalt eines Wikis auch losgelöst von OLAT (z.b. in MS Word) betrachten kann. Ein archiviertes Wiki dient dazu, zu einem späteren Zeitpunkt wieder in OLAT importiert zu werden. Institut für Wissensmedien Universität Koblenz-Landau 47

48 8.2 Archivierung Wählen Sie über Auswählen das Wiki aus, das sie archivieren wollen. Haben Sie ein bisschen Geduld die Archivierung kann einige Momente dauern. Institut für Wissensmedien Universität Koblenz-Landau 48

49 8.3 Wo finde ich die archivierte 1. Gehen Sie in das Home-Tab. 2. Klicken Sie links unter Home auf Persönlicher Ordner. 3. Wählen Sie in ihm private aus. 4. Klicken Sie auf archive. Datei? 5. Wählen Sie in der Liste den Kurs aus, zu dem die archivierten Daten gehören. 6. Öffnen Sie den Ordner Wiki. 7. Wählen Sie den Ordner aus, der einen folgenden Titel hat: Wiki_[Datum der Archivierung][Wiki-ID] 8. Speichern Sie die sich in diesem Ordner befindende zip-datei auf Ihrem Rechner. Institut für Wissensmedien Universität Koblenz-Landau 49

50 8.4 Wie importiere ich ein archiviertes Wiki? 1. Klicken Sie auf das Tab Lernressourcen. 2. Wählen Sie dort unter Importieren Wiki aus. 3. Nun können Sie auswählen, ob Sie ein Wiki aus Ihrem persönlichen Ordner, oder aus einem Ordner auf ihrem Computer importieren wollen. Institut für Wissensmedien Universität Koblenz-Landau 50

51 4. Klicken Sie auf Ordner wählen Import eines Wikis aus persönlichem Ordner Institut für Wissensmedien Universität Koblenz-Landau 51

52 8.4.1 Import eines Wikis aus persönlichem Ordner 5. Suchen Sie die.zip-datei des Wikis, das Sie importieren wollen. Dabei können Sie mit + Ordner aufklappen und mit - Ordner wieder zuklappen. 6. Klicken Sie die entsprechende Datei an und klicken Sie auf Auswählen. Institut für Wissensmedien Universität Koblenz-Landau 52

53 8.4.1 Import eines Wikis aus persönlichem Ordner 7. Füllen Sie die nötigen Angaben zum importierten Wiki aus und klicken Sie auf Speichern. 8. Klicken Sie auf weiter und Ihr Wiki wird importiert. Institut für Wissensmedien Universität Koblenz-Landau 53

54 8.4.2 Import eines Wikis vom Computer 1. Klicken Sie auf Datei wählen und suchen Sie die gewünschte Datei auf ihrem Computer. 2. Klicken Sie auf Hochladen. Institut für Wissensmedien Universität Koblenz-Landau 54

55 8.4.2 Import eines Wikis vom Computer 3. Füllen Sie die nötigen Angaben zum importierten Wiki aus und klicken Sie auf Speichern. 4. Klicken Sie auf weiter und Ihr Wiki wird importiert. Institut für Wissensmedien Universität Koblenz-Landau 55

56 9. Chat Historie Institut für Wissensmedien Universität Koblenz-Landau

57 9. Chat Historie Wenn Sie auf Chat Historie unter Archivierung geklickt haben, erscheint das folgende Fenster. Klicken Sie auf Export Chat Historie. Es öffnet sich eine xls-datei. Speichern Sie diese auf Ihrem PC. Institut für Wissensmedien Universität Koblenz-Landau 57

58 10. Buchungen Institut für Wissensmedien Universität Koblenz-Landau

59 10. Buchungen Wenn Ihr Kurs über eine Buchungsmethode verfügt, werden Ihnen hier alle User angezeigt, die Ihren Kurs gebucht haben. Um beispielsweise eine Liste aller Buchungen zu bekommen (entspricht einer Teilnehmerliste) wählen Sie das Symbol zum Excel-Download. Wenn Sie auf Auswählen klicken, bekommen Sie dieselben Informationen aus dieser Tabelle für einen einzelnen Studenten angezeigt. Institut für Wissensmedien Universität Koblenz-Landau 59

60 Wir helfen Ihnen gerne. Schreiben Sie uns Ihre Fragen und Anregungen an: Weitere Informationen zu OLAT finden Sie auf unserer Website: Institut für Wissensmedien Universität Koblenz-Landau 60