Finanzieller Beitrag zu Reise- und Aufenthaltskosten für freiberufliche Konferenzdolmetscherkandidaten

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1 Finanzieller Beitrag zu Reise- und Aufenthaltskosten für freiberufliche Konferenzdolmetscherkandidaten Inhalt: 1. Erstattungsgrundsätze 2. Einreichen der Belege 3. Formular Finanzangaben 4. Formular Rechtsträger 5. Kosten und Belege 6. Reise und Unterbringung 7. Versicherungen 8. Nach dem Bestehen einer Prüfung 1. Erstattungsgrundsätze Welche Kosten werden erstattet? Häufig gestellte Fragen Sie haben Anspruch auf Erstattung von Reise- und Aufenthaltskosten gemäß der interne Richtlinie der Kommission 252/8. Was sind Aufenthaltskosten? Sie können ein Tagegeld in Höhe von 25 EUR erhalten, wenn der Wohnort mehr als 50 km vom Prüfungsort entfernt ist. Das Tagegeld wird nur für den Prüfungstag gezahlt. Sie können eine Unterbringungszulage in Höhe von 100 EUR pro Nacht erhalten, wenn der Wohnort mehr als 150 km vom Prüfungsort entfernt ist. Die Unterbringungszulage kann gewährt werden, wenn die betreffende Person wegen der in Einladungsschreiben genanten Zeiten und der Fahrpläne der Verkehrsmittel eine oder zwei Nächte vor Ort verbringen muss. Die Unterbringungszulage kann auch gewährt werden, wenn der Bewerber/die Bewerberin mehrere Tage am Prüfungsort verbringen muss, um den günstigsten Flugpreis zu erhalten. Um eine vollständige Erstattung der Reisekosten zu erhalten, muss der Bewerber/die Bewerberin innerhalb von vier Tagen vor der Prüfung anreisen und innerhalb von vier Tagen nach der Prüfung abreisen. Die Unterbringungszulage ist in diesem Fall jedoch auf vier Tagessätze (d. h. 400 EUR) beschränkt, und die Gesamtkosten des günstigen Flugscheins zuzüglich der Unterbringungszulage müssen unter dem durchschnittlichen Referenz-Flugpreis zum Normaltarif ( Full Fare ) in der Economyklasse liegen. Die Unterbringungszulage kann nur gegen Vorlage einer Hotelrechnung gezahlt werden. Wenn der Bewerber/die Bewerberin eine Unterbringungszulage erhält, wird kein Tagegeld gezahlt. 1

2 Wie stelle ich meinen Erstattungsantrag? Für den Erstattungsantrag sind drei Formulare erforderlich: das Formular Finanzangaben : Bitte am Bildschirm ausfüllen, ausdrucken und unterschreiben. Lassen Sie das Formular von Ihrer Bank unterzeichnen und abstempeln, oder fügen Sie einen aktuellen Kontoauszug bei, der Angaben zu Ihrer Person und zur Bank sowie die IBAN enthält. In diesem Fall sind die Unterschrift und der Stempel der Bank nicht erforderlich; das Formular Rechtsträger : Bitte am Bildschirm ausfüllen, ausdrucken und unterschreiben. Fügen Sie eine gut lesbare Kopie Ihres Personalausweises oder Reisepasses bei. Beachten Sie, dass die Angabe der Umsatzsteuer- Identifikationsnummer (im Feld UID-NR) optional ist; das Erstattungsformular: Bitte ausdrucken, ausfüllen und unterschreiben. Fügen Sie alle im Formular genannten Belege (Flugscheine, Bordkarten, Zugfahrscheine, Hotelrechnung usw.) bei. Ich konnte krankheitsbedingt nicht an der Prüfung teilnehmen, hatte meine Fahr- bzw. Flugscheine aber bereits gekauft. Habe ich trotzdem Anspruch auf eine Erstattung? Wenn Sie wegen Krankheit absagen mussten, werden gegen Vorlage einer ärztlichen Bescheinung die Kosten nicht erstattungsfähiger Fahr- bzw. Flugscheine übernommen. Bei semiflexiblen Flugscheinen werden gegen Vorlage eines von der Fluggesellschaft ausgestellten Teilerstattungsbelegs die Stornierungsgebühren übernommen. Ich habe die Prüfung nicht bestanden. Habe ich trotzdem Anspruch auf eine Erstattung? Ja, alle Bewerber/innen erhalten eine Erstattung. 