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1 Campus Solution 736 umantis Integration SAP umantis BM Interface Funktionsbeschreibung SAP umantis BM Interface Solution SAP umantis BM Interface Datum Version 0.2 SAP Release ECC 6.0

2 Inhaltsverzeichnis 1. Überblick Kurzbeschreibung Kurzübersicht der Elemente Allgemeine Elemente Elemente des Bewerber-Imports Elemente des Benutzer-Exports Voraussetzungen Allgemeine Voraussetzung Voraussetzung für Bewerber-Import Konfiguration SSL RFC Verbindung konfigurieren Fehleranalyse Bewerber-Import Einstellung eines Mitarbeiters mit Übernahme der Daten aus umantis Customizing für den Bewerber-Import Parametertabelle Feldsteuerung Mappingtabelle Export der Mitarbeiterstammdaten (PA-Export) PA-Export Selektionsmaske Feldsteuerung Mappingtabelle Tabelle der verfügbaren User-Exits Tabelle der importierbaren umantis Felder Berechtigungssteuerung mit Infotyp Infotyp Rolle umantis Niederlassungseinschränkung Erlaubte Niederlassungen Upload der Daten Manueller Upload der Benutzer Stammdaten Automatischer Upload SAP umantis Interface BM 15. März 2013 Seite 1 / 22

3 1. Überblick 1.1. Kurzbeschreibung Die HR Campus Solution 736 SAP umantis BM Interface besteht aus zwei Komponenten: dem Bewerber Import und dem Benutzer Export. Beim Bewerber-Import werden die erweiterten Daten eines Bewerbers automatisch ins SAP geladen und dort in der Personalmassnahme als Vorschlagswerte verwendet. Beim Durchführen der Massnahme sind dann die Felder aus dem umantis bereits als Vorschlagswerte hinterlegt. Die Daten werden zur Laufzeit direkt via URL vom umantis System eingelesen. So kann die Personaladministration die fehlenden Daten ergänzen und die entsprechende Massnahme durchführen. Der Benutzer-Export sendet alle Benutzerdaten der Vorgesetzten und der Personalbetreuer, welche für den Betrieb vom umantis Bewerbermanagement benötigt werden, aus dem SAP ins umantis. So kann die gesamte Rollen- und Berechtigungsvergabe im Quellsystem SAP gepflegt werden, indem der kundeneigene Infotyp (9736) mit den entsprechenden Informationen angereichert wird. Das Interface bietet eine ganze Reihe an vordefinierten Stammdatenfeldern. Zusätzlich kann jedes Feld separat noch übersteuert werden oder weitere Kundenfelder aktiviert werden. Um die verschieden Terminologien zu verbinden bietet dieses Interface zudem eine Reihe von Mapping-Möglichkeiten an. Abbildung 1 - Übersicht der Schnittstelle SAP umantis Interface BM 15. März 2013 Seite 2 / 22

4 1.2. Kurzübersicht der Elemente Allgemeine Elemente Rolle /HRC/S736_PARAM /HRC/S736_MASSN Beschreibung Parametertabelle mit Grundeinstellungen Massnahmen für welche das Interface aktiv sein soll Elemente des Bewerber-Imports Tabelle /HRC/S736_PARAM /HRC/S736_MASSN /HRC/S736_FS_IN /HRC/S736_IN_MAP Beschreibung Parametertabelle mit Grundeinstellungen Massnahmen für welche das Interface aktiv sein soll Technische Zuweisung umantis-felder zu SAP-Feldern Umsetzungsregeln Elemente des Benutzer-Exports Transaktion /HRC/S736_UMA_001 Beschreibung Export der Mitarbeiterstammdaten (PA-Export) Tabelle /HRC/S736_FS /HRC/S736_MAPPIN /HRC/S736_TUEXIT /HRC/S736_UFIELD ZHRC_S736_NL Beschreibung Feldsteuerung des Mitarbeiterexport Felder aktivieren Mappingtabelle für Datenumsetzungen Verfügbare User-Exits Für die Schnittstelle verfügbare umantis Felder Gültige Niederlassungen Werte Auswahl Infotyp Beschreibung UMANTIS e-recruiting Berechtigungen SAP umantis Interface BM 15. März 2013 Seite 3 / 22

