Skript zum Kurs Literaturverwaltung mit EndNote

Transkript

1 Skript zum Kurs Literaturverwaltung mit EndNote

2 Literaturverwaltung mit EndNote Inhalt 1. GRUNDSÄTZLICHES ZU LITERATURVERWALTUNGSPROGRAMMEN LITERATURVERWALTUNG MIT ENDNOTE X Lizenz Library erstellen / öffnen / speichern Import von Referenzen aus Datenbanken Suche nach Monographien: Beispiel Rechercheportal Mainz Direkt aus EndNote heraus suchen ONLINE-SEARCH Referenzen manuell eingeben Zitieren einer Website PDF-Dateien importieren Volltextsuche / Volltextverwaltung von Zeitschriftenartikeln Referenzen verwalten mit Custom Groups / Smart Groups / Keywords REFERENZEN IN WORD VERWENDEN Referenzen einfügen Referenzen bearbeiten Zitierstil ändern Richtig Zitieren ENDNOTE ONLINE ZUM NACHLESEN Output-Styles ändern EndNote: Online-Tutorials und Support Auf dem Laufenden bleiben: Im Blog und auf Facebook! 2

3 Bereichsbibliothek Universitätsmedizin 1. Grundsätzliches zu Literaturverwaltungsprogrammen Sie können viele Referenzen bequem aus Datenbanken importieren, verwalten und mehrfach verwenden, z.b. für Ihre Dissertation und später für einen Zeitschriftenartikel Literaturverwaltungsprogramme bieten Ihnen eine Vielzahl von Ausgabeformaten an, z.b. Zitiervorschriften von Zeitschriften oder Zitierstandards verschiedener Fachgebiete. Sie können Ausgabeformate aber auch selbst definieren (für Fortgeschrittene) Literaturverwaltungsprogramme arbeiten mit Textverarbeitungsprogrammen wie Word oder Open Office zusammen. Sie können Referenzen bequem einfügen und umformatieren. In vielen Literaturverwaltungsprogrammen ist auch die Verwaltung von Volltexten (z.b. PDFs) möglich Produkte in Auswahl EndNote (weit verbreitet, relativ nutzerfreundlich, Lizenz für Universitätsmedizin) Citavi: zusätzlicher Schwerpunkt: Wissensmanagement freie Campus-Lizenz für Universitätsmitglieder Kostenlos im Web: Zotero (Browser-Add-on); Mendeley (web + offline) 3

4 Literaturverwaltung mit EndNote 2 Literaturverwaltung mit EndNote X8 2.1 Lizenz Die aktuelle Version (MAC und Windows) für Angehörige der Universitätsmedizin finden o Beschäftige über die Softwareverteilung o Studierende zum Download über ILKUM Library erstellen / öffnen / speichern Gehen Sie auf FILE -> NEW und speichern eine neue Library auf Ihrer Festplatte ab. EndNote legt eine Einstiegsdatei (.enl) und einen gleichnamigen Ordner (.data) an - wichtig zu wissen, wenn Sie eine EndNote-Library weitergeben oder sichern wollen, da beide Dateien zusammen gesichert werden müssen. Um die Weitergabe und Sicherung einfacher zu machen, legen Sie über den Menüpunkt FILE einfach eine sogenannte Compressed Library (.enlx) an. Es ist empfehlenswert nur eine Library anzulegen und verschiedene Projekte in Gruppen zu unterteilen. Das erleichtert die spätere Synchronisation mit EndNote Online und die Zusammenarbeit mit WORD. 4

5 Bereichsbibliothek Universitätsmedizin 2.3 Import von Referenzen aus Datenbanken In den Original-Datenbanken können Sie komfortabel deren komplette Recherche- und Filterfunktionen verwenden. Sie können die Personalisierungsmöglichkeiten in den Datenbanken nutzen und schnell eine größere Anzahl von Referenzen importieren, zum Beispiel über MyNCBI in PubMed. Die allermeisten Datenbanken bieten eine Exportfunktion für Literaturverwaltungsprogramme an. Beispiel PubMed Die gewünschten Treffer auswählen und unter SEND TO den Punkt CITATION MANAGER anklicken. Anschließend CREATE FILE klicken. Es entsteht eine.nbib-datei. Normalfall: Direktimport mit Browser Die Textdatei kann direkt geöffnet werden per Öffnen mit EndNote.exe (aus Liste wählen oder unter C:\Programme\EndNote o.ä.) Alternativ: Hilfsprogramm ResearchSoft Direct Export Helper EndNote wird dann automatisch geöffnet Falls Sie nach einem Import Filter gefragt werden, wählen Sie den passenden Filter, in diesem Falle PubMed, aus der Liste aus. 5