2. Einreichen der Belege Wo kann ich meinen Antrag einreichen? Sie können Ihren Antrag (einschließlich der Belege) am Prüfungstag bei Frau Sophie Depus im Gebäude C107 (Avenue de Cortenbergh 107), 1. Etage, Büro 01/60 abgeben. Wird die Prüfung in einem anderen Gebäude abgehalten, nimmt ein Mitglied des Prüfungsausschusses Ihren Antrag entgegen. Sie können Ihren Antrag (einschließlich aller Belege) auch noch nach der Prüfung auf dem Postweg an die folgende Anschrift schicken: Europäische Kommission Frau Sophie Depus C107 01/60 Avenue de Cortenbergh Brüssel Belgien Bitte beachten Sie, dass Ihr Antrag spätestens einen Monat nach dem Prüfungstermin abgeschickt werden muss. 2

3 Bitte richten Sie eventuelle Fragen zur Kostenerstattung an folgende zentrale -Adresse: Was muss ich vor dem Versand bzw. der Abgabe meines Erstattungsantrags beachten? Bitte vergewissern Sie sich, dass die Angaben auf den Formblättern Rechtsträger und Finanzangaben mit den beigefügten Belegen übereinstimmen, dass also beispielsweise die Angaben auf dem Formular Rechtsträger mit den Daten in Ihrem Reisepass bzw. Personalausweis übereinstimmen; dass das Formular Rechtsform unterschrieben wurde und die Kopie Ihres Reisepasses oder Personalausweises beigefügt ist; dass das Formular Finanzangaben einen Stempel und eine Unterschrift der Bank aufweist oder dass eine Kopie eines Kontoauszugs beigefügt ist; dass das Formular Finanzangaben unterschrieben wurde; dass alle erforderlichen Belege beigefügt sind und auf Ihren Namen lauten; dass die im Erstattungsformular angegebenen Beträge mit den Angaben in den Belegen übereinstimmen. Kann ich die Belege per schicken oder brauchen Sie die Originale? Wir brauchen die Originalbelege. Auf Anfrage und in Ausnahmefällen können wir Kopien oder eingescannte Versionen bestimmter Belege akzeptieren. 3. Formular Finanzangaben Wie ist das Formular Finanzangaben auszufüllen? Tragen Sie im ersten Kasten KONTOINHABER Ihre personenbezogenen Daten gemäß den Angaben bei Ihrer Bank ein. Im zweiten Kasten geben Sie Ihre Kontaktdaten an. Tragen Sie im dritten Kasten BANKANGABEN die Angaben zu Ihrer Bank ein, wie z. B. Name und Anschrift der Bank, Ihre Kontonummer und die IBAN. Bitte beachten Sie, dass wir kein Geld an Unternehmen überweisen können. Daher ist es wichtig, dass Sie uns die Kontonummer Ihres Privatkontos mitteilen. Außerdem muss das Formular Finanzangaben mit einem Stempel und einer Unterschrift Ihrer Bank versehen werden, oder es muss ein Kontoauszug beigefügt werden, der Angaben zu Ihrer Person und zur Bank sowie die IBAN enthält; in diesem Fall sind die Unterschrift und der Stempel der Bank nicht erforderlich. Können Sie das Geld auf mein Visa- oder PayPal-Konto überweisen? Nein, wir können kein Geld auf ein Kreditkarten- oder PayPal-Konto überweisen. Sie müssen uns die Kontodaten für Ihr Privatkonto mitteilen. 3