5 2. Voraussetzungen 2.1. Allgemeine Voraussetzung Die einzigen allgemeinen Voraussetzungen für den Bewerber-Import und den Benutzer-Export ist, dass das SAP-System ein UNICODE-System ist und auf dem Releasestand ECC 6.0 ist. Für den Bewerber-Import kommt eine weitere Voraussetzung hinzu welche im folgenden Abschnitt beschrieben ist Voraussetzung für Bewerber-Import Das SAP System kommuniziert mit dem umantis System über eine Internetverbindung. Dazu muss das SAP System in der Lage sein, eine gesicherte HTTPS Verbindung ins Internet aufzubauen. Es ist möglich diese Verbindung über einen http Proxy zu führen. Für den Verbindungsaufbau wird eine RFC Verbindung vom Typ G (HTTP Verbindung zu ext. Server) benötigt, welche als Zieladresse das jeweilige umantis System beinhaltet. Weiter muss das SAP System in der Lage sein, die SSL Zertifikate von umantis korrekt zu interpretieren. Dazu muss die SAP SECULIB auf dem Applikationsserver vorhanden und konfiguriert sein. Zusätzlich ist es notwendig, dass im SSL Client auf dem Server die umantis Zertifikate eingespielt sind Konfiguration SSL Das SAP System muss in der Lage sein, die umantis Zertifikate zu verifizieren damit eine SSL geschützte Verbindung hergestellt werden kann. Dazu ist es notwendig, auf dem SAP Server die notwendigen Einstellungen vorzunehmen die für eine SSL Client Verbindung notwendig sind. Das SAP System ist in dieser Konstellation nur ein SSL Client (analog einem Webbrowser). Einstellungen für den SSL Server sind nicht notwendig, da diese nur dann benötigt werden, wenn man per SSL auf das SAP System zugreifen möchte (in diesem Fall wäre der SAP Server ein Webserver der mit SSL gesichert ist: Unter folgendem Link finden Sie die SAP Anleitung zur Konfiguration der SSL Einstellungen im SAP. Die SSL-Server-PSE ist für diesen Anwendungsfall nicht notwendig. Hier würden die Konfigurationen für den SAP Webserver hinterlegt werden. Bitte führen Sie die Punkte 1,2 und 4 gemäss SAP Dokumentation aus. Anschliessend müssen in der Transaktion STRUST die beigelegten Zertifikate importiert werden. Verwenden Sie dazu zum Beispiel die SSL-Client WSSE Web Service Se PSE. SAP umantis Interface BM 15. März 2013 Seite 4 / 22

6 RFC Verbindung konfigurieren Nachdem SSL konfiguriert wurde und die umantis Zertifikate im Trustmanager hinterlegt sind, kann eine neue RFC Verbindung angelegt werden. Über die Transaktion SM59 muss nun eine neue RFC Verbindung vom Typ G (http-verbindung zu ext. Server) erzeugt werden. SAP umantis Interface BM 15. März 2013 Seite 5 / 22

7 Geben Sie als Zielmaschine die vom Berater angegebenen URL ein. Als Servicenr. Wird in jedem Fall 443 verwendet. Falls Ihr SAP System nur über einen http-proxy mit dem Internet kommunizieren kann, geben Sie bitte die notwendigen Angaben in den Proxy Optionen an. Im Reiter Anmeldung&Sicherheit muss für diese Verbindung noch SSL aktiviert werden. Weiter muss die SSL-Client Zertifikat Liste hinterlegt werden. Hier stehen Ihnen die PSE aus der Transaktion STRUST zur Verfügung. Wählen Sie die Liste aus, bei der Sie die umantis Zertifikate hinterlegt haben (z.b. WSSE Web Service Security Test). Ein anschliessender Verbindungstest sollte Ihnen folgende Rückmeldung geben Fehleranalyse Haben Sie beim Verbindungsaufbau Probleme, kann über die Transaktion SMCIM das Log des Webservers angeschaut werden. SAP umantis Interface BM 15. März 2013 Seite 6 / 22