6 Literaturverwaltung mit EndNote Sonderfall: Import mit Browsern, die den Direktimport nicht unterstützen Sollte o.g. Methode nicht funktionieren, können Sie die Ergebnisdatei zunächst zwischenspeichern (in PubMed im Format MEDLINE - CREATE FILE) und anschließend in EndNote importieren. Gehen Sie in EndNote auf FILE -> IMPORT. Wählen Sie die Datei aus (Beispiel: PubMed_result.txt) sowie die passende Import Option (Beispiel: PubMed(NLM)). Sie können entscheiden, ob Sie die doppelten Treffer behalten wollen oder nicht (DUPLICATES). TEXT TRANSLATION meint die Übertragung des Zeichensatzes, z.b. chinesischer Schriftzeichen. 6

7 Bereichsbibliothek Universitätsmedizin Beispiel. Google Scholar Gehen Sie zunächst auf Einstellungen, wählen Sie als Bibliografie-Manager EndNote aus und speichern. Die bibliographischen Angaben der Suchergebnisse können dann einzeln in EndNote importiert werden. 7

8 Literaturverwaltung mit EndNote 2.4 Suche nach Monographien: Beispiel Rechercheportal Mainz Wenn Sie nach Monographien oder Dissertationen suchen, nutzen Sie am besten das Rechercheportal der UB Mainz. Es umfasst den Bestand der Universitätsbibliothek und durchsucht darüber hinaus noch einige Datenbanken. Starten Sie eine Suche unter dem Reiter Bücher & mehr, klicken Sie anschließend auf den Titel des gewünschten Treffers, um die Detailansicht anzeigen zu lassen. Wählen Sie dort die Funktion Exportieren nach EndNote/Citavi aus. Der Treffer wird direkt, wie bei den Datenbanken auch, in EndNote importiert. 8

9 Bereichsbibliothek Universitätsmedizin 2.5 Direkt aus EndNote heraus suchen ONLINE-SEARCH Sie können aus EndNote heraus direkt in einer Datenbank oder einem Katalog recherchieren = ONLINE-SEARCH Voraussetzungen: die Schnittstelle zu der gewünschten Datenbank (= CONNECTION FILE) ist vorhanden (ggf. können Sie weitere Connection Files auf der EndNote-Supportseite suchen). die gewünschte Datenbank ist vor Ort zugänglich HINWEIS: Bei lizenzpflichtigen Datenbanken ist es erforderlich, dass Sie sich im Uni-Netz befinden (von zu Hause aus per VPN-Verbindung)! Verwenden Sie für die Online-Search den ONLINE SEARCH MODUS. EndNote legt eine temporäre Bibliothek für Ihre importierten Treffer an, aus der Sie Treffer selektieren und über den COPY TO LOCAL LIBRARY-Button in Ihre Library kopieren können. Wählen Sie anschließend TOOLS -> ONLINE SEARCH oder den entsprechenden Button, um eine Datenbank oder einen Katalog auszuwählen. 9

10 Literaturverwaltung mit EndNote Geben Sie die Suchbegriffe in die passenden Felder der Suchmaske (SEARCH PANEL) ein und klicken Sie auf SEARCH. TIPP: Achten Sie auf die Bezeichnung der Suchfelder (All Fields, Author etc.). Sie finden Artikel in der Regel gut, wenn Sie nur den Nachnamen eines Autors und zwei prägnante Titelworte eingeben. Kopieren Sie den oder die gewünschten Treffer indem Sie sie markieren und über den Button COPY TO LOCAL LIBRARY in Ihre Library einfügen. HINWEIS: Bei einem Wechsel in den INTEGRATED LIBRARY & ONLINE SEARCH MODE werden alle weiteren Treffer aus dem virtuellen Modus gelöscht. Im LOCAL LIBRARY MODE bleiben die Suchergebnisse für weitere Übernahmen in die eigene Bibliothek erhalten. 2.6 Referenzen manuell eingeben Wenn Sie Referenzen nicht in Datenbanken finden, gibt es natürlich auch die Möglichkeit der manuellen Eingabe einer Referenz über NEW REFERENCE und anschließendem Ausfüllen der Felder. HINWEIS: Wählen Sie zunächst den passenden Reference Type aus: Journal Article, Book, Book Section, Thesis, Web Page Elektronische Zeitschriften und Bücher werden auch als Journal Article oder Book zitiert (NICHT als Web Page). 10

