Registrierung bei Großunfall und Katastrophe in Stadt und Landkreis Aschaffenburg

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1 Registrierung bei Großunfall und Katastrophe in Stadt und Landkreis Aschaffenburg Verbindliche Vorgaben zur Registrierung Verletzter / Betroffener für die Helfer des Rettungsdienstes, Sanitätsdienst, Betreuungsdienst und Kreisauskunftsbüro sowie weiterer Fachdienste wie Feuerwehr und Technisches Hilfswerk. 1. Einleitung 2. Grundlagen 3. Ziele und Anforderungsprofil 4. Die Verletzten-Anhänge-Karte (VAK) 5. Die unverwechselbare Identifikationsnummer 6. Ablauforganisation 7. Probleme bei der Registrierung von unverletzten oder leichtverletzten Personen 8. Kreisauskunftsbüro 9. Regelungen für den Betreuungsdienst 10. Anordnung der Registrierung 11. Zusammenfassung 1. Einleitung: Die Problematik einer effektiven und nachvollziehbaren Registrierung beschäftigt die Verantwortlichen aller Ebenen aller Hilfsorganisationen. Dass unterschiedliche Varianten praktiziert und wieder verworfen wurden, zeigt das Fehlen einer allgemein anerkannten Lösung landes- und bundesweit. Übungen und Einsätze haben aber die unbedingte Notwendigkeit eines funktionierenden Registrierungssystems aufgezeigt. BRK KV Aschaffenburg 1

2 Die Ad-hoc-Durchnummerierung der Anhängekarten im Einsatz hat hier nie die Doppelvergabe von Registriernummern verhindern können, so intelligent die Verfahren auch ausgeklügelt waren. Aus diesem Grund wurde von der OrgL-Gruppe Aschaffenburg und dem Arbeitskreis Registrierung ein verbindliches System zur Dokumentation der Patientendaten am Schadensgebiet erstellt. 2. Grundlagen Die 2. Konsensus Konferenz der Hilfsorganisationen vom in Bad Breisig hat drei verbindliche Elemente der Patientendokumentation vorgeschrieben: a. Einführung einer unverwechselbaren Patientennummer Identifikationsnummer b. Einführung einer neuen Verletztenanhängekarte, die von außen beschreibbar ist c. Sichtungskategorie in römischen Ziffern und farbkodiert nach dem Ampelschema d. Kurzdiagnose Es wird explizit kein bundeseinheitliches Verfahren vorgegeben. Diese Vorgaben sind lediglich als Mindeststandard anzusehen. 3. Ziele und Anforderungsprofil der Registrierung: Dokumentation von Fundort und Zeit Personenbezogenen Daten Sichtungsergebnis, Zustand der Person durchgeführte Maßnahmen Patientenverbleib BRK KV Aschaffenburg 2

3 Frühzeitige Information über Anzahl der Betroffenen und Verletzten benötigtes Personal und Material benötigte Transportkapazität benötigte Behandlungsplätze Informationen für Suchdienst / KAB die Versorgung der Ämter und Behörden mit Datenmaterial zum Zwecke der weiterführenden Dokumentation als Grundlage für die Information der Bevölkerung (Bürgertelefon) Die Verwirklichung der Ziele setzt bestimmte Eigenschaften des Registrierungssystems (Anforderungsprofil) voraus: Kompatibilität nach außen Einheitlichkeit nach innen einfache Anwendbarkeit Flexibilität Sicherheit im Ergebnis Kompatibilität nach außen bedeutet die Anwendbarkeit des Systems auch bei überregionalen Einsätzen, Einheitlichkeit nach innen bedeutet die Anwendung eines einheitlichen Systems durch alle Hilfsorganisationen innerhalb der Stadt und des Landkreises Aschaffenburg. Einfache Anwendbarkeit ist eine Grundvoraussetzung für die Effizienz des Systems Flexibilität bedeutet, dass das System auf jeder Stufe der Abarbeitung eines Großeinsatzes gestartet werden kann. Die Sicherheit im Ergebnis werden Übungen Und Einsätze zeigen. BRK KV Aschaffenburg 3