8 Wenn Sie im Log ganz nach unten scrollen, finden Sie Informationen zum Verbindungsaufbau resp. Fehler, die beim Verbindungsaufbau aufgetreten sind. SAP umantis Interface BM 15. März 2013 Seite 7 / 22

9 3. Bewerber-Import 3.1. Einstellung eines Mitarbeiters mit Übernahme der Daten aus umantis Bei der Durchführung einer Massnahme (Transaktion PA40), welche in der Tabelle /HRC/S736_MASSN für das Interface aktiv geschaltet ist, zeigt sich der Ablauf wie folgt. Schritt 1 Auswahl einer Massnahme Damit die Daten aus dem umantis übernommen werden können, muss die gewählte Massnahme in der Tabelle /HRC/S736_MASSN eingetragen werden. Die Massnahme selber wird wie gewöhnlich gestartet via Transaktion PA40. Abbildung 2 - Auswahl der Personalmassnahme SAP umantis Interface BM 15. März 2013 Seite 8 / 22

10 Schritt 2 Auswahl des Massnahmengrundes Ob eine Übernahme der Daten aus dem umantis möglich sein soll, kann weiter auch auf der Stufe des Massnahmengrundes festgelegt werden. Somit wird je nach Grund entschieden, ob die Daten aus dem umantis abgerufen werden sollen oder nicht. Abbildung 3 - Definition des Massnahmengrundes Schritt 3 Einlesen der Bewerberdaten Beim Speichern der Massnahme erscheint nun ein Pop-Up in welchem bestätigt werden muss, dass die Daten aus dem umantis System gelesen werden sollen. Bei der Bestätigung dieser Sicherheitsfrage wird das SAP System eine Verbindung mit dem umantis herstellen und die benötigten Daten einlesen. Abbildung 4 - Bestätigung durch den Benutzer SAP umantis Interface BM 15. März 2013 Seite 9 / 22

11 Schritt 4 Auswahl des Mitarbeiters Es werden alle Bewerber, welche im umantis den Status eingestellt haben innerhalb eines bestimmten Zeitraums (z.b. 30 Tage) angezeigt. Der Zeitraum kann im Customizing festgelegt werden. In einer Übersichtsliste kann nun der gewünschte Bewerber/Mitarbeiter gewählt werden und mittels Doppelklick werden die Daten als Vorschlagswerte in die Massnahme übernommen. Dabei können diese Angaben jedoch noch vom Benutzer überschrieben werden, falls dies notwendig ist. In der Folge läuft die Massnahme wie gewohnt ab. Dabei werden die im Interface definierten Felder im jeweiligen Infotyp vorbelegt. Abbildung 5 - Auswahl eines Mitarbeiters 3.2. Customizing für den Bewerber-Import Parametertabelle Hier kann die URL für den Datenbezug und die für die Auswahlliste zu verwendenden Felder (technische umantis-felder) für Name Vorname PLZ und Ort definiert werden. In der URL wird ebenfalls definiert, wie weit zurück die Daten gesucht werden sollen, dies wird über den URL Parameter DaysBack= gesteuert. Abbildung 6 - Pflege der Parametertabelle SAP umantis Interface BM 15. März 2013 Seite 10 / 22

12 Feldsteuerung Im Interface sind alle im umantis verfügbaren Felder vordefiniert. Das Interface bietet bei der Auslieferung eine Reihe von vorgefüllten Feldern (mit SAP-Standardfeldern wie z.b. Vorname gefüllt). Eine genaue Definition kann in der Exceltabelle für das Customizing entnommen werden (bitte wenden Sie sich an Ihren HR Campus Berater, falls Sie diese Tabelle nicht erhalten haben). Die Sequenznummer der ersten Spalte entspricht der umantis Feldnummer im Excel. Jedes einzelne Feld kann zusätzlich übersteuert oder neu definiert werden über entsprechende Einstellung in der Feldsteuerungstabelle und über User-Exits (für weitere Informationen kontaktieren Sie bitte Ihren HR Campus Berater). Welche Felder aus umantis schlussendlich für die Vorbelegung bezogen werden sollen, wird über die Feldsteuerung /HRC/S736_FS_IN definiert. Abbildung 7 - Übersicht der Feldsteuerung Abbildung 8 - Pflegedetail der Feldsteuerung SAP umantis Interface BM 15. März 2013 Seite 11 / 22