4 Kann ich das Konto eines Familienmitglieds angeben? Wir können grundsätzlich ein Konto Ihres Partners/Ihrer Partnerin oder eines Familienmitglieds validieren und verwenden. Ihr Rechtsträger wird mit diesem Konto verknüpft. Was muss ich angeben, wenn es für mein Bankkonto keine IBAN gibt? Internationale Überweisungen auf Konten ohne IBAN können nur dann ausgeführt werden, wenn Sie uns den SWIFT-Code des jeweiligen Kontos mitteilen. Für die folgenden Länder muss seit dem 1. Januar 2008 die IBAN angegeben werden: AT-BE-BG-CH-CY-CZ-DE-DK-EE-ES-FI-FR-GB-GR-HR-HU-IE-IS-IT-LT-LU-LV-MK- MT-NL-NO-PL-PT-RO-SE-SI-SK-TR. Kann ich Ihnen zwei verschiedene Kontonummern mitteilen und darum bitten, dass die Reisekosten auf ein Konto und die Unterbringungskosten auf das andere erstattet werden? Nein, wir können nur eine Kontonummer validieren und müssen den gesamten Erstattungsbetrag in einer einmaligen Zahlung überweisen. 4. Formular Rechtsträger Welche Angaben sind auf dem Formular Rechtsträger zu machen? Auf dem Formular Rechtsträger geben Sie Ihre personenbezogenen Daten an. Unter NAME ist der Name gemäß Ihrem Reisepass oder Personalausweis anzugeben. Unter OFFIZIELLE ADRESSE ist die Anschrift gemäß Ihrem Personalausweis anzugeben. Sie müssen alle Felder des Formulars Rechtsträger ausfüllen, mit Ausnahme des Felds UID-NR. Die Angabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist optional. Wenn Sie hier Angaben machen, werden Sie aufgefordert, zusätzliche Unterlagen einzureichen. Was sind diese zusätzlichen Unterlagen? Eine Bescheinigung Ihrer Steuerbehörde, die belegt, dass die auf dem Formular angegebene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Ihrem Namen zugeordnet ist, sowie einen Auszug aus dem Handelsregister/Firmenbuch, wenn Sie dort eingetragen sind. Was muss ich beibringen, wenn ich nicht im Handelsregister/Firmenbuch eingetragen bin oder wenn eine solche Einrichtung in meinem Land nicht besteht? Eine persönliche Erklärung, in der Sie bestätigen und erläutern, warum Sie diese Unterlagen nicht bereitstellen können. Sie können diese Erklärung per an die zentrale - Adresse schicken oder unterschrieben dem Formular Rechtsträger beifügen. 4

5 5. Kosten und Belege Ich habe meinen Fahr- bzw. Flugschein und/oder meine Hotelrechnung verloren, habe aber noch Reservierungsunterlagen. Werden diese Unterlagen als Belege anerkannt? Reservierungsunterlagen werden nicht als gültige Belege anerkannt; nur Fahr- und Flugscheine sowie Rechnungen werden akzeptiert. In Ausnahmefällen können jedoch auch Reservierungsunterlagen akzeptiert werden, sofern Bordkarten und ein Beleg für die Zahlung des Fahr- bzw. Flugscheins oder der Hotelrechnung, z. B. eine Kreditkartenabrechnung oder ein Reisebüro-Coupon, beigefügt werden. Ich habe meine Rechnungen nicht in Euro bezahlt. Welcher Umrechnungskurs wird bei der Erstattung zugrunde gelegt? Der Umrechnungskurs, der an dem Tag gültig ist, an dem wir die Zahlung an Sie leisten. Dabei handelt es sich um den von der Europäischen Zentralbank am vorletzten Tag des Vormonats notierten Tageskurs. Ich habe meine Bordkarten verloren. Wie kann ich nachweisen, dass ich tatsächlich gereist bin? Eine schriftliche Erklärung der Fluggesellschaft (beispielsweise ein Vielflieger - Kontoauszug) kann als Reisenachweis akzeptiert werden. 