4 4. Die Verletzten-Anhänge-Karte (VAK) Grundsäule der Registrierung ist die Verwendung der "Anhängekarte für Verletzte / Kranke" des DRK. Sie ist bei uns in zwei Versionen im Einsatz (siehe Anlage 1) a) Ausführung 5/98 mit Klarsichthülle. Sie wird nach und nach durch die neuere Version der VAK ersetzt. b) Die neue Ausführung gemäß der Konsens-Konferenz 2003 mit bedruckter Hülle Die folgenden Ausführungen beziehen sich ausschließlich auf die neue VAK. Die Verletztenanhänge Karte ist als beschreibbare Kunststofftasche gestaltet. Auf ihr lassen sich auf der Vorderseite die Personalien und die Sichtungsdokumentation eintragen, auf der Rückseite sind Diagnosen und Behandlung einzutragen. 5. Die unverwechselbare Identifikationsnummer Die entscheidende Neuerung ist die ausschließliche Verwendung von mit Aufklebern vornummerierten VAK s. Ein derartiger Aufkleber sieht folgendermaßen aus: AB 2354 R Landkreis- Identifikation - Per Funk besser zu übermitteln - riesige Anzahl potentieller Nummern Identifikation der registrierenden Organisation - Einzig die Kombination aus Landkreisidentifikation und vierstelliger Ziffer ( z.b. AB 2354) ist für die Identifikation des Patienten wirksam. Zwei Identifikationsnummern z.b. AB 2354 R und AB 2354 M wird es nicht geben. BRK KV Aschaffenburg 4

5 - der Zusatzbuchstabe R oder M oder FL oder FS bezeichnet die registrierende Organisation - eine im Einsatz oder bei einer Übung verbrauchte Identifikationsnummer wird nicht wieder regeneriert - die Nummern werden vorab auf die Tasche und die Formulare geklebt - Die Zählung beginnt bei 1000, die 000-Serie bleibt als Reserve - Bei Bedarf kann die Identifikationsnummer mit einem wasserfesten Filzstift auf eine Hautstelle des Patienten geschrieben werden (Vorsicht! Zahlendreher). - Ein Nummern- Set besteht aus einem Etikettenblatt mit 16 Aufklebern mit der selben Nummer. Die einzelnen Aufkleber können den unterschiedlichsten Zwecken dienen (Z.B. Anhängkarte, Patientenübersichtsdokumentation, Behandlungspläne, Divi- Protokoll, persönliche Dinge der Patienten, diverse andere Patientenakten, polizeiliche Identifizierungsunterlagen). - Die Registrierung durch Hilfskräfte aus dem Landkreis und der Stadt Aschaffenburg erfolgt ausschließlich mit Registrierkarten, die mit diesen amtlichen Aufklebern versehen sind. NB.: Die Nachbar-Landkreise Miltenberg und der Main-Kinzig-Kreis verwenden ebenfalls ein ähnliches System. Beispiel: BRK MIL OBB 234 oder MKK Ablauforganisation Registrierung a) als erstes installiert sich eine provisorische Sanitätseinsatzleitung (psel), gebildet aus ersteintreffenden RA und Notarzt. Sie haben sich einen Überblick zu verschaffen über Art und Umfang der Schadenslage, Anzahl der Verletzten und Schweregrad der Verletzungen und damit auch über die benötigten Einsatzkräfte Zusammen mit nachrückenden Hilfskräften werden Verletztensammelstellen eingerichtet mit der Hauptaufgabe Lebensrettende Sofortmaßnahmen durchzuführen. Hier kann auch eine provisorische Sichtung der Verletzten von der psel angeordnet werden. BRK KV Aschaffenburg 5

6 Sie wird ausschließlich von hauptamtlichem Rettungsdienstpersonal und/oder den Notärzten des Landkreises Aschaffenburg durchgeführt. Zur Markierung der Sichtungsstufen steht in jedem RTW ein Satz Ident-Armbändchen (10 rote, 10 gelbe, 10 grüne) zur Verfügung. Anhand der verbrauchten Armbändchen lassen sich erste fundierte Angaben über Verletztenzahlen machen. b) Parallel dazu läuft die Registrierung der Verletzten an. Dazu ist in jedem RTW eine Mappe Registrierung zur Verfügung. Inhalt: - 10 Anhängekarten, Version neu, mit Farbkodierung weiß = Nicht gesichtet oder nur provisorisch gesichtet, - Klemmbrett - 2x Formblatt Verletztenübersicht Schadenstelle / Verletztenablage - Bleistift (bei Minusgraden lässt sich die Tasche nur mit einem Bleistift beschreiben, Kugelschreiber und Filzstift versagen hier). - Wasserfester Filzschreiber um die Identifikations-Nummer zusätzlich auf eine geeignete Hautstelle aufzuschreiben - Kurzanleitung zur Registrierung c) Das Umhängen einer Anhängekarte weist dem Patienten einen Dokumentations- u.- Identifizierungs- Code zu und markiert gleichzeitig den Beginn der Registrierung. Die VAK muss und kann nicht sofort vollständig ausgefüllt werden (Leben retten geht vor Bürokratie!!) muss aber abgeschlossen sein, wenn der Patient der endgültigen Versorgung im Krankenhaus zugeführt wird. Mit der Durchführung der ersten Schritte der Registrierung kann prinzipiell jeder Helfer, der eine kurze Einweisung vor Ort erhalten hat, beauftragt werden (Rettungsdienstpersonal, Personal des Sanitäts- und Betreuungsdienstes und auch Helfer der Feuerwehr und des Technischen Hilfswerkes). BRK KV Aschaffenburg 6