13 Mappingtabelle In der Tabelle /HRC/S736_IN_MAP können Umsetzregeln für einzelne Felder hinterlegt werden. Die Umsetzregeln zum Feld werden über die Sequenznummer der angelieferte Ursprungswert wird in den Zielwert umgesetzt und so an die Schnittstelle übergeben. Abbildung 9 - /HRC/S736_IN_MAP - Pflegeansicht der Mappingtabelle SAP umantis Interface BM 15. März 2013 Seite 12 / 22

14 4. Export der Mitarbeiterstammdaten (PA-Export) Verwalten Sie Ihre Benutzerdaten nur an einem zentralen Ort, Ihrem SAP HCM System. Von dort werden die Benutzerdaten der Recruiter und der Vorgesetzten über das SAP-umantis BM Interface automatisiert an umantis übermittelt. Sie entscheiden selbst, welche Benutzerdaten für umantis relevant sind und können den Datenexport komfortabel auf verschiedene Benutzergruppen einschränken. Der Export der Mitarbeiterstammdaten (PA-Export) ist das Kernstück des Interfaces. Es werden alle benötigten Mitarbeiterdaten aus dem SAP exportiert PA-Export Selektionsmaske Der Selektionsbildschirm für den Export wird über die Transaktion /HRC/S736_UMA_001 aufgerufen. Auf dieser Oberfläche kann die zu exportierende Population spezifisch eingegrenzt werden. Mittels Klick auf weitere Selektionen können weitere Selektionskriterien hinzugefügt werden. Stichtag für die Datenselektion und der Speicherpfad können frei definiert werden. Beim Auswahlpunkt Codepage wird empfohlen den Parameter UTF-8 auszuwählen. Die Daten können auf den Applikationsserver (für Batch-Jobs) oder auf die lokale Workstation (ad-hoc Exporte) geschrieben werden. Die gewählten Selektionsparameter können in einer Variante gespeichert werden (mittels Save-Button) um sie jederzeit wieder aufzurufen. Abbildung 10 - /HRC/S736_UMA_001 - Stammdatenexport SAP umantis Interface BM 15. März 2013 Seite 13 / 22

15 4.2. Feldsteuerung Im Interface sind alle im umantis verfügbaren Felder vordefiniert. Das Interface bietet bei der Auslieferung eine Reihe von vorgefüllten Feldern (mit SAP-Standardfeldern wie z.b. Vorname gefüllt). Eine genaue Definition kann in der Exceltabelle für das Customizing entnommen werden (bitte wenden Sie sich an Ihren HR Campus Berater, falls Sie diese Tabelle nicht erhalten haben). Die Sequenznummer der ersten Spalte entspricht der umantis Feldnummer im Excel. Jedes einzelne Feld kann zusätzlich übersteuert oder neu definiert werden über entsprechende Einstellung in der Feldsteuerungstabelle und über User-Exits (für weitere Informationen kontaktieren Sie bitte Ihren HR Campus Berater). Welche Felder ans umantis schlussendlich gesendet werden sollen, wird über die Feldsteuerung /HRC/S736_FS definiert. Jedes Feld kann einzeln aktiviert oder deaktiviert werden. Somit können auch schon vordefinierte Felder wieder deaktiviert werden, wenn sie nicht benötigt werden. Abbildung 11 - /HRC/S736_FS - Feldsteuerung SAP umantis Interface BM 15. März 2013 Seite 14 / 22

16 4.3. Mappingtabelle In der Tabelle /HRC/S736_MAPPIN können Umsetzregeln für einzelne Felder hinterlegt werden. Die Umsetzregeln zum Feld werden über die Sequenznummer ermittelt und der angelieferte Ursprungswert wird in den Zielwert umgesetzt und so an die Schnittstelle übergeben. Abbildung 12 - /HRC/S736_MAPPIN - Umsetzregeln SAP umantis Interface BM 15. März 2013 Seite 15 / 22