6. Reise und Unterbringung In welchen Fällen habe ich Anspruch auf Unterbringungszulage? Die Unterbringungszulage in Höhe von 100 EUR wird gezahlt, wenn die Entfernung zwischen Ihrem Wohnort und dem im Einladungsschreiben genannten Ort mehr als 150 km beträgt und die An- und/oder die Abreise am selben Tag aufgrund der Prüfungszeiten nicht möglich ist. In der Regel können Sie eine Unterbringungszulage erhalten entweder für die Nacht vor der Prüfung (wenn die Prüfung am Vormittag stattfindet und Sie am Tag vor der Prüfung anreisen müssen) oder für die Nacht nach der Prüfung (wenn die Prüfung am Nachmittag stattfindet und eine Rückreise am selben Tag nicht mehr möglich ist). Die Unterbringungszulage kann auch gewährt werden, wenn der Bewerber/die Bewerberin mehrere Tage am Prüfungsort verbringen muss, um den günstigsten Flugpreis zu erhalten. Um eine vollständige Erstattung der Reisekosten zu erhalten, muss der Bewerber/die Bewerberin innerhalb von vier Tagen vor der Prüfung anreisen und innerhalb von vier Tagen nach der Prüfung abreisen. Die Unterbringungszulage ist in diesem Fall jedoch auf vier Tagessätze (d. h. 400 EUR) beschränkt, und die Gesamtkosten des günstigen Flugscheins zuzüglich der Unterbringungszulagen müssen unter dem durchschnittlichen Referenz-Flugpreis zum Normaltarif ( Full Fare ) in der Economyklasse liegen. Bitte beachten Sie, dass die Unterbringungszulage nur gegen Vorlage einer Hotelrechnung gezahlt wird. 5

6 Ich habe einen sehr preiswerten Flug gefunden, muss dann aber mehr als einen Tag am Prüfungsort verbringen. Habe ich auch für die zusätzlichen Nächte Anspruch auf eine Erstattung? Wenn Sie, um einen besonders günstigen Flugpreis zu erhalten, mehr als eine Nacht am Prüfungsort verbringen müssen, kann eine Unterbringungszulage von 100 EUR pro Nacht gezahlt werden, sofern der Gesamtbetrag zu Lasten des Organs unter der Summe aus dem Normaltarif ( Full Fare ) für einen Hin- und Rückflug in der Economyklasse und aus der Unterbringungszulage (oder dem Tagegeld) liegt, auf die Sie im Normalfall Anspruch hätten. Um eine vollständige Erstattung Ihrer Reisekosten zu erhalten, müssen Sie innerhalb von vier Tagen vor der Prüfung anreisen und innerhalb von vier Tagen nach der Prüfung abreisen. Es können aber nicht mehr als vier Tagessätze der Unterbringungszulage gewährt werden. Die Zahl der gewährten Tagessätze wird aufgrund der Auswertung Ihrer Unterlagen festgelegt. Die Unterbringungszulage kann nur gegen Vorlage einer Hotelrechnung gezahlt werden. Bitte geben Sie in diesem Fall auf dem Erstattungsformular deutlich an, dass Sie wegen des günstigeren Flugpreises länger am Prüfungsort bleiben mussten. Ich bin zur Prüfung eingeladen und würde die Gelegenheit gern nutzen, aus persönlichen Gründen zusätzlich einige Tage am Prüfungsort zu verbringen. Habe ich auch dann noch Anspruch auf Erstattung von Reisekosten? Reisekosten werden generell nur erstattet, wenn zwischen der Prüfung und der Reise ein unmittelbarer Zusammenhang besteht. Wenn die An- bzw. Abreise aus persönlichen Gründen mehr als vier Tage vor bzw. nach der Prüfung erfolgt, werden die Kosten gar nicht oder nur zur Hälfte erstattet. Für die zusätzlichen Tage wird keine Unterbringungszulage gezahlt. Ich bin zu einer Schulung in einer Übungskabine vor dem Prüfungstermin eingeladen. Habe ich Anspruch auf Erstattung von Reise- und Unterbringungskosten für diese zusätzlichen Tage? Bei einer früheren Anreise zum Zwecke einer Dummy-Booth -Schulung werden die Reisekosten in voller Höhe erstattet, sofern Sie nicht mehr als einen Tag vor Beginn der Schulung am Prüfungsort eintreffen. Für diese zusätzlichen Tage werden jedoch keine Unterbringungszulage und kein Tagegeld gezahlt. Gegen Vorlage einer Hotelrechnung kann eine Unterbringungszulage für die Nacht vor der Prüfung gezahlt werden. Ich bin mit dem