7 d) Folgende Kurzanleitung ermöglicht ohne langwierige Einweisung die ersten Schritte der Registrierung: 1. Entnehmen Sie der Mappe das Klemmbrett mit den Formblättern 2. Entnehmen sie eine Anhängekarte. 3. Tragen Sie auf der Vorderseite der beruckten Hülle die persönlichen Daten des Verletzten ein (Name, Alter, Geschlecht) soweit der Patient überhaupt Angaben machen kann 4. Entnehmen sie der Tasche die gelbe Suchdienstkarte und tragen die Daten nochmals ein: Durchschreibeverfahren, fest aufdrücken!! 5. Stecken sie die Suchdienstkarte in die Anhängetasche zurück. 6. Hängen sie die Tasche mittels Gummiband um den Hals des Patienten 7. Schreiben Sie die komplette Identifikationsnummer auf eine geeignete Hautstelle (z.b. Handrücken). Vorsicht Zahlendreher!! 8. Gehen Sie zum nächsten Verletzten und beginnen wieder bei Punkt 2 der Anleitung 9. Wenn Sie keinen Nichtregistrierten mehr finden oder die zehn VAK- Anhängetaschen verbraucht sind bringen Sie die Mappe Registrierung und das Klemmbrett mit dem Formblatt zum zuständigen Abschnittsleiter e) Der Mappe liegt auf dem Klemmbrett das Formblatt Verletztenübersicht Schadenstelle / Verletztenablage bei. Es ermöglicht eine gezielte Abarbeitung in der /den Verletztensammelstelle(n). f) Die Vervollständigung des Datensatzes der VAK erfolgt während der Hauptsichtung durch den LNA oder seines Beauftragten in einem Sichtungszelt an einem neu eingerichteten Behandlungsplatzes oder an einer oder mehrerer Verletztenablage(n) oder auch in einem RTW. Ab diesem Stadium ist die Registrierung speziell ausgebildeten Helfern aus den SEGen oder dem KAB vorbehalten. Deren Zahl der Helfer pro Sichtungsarzt und Sichtungstisch beträgt mindestens 2, besser 3. BRK KV Aschaffenburg 7

8 Ihnen obliegt auch die Führung des sog. Patientenaufnahmeprotokolls (siehe Anlage) das die Identifikationsnummer, Name und Vorname, Verletzungsmuster, Sichtungskategorie, Geschlecht und Alter des Patienten enthält. Identifikationsnummer, Verletzungsmuster und Sichtungskategorie sind in jedem Fall einzutragen. Die Liste ist kurzfristig dem ELW zu übergeben, da diese Liste die Grundlage für die Erarbeitung der Transportziele dient. g) Die Farbkarte wird entsprechend dem Sichtungsergebnis des LNA gefaltet und mit Uhrzeit und Unterschrift des NA auf der VAK dokumentiert. Die Farbkodierungen der provisorischen Sichtung sind dann zu entfernen, immer und ausnahmslos gilt die auf der VAK eingetragene aktuelle Sichtungskathegorie. h) Das KAB überprüft spätestens unmittelbar vor dem Abtransport des Patienten die Vollständigkeit der Angaben auf der Suchdienstkarte und vervollständigt die Angaben. Beim Fehlen der Suchdienstkarte wird eine Ersatzkarte mit der Identifikationsnummer des Patienten ausgestellt. i) Unmittelbar vor dem Abtransport wird das Transportziel vom ELW eingetragen, die gelbe Suchdienstkarte mit jetzt vollständigen Angaben wird abgetrennt und dem ELW und später dem KAB übergeben. j) Die transportierende Fahrzeugbesatzung übergibt den Verletzten mit dem Hauptteil der Anhängekarte an die aufnehmende Stelle. Vorher entfernt sie die "2. Ausfertigung" von der Anhängekarte, trägt den tatsächlichen Zielort mit ev. weiteren Angaben (Station o.ä.) ein und bringt diese Ausfertigung zur Einsatzleitung (ev. Führer Krankenwagenhalteplatz) zurück. Im Einzelfall wird entschieden, ob nach Beendigung des Einsatzes die Besatzung des Fahrzeuges die Pat.-Nr., evtl. den Namen und den Verbleib /Zielort des Patienten der Rettungsleitstelle (über Draht oder Funk) übermittelt. BRK KV Aschaffenburg 8

9 k) Falls die in den diversen Rettungsmitteln vorgehaltenen VAKs nicht ausreichen, können weitere 300 Karten (der älteren Version 5/98) beim KAB angefordert werden. 7. Probleme bei der Registrierung von Unverletzten oder leichtverletzten Personen a) Es werden grundsätzlich alle Personen, die aus einem Schadensgebiet kommen oder akut evakuiert werden, mit einer VAK registriert. b) Unverletzte oder Leichtverletzte haben aber aller Erfahrung nach die Tendenz, sich vom Schadensgebiet zu entfernen. Sie werden nicht mit Gewalt zurückgehalten, allerdings nachdrücklich darauf hingewiesen, wie wichtig ihre Angaben für Rettungskräfte (Vermisstensuche) und polizeiliche Ermittlungen sind. c) In Absprache mit der Polizei werden Sammelstellen für Unverletzte eingerichtet (SEG Betreuung, evtl. andere Sanitätskräfte). d) Der Polizei wird unverzüglich mitgeteilt, wenn betroffene Personen den Sammelpunkt verlassen. e) Verlässt ein Betroffener, registriert mit VAK oder Begleitkarte (evtl. mit Erlaubnis der Polizei) unsere Obhut, wird die obere Karte abgetrennt und auf der Rückseite vermerkt: Verlässt auf eigenen Wunsch die Betreuungsstelle XY. Achtung: Kontrollieren ob alle Daten gut leserlich eingetragen sind, Telefonnummer notieren. 8. Das Kreisauskunftsbüro Die letzte Großübung hat uns gezeigt, dass in der Hektik der ersten Stunde eine Registrierung so gut wie nicht stattfindet. Daher wird das Kreisauskunftsbüro von Anfang an zur Unterstützung der Einsatzkräfte bei der Registrierung herangezogen. BRK KV Aschaffenburg 9

10 Aufgaben des KAB in diesem Zusammenhang: - Vervollständigung der Angaben in der VAK - Einsammeln der Suchdienstkarten beim Abtransport der Pat. - Abgleich der Daten Suchdienstkarte - Patientenerfassungsprotokoll Dazu wird das KAB als mobile Einheit konzipiert, zusammen mit dem ELW alarmiert und auch in der Nähe des ELW postiert. So kann eine zeitgerechte Registrierung und eine enge Zusammenarbeit KAB ELW gewährleistet werden. 9. Regelungen für den Betreuungsdienst Die Registrierung von Betroffenen im Betreuungsdienst wird dem dargestellten System angegliedert. Jede SEG Betreuung führt 300 Nummernsets mit. 50 der vorhandenen Begleitkarten werden vornummeriert. Vorgehensweise: a) Betroffener kommt mit einer offiziellen Kennziffer zum Betreuungsdienst: - Die Ziffer wird auf der Begleitkarte weitergeführt (mit Aufkleber oder handschriftlich) - sofern das gelbe Blatt 1 der Suchdienstkarte noch vorhanden ist, wird es abgetrennt und an den ELW oder das KAB weitergeleitet - In das Blatt 2 der Suchdienstkarte (weiß mit gelbem Schrägbalken) wird der Name der Betreuungsstelle eingetragen und dann ebenfalls weitergeleitet - die restlichen Formulare bleiben beim Patienten b) Betroffener kommt ohne offizielle Kenziffer und VAK zum Betreuungsdienst: - Er wird primär mittels Begleitkarte registriert. BRK KV Aschaffenburg 10

11 10. Anordnung der Registrierung a) Grundsätzlich kann die Registrierung in jeder Phase der Abarbeitung eines MANV oder einer Katastrophe initiiert werden, sinnvoll ist allerdings ein möglichst frühzeitiger Beginn (Verletztensammelstelle) b) Die Registrierung wird vom Einsatzleiter vor Ort angeordnet (ersteintr. RA, Einsatzleiter Rettungsdienst, ORGL) oder später von der SanEL, vorausgesetzt es stehen genügend Helfer zur Verfügung. c) Die Registrierung kann angeordnet werden bei einer Verletztenzahl von 5 > 10 muss durchgeführt werden bei einer Verletztenzahl von >= Zusammenfassung Die Zukunft wird zeigen, in wieweit die im Landkreis Aschaffenburg angewandte Patientenregistrierung auch im Einsatzfall den Anforderungen einer Patientendokumentation stand hält. Die Einführung einer provisorischen Sichtung, die Einführung von vornummerierten Verletztenanhängekarten sowie die rechtzeitige Einbindung des KAB vermögen aber sicherlich einen nicht unerheblichen Beitrag zu einem effizienten Registrierungssystem zu leisten. Aschaffenburg, gez. Sven Oster Beauftragter für das komplexe Hilfeleistungssystem gez. Dr. H. Heuberger stellv. Chefarzt Kreisverband BRK KV Aschaffenburg 11