17 4.4. Tabelle der verfügbaren User-Exits In der Tabelle /HRC/S736_TUEXIT sind alle verfügbaren User-Exits gemäss Auslieferung aufgeführt. Hier können auch Kundeneigene User-Exits angelegt werden. Das Coding der User-Exits befindet sich im ABAP-Report ZHRC_SOL736_EXIT. Jeder User-Exit ist dort als Formroutine abgelegt. Abbildung 13 - /HRC/S736_TUEXIT Verwaltung User Exits SAP umantis Interface BM 15. März 2013 Seite 16 / 22

18 Abbildung 14 Beispiel Coding eines User Exits SAP umantis Interface BM 15. März 2013 Seite 17 / 22

19 4.5. Tabelle der importierbaren umantis Felder In der Tabelle /HRC/S736_UFIELD sind alle in umantis importierbaren Felder aufgeführt. Abbildung 15 - /HRC/S736_UFIELD - Verwaltung umantis Felder SAP umantis Interface BM 15. März 2013 Seite 18 / 22

20 5. Berechtigungssteuerung mit Infotyp Infotyp 9736 Mit dem SAP umantis Interface wird ein kundeneigener Infotyp mitgeliefert. Mit diesem Infotyp können die umantis Berechtigungen über das SAP gesteuert werden. Auf dem Infotyp 9736 können die Rolle, die erlaubten Niederlassungen sowie Niederlassungsbeschränkungen definiert werden. Bitte beachten: Vor der ersten Installation muss überprüft werden ob der Infotyp 9736 schon im System verwendet wird! Abbildung 16 - Infotyp 9736 zur Pflege der Berechtigungen Rolle umantis In diesem Feld können Sie die Rolle des Mitarbeiters definieren. Die Schnittstelle liefert, falls nichts anderes angegeben ist, alle Leiter aus dem SAP als Vorgesetzte ins umantis. Bei allen Mitarbeitern, welche im umantis eine Recruiter- oder Administratoren-Rolle haben sollen, muss diese Rolle initial im Infotyp 9736 via Auswahlmenü gepflegt werden Niederlassungseinschränkung Initial wird bei jeder Person/Rolle entschieden, ob eine Niederlassungseinschränkung bestehen soll oder nicht. Dies kann entweder individuell gepflegt, in der Schnittstelle pro Rolle definiert oder kann per Default allen denselben Wert mitgegeben werden. SAP umantis Interface BM 15. März 2013 Seite 19 / 22

21 Erlaubte Niederlassungen In der Tabelle ZHRC_S736_NL im Infotyp 9736 werden initial die möglichen Niederlassungen, welche der späteren Auswahl dienen, eingetragen. Abbildung 17: ZHRC_S736_NL - Gültige Niederlassungen Werte Auswahl Auf dem Infotyp 9736 werden dem Benutzer dann per Mehrfachauswahl die Niederlassungen zugeteilt, sofern er weitere als seine Hauptniederlassung benötigt. Per Default bekommen alle Benutzer als Hauptniederlassung die Organisationseinheit, auf welcher sie sitzen, zugewiesen. Bei Benutzern, welche weitere Niederlassungen im umantis sehen sollen, können diese in den Feldern bei Niederlassung per Auswahlmenü entsprechend zugewiesen werden. SAP umantis Interface BM 15. März 2013 Seite 20 / 22

22 6. Upload der Daten 6.1. Manueller Upload der Benutzer Stammdaten Um in den umantis Importbereich zu kommen, klicken Sie oben rechts auf Importe. Links unter Aktionen und kann nun ein neuer Benutzer-Import gestartet werden. Abbildung 18: Import der Benutzer Anschliessend kann die XML Datei mit den Benutzerdaten ausgewählt werden. Abbildung 19: Neuen Import erstellen 6.2. Automatischer Upload Es besteht prinzipiell auch die Möglichkeit eines automatischen Uploads Szenario von SAP ins umantis. Für weitere Informationen hierzu nehmen Sie doch bitte Kontakt mit Ihrem HR Campus oder umantis Berater auf. SAP umantis Interface BM 15. März 2013 Seite 21 / 22

23 HR Campus wünscht Ihnen einen erfolgreichen Einsatz unserer bewährten Solution. Falls Sie Fragen oder Anregungen haben, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf. Tel SAP umantis Interface BM 15. März 2013 Seite 22 / 22

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