11 Bereichsbibliothek Universitätsmedizin 2.7 Zitieren einer Website Wählen Sie REFERENCES -> NEW REFERENCE oder klicken Sie auf den Button und wählen Sie den Reference Type: WEB PAGE aus, damit Ihnen die richtigen Felder angezeigt werden. Suchen Sie sich auf der zu zitierenden Website folgende Daten heraus und bestücken Sie damit die folgenden EndNote-Felder: Daten auf der Website Endnote- Feld Beispiele Autoren oder Author Hammig, Bert J Herausgeber American Medical Association Publikationsjahr Year 2016 (Letztes Updatejahr, falls nicht vorhanden: Zugriffsjahr) Titel [mögliche Zusatzangaben wie Herausgeber, Title Transcatheter aortic valve implantation: Complications [UpToDate.com, Topic , Version 2.0, last update: ] Version, Updatedatum in Klammer] Zugriffsdatum Access Year UND Year Cited Internetadresse URL Beispiel Vancouver-Style: 11

12 Literaturverwaltung mit EndNote 1. Dalby M, Panoulas V. Transcatheter aortic valve implantation: Complications [UpToDate.com, Topic , Version 2.0, last update: ] 2016 [cited Available from: Beispiel Harvard-Style: DALBY, M. & PANOULAS, V Transcatheter aortic valve implantation: Complications [UpToDate.com, Topic , Version 2.0, last update: ] [Online]. Available: [Accessed ]. TIPP: Die Inhalte von Internetseiten können sich jederzeit ändern. Archivieren Sie deshalb die zitierte Version der Webseite: z.b. durch Speichern, Screenshot oder Ausdrucken. Oder nutzen Sie den Online-Dienst 12

13 Bereichsbibliothek Universitätsmedizin 2.8 PDF-Dateien importieren Wenn Sie bereits Volltexte von Artikeln als PDF auf Ihrem Rechner gespeichert haben, können Sie diese durch EndNote einlesen lassen. EndNote versucht automatisch die bibliographischen Daten der Artikel zu erkennen. In der Menüzeile FILE -> IMPORT -> IMPORT FOLDER auswählen. Wählen Sie danach den PDF-Ordner aus, in dem Sie Ihre Artikel gespeichert haben. Als IMPORT OPTION geben Sie PDF an. EndNote erkennt Unterordner und kann diese Struktur als GROUP SET direkt in die Library importieren. Setzen Sie dazu vor dem Import die Häkchen bei INCLUDE FILES IN SUBFOLDERS und CREATE A GROUP SET FOR THIS IMPORT. Zudem können Sie einen AUTO IMPORT ORDNER auf Ihrem Rechner bestimmen, aus dem EndNote die PDF-Dateien automatisch importiert. Legen Sie neue PDF-Dateien in diesem Ordner ab, so werden diese beim nächsten Start von EndNote importiert. Den Ordner legen Sie über EDIT -> PREFERENCES -> PDF HANDLING fest. 13

14 Literaturverwaltung mit EndNote 2.9 Volltextsuche / Volltextverwaltung von Zeitschriftenartikeln EndNote bietet die Möglichkeit, Volltexte direkt zu suchen und als Anhang in EndNote zu speichern. Schritt 1: Ändern Sie einmalig die Grundeinstellungen von EndNote Gehen Sie auf EDIT > PREFERENCES. Wählen Sie im neuen Fenster FIND FULL TEXT aus und kreuzen Sie alle Optionen an (Web of Knowledge, DOI, PubMed, OpenURL), tragen Sie als OpenURL Path: ein, nehmen Sie das Häkchen unter AUTOMATICALLY INVOKE heraus und speichern mit OK. 14

15 Bereichsbibliothek Universitätsmedizin Schritt 2: Prüfen Sie, ob Sie im Uninetz sind Nur im Uninetz haben Sie Zugriff auf lizenzierte E-Journals der Universitätsbibliothek. Rechner auf dem Campus und in der Klinik sind automatisch im Uninetz, von zu Hause aus müssen Sie bspw. eine VPN-Verbindung herstellen. Weitere Infos zum Uninetzzugang unter: Schritt 3: Suchen Sie Volltexte über die Funktion Find Full Text HINWEIS: Aus urheberrechtlichen Gründen dürfen die Referenzen nur eine nach der anderen abgesucht werden! Markieren Sie eine Referenz rechte Maustaste > FIND FULL TEXT oder den entsprechenden Button anklicken Schritt 4: Volltext nicht gefunden? Über OpenURL Link das Verlinkungsprogramm der UB Mainz aufrufen Wenn Sie über Find Full Text nicht fündig werden, können Sie die Verfügbarkeit über den OpenURL Link prüfen: Markieren Sie den Artikel rechte Maustaste > URL > OpenURL Link anklicken 15