Pkw zum Prüfungsort angereist. Wie wird mein Erstattungsbetrag berechnet? Bei einer Anreise mit dem Pkw wird der Erstattungsbetrag auf der Grundlage der Entfernung zwischen Wohnort und Prüfungsort in Kilometern berechnet. Die Kilometerangabe wird mit Hilfe eines Routenplaners überprüft. Werden die Reisekosten auch erstattet, wenn ich nicht von meinem Wohnort aus anreise? Reisekosten können maximal in Höhe des günstigsten Fahr- bzw. Flugscheins (einschließlich Steuern und Gebühren) von und zu Ihrem Wohnort erstattet werden. 6

7 Ich muss für die Reise von meinem Wohnort zum Prüfungsort ein Visum beantragen. Erstatten Sie die Kosten für dieses Visum? Da wir nur die innerhalb der EU anfallenden Reisekosten erstatten, können wir die Kosten für ein Visum nicht erstatten. Erstatten Sie Taxikosten? Nein, wir erstatten keine Taxikosten. Wir können gegen Vorlage der Fahrscheine die Kosten für die Fahrt mit öffentlichen Verkehrsmitteln zum und vom Flughafen erstatten. Muss ich das Hotel und die Fahr- bzw. Flugscheine selbst buchen oder übernimmt Ihre Dienststelle diese Buchungen? Sie müssen die Buchungen selbst vornehmen. Kann ich die prüfungsbezogene Anreise zum Prüfungsort mit der Reise zu einem Arbeitseinsatz in einem anderen Land direkt nach der Prüfung verbinden? Sie können Ihre Reiseplanung so kombinieren, dass Sie nach der Prüfung einen Arbeitseinsatz am Prüfungsort oder an einem anderen Ort durchführen können. Wir erstatten nur die Kosten, die mit der Prüfung im Zusammenhang stehen. Das bedeutet, dass Ihnen nur die Kosten für die Reise von Ihrem Wohnort zum Prüfungsort erstattet werden. Gegen Vorlage einer Hotelrechnung können Sie eine Unterbringungszulage für die Nacht vor der Prüfung erhalten. Mein Wohnort ist mehr als 500 km vom Prüfungsort entfernt. Habe ich Anspruch darauf, per Flugzeug anzureisen, und welchen Höchstbetrag erstatten Sie? Wenn Ihr Wohnort mehr als 500 km vom Prüfungsort entfernt ist, haben Sie Anspruch darauf, per Flugzeug anzureisen. Die Erstattung erfolgt gegen Vorlage des Flugscheins, der Bordkarten und eines Zahlungsbelegs; der Erstattungsbetrag wird auf der Grundlage des günstigsten Flugpreises berechnet. Mein Wohnort liegt außerhalb der EU. Kann ich von meinem Wohnort aus anreisen, und welcher Betrag wird für meinen Fahr- bzw. Flugschein erstattet? Sie können von Ihrem Wohnort aus anreisen, selbst wenn er außerhalb der EU liegt. Der Erstattungsbetrag wird jedoch folgendermaßen berechnet: Wenn Ihr Wohnort außerhalb der EU liegt, werden die Reisekosten nur von dem Punkt des EU-Gebiets in einem der Mitgliedstaaten erstattet, der Ihrem Wohnort geografisch am nächsten liegt. Der Erstattungsbetrag wird auf der Grundlage der tatsächlichen Kosten des günstigsten Flugpreises (einschließlich Steuern und Gebühren) von diesem Punkt des EU-Gebiets aus berechnet. Das bedeutet, dass Ihre Reisekosten bis zur Höhe dieses Flugpreises erstattet werden. Beispiel: Wenn Sie aus China anreisen, ist der (geografisch) nächstgelegene Punkt im EU- Hoheitsgebiet Zypern. Der günstigste Flugpreis für die Strecke Nikosia Brüssel Nikosia 7

8 beträgt 410,95 EUR einschließlich Steuern und Gebühren (Stand Dezember 2009). Das bedeutet, dass Ihre Reisekosten bis zu einer Höhe von 410,95 EUR erstattet werden. Wenn der Preis für Ihren Flug höher liegt, müssen Sie die Mehrkosten selbst tragen. Gegen Vorlage einer Hotelrechnung haben Sie Anspruch auf eine pauschale Unterbringungszulage für maximal vier Übernachtungen am Prüfungsort. Ich muss meinen Abreisetag aus persönlichen Gründen ändern. Erstatten Sie auch den neuen Fahr- bzw. Flugschein am geänderten Abreisetag, da ich den ursprünglichen Fahr- bzw. Flugschein aufgrund seiner Beschränkungen nicht ändern kann? Wir können nur die Kosten bzw. einen Teil der Kosten für Fahr- und Flugscheine erstatten, die tatsächlich genutzt wurden. 7. Versicherungen Bin ich während meines Aufenthalts am Prüfungsort unfallversichert? Ja, Sie sind während Ihrer Reise und während Ihres Aufenthalts am Prüfungsort unfallversichert. Sollten Sie während des in der Versicherungspolice festgelegten Zeitraums einen Unfall haben, so machen Sie den Anspruch bitte direkt beim Versicherer geltend, und setzen Sie sich zur Einholung weiterer Informationen auch mit Ihrem Versicherer in Verbindung. Kontaktadresse: Ann Hendrickx Vanbreda International Postbus Antwerpen Belgien Tel Fax gp2@vanbreda.com Werden die Kosten für Reiseversicherungen erstattet, die ich beim Erwerb des Fahrbzw. Flugscheins abgeschlossen habe? Die Kosten für die von Ihnen abgeschlossenen Reiseversicherungen können nicht erstattet werden. 8. Nach dem Bestehen einer Prüfung Ich habe die Prüfung bestanden und wurde nun erneut aufgefordert, die Formblätter Rechtsträger und Finanzangaben einzureichen. Ist das wirklich erforderlich, obwohl ich sie bereits vorgelegt habe? Wenn Sie möchten, dass unsere Dienststelle weiterhin die Kontonummer verwendet, die Sie bereits angegeben haben, brauchen Sie diese Formblätter nicht erneut einzureichen. Sämtliche Änderungen der Angaben zu Ihrer Person oder zu Ihrer Bank müssen jedoch über die amtlichen Formblätter mitgeteilt werden. 8

9 Ich habe die Prüfung bestanden und habe alle erforderlichen Unterlagen bei Ihnen eingereicht. Wenn ich mich bei meinem Web-Kalender anmelde, erhalte ich die Meldung, dass meine Unterlagen unvollständig sind. Wie kann ich dieses Problem lösen? Wenn Sie einen ersten Vertrag erhalten, kann der für Ihre Zahlungen zuständige Anweisungsbefugte in der Zahlungsdienststelle Ihre Kontonummer und Ihre Angaben zum Rechtsträger in das Buchungssystem eingeben. Danach wird die Meldung nicht mehr in Ihrem Web-Kalender angezeigt. Ich habe die Prüfung bestanden und wurde nun aufgefordert, einige amtliche Dokumente einzureichen, z. B. ein Führungszeugnis, eine Geburtsurkunde und eine beglaubigte Kopie meines Personalausweises oder Reisepasses. Kann ich diese Dokumente in meiner Landessprache einreichen oder muss ich sie übersetzen lassen? Sie können diese Dokumente in Ihrer Landessprache einreichen, zusammen mit einer kurzen Zusammenfassung in deutscher, englischer oder französischer Sprache. Ich habe keine Möglichkeit, eine beglaubigte Kopie meines Reisepasses oder meines Personalausweises zu erhalten. Akzeptieren Sie ein anderes Dokument als Beleg meiner Staatsangehörigkeit? Unter diesen Umständen kann unsere Dienststelle ausnahmsweise eine Kopie Ihres Reisepasses oder Personalausweises beglaubigen. Sie können zu diesem Zweck einen Termin vereinbaren, indem Sie eine an die zentrale -Adresse senden. Ihre Dienststelle muss einige Formulare ausfüllen, damit ich mein Führungszeugnis von den Behörden erhalten kann. Kann ich Ihnen diese Dokumente zum Ausfüllen zusenden? Wir werden diese Formulare ausfüllen und unterzeichnen und als Einschreiben an Sie zurücksenden. 9