Vertragsmanagement im Einkauf

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1 6. BME-Thementag Vertragsmanagement im Einkauf 05. Februar 2018 Düsseldorf Transparenz herstellen Risiken und Kosten minimieren Vertragsvielfalt und organisatorische Herausforderungen meistern Transparenz und Kostenvorteile durch Vertragscontrolling erzielen Risiken schon bei Vertragsschluss minimieren Nachträge durch ein zukunftsweisendes Claim Management vermeiden I anmeldung@bme.de

2 Vertragsmanagement im Einkauf Sehr geehrte Damen und Herren, ein umfassendes Vertragsmanagement im Einkauf ist der richtige Weg zu einer guten Termin- und Kostenkontrolle, schafft Transparenz und beugt Risiken vor. Zu den drei Kernbereichen des Vertragsmanagements gehören das Controlling, die Verwaltung und die Archivierung der geschlossenen Verträge. In allen drei Ebenen bietet sich der Einsatz von Software zur Unterstützung an und der Markt für Standardsoftware zur Automatisierung der Vertragsverwaltung ist groß. Ein erfolgreiches Vertragsmanagement umfasst aber mehr als nur den Einsatz einer geeignete Softwarelösung: Risiken sollten schon bei Vertragsabschluss minimiert werden und durch ein proaktives Claim Management lassen sich Nachträge vermeiden. Die revisionssichere Archivierung schützt vor bösen Überraschungen und das Verknüpfen des Vertragsmanagementsystems mit weiteren Analysetools ist ein unverzichtbarer Baustein für eine erfolgreiche Lieferantensteuerung. Gemeinsam mit Experten und Fachkollegen aus dem Einkauf wollen wir im Februar in Düsseldorf kompakt über Lösungen und Strategien im Vertragsmanagement informieren und freuen uns, Sie auf der Tagung begrüßen zu dürfen. Ihr BME Ihre Vorteile auf einen Blick Kompakt an einem Tag: die wichtigsten Bausteine des Vertragsmanagements Nutzen des Vertragsmanagement für die Einkaufsstrategie: Berichte aus der Praxis Intensiver Austausch mit Fachkollegen Wen Sie auf diesem Thementag treffen Mit dieser Veranstaltung richten wir uns branchenübergreifend an Fach- und Führungskräfte der folgenden Bereiche: Strategischer Einkauf und Supply Chain Management, Organisation, Prozesssteuerung und IT, Recht und Vertragsmanagement, Steuern, Finanzen und Risikomanagement sowie Claim Management I anmeldung@bme.de

3 PROGRAMM Moderation und fachlicher Vorsitz: Gero Hagemeister, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Partner, BDO AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Begrüßung der Teilnehmer und Eröffnung des Thementages Vertragsmanagement: Trotz Vertragsvielfalt Revisionssicherheit erzielen und Compliance im Blick Was ist eigentlich wie zu dokumentieren? Was meint das Handels- und Steuerrecht dazu? Welche Auswirkungen hat die Digitalisierung in diesem Zusammenhang auf regulatorische Vorgaben? Ist auch das Risikomanagement anzupassen? Welche Bedeutung hat dies für Compliance- Managementsysteme? Gero Hagemeister Vertragsmanagement im Einkauf keep it simple! Wieso Verträge managen? Vertragsvielfalt und weitere organisatorische Herausforderungen Vorteile eines Managementsystems Einführung eines zentralen Vertragsmanagements Keep it simple! : alles im Cockpit zeitsparendes Arbeiten und einfache Suche Erfahrungen und rechenbare Ersparnis Ronald Hotz, Referent Einkauf Betriebsmittel, ANDREAS STIHL AG & Co. KG Kaffee- und Teepause Digitales Dokumenten- und Vertragsmanagement in einem globalen Unternehmen Dokumenten- und Vertragsmanagement in der Freudenberg Sealing Technologies Einkaufssystemlandschaft Vorteile eines digitalen Dokumenten- und Vertragsmanagementsystems Integration in die globale Unternehmensstruktur Vernetzung und Weiterentwicklung Michael Asenkerschbaumer, Director Strategy/Projects/ Controlling, Freudenberg Sealing Technologies Digitalisierung im Einkauf Vertragsmanagement nahtlos integriert in die bestehende Systemlandschaft Verträge managen aus der gewohnten Arbeitsumgebung (SAP, Office 365, Web) Transparenz und Zugriff auf Verträge über die Gesellschaften hinweg Tel.: I Fax:

4 360-Grad-Sicht auf Verträge, Dokumente und ERP/ SRM-Daten Optimale Unterstützung der Vertragsverhandlungen und des Einkaufsprozesses Vorkonfigurierte Lösung für Einkauf und Lieferantenmanagement Alexander Beyer, Geschäftsführer, complon GmbH Gemeinsamer Mittagsimbiss Das Vertragsmanagement als Instrument zur Risikominimierung auch im Mittelstand Risikominimierung schon bei Vertragsschluss: Was ist zu tun? Risikokontrolle ist mehr als nur die Fristenverwaltung Besteht ein Zusammenhang zwischen Vertragsmanagement und der DSGVO? Sandra Kleinejasper, Leiterin Recht & Compliance/ Head of Legal & Compliance, BOGE Kompressoren Otto Boge GmbH & Co. KG Roadmap zur Einführung einer Vertragsmanagementlösung im Einkauf Herausforderungen und Lösungen Aspekte der Anforderungsspezifikation Meilensteinplanung Risiken erkennen, bewerten und steuern Nutzerakzeptanz sowie Einbindung der Stakeholder Internationaler Rollout Standardisierung von Review-Prozessen Matthias Clarfeld, Berater Vertragsmanagement, otris software AG Benjamin Hann, Business Development Manager, otris software AG Kaffee- und Teepause Claim Management Claims vermeiden Zentrales Claim Management alle Fäden in der Hand Proaktives und partnerschaftliches Claim Management Claimvermeidung einfach gemacht Definition, Kommunikation und Dokumentation von Anfang an Klarheit Lessons learnt aus dem Alten fürs Neue lernen Steffen Bausinger, Leiter Einkauf und Immobilien, TransnetBW GmbH Abschlussdiskussion Ende des Thementages I anmeldung@bme.de

5 Gleich anmelden unter: oder per Fax: Ja, ich nehme am 5. Februar 2018 am BME-Thementag Vertragsmanagement im Einkauf in Düsseldorf teil. Teilnahmegebühr: 495,- pro Person Veranstaltungs-Nr Internet Titel Name, Vorname Position, Abteilung Firma Branche Straße, Postfach PLZ, Ort Telefon, Fax Datum, Unterschrift Abweichende Rechnungsanschrift: Name Abteilung Straße, Postfach PLZ, Ort TET-VER Ja, ich möchte diese Veranstaltung als Marketingplattform nutzen und bitte um Kontaktaufnahme. Teilnahmebedingungen: Bei Absagen innerhalb von 4 Wochen vor dem Veranstaltungsbeginn bitten wir um Verständnis, dass eine Bearbeitungsgebühr in Höhe von 20% des Veranstaltungspreises berechnet wird. Bei Rücktritt innerhalb von 2 Wochen vor dem Veranstaltungsbeginn oder Nichterscheinen wird die volle Gebühr berechnet. Ersatzteilnehmer werden akzeptiert. Absagen sind schriftlich mitzuteilen. Tel.: I Fax:

6 Partner complon erbringt Beratung und IT-Dienstleistungen für Vertragsmanagement und Dokumentation für Vertrieb, Einkauf, Service, Legal, IT und Anlagenbau. Wir haben uns auf Geschäftsprozess-Optimierung durch Konzeption und Einführung von vorkonfigurierten Best Practice Lösungen spezialisiert. Wir stehen für innovative End-to-End-Lösungen, intelligente Lösungswege und tailor-made Konfigurationen. complon GmbH Friedenheimer Str. 47 D München Tel.: +49 (0) Als Spezialist für softwarebasiertes Daten- und Dokumenten- Management unterstützt otris Entscheider in Unternehmen und Organisationen, Führungsverantwortung wahrzunehmen. Zu diesem Zweck stellt otris Software-Lösungen zur Verfügung, mit denen sämtliche Verwaltungsvorgänge vollumfänglich und volltransparent abgebildet, gesteuert und dokumentiert werden. Das Leistungsportfolio umfasst die Bereiche: Vertragsmanagement, Beteiligungsmanagement, Compliance-Management sowie Datenschutzmanagement. otris software AG Matthias Clarfeld Königswall 21 D Dortmund Tel.: Ihre BME-Ansprechpartnerin für Ausstellung/Sponsoring: Sarah Ruddat Geschäftsbereichsleitung Innovation & Produktentwicklung International Telefon: 069/ Tel.: I Fax:

7 Veranstaltungshinweise Veranstaltungstermin: Montag, 5. Februar Uhr Uhr Veranstaltungsort: Holiday Inn Düsseldorf City Toulouser Allee Düsseldorf Tel.: Zimmer: 109,- inkl. Frühstück, abrufbar bis Im Tagungshotel haben wir für Sie Zimmerkontingente zur Verfügung gestellt. Bitte nehmen Sie Ihre Reservierung unter dem Stichwort BME selbst vor. Für Stornierung und Umbuchung ist der Teilnehmer selbst verantwortlich. Teilnahmegebühr: 495,- pro Person In der Teilnahmegebühr sind enthalten: Online-Tagungsunterlagen (soweit vom Referenten zur Veröffent lichung freigegeben), Kaffeepausen, Mittagessen und Tagungsgetränke Veranstalter: Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.v. BME Bolongarostraße Frankfurt am Main Tel.: Fax: anmeldung@bme.de Internet: Haben Sie Fragen? Ihre BME-Ansprechpartnerin: Daniela Schulz Senior Projektmanagerin Konzeption Telefon: 069/ daniela.schulz@bme.de Mit der Bahn ab 99,- zu Ihrer Veranstaltung! Alle Informationen erhalten Sie unter I anmeldung@bme.de

8 Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.v. BME Bolongarostraße Frankfurt Tel.: Fax: Tel.: I Fax: