Checklisten für die Personalarbeit

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1 Dr. Gerhard Koller / Andreas Merz / René Mettler / Thomas Wachter Checklisten für die Personalarbeit Zeit gewinnen und Routine-Prozesse effizient abwickeln

2 CIP-Kurztitelaufnahme der deutschen Bibliothek Checklisten für die Personalarbeit Autoren: Dr. Gerhard Koller / Andreas Merz / René Mettler / Thomas Wachter WEKA Business Media AG, Schweiz Projektleitung: Jenifer Aellen WEKA Business Media AG, Zürich, 2017 Alle Rechte vorbehalten, Nachdruck auch auszugsweise nicht gestattet. Die Definitionen, Empfehlungen und rechtlichen Informationen sind von den Autoren und Verlag auf deren Korrektheit in jeder Beziehung sorgfältig recherchiert und geprüft worden. Trotz aller Sorgfalt kann eine Garantie nicht übernommen werden. Eine Haftung der Autoren bzw. des Verlags ist daher ausgeschlossen. Der Einfachheit halber und zwecks besserer Lesbarkeit wurden meist die männlichen Formen verwendet. Die weiblichen Formen sind dabei selbstverständlich mitgemeint. WEKA Business Media AG Hermetschloostr. 77, CH-8010 Zürich Telefon , Telefax Zürich Kissing Paris Amsterdam Wien ISBN Auflage 2017 Druck: CPI Schweiz, Layout: Dimitri Gabriel, Satz: Peter Jäggi

3 Inhaltsverzeichnis 1 Inhaltsverzeichnis 1. Planung und Steuerung Nutzen Personalbedarfsplanung Personalbedarfsermittlung Ablauf und Zuständigkeiten der Personalbeschaffung Personalkosten senken Zielsetzung des Personalcontrollings Gewinnung Stellenanzeige und Anforderungsprofil Inhalte einer Stellenanzeige Innerbetriebliche Stellenausschreibung Überprüfung der Ausgestaltung von Stellenanzeigen Interne oder externe Stellenbesetzung Anforderungsprofile erstellen Beispiel für ein Anforderungsprofil Bewerber beurteilen Bewerbungsanalyse Auswertung des Lebenslaufs Vorstellungsgespräch Inhalte des Vorstellungsgesprächs Fragenkatalog für das Vorstellungsgespräch Beobachtungen im Vorstellungsgespräch Fragen zur Führungseignung im Vorstellungsgespräch Beurteilung nach dem Vorstellungsgespräch Anstellung Administratives beim Personaleintritt Eintritt und Einarbeitung allgemein Administratives bei der Einstellung neuer Mitarbeiter Erster Arbeitstag neuer Mitarbeiter Inhalt Personaldossier Mustertexte für ein Willkommensschreiben Arbeitsvertrag Arbeitsverhältnisse Allgemeiner Arbeitsvertrag Lehrvertrag Einführung Beispiel für ein Einführungsprogramm Vorbereitung und Durchführung Einführungsgespräch Richtiges Einführen in neue Aufgabengebiete Probezeit Feedback und Kontrollpunkte während der Probezeit Probezeitbeurteilung Probezeitgespräch Checklisten für die Personalarbeit

4 2 Inhaltsverzeichnis 4. Entwicklung und Erhaltung Personalgespräche Personalgespräche vorbereiten Personalgespräche durchführen Personalgespräche nachbereiten Leitfaden für das jährliche Mitarbeitergespräch Mitarbeiterbeurteilung Einführung Mitarbeiterbeurteilung Die Mitarbeiterbeurteilung in der Einführungsphase Motivierendes Feedback bei der Mitarbeiterbeurteilung Killerphrasen bei der Mitarbeiterbeurteilung Vorgesetztenbeurteilung Personalentwicklung Stand der Personalentwicklung Erfolgskontrolle bei externer Weiterbildung Erfolgskontrolle externer Weiterbildung durch Mitarbeiter Gesundheit am Arbeitsplatz Betriebliche Fördermassnahmen zur Work-Life-Balance Handlungsfelder der betrieblichen Gesundheitsförderung Stresssignale Wie gesundheitsfördernd führen Sie? Wiedereingliederungsmassnahmen Zeitdruck minimieren Entlöhnung Lohnabrechnung: Mögliche Detailstruktur Kontrolle der Lohnabrechnung Lohndifferenzierung Elemente Leistungslohn Neuer Lohnausweis Was ist wo anzugeben? Beendigung Kündigung Abwicklung ordentliche betriebsbedingte Kündigung Leitfaden Kündigungsgespräch Austritt Austrittsformalitäten Austrittsgespräch Arbeitszeugnis Arbeitsablauf bei Zeugniserstellung Musterzeugnis Büroangestellt Beurteilen von Arbeitszeugnissen Sonderfälle Todesfall Pensionierung Vorzeitige Pensionierung Autoren

5 1. Planung und Steuerung 3 1. Planung und Steuerung 1.1 Nutzen Personalbedarfsplanung Personalbedarfsermittlung Ablauf und Zuständigkeiten der Personalbeschaffung Personalkosten senken Zielsetzungen des Personalcontrollings Checklisten für die Personalarbeit

6 4 1. Planung und Steuerung 1. Planung und Steuerung DAS WICHTIGSTE IN KÜRZE Jedes Unternehmen steht in einem bewegten Umfeld. Die Märkte und die Nachfrage verändern sich, es gilt die Kundenbedürfnisse genau zu verfolgen. Die Produkte und die eingesetzten Technologien verlangen nach neuem Know-how und binden mehr oder weniger Personal. Wer als Unternehmen den Anschluss verpasst, ist schnell von den Mitbewerbern am Markt verdrängt. Die Umsetzung einer Strategie kann nur gelingen, wenn auch die dafür erforderlichen Mitarbeitenden im Unternehmen vorhanden sind. Dies erfordert eine sorgfältige Personalplanung. Mit einer geeigneten Planung lassen sich Engpässe oder teure Überkapazitäten vermeiden. Auch lassen sich Know-how-Engpässe und zu wenig oder falsch ausgebildetes Personal verhindern. 1.1 Nutzen Personalbedarfsplanung Die Personalplanung hat eine hohe Bedeutung, um rechtzeitig auf veränderte Bedürfnisse zu reagieren. Genauer sind es folgende Gründe, welche den Aufwand für Sie mehr als lohnend machen: Rechtzeitige Reaktion auf Strategie-, Markt-, Technologieänderungen Vermeidung von Über- oder Unterkapazitäten, d.h. Vermeidung von Feuerwehrübungen, weniger Leerläufe, Doppelspurigkeiten, Zeitverzögerungen und weniger ungenutzte Ressourcen (Maschinen, Personal) Sicherstellung der Zielerreichung (Umsatz, Qualität, Kundenpflege etc.) Vermeidung von Fehlerbeseitigungskosten Sozial verträgliche, rechtzeitige Personalmassnahmen (z.b. bei Personalabbau, Kapazitätsreduktion durch Frühpensionierung, unbezahlten Urlaub, Ausbildung) Erhaltung der Motivation der Mitarbeitenden (Vermeidung von Über- und/oder Unterforderung, Fehlanforderungen) Entwicklungsmöglichkeiten für die Mitarbeitenden (Personalentwicklung)

7 1. Planung und Steuerung Personalbedarfsermittlung Das Vorgehen der Personalbedarfsplanung ist meist folgendes: Planungsdimension Erläuterung Quantität SOLL-Belegschaft IST-Belegschaft + voraussehbare Zugänge (Eintritte) voraussehbare Abgänge (Austritte, Pensionierungen, Versetzungen etc.) = planbarer Handlungsbedarf wahrscheinliche Abgänge (Fluktuation) = wahrscheinlicher Handlungsbedarf Qualität SOLL-Qualifikation IST-Qualifikation = Handlungsbedarf Ort Zeitpunkt/Zeitdauer Kosten Wo (Filiale, Abteilung) müssen die Mitarbeitenden zur Verfügung stehen? Ab welchem Zeitpunkt müssen die Mitarbeitenden zur Verfügung stehen? Wie lange werden die Mitarbeitenden benötigt? Budgetierung Checklisten für die Personalarbeit

8 6 1. Planung und Steuerung 1.3 Ablauf und Zuständigkeiten der Personalbeschaffung Diese Checkliste hilft Ihnen festzulegen, wer bei der Personalbeschaffung für welche Schritte zuständig ist. Zunächst wird die Linie neues Personal anfordern und die Personalabteilung ein Inserat erstellen. Nach der Vorselektion der Bewerbungen erfolgen gemeinsame Vorstellungsgespräche und der Einstellungsentscheid. Schliesslich sorgt die Personalabteilung für die Vertragsunterzeichnung und die Absagen an die restlichen Bewerber. Linie Wer Personalabteilung Bewerber Was 1. Bedarfsmeldung, Personalanforderung 2. Prüfen der Anforderung 3. Stellenbeschreibung 4. Anforderungsprofil 5. Interne Besetzung 6. Externe Suche, Inserat, Berater 7. Inseraterstellung 8. Besprechung des Inserats

9 1. Planung und Steuerung 7 Linie Wer Personalabteilung Bewerber Was 9. Inserat platzieren: Wann, wo? 10. Eingang der Bewerbungen 11. Vorselektion teilweise schon telefonisch 12. Durchsicht der Bewerbungen 13. Positive Bewerbungen mit Linie besprechen 14. Entscheid über Vorstellungsgespräche 15. Entscheid über Absagen und absagen 16. Bewerber einladen 17. Vorstellungsgespräch 18. Referenzen einholen 19. Entscheid über Einstellung Checklisten für die Personalarbeit

10 8 1. Planung und Steuerung Linie Wer Personalabteilung Bewerber Was 20. Brief und Vertrag erstellen und Bewerber zuschicken 21 Unterzeichneter Vertrag zurück 22. Umgang mit restlichen Bewerbern 23. Einarbeitungsplan, erster Arbeitstag 24. Überwachung Einarbeitung 25. Probezeitgespräch 26. Probezeitbeurteilung

11 1. Planung und Steuerung Personalkosten senken Die Personalkosten als Kostensenkungspotenzial zu analysieren ist nicht unbedingt beliebt, aber unter Umständen notwendig und auch sinnvoll. Alle in der folgenden Checkliste aufgeführten Aspekte sind dabei zu berücksichtigen. Befund Kriterien Massnahmen i.o. prüfen 1. Keine überqualifizierten Mitarbeiter für eine zu einfache Aufgabe einstellen. i.o. prüfen 2. Bei Überlastungen nicht unbedingt neues Personal einstellen, sondern die Möglichkeiten von Temporärarbeit nutzen oder aber Überstunden anordnen. i.o. prüfen 3. Achten Sie auf eine niedrige Fluk tuation. Eine hohe Fluktuation verursacht zusätzliche Personalkosten durch die Einstellungs- und Freistellungsverfahren. i.o. prüfen 4. Achten Sie auf ein motivierendes und leistungssteigerndes Arbeitsklima. i.o. prüfen 5. Besetzen Sie nicht jede freigewordene Stelle unbedingt rasch neu. Achten Sie zuerst darauf, ob die Aufgaben anders verteilt werden können. i.o. prüfen 6. Achten Sie auf die Flexibilität der Mitarbeiter und setzen Sie bei Bedarf entsprechende «Springer» ein, die von einer Abteilung in die andere wechseln und die anstehenden Aufgaben wahrnehmen können. i.o. prüfen 7. Achten Sie auf eine Reduktion von Sitzungen und Sitzungsdauer. Checklisten für die Personalarbeit

12 10 1. Planung und Steuerung Befund Kriterien Massnahmen i.o. prüfen 8. Legen Sie Wert auf einen sorgfältig erstellten Urlaubsplan, damit nicht Engpässe und damit unnötige Überstunden entstehen. i.o. prüfen 9. Achten Sie auf die Fehlzeiten und führen Sie entsprechende Kontrollen durch. i.o. prüfen 10. Achten Sie bei der Bewerberauswahl unbedingt auf die richtigen Qualifikationen und sorgen sie für eine möglichst rasche Integra tion der Mitarbeiter in den betrieblichen Ablauf. i.o. prüfen 11. Aus- und Weiterbildungsmassnahmen können auch innerbetrieblich kostengünstiger erbracht werden. i.o. prüfen 12.

13 1. Planung und Steuerung Zielsetzungen des Personalcontrollings Das Personalcontrolling ist ein wirkungsvolles Instrument und nur schon aus betriebswirtschaftlichen Gründen wichtig. Dahinter steht die Erkenntnis, dass alles, was nicht gemessen wird, auch keine Bedeutung hat. Umgekehrt zeigen Untersuchungen in Industrieunternehmen, dass beispielsweise die Durchlaufzeiten nur schon durch das Bewusstsein, dass die Grösse gemessen wird, verkürzt werden können. Genau das Gleiche gilt für das Personalcontrolling. Wer die Durchführung der Mitarbeiterbeurteilung regelmässig überprüft und Fluktuationsrate wie Absenzenquote erfasst, erzielt in jedem Fall eine Wirkung. Nachstehend finden Sie eine Übersicht der Zielsetzungen des Personalcontrollings (in Anlehnung an J.M. Kobi sowie aus Praxisbeispielen) Jede Führungskraft investiert mindestens zwei/vier Tage pro Jahr in ihre Führungsschulung Jede Führungskraft ist bis... mit dem neuen Mitarbeiterbeurteilungsverfahren vertraut Wir bestimmen den wichtigsten demotivierenden Faktor bei allen Mitarbeitenden und verringern diesen innert eines Jahres Allen Mitarbeitenden sind das Leitbild und die wichtigsten Unternehmensziele des Unternehmens bekannt Am Schluss jeder Sitzung wird eine Feedback-Runde durchgeführt Jedes Projekt wird systematisch ausgewertet und die Erkenntnisse schriftlich in einem kurzen Reporting festgehalten Mindestens einmal monatlich findet eine Team-/Abteilungsbesprechung statt Zwei Tage nach der Geschäftsleitungssitzung sind alle Mitarbeitenden stufengerecht informiert Die Austrittsgründe aller austretenden Mitarbeitenden werden systematisch erfasst und die Ergebnisse umgesetzt Bei jedem Stellenwechsel wird das Aufgabenfeld grundsätzlich überdacht Jede neu eintretende Person hat einen Einführungsplan Vor Ablauf der Probezeit wird mit jeder Person ein Probezeitgespräch geführt 50% der Stellen werden intern besetzt 80% der Kaderstellen werden intern besetzt Jede Stellenbesetzung wird gemeinsam evaluiert und Verbesserungsmöglichkeiten festgehalten Alle Mitarbeitenden haben eine aktuelle Stellenbeschreibung Mit allen Mitarbeitenden wird jährlich mindestens ein Beurteilungsgespräch geführt und die Beurteilung klar vermittelt Mit jeder Mitarbeiterin und jedem Mitarbeiter sind mindestens drei Ziele vereinbart Mit jeder Mitarbeiterin und jedem Mitarbeiter wird mindestens einmal jährlich eine zukunftsbezogene Standortbestimmung durchgeführt Checklisten für die Personalarbeit

14 12 1. Planung und Steuerung Jede Führungskraft hat eine informierte Stellvertretung Keine Führungskraft bleibt mehr als sieben Jahre in der gleichen Funktion Beförderungen in den oberen Führungskreis setzen Erfahrungen aus mindestens zwei Bereichen/Projekten voraus

15 2. Gewinnung Gewinnung 2.1 Stellenanzeige und Anforderungsprofil Inhalte einer Stellenanzeige Innerbetriebliche Stellenausschreibung Texte von Stelleninseraten prüfen Interne oder externe Stellenbesetzung Anforderungsprofile erstellen Beispiel für ein Anforderungsprofil Bewerber beurteilen Bewerbungsanalyse Auswertung des Lebenslaufs Vorstellungsgespräch Inhalte des Vorstellungsgesprächs Fragenkatalog für das Vorstellungsgespräch Beobachtungen im Vorstellungsgespräch Fragen zur Führungseignung im Vorstellungsgespräch Beurteilung nach dem Vorstellungsgespräch Checklisten für die Personalarbeit

16 14 2. Gewinnung 2. Gewinnung DAS WICHTIGSTE IN KÜRZE Bei der Neubesetzung einer Stelle muss von Beginn weg strukturiert vorgegangen werden. Will man die richtige Person für die Stelle finden, wird als erstes ein Anforderungsprofil mit Muss-, Soll- und Wunschkriterien erstellt. Durch eine professionelle Ausschreibung, ob intern oder extern, erreichen Sie mehr als eine reine Publikation der ausgeschriebenen Stelle. Die bestimmt anspruchsvollste Arbeit bei der Besetzung einer Stelle ist, die richtige Person aus allen Bewerbungen herauszufiltern und dabei die Übersicht nicht zu verlieren. Auf was Sie achten müssen bei Lebensläufen und welches die wichtigen Fragen beim Vorstellungsgespräch sind, finden Sie in der Checklistensammlung dieses Kapitels. 2.1 Stellenanzeige und Anforderungsprofil Inhalt einer Stellenanzeige Informationsumfang und Inhalte ändern sich von Stellenausschreibung zu Stellenausschreibung. Die folgende Auflistung ist eine Maximalsammlung: Firmenprofil: Wir sind und wir wollen... Firmenbezeichnung Branche unsere Abteilung, unser Team unsere Kernaufgabe (Produktion? Logistik? Vertrieb? Dienstleistung? Service?) unsere Entwicklung in den vergangenen Jahren, was haben wir erreicht? unsere Ziele, was wollen wir in den nächsten Jahren erreichen? unsere Bedeutung, unsere Grösse unser Konzern, unsere Tochtergesellschaften unsere Erfahrung unser Firmensitz unsere Produkte unser Kundenkreis unsere Marktgebiete und -segmente unser Know-how, unsere Kompetenz (Produkte, Herstellungsverfahren) unser Umfeld wie z.b. wirtschaftliche Situation unsere Organisation unser Führungsstil, Managementsystem

17 2. Gewinnung 15 Funktion: Wir suchen... Funktion, Positionsbezeichnung Ausschreibungsgründe Aufgaben präzise und motivierende Beschreibung der Aufgaben Ziele, welche es zu erreichen gilt Zusammenarbeit Verantwortung und Entscheidungskompetenzen Besonderheiten des Arbeitsplatzes Organisatorische Eingliederung, Stellung in der Betriebshierarchie Führungsaufgaben Entwicklungsmöglichkeiten Anforderungen: Wir erwarten... Formulieren Sie die Anforderungskriterien möglichst präzise. Siehe dazu das Beispiel für ein Anforderungsprofil. Aus- und Weiterbildung Praxis/Erfahrung (Anzahl Jahre) Branchenerfahrung Produktekenntnisse Spezialkenntnisse Methodenkompetenzen Technologiekompetenzen Führungserfahrung Sozialkompetenzen (Teamfähigkeit, Anpassungsvermögen, Durchsetzbarkeit) Persönliche Eigenschaften (Belastbarkeit, unternehmerisches Denken, Lernbereitschaft) Sprachkenntnisse Informatikkenntnisse zusätzliches wie Fahrausweis Lebensalter Antrittstermin Checklisten für die Personalarbeit

18 16 2. Gewinnung Wir bieten... Erwähnen Sie nur Rahmenbedingungen und Leistungen, welche über das allgemein übliche hinausgehen. Bezahlung und Benefits nur am Rande erwähnen: Vermeiden Sie, dass sich vor allem Leute bei Ihnen melden, welche an Ferien, Parkplatz und hohem Salär interessiert sind. Arbeitszeitmodell Entlöhnungsmodell, Gewinnbeteiligung Aufstiegsmöglichkeiten zusätzliche Sozialleistungen Firmenwagen Wohnungshilfe Personalrestaurant Freizeitgestaltung (Sportclub usw.) Kontakt und Bewerbung Kontaktperson für telefonische Auskünfte Bewerbungsart (vollständige Bewerbung, Kurzbewerbung, telefonische Bewerbung, Bewerbungsunterlagen anfordern) an wen gerichtet (Kontaktperson mit direkter Telefonnummer, Personalabteilung, Personalberatung, genaue Adresse) Frist

19 2. Gewinnung Innerbetriebliche Stellenausschreibung Position Information I. Aufgabenbereich 1. Stellenbezeichnung 2. Arbeitsplatzbeschreibung 3. Haupttätigkeiten 4. Nebentätigkeiten 5. Ziele II. Anforderungsprofil 1. Kenntnisse 2. Fähigkeiten 3. Fachliche Voraussetzungen 4. Persönliche Voraussetzungen 5. Erfahrungshintergrund 6. Ausbildung III. Bewerbung 1. Form der Bewerbung 2. Adressat, Bewerbung richten an 3. Bewerbungsfrist 4. Erforderliche Unterlagen Checklisten für die Personalarbeit

20 18 2. Gewinnung Überprüfung der Ausgestaltung von Stellenanzeigen Überprüfen Sie den Text anhand der folgenden Checkliste. Der Text soll informieren, den Leser persönlich ansprechen und ihn zum Handeln motivieren. Kurz: Inserieren Sie zielgruppenorientiert. Ein guter Text sollte folgende Eigenschaften aufweisen: 1. Kurz und klar Ein Stelleninserat verlangt vor allem Klarheit. Zentral ist die Botschaft und nicht die Verpackung. Dies muss nicht heissen, dass Sie Ihre Texte nüchtern und trocken gestalten müssen. Formulieren Sie Ihre Inserate präzis, motivierend und doch kurz. 2. Leicht verständlich Denken Sie beim Formulieren an die Personen, welche Sie als Mitarbeitende gewinnen möchten. Das erfordert einen Sprachstil, wie er auch von den Angesprochenen verwendet wird. Je besser wir seine Sprache sprechen, desto eher wird er uns beachten und reagieren. 3. Informativ Bewerbende wollen in erster Linie eine umfassende Information über die Stelle und das Unternehmen. Sie wollen wissen, was sie erwarten könnte. Legen Sie hier den Schwerpunkt. 4. Präzise Durch präzise Formulierung halten Sie ungeeignete Kandidatinnen oder Kandidaten von einer Bewerbung ab. Es gilt die Aufgaben wie die Anforderungen genau fest zu halten. Umgekehrt sind zeitgemässe Anstellungsbedingungen kaum ein wirksames Argument, sondern eher eine Verlegenheitslösung ohne Wert für die Bewerberin oder den Bewerber. 5. Genaue Anforderungen Genaue Anforderungen helfen der Leserin oder dem Leser abzuschätzen, ob sie oder er für die Stelle geeignet ist. Verwenden Sie Wendungen wie «von Vorteil wäre...» zurückhaltend. Sie wertet die ausgeschriebene Position ab. Formulieren Sie besser klare Anforderungen. 6. Lebendig und gewinnend Wählen Sie persönliche, ungezwungene Worte, sodass Ihre Firma der Leserin oder dem Leser in sympathischer Erinnerung bleibt.

21 2. Gewinnung Wahrheitsgetreu Anzeigetext und Wirklichkeit müssen übereinstimmen. Wenn Sie mit Ihrem Inserat eine Aufbruchstimmung verbreiten, obwohl Sie nicht zu neuen Ufern aufbrechen wollen, erzeugen Sie nicht nur Frust, sondern erhalten auch Bewerbungen von den falschen Personen Interne oder externe Stellenbesetzung Ihre erste Grundüberlegung bei Stellenbesetzungen sollte immer sein: Kann die Stelle durch bestehende Mitarbeiter/innen besetzt werden oder macht eine externe Ausschreibung Sinn? Es gibt eine zunehmende Anzahl von Firmen, welche aus verschiedenen Überlegungen interne Bewerberinnen und Bewerber externen vorziehen. Für eine interne Besetzung spricht Das Branchen-, Firmen- und Produkte-Knowhow ist bereits vorhanden. Es resultiert daraus eine nur kurze Einarbeitungszeit Das Risiko ist gering, da die Person bereits bekannt ist. Für eine externe Ausschreibung spricht Das Know-how ist intern nicht oder noch nicht vorhanden. Das Know-how in einem Bereich soll gezielt durch externe Personen verstärkt werden. Firmeninterne Stellenwechsel fördern die Vernetzung im Unternehmen: Mitarbeitende bringen das Know-how aus anderen Abteilungen mit. Es fallen keine Beschaffungskosten wie Inserate kosten an. In Ihrem Unternehmen werden interne Mitarbeitende besser akzeptiert als «Neue». Betriebsblindheit kann vermieden werden, eine Blutauffrischung tut dem Unternehmen gut. In Ihrem Unternehmen werden externe Mitarbeitende besser akzeptiert als eigene. Beispielsweise können bei der internen Besetzung von Führungspositionen Konkurrenzsituationen entstehen. Diese lassen sich jedoch durch ein geeignetes Vorgehen meist vermeiden. Mehraufwand durch internen Stellenwechsel vermeiden, welcher ja immer ein Verschieben der Vakanz bedeutet. Sie schaffen mit internen Stellenbesetzungen Entwicklungsmöglichkeiten für die bestehenden Mitarbeitenden. Dies trägt zum Erhalten einer hohen Arbeitsmotivation bei. Entwicklungsmöglichkeiten helfen Abwanderungen von Know-how-Trägern zu vermeiden. Checklisten für die Personalarbeit

22 20 2. Gewinnung Anforderungsprofile erstellen Anforderungsprofile leiten Sie aus Ihren Unternehmenszielen, Erfahrungen und Beobachtungen, Stellenbeschreibungen und aus Kundenrückmeldungen ab. Damit erhalten Sie Klarheit darüber, was eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter an fachlichem Wissen und Können mitbringen muss und welche persönlichen Eigenschaften erforderlich sind. 1. Wie sind die Anforderungen zu gewichten? Wichtig ist es, die Anforderungen nicht einfach aufzulisten. Diese sind vielmehr strukturiert nach folgenden Kategorien zu unterscheiden: Musskriterien Sollkriterien Wunschkriterien 2. Musskriterien Unbedingt erforderliche Eigenschaften. Diese können nicht später noch erworben werden oder mindestens wäre der Zeit- und Finanzbedarf unverhältnismässig (z.b. Grundausbildung, Vorerfahrungen, Persönlichkeitseigenschaften). Fehlt einer Person eine der Muss-Anforderungen, erfolgt keine Anstellung (wenigstens für die vorgesehene Stelle nicht). Allerdings erhalten Bewerberinnen und Bewerber, welche diese Kriterien nicht erfüllen, für die Stelle umgehend eine Absage (oder einen andern Stellenvorschlag). Beispiel: für eine Stelle im technischen Aussendienst sind die technischen Grundlagenkenntnisse, Verkaufsorientierung und ein Fahrausweis unbedingt erforderlich. 3. Sollkriterien Eigenschaften sollten vorhanden sein. Es handelt sich um Erfahrungen und Fähigkeiten, welche allfällig noch erworben werden können. Bewerberinnen und Bewerber, welche diese Kriterien erfüllen, werden oft zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen. Bewerberinnen und Bewerber, welche diese Kriterien nicht erfüllen, werden zwar meist nicht eingeladen, erhalten jedoch erst eine Absage, wenn die Stelle besetzt werden konnte. Beispiel: für eine Stelle im technischen Aussendienst sind genauere Branchenkenntnisse und Vorerfahrungen wichtig.