16 Literaturverwaltung mit EndNote Im Browser öffnet sich die Volltextsuche der UB Mainz: Prüfen Sie die Verfügbarkeit. Sofern Sie ein PDF finden, können Sie das Dokument manuell hinzufügen. PDFs manuell zu Referenzen hinzufügen Sie können einzelne Volltexte (PDFs) auch den entsprechenden Referenzen zuordnen und so alle Volltexte mit EndNote verwalten. Markieren Sie den Artikel RECHTE MAUSTASTE -> FILE ATTACHMENTS -> ATTACH FILE auswählen Datei aussuchen und anfügen 16

17 Bereichsbibliothek Universitätsmedizin 2.10 Referenzen verwalten mit Custom Groups / Smart Groups / Keywords Mit anwachsender Zahl der Referenzen wird Ihre Library schnell unübersichtlich. EndNote bietet Ihnen einige Methoden zur Sortierung an. Grundsätzlich werden alle Referenzen unter All References gespeichert, Sie können zusätzlich Referenzen in Untergruppen verschieben: Custom Groups GROUPS -> CREATE GROUP, vergeben Sie einen Namen für die Gruppe Beispiele: Einleitung, Methoden, Ergebnisse, Diskussion Manuell bestückte Auswahl (Referenzen markieren und per Maus in die passende Group ziehen) Smart Groups Referenzen werden nach vorab definierten Regeln zugeordnet Beispiel: Wenn im Titel das Wort Influenza vorkommt, dann soll dieser Treffer in der Smart Group Influenza landen. So definieren Sie eine Smart Group: o Wählen Sie GROUPS -> CREATE SMART GROUP o Geben Sie Ihrer Smart Group einen passenden Namen o Wählen Sie sich ein passendes Feld aus, Beispiele: title o Geben Sie einen Suchbegriff ein und wählen Sie CREATE o Die Gruppe befüllt sich automatisch anhand des Suchkriteriums. Keywords: Sie können sich für Ihre Arbeit ein Schlagwortsystem überlegen und die einzelnen Referenzen mit KEYWORDS versehen: Referenz durch doppelklicken öffnen / im Feld KEYWORDS eintragen / schließen Sie können nach diesen Keywords suchen oder sich die Treffer in einer Smart Group anzeigen lassen. 17

18 Literaturverwaltung mit EndNote Rating: Sie können Ihre Referenzen am einfachsten über einen Klick auf die Feldbezeichnung in der Tabelle sortieren, z.b. nach Autoren. Sie können über das Feld Rating auch bewertende Sterne für die einzelnen Referenzen vergeben und danach sortieren. 18

19 Bereichsbibliothek Universitätsmedizin 3 Referenzen in WORD verwenden Wenn Sie EndNote installieren, wird in WORD ein Plug-In installiert, mit dem Sie bequem Ihre Referenzen einfügen und verwalten können. Das CWYW-Plug-In (Cite While You Write) gibt es auch für Open Office und das Programm Apple Pages, allerdings empfehlen wir aus Gründen des Funktionsumfangs die Nutzung von Word für MAC. Die folgenden Darstellungen gelten für die Windows-Version. Auf dem MAC sind die Funktionen ebenfalls vorhanden, jedoch an anderer Stelle im Programm zu finden (unter Extras oder über eine Toolbar). 3.1 Referenzen einfügen Möglichkeit 1: via Suchmaske aus Word: Insert Citation Positionieren Sie den Cursor an die gewünschte Stelle im Text und klicken auf INSERT CITATION Geben Sie einen Suchbegriff ein, markieren Sie die Referenz(en) und klicken Sie auf Insert. Mit der Eingabe a finden Sie alle Referenzen Ihrer Bibliothek. 19

20 Literaturverwaltung mit EndNote Möglichkeit 2: via EndNote Insert Citation In Word: Positionieren Sie den Cursor an die gewünschte Stelle. Gehen Sie zu EndNote (GO TO ENDNOTE). Markieren Sie in EndNote die gewünschte(n) Referenz(en). Vorteil: Sie können auf Ihre Custom und Smart Groups zugreifen. Klicken Sie auf INSERT CITATION. 3.2 Referenzen bearbeiten In Word: Mit EDIT & MANAGE CITATION(S) können Sie z.b. eine von mehreren zitierten Referenzen entfernen, bearbeiten oder bei bestimmten Output-Styles Seitenzahlen hinzufügen (via Suffix!) HINWEIS: Bearbeiten Sie Referenzen immer in EndNote, nicht in WORD. WORD greift über eine Feldfunktion auf die Daten in EndNote zurück. 20

21 Bereichsbibliothek Universitätsmedizin Beispiel: Entfernen von Referenzen Löschen Sie Zitate im Text nicht mithilfe der Entfernen-Taste, sondern wählen Sie die löschende Referenz aus, klicken EDIT & MANAGE CITATION(S) und wählen im aufklappbaren Menü die Funktion REMOVE CITATION. Beispiel: Seitenzahlen in das In Text-Zitat einfügen Wählen Sie die zu bearbeitende Referenz aus, klicken EDIT & MANAGE CITATION(S). Tragen Sie die Seitenangabe im Feld PREFIX oder SUFFIX ein, am besten mit Sonderzeichen und Leerzeichen, z.b., S.15. (Das Feld Pages wird in einigen Styles nicht angezeigt!) 3.3 Zitierstil ändern Mit EndNote können Sie bequem verschiedene Ausgabeformate Output Styles auswählen, z.b. von bestimmten Zeitschriften oder Zitierstandards (Beispiel: Vancouver in der Medizin). In Word: Wählen Sie den gewünschten Style aus dem Drop down-menü STYLE. Über SELECT ANOTHER STYLE lassen sich weitere Output Styles finden. 21

22 Literaturverwaltung mit EndNote 3.4 Richtig Zitieren Weiterführende Informationen zum richtigen Zitieren finden Sie auf den folgenden Webseiten: Fachbereich Universitätsmedizin Mainz: Zitierleitfaden des Fachbereichs. Vancouver-Style: Ausführliche Zitierbeispiele des International Committee of Medical Journal Editors Harvard-Style: Guide to the Harvard System of Referencing (6th edition), University Library, Anglia Ruskin University: Ebel HF, Bliefert C, Avenarius HJ. Schreiben und Publizieren in der Medizin. Weinheim: VCH;

23 Bereichsbibliothek Universitätsmedizin 4 EndNote Online EndNote Online ist die Web-Anwendung von EndNote, ab der Version X5 incl. PDF- Verwaltung. Der Account kann aus der Desktopversion heraus angelegt werden. -> Vorteil: Zusammenarbeit (Freischaltung von einzelnen Gruppen oder der gesamten Library inkl. PDF`s für andere Nutzer von EndNote Online) Arbeit an der Literatursammlung von jedem Online-Zugang aus Synchronisierbarkeit (in beide Richtungen) mit der Desktopversion und der App für das ipad TIPP: Mit Hilfe der PREFERENCES kann man in WORD auch alternativ aus EndNote Online zitieren. 23

24 Literaturverwaltung mit EndNote 5 Zum Nachlesen 5.1 Output-Styles ändern Schritt 1: einen passenden Output Style als Ausgangspunkt suchen Wählen Sie einen Output Style aus, der dem gewünschten Ergebnis so nahe wie möglich kommt, achten Sie dabei insbesondere auf Nummern- oder Autor-Datum-System? Formatierung der Referenzen (Fett, Kursiv, Großbuchstaben) Schritt 2: den Ausgangs-Output Style editieren Rufen Sie über EDIT -> OUTPUT STYLES -> EDIT den gewünschten Zitierstil aus. Schritt 3: Kopie des Output Styles speichern Legen Sie unbedingt als erstes eine Kopie des Stils an, damit Sie weiterhin auf den Original-Stil zurückgreifen können: FILE -> SAVE AS Schritt 4: Gewünschte Elemente modifizieren Beispiel: unter BIBLIOGRAPHY > TEMPLATES > WEB PAGE 24

25 Bereichsbibliothek Universitätsmedizin HINWEIS: Nehmen Sie nun die Änderungen vor, achten Sie dabei unbedingt auf jedes Satzzeichen und jedes Leerzeichen! Beispiel: Schritt 5: Änderungen speichern und überprüfen Speichern Sie Ihre Änderungen ab (FILE > SAVE oder beim Schließen). Überprüfen Sie bei PREVIEW Ihre Änderungen. 25

26 Literaturverwaltung mit EndNote 5.2 EndNote: Online-Tutorials und Support Wir helfen auch gerne nach dem Kurs: Bereichsbibliothek Universitätsmedizin, Gebäude Standort Zahnmedizin, Gebäude Englischsprachige Online-Tutorials und eine umfangreiche FAQ-Liste finden Sie